Как сделать штатное расписание

Добавил пользователь Валентин П.
Обновлено: 04.10.2024

Штатное расписание относится к организационно-распорядительным документам предприятия и по сути своей является обязательным. Хотя при этом в трудовом кодексе упоминание о штатном расписании встречается всего дважды. Однако, штатное расписание необходимо как контролирующим органам, так и непосредственно руководству предприятия для оценки текущего положения укомплектованности сотрудниками, расчета фонда оплаты труда, понимания наличия вакантных мест и т.п.

Форма штатного расписания была предусмотрена в альбоме унифицированных форм под номером T-3. Сегодня она не является обязательной и носит лишь рекомендательный характер. Немного отойдем в сторону и поговорим об обязательности форм документов.

1. Утверждение форм документов в компании

2. Кто составляет штатное расписание?

3. Кто подписывает и утверждает штатное расписание?

4. Ответственность за отсутствие штатного расписания

5. Зачем нужно ШР?

6. Варианты формирования ШР в 1С: ЗУП

9. Итоги создания ШР в 1С: Бухгалтерия 8.3

1. Утверждение форм документов в компании

На предприятии должны быть утверждены формы документов, которые применяются в организационной деятельности. Если применяются унифицированные формы, значит об этом должно быть указано в приказе. И тогда отходить от этих форм: сокращать поля, убирать слова и менять формулировки нельзя.

Либо можно разработать свою форму документа, утвердить приказом, и тогда будет применяться именно она. В статье мы будем говорить именно об унифицированной форме штатного расписания Т-3, которая была утверждена постановлением Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Эту форму можно дополнить, добавить в неё поля, например, дополнительные подписи других сотрудников, но сокращать и убирать поля, строки, значения из этой формы нельзя.

2. Кто составляет штатное расписание?

По факту этим должен заниматься экономист по труду, собственно, это указано и в квалификационном справочнике по данной должности. Однако, такой специалист есть не на каждом предприятии.

Обычно штатное расписание (ШР) составляет главный бухгалтер или руководитель отдела кадров совместно с руководителем фирмы. В ШР содержатся основные сведения о:

созданных или планируемых структурных подразделениях,
кодах этих подразделений,
наименовании должностей,
количестве штатных единиц,
размере окладов и тарифных ставок,
а также наличии и размере надбавок.

Здесь же могут содержаться прочие сведения.

На что нужно обратить внимание: если в штатном расписании прописаны и оклад, и различные надбавки, то эти надбавки вы обязаны платить работникам регулярно. Поэтому если в компании существуют нерегулярные выплаты, то в штатное расписание они не вносятся.

3. Кто подписывает и утверждает штатное расписание?

В унифицированной форме стоит руководитель отдела кадров, если такой должности на предприятии нет, то здесь расписывается генеральный директор, а также главный бухгалтер. Если требуется добавить подписи других сотрудников, то можно добавить и их.

В случае, когда ШР получилось достаточно объемным и размещается более чем на 1 странице, то необходимо этот документ прошить и поставить печать.

Вообще в самой форме ставить печать необязательно, но обычно её проставляют сверху таблицы справа. Там, где располагается утверждающая надпись.

Штатное расписание утверждается приказом и хранится на предприятии в течение 75 лет. В ШР могут вноситься изменения либо в виде дополнений, либо в виде утверждения нового штатного расписания для того, чтобы было удобно применять его в работе. При этом нумерация идёт сквозным порядком и не начинается заново с каждого нового года.

4. Ответственность за отсутствие штатного расписания

С одной стороны, форма носит рекомендательный характер, с другой стороны штатное расписание дважды встречается в трудовом кодексе: в статьях 15 и 57. Соответственно Государственная инспекция по охране труда может рассматривать отсутствие штатного расписания как нарушение в области охраны труда и привлекать к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.

Также ШР помогает при решении спорных вопросов, касаемых сокращения штата и наличия вакантных мест.

5. Зачем нужно ШР?

Штатное расписание может пригодиться в следующих случаях:

для отслеживания организационной структуры;
для закрепления штатной численности структурных подразделений и единиц по каждой должности;
для отслеживания системы оплаты труда;
для установки и закрепления размеров надбавок и прочих выплат;
для отслеживания вакансий;
для оптимизации работы и более эффективного использования человеческих ресурсов,

а также для обоснования расходования денежных средств, предназначенных для оплаты труда.

6. Варианты формирования ШР в 1С: ЗУП

Штатное расписание ведется в программе 1С: Зарплата и управление персоналом и предусматривает три способа ведения:

С использованием ШР, но без ведения истории;
Учет без ведения штатного расписания;
Учет с использованием штатного расписания и ведением его истории.

Если используется вариант учета без ведения ШР, соответственно, будет использоваться только справочник должностей и не будет указано с какого периода он применяется.

Сформируется список сотрудников согласно установленным по умолчанию настройкам.

И не будет содержать в себе сведения, необходимые для формирования штатного расписания. В настройках можно выбрать нужные сведения.

Самый простой вариант – это открыть форму штатного расписания и перенести туда данные из сформированного отчета.

Выбранные настройки можно сохранить, чтобы в будущем быстрее формировать подобный отчет.

Следовательно, при следующем изменение в штатном расписании, можно будет быстро найти и сформировать отчет.

9. Итоги создания ШР в 1С: Бухгалтерия 8.3

Когда штатное расписание готово, проверьте еще раз, все ли верно указано. Имейте ввиду, что в фирме могут применяться различные надбавки:

за знание иностранных языков,
за разъездной характер работы,
районный коэффициент,
за выслугу лет и т.п.

После того, как документ распечатан, готовится приказ на утверждение, к которому прилагается сам проект ШР. В тексте приказа должно быть указано: утвердить и ввести в действие с __.__.2020 года штатное расписание с количеством ___ штатных единиц и месячным фондом оплаты труда в размере ___. И, соответственно, приложение к приказу — это само штатное расписание.

Если на предприятии решили изменить, например, оклады сотрудникам, то это изменение должно быть указано в штатном расписании. И, соответственно, вместе с этим должно происходить изменение трудовых договоров, то есть составляются дополнительные соглашения, в которых прописываются изменения условий труда. Нужно учесть, что даже если работники были ознакомлены с приказом об изменении окладов, это не является их согласием на изменение условий труда.

Если происходит уменьшение размера оплаты труда, то здесь происходит ухудшение условий для работников. Соответственно, приказ должен быть издан заблаговременно, и работники должны быть уведомлены за 2 месяца до наступления изменений. Следовательно, должны быть предложены все вакантные должности в организации, если работник отказывается трудиться на новых условиях. Если работник согласен, то оформляется дополнительное соглашение.

10. Заключение

Несмотря на то, что ШР носит рекомендательный характер, по сути, оно является обязательным документом организации. От его составления зависит учет заработной платы, оплата труда работников и расчет налогов и взносов с зарплат. В идеале формированием ШР должны заниматься руководитель и работники бухгалтерии и кадровой службы совместно. В этом случае будут учтены и продуманы все нюансы.

Форма

Штатное расписание — это локальный нормативный акт организации. Кадровик может воспользоваться одним из двух бланков.

Первый – унифицированный бланк Т-3, если его использование утвердил руководитель организации.

Второй – собственный бланк, в котором есть все необходимые реквизиты первчики. Шаблон должен утвердить руководитель.

Срок действия

Определенного срока действия у штатного расписания нет. После того как его утвердил руководитель, в него просто вносят изменения по мере необходимости.

Каждый год утверждать или пересматривать штатное расписание организация не обязана. Но если очень хочется — ограничений и запретов нет.

Правила заполнения

Когда впервые составлять и утверждать штатку?

На что обратить внимание при заполнении?

Когда появляется необходимость в сокращении штата при отсутствии вакансий, то нужно обратить внимание на дату утверждения штатного расписания. Она должна быть на два месяца раньше, чем дата вступления его в действие. То есть, если расписание утвердили в апреле, то его действие начнется в июне. Эти два месяца нужны для того, чтобы сотрудники, попавшие под сокращение, начали искать новую работу.

Важно: если на предприятии проходит массовое сокращение, то руководство должно об этом сообщить в службу занятости. Сотрудники должны получить специальные справки.

Если в компании вакансии есть, нужно либо менять штатку, либо ежемесячно сообщать в органы службы занятости о наличии свободных рабочих мест.

Как заполнять поля?

В штатном расписании важно заполнить все поля, без пропусков. В шапке — наименование, ОКПО, а также номер и дата Приказа на утверждение.

В каждом подразделении — перечень специальностей и должностей. Кадровик не обязан переписывать названия из справочника квалификаций — можно придумать свои наименования. Но все должности должны быть прописаны русскими буквами. Мерчендайзер — годится. Оператор call-центра — нет.

Количество единиц штатного расписания можно указывать в коэффициентах — 0,25 уборщицы или 2,75 бухгалтера — или в процентах — 250% курьеров. Эти цифры зависят от условий работы: на полставки, по совместительству и им подобные.

Оклад (тариф) необходимо указывать из расчета полной ставки.

Далее прописывают надбавки — это коэффициент трудового участия, выслуга, прочие доплаты. В штатке важно отразить наименование и размер надбавки по каждой позиции.

Важно: нельзя устанавливать разные надбавки для одной штатной единицы, но для разных работников. Это нарушение их прав.

Штатное расписание готово. Его можно хранить в печатном виде с реальными подписями или в электронном виде с отметками ЭП.

Кто вправе затребовать штатное расписание?

В основном штатное расписание требуют при проверке зарплат. То есть кадровик должен предоставить документ по требованию:

Штатное расписание составляют по форме Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Она рекомендована, а не обязательна к применению, но удобна в работе и содержит все нужные реквизиты.

Трудовая инспекция, суды, ПФР и налоговики могут при проверках или запросах просить штатное расписание. С документом по форме Т-3 у вас будет меньше сложностей.

Состав штатного расписания

В расписании перечисляют:

структурные подразделения компании;
должности — для сотрудников умственного труда, руководителей, специалистов;
профессии — для сотрудников физического труда, рабочих;
число штатных единиц;
оклады или тарифные ставки;
размеры стимулирующих надбавок или премий, если они есть.

Если профессия или должность — без льгот и вредных условий труда, работодатель может сам назвать штатную единицу, иначе придется брать названия из классификаторов и нормативных актов (ОКПДТР, ОКЗ, ЕТКС).

В расписании не перечисляют работников, которые занимают должности или трудятся по конкретной профессии. Внештатные сотрудники на договорах ГПХ тоже не имеют отношения к штатному расписанию.

Оформление штатного расписания

Если расписание не умещается на одном листе, оно может состоять из нескольких, тогда его придется прошить и пронумеровать листы. Директор, кадровик или главбух ставят подписи на последнем листе, печать на документе не обязательна.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Изменения в штатном расписании

Расписание составляет директор, кадровик, бухгалтер или главбух, выпуская приказ. Для изменения штатного расписания есть два способа:

издать приказ о внесении изменений в расписание;
издать приказ о принятии нового расписания.

Изменения вносят, если увеличивается или уменьшается число ставок, открываются или закрываются подразделения в организации, переименовываются должности, растут или уменьшаются оклады и стимулирующие надбавки.

Правила заполнения штатного расписания

Вносите в форму Т-3 название компании по учредительным документам. Код ОКПО для формы возьмите из информписьма Госстатистики.

Реквизиты приказа, который утверждает штатное расписание, внесите в гриф утверждения документа. Ниже укажите число штатных единиц, подразделения, должности и зарплату. Для этого есть несколько граф:

Ведите кадровый, налоговый и бухгалтерский учет в онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия. Зарплата, отчетность через интернет, интеграция с банками, простая работа с документами и поддержка специалистов. Первые две недели все новички работают в сервисе бесплатно.

Штатное расписание — это документ, который составляют даже микропредприятия и ИП. В нем прописана структура и число работников, их должности и профессии, а также оклады и надбавки для каждой должности. Расскажем, как составить штатное расписание для компании.

Легко ведите учёт и заводите первичку
Отправляйте отчётность через интернет
Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
Начисляйте зарплату, больничные, отпускные

Чтобы выдать работникам зарплату из кассы, нужно оформить платежную ведомость по форме Т-53 или расчетно-платежную по форме Т-49. Разберемся, когда зарплатную ведомость необходимо составить, как ее заполнять и можно ли вносить корректировки.

Переход на электронные трудовые книжки упростил документооборот. Все данные о трудовой деятельности граждан хранятся на индивидуальном лицевом счете (ИЛС). И если работник был уволен, то этот факт обязательно должен быть зафиксирован в электронной трудовой. Для этого работодатель сдает отчет СЗВ-ТД.

Каждый год работодатели должны индексировать зарплаты. Но вместо этого некоторые руководители повышают сотрудниками оклады. Кроме того, оклады иногда повышаются по другим причинам: новая должность, достижения. Расскажем, как оформить повышение и ничего не нарушить.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6 - 8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5 - 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

Читайте также: