Увольнение не состоялось как сделать запись в трудовой книжке

Добавил пользователь Дмитрий К.
Обновлено: 18.09.2024

Несмотря на то, что с 2020 г. были введены электронные трудовые, многие сотрудники и по сей день используют бумажную версию документа. Кадровику необходимо корректно отразить в трудовой книжке запись об увольнении по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон или иной причине. Ссылка на норму ТК РФ и срок отработки зависят от основания увольнения. Поговорим об особенностях оформления в каждом отдельно взятом случае.

Каковы причины увольнения?

Сотрудники могут прекратить рабочие отношения с работодателем в любой момент времени в период действия бессрочного или срочного договора. Для этого нужно лишь указать в заявлении на увольнение конкретную причину. Часть законных оснований для расторжения соглашения можно найти в ч.2 ст.80 ТК РФ, например, уход на пенсию по старости или зачисление в образовательную организацию.

Также причины содержатся в отдельных НПА и законодательных актах. Часто работники указывают переезд в другой город/государство или переход в компанию конкурента.

Если сотруднику принципиально важна запись в книжке об увольнении с указанием конкретной причины для получения от государства льгот или преимуществ при дальнейшем трудоустройстве, то он обязан предоставить в кадровую службу подтверждение в виде:

справки из уч. заведения;

справки с места факт. трудоустройства супруга;

Согласно п.5.6. Инструкции Минтруда из Постановления № 69 от 10 октября 2003 г., представитель работодателя обязан внести по просьбе сотрудника вышеуказанные данные в трудовую.

Увольнение в трудовой книжке по собственному желанию

Трудовым законодательством РФ предусмотрена возможность расторжения соглашения по личной инициативе работника (см. ч.1 ст.77 и ст.80 ТК РФ). Лицо обязано уведомить работодателя составленным в письменном виде заявлением, соблюдая 14-дневный срок. Можно договориться с начальством об отмене отработки. Отдельные категории сотрудников (например, пенсионеры) вправе прекратить трудовую деятельность в день подачи заявления.

Кадровик согласно ч.5 ст.84.1 ТК РФ обязан сделать корректную запись об увольнении в трудовой книжке. ПП №225 от 16 апреля 2003 г. закреплена обязанность ООО и ИП указывать причины согласно формулировкам из ТК РФ.

Каждой записи присваивают № и дату, указывают основание, а также ставят ссылку на соответствующий приказ.

Представитель ООО или ИП вправе использовать для увольнения по собственному желанию формулировки:

Законодательно закрепленную формулировку можно использовать в:

Приказ, которым оформляется увольнение, традиционно составляют по форме Госкомстата №Т-8 (Постановление №1 от 05 января 2004 г.). Хоть документ и не является обязательным, благодаря универсальности формы ее используют повсеместно.

Если увольняющийся работник подал начальнику заявление об отказе на ведение трудовой в бумажной форме, то в ней должна содержаться об этом соответствующая запись. Сам документ уже скорее всего вернули работнику. При его увольнении не нужно просить трудовую книжку назад, чтобы внести в нее соответствующую отметку. Вместо этого кадровик должен отдать сотруднику специальную форму СТД-Р в финальный раб. день. Кроме того, представитель юр. лица обязуется передать в ПФР СЗВ-ТД не позднее 1 суток от даты Приказа.

Увольнение по соглашению сторон в трудовой книжке

Запись по соглашению между ООО/ИП и сотрудником вносится по аналогичным правилам. Только в качестве основания указывается соглашение сторон, п.1 ч.1 ст. 77 ТК РФ.

Образец увольнения в трудовой книжке:

Запись по виновным основаниям

Какие еще документы нужно заполнять при увольнении?

Помимо издания приказа и внесения сведений в трудовую, необходимо отразить прекращение трудовых отношений в форме №Т-2. Для этого в разд. XI вносятся:

запись в аналогичной формулировке, используемой в заявлении, трудовой и приказе;

дата факт. увольнения;

ссылка на действующий Приказ.

по его заявлению;

при наличии сведений об обязанности предоставления формы в соглашении.

В последний раб. день нужно вернуть уволенному все документы, среди которых:

выписка о доходах;

Для подтверждения своевременности передачи документации работнику рекомендуется передавать бумаги под его личную подпись.

Правовые основы

Типичные ошибки

Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего можно заметить:

неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
неточное название должности;
пропуск букв, грамматические ошибки.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

фамилию, имя, отчество;
дату рождения;
сведения об образовании;
наименование профессии или специальности сотрудника;
информацию о награждениях.

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:

Указать порядковый номер.
Поставить текущую дату (число, месяц, год).
В следующей графе написать, какая именно информация не соответствует действительности, и на какую ее надо заменить.
В последней колонке указать реквизиты приказа или документа, на основании которого делается исправление.

Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.

Образец исправления в трудовой книжке 2020

Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией

Вариант 1. Исправляем за другую организацию

Какими документами можно подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации. Это может быть и справка из архива, и решение суда, и подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в данном случае не имеют никакой юридической силы.

Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю

Если у человека нет нового места работы, после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.

Если экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи, прежний работодатель следует такому алгоритму:

Пишет наименование компании.
Указывает следующий порядковый номер записи и дату.
В графе 3 уточняет, какие сведения некорректны, и вносит верные.
В последнем столбце вписывает реквизиты документа-основания.

Исправление дат

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.

Исправление реквизитов

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Несколько ошибок сразу

Образец исправления записи в трудовой книжке 2020, если надо аннулировать две последние отметки

Ошибка при первичном заполнении

Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.

Исправления на титульном листе

Все неверные данные на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные, а также ситуаций, когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, которое заполняло документ.

Если на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае в нужной строке ставят запятую и пишут новые данные.

Ошибки в сведениях о награждении

У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. Поэтому часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. В этом случае ответственное лицо признает записи недействительными, расписывается, ставит печать (при ее наличии) — в общем, действует по общим правилам.

Аналогичным образом надо действовать, если неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.

Исправления в дубликате

По инициативе работника трудовая книжка, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, может быть заменена дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной.

В самом дубликате неточности исправляются по тем же правилам, что и в основной трудовой книжке.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки

Когда трудовая книжка может быть признана недействительной

Существует несколько ситуаций, когда ТК можно признать недействительной:

В этих случаях работнику можно оформить дубликат документа. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

С 1 сентября 2021 года вступает в силу новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек. В Порядке только один пример записи об увольнении: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".
Следует ли из этого, что запись в трудовой книжке об увольнении сотрудника должна быть с формулировкой "Уволен..", а не "Трудовой договор расторгнут. "? Если да, то в приказе о расторжении трудового договора в графе "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" тоже следует писать "Увольнение по собственному желанию. "?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В рассматриваемой ситуации может быть использована любая из указанных в вопросе формулировок. В то же время в действующей Инструкции по заполнению трудовых книжек указана только одна из формулировок: "уволен по собственному желанию", и в новом Порядке ведения и хранения трудовых книжек приводится пример записи: "уволен в связи с переходом на выборную работу", поэтому этот вариант записи "уволен по собственному желанию? нам представляется предпочтительным.

Обоснование вывода:
Споры по вопросу, какую формулировку использовать при увольнении сотрудника по собственному желанию, ведутся давно. Одни настаивают на том, что точное соответствие формулировке закона обеспечивает лишь запись "трудовой договор расторгнут по инициативе работника", поскольку именно так это основание сформулировано в ст. 77 ТК РФ. Другие считают единственно верным вариантом тот, что указан в п. 5.2 действующей Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция): "уволен по собственному желанию".
С 1 сентября 2021 года начинает действовать новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда N 320н от 19.05.2021 (далее - новый Порядок). В п. 22 законодатель приводит формулировку: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации", которая по сути аналогична формулировкам, которые указаны в п. 5.2 действующей Инструкции.
Таким образом, в новом Порядке не содержится каких-либо новых категоричных требований по оформлению записи при увольнении сотрудника по собственному желанию. Тем более п. 22 нового Порядка говорит об увольнении по иному основанию.
На наш взгляд, как и ранее, после 1 сентября 2021 года может быть использована любая из указанных формулировок, поскольку обе они встречаются в ТК РФ и употребляются в качестве синонимичных. В частности, статья 80 ТК РФ называется "Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)". В п. 17 нового Порядка также формулировки указываются одновременно: в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора).
В любом случае значение этого вопроса серьезно преувеличено. Судебная практика подтверждает, что неточность формулировки не приводит к ущемлению прав работника, если содержание записи позволяет правильно определить основание увольнения (определения Санкт-Петербургского горсуда от 28.02.2012 N 33-2906/2012, Московского горсуда от 02.08.2010 N 4г-6809/2010).
Что касается формулировки в приказе об увольнении, отметим следующее.
Форма приказа на основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" определяется руководителем экономического субъекта. Если работодатель продолжает применять унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, то приказ об увольнении издается по форме N Т-8 (в отношении одного работника) или по форме N Т-8а (в отношении группы работников).
Если организация использует самостоятельно разработанную форму приказа, то целесообразно (но не обязательно) использовать формулировку, аналогичную записи в трудовой книжке: уволить. В случае применения унифицированных форм применяется формулировка, указанная в утвержденной унифицированной форме.

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

9 августа 2021 г.

И. В. Тарасова
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству

Вопрос

У сотрудника пропущена запись о переводе в трудовой книжке, после нее уже вписаны две записи. Каким образом можно внести недостающую запись в трудовую книжку работника?

Ответ

Напрямую действующим законодательством данный вопрос не урегулирован. Официальных разъяснений по нему в СПС КонсультантПлюс не представлено.

По нашему мнению, пропущенная запись о переводе может быть внесена в трудовую книжку после последней записи на основании приказа (распоряжения) о переводе. Запись вносится за следующим порядковым номером, в порядке хронологии с указанием фактической даты перевода в графе 3.

Работодатель вправе обратиться за официальными разъяснениями в государственные контролирующие органы по месту своего нахождения.

Обоснование

Напрямую действующим законодательством данный вопрос не урегулирован. Официальных разъяснений по данному вопросу в СПС КонсультантПлюс не представлено.

Порядок ведения, хранения и учета трудовых книжек регулируется несколькими нормативными актами: Трудовым кодексом РФ, Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление), Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Инструкция).

Порядок исправления ошибок, допущенных в трудовых книжках, определен в п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением.

Порядок исправления неверных записей регулируется п. 1.2 Инструкции, в котором указано, что после соответствующей последней в данном разделе записи указываются последующий порядковый номер, дата внесения записи; в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)". В графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В рассматриваемом случае записи о работе внесены верно, поэтому признавать их недействительными нет необходимости. Фактически пропустили только запись в трудовой книжке о переводе.

По нашему мнению, пропущенную запись о переводе работника можно внести после последней записи в трудовой книжке в таком же порядке, как если бы она была внесена своевременно. Однако в третьей графе, где указываются сведения о работе, необходимо внести фактическую дату, когда сотрудник приступила к выполнению своих должностных обязанностей по новой должности. Данная позиция поддерживается специалистами на практике.

Подтверждающий данный вариант внесения пропущенной записи в трудовую книжку материал представлен и в СПС КонсультантПлюс – см. Извлечение в Дополнительном материале по вопросу, приведенном ниже.

Примечание:

Дополнительный полезный материал по вопросу в СПС Консультант Плюс:

Ответ: Пропущенную запись о переводе можно внести в любой момент, когда была обнаружена ошибка в заполнении трудовой книжки. При этом нужно внести запись о переводе следующим порядковым номером после последней записи с указанием даты в порядке хронологии (графа 2 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки). В самой записи о переводе необходимо указать фактическую дату перевода, с которого работник был переведен на соответствующую должность согласно приказу (распоряжению) о переводе (графа 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки), то есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку работника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она была сделана.

Запись о постоянном переводе работника на другую должность должна быть отражена в трудовой книжке (в случае ее ведения) в обязательном порядке. Внесение пропущенной записи в трудовую книжку, свидетельствующей о переводе работника на другую должность, осуществляется на основании приказа (распоряжения) о переводе в порядке хронологии с указанием фактической даты перевода.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (ст. 66 ТК РФ).

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил).

Таким образом, соответствующая запись должна быть сделана не позднее недельного срока со дня издания приказа (распоряжения) о переводе работника на другую должность. Внесение соответствующей записи после указанного срока является нарушением порядка ведения трудовых книжек. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены (п. п. 27, 29 Правил).

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку, свидетельствующей о переводе работника на другую должность, осуществляется на основании приказа (распоряжения) о переводе. Пропущенную запись можно внести в любой момент, когда была обнаружена ошибка в заполнении трудовой книжки. При этом нужно внести запись о переводе следующим порядковым номером после последней записи с указанием даты в порядке хронологии (графа 2 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки). В самой записи о переводе необходимо указать фактическую дату перевода, с которого работник был переведен на соответствующую должность согласно приказу (распоряжению) о переводе (графа 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки), то есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку работника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она была сделана.

Пример. Внесение пропущенной записи в трудовую книжку

Работник кадровой службы 27.11.2020 обнаружил, что в трудовой книжке работника отсутствует запись о его переводе с 05.10.2020 на должность главного бухгалтера.

В трудовой книжке необходимо сделать следующую запись:

Графа 1: указать номер записи в хронологическом порядке.

Графа 2: "27.11.2020" (фактическая дата записи).

Графа 3: "Переведена с 05.10.2020 на должность главного бухгалтера".

Графа 4: указать реквизиты приказа, на основании которого осуществлен перевод.

Соответствующая запись о переводе работника на другую должность в соответствии со ст. 66 ТК РФ и п. 4 Правил должна быть отражена в обязательном порядке. При отсутствии такой записи работодатель несет ответственность (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Ответ: Трудовое законодательство не устанавливает процедуру внесения пропущенной записи в трудовую книжку.

По нашему мнению, ее необходимо внести после последней записи в трудовой книжке в таком же порядке, как если бы она была внесена своевременно. При этом пропущенная запись должна полностью соответствовать записи в документе, на основании которой она внесена в трудовую книжку.

В графе 2 трудовой книжки указывается дата внесения пропущенной записи.

Дата перевода на другую работу проставляется в графе 3 трудовой книжки.

В графу 3 трудовой книжки пропущенная запись вносится в обычном порядке, без каких-либо уточнений (кроме даты).

Дополнительный полезный материал по вопросу в СПС Консультант Плюс:

И. В. Тарасова
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству

Бухучет, налогообложение, ФСБУ, отчетность за 2021 год

Поможем не забыть сделать главное

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.

Возможно, вам будут интересны эти темы:

Можно рассматривать как дисциплинарный проступок то, что сотрудник не представил документы воинского учета.

Начал действовать новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Теперь ряд сроков нужно измерять в рабочих днях, а от сотрудников требовать меньше подписей.

Фонд рассказал, как заполнять форму, если приказ о приеме на работу не оформлялся.

Правительство сообщило об индексации пособий на коэффициент 1,084.

Неделю потребуется провести в изоляции со дня последнего контакта или до выздоровления (если заболевание развилось).

Читайте также: