Как сделать штатное расписание в 1с

Добавил пользователь Morpheus
Обновлено: 04.10.2024

Как произвести настройку штатного расписания

В дополнение можно указать и другие настройки:

Какой флажок ставить

Для чего флажок необходим

Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию

При оформлении кадровых документов они в автоматическом режиме проверяются, соответствуют ли штатному расписанию. К примеру, анализируется количество свободных ставок.

Ведется история изменений штатного расписания

Сохранение изменений штатного расписания — метод использования полных функций и инструментов документа.

Пользователь получает возможность указать минимальный и максимальный оклады по должности.

Использование разрядов и категорий

Можно уточнять позицию дополнительно к должности через разряд или категорию

У пользователя есть возможность бронировать позиции штатки и количество занимаемых ставок перед приемом работника или при кадровом переводе

Как утвердить штатное расписание

При заполнении документа нужно указать:

месяц начала действия штатки;
день, которым датирован приказ на утверждение штатки;
список должностей с указанием их особенностей.

Как внести изменения в штатное расписание

В таблице документа:

Требуется обращать внимание на цвета текста в документе:

нет цвета — изменений не было;
зеленый цвет — введена новая информация;
синий цвет — информация изменена;
красный цвет — отменены действия по каким-либо данным.

Как проанализировать штатное расписание

Отчетность формируется по утвержденным и незакрытым позициям. Некоторые отчеты целесообразно составлять после приема на работу сотрудников.

В программе можно заполнять такие отчеты:

Что по нему можно проанализировать

Свободные и занятые ставки, отклонения от планового фонда оплаты труда по ним

Занятые, запланированные и вакантные должности (по подразделениям и конкретным позициям)

Изменение состава штатных единиц за определенный период

Начисления позиций штатки

Начисления по позициям штатного расписания и их вклад в фонд оплаты труда

Оклады, надбавки и фонд оплаты труда по штатке

Размеры окладов, доплат и надбавок, графики работы по позициям штатного расписания

Свободные и занятые ставки (без анализа фонда оплаты труда) по компании и конкретным должностям

Перечень работников, занимающих позиции штатного расписания на конкретную дату, забронированные позиции

Как проиндексировать штатное расписание

Штатное расписание в 1С ЗУП – важная часть работы с персоналом на любом предприятии. В этой статье будет рассмотрено как, настроить, утвердить и изменить штатное расписание в 1С ЗУП 8.3.

Ведение штатного расписания в программе позволяет:

принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием);

при приеме и переводе сотрудников автоматически формировать список начислений и их размер, соответствующий выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки;

при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;

проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию;

помимо должности, описывать место работы разрядом (категорией) этой должности;

для подразделения определить, сформировано ли оно или расформировано, для должности — включена ли она в штатное расписание или уже исключена. Благодаря этому можно видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках;

сформировать для печати унифицированную форму Т-3 и другие печатные формы.

Настройка штатного расписания

Ведение штатного расписания в программе настраивается при начальной настройке программы:

Если начальная настройка программы была завершена раньше или вовсе не была произведена, или возникла необходимость изменить настройки кадрового учета и штатного расписания, то необходимо перейти в раздел "Настройка — Кадровый учет":

Если нужна возможность предусматривать в штатном расписании неполные штатные единицы, составлять графики неполного рабочего времени и оформлять кадровые документы (приказы) в отношении сотрудников, работающих на подобных условиях, то необходимо установить флажок "Используется работа по неполной ставке":

Далее переходим к настройке штатного расписания по одноименной ссылке:

флажок "Ведется штатное расписание" установите для возможности ведения штатного расписания по организациям;

флажок "Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию" установите, чтобы при регистрации кадровых документов выполнялась проверка на соответствие их штатному расписанию (наличие в штатном расписании свободных штатных единиц, соответствие размера тарифной ставки, назначаемой сотруднику, размеру начисления, указанному для позиции штатного расписания);

флажок "Ведется история изменений штатного расписания" установите для хранения истории изменения штатного расписания, оформления приказов об изменении штатного расписания. Если ведется история изменений штатного расписания, то все данные о позициях штатного расписания вводятся с помощью документов "Утверждение штатного расписания" и "Изменение штатного расписания". Если флажок не устанавливать, то история изменений штатного расписания вестись не будет, и сведения о его позициях будут заноситься непосредственно в справочник "Штатное расписание";

способ отражения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т-3) настраивается в одноименном разделе путем выбора одного из предоставленных вариантов:Месячный размер в рублях(по умолчанию предлагается данный вариант),Тариф, %, коэфф. и т.д. и Месячный размер и тариф, %, коэфф;

флажок "Использовать бронирование позиций" установите для возможности бронирования позиций штатного расписания и количества занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода. Оформленные брони будут отображаться в отчете "Штатная расстановка". Причем количество дней, по истечении который забронированные позиции будут выделены в отчете красным цветом, можно указать в одноименном поле.

По завершению настроек нажмите кнопку "Применить и закрыть".

Утверждение штатного расписания

Как для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание, так и для отражения его существенных изменений предназначен документ "Утверждение штатного расписания". Данный документ позволяет описать изменения, которые касаются сразу нескольких подразделений и приводят к появлению нового варианта штатного расписания. Вносимые документом изменения относятся к определенному месяцу и действуют с его начала.

Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники "Подразделения" (раздел Кадры — Штатное расписание — Подразделения) и "Должности" (раздел Кадры — Штатное расписание — Должности).

Изменение штатного расписания

После указания подразделения в документе отобразятся текущие позиции по этому подразделению. Каждую позицию можно открыть для изменения либо закрыть по соответствующей кнопке.

Отчеты по штатному расписанию

После ввода и утверждения штатного расписания можно сформировать следующие формы и аналитические отчеты в разделе "Кадры — Кадровые отчеты — Штатное расписание" (отчеты строятся только по действующим позициям, т.е. утвержденным и не закрытым на дату его формирования):

Отчет "Анализ штатного расписания" — аналитический отчет по позициям штатного расписания. Показывает, сколько всего ставок запланировано, и сколько фактически занято. Также показывает, какой ФОТ предусмотрен штатным расписанием, и какой его объем фактически использован. В качестве использованного ФОТ выступает плановый ФОТ по фактически занятым позициям, независимо от того, какой ФОТ предусмотрен плановыми начислениями сотрудника, занимающего эту позицию. В отчете не отражаются временно освобожденные ставки.

Отчет "Начисления позиций штатного расписания" — аналитический отчет по начислениям позиций штатного расписания. В первой таблице отчета отражается вклад начислений в месячный ФОТ (в рублях) по всем ставкам позиций, во второй – исходные значения тарифных ставок и других показателей (процентов, коэффициентов и т.п.).

Отчет "Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию" — представляет штатное расписание в виде таблицы, в строках которой перечислены позиции с указанием количества ставок, а в колонках – месячный ФОТ по одной ставке каждой позиции, а также составляющие этот ФОТ показатели.

Отчет "Заполненность штатного расписания" — отражает состояние штатного расписания (сколько ставок занято и свободно), при этом учитываются временно освобожденные ставки.

Отчет "Изменение штатного расписания" — отражает изменение состава штатных единиц в течение заданного периода.

Отчет "Штатная расстановка" — показывает позиции штатного расписания с указанием занимающих их сотрудников. Также показывает свободные ставки, установив отбор по ним в настройках отчета.

Настройка штатного расписания

Ввод и изменение штатного расписания

Работа в программе без сохранения истории

Ввод и изменения с сохранением истории

Индексация заработка

О штатном расписании бухгалтер небольшой организации начинает задумываться когда поступает требование от налоговой предоставить данные о зарплате или из ФСС, когда оформляет сотруднику пособие и в других похожих случаях.

Штатное расписание в законодательно утвержденной форме Т-3 в 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3, не предусмотрено. Оно предусмотрено в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП).

Вы можете начать работать в программе Зарплата и управление персоналом 8 прямо сейчас. Бесплатный доступ к программе на 30 дней. Или пройдите онлайн курс 1С c более 11 часов видео, доступом к программе, общение с преподавателем по электронной почте и сертификат о прохождении обучения.

Но что с делать, если у вас только 1С:Бухгалтерия, давайте посмотрим.

Оглавление:

Как выглядит штатное расписание

Штатное расписание это кадровый документ. Но даже если у вас в организации или у предпринимателя очень мало сотрудников, то этот документ нужен наравне с другими кадровыми документами, о которых тоже мало кто задумывается до случая.

Штатное расписание форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1. Печатную форму я покажу из программы ЗУП потому, что она полность соотвествует законодательству и вы увидите пример,как оно должно выглядеть в заполненном виде.

Хорошая новость, что вы можете использовать эту форму, а можете и не использовать ее. Потому что форма штатного расписания носит рекомендательный характер. И вы можете создать свою форму или попросту говоря использовать подходящий вариант из 1С:Бухгалтерия 8.

Чтобы доказать органам свою правоту заручимся поддержкой нормативных актов.

В письме Федеральной службы по труду и занятости от 23 января 2013 г. N ПГ/409-6-1 есть пояснение, что “негосударственные организации вправе будут пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно”.

Это и означает, что вы можете использовать свою собственную разработанную форму или собственную самостоятельно выбранную форму из 1С:Бухгалтерия 8.

Прежде, чем искать нужный отчет в 1С:Бухгалтерия выпишем какие данные нам необходимы:

Должности, которые есть в организации. Вы можете называть должности произвольно кроме должностей,которые могут давать право на льготы. У таких должностей название лучше скопировать из стандартов.
Подразделения, если у вас несколько подразделений. Или просто назовите единственное подразделение “Основное”.
Количество штатных единиц – это значит сколько сотрудников вы планируете на каждую должность.
Оклады
Надбавки, если есть. В 1С:Бухгалтерии упрощенный кадровый учет, поэтому надбавок не будет заполняться. Но можете внести руками в табличную часть.
Нужно место для подписи руководителя, так как этот официальный документ должен быть подписан руководителем.

Как видите, конкретных сотрудников в штатном расписании указывать не нужно.

Если названия должностей похожи или условия труда приблизительно одинаковые, то установите одинаковую оплату труда. Это важно, потому что в Трудовом кодексе в статье 22 есть информация о том, что “Работодатель обязан:…обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности”.

Когда вы сформируете само штатное расписание, то к нему обязательно нужен “Приказ об утверждении штатного расписания”. Форма приказа выглядит вот так:

Приказ об утверждении штатного расписания

Где найти в 1С:Бухгалтерия 8.3 необходимые данные для штатного расписания

Как я уже писала выше в программе 1С:Бухгалтерия не предусмотрена печатная форма штатного расписания Т-3 и контроль тоже не предусмотрен. Как сделать, чтобы у вас в базе сохранилась информация о ставках и подразделениях?

Основа для нас это справочник Должности. Если мы добавим в это справочник необходимые реквизиты, то сможем вывести в табличный документ, отредактировать, распечатать и использовать по назначению.

Когда я подготовила всю необходимую информацию в программе для того чтобы сформировать таблицу штатного расписания, то у меня конечно возникли вопросы.

Зачем это нужно? Ведь также сможете в текстовом документе заполнить, сохранить и когда нужно будет распечатать. Ведь при такой настройке программы 1С:Бухгалтерия как сделаю я, все равно мы не добьемся тех преимуществ работы со штатным расписанием, которые получаем в ЗУП? Об этих преимуществах я напишу ниже в этой статье.

Но потом решила, что может кто-то использует возможности дополнительных реквизитов. А этот пример очень показательный как можем использовать возможности 1С для печати разных списков.

Вот такую форму я получила за 5 минут после того как справочник был уже заполненный.

Штатное расписание из 1С:Бухгалтерии. Нужно было немного доработать руками.

Посмотрим как это получилось. Сначала я привела справочник “Должности” к такому виду. Вот так выглядит список справочника “Должности”.

Список справочника должен выглядеть вот так, чтобы потом его можно было вывести на печать.

Чтобы он стал выглядеть вот так нужно было сделать следующие действия:

Установим флажок, чтобы в программе появились “Дополнительные реквизиты и сведения” нужно через меню Администрирование – Общие настройки

Теперь нажмем на гиперссылку “Дополнительные реквизиты”, найдем в дереве слева “Должности” и добавим реквизиты. Должно получиться вот так. Обратите внимание на “Название” и “Тип значения”

Добавление дополнительных реквизитов к справочнику “Должности”

Теперь возвращаемся к справочнику Должности. Зайдем в каждый элемент этого справочника и заполним дополнительные реквизиты.

В разделе Дополнительно заполним новые Дополнительные реквизиты

Теперь заготовим вывод списка должностей. Для этого зайдем в справочник Должности и изменить форму вывода реквизитов справочника. Обратите внимание, что чтобы добавить реквизиты “Подразделение” и “Оклад” нажмите на Ссылка и после этого правой кнопкой добавьте нужный реквизит на форму.

Нам осталось вывести список на печать и отредактировать перед отправкой на печать или сохранение в папке.

Как видите, чтобы вывести таблицу, в которой есть информация для штатного расписания нам понадобилось несколько минут.

Информация будет хранится в базе, при необходимости мы сможем быстро зайти в справочник “Должности” и посмотреть сколько у нас заложено штатных единиц по каждой должности. Этот вариант будет работать если в базе ведется одна организация или должности во всех организациях одинакова или необходимо ввести еще дополнительный реквизит для разделения по организациям.

Но, признаюсь, это только для фанатов 1С:Бухгалтерии, потому что для кадровых документов все таки предназначена программа 1С:Зарплата и управление персоналом и, давайте я покажу как это должно работать.

Как должно работать штатное расписание

С помощью штатного расписания вы можете контролировать:

Какую сумму на оплату труда нужно иметь каждый месяц
Сколько рабочих мест вам необходимо организовать
Информация о рабочих местах необходима каждой организации для проведения обязательной аттестации рабочих мест СОУТ
Из этого документа можно получить информацию о средней зарплате на сотрудника. В последнее время участились случаи приглашения в налоговую, с пояснениями о том, что средняя зарплата ниже среднеотраслевой. Так вот, этим документом можно регулировать количество ставок и сумму оклада. Тоже будет полезна для показа в налоговой инспекции.

Например, у вас сотрудник на 0,5 ставки на 20 000 рублей или на 1 ставке на 20 000 рублей. В этих случаях получается совершенно разная средняя заработная плата.

Программа должна помочь проследить, чтобы и другие документы, например, табель учета рабочего времени, соответствовали заявленным ставкам работы сотрудника.

Список должности в вашей организации можно использовать как список, сколько у вас должно быть подготовлено должностных инструкций. Это тоже обязательные документы для комплекта внутренней документации по трудовому законодательству.
В случае возникновения трудовых споров, этот документ вам будет нужно показывать как документ, показывающий что вы ответственный и грамотный работодатель и сотрудник находился именно на этой должности-вот она в штатном и вот она в трудовом договоре.
Сейчас в эпоху электронных трудовых книжек нужно чтобы были зафиксированы должности, на которые вы будете принимать сотрудников. Это значит еще один плюс в пользу планирования штатных единиц.

Кроме самой формы штатного расписания вам еще могут понадобится отчеты и документы:

Приказ об утверждении штатного расписания, форму я приводила в начале статьи
Анализ штатного расписания – это план-фактный анализ как по ставкам так и по ФОТ

Заполненность штатного расписания

Заполненность штатного расписания в 1С: Зарплата и управление персоналом

И еще очень много кадровых документов. Ниже список отчетов, которые формируются в программе 1С:Зарплата и управление персоналом. Все отчеты или уже настроены или можно настроить даже не обращаясь к программисту 1С. А достаточно или самим изучить настройку или обратиться к специалисту по настройке ЗУП.

Отчет	Описание отчета
Анализ штатного расписания	План-фактный анализ штатного расписания, как по ставкам, так и по ФОТ.
График отпусков (Т-7)	Унифицированная форма Т-7.
Действующие согласия на обработку персональных данных	Действующие на выбранную дату согласия на обработку персональных данных.
Договорники	Сотрудники, на которых оформлены договоры гражданско-правового характера.
Заполненность штатного расписания	Информация о занятых и свободных ставках по штатному расписанию.
Изменение штатного расписания	Изменение состава штатных единиц в течение заданного периода.
Кадровые изменения	Приемы на работу, увольнения, переводы и перемещения между подразделениями.
Контактная информация сотрудников	Контактная информация сотрудников: адрес проживания, телефоны, email.
Коэффициент текучести кадров	Коэффициент текучести кадров, количество уволенных и средняя численность работников.
Личные данные сотрудников	Паспортные данные, ИНН, СНИЛС, дата рождения и прочие личные данные.
Личные карточки (Т-2)	Унифицированная форма Т-2.
Награды сотрудников	Информация о наградах сотрудников и документах их присвоения.
Начисления позиций штатного расписания	Плановые начисления и ФОТ по штатному расписанию с точностью до видов начислений.
Образования сотрудников	Информация об образовании сотрудников, их квалификациях.
Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию	Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию.
Остатки отпусков	Информация об остатках отпусков сотрудников в разрезе рабочих лет.В отчет так же выводится и информация о накопленных сотрудниками днях и часах отгулов.
Остатки отпусков (кратко)	Сводная информация по остаткам отпусков сотрудников.Выводится в разрезе видов отпусков.
Отсутствия сотрудников	Список периодов отсутствия сотрудников с указанием причины, количествакалендарных и рабочих дней.
Потери рабочего времени	Потери рабочего времени в днях и процентах по подразделениям и сотрудникам.Учитываются потери в связи с отпусками всех видов и болезнью работников.
Свод кадровых изменений	Количество приемов, увольнений, переводов с точностью до позицииштатного расписания.
Соблюдение штатного расписания	Сопоставление штатного расписания и фактически занятых позицийштатного расписания. “Перерасход” ставок отображается красным.
Согласия на обработку персональных данных, срок действия которых истекает	Согласия, срок действия которых истекает в заданном периоде.
Составы семей сотрудников	Содержит информацию о составах семей сотрудников, степени родства, возрасте родственников.
Справка об остатках отпусков	Справка по остаткам отпусков сотрудников.
Справки сотрудников	Информация о предоставленных сотрудниками справках.
Стажи сотрудников	Информация по введенным стажам сотрудников.
Трудовая деятельность сотрудников	Трудовая деятельность сотрудников с указанием стажа работы.
Уволенные сотрудники	Список уволенных на заданную дату сотрудников.
Учетная карточка научного работника (Т-4)	Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (Унифицированная форма Т-4).
Фактические отпуска	Проведенные отпуска за заданный период.
Численность и текучесть кадров	Средняя численность, списочная численность, текучесть кадров, количество принятых иуволенных. Возможна разбивка по подразделениям.
Штатная расстановка	Информация о занятых ставках и состоянии сотрудников.
Штатное расписание (Т-3)	Штатное расписание (Унифицированная форма Т-3).
Штатное расписание на подпись	Количество штатных единиц и ФОТ, как по позициям, так и сводно по должностям.
Штатные сотрудники	Список сотрудников, работающих по трудовым договорам с окладами,сведениями об авансе, графиком работы и личной информацией.

Еще программа – это очень полезный инструмент, если вы планируете начислять не просто оклады, а начислять премии и считать их от процента выручки или вообще какие-то непростые системы оплаты труда.

Штатное расписание можно настроить так, чтобы при приеме на работу заполнялась вся информация из штатного расписания. И, если нужной должности и нужной ставки нет, то программ предупредит и вы сможете вовремя привести в соответствие.

Выводы

В программе 1С:Бухгалтерия 8 форма штатного расписания Т-3 не предусмотрена. Настроить можно, но, в целом, не очень удобно.

Если вашей организации или предпринимателю подходит один из следующих пунктов:

стремитесь соблюдать трудовое законодательство
стремитесь иметь меньше проблем с налоговой
растёте
имеете текучесть кадров, а это нормально для растущей организации
хотите иметь нормальный учет кадров и кадровой документации
вы новичок в бухгалтерии
вы профессионал в бухгалтерии

тогда вам необходима программа, кадровый помощник, 1С:Зарплата и управление персоналом – это намного дешевле, чем ваше бесценное время.

Читайте также: