Как сделать факс в ворде

Обновлено: 07.07.2024

Принцип работы службы факсов

Преимущества службы факсов

Использование службы факсов экономит время. Следующие средства позволяют получить необходимые навыки при отправке факсов:

При подписке на службу факсов указывается один поставщик услуг для исходящих факсов и несколько для входящих факсов. Различные поставщики услуг предоставляют различные пакеты поддержки для пересылки факсов. Если служба факсов используется на нескольких компьютерах, может понадобиться активация учетной записи для каждого компьютера. Для этого необходимо загрузить регистрационный пакет с web-узла поставщика услуг, на котором также находятся сведения по управлению учетными записями.

Отправка факса

Отправка факса с помощью факс-модема

Аппаратное и программное обеспечение факсов позволяет использовать больше способов их отправки. Например, если факс-модем установлен правильно, в диалоговом окне Печать появится вариант вывода на печать через факсмодем. Это позволит отправлять факсы не только из Microsoft Word, но и из других приложений Microsoft Office. Для получения дополнительных сведений – см. документацию продукта.

2. Microsoft Office

3. VentaFax

Это целый пакет программ, с помощью которых отправка факса с компьютера станет быстрой и удобной. Меню Вентафакс – на русском языке. В нём вы найдёте впечатляющий список функций, среди которых даже те, что не на каждом факсе встретишь. К примеру, автоответчик, автоматический определитель номера, голосовой набор, спикерфон, массовая рассылка, скины для интерфейса. Однако, в данном случае есть одно условие – необходим модем (и подключенный к ПК телефонный кабель).

4. PamFax

А вот эта разработка чудесным образом интегрируется со Skype. Если вы частенько звоните со Скайпа, то и факс отправляйте таким же образом! Кнопка от PamFax автоматически появится в меню Skype после инсталляции. Разработчики данного софта уверяют, что использование их услуги отправки факса проще простого.

5. Zoiper communicator

Поставьте лайк, если нравятся наши материалы и вы хотите чаще видеть их в своей ленте.

Лабораторная работа предназначена для приобретения начальных навыков ввода и редактирования текста при помощи программы Microsoft Word. В процессе работы студент готовит небольшой одностраничный документ, состоящий из нескольких абзацев текста, рисунка, двух таблиц и шаблона адресных данных конверта.

Содержимое разработки

Лабораторная работа предназначена для приобретения начальных навыков ввода и редактирования текста при помощи программы Microsoft Word. В процессе работы студент готовит небольшой одностраничный документ (рис.1.8), состоящий из нескольких абзацев текста, рисунка, двух таблиц и шаблона адресных данных конверта.

2. Запуск и настройка редактора 2.1 Запуск Microsoft Word

Произведем запуск программы Word по следующим пунктам меню:

Пуск Программы Microsoft Office Microsoft Word

После запуска Word автоматически создает файл Документ1 с пустым содержимым одной страницы. Теперь сохраним создаваемый документ в личную папку. Для сохранения файла выберите команду Файл Сохранить как…. Папка, в которой предлагается сохранить файл по умолчанию (в первоначальной установке Word) C:\Мои документы. Если Вы ранее не создали свою папку, то ее можно создать перед сохранением файла. Для этого, используя приемы навигации по файловой структуре Windows и контекстного меню необходимо ее создать по адресу Е: (D:) \Student\Ваша Фамилия. (под именем папки указать Вашу фамилию), затем открыть. Далее в поле Имя файла ввести новое название файла (например: Упражнение № 1 или Работа № 1) и нажать клавишу Сохранить (см. рис. 1.1).

Рисунок 1.1 Окно команды Файл  Сохранить как…

Расширение (в нижней части окна) указывается только в случае дальнейшего использования файла в другой версии MS Word. По умолчанию файл будет сохранен для текущей версии программы. Для сохранения шаблона документа необходимо в пункте Тип файла выбрать Шаблон документа. Имя файлу дается ТОЛЬКО при первом сохранении документа. Впоследствии, при выборе команды Файл Сохранить или щелчке инструмента , новый вариант документа будет заменять старый в файле с тем же именем.

Прежде чем начать ввод и оформление текста, рассмотрим вопрос настройки окна Word.

2.2 Настройка окна редактора

После запуска MS Word окно редактора будет выглядеть следующим образом ( см. рис.1.2)

Рисунок 1.2 Общий вид окна программы после запуска

В верхней части окна MS Word размещается перечень вкладок (Главная, Вставка, Разметка…), определяющих вид панелей инструментов. Инструменты скомплектованы в тематические блоки. Над (под) панелями инструментов размещается панель инструментов быстрого доступа, набор которых может быть добавлен настройкой параметров MS WORD. Для этого необходимо поместить указатель мыши область вкладок и, нажатием правой клавиши мыши, перейти в пункт Настройка панели быстрого доступа…

Далее установим параметры, влияющие на отображение документа в окне Word. Установим их в расчете на работу с обычным документом так, чтобы документ на экране был максимально похож на конечный результат.

включите режим отображения, приближенный к печатной копии, выбрав вкладку Вид щелкните позицию Линейка.

в позиции Масштаб установите масштаб отображения 100%.

2.3 Настройка полей страницы

Поля – это белые области с четырех сторон страницы, на которых нет текста. Текст располагается между полями. Размеры полей определяются удобством чтения при хранении документа. Они регламентируются ГОСТ Рб.30-97 и составляют значения представленные на рис. 1.3. (Организации имеют право на использование своих рекомендаций, поэтому размеры полей могут отличаться от рекомендованных в ГОСТе).

Для проведения настройки полей выберите вкладку Разметка страницы, и в позиции Поля, выберите позицию со значениями 2 см, 3 см, 2 см. и 1,5 см. Другие значения устанавливают из позиции Настраиваемые поля.

Рисунок 1.3 Поля страницы

3 Создание письма

Просмотрите общий вид готового письма на рисунке 1.12. Его создание потребует выполнения ряда последовательных действий. Итак начнем:

1 . Вставка таблицы

Для удобства размещения текста представим верхнюю часть письма в виде таблицы, состоящей из двух соседних ячеек с невидимыми границами. Для ее создания воспользуемся пунктом меню вкладок: Вставка  Таблица и указать по схеме число столбцов -2, число строк –1.

2. Вставка рисунка

Рисунок вставляется в левую часть таблицы путем использования вкладки: Вставка  Рисунок и далее в окне Вставка рисунка путем навигации по файловой системы указывается путь к графическому файлу.

Для обеспечения возможности вставки (справа) текста адресных данных проводим операцию смены формата рисунка. Для этого необходимо установить указатель мыши на рисунок, вызвать контекстное меню (нажатием правой клавиши), в меню Формат рисунка войти во вкладку Положение и выбрать пункт Обтекание (текстом)  Вокруг рамки.

3. Ввод текста

Первоначальная настройка программы Word предусматривает установку размера шрифта в 10 пунктов Times New Roman. Для большинства документов этот размер мал, поэтому во вкладке Главная  Шрифт установите Размер шрифта равный - 14.

Фирменный бланк (шаблон Word) письма обычно готовится заранее секретарем фирмы с указанием логотипа фирмы, его адресных данных, телефона/факса и E-mail адреса. Основной текст письма (см. рис. 1.8) вводится в уже готовый бланк при оформлении письма. В данной работе мы будем готовить все письмо целиком.

3.1. Установка абзаца

Новый абзац будет начинаться после выполнения абзацного отступа. Отступы текста устанавливаются во вкладке Разметка страницы  Абзац и могут быть видны по маркерам на верней линейке (см. рис 1.4).

Рисунок 1.4 Размещение маркеров на верхней линейке

Абзацный отступ в первоначальной настройке составляется 1,25 см. Межстрочный интервал – одинарный, устанавливается с помощью инструмента, показанного на рис. 1.4. При вводе текста в ячейки таблицы абзацные отступы устанавливаются минимальными (равными 0).

Рисунок 1.4 Интервал

Введите текст первой таблицы (см.рис.1.8). Каждая ее строка завершается нажатием клавиши Enter. Обратите внимание, что после знаков препинания пробел ставить надо, а до знаков препинания – не надо. Перенос строки в обычном тексте производится автоматически. Нажатие клавиши Enter используется для выделения текста в абзац.

3.3 Перемещение курсора.

Менять позицию курсора можно различными способами. Щелчок указателем мыши устанавливает курсор в выбранную позицию. Клавиши-стрелки перемещают курсор на одну позицию за одно нажатие в заданном направлении. Комбинация клавиш Ctrl+ стрелка перемещает курсор на одно слово влево/вправо или на один абзац вверх/вниз. Несколько раз попробуйте каждый из трех способов перемещения курсора. Перемещение внутри таблицы производится клавишами Tab в ячейку справа, Shift+Tab в ячейку слева.

3.4.Удаление лишних символов.

Удалять лишние символы очень просто – слева от курсора символ удаляется клавишей [Backspace], справа – клавишей [Delete]. Вы можете пользоваться любым способом, как вам удобнее.

3.5. Добавление символов.

Чтобы добавить новые символы в какое-либо место текста, надо поставить туда курсор и начать набирать эти символы. Старые символы будут отодвигаться вправо.

После ввода текста, надо скрыть изображение границ таблицы.

3.6. Скрытие границ таблицы.

Наша верхняя таблица не должна иметь видимых границ. Для их скрытия необходимо выделить всю таблицу щелчком на левом верхнем маркере таблицы (рис. 1.5) и в контекстном меню Границы и заливка выбрать тип границ Нет.

Рисунок 1.5 Выделение всей таблицы Рисунок 1.6 Скрытие границ

Эту операцию можно выполнить, используя вкладку Главная панель инструментов Абзац (см. рис. 1.6). Проверку скрытия границ таблицы проведите с помощью предварительного просмотра документа инструментом .

После заполнения верхней таблицы, под левым ее столбцом таблицы вписывается дата создания документа. Для ее вставки устанавливаем курсор в нужную позицию, выбираем вкладку меню Вставка Дата и время и делаем щелчок на избранном стиле записи даты (число месяц год). Дата заключается в квадратные скобки с помощью соответствующих клавиш Латинского шрифта.

Далее вводим текст письма (рис.1.8). Обратите внимание, что текст первой строки ориентируется по центру , последующий – по всей ширине и имеет стандартный абзацный отступ.

1. выделяются объединяемые ячейки,

2. вызывается контекстное меню,

3. выбираем пункт объединения .

Обратите внимание, что текст таблицы вводится шрифтом Arial. Размер шрифта подбирается самостоятельно, рекомендуем 10 пунктов. Символы: ×, , , ± не имеют аналогов на клавиатуре, поэтому вставляются из вкладки Вставка   далее делается щелчок на нужной позиции буквы.

3.7 Исправление орфографических ошибок

В Word встроен орфографический словарь, с помощью которого редактор автоматически проверяет набираемый текст на орфографические ошибки. Слова с ошибками подчеркиваются красной волнистой чертой (это служебное обозначение, при печати на принтере эта черта не выводится). Вы должны обращать внимание на все подчеркнутые слова.

Есть три основных причины, по которым Word считает слово ошибочным:

Данное слово написано с ошибкой, например, вы пропустили какую-нибудь букву или, наоборот, добавили лишнюю.

Слово написано без ошибки, но является собственным именем. В этом случае можно либо не обращать на подчеркивание внимания, либо можно исключить слово из проверки – щелкнуть на нем правой кнопкой и в появившемся объектном меню слова выбрать команду Пропустить.

3.8 Оформление документа

Для оформления документа необходимо уметь выделять фрагменты (части) текста – например, абзацы, слова или отдельные символы. Поскольку текст уже набран, чтобы оформить его, приходится ВЫДЕЛЯТЬ фрагменты текста и затем применять команды оформления.

Выделенный фрагмент выделяется черным цветом. После того, как команда выполнена, выделение нужно снять. Для этого достаточно один раз щелкнуть мышью в любом месте текста.

Ниже перечислены несколько способов выделения фрагментов текста. Попробуйте каждый из них. Вы должны знать все эти способы, поэтому, если не получится хотя бы один из них, обратитесь к преподавателю.

Выделение произвольного количества символов.

Нажмите левую кнопку мыши на первом символе фрагмента и, не отпуская кнопку, растяните выделение до конца фрагмента.

Выделение слова.

Дважды щелкните левой кнопкой мыши на выделяемом слове.

Выделение нескольких строк.

Поместите указатель мыши СЛЕВА от строки. Указатель должен превратиться из вертикальной черточки в стрелку. Теперь нажмите левую кнопку мыши, и, не отпуская кнопку, переместите мышь вертикально вниз (или вверх) для выделения нескольких строк.

Выделение фрагмента при помощи клавиатуры.

Поставьте курсор (текстовый курсор, а не указатель мыши!) ПЕРЕД первым символом фрагмента. Нажмите клавишу [Shift] и, не отпуская ее, с помощью клавиш-стрелок растяните выделение на весь фрагмент.

Выделение содержимого таблицы.

Для выделения всей таблицы удобнее использовать щелчок на ее маркере. Он проявляется при подведении указателя мыши вблизи левого верхнего угла таблицы (см. рис. 1.5).

Оформление шрифта.

Размер и тип шрифта может быть вами установлен перед вводом текста или в процессе окончательного оформления документа. Тип шрифта и его размер указан в левой части панели инструментов. Для выбора типа шрифта можно воспользоваться пунктом вкладки Главная  Шрифт или пунктом контекстного меню. В списке типы шрифтов размещены в алфавитном порядке, для выбора достаточно сделать на нем щелчок указателем мыши. Если у вас был выделен фрагмент текста, то его шрифт изменится на избранный. Надстрочный и подстрочный шрифты устанавливаются в том же пункте меню установкой флажка(галочки) в позиции Надстрочный (см. рис. 1.7). Для придания акцента вступительной фразе текста документа можно воспользоваться приемом Буквица. Для ее применения необходимо поставить указатель в выделяемый абзац и войти во вкладку Вставка Буквица и выбрать стиль ее оформления.

Рисунок 1.7 Установка шрифта

Выравнивание абзацев.

Word автоматически формирует строки внутри абзацев. На панели инструментов Форматирование есть четыре кнопки, с помощью которых можно задать способы выравнивания строк абзаца: по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине (по обеим границам). Вот эти кнопки: .

Поместите указатель мыши на одну из этих кнопок, но не нажимайте ее. Через 1-2 с. появится подсказка с названием кнопки. Посмотрите, как называется каждая из четырех кнопок. Для удобства размещения текста рекомендуется использовать автоматическую расстановку переносов, которая устанавливается во вкладке Разметка страницы  Расстановка переносов флажком в пункте Авто(матическая расстановка переносов).

После ввода всего текста письмо будет выглядеть следующим образом:

355035, Ставрополь, ул. Голенева, 36

Директору Ставропольского кооперативного института (филиал)

Белгородского университета потребительской кооперации

355000 г. Ставрополь,

ул. Цветочная, 111

E-mail [email protected]

Официальное деловое общение во многих компаниях требует использования факса для отправки и получения деловых документов или конфиденциальной информации. К счастью, в наши дни стало довольно легко отправлять факсы с компьютера или мобильного телефона с помощью онлайн-программного обеспечения для отправки факсов без телефонной линии или факсимильного аппарата.

Технологии онлайн-факса не только осуществимы, гибки, быстры и иногда бесплатны, они позволяют пользователям проверять, хранить и просматривать факсы в удобное для них время и без необходимости в каком-либо дополнительном оборудовании.

Давайте узнаем больше о технологии онлайн-факса.

Что такое онлайн-факс?

В настоящее время предприятиям больше не нужен обычный факсимильный аппарат для отправки и получения важных документов с подписями. И для факсов больше не требуются номера, стационарные и телефонные линии, а также тонеры. То же самое можно сделать через Интернет с вашего компьютера, используя популярные онлайн-службы факсов, такие как CocoFax.

Источник: CocoFax

Интернет-факс относится к использованию Интернета и Интернет-протоколов для отправки бесплатного факса в Интернете, вместо использования стандартного телефонного соединения и факсимильного аппарата.

Зачем еще нужен факс?

Факс имеет формальное преимущество перед другими средствами отправки информации через Интернет, объединяя такие технологии, как электронная почта, сканер и форматы графических файлов. Он также чрезвычайно прост в использовании. Факсы можно отправлять с электронных устройств, часто называемых онлайн-факсами, которые позволяют отправлять и получать факсы бесплатно и без необходимости использования физического факсимильного аппарата.

Онлайн-отправка факсов популярна, поскольку позволяет пользователю отправлять и получать документы, не опасаясь взлома, поскольку онлайн-службы факсов используют сквозное шифрование для защиты документов от взлома.

Чего ожидать от онлайн-факсов?

Существует так много доступных онлайн-служб факсов, которые можно использовать для отправки факсов совершенно бесплатно. Здесь для отправки факса требуется, чтобы с вашей стороны было осознанное решение о том, какой из них выбрать в соответствии с вашими требованиями. Ключевыми соображениями обычно являются:

Какое оборудование вы бы использовали
Как часто вы отправляете факс
Какие функции вам нужны

Исходя из этих соображений, вы можете решить, какую службу факсов выбрать.

Источник: CocoFax

Номер факса

Вам не нужен номер факса для отправки факсов, но вам нужен номер факса, чтобы получать факсы. Если возможно, попробуйте получить бесплатный номер для приема факсов, чтобы получить профессиональные и быстрые услуги.

Для хранения и архивирования факсов

Ваш провайдер электронной почты предоставит вам большое облачное хранилище, такое как Google Диск, где вы можете хранить свои файлы и делиться ими с людьми по мере необходимости. То же самое и с онлайн-факсом. Такие провайдеры, как CocoFax, могут предложить неограниченное облачное хранилище для всех отправленных и полученных факсов в вашей учетной записи.

Поскольку ваши факсимильные документы будут отправляться и приниматься через вашу учетную запись электронной почты, Google Диск, Microsoft Word или из Интернета, у вас есть выбор: сохранить их локально на вашем компьютере или в облачном пространстве.

Отправка факсов для мобильных приложений для пользователей iPhone или iPad

Вы можете использовать факсимильную службу на основе приложений, такую как CocoFax для Android или CocoFax для iOS, чтобы отправлять и получать факсы через свой мобильный телефон, планшет или iPad.

Факсимильные услуги

Если вам нужно часто отправлять конфиденциальные документы и конфиденциальную деловую информацию, вы можете выбрать профессиональную и надежную услугу от известного поставщика, который предлагает множество функций безопасности и поддержки для ваших документов. Некоторые компании также предоставляют услуги для нескольких пользователей, поэтому вы и ваши коллеги можете использовать их одновременно.

Для пользователей, которым необходимо использовать службу факсов только время от времени, вы можете подписаться на бесплатную или бесплатную пробную услугу любого онлайн-провайдера факсов для отправки ваших документов.

Источник: CocoFax

Некоторые компании, такие как CocoFax, предлагают масштабируемые услуги факсимильной связи, включая бесплатные пробные, индивидуальные или корпоративные онлайн-услуги факсимильной связи с различных устройств, таких как компьютеры, ноутбуки, мобильные телефоны, планшеты, iphone, ipad и т. Д.

CocoFax также совместим с большинством почтовых клиентов, программного обеспечения PDF, программного обеспечения для работы с документами, такого как MS Word, Google document, программное обеспечение Mac и iOS.

Преимущества онлайн-услуг факсов перед традиционными факсимильными услугами

Онлайн-служба факсов позволяет отправлять факсы с компьютера через подключение к Интернету. Эта технология имеет множество преимуществ:

Никакого факсимильного аппарата или другого оборудования не требуется — значит, никакого обслуживания, никакой бумаги, расхода тонера, возможного ремонта и т. Д.
Anywhere — все действия выполняются в веб-интерфейсе; Таким образом, услуга доступна с любого компьютера, подключенного к Интернету, в любой точке мира.
Конфиденциальность — факсы отправляются на адрес электронной почты получателя, который может быть более конфиденциальным, чем факсимильный аппарат, используемый несколькими людьми.
Телефонная линия не требуется, поэтому никаких дополнительных затрат.
В любое время можно отправлять и получать несколько факсов.

Вывод

В современном цифровом мире скорость — это все. Бизнесу нужны эффективные службы поддержки, чтобы дать ему возможность двигаться вперед, не страдая от сложностей традиционных систем связи.

Техника отправки факсов через Интернет, в которой не используется телефонная линия или факс, очень популярна в наши дни из-за ее низкой стоимости, надежности и надежности, а также функций поддержки и интеграции. Гибкость, конфиденциальность и безопасность данных, предлагаемые такими онлайн-провайдерами факсов, как CocoFax сделайте его оправданным выбором по сравнению с традиционными методами отправки факсов.

Читайте также: