Как сделать шаблон в гугл таблицах
Добавил пользователь Валентин П. Обновлено: 18.09.2024
Скрипты google для автоматизации, создания документов, мини CRM.
суббота, 11 ноября 2017 г.
Генерируем документы в google из шаблона
Порой возникает необходимость заполнения документов данными клиента. Иногда этих документов бывает слишком много. Да и заполнение представляет собой, чаще всего, простую подстановку ФИО в нужном месте документа.
Оказывается процесс заполнения документов можно автоматизировать и мало того можно поручить это самому клиенту.
Представим себе картину - клиент требует договор и счёт на оплату. А мы ему ссылку на google форму где ему необходимо заполнить данные, которые необходимы (включая адрес электронной почты). Скрипт, запущенный в таблицах с ответами, 'анализирует' полученные ответы, в заранее подготовленный шаблон, вставляет необходимые данные, шаблон преобразует в pdf и отправляет полученный файл на электронную почту клиента и на любой другой. И клиент доволен, и нам время не надо тратить на оформление документов. Шик, блеск, красота.
Попробуем создать генератор справок об оформлении подписки на мой блог.
Здесь DATA, NUMBER, ФИО_КЛИЕНТА - служебные поля, которые будут заменяться на данные клиента.
4. Открываем таблицу и пишем скрипт
Получилось 2 функции: spravka - собственно она и генерирует google документ из шаблона, и getPdf - преобразует google doc в pdf и отправляет на почту заполнившего человека. На функцию spravka ставим триггер на отправку формы, на getPdf ставим триггер на каждую минуту.
Почему функций 2? Какой-то глюк google - пока выполняется spravka, генерация pdf документа не происходит так как надо (не происходит замены полей в документе на данные клиента). Вторая функция обходит ответы, генерирует pdf и отправляет на адрес пользователя, заполнившего форму.
Что сейчас необходимо чтобы получить справку на Ваше имя? Заполнить форму, указав Ваш реальный e-mail.
Буду рад ответить на вопросы.
81 комментарий:
Здесь DATA, NUMBER, ФИО_КЛИЕНТА - служебные поля, которые будут заменяться на данные клиента.
Как это реализиовать?
Здравствуйте.
Не совсем понятен вопрос. В скрипте уже всё реализовано.
Здравствуйте!
Использовал ваш урок для попытки создания аналогичного по функционалу решения. Однако у меня не отправляется email, хотя и появляется файл во временной папке, а так же вижу в настройках триггеров выполнение по времени. Не подскажете в чем может быть проблема и куда смотреть.
Здравствуйте.
Для отладки обычно запускаю функцию скрипта вручную, если есть ошибки то об этом будет сообщено.
Пробуйте, у Вас всё получится.
В этом посте поделюсь своим шаблоном для планирования задач в гугл таблицах в виде диаграммы Ганта. Приложу ссылку на шаблон, который можно продублировать на свой диск, и опишу как он работает и как с ним взаимодействовать.
Диаграмма Ганта
Краткая вводная про диаграмму (кто знаком, можете пропустить этот пункт). В стандартном представлении диаграмма представляет собой список задач слева и их графическое представление продолжительности и зависимостей справа.
Состав колонок в шаблоне таблицы
На скрине ниже показано представление диаграммы Ганта в ГТ
Слева представлен список проектов с задачами, справа - продолжительность задач по дням и общее количество дней, выделенное на выполнение задачи.
Далее подробнее о том, какие поля здесь есть и каково их предназначение.
Столбец A содержит флаги, которые могут быть установлены в значения true или false. По-умолчанию, значение ячейки false, но в случае, если задача была выполнена, можно установить флаг в ячейку. Таким образом, если задача была завершена ранее установленного дедлайна, она пропадет из плана в графической части ГТ (далее в посте опишу этот феномен подробнее).
Второй столбец Проект представляет головную задачу, которую мы хотим решить или цель. В данном случае, строки с целями представляют собой ячейки с объединением нескольких столбцов, текст в которых выделен и подчеркнут. А ячейки под смерженной ячейкой могут быть заполнены как майлстоуны, по крайней мере, таково мое видение)
В столбце C содержатся задачи, которые нужно выполнить для достижения цели. Списки задач расположены под головной целью.
Столбец D включает в себя приоритет задач. В данном случае приоритет выставляется автоматически по формуле:
Начиная с колонки G, в шапке таблицы установлены даты. В данном примере один лист ГТ ограничен одним месяцем, но эти даты можно и продлить. Подробнее про механику добавления дат на видео. Кратко: нужно вставить новые столбцы и скопировать последнюю дату в следующие за ней столбцы.
Последняя колонка содержит количество рабочих дней выделенных под задачу. Считается также автоматически.
Графическая часть таблицы
Как было очевидно до сих пор, в таблице содержится большое количество заливок разных цветов.
Все заливки (помимо шапки) осуществляются инструментами условного форматирования.
На видео также видно, как изменение дат влияет на заливку ячеек в области колонок с датами.
В этом и заключена основная идея этого шаблона.
Далее подробнее про значение каждого цвета в ГТ.
В области списков задач и целей есть 4 цвета.
В колонке с приоритетами возможны 3 опции: зеленый, желтый, красный. Они лишь свидетельствуют об уровне приоритета или срочности задачи и соответствуют названиям: низкий, средний, высокий.
В колонках начало и конец представлена более яркая красная заливка, которая свидетельствует о том, что даты для задачи не заполнены или заполнены не полностью. Либо, что дата окончания меньше даты начала. Данная заливка служит сигналом для проверки корректности дат.
В области колонок с датами напротив каждой задачи изображена ее продолжительность по дням.
Здесь также возможны 4 варианта заливки.
Сначала посмотрим на вертикальную заливку.
В столбцах G,H и N,O и так далее заливка бледно-розового цвета свидетельствует о том, что эти даты выпадают на сб и вс. Таким образом, можно увидеть, когда задача попадает на выходные дни и не будет выполняться.
На скрине выше предусмотрено, что задача выполняется в выходной день, так как заливка задачи лежит “выше” заливки викенда. Но возможна обратная ситуация, что предусмотрено на скрине ниже. Посмотрите на картинки и найдите одно отличие)
Следующая вертикальная заливка персикового цвета в колонке AA показывает сегодняшний день. Так мы можем видеть на каком этапе мы находимся на текущий момент, что также может помочь перестроить планы в соответствии с реальной картиной событий и достигнутыми результатами.
Два варианта горизонтальной заливки красного и голубого цвета отражают непосредственное распределение задачи во времени.
Красный цвет - пройденный этап, голубой - текущий и запланированный.
Вернемся к галочкам в колонке A. Как уже упоминалось, флаг в колонке свидетельствует о том, что задача завершена. Посмотрим, как это выглядит на диаграмме.
В строках 26 и 27 у меня расположены две задачи по майлстоуну Chapter 4, где я подразумеваю изучение темы: просмотреть видео-лекции и выполнить упражнения.
Я уже просмотрела лекции, установила флаг напротив этой задачи и готова выполнить упражнения. Я решила их выполнить и по завершению установила флаг, как на скрине ниже.
После установки флага заливка пропала, что значит, что этих задач больше нет в моих планах, не смотря на то, что даты их исполнения установлены на будущий период времени.
Аналогично галочка работает для задач, которые уже были начаты, но вы их завершили раньше назначенного окончания. Пример на скринах ниже в колонке 12.
Заливка пропадает для будущего периода времени (голубой цвет), при этом красная заливка будет продолжаться.
Редактируемые столбцы
Для редактирования открыты столбцы в списке задач, у которых шапка розового цвета. Начиная с дат в шапке внутри ячеек ничего менять не нужно, заливка присваивается автоматически. Можно копировать столбцы с датами, как это показано в видео выше.
На этом описание гайда заканчивается. Если у вас есть вопросы/ предложения/ замечания очень буду рада увидеть фидбек в комментариях. Шаблон гибкий, можно допилить свои хотелки либо предложить в комментах под постом
MS, Libreoffice & Google docs
483 поста 12.9K подписчиков
Правила сообщества
2. Публиковать посты соответствующие тематике сообщества
3. Проявлять уважение к пользователям
4. Не допускается публикация постов с вопросами, ответы на которые легко найти с помощью любого поискового сайта.
По интересующим вопросам можно обратиться к автору поста схожей тематики, либо к пользователям в комментариях
Важно - сообщество призвано помочь, а не постебаться над постами авторов! Помните, не все обладают 100 процентными знаниями и навыками работы с Office. Хотя вы и можете написать, что вы знали об описываемом приёме раньше, пост неинтересный и т.п. и т.д., просьба воздержаться от подобных комментариев, вместо этого предложите способ лучше, либо дополните его своей полезной информацией и вам будут благодарны пользователи.
Утверждения вроде "пост - отстой", это оскорбление автора и будет наказываться баном.
Увы, все эти решения в Экселе не умеют удобно решать 2 задачи: визуализация связей (включая визуализацию типа связи) и автоматический пересчёт сроков задач при изменении одной из них, опять же с учётом связей.
Прошу не воспринимать мой коммент, как хейтерство, просто хочу написать несколько советов)
Объединенные ячейки - самое плохое зло, как для Excel, так и для ГТ. Чтобы их убрать и не потерять условное форматирование, можно добавить туда условие, чтобы раскрашивались только те ячейки, если в столбце В пусто. Например, так:
Формула массива в столбце "Приоритет" - излишняя, так как у Вас нет зависимости от дат для других проектов. Ее можно заменить либо так же вложенными ЕСЛИ, либо, например, такой, если хотите добавить побольше статусов:
=ЕСЛИОШИБКА(ЕСЛИ(C3<>""; ВЫБОР(ЕСЛИ(F3-СЕГОДНЯ()>4;5;F3-СЕГОДНЯ());"Экстрим";"Высокий";"Пора начать";"Еще терпит";"Можно не париться");"");"Просрочено")
такая формула высчитывает значение количества дней максимум 2 раза, а не при каждом "ЕСЛИ", как сейчас
Формула массива в столбце "кол-во дней" тоже излишняя, так будет достаточно:
Вы не поверите, но я только с утра думал о том, как бы нам на работе сделать диаграмму Ганта, а то режим "хватайся вот за это, оно нужно вчера" немного поднадоел, и тут Ваш пост про нее))
Ребята, как эксперимент и демонстрация возможности гугл-докс - изумительный пример, но.
Если проект один - слишком муторно, если проектов много, то:
1. Нужно отслеживать нагрузку на ресурсы,
2. стоимость исполнения работ в зависимости от ст-ти ресурсов
3. Вести балансировку ресурсов
4. Отслеживать отставания и опережения
5 вести учёт рисков
Если сильно заморочиться, то реализовать это в гугл-докс - реально, но очень трудоемко, медленно и сложно в обслуживании
Есть 100500+ систем, как платных, так и нет которые решают большинство этих задача
Это все очень красивая для руководства и абсолютно не работающая в современной жизни водопадная херота
Ха, делал также. Там и столбец сегодняшнего дня автоматически передвигался. Но, на практике не прижилось.
"Приложу ссылку на шаблон, который можно продублировать на свой диск"
что-то не вижу ссылки)
Очень полезная штука и крутая реализация!
Можно ссыль на шаблон?
В после не нашел
Россия стала лидером по количеству запросов в Google с требованием удалить контент
На данные статистики на сайте компании обратила внимание Русская служба BBC. Из них следует, что пик запросов от госорганов России пришелся на 2018 и 2020 годы (за 2021 год статистики пока нет).
Большая часть обращений касалась удаления информации из поисковика и видео на YouTube по темам национальной безопасности и авторских прав.
В отчетах компании, по данным телеграм-канала @сибирьмедиа, говорится, что последние запросы, к примеру, касались видео об участии властей в отравлении Навального, элементах экстремизма, недоверии к статистике по коронавирусу и коррупции в судебной системе Дагестана.
75% запросов были удовлетворены
В Казахстане ограничен доступ к сервисам Google
В Казахстане в воскресенье затруднен доступ к сервисам Google - блокирован не только доступ к сайту поисковика, но и к многочисленным сервисам, включая почту Gmail. Доступ к YouTube есть, но он затруднен - сервис открывается не сразу.
Блокирован также доступ к PlayMarket - сервису приложений для пользователей Android.
Сайт Downdetector, отслеживающий проблемы с доступом к сайтам и сервисам по всему миру, указывает, что у Google в настоящее время нет сбоев. На карте, на которой отмечены жалобы пользователей на проблемы с доступом, указывается, что больше всего их - из Казахстана.
С вечера четверга в Казахстане ограничен доступ к мессенджеру Telegram. Он недоступен через мобильных операторов и интернет-провайдеров. За эти дни доступ к мессенджеру появлялся у пользователей лишь на несколько минут, а затем снова исчезал.
Все сервисы Google и мессенджер Telegram доступны при включенном VPN.
До конца весны 2019 года в Казахстане практически каждый вечер блокировали доступ к целому ряду сервисов, соцсетей и мессенджеров, включая Telegram, Facebook, YouTube. Блокировка совпадала по времени с выступлениями опального бизнесмена и политика Мухтара Аблязова, чье движение ДВК признано в стране экстремистским.
Во время событий в Кордайском районе Жамбылской области в минувшую пятницу на несколько часов в Казахстане была ограничена работа WhatsApp – самого популярного мессенджера в стране.
Про "блокировку" YouTube. Что на самом деле случилось?
Довольно давно я не писал подобные посты, но открытие, которое я сделал, поможет многим разобраться в ситуации с youtube.
Итак, из-за чего сыр-бор?
Вчера многие в нашей стране начали жаловаться на то, что некоторые сервисы гугла недоступны. В том числе и ваш непокорный неслуга. И во всём конечно в первую очередь начали винить РКН с их охотой за телеграмом. В РКН от этого открещиваются и говорят, что youtube не блочили.
Но почему тогда он не работает как минимум у половины российских пользователей?
Я не спешил обвинять Жарова и Ко во лжи и решил немного разобраться и помог мне в этом один известный менеджер прокси. Не буду называть его в целях рекламы (да и чтобы на него внимания не обратили всякие чиновники).
Когда я вбил в список сайтов Youtube, то он по прежнему у меня не открывался, а внизу красовалось, что сайт пытается безуспешно соединиться с каким-то доменом -
Я добавил и его, после чего ютуб благополучно открылся и стал работать (правда, теперь во вкладке "в тренде" теперь всё на французском, или английском, или испанском, или языке другого региона).
Как оказалось, именно на этих доменах и их IP хранится графическая информация с ютуба и некоторых сервисов гугла.
Таким образом, РКН действительно не блокировали YouTube и Гугл, а заблокировали их начинку, без которой они у многих стали глючить. Что сказать - браво! Это всё равно, что заявить: "Я не бил его, он просто ударился о мой летящий в его сторону кулак десять раз".
В общем, виновник всех бед (заблоченный домен) назван , все, кто столкнулся с этой проблемой, смело добавляйте его в списки сайтов для своих прокси и VPN и продолжаете смотреть видео.
Google Таблицы стали основным конкурентом программы Excel от Microsoft. Гугл-таблицы удобно применять в учёбе и работе, ведь в них много функций, которые позволяют решить разные задачи. Мы написали руководство по гугл-таблицам, чтобы вы поняли принцип работы программы и смогли самостоятельно и быстро создавать онлайн-таблицы и по полной использовать их возможности.
Что такое Google Таблицы
Онлайн-сервис для работы с таблицами под названием гугл-таблицы или Google Spreadsheets предназначен для совершения несложных операций с числами и данными. Интерфейс гугл-таблиц похож на программу Excel: такие же столбцы, похожие инструменты и пункты меню. Однако у гугл-таблиц есть несколько важных преимуществ:
- онлайн доступ — вход в гугл-таблицы возможен с любого устройства подключённого к интернету;
- автоматическое сохранение — больше не нужно переживать, что проделанная работа исчезнет, если вы забудете сохранить файл, выключат свет или кто-то нечаянно выключит ваш компьютер. Все изменения, вносимые в документ, автоматически сохраняются и вы в любой момент можете посмотреть предыдущие версии;
- совместный доступ — в гугл-таблицах можно параллельно работать над документом вдвоём или целой командой;
- импорт данных — эта функция нужна для того, чтоб импортировать данные из внешних источников;
- большой набор формул — в гугл-таблицах можно быстро обрабатывать данные и производить вычисления.
Гугл-таблицы помогут в учёбе и работе. С этим инструментом работают студенты, фрилансеры, бухгалтеры, таргетологи, предприниматели и др. В гугл-таблицах удобно планировать финансы, составлять контент-план, вести бухгалтерский учёт, проводить маркетинговый анализ или строить прогнозы.
Как начать работу Google Таблицами
В сервисах Google можно работать не только с электронными таблицами, но и создавать презентации, проводить опросы и совместно работать над текстовыми документами в программе Google Docs
После авторизации откроется главная страница: нажмите на разноцветный плюс в левом углу и создайте свою первую таблицу.
Помимо основного пустого файла, который можно заполнять как угодно, у сервиса есть разные шаблоны для конкретных целей и задач
Теперь можно начинать работу с таблицей — далее расскажем про рабочую область и основные инструменты документа.
Рабочая область в Google Таблицы
Рабочая область сервиса напоминает программу Excel. Тем, кто хоть раз в ней работал будет несложно разобраться и с гугл-таблицами. Вся панель инструментов находится наверху, а большую часть рабочей области занимает разлинованный лист.
При наведении курсора на каждый элемент система подскажет его функцию
Все элементы в таблице интерактивные, а у каждой клавиши есть своя функция. Так, выбрав один из столбцов — для этого нужно нажать на верхнюю ячейку пронумерованную буквой — появится выпадающий список. Из этого списка вы сможете выбрать различные действия: вырезать или копировать, удалить или очистить столбец, настроить условное форматирование, получить статистику и др.
Такой же выпадающий список появится, если вы нажмёте на одну из пронумерованных ячеек в левой части экрана
Ещё одна область, на которую нужно обратить внимание, находится внизу. В одном документе может находиться несколько страниц, чтобы открыть чистый лист нажмите на плюс внизу слева. Также при нажатии на ячейку листа появится выпадающий список действий. Так, если вы ведёте подробную статистику доходов и расходов за месяц, каждую страницу можно посвятить отдельному месяцу — тогда в одной документе у вас сохранятся данные за каждый месяц, между которыми удобно переключаться и сравнивать.
Нажав на ячейку, вы также сможете переименовать лист. В одном документе может быть 192 листа
Как работать с ячейками, столбцами и строками
Любой элемент гугл-таблицы можно добавить, переместить, удалить, скрыть или изменить — это несложно и делается одним нажатием мыши. Если вам приходится работать с большими объёмами информации, то для удобства закрепите строчки, чтобы они были перед глазами.
Открывая совместный доступ, вы можете выбрать разные действия для тех, кто будет работать с документом. Пользователь может только просматривать документ, оставлять комментарии или же вносить правки в таблицу наравне с вами
Если вы переживаете за конкретные данные, но хотите, чтобы пользователи вносили корректировки в другие ячейки, то можете просто ограничить доступ к редактированию конкретного диапазона ячеек.
Перечислим наиболее распространённые:
- Сtrl + пробел — поможет выделить конкретный столбец;
- Shift + прoбел — это сочетание позволит вам выделить определённую строку;
- Сtrl + Enter — так вы сможете заполнить диапазон;
- Сtrl + К — удобный способ, чтобы вставить ссылку;
Эти горячие клавиши подходят только для компьютеров с системой Windows, для MacOS и Linux будут другие сочетания.
Топовую подборку профессиональных курсов по Google-таблицам с нуля
Форматы и форматирование в Google Таблицах
Вы можете установить правило, согласно которому цвет в ячейках будет изменяться или в них будет меняться начертание текста
Вы можете кликнуть по столбцу, в котором расположены даты и установить правило, что все чётные дни – красные, а нечётные – синие. Система автоматически будет окрашивать каждую вновь добавленную ячейку. Это ещё один способ эффективно использовать в гугл-таблицах условное форматирование ячеек.
Но и на этом возможности форматирования не заканчиваются. Недавно в сервис загрузили обновление — теперь пользователи могут выбрать тему для таблицы.
Как сортировать данные в Google Таблице
Фильтры в свою очередь прячут те данные, которые сейчас не так важны. Это удобно, если вы работаете с большим объёмом информации. Так, вы загрузили в гугл-таблицу квартальные отчёты всех отделов вашей компании, но проанализировать вам нужно только данные за последний год, или вы хотите посмотреть публикации по одной рекламной площадке в большом контент-плане. В таком случае просто выбирайте нужный фильтр, а остальные не будут вам мешать.
В сервисе настроить фильтрацию данных двумя способами:
Фильтрация и сортировка помогают работать с большим объёмом данных
Научиться работать с гугл-таблицами помогут курсы из нашей подборки
Топ-4 курсов по обучению работе в Google-таблицах
Сводные таблицы
Эта часть статьи будет актуальна тем, кто работает с аналитикой. Главная задача сводных таблиц — структурирование информации, чтобы можно было впоследствии сделать корректный вывод. В сводных таблицах данные из разных ячеек автоматически выводятся в новы — с помощью заданных заранее формул. Если нужно сделать из 2000 строк отчёт на 20 позиций, то сводные таблицы вам помогут.
Визуализация данных в Google Таблицах
После того, как вы создадите диаграмму появится область, где можно будет отредактировать новый элемент: поменять диаграмму на график, изменить формат, цвет или убрать заголовок
Функции в Google Таблицах
Функции в гугл-таблицах такие же, как и в программе Excel. В онлайн-сервисе можно быстро сложить и умножить разные объёмы данных, а также совершить более сложные вычисления используя математические, инженерные, поисковые, статистические, финансовые и иные виды функций.
Бонусные функции Google Таблиц
Главное преимущество гугл-таблиц — это взаимная интеграция с различными ресурсами. Расскажем, об основных сервисах, с которыми можно взаимодействовать.
Google Формы
Вы можете создать опросник на любую тему: рацион питания, планирование бюджета и др. После того, как пользователи заполнят опросник, вы сможете проанализировать полученные результаты, все данные отобразятся в онлайн-таблице.
Google Analytics
В окне поиска можно изучить и другие дополнения, которые пригодятся в работе
Коротко о главном
Гугл-таблицы — это бесплатный сервис для учёбы и работы, позволяющий быстро обработать большой объём данных, составить отчёты и создать диаграммы и графики. Все данные сохраняются автоматически, к тому же над таблицей могут работать одновременно несколько человек. Интерфейс гугл-таблиц схож с внешним видом Microsoft Excel, поэтому вам будет просто ориентироваться в сервисе.
В гугл-таблицах можно вести бюджет и налоговый учёт, строить прогнозы, проводить маркетинговый анализ или составлять списки дел. Знание гугл-таблиц пригодится маркетологам, дизайнерам, бухгалтерам, аналитикам, студентам, фрилансерам и др. Если вам интересно работать с гугл-таблицами, но вы не знаете в какой профессии применить свои знания, пройдите наш онлайн-тест на выбор профессии и начните заниматься тем, что приносит удовольствие.
УДАЛЕННОЕ ОБУЧЕНИЕ С GOOGLE DOCS УРОК 8: 20 бесплатных бизнес-шаблонов Google Sheets
Как у фрилансеров так и у владельцев безнеса, у нас есть, казалось бы неограниченный список дел, которые нужно делать ежедневно. Мы должны быть готовы быстрыми и легкими способами решать эти дела, чтобы освободить больше времени на то, что нам нравится или на то что мы умеем делать лучше всего.
Электронный таблицы имеют место практически в любом рабочем процессе. Может быть, вам нужно создать бизнес-бюджет, но не знаете, как его структурировать. Или, может быть, вам просто нужно место, чтобы сделать простые вычисления. В любом случае, электронная таблица может быть правильным инструментом для многих заданий.
Этот скриншот ежемесячного бюджета может не иметь линий сетки между каждой ячейкой, но это отличный пример того, как простая электронная таблица позволяет легко отслеживать и понимать ваши финансы.
Встроенный шаблон Google Sheets может помочь вам понять все важные входные данные для рабочего бюджета. В этом уроке я собираюсь поделиться 20 моими любимыми шаблонами Google Sheets, которые вы можете использовать в качестве преимущества.
Для начинающих
Днем я использую электронные таблицы, чтобы помочь компании, в которой я работаю, принимать решения о запуске новых продуктов, потенциальных новых строительных проектах и исследованиях цен. Весь анализ и обзор делается прямо внутри электронной таблицы.
Но это не единственное место, где я использую электронные таблицы. Я также использую их для ежемесячного составления бюджета, планирования контента для Stakhanov.info и других сайтов, а также отправки счетов моим клиентам за мои услуги. Все это можно сделать в Google Sheets , приложении для электронных таблиц, которое вы можете использовать в своем веб-браузере.
Почему электронные таблицы так полезны для многих целей? Вот некоторые из ключевых причин, по которым я думаю, что электронные таблицы являются уникальным инструментом:
- Электронные таблицы структурированы . Они управляются строками и столбцами, которые позволяют легко захватывать данные таким образом, что это имеет смысл.
- Электронные таблицы являются масштабируемыми . При необходимости добавьте дополнительные строки в наборы данных и дополнительные листы в Книгу.
- Электронные таблицы являются гибкими . Они могут быть использованы для чего угодно, от инструмента для отслеживания тренировок до планирования свадьбы, как вы увидите в этом уроке.
Дело в том, что электронные таблицы имеют место почти в каждой цифровой процессе. И в этом уроке я собираюсь дать вам 20 шаблонов Google Sheets, каждый из которых имеет различную цель.
1. Встроенные Шаблоны Google Sheets
В первом разделе этого урока мы сосредоточимся на встроенных шаблонах Google Sheets, которые Google делает доступными для использования с таблицами. Каждый из них является отличной отправной точкой для различных типов проектов.
Галерея шаблонов Google содержит шаблоны для различных целей, которые можно использовать в качестве отправной точки.
Самый простой способ найти эти шаблоны-перейти на домашнюю страницу Google Sheets и нажать на галерею шаблонов. Вы увидите эскизы для каждого из этих шаблонов дизайна Google Drive.
Просто нажмите на один из этих стартовых шаблонов, чтобы начать работу с дизайном. Sheets автоматически создадут копию шаблона и поместят его на ваш диск Google для настройки и редактирования по вашему усмотрению. Давайте посмотрим на десять моих любимых встроенных шаблонов Google Sheets:
1. Счет-фактура
Для фрилансеров или владельцев малого бизнеса счет-фактура является одним из самых важных документов в бизнес-процессе. Он служит в качестве официального уведомления для клиентов, что оплата ожидается.
Регистрируйте важные сведения в шаблоне счета, такие как контактная информация и суммы элементов строки для выполненной услуги
Даже если вы используете платежный сервис, например Яндекс Касса, чтобы получать платежи, он помогает создать официальный шаблон счета, который вы прикрепляете в виде PDF, например.
2. Планировщик дня свадьбы
Ваш главный день должен быть наполнен любовью и счастьем, но время и действия которые ведут к этому дню наполнены планированием и решениями, которые необходимо сделать.
Этот лист планирования свадьбы имеет полный список элементов для планирования и вспомогательных листов для каждой отдельной детали.
Помните, что одна из лучших функций Google Sheets заключается в том, что вы можете пригласить других людей к сотрудничеству с вами в режиме реального времени. Сделайте шаблон Google центральной базой для планирования на день вперед
3. График Смены Сотрудников
Если вы управляете малым бизнесом, вам может потребоваться отслеживать часы, в которые работает ваша команда. Управление неполным рабочим днем сотрудников часто означает перемешиванием их графиков. Что бывает непросто. Разобраться поможет следующий шаблон
Помечайте смены, для которых ваша компания нуждается в сотрудниках, а также сотрудников, которых вы ожидаете, чтобы покрыть ими каждую неделю.
Представьте, что вы используете эту электронную таблицу в качестве центрального файла,который может использовать каждый. менеджеры могут иметь доступ к редактированию и изменению электронной таблицы, в то время как сотрудники могут просматривать расписание, чтобы узнать свои часы.
4. Отслеживание Проектов
Будь то личный проект или что-то важное на вашей повседневной работе, иногда требуется инструмент планирования, чтобы свести все вместе.
Используйте шаблон электронной таблицы Google, подобный этому, чтобы спланировать отдельные части плана проекта.
Этот шаблон электронной таблицы отслеживания проектов является идеальным выбором для решения Вы можете определить проекты, установить сроки выполнения и даже назначить других пользователей электронной таблицы для этой задачи. Помните: Sheets-это все о совместной работе, поэтому не стесняйтесь включать свою команду в эту электронную таблицу.
5. Посещаемость
Вы можете быть учителем или просто принимать участие в мероприятии. В этом случае попробуйте этот шаблон, чтобы отслеживать, кто присутствовал на этом мероприятии.
Этот файл позволяет легко записывать посещаемость для студентов и подсчитывает их записи автоматически.
6. диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта -это еще один отличный инструмент управления проектами, который помогает напомнить вам, над чем следует работать в данный момент.
Отслеживание задач и сроков выполнения, и этот инструмент может помочь вам спланировать то, что должно быть завершено в данный момент времени. Этот формат очень полезен, когда у вас есть проекты с взаимосвязанными шагами, когда вам нужно что-то завершить, прежде чем двигаться дальше.
7. отчет о расходах
Многие компании требуют, чтобы отчеты о расходах были представлены для возмещения средств. Если вы отправились в поездку или даже взяли клиента на обед, вам может потребоваться представить отчет о расходах, чтобы компания вернула вам затраты
Отчет о расходах имеет решающее значение для документирования элементов, для которых требуется возмещение.
Этот шаблон Google Sheets может сэкономить вам время на создание чего-то с нуля и поможет вам убедиться, что у вас есть документация, необходимая для возмещения ваших расходов.
8. плюсы и минусы
Я признаю это: я хронически плохо принимаю решения. Существует слишком много способов взглянуть на большинство ситуаций, чтобы прийти к четкому ответу на лучший выбор правильно пути.
Перечислите плюсы и минусы и важность (вес) каждого, и этот шаблон поможет вам прийти к решению.
9. Календарь на любой год
Нужен быстрый календарь, чтобы распечатать и положить на свой стол? Вы можете фактически генерировать это прямо внутри листов с помощью этого встроенного шаблона электронной таблицы Google.
Первая вкладка этого шаблона - это полный годовой вид, а другие листы предлагают детальные месячные представления.
Шаблон имеет простой полный годовой вид, который вы можете поместить на одной странице. Еще лучше: в этой книге есть отдельные вкладки для отдельных дней в каждом месяце.
10. Состав Команды
Вам, возможно, потребуется составить список членов команды. Этот шаблон Google Sheets позволяет легко регистрировать имена и контактные данные.
Еще раз: это отличное время, чтобы пригласить всех в электронную таблицу и попоросить их добавить свои собственные сведения в список.
2. Со всего света
Google - это не единственный поставщик великолепных шаблонов электронных таблиц Google. Вы можете использовать эту информацию для изучения других способов использования электронных таблиц.
Когда вы откроете эти шаблоны электронных таблиц, вам нужно будет сделать копию и сохранить их на свой собственный диск Google, прежде чем вы начнете вносить изменения и дополнения.
Если шаблон открыт, перейдите в меню Файл > Создать копию >, чтобы создать копию и сохранить ее на свой собственный диск. Это создает отдельную версию от шаблона, с которым вы начали и позволяет настроить его так, как вы хотите.
При открытии шаблонов из других источников выберите Файл > Создать копию > клонировать файл в свой собственный аккаунт Google Drive.
Давайте посмотрим на другие шаблоны Google Drive, которые вы можете использовать, чтобы добавить производительность.
11. Шаблон Балансового Отчета-Smartsheet
В бухгалтерском мире балансовый отчет помогает компании составить список того, чем она владеет (активы) и что она должна (обязательства и собственный капитал владельца .) Это одна из самых важных электронных таблиц, которую компания готовит во время своих финансовых отчетов, так как это полезный показатель здоровья компании.
Балансовые отчеты содержат перечень того, чем компания владеет (слева) и что она должна (справа), и являются важным показателем финансового состояния предприятия.
Это был бы идеальный шаблон Google Sheets для меня во время моих занятий по бухгалтерскому учету в колледже! Даже если вы не используете его для бизнеса, вы можете использовать его для личных финансов, перечисляя свои личные активы и обязательства.
12. Таблица Шаблона Инвентаризации-Smartsheet
Работа с продажей физических продуктов имеет свои собственные проблемы. Самое главное, вам нужно знать, где находится ваш инвентарь в любой данный момент, чтобы вы могли его сосчитать или продать клиенту.
Рассмотрите также возможность подключения этого к другим электронным таблицам, чтобы при записи продаж автоматически настроить инвентаризацию на этом шаблоне электронных таблиц Google.
13. Тренировка По Силовой Подготовке
Следить, чтобы получить хорошую физическую форму? Это действительно помогает отслеживать Ваши последние тренировки.
Эта электронная таблица легко настраивается с помощью ваших собственных деталей тренировки.
14. Отчетная Карточка Социальных Сетей-Буфер
Запуск аккаунтов в социальных сетях для вашего бизнеса немного сводит с ума. Трудно предположить, что будет работать, и что требуется для поддержания следующего на нескольких платформах.
Визуализации, подобные тем, которые генерирует этот лист, значительно облегчают отслеживание производительности вашего аккаунта в социальных сетях.
15. Google Analytics Heatmap-Seer
Google Analytics-это один из самых мощных инструментов для отслеживания того, как пользователи используют ваш сайт. Но иногда там так много данных, что трудно найти ключевые идеи. Вот где конденсированная тепловая карта, так полезна.
Этот шаблон диска Google является чрезвычайно мощным, но требует некоторых настроек, прежде чем вы сможете пожинать плоды.
16. Калькулятор Сокращения Долга-Vertex42
Следите, чтобы погасить свои собственные долги? Это автоматически поможет вам определить, какой кредит погасить в первую очередь и оценивает время, которое это займет.
Введите свои собственные кредиты и кредиторскую задолженность вместе с деталями, а затем выберите метод, чтобы узнать, какой кредит погасить в первую очередь.
Одна вещь, которую я люблю в этом шаблоне Google Sheets, заключается в том, что вы можете изменить метод выплаты; вы можете использовать Метод Снежного кома, когда вы сначала погашаете абсолютный наименьший долг, или выбрать такой подход, как Avalanche, чтобы сначала выплатить более высокие процентные ставки.
17. Приборная Панель Электронной Коммерции - Visible.vc
Если вы запускаете бизнес электронной коммерции, вы можете стать настолько заняты повседневными операциями, что вы можете пропустить, как ваша компания находится в тренде.
Панель мониторинга электронной коммерции может помочь вам сосредоточиться на ключевых показателях, таких как продажи, затраты и прибыль, чтобы вы не пропустили общую картину производительности.
Вот почему приборная панель, которая держит ключевую статистику перед вами, так полезна. Это один поможет вам измерять и наблюдать за финансовыми показателями.
18. SaaS Metrics Dashboard-Кристоф Янц
Кристоф Янц предоставляет множество ресурсов для начинающих компаний, и этот шаблон листов не является исключением.
SaaS-компании фокусируются на ключевых показателях роста, таких как регистрация, новые клиенты и потерянные клиенты.
19. Баскетбол Статистика Шаблоны
Этот шаблон действительно должен быть заполнен своими собственными данными, прежде чем вы сможете увидеть потенциал, но это идеальная электронная таблица Google Drive для отслеживания статистики вашей баскетбольной команды.
20. Интервью Шаблон Электронной Таблицы Google
Если вы когда-либо брали интервью у кандидатов на работу, вы знаете, что вам нужно отслеживать ответы, чтобы помнить, кто выделялся. Этот трекер интервью отлично подходит для этого.
Добавляйте свои собственные вопросы и регистрируйте ответы для каждого кандидата.
Добавьте свои собственные вопросы для интервью, а затем регистрируйте ключевые ответы, чтобы вы могли запомнить кандидатов.
Подводите итоги И Продолжайте Учиться
В этом руководстве представлены некоторые из моих любимых шаблонов Google Drive, которые вы можете использовать для быстрого начала разработки своих электронных таблиц с помощью шаблонов. Использование шаблона для разработки электронной таблицы помогает понять ключевые части, необходимые для организации текущей задачи.
Хотите прочитать позднее, сохраните к себе на стену в социальной сети или просто поделитесь с друзьями.
Читайте также: