Как успеть все сделать за 24 часа
Обновлено: 06.07.2024
Большинство из нас сталкивались с проблемой, когда рабочие дедлайны дышат в спину, дела по дому не сделаны, а о личной жизни и вспоминать нечего. При этом все равно кажется, что вы делаете недостаточно. Виной этому является неумение правильно организовать свое время. Как же все успевать, ни о чем не забывать и с каждым днем делать все больше? Выделите для себя свободный вечер и выполните 10 пункт ов, описанных в этой статье . В дальнейшем они не будут занимать у вас много времени.
1. Колесо баланса Майера
После выполнения всего вышесказанного придумайте цели для каждой области жизни на ближайшие два месяца . Например, для личностного роста решитесь пройти курсы английского языка, для здоровья – скинуть набранные за новогодние праздники килограммы, для семьи – провести время с родителями или партнером. Спустя два месяца проверьте, как изменилась ваша жизнь , какие планы удалось выполнить. Отметьте в сегментах на рисунке свой прогресс и установите новые задачи. Те, которые не удалось воплотить в жизнь, не забрасывайте – продолжайте развивать их в удобном темпе. Взаимодействуйте с колесом баланса до тех пор, пока не будете довольны своей жизнью.
2. Метод помидора
Техника Pomodoro предполагает увеличение эффективности работы при меньших затратах времени. Она заключается в разбивании работы на небольшие промежутки с перерывами между ними . В классическом варианте метода после выбора задач, которые нужно выполнить, включается таймер на 25 минут. В это время вы должны полностью погрузиться в работу, не отвлекаясь на посторонние дела. Если же вы не можете ждать, следует отключить таймер, выполнить все, что не касается установленных задач, а затем начать заново. После одного рабочего отрезка предоставляется пятиминутный перерыв. За каждым четвертым промежутком следует большой отдых (15-30 минут). Не рекомендуется отключать таймер, даже если работа выполнена. Попробуйте переключиться на другое дело или заняться планированием. Это поможет не допустить прокрастинации.
3. Расписание на день
Часто забываете о неотложных делах или не можете найти время на то, чтобы побыть наедине с собой? Подробный план на день – ваш вариант. Каждый вечер выписывайте в ежедневник, в специальное приложение на телефон или просто на лист бумаги то, что необходимо выполнить завтра. Не ленитесь, расписывайте каждое свое действие по часам, желательно со всеми возможными нюансами . Например, не стоит ставить перед собой цель поработать с 10 утра до 7 вечера. Подумайте, что именно необходимо сделать завтра на работе: проверить бумаги, ответить на письма или провести планерку с коллегами. Все это должно быть записано, чтобы посреди рабочего дня вы не растерялись.
Если вы уже хорошо справляетесь с краткосрочными задачами, попробуйте смотреть в будущее. Планируйте наперед недели или даже месяцы! Скорее всего, такое расписание будет нуждаться в корректировках, но старайтесь не допускать их.
4. Матрица Эйзенхауэра
Данная методика рассчитана на большой промежуток времени и состоит из двух этапов . На первом вам нужно каждые пару часов записывать все, что вы делаете, и сколько на это тратится времени . Короткие задачи, выполнение которых занимает до пяти минут, можно не вносить в список. Этот этап может длиться от нескольких недель до нескольких месяцев. Столько времени нужно для того, чтобы вы поняли, на что уходит ваш день. Предпринимать или изменять что-то не нужно, пускай жизнь течет как обычно.
На втором этапе начинайте отмечать, насколько эффективно было потрачено это время : результативно, плодотворно, но не оптимально или бесполезно. Ориентируясь на эти оценки, постарайтесь увеличить продуктивные промежутки и избавиться от нерезультативных. Вскоре вы без записи сможете изменять свои действия в более плодотворную сторону.
6. Дневник успехов
Каждый из нас совершает небольшие подвиги ежедневно. Записывайте их! Как минимум пять дел, которыми вы гордитесь. Это необязательно должно быть большое достижение. Отжались на два раза больше, чем вчера? Прекрасно! Сделали комплимент незнакомцу? Замечательно! Даже маленькими успехами можно и нужно гордиться. Они замотивируют вас делать больше с каждым днем. Возможно, через месяц ваш список каждый день будет включать в себя десять, а то и двадцать пунктов.
7. Откажитесь от дел, которые вам не нравятся
Эта задача может показаться сложной для многих, но она определенно стоит того. Постарайтесь отказаться от занятий, которые не радуют и при этом отнимают много времени: уборка, походы в магазин, общение с неприятными людьми. Если необходимо, попросите партнера или коллег принять ваши обязанности или наймите специальных работников для этого. Напишите десять дел, на которые вы не хотите тратить ресурсы, и каждую неделю отказывайтесь от двух из них. У вас появится гораздо больше времени и энергии на то, чтобы заниматься полезными лично для вас вещами. Кстати, такой список тоже стоит завести: десять занятий, на которые хочется тратить больше времени. Добавляйте в свою жизнь два из них каждую неделю.
8. Давайте обещания
Если вам не хватает эмоциональной энергии доделать какую-либо работу, то этот вариант для вас. Пообещайте важному для вас человеку завершить дело к определенному сроку. Можно даже заключить пари, пообещав деньги или желания в случае неудачи . Мало кому захочется прощаться с накоплениями или выполнять прихоть другого человека, поэтому силы на работу появятся будто из ниоткуда. Важно помнить, что обещать невозможное не стоит: вы не напишите книгу за неделю и не подниметесь на несколько ступеней карьерной лестницы за месяц. Или ставьте небольшие цели на короткий промежуток времени, или стремитесь к большому успеху в бо́льшие сроки.
9. Планируйте отдых
Казалось бы, куда еще больше списков? Но вносить в свое расписание отдых действительно очень важно. Выделите время на спокойный завтрак, на обед в компании коллег или родственников и на ужин, который станет завершением активного дня. Важная деталь: не берите работу домой. Это отвлечет вас от самого себя и испортит планы. Работа должна оставаться в том месте и в то время, когда вы имеете на нее силы и настроение. У вас обязательно должно быть несколько часов в день на саморазвитие, уход за собой и составление планов.
10. Читайте литературу по теме
В конце рабочего дня многие люди часто оказываются в ситуации, когда уже начинает садиться солнце, а ничего толком не сделано. Хотя рабочее время для всех одинаково, некоторые люди успевают сделать так много всего за 24 часа, что у большинства людей занимает несколько дней. Но если вы хотите обогнать конкурентов, время нужно использовать продуктивно.
Хорошее управление временем имеет важное значение для успеха предпринимателей, так как наиболее успешным из них удается конструктивно использовать свой день.
Секреты Элона Маска: он делит свой день на пятиминутные блоки
Кажется, что генеральный директор Tesla и SpaceX должен работать до 100 часов в неделю. Но он занимается строительством и дизайном 80 процентов рабочего времени.
Для этого Маск делит свой день на пятиминутные блоки. Это связано с тем, что вы работаете более продуктивно, когда задаете задачи в календаре в определенных временных интервалов, а не работаете по списку дел. Таким образом вы можете лучше определить, что вы можете сделать за день.
Ричард Брэнсон проводит встречи не дольше десяти минут
Генеральный директор Virgin Group считает, что на собраниях тратится впустую слишком много времени. Пункты повестки дня забываются, темы теряются, а люди отвлечены.
Хотя некоторые обстоятельства вынуждают потратить больше времени после семинаров или сложных презентаций, редко нужно, чтобы встреча по одной теме занимала более пяти-десяти минут. Чтобы обеспечить соблюдение этого правила, Брэнсон проводит свои встречи, выступая перед участниками, помня, что нужно быть кратким.
Решайте вначале важные дела
Чтобы максимально использовать продуктивную фазу своего дня, генеральный директор SuperBooked Dan Mall полностью загружен два часа в день. С утра он выполняет большую часть своей работы, прежде чем заниматься электронной почтой, встречами или телефонными звонками.
Известно, что человек наиболее продуктивен утром и днем, затем его производительность резко падает. Поэтому заранее запланируйте важные дела на утро, чтобы сделать их с ясным умом.
Эндрю Гроувс всегда заканчивает свой рабочий день в одно и то же время без угрызений совести
На работе всегда есть чем заняться, нужно делать все больше и больше, но можно и уйти домой.
В 6:30 вечера Гроувс покидает рабочий кабинет, чтобы вовремя поужинать со своей семьей. Минимизируя рабочее время, бизнесмен сумел увеличить свою производительность за ограниченное время. За меньшее время ему удается заставить себя сделать больше.
Правильное управление временем поможет вам держать свою жизнь под контролем и не лишаться человеческих радостей, круглосуточно занимаясь бизнесом.
Жизнь такая сложная. Работа, учёба (иногда — и то, и другое вместе), семья, хобби, друзья, где-то на задворках сознания копошится желание развивать себя как личность… И на всё это нужно как-то найти время. А в сутках по-прежнему всего лишь двадцать четыре часа, и какую-то часть из них нужно, блин, тратить на сон, вот ведь минусы бытия кожаным мешком с костями и органами.
Итак. Чтобы успевать больше — нужно правильно организовать свою работу, а чтобы это сделать — нужно понять, что любит твой мозг, что для него является залогом продуктивной работы.
Keren Levand , Unsplash
Что любит наш мозг?
1. Определенность будущего
2. Фокусироваться на чем-нибудь одном
Marcos Paulo Prado , Unsplash
3. Мало работать
Ага, наш мозг тот ещё лентяй. Мозг любит маленькие, элементарные задачи, для которых не нужно больших усилий, и впадает в паралич от больших и глобальных проектов, с которыми ничего не понятно. Ещё мозг любит, когда ему нужно работать буквально по пять-десять минут, и не нужно держать в памяти кучу информации. Охамел, правда? Что ж, хорошая новость в том, что всё это можно использовать себе же на пользу.
4. Много отдыхать
Мозг одновременно — невероятно мощный и классный компьютер, и в то же время та ещё неженка. Ему полезны частые, но короткие перерывы, они помогают оставаться в рабочем состоянии. Часто делаешь маленькие перерывы — остаёшься сконцентрированным, со свежими, острыми и быстрыми мыслями, почти не устаёшь, делаешь вдвое больше твоих коллег, которые вроде бы весь день только и делали, что работали, всех бесишь, радуешься.
5. Рутину
Мозг любит чётко понимать, что происходит, любит автоматизировать процессы. Если окружить себя привычками и ритуалами (например, готовить каждый день одно и то же на завтрак, ездить в бассейн в определенные дни и определенное время, посвящать первую половину дня ключевым проектам, а вторую — рутинной работе) — ты освободишь много интеллектуальных ресурсов и сил для более важных вещей. И следовательно — будешь успевать больше.
Но это всё — теория. Как успевать больше с помощью этих знаний? Как применить их на практике?
Dan Asaki , Unsplash
Как успевать больше?
1. Планируй
Важное о планировании:
Leio McLaren , Unsplash
2. Записывай все
Буквально всё, выгрузи из мозга все задачи, мозг не любит отвлекаться, не любит держать что-то в памяти, мозг любит фокусироваться на чём-то одном, и необходимость постоянно о чем-то помнить его выматывает.
Заведи себе для этого удобный инструмент, благо, их сейчас в достатке. Если у тебя много планов и встреч вне дома, или есть устойчивое расписание — хорошо подойдет Google-Календарь, для мелких дел, мыслей и списков подойдет ToDoList, Trello и аналоги, универсальный инструмент для заметок — Evernote, можно воспользоваться блокнотом с отрывными листочками.
Есть различные системы, например, если тебе больше нравится работать с ежедневниками и блокнотами, то подойдёт Bullet Journal, если в делах полный кавардак и нужно провести генеральную уборку — Getting Thing Done.
Вариантов очень много. Погугли, подбери систему и инструмент, которые будут тебе максимально удобны, в которые ты сам захочешь возвращаться и использовать — и наслаждайся.
3. Разбивай большие задачи на маленькие
Keren Levand , Unsplash
4. Ограничивай время работы
Есть такой учёный, Натаниэл Клейтман, так вот он открыл, что мы можем работать продуктивно не более девяноста минут подряд. После этого мы теряем концентрацию, начинаем отвлекаться, пытаемся подбодрить мозг кофе или едой, поскольку мозг физиологически истощен и нуждается в отдыхе.
Отсюда вывод: можно разделить свой рабочий день на отсеки по полтора часа каждый, как пары в университете, но в течение этих полутора часов полностью посвящать себя работе.
5. Делай перерывы
После перерыва (небольшого!) мозг чувствует себя лучше, голова свежее, идеи острее, ты думаешь быстрее и вообще молодец. Но здесь важно соблюсти некоторые нюансы.
- Перерыв должен быть маленьким. Буквально пять-пятнадцать минут, не больше. Иначе ты выпадешь из рабочего состояния.
- Во время перерыва нельзя падать в пучину прокрастинации, иначе пять минут освежающей смены деятельности превратятся в два часа бессмысленной и изматывающей прокрастинации. Осторожен будь, юный падаван.
- Перерыв должен переключать тебя от работы куда-нибудь ещё. Например, если ты работаешь головой, за компьютером, то идеально будет выйти из комнаты, проветриться и подвигаться. Не утыкаться из одного экрана в другой! Это тебя ещё сильнее вымотает.
Кстати, чтобы не забыть делать перерывы, можешь установить приложение Stretchly. Оно будет каждые полчаса (или чаще/реже, как настроишь) выдавать на экран компьютера окошко с вариантами активностей для маленького перерыва, например, размять руки, ноги, сделать легкий массаж головы. Это приложение поможет тебе не забыть о перерывах, если ты склонен сильно увлекаться и не замечать хода времени.
Tania Mousinho , Unsplash
6. Фокусируйся
Мы уже говорили, как важно уметь фокусироваться на одной задаче, и мы понимаем, как это может быть сложно в мире прошаренных маркетологов и мультизадачности. Вот несколько лайфхаков, как не отвлекаться:
Andras Vas , Unsplash
7. Используй эффект Зейгарник
Это когда ты что-то не доделал, и незавершенное дело горит у тебя в голове раздражающим флажком. Бесит? Да! Но можно обернуть это себе на пользу.
Если не хочется что-то делать — начни, сделай хотя бы малую толику, напиши первое предложение статьи, а дальше ты или сам не захочешь останавливаться (ну что это такое, всего одно предложение, надо побольше), или не сможешь долго отвлекаться, потому что будет раздражать незаконченное дело.
Не откладывай дела, которые занимают мало времени, в долгий ящик. Мозгу всё равно, думать о том, чтобы помыть посуду, или непосредственно мыть посуду — он одинаково устает и от того, и от другого, поэтому пусть устает хотя бы эффективно. Если дело занимает до пяти минут — сделай его прямо сейчас. Или запиши и сделай, как только освободишься.
В большей степени этот вопрос возникает у представительниц прекрасного пола, каждая минута которых должна вместить в себя максимальное количество дел. Впрочем и мужчин это касается не в меньшей степени, потому что именно на их сильных плечах и должна держаться семья.
У большинства жителей нашей страны "бег рысцой" начинается с момента, когда прозвенел будильник. И как бы мы вчера не старались сделать побольше, чтобы разгрузить сегодняшний день и немного отдохнуть, жизнь подкидывает нам новые задачи ежедневно.
Поэтому после возвращения с работы чаще всего не хочется ничего делать, что позволить себе могут немногие. У женщин начинается "вторая смена" — бесконечные домашние дела, забота о близких, воспитание детей и т. д.
Возникает справедливый вопрос — где найти силы и время, чтобы успеть все, а самое главное, когда отдыхать и восстанавливать организм при таком ритме жизни?
Оказывается выход есть и для такой ситуации. Вот несколько полезных советов, применение которых позволит вам не только сделать все запланированное на сегодняшний день, но еще оставить время и силы для личных дел.
Устраивайте перерывы в работе.
Поначалу вы будете думать, что минуты, используемые для перерывов, будут потрачены без пользы. Это ошибочное мнение. Дело в том, что даже во время кратковременной смены деятельности мозг быстро переключается на получение новой информации или на активность мышц тела (если вы решили сделать зарядку).
За время перерыва вы снимете с себя напряжение, а вернувшись к своим обязанностям сможете заметить, что работа выполняется легче и намного быстрее. Без перерывов в работе усталость накапливается, а производительность заметно падает.
Во время работы полезно слушать знакомые мелодии.
Этот музыкальный фон не будет отвлекать вас от работы. Но обязательно должно выполняться одно условие — песни или мелодии должны быть вам знакомы. Если вы поставите незнакомую музыку или сборник новых песен, это может привести к противоположному результату.
Балуйте себя в награду за выполнение любого дела.
После работы не лишним будет зайти в кафе за какой-нибудь "вкусняшкой" или СПА-салон, а может быть на сеанс массажа. Получив порцию позитива после тяжелого дня, можно в хорошем настроении отправляться домой.
Самые сложные задачи выполняйте в первой половине дня, когда вы полны сил.
Чаще всего это несколько первых утренних часов. Максимальная активность после ночного отдыха у большинства людей наблюдается до 11 часов утра.
Полноценный ночной сон.
Никакой дневной отдых не может заменить часы ночного сна. Именно в это время организм "перезагружается", каждая клеточка восстанавливается, а психика отдыхает. Известно, что каждый орган восстанавливается и активизируется в определенные часы ночного сна. Поэтому этим советом не стоит пренебрегать.
Читайте также: