Как сделать штатное расписание за прошлые года

Добавил пользователь Евгений Кузнецов
Обновлено: 04.10.2024

Штатное расписание относится к организационно-распорядительным документам предприятия и по сути своей является обязательным. Хотя при этом в трудовом кодексе упоминание о штатном расписании встречается всего дважды. Однако, штатное расписание необходимо как контролирующим органам, так и непосредственно руководству предприятия для оценки текущего положения укомплектованности сотрудниками, расчета фонда оплаты труда, понимания наличия вакантных мест и т.п.

Форма штатного расписания была предусмотрена в альбоме унифицированных форм под номером T-3. Сегодня она не является обязательной и носит лишь рекомендательный характер. Немного отойдем в сторону и поговорим об обязательности форм документов.

1. Утверждение форм документов в компании

2. Кто составляет штатное расписание?

3. Кто подписывает и утверждает штатное расписание?

4. Ответственность за отсутствие штатного расписания

5. Зачем нужно ШР?

6. Варианты формирования ШР в 1С: ЗУП

9. Итоги создания ШР в 1С: Бухгалтерия 8.3

1. Утверждение форм документов в компании

На предприятии должны быть утверждены формы документов, которые применяются в организационной деятельности. Если применяются унифицированные формы, значит об этом должно быть указано в приказе. И тогда отходить от этих форм: сокращать поля, убирать слова и менять формулировки нельзя.

Либо можно разработать свою форму документа, утвердить приказом, и тогда будет применяться именно она. В статье мы будем говорить именно об унифицированной форме штатного расписания Т-3, которая была утверждена постановлением Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Эту форму можно дополнить, добавить в неё поля, например, дополнительные подписи других сотрудников, но сокращать и убирать поля, строки, значения из этой формы нельзя.

2. Кто составляет штатное расписание?

По факту этим должен заниматься экономист по труду, собственно, это указано и в квалификационном справочнике по данной должности. Однако, такой специалист есть не на каждом предприятии.

Обычно штатное расписание (ШР) составляет главный бухгалтер или руководитель отдела кадров совместно с руководителем фирмы. В ШР содержатся основные сведения о:

созданных или планируемых структурных подразделениях,
кодах этих подразделений,
наименовании должностей,
количестве штатных единиц,
размере окладов и тарифных ставок,
а также наличии и размере надбавок.

Здесь же могут содержаться прочие сведения.

На что нужно обратить внимание: если в штатном расписании прописаны и оклад, и различные надбавки, то эти надбавки вы обязаны платить работникам регулярно. Поэтому если в компании существуют нерегулярные выплаты, то в штатное расписание они не вносятся.

3. Кто подписывает и утверждает штатное расписание?

В унифицированной форме стоит руководитель отдела кадров, если такой должности на предприятии нет, то здесь расписывается генеральный директор, а также главный бухгалтер. Если требуется добавить подписи других сотрудников, то можно добавить и их.

В случае, когда ШР получилось достаточно объемным и размещается более чем на 1 странице, то необходимо этот документ прошить и поставить печать.

Вообще в самой форме ставить печать необязательно, но обычно её проставляют сверху таблицы справа. Там, где располагается утверждающая надпись.

Штатное расписание утверждается приказом и хранится на предприятии в течение 75 лет. В ШР могут вноситься изменения либо в виде дополнений, либо в виде утверждения нового штатного расписания для того, чтобы было удобно применять его в работе. При этом нумерация идёт сквозным порядком и не начинается заново с каждого нового года.

4. Ответственность за отсутствие штатного расписания

С одной стороны, форма носит рекомендательный характер, с другой стороны штатное расписание дважды встречается в трудовом кодексе: в статьях 15 и 57. Соответственно Государственная инспекция по охране труда может рассматривать отсутствие штатного расписания как нарушение в области охраны труда и привлекать к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.

Также ШР помогает при решении спорных вопросов, касаемых сокращения штата и наличия вакантных мест.

5. Зачем нужно ШР?

Штатное расписание может пригодиться в следующих случаях:

для отслеживания организационной структуры;
для закрепления штатной численности структурных подразделений и единиц по каждой должности;
для отслеживания системы оплаты труда;
для установки и закрепления размеров надбавок и прочих выплат;
для отслеживания вакансий;
для оптимизации работы и более эффективного использования человеческих ресурсов,

а также для обоснования расходования денежных средств, предназначенных для оплаты труда.

6. Варианты формирования ШР в 1С: ЗУП

Штатное расписание ведется в программе 1С: Зарплата и управление персоналом и предусматривает три способа ведения:

С использованием ШР, но без ведения истории;
Учет без ведения штатного расписания;
Учет с использованием штатного расписания и ведением его истории.

Если используется вариант учета без ведения ШР, соответственно, будет использоваться только справочник должностей и не будет указано с какого периода он применяется.

Сформируется список сотрудников согласно установленным по умолчанию настройкам.

И не будет содержать в себе сведения, необходимые для формирования штатного расписания. В настройках можно выбрать нужные сведения.

Самый простой вариант – это открыть форму штатного расписания и перенести туда данные из сформированного отчета.

Выбранные настройки можно сохранить, чтобы в будущем быстрее формировать подобный отчет.

Следовательно, при следующем изменение в штатном расписании, можно будет быстро найти и сформировать отчет.

9. Итоги создания ШР в 1С: Бухгалтерия 8.3

Когда штатное расписание готово, проверьте еще раз, все ли верно указано. Имейте ввиду, что в фирме могут применяться различные надбавки:

за знание иностранных языков,
за разъездной характер работы,
районный коэффициент,
за выслугу лет и т.п.

После того, как документ распечатан, готовится приказ на утверждение, к которому прилагается сам проект ШР. В тексте приказа должно быть указано: утвердить и ввести в действие с __.__.2020 года штатное расписание с количеством ___ штатных единиц и месячным фондом оплаты труда в размере ___. И, соответственно, приложение к приказу — это само штатное расписание.

Если на предприятии решили изменить, например, оклады сотрудникам, то это изменение должно быть указано в штатном расписании. И, соответственно, вместе с этим должно происходить изменение трудовых договоров, то есть составляются дополнительные соглашения, в которых прописываются изменения условий труда. Нужно учесть, что даже если работники были ознакомлены с приказом об изменении окладов, это не является их согласием на изменение условий труда.

Если происходит уменьшение размера оплаты труда, то здесь происходит ухудшение условий для работников. Соответственно, приказ должен быть издан заблаговременно, и работники должны быть уведомлены за 2 месяца до наступления изменений. Следовательно, должны быть предложены все вакантные должности в организации, если работник отказывается трудиться на новых условиях. Если работник согласен, то оформляется дополнительное соглашение.

10. Заключение

Несмотря на то, что ШР носит рекомендательный характер, по сути, оно является обязательным документом организации. От его составления зависит учет заработной платы, оплата труда работников и расчет налогов и взносов с зарплат. В идеале формированием ШР должны заниматься руководитель и работники бухгалтерии и кадровой службы совместно. В этом случае будут учтены и продуманы все нюансы.

Ведение штатного расписания на предприятии очень удобно. В любой момент можно узнать, ставок единиц всего, сколько занято и сколько требуется. Так же штатное расписание используется в кадровых документах для приема и перевода работников на конкретные штатные единицы.

Рассмотрим пошаговую инструкцию где найти и как создать новое штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП, как внести изменение в уже существующий документ и как изменить оклад сотрудника.

Предварительная настройка 1С ЗУП

Утверждение штатного расписания

Перед вами отобразится форма нового документа. В его шапке укажите организацию, подразделение и месяц, с которого данное штатное расписание вступит в силу.

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Так как ранее у нас уже были утверждены две штатные позиции, табличная часть документа заполнилась автоматически. В случае создание первого утверждения, вам необходимо добавить все необходимые позиции.

При добавлении позиций, так же как и при двойном нажатии левой кнопкой мыши на уже созданную, откроется ее карточка. В ней вам необходимо указать подразделение и должность. Наименование сформируется автоматически и при желании его можно изменить. Так же здесь задается количество единиц и график работы. В нашем случае это пятидневка.

Изменения оклада и плановых начислений

Бывают случаи, когда при создании утверждения штатного расписания была допущена ошибка, либо нужно изменить начисления для какой-то позиции. Все подобные действия можно совершить в ранее созданном документе утверждения.

В открывшемся документе внесите все необходимые изменения и проведите его. Также отсюда можно создать изменение плановых начислений по одноименной кнопке.

В результате создастся новый документ, где указывается, каким сотрудникам какие начисления были назначены. Дата вступления в силу данных начислений указывается в шапке документа.

Как внести изменения в штатное расписание в 1С ЗУП

Принцип заполнения данного документа описывать мы не будем, так как он аналогичен заполнению утверждения штатного расписания.

Отчетность

Программа Зарплата и управление персоналом 3.1 позволяет вести учет штатного расписания (в дальнейшем по тексту ШР) несколькими способами:

1. Без истории изменения ШР

2. Вести учет изменения ШР.

Рассмотрим в каждом из случаев, как происходит изменения ШР, какими документами необходимо это отражать.

1 Способ. Ведение ШР без сохранения истории.

Для учета ШР в программе необходимо включить соответствующую настройку.

Заходим в меню Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания.

Можем включить проверку на соответствие кадровых документов ШР. Данная проверка при проведении кадровых документов в случае нахождения расхождений данных по документам и по данных указанных в позиции будет выдавать предупреждение:

Если история изменения ШР не ведется, то для того, чтобы сформировать новую штатную единицу или внести изменения по текущей необходимо:

для изменения позиции в штатном расписании заходим в текущую карточку позиции и вносим изменения, при этом предыдущие данные будут потеряны;

На примере создадим в организации новую позицию в ШР в производственном подразделении для должности Сторож.

Заходим в раздел Кадровый учет — Штатное расписание.

В справочнике также можно настроить видимость закрытых и не утвержденных позиции. Для этого в нижнем поле справочника необходимо проставить соответствующие галочки:

2 Способ. Ведение ШР с сохранением истории изменения.

Заходим в меню Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания.

Становится не доступна возможность редактирования информации непосредственно в карточке позиции ШР.

Т.к учет ведется через специализированные документы, то в них фиксируется дата внесения изменений, это позволяет в дальнейшем формировать отчет по ШР на определенную дату, где данные будут отражаться в соответствии с действующим на эту дату ШР.

Рассмотрим на примере, как создается новая позиция в ШР и как по ней внести изменения с определенной даты.

Создадим в производственном подразделении позицию для должности Бухгалтер.

Заходим в раздел Кадровый учет — Штатное расписание.

В документе позиции ШР отражаются разными цветами:

зеленый — добавлена новая позиция;

красный — закрыта позиция;

синий - изменения по существующей позиции;

черный — изменений в позицию не вносились.

Мы увидим закрытые позиции, действующие, не утвержденные и помеченные на удаление (возможно были заведены не корректно).

Для того, чтобы просмотреть действующее ШР на определенную дату, воспользуемся отчетом в разделе Кадры — Кадровые отчеты — Штатное расписание (Т-3).

В открывшемся отчете ставим дату на которую необходимо сформировать ШР и в настройках можем установить отбор по подразделению, в нашем примере, это производственное подразделение.

Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций.

*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)

Штатное расписание (далее по тексту ШР) представляет собой внутренний нормативный документ компании, которым закрепляется внутренняя структура юридического лица, утверждается количество сотрудников и должности, которые они занимают. В нем же указывается размер заработной платы сотрудника.

Рассмотрим, как правильно составить штатное расписание.

Что такое штатное расписание

Точного определения этому понятию в нормативно-правовых документах нет. Однако Постановлением № 1 Госкомстата введена в действие форма Т-3 штатного расписания. В этом НПА дается перечень обязательных сведений, которые должны быть указаны во внутреннем документе. Обратите внимание, что в постановлении приведены лишь рекомендации по составлению ШР. Использовать их предприятию не обязательно, ответственность за выбор собственной формы не предусмотрена.

Кроме того, необходимость сам термин и, как следствие, необходимость составления-изменения штатного расписания указаны в таких нормативно-правовых актах:

ТК РФ в статье 15;
ТК РФ в статье 57;
Постановлении Министерства труда № 69, которым регламентирован порядок ведения трудовых книжек сотрудников.

Какие сведения в штатном расписании должны быть?

Данные о структуре компании, штатном составе предприятия и численности наемных сотрудников;
Данные о структуре компании, если она имеется;
Названия должностей и специальностей, которые введены на предприятии, а также указание квалификации сотрудников, которые могут их занимать;
Размер заработной платы по каждой из должности в виде твердого оклада или тарифной ставки при сдельной оплате;
Наличие и размеры надбавок за выполнение наемными работниками своих обязанностей на конкретных должностях;
Иные сведения.

Форма штатного расписания

Как указывалось выше, унифицированная форма штатного расписания введена в действие постановлением Государственного комитета статистики. Документ принят в 2004 году и действует до настоящего времени.

Применять ее не обязательно, однако ввиду того, что форма Т-3 имеет все необходимые реквизиты, ее использовать практически все субъекты предпринимательской деятельности.

Кто должен составлять

ШР на предприятии составляет работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета. Он должен знать особенности составления штатного расписания, чтобы избежать проблем при проверке со стороны контролирующих органов. Но составлять документ рекомендуется до того, как будет заключено трудовое соглашение хотя бы с одним из работников. Поэтому имеет смысл обратиться к квалифицированным юристам в области трудового права, которые помогут подготовить документ.

Попросить для проверки этот документ могут:

Представители Трудинспекции при проверке соблюдения трудового законодательства;
Проверяющие из фонда социального страхования для проверки правильности начисления и уплаты взносов;
Представители П Ф для проверки правильности начисления обязательных платежей;
Инспекторы налоговой службы, если считают, что компанией или предпринимателем неправильно начислены налоговые платежи на зарплату.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Если в компании отсутствует документ, который регламентирует организационную структуру субъекта предпринимательства, виновные несут ответственность в рамках административного законодательства.

Санкции статьи 5.27 предусматривают:

Наложение штрафа на компанию в размере до 50 тыс. рублей;
Наложение штрафа на должностное лицо или предпринимателя в размере до 5 тыс. рублей.

Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам

Требования к штатному расписанию

Постановлением № 1 введены в действие такие рекомендации по составлению штатного расписания:

Документ должен иметь название и название компании, которая его принимает;
В документе рекомендуется указать его номер по ОКУД;
Нужно указать сведения о структуре компании;
Необходимо перечислить должности и специальности, квалификацию сотрудников;
В документе указываются данные о количестве единиц на конкретной должности и их заработную плату.

Ошибки при составлении штатного расписания

Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа:

В документе указываются фамилии и имена работников. Нужны только названия должностей и численность по каждой из них;
В расписание не включены надбавки, которые обязательны согласно действующему законодательству. Например, за работу в условиях Крайнего Севера;
Нет необходимости менять ШР каждый год, если за прошедшее время структура компании и зарплата не менялись;
Необязательно использовать названия должностей в таком же написании, как в действующем классификаторе профессий;
Оклад указывается не в твердой сумме или тарифе, а в виде вилки (например, ЗП от 20 до 40 тыс. рублей). Так делать нельзя.
В ШР указаны условия по отдельным должностям, которые дискриминируют сотрудников или ухудшают условия их работы, установленные ТК.

Как утвердить штатное расписание

Порядок составления штатного расписания предусматривает необходимость его утверждения. Для этого нужно издать приказ, подписанный руководителем юридического лица. Форма приказа не регламентируется, однако в нем явно указывается, что он утверждает конкретное ШР.

Обратите внимание, что утверждать новое ШР каждый год необязательно. Исключение делается лишь в том случае, если дата составления штатного расписания на следующий год установлена внутренней инструкцией. Во всех остальных случаях документ принимается только в случае, если в структуре произошли изменения.

Другие особенности утверждения:

Как внести изменения в штатное расписание

Правила составления штатного расписания требуют внесения изменений в документ в следующих случаях:

Появились новые или были упразднены старые должности;
Названия должностей изменились;
Претерпела изменения внутренняя структура компании;
Поменялся размер заработной платы или тарифы при сдельной оплате труда;
Изменилось количество сотрудников для конкретной должности.

Составляется новое расписание и вводится в действие в обычном порядке. Для этого составляется отдельный приказ.
Вносятся изменения в действующее расписание. Для этого также издается внутренний приказ по предприятию.

Есть также альтернативный вариант: в течение года в расписание вносятся изменения, а в декабре они консолидируются и составляется новое ШР, которое утверждается приказом.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Кроме того, не установлен и предельный срок внесения правок при изменении структуры компании. Однако здесь есть один момент. При приеме на работу сотрудника в его трудовом договоре нужно упомянуть о штатном расписании. Поэтому, если вы планируете расширить штат, нужно заранее позаботиться об изменении ШР.

Читайте также: