Как сделать факсограмму
Добавил пользователь Валентин П. Обновлено: 04.10.2024
С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение. Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.
Деловая переписка – неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.
1. Телеграмма
1.1 История развития телеграммы
Возможно, если бы в 1846 году Уильям Кук не открыл фирму Electric Telegraph Company-одну из первых компаний, представлявших коммуникационные услуги, сегодня мы бы с вами жили совсем в другом мире. Уже в 1874 году в Великобритании услугами телеграфа можно было воспользоваться в 20 тысячах городов и деревень. Страна также имела связь с США и со многими своими колониями. Когда телеграфу исполнилось 50 лет, его огромное значение признала даже Королева Виктория (Queen Victoria).
В XX веке телеграмма уже отошла, а второй план из-за популяризации и распространения телефона. На ее смену в 1932 году пришел телекс, который используется во многих странах до сих пор.
1.2 Характеристика телеграммы
Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу.
Вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.
Телеграммы в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. №1108 (с изменениями от 14 января 2002 г.).
Телеграммы подразделяются на категории и виды. Телеграммы бывают следующих категорий:
1. простая или обычная (максимальный срок прохождения между пунктами, имеющими телеграфную связь - не более 10 часов)
2. телеграмма-письмо (не более 24 часов)
3. срочная (максимальный срок прохождения не более 5 часов)
1. простая (обыкновенная)
1. с доставкой на художественном бланке (с отметкой “ЛЮКС”, “ЛЮКС/М”, музыкальная)
2. с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)
3. с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)
4. уведомление телеграфом
5. уведомление телеграфом срочное
6. с доставкой на художественном бланке по случаю траура (с отметкой “делюкс”)
1. с доставкой на художественном бланке (с отметкой “люкс”)
3. с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)
4. с доставкой на художественном бланке по случаю траура
5. с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)
Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая до 6 часов.
Категории и виды телеграмм, не допускаемых в телеграфном обмене для стран СНГ
1. заверенная: Эстония, Литва;
2. срочная: Грузия, Латвия, Таджикистан, Узбекистан, Литва;
3. художественный бланк: Грузия, Таджикистан, Узбекистан, Литва.
Телеграмма содержит следующие реквизиты:
· указание категории телеграммы;
· отметка о виде телеграммы;
· телеграфный адрес получателя (условный или полный);
· текст (содержание телеграммы);
· регистрационный делопроизводственный номер;
· адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Слова в телеграммах для подсчета делятся на:
Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм, а телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.
Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без абзацев, переноса слов. (ПРИЛОЖЕНИЕ А).
Первый экземпляр направляется на телеграф, второй – подшивается в дело.
Обязательными реквизитами телеграммы являются:
· отметка о категории (пресса, срочная, обыкновенная и т.п.) и виде (с уведомлением; с доставкой почтой; с оплаченным ответом и т.п.);
· телеграфный адрес получателя;
· регистрационный индекс (номер);
· почтовый адрес организации-отправителя;
· подпись должностного лица, от имени которого передается текст;
Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме не ), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Знаки препинания в тексте телеграммы употребляют только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Допускается обозначение знаков препинания условными обозначениями: ТЧК – точка; ЗПТ – запятая, ДВТЧ – двоеточие, КВЧ – кавычки, СКБ – скобки. В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов. Предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает толкований. Не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.
Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации. Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.
В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес отравителя, наименование организации-отправителя, должность, инициалы, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес, пишется без сокращений, со знаками препинания.
Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью “Для телеграмм”. В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.
Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.
Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.
2. Телефонограмма
Обязательными реквизитами телефонограммы являются:
· наименование учреждений адресанта и адресата;
· реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;
· номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;
· должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;
· текст и подпись.
Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”. Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов (Приложение 2).
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.
3. Факсограмма (телефакс, факс)
3.1 Характеристика факсограммы
Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.
Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, предъявляемых к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.
Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне (Приложение 3).
В процессе данной работы были рассмотрены основные характеристики телеграммы, телефонограммы и факсограммы.
Следует отметить, что в настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи, и на специальном материале (бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.). Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя (магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).
На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов, например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.
Список литературы:
1. Басаков М.И. Делопроизводство. М.: 2002г.
3. Гринберг А.С., Быченков В.Ф., Горбачев Н.Н. Документационные системы управления. Мн. Учебное пособие. Части 1 и 2. Мн. Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 1997.
4. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. – Мн.:ТетраСистемс,1999.– 288 с.
5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М.: 1999г.
Наименование вида документа (ТЕЛЕГРАММА)
ТЕКСТ ТЕЛЕГРАММЫ ДОЛЖЕН БЫТЬ ПРЕДЕЛЬНО КРАТКИМ БЕЗ СОЮЗОВ ПРЕДЛОГОВ ЗНАКОВ ПРЕПИНАНИЯ. ЦИФРЫ И ЧИСЛА КАК ПРАВИЛО ПИШУТ ПРОПИСЬЮ ТЕКСТ ОФОРМЛЯЮТ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ ЧЕРЕЗ ДВА ИНТЕРВАЛА УКАЗАНИЕ НА ДОЛЖНОСТНОЙ ЛИЦО ОТ ИМЕНИ КОТОРОГО ПОСЫЛАЕТСЯ ТЕЛЕГРАММА
Справочные данные организации- отправителя
Наименование организации отправителя
Наименование должности Личная подпись И.О. Фамилия
Справочные данные об организации
00.00.0000 №00 Должность_____________
Заголовок к тексту И.О.Фамилия___________
Наименование должности ___________________________________ И. О. Фамилия
Передала: секретарь Ф.И.О. Приняла: секретарь Ф.И.О
Тел. 00 00 00 Тел. 00 00 00
Время передачи: 00 час.00 мин. Время приема: 00 час. 00 мин.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат:___________________
Справочные данные об организации Должность_________________
00.00.0000 №00 Телефон___________________
На № от 00.00.0000 Факс______________________
Заголовок к тексту
Должность _________________________________________________________ И.О.Фамилия
Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.
В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:
Должность, фамилия сотрудника, предавшего телефонограмму, и номер его телефона
Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона
Дата, номер телефонограммы
Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Факсограмма (факс) - это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (статья 160) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон. Документ (факс), получаемый на выходе факсимильной связи, при соблюдении установленных условий и процедур может обладать юридической силой.
Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.
При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
Телефонограмма– обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.
Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты информационного характера. В инструкциях по делопроизводству объем телефонограмм обычно ограничивается – не более 50 слов.
В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.
При оформлении телефонограмм используются следующие реквизиты:
- наименование вида документа – ТЕЛЕФОНОГРАММА;
- время передачи-приема телефонограммы;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа;
- заголовок к тексту;
- отметка об исполнителе;
- должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- идентификатор электронной копии документа.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. Факсограммы выделяются в отдельную группу деловой корреспонденции исходя из особенностей передачи информации. По каналам факсимильной связи предаются документы, срочно требующиеся адресату.
Факсимильный терминал (телефакс) – устройство, обеспечивающее преобразование графической информации на бумажном носителе в электрические сигналы, их передачу по сетям электросвязи и прием – обратное преобразование. При использовании компьютеров в качестве факсимильных терминалов графическая информация может быть представлена в форме файлов, хранящихся на устройстве долговременной памяти вычислительной системы.
По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов. Требования к их составлению и оформлению определяются видом отправляемого документа – подлинника (договора, протокола, акта т.д.). Однако в большинстве случаев факсограммы служат средством оперативного ведения деловой переписки и оформляются с учетом требований, предъявляемых средствами факсимильной связи.
Правила передачи и приема документов с использованием факсимильной связи закрепляются в инструкциях по делопроизводству и включают следующие основные положения.
1. Аппараты факсимильной связи (телефаксы), имеющие официальные номера организации, устанавливаются в Службе документационного обеспечения управления.
2. Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.
3. По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие срочной передачи информации.
4. К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.
5. Объем передаваемого документа ограничивается (в соответствии с инструкциями по делопроизводству в различных организациях это ограничение может составлять от 2 до 10 страниц).
6. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
Как отправлять и получать факсы в сети без факсимильного аппарата или телефонной линии
Приложения отправки факсвов для iPhone и Android
Вы не можете доверять кому-либо, кто работает на факсимильном аппарате вашу личную информацию. Итак, у нас есть для вас несколько рекомендаций.
RingCentral Fax
Если вы будете отправлять конфиденциальные факсы постоянно или работаете в компании, которой нужна такая услуга, то RingCentral Fax, частично принадлежащий Cisco и AT&T, вероятно, лучший выбор для ваших нужд, Особенно потому, что у сервиса есть много отличных функций безопасности и поддержка нескольких пользователей с отдельными линиями факсимильной связи.
У них также есть действительно удобное мобильное приложение, которое, вероятно, является одним из самых комфортных способов работы с факсом. Кроме того, вы можете отправлять факсы по электронной почте. Приложение имеет все возмжные функции, которые вы можете себе представить, включая интеграцию с Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, и вы даже можете получить бесплатный номер. Сервис также имеет множество функций безопасности, которые могут быть полезны для компаний или людей, которые передают защищенную информацию.
Отправка одного или нескольких факсов
Если вы просто хотите иногда отправлять несколько факсов, вы можете выбрать сервис eFax, который хорошо известен как компания, которая, в основном, придумала факсы в цифровом формате. У них отличное мобильное приложение, которое позволяет отправлять и получать факсы.
Отправка факса по электронной почте
Если вы используете Windows Phone, Blackberry, Fire Tablet или другую операционную систему, вы всегда можете подписаться на RingCentral , eFax или MyFax, а затем использовать веб-сайт для отправки факса — или вы можете использовать их факс по электронной почте.
Возможность отправлять факсы по электронной почте означает, что любое мобильное устройство может легко отправлять факсы, без установки дополнительных приложений.
Если вы используете смарт фона на другой мобильной платформе (например, Windows Phone), лучше всего найти службу факсимильной связи, которая позволяет отправлять факсы по электронной почте, что в общем случае является самым простым и лучшим способом отправки факсов.
Читайте также: