Как сделать фильтр в access
Обновлено: 08.07.2024
1. Поместить курсор в поле, по которому нужно выполнить сортировку.
2. Выполнить сортировку одним из следующих способов:
· на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр щелкнуть по кнопке По возрастанию или По убыванию;
· щелкнуть по кнопке раскрытия списка в заголовке столбца и выбрать один из вариантов: Сортировка от А до Я или Сортировка от Я до А;
· в контекстном меню поля выбрать одну из команд: Сортировка от А до Я или Сортировка от Я до А.
Можно выполнить сортировку по нескольким полям. В этом случае записи будут отсортированы по внешнему полю, а для одинаковых значений внешнего поля – по внутреннему. Чтобы отсортировать записи по нескольким полям, надо последовательно выполнить сортировку для каждого поля отдельно, начиная с внутренних полей и заканчивая внешним полем.
Поиск данных в таблице
1. Если поиск надо вести в одном поле, поместить курсор в это поле.
2. На вкладке Главная в группеНайти щелкнуть по кнопке Найти.
3. В открывшемся диалоговом окне в поле Образец ввести искомое значение.
Можно использовать подстановочные знаки:
? любой текстовый символ;
[ ] любой из символов, заключенных в скобки;
[! ] любой символ, кроме заключенных в скобки;
- любой символ из диапазона.
4. В поле Поиск выбрать имя поля для поиска данных только в текущем поле Или имя таблицы для поиска по всем полям.
5. В поле Совпадение выбрать один из трех вариантов совпадения образца со значением поля: С любой частью поля(образец может быть частью значения поля),Поля целиком(образец является целым значением поля) илиС начала поля(образец совпадает с началом поля).
6. В поле Просмотр выбрать направление поиска: Вверх(к первой записи),Вниз(к последней записи) или Все(по всей таблице).
7. Если при поиске необходимо учитывать регистр букв (прописные или строчные), установить режим С учетом регистра.
8. Установить режим С учетом формата полей для поиска данных в указанном формате.
9. Для поиска первого вхождения образца щелкнуть по кнопке Найти далее. Для поиска следующих вхождений также щелкать по кнопке Найти далее.
10. По окончании поиска закрыть диалоговое окно.
Замена данных в таблице
1. Если замену надо провести в одном поле, поместить курсор в это поле.
2. На вкладке Главная в группе Найти щелкнуть по кнопке Заменить.
3. В поле Образец ввести искомое значение.
4. В поле Заменить навести значение, на которое нужно заменить искомое значение.
5. В поле Поиск выбрать имя поля для поиска и замены данных только в текущем поле или имя таблицы для поиска и замены во всей таблице.
6. В поле Совпадение выбрать нужный вариант совпадения образца со значением поля:.
7. В поле Просмотр выбрать направление поиска.
8. Установить нужные режимы: С учетом регистра, С учетом формата полей.
9. Для автоматической замены всех вхождений щелкнуть по кнопке Заменить все.
10. Для выборочной замены щелкнуть по кнопке Найти далее. Найденный текст будет выделен.
Чтобы заменить найденный текст и перейти к следующему вхождению, щелкнуть по кнопке Заменить.
Чтобы оставить найденный текст без изменения и перейти к следующему вхождению, щелкнуть по кнопке Найти далее.
11. По окончании замены закрыть диалоговое окно.
Фильтрация данных
Фильтрация – отбор записей, удовлетворяющих заданным условиям.
Фильтр – набор условий, применяемых для отбора записей.
Фильтры создаются в таблицах, запросах и формах.
В MS Access 2007 предусмотрено четыре способа фильтрации: фильтр по выделенному фрагменту, фильтр по форме, обычный фильтр, расширенный фильтр.
Фильтр по выделенному фрагменту
Этот способ фильтрации применяется, если в таблице можно легко найти и выделить значение, которое должны содержать отбираемые записи.
1. В поле таблицы выделить значение, которое должны содержать отобранные записи.
2. На вкладке Главнаяв группеСортировка и фильтрраскрыть список кнопкиВыделение.
3. Выбрать из списка нужный вариант.
Если требуется найти записи, удовлетворяющие одновременно нескольким условиям, надо несколько раз применить фильтр. Отобрать записи, удовлетворяющие хотя бы одному из заданных условий, этот способ фильтрации не позволяет.
1. Выполнить одно из следующих действий:
· поместить курсор в поле, по которому нужно отфильтровать данные и на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр щелкнуть по кнопке Фильтр;
· щелкнуть по кнопке раскрытия списка в заголовке столбца.
2. В открывшемся списке приводятся все значения поля. Для фильтрации следует поставить флажки рядом с нужными значениями.
3. Для применения фильтрации по диапазону значений выбрать из списка фильтров нужный. Список фильтров зависит от типа данных поля. Например, это могут быть текстовые фильтры, числовые фильтры, фильтры дат.
Если заданы несколько условий по разным полям, то фильтр применяется поочередно для каждого поля.
Фильтр по форме
Если отбираемые записи должны удовлетворять хотя бы одному из нескольких заданных условий (т.е. условия связаны логическим оператором ИЛИ), удобно использовать фильтр по форме.
1. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр раскрыть список кнопки Дополнительно и выбрать команду Изменить фильтр.
Появится окно фильтра, содержащее линейку полей таблицы. В эти поля вводятся условия отбора.
В простейшем случае условием может быть конкретное значение поля, которое можно выбрать из раскрывающегося списка.
Если условия ввести в несколько полей, они будут объединены логическим оператором И (если несколько условий, объединенных логическим оператором И,
накладываются на значения одного поля, то фильтр применяется несколько раз (по числу условий)).
Чтобы объединить условия логическим оператором ИЛИ, нужно ввести их на разных вкладках; следующая вкладка раскрывается щелчком по ярлыку ИЛИ в нижней части окна.
2. После ввода всех условий отбора на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр щелкнуть по кнопке Применить фильтр или выбрать команду Применить фильтр в контекстном меню окна фильтра.
Расширенный фильтр
1. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр раскрыть список кнопки Дополнительно и выбрать команду Расширенный фильтр.
2. В строку Поле, расположенную в нижней части окна, ввести имена полей, для которых надо задать условия отбора или сортировки, одним из следующих способов:
· дважды щелкнуть мышью по имени нужного поля в списке полей, расположенном в верхней части окна;
· перетащить мышью нужное поле из списка полей в строку Поле;
· выбрать имя нужного поля из раскрывающегося списка в строке Поле.
3. Для полей, по которым надо отсортировать таблицу, щелкнуть мышью по ячейке в строке Сортировка и выбрать из раскрывшегося списка порядок сортировки. Если условия сортировки заданы по нескольким полям, то сортировка будет выполняться в порядке расположения этих полей слева направо.
4. Ввести условия отбора. Для ввода условий отбора используются строки Условие отбораи или. Условия, находящиеся в одной строке, связываются логическим оператором И; условия, находящиеся в разных строках – логическим оператором ИЛИ (следует иметь в виду, что в бланке расширенного фильтра имеется несколько строк или).
Если несколько условий отбора, объединенных логическим оператором И, накладываются на значения одного поля, то имя этого поля вносится в окно фильтра несколько раз (по числу условий). Все условия вводятся в одну строку, каждое – в отдельный столбец.
Если условие отбора содержит операции над полем, то оно составляется с помощью выражения, в которое входит имя поля, и это выражение вводится в строку Поле
3. После ввода всех условий отбора на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр щелкнуть по кнопке Применить фильтр или выбрать команду Применить фильтр в контекстном меню окна фильтра.
Чтобы отменить фильтр любого типа, надо повторно щелкнуть по кнопке Применить фильтр или выбрать команду снять фильтр в контекстном меню таблицы.
Использование выражений в фильтрах
Условия отбора в фильтрах задаются с помощью выражений.
Выражение представляет собой комбинацию идентификаторов, констант, функций и операторов, результатом которой является конкретное значение.
Идентификатор – элемент выражения, определяющий ссылку на значение поля.
Функции – заранее запрограммированные формулы. Синтаксически функция состоит из имени и следующих за ним круглых скобок. Если функция имеет аргументы (входные данные функции), то они записываются в этих скобках через точку с запятой.
Операторы – знаки операций над данными:
· арифметические операторы: +, -, *, /, \, mod;
· логические операторы: and, or, not;
· операторы сравнения с образцом: Between, In, Like;
· оператор слияния строковых значений (конкатенации): &.
Условия отбора в фильтрах можно разделить на два типа:
1. условия, не содержащие операций над полем;
2. условия, содержащие операции над полем.
К первому типу относятся условия вида:
а также несколько условий подобного вида, связанных логическими операторами.
Как ПРАВИЛЬНО применить сортировку и фильтр в БД Microsoft Access
Иногда вам нужно увидеть группу записей, которая имеет общее значение в одном поле в Access. Возможно, все они перечисляют конкретный город, определенную должность, или все продукты, которые имеют одинаковую стоимость. Всегда желая помочь, Access включает в себя специальный инструмент для этой цели: команду Filter.
Фильтр использует ваши критерии и отображает все соответствующие записи, создавая мини-таблицу только записей, соответствующих вашим требованиям. Это похоже на мгновенный запрос без всякой работы и планирования. Конечно, это не так гибко или мощно, как запрос, но это все, что вам нужно, когда вы ищете довольно простой ответ.
Расширенный фильтр по Форма
Расширенный фильтр / Сортировка
Фильтры работают в таблицах, формах и запросах. Хотя вы можете применить фильтр к отчету, фильтрация отчетов может быть сложной задачей. Конечно, то, что вы читаете здесь, может быть применено к этому процессу, если вы хотите попробовать его самостоятельно. И то, чему вы научитесь применять к таблице, также может применяться, когда вы работаете с запросами и формами.
Фильтрация по содержимому поля
Основная команда Фильтр позволяет фильтровать ваши записи, поэтому вы просматриваете только записи, соответствующие определенным критериям. Предположим, например, что вы хотите видеть все записи для людей, живущих в определенном городе. Вот как это сделать:
В интересующей вас таблице щелкните маленький треугольник по имени поля для поля, которое вы хотите фильтровать (в данном случае — City).
Доступ отображает всплывающее меню.
Не щелкните правой кнопкой мыши заголовок в верхней части столбца (где он говорит Город). Щелчок правой кнопкой мыши показывает другое всплывающее меню, заполненное замечательными вещами, которые вы можете сделать в этом столбце таблицы.
Фильтрация одного поля на основе записей этого поля.
Если вы хотите опустить некоторые записи из вашего фильтра, удалите их флажки во всплывающем меню.
Удалить отметки из отдельных записей.
Снимите все флажки, чтобы вы могли легко проверить только те записи, чьи записи соответствия вы хотите увидеть.Когда все записи отмечены, вы увидите все записи.
Поместите флажки рядом с теми записями, которые вы хотите использовать при построении фильтра для поля.
Доступ просматривает выбранное поле и отображает только те записи, которые соответствуют вашим критериям фильтра.
Отображаются все записи, соответствующие установленным критериям (в силу отмеченных элементов). Это может быть несколько записей, множество записей или только один.
Чтобы вернуться назад и просмотреть все оригинальные (нефильтрованные) записи, вы можете выбрать
Если вы не помните, какие поля были отфильтрованы, вы можете указать их маленьким символом воронки, который появляется рядом с именем поля в представлении Datasheet.
Вся таблица, полная записей, возвращается к просмотру.
Фильтр по выбору
Например, представьте, что вы хотите найти всех добровольцев, которые живут в Ландисвилле. Вы можете использовать фильтр выбора следующим образом:
Щелкните поле, в котором есть информация, которую вы хотите сопоставить.
Прокрутите список до тех пор, пока не найдете полевую запись, которая будет служить подходящим примером для вашего фильтра.
Доступ немедленно отображает таблицу, содержащую только записи, соответствующие вашему выбору.
Доступ показывает только те записи, которые соответствуют критерию Filter by Selection.
Ваша таблица или форма вернется к ее регулярному отображению.
На этом этапе игры вы можете сохранить список всего, что соответствует вашему фильтру. К сожалению, простота и простота использования фильтра теперь возвращаются, чтобы преследовать вас. Чтобы навсегда записать отфильтрованный поиск, вам нужно создать запрос.
Фильтр по форме
Фильтр по форме использует более одного критерия для просеивания записей. В некотором смысле это похоже на простой запрос. Он настолько похож на запрос, что вы даже можете сохранить критерии Filter by Form как полноценный запрос!
Таблица заменяется на одну строку ячеек, по одной под каждым заголовком поля в вашей таблице.
Нажмите в пустой ячейке под именем поля для первого столбца, который вы хотите фильтровать.
Используйте полосы прокрутки, чтобы вывести столбец на экран, если он выключен вправо и не отображается.
Стрелка вниз переходит к столбцу, который вы нажимаете.
Обычно Access показывает кнопку со стрелкой вниз рядом с первым полем в таблице.
Нажмите стрелку вниз, чтобы увидеть список значений, которые содержит поле.
В раскрывающемся списке отображаются все уникальные значения в поле.
В списке значений щелкните значение, которое вы хотите использовать в этом фильтре.
Нажмите вкладку Или, чтобы дополнительно определить критерии.
В этом примере вторым фильтруемым полем является VolunteerInfo, а Фандрайзинг был введен в полевое поле.
Когда вы закончите ввод всех критериев для фильтра, нажмите кнопку Toggle Filter.
Заключительная мысль о фильтре по форме:
Хотя вы можете получить фантазию, добавив или ищет контент вашего сердца, отслеживание вашего творчества становится очень трудным в кратчайшие сроки. Прежде чем зайти слишком далеко , напомните себе, что запросы работают лучше, чем фильтры, когда вопросы становятся сложными.
Когда вы закончите играть в свой фильтр, нажмите кнопку Toggle Filter. В этот момент ваша таблица вернется к нормальной (или, по крайней мере, так же нормально, как и таблицы данных).
Unfiltering в форме
Что вы будете делать, когда вводите критерии по ошибке? Или когда вы решите, что вы действительно не хотите включать Ланкастер в свой фильтр сразу после нажатия Lancaster? Нет проблем — команда Clear Grid приходит на помощь!
Фильтр, исключая выбор
Фильтр выбора также может использоваться для исключения определенных записей. Это отлично подходит для времен, когда вы хотите кратко скрыть кучу записей, в которых все имеют уникальный атрибут (конкретное состояние, город или почтовый индекс).
Вот как сделать фильтр выбора исключать для вас записи:
Прокрутите таблицу до тех пор, пока не найдете значение, которое вы хотите исключить.
Те записи, которые соответствуют выбранному вами значению, убираются с пути, поэтому вы можете сосредоточиться на записях, которые вас действительно интересуют.
Сортировка и фильтрация записей в Access
Access 2010 дает вам возможность работать с огромным количеством данных, а это значит, что вам может быть сложно узнать что-либо о вашей базе данных, просто взглянув на нее. Сортировка и фильтрация — это два инструмента, которые позволяют настроить, как вы организуете и просматриваете свои данные, что делает его более удобным для работы.
Из этой статьи вы узнаете, как сортировать и фильтровать записи.
О сортировке и фильтрации
По сути, сортировка и фильтрация — это инструменты, которые позволяют организовать ваши данные. Когда вы сортируете данные, вы приводите их в порядок . Фильтрация данных позволяет скрыть неважные данные и сосредоточиться только на данных, которые вас интересуют.
Сортировка записей
Когда вы сортируете записи, вы вводите их в логический порядок , с похожими данными, сгруппированными вместе . В результате сортированные данные часто проще читать и понимать, чем несортированные данные. По умолчанию Access сортирует записи по их идентификационным номерам . Однако есть много других способов записи записей. Например, информация в базе данных, принадлежащей пекарне, может быть отсортирована несколькими способами:
- Заказы можно сортировать по дате заказа или по фамилии клиентов, разместивших заказы.
- Клиенты могут сортироваться по имени или по городу или почтовому индексу, где клиенты живут.
- Продукты можно сортировать по названию, категории (пироги, пирожные, кексы и т.д.) или цене.
Вы можете сортировать как текст, так и цифры двумя способами: в порядке возрастания и убывания . Восходящий означает идти вверх , так что при сортировке по возрастанию устроят цифры от наименьшего до наибольшего и текста от А до Z . По убыванию означает спуск или наибольшее значение для чисел и от Z до A для текста. Сортировка идентификационного номера по умолчанию, отображаемая в ваших таблицах, является восходящей сортировкой, поэтому сначала отображаются наименьшие идентификационные номера.
В нашем примере мы будем выполнять сортировку по таблице. Однако вы можете сортировать записи в любом объекте Access. Процедура в основном такая же.
Для сортировки записей:
Фильтрация записей
Фильтры позволяют просматривать только те данные, которые вы хотите просмотреть . Когда вы создаете фильтр, вы устанавливаете критерии для данных, которые хотите отобразить. Затем фильтр выполняет поиск всех записей в таблице, находит те, которые соответствуют вашим критериям поиска, и временно скрывает те, которые этого не делают.
Фильтры полезны, потому что они позволяют сосредоточиться на конкретных записях, не отвлекаясь на данные, которые вам неинтересны. Например, если у вас есть база данных, включающая информацию о клиенте и заказе, вы можете создать фильтр для отображения только клиентов, живущих в определенном городе или только в заказах, содержащих определенный продукт. Просмотр этих данных с помощью фильтра будет гораздо удобнее, чем поиск его в большой таблице.
В наших примерах и пояснениях мы будем применять фильтры к таблицам. Однако вы можете применять фильтры к любому объекту Access. Процедура в основном такая же.
Чтобы создать простой фильтр:
Переключение фильтра позволяет включать и выключать его. Чтобы просмотреть записи без фильтра, просто нажмите кнопку Toggle Filter . Чтобы восстановить фильтр, щелкните его еще раз.
Создание фильтра из выделения
Фильтрация по выбору позволяет выбрать конкретные данные из таблицы и найти данные , которые похожи или непохожи на него. Например, если вы работаете с базой данных в пекарне и хотите найти все продукты, чьи имена содержат слово шоколад , вы можете выбрать это слово в одном имени продукта и создать фильтр с этим выбором. Создание фильтра с выбором может быть более удобным, чем создание простого фильтра, если поле, в котором вы работаете, содержит много элементов.
Чтобы создать фильтр из выделения:
Создание фильтра из поискового запроса
Вы также можете создать фильтр, введя поисковый запрос и указав способ соответствия данных данным терминам. Создание фильтра из поискового термина аналогично созданию фильтра из выделения.
Фильтрация текста по поисковому запросу
При фильтрации текста, введя слово для поиска, вы можете использовать некоторые из тех же параметров , которые вы используете при фильтрации с помощью выбора, как Содержит , Не содержит , Ends С , и не заканчивается . Вы также можете выбрать один из следующих вариантов:
- Равные значения , которые включают только записи с данными, которые идентичны выбранным данным
- Не равен , что включает все записи, кроме данных, которые идентичны выбору
- Начинается с , который включает только записи, данные которых для выбранного поля начинаются с поискового запроса
- Не начинается с , включая все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля начинаются с поискового запроса
Чтобы фильтровать текст по поисковому запросу:
Фильтрация чисел с поисковым термином
Процесс фильтрации номеров с поисковым термином аналогичен процессу фильтрации текста. Однако при работе с числами доступны различные параметры фильтрации. В дополнение к Равно и не равно , вы можете выбрать:
- Больше, чем включать только записи с числами в этом поле, которые больше или равны числу, которое вы вводите
- Меньше, чем включать только записи с номерами в этом поле, которые меньше или равно числу, которое вы вводите
- Между включениями записей с цифрами, которые попадают в определенный диапазон
Чтобы фильтровать числа по поисковому запросу:
Конкретные типы чисел могут включать в себя другие параметры фильтрации. Например, даты, хранящиеся в числовой форме (mm / dd / yy-eg, 12/01/2010), включают опции для фильтрации по периодам времени.
В этом примере был разобран ввод параметров запроса с формы. Сейчас рассмотрим динамическую фильтрацию поля со списком. Во втором поле со списком будут выведены только те учебные заведения, которые закончили абитуриенты, поступающие на специальность, указанную в первом поле.
Сначала создадим запрос, который будет отбирать учебные заведения, связанные со специальностями во второе поле со списком. Добавляем следующие таблицы и поля в запрос:
Переходим в форму и добавляем новое поле со списком. Выбираем в разделе запросов нужный запрос – ЗапросДляФильтрации
Можно проверить на форме, все работает. Но при выборе другого значения в поле со списком специальностей второе поле не меняется. Нужно очистить первую строку и выполнить запрос снова.
Сохраняем и проверяем работу формы и запроса. Сейчас результат можно получить гораздо быстрее, чем раньше, перебирая все строки специальностей и учебных заведений.
В этом видео мы научимся работать с фильтрами, поиском и заменой в Microsoft Access.
- Виктор Черемных
- 15 мая, 2020
- Нет комментариев
Добавить комментарий Отменить ответ
Группа в VK
Помощь проекту
Обнаружили опечатку?
Сообщите нам об этом, выделите текст с ошибкой и нажмите Ctrl+Enter, будем очень признательны!
Свежие статьи
Полное прохождение курса “Дизайнер миров Minecraft”
Полное прохождение курса “Час кода с Minecraft”
Установка Android Studio и Genymotion на Debian
Создание генератора паролей в Python – Version 2.0
Создание генератора паролей в Python
Облако меток
Похожие статьи
Создание формы авторизации с помощью Visual Basic в Microsoft Access
В этом видео мы создадим форму авторизации с помощью Visual Basic в Microsoft Access.
Создание макросов в СУБД Microsoft Access
В этом видео мы рассмотрим способы создания макросов в СУБД Microsoft Access.
Создание диаграмм в отчетах СУБД Microsoft Access
В этом видео мы рассмотрим способы создания диаграмм в отчетах Microsoft Access.
Создание отчетов различными способами в СУБД Microsoft Access
В этом видео мы рассмотрим объект “Отчет” в СУБД Microsoft Access и создадим отчеты из таблиц базы данных различными способами.
Читайте также: