Как сделать эцп на заместителя директора

Добавил пользователь Дмитрий К.
Обновлено: 18.09.2024

В организации планируется кадровый документооборот на внутреннем портале (заявления работников об оформлении отпусков, запрос документов, связанных с работой, ознакомление с кадровыми приказами). Какой электронной подписи работнику в этом случае будет достаточно: простой, неквалифицированной или квалифицированной? В каких документах между работниками и работодателем указать условие об использовании электронной подписи?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Если в локальном нормативном акте работодателя будет регламентирована возможность направления и получения документов (заявления работников об оформлении отпусков, запрос документов, связанных с работой, ознакомление с кадровыми приказами) через кадровый документооборот на внутреннем портале в системе ЭДО, то это допустимо.

Использование электронной подписи в кадровом документообороте внутри организации необходимо оформить локальными нормативными актами. Это может быть регламент (приказ) о порядке учета, хранения и использования электронной подписи. В случае принятия данных актов и ознакомления с ними сотрудников организации документы, подписанные электронной подписью, будут признаваться равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

В локальном нормативном акте работодатель определяет, какой вид электронной подписи используется: простая электронная подпись, усиленная неквалифицированная электронная подпись, усиленная квалифицированная электронная подпись.

Обоснование вывода:

Как следует из положений п. 2 ст. 160 ГК РФ, электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, ее использование допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом и иными правовыми актами или соглашением сторон. В настоящее время вопросы использования электронной подписи, в том числе в трудовых отношениях, урегулированы Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) и Трудовым кодексом (глава 49.1). Более того, сейчас на законодательном уровне ярко выражена тенденция развития именно ЭДО: смотрите Федеральный закон от 24.04.2020 N 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой".

Для внедрения электронного кадрового документооборота работодателю необходимо разработать и утвердить документы, которые сделают процедуру использования электронной подписи легитимной.

В организации должен быть принят локальный нормативный акт - регламент участников электронного взаимодействия. В этом документе необходимо указать, что в компании используется электронный документооборот и действия работника в системе электронного документооборота несут юридические последствия. Здесь же описывается вид электронной подписи, принятый в организации. Работники должны быть ознакомлены с данным регламентом, что должно подтверждаться собственноручной "живой" подписью.

В дополнительных соглашениях к трудовому договору необходимо прописать порядок обмена электронными документами для текущих сотрудников, а при приеме новых работников включать согласие в трудовой договор.

Хотим обратить внимание, что Трудовым кодексом РФ установлены случаи, когда работники должны быть ознакомлены с документами под подпись.

В силу ст. 68 ТК РФ работодатель обязан при приеме работника на работу (до подписания трудового договора) ознакомить под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Приказ о приеме на работу, приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под подпись (ст. 68, ст. 193 ТК РФ). Ознакомить работника под подпись необходимо и с приказом о прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ).

Под подпись работник должен быть предупрежден о прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия (ст. 79 ТК РФ), о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников (ст. 180, ст. 292, ст. 296 ТК РФ).

Работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (ст. 86 ТК РФ).

О времени начала отпуска работники также должны быть извещены под подпись (ст. 123 ТК РФ).

Инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под подпись ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочной работы (ст. 99 ТК РФ), от работы в выходной или нерабочий праздничный день (ст. 113 ТК РФ).

Полагаем, что и в этих случаях факт ознакомления, уведомления работников в системе электронного документооборота должен подтверждаться электронной подписью работника. В противном случае (в отсутствие соответствующего бумажного носителя) работодателю будет сложно доказать, что работник уведомлен (предупрежден, извещен) об определенных событиях или ознакомлен с приказами работодателя, другими документами.

Остальные кадровые документы, распоряжения работодателя не требуют ознакомления с ними работников под подпись. Это касается, например, графика сменности (работы), графика отпусков, расчетных листков, служебного поручения.
На наш взгляд, поступление подобных документов в раздел "Ознакомление" в СЭД и (или) размещение на корпоративном портале документов и информации является надлежащим уведомлением и ознакомлением работников с их содержанием независимо от подтверждения электронной подписью.

Отметим, что в правоприменительной практике не сформировалось единого подхода по вопросу применения системы электронного документооборота.

Довольно часто на такую возможность указывают представители Роструда (смотрите, например, ответы на вопрос 1, вопрос 2 с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").

Так, например, одни суды при введении в организации системы электронного документооборота считают надлежащим ознакомлением работника с приказами (распоряжениями) работодателя поступление таких документов в систему (определение Орловского областного суда от 29.03.2019 N 33-751/2019, определение Московского городского суда от 14.09.2018 N 4г-10976/2018, определение Санкт-Петербургского городского суда от 11.08.2015 N 33-11593/2015).

Также в судебной практике имеются примеры признания правомерности такого порядка ознакомления работников с локальными нормативными актами (смотрите, например, решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани Республики Татарстан от 16.01.2014 N 2-1091/14, определение Приморского краевого суда от 06.03.2014 N 33-1126).

Есть пример, когда ознакомление работника с копией приказа об увольнении, переданной с помощью технических средств, признано допустимым (смотрите определение Московского областного суда N 33-8606/2014).

Но есть и противоположные примеры, которые указывают, что электронный документооборот допускается только с дистанционными работниками (смотрите, например, определение Пермского краевого суда от 07.08.2019 N 33-8084/2019). Аналогичное мнение можно встретить и среди консультаций Роструда (смотрите, например, вопрос-ответ с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Электронный документооборот в кадровых вопросах (И. Ульянова, журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 9, сентябрь 2020 г.);

- Электронный кадровый документооборот: настоящее и будущее (В. Александрова, журнал "Трудовое право", N 7, июль 2018 г.);

- Внедрение электронного кадрового документооборота: сущность, риски, возможности (Т.А. Вартаньянц, В.П. Старокожева, журнал "Социально-трудовые исследования", N 1, январь-март 2019 г.).

27 октября 2021 г.

С 1 января 2022 года изменится порядок получения ЭЦП (электронно-цифровой подписи) – от организации получать ее смогут только руководители.

Другие сотрудники как физические лица должны приобрести личную электронно-цифровую подпись, чтобы использовать ее для подписания документов (например, накладных, актов, договоров и т.д.). При этом придется использовать электронную доверенность от руководителя.

Доверенность должна быть подписана электронно-цифровой подписью юридического лица.

К чему такие изменения?

Изменения в законе приурочены борьбе с мошенничеством и безопасности данных – Приказ Федеральной службы безопасности Российской Федерации от 4 декабря 2020 г. № 555.

Государство планирует плавный переход от коммерческих удостоверяющих центров к единой государственной услуге по выдаче ЭЦП, которую будет оказывать ФНС России.

Что делать уже сейчас?

Для замены сертификата ЭЦП вам необходимо:

Обратите внимание!

Где можно будет получить ЭЦП?

Руководители органов государственной власти смогут получить ЭЦП в Федеральном Казначействе, а руководители коммерческих предприятий и индивидуальные предприниматели (ИП) — в ФНС и доверенных аккредитованных удостоверяющих центрах, причем уже с 1 июля 2021 г.

При себе необходимо иметь токен (флешку), на которую будет помещена ЭЦП.

Просто оставьте заявку и получите ЭЦП в течение 48 часов.

Документы, которые вам понадобятся:

свидетельство о государственной регистрации предприятия;
выписка из ЕГРЮЛ, взятая не позднее чем за 30 дней до подачи заявления;
свидетельство о постановке на учет в налоговой;
паспорт сотрудника, который будет использовать ключи;
приказ о назначении гендиректора, если подпись будет присвоена директору организации;
доверенность на другое уполномоченное лицо и список возложенных на него обязанностей, если подпись присваивается другому должностному лицу.

Обратите внимание!

1 января 2022 года закончится срок действия квалифицированных сертификатов ЭЦП, выданных коммерческими аккредитованными центрами, а также сертификатов, выданных сотрудникам для сдачи налоговой отчетности.

Это значит, что до 1 января руководителям организаций и сотрудникам необходимо получить новые сертификаты электронно-цифровых подписей для работы.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

С 1 июля 2021 года изменили правила оформления электронной подписи (ЭП). Раньше ее выдавали удостоверяющие центры и взимали плату за услугу — за универсальную электронную подпись предприниматели платили от 4000 ₽. Теперь ЭП можно бесплатно получить в налоговой инспекции. Рассказываем, куда нужно обратиться и какие документы подготовить.

Что изменилось в правилах оформления ЭП

Порядок аккредитации удостоверяющих центров (УЦ). До 1 июля 2021 года электронную подпись можно было получить только в аккредитованном УЦ. Пройти аккредитацию могли компании с уставным капиталом в 7 миллионов рублей и получившие одобрение Министерства цифрового развития. Процедура была несложной, поэтому в России работало более 400 УЦ.

С 1 июля 2021 года власти ужесточили требования к аккредитации: уставной капитал компании должен составлять 1 миллиард рублей, у нее должна быть безупречная деловая репутация. Кроме этого, удостоверяющему центру до конца 2021 года нужно пройти двухэтапную проверку Правительственной комиссии.

На сайте Министерства цифрового развития опубликован список УЦ, которые прошли аккредитацию по новым правилам. В опубликованный перечень входит ФНС.

Место оформления. До 1 июля 2021 года в аккредитованном удостоверяющем центре можно было получить электронную подпись на любого сотрудника.

После 1 января 2022 года место оформления ЭП, будет зависеть от того, кто ее получает.

Сотрудники, которые могут подписывать документы от лица компании, например, генеральный директор и главный бухгалтер смогут получить электронную подпись в операционном зале ИФНС. Кроме этого, они могут получить подпись в офисе доверенного лица ФНС — это организация, которая работает от имени налоговой.

Сотрудники, которые подписывают документы по доверенности, например, логист или снабженец должны обращаться в коммерческий УЦ.

Руководители бюджетных организаций — в УЦ Федерального казначейства.

Кредитные организации и операторы платежных систем — в УЦ Центробанка.

Важно: бесплатно получить электронную подпись в операционном зале ИФНС могут только сотрудники, действующие от имени компании без доверенности, например, генеральный директор и главный бухгалтер. Если ЭП нужна сотруднику, который подписывает корпоративные документы по доверенности, ее получают в коммерческом УЦ. Услуга платная.

Стоимость услуги. До 1 июля электронную подпись можно было получить только за деньги. В среднем универсальная ЭП стоила 4000 ₽. В стоимость входила оплата услуг УЦ и USB-токен — цифровое устройство с защитой, на которое записывают электронную подпись.

После 1 июля порядок оформления через коммерческие УЦ остался платным. Если оформляете электронную подпись у доверенного лица ФНС, тоже придется заплатить. Например, за оформление базовой ЭП в УЦ Сбербанк придется заплатить от 2500 ₽, за универсальную — от 6600 ₽.

В налоговой электронную подпись можно получить бесплатно. Однако с собой нужно принести USB-токен, чтобы налоговики записали на него ключ электронной подписи. Какой нужен токен и где его купить, расскажем ниже.

Срок действия. До 1 июля ключ ЭП действовал 12 месяцев. Этот же срок действителен для электронной подписи, полученной после 1 января 2022 года. В течение переходного периода — с 1 июля по 31 декабря 2021 года — срок действия ЭП зависит от УЦ, который ее выдал.

Если УЦ пройдет аккредитацию до конца 2021 года, то электронная подпись действует 12 месяцев. Например, удостоверяющий центр выдал ЭП 31 мая 2021 года, и 1 сентября 2021 года он прошел аккредитацию по новым правилам. Электронная подпись действительна до 31 мая 2022 года. Новую ЭП руководитель может бесплатно получить в ФНС, рядовой сотрудник — в прежнем удостоверяющем центре.

Если УЦ не пройдет аккредитацию до конца 2021 года, то электронная подпись действует до 31 декабря 2021 года. Например, удостоверяющий центр выдал ЭП 31 мая 2021 года, но аккредитацию не прошел. Электронная подпись действительна до 31 декабря 2021 года.

Как получить ключ ЭП в налоговой

Авторизоваться на сайте ФНС. Чтобы получить электронную подпись, нужно подать онлайн-заявление на сайте ФНС. Услуга доступна только для авторизованных пользователей. Авторизоваться можно двумя способами.

Авторизоваться через логин и пароль — их нужно получить в налоговой. Необходимо взять с собой паспорт.

Авторизоваться через Госуслуги.

Записаться на получение ЭП. Записаться на получение электронной подписи нужно через личный кабинет налогоплательщика.

Уведомление подтверждает, что ваше заявление получено
Ответ на заявление обычно приходит в течение 10–15 минут. В пятидневный срок заявителю нужно записаться на прием в любое отделение ФНС. Если пропустит срок, заявление придется подавать повторно.

Купить USB-токен. На обычную флешку электронную подпись записать нельзя — нужен специальный цифровой носитель.

Токен, сертифицированный ФСТЭК России или ФСБ России.

Ключевые носители формата USB Тип-А, в частности: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta-2 SE (JaCarta-2 PKI/ГОСТ/SE), JaCarta LT, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta-2 PKI/ГОСТ, JaCarta PKI, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ — эти форматы поддерживает удостоверяющий центр ФНС.

Получить ЭП. В день выдачи электронной подписи руководителю нужно лично прийти в то отделение ФНС, которое он выбрал, когда записывался на прием. С собой необходимо принести:

паспорт;

СНИЛС;

флешку;

сертификат, подтверждающий, что токен соответствует требованиям налоговиков.

Важно: следующую подпись можно будет получить через личный кабинет налогоплательщика. Посещать ИФНС не придется.

Как работает электронная подпись

Для дальнейшей работы с электронной подписью нужен корневой сертификат от налоговой. Его можно скачать по гиперссылкам, которые мы указали ниже. Корневой сертификат устанавливают на рабочий компьютер или ноутбук. Для юрлиц и ИП действуют разные сертификаты:

Новые правила получения электронной подписи в 2022 году.
Где получать электронную подпись после 1 января 2022 года.
Подписи, выпущенные УЦ, которые не проходили аккредитацию по новым требованиям, прекратили свое действие 31 декабря 2021 года. Что делать?
Как получить Электронную подпись в 2022 году на руководителя и на сотрудника.
Как получить ЭП на сотрудника ЮЛ/ИП или физическое лицо в 2022 году

Новые правила получения электронной подписи в 2022 году

С 1 января 2022 года в 63-ФЗ внесены изменения в процесс получения электронной подписи.
ЭП, выпущенные УЦ, которые не проходили аккредитацию по новым требованиям, прекратили свое действие 31 декабря 2021 года.
В этой статье разберем, где получать электронную подпись в 2022 году и как ее применять в информационных системах при сдаче отчетности или работе с ЭДО.

Где получать электронную подпись после 1 января 2022 года

Про электронные подписи для государственных информационных систем и электронных площадок: ЕГАИС, СМЭВ, Росреестр, ГИИС ДМДК, ФРДО, Честный ЗНАК расскажем далее.

Для каждого нового сценария подготовили инструкции, как получать ЭП.

Подписи, выпущенные УЦ, которые не проходили аккредитацию по новым требованиям, прекратили свое действие 31 декабря 2021 года. Что делать?

Изменения 63-ФЗ поделили ЭП на два вида:

выпущенные не АУЦ до 01.07.2021. Прекратили свое действие 31.12.2021 и их нужно перевыпускать;
выпущенные после 01.07.2021 аккредитованными по новым правилам УЦ продолжают работать весь срок действия, но не позднее 31.12.2022. Пример: ЭП выпущена АУЦ на 15 месяцев 01.11.2021, такая подпись проработает вместо 15 месяцев до 31.12.2022.

Как получить Электронную подпись в 2022 году на руководителя и на сотрудника

Как получить ЭП на руководителя ЮЛ/ИП в УЦ ФНС в 2022 году

Что нужно для получения ЭП в ФНС

Руководителю ЮЛ/ИП взять с собой оригинал паспорта и СНИЛС. Важно! УЦ ФНС выдает ЭП только на руководителей.
Взять сертифицированный USB-токен (подробнее)

Что нужно для настройки и работы с ЭП УЦ ФНС

Потребуется лицензия СКЗИ Крипто ПРО CSP. Купить ее можно на у нас.
Настроить электронную подпись от УЦ ФНС для работы с программами, сайтами и порталами. Можно сделать по нашей инструкции или обратиться за этой услугой к нам.

Как получить ЭП на сотрудника ЮЛ/ИП или физическое лицо в 2022 году

Тут схема получения не изменилась по сравнению с 2021 годом.

Оформляете заявку на нашем сайте.
Оплачиваете счет на получение подписи.

Проходите идентификацию у нашего представителя или в центре идентификации.
Получаете готовую подпись на свое рабочее место.

Подробнее, как это работает в наших продуктах, рассмотрим далее.

Как проверить, работает ли электронная подпись в 2022 году или нет

Подробнее писали в этой статье, а пошаговая инструкция доступна здесь.

Что такое МЧД и что нас ждет еще в 2022 году

С 1 марта 2022 года можно будет применять МЧД в системах, которые успеют подготовиться. Для себя понимаем, что это пилотное внедрение.
С 1 марта по 31 декабря 2022 года вводится переходный период по МЧД. Компании могут по желанию перейти на новую схему работы: получить сертификат физлица в аккредитованном УЦ и при его применении использовать электронную доверенность (МЧД).
До 31 декабря 2022 года остается возможность использования ЭП сотрудников, выдаваемых по старым правилам, в которых указан ИНН компании и ИНН ФЛ. Применять вместе с ними МЧД не требуется. Такие сертификаты АУЦ смогут выдавать до конца 2022 года. Подписи, выданные АУЦ на руководителей ЮЛ/ИП и сотрудников ЮЛ/ИП с указанием ИНН ФЛ, действуют до конца 2022 года.
С 1 января 2023 года схема работы изменится: можно будет работать с ЭП на руководителя ЮЛ/ИП или с ЭП, выданной на ФЛ (на сотрудника) и МЧД.

С 1 января 2023 года работать с ЭП на ЮЛ и указанием ИНН ФЛ сотрудника будет нельзя. То есть к этой дате клиентам необходимо получить сертификат физлица и при его применении прикладывать МЧД.

Поэтому в течение 2022 года сотрудникам важно перейти на новую схему работы и получить сертификат физического лица в АУЦ.

Кто такие ДЛ УЦ ФНС

В рамках этой статьи мы уже несколько раз сталкивались с термином ДЛ УЦ ФНС. Расшифровывается как Доверенные лица Удостоверяющего центра ФНС. Это ограниченный список компаний, которые получили от ФНС разрешение на выпуск электронных подписей на руководителей ЮЛ/ИП от имени УЦ ФНС.

Список действительно ограниченный. На 31 декабря 2021 года статус ДЛ УЦ ФНС получили:

Ожидаем расширение этого списка в 2022 году до 6 организаций — это также крупнейшие Банки РФ.

ДЛ УЦ ФНС за счет охвата отделениями по РФ призваны расширить количество адресов, где можно получить ЭП на руководителя ЮЛ/ИП.

Как будут работать продукты Астрал с новыми ЭП в 2022 году

Астрал Отчет 4.5

Астрал Отчет 5.0

К кому обращаться за помощью, если непонятно, как получить и настроить ЭП

Часто задаваемые вопросы

Общие

Где взять инструкции по получению ЭП в ФНС?

Инструкции опубликованы в базе знаний: ссылка. Там же будут появляться новые инструкции по работе с ЭП в 2022 году.

Какие носители необходимо использовать для записи ЭП в ФНС

УЦ ФНС записывается ЭП руководителя ЮЛ/ИП только на USB-токены, сертифицированные ФСТЭК России или ФСБ России. Наиболее популярные USB-токены:

Рутокен Lite, JaCarta LT;
Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta-2 SE для ЕГАИС.

Любой из них можно купить у нас.

Как работать уполномоченным представителям

А если организаций ведем 5/10/100 или еще больше, то как работать, когда ЭП нужна и директору, и бухгалтеру, и при этом ЭП УЦ ФНС не копируется? Решение:

На помощь придет МЧД. Но позже, с 1 марта 2022 г.
Выпустить ЭП на сотрудников с доверенностью. Такая возможность есть до конца 2022 г.

1С-Отчетность

Как будет работать 1С-Фреш? Что с облачной подписью?

Облачные ЭП, выданные в 2021 году, продолжат работу до конца срока действия сертификата, но не позднее 31.12.2022.

Как будет работать 1С-УП (уполномоченный представитель)

Появилась возможность использовать для абонентов УП подписи, выданные УЦ ФНС. Сейчас продление лицензии 1С-УП возможно без замены подписи у абонента УП — это новый сценарий работы.

Астрал-ЭТ

Для работы с ЕГАИС используется квалифицированная электронная подпись, полученная либо на руководителя ЮЛ и ИП в УЦ ФНС, либо на их сотрудников в аккредитованном по новым правилам удостоверяющем центре (АУЦ). В случае если у организации несколько торговых точек, работать с одной ЭП руководителя будет неудобно, так как УЦ ФНС выпускает неизвлекаемые сертификаты. В этом случае выходом может быть получение сертификатов для ЕГАИС в АУЦ на сотрудников организации.

Подробнее о работе с ЕГАИС в 2022 году можно почитать в нашей статье.

Про электронные подписи для ЕГАИС, Росреестра, ФРДО и другие: где их получать?

Для уполномоченных лиц подведомственных (бюджетных) учреждений, для работы с Росреестром, ФРДО и прочими государственными порталами и торговыми площадками с 1 января 2022 года сертификат необходимо получать в УЦ Федерального Казначейства. Исключения составляют порталы, не требующие для работы сертификатов с обязательным указанием ИНН организации. В этом случае квалифицированную подпись на физическое лицо можно получить в аккредитованных по новым правилам УЦ (АУЦ).

Как получить ЭП для ГИИС ДМДК?

Руководители ЮЛ и ИП смогут оформить такие КЭП в УЦ ФНС. Требования к сертификатам для регистрации на ГИИС ДМДК отличаются от стандартных: срок действия сертификата по требованиям портала должен составлять 10 лет. На текущий момент нет информации, может ли УЦ ФНС выпускать подобные сертификаты. ЭП для сотрудника организации всё так же можно получить в АУЦ.

Как с 1 января 2022 года работать с торговыми коммерческими площадками?

Считается, что ЭП, выпущенная УЦ ФНС универсальна и подходит для работы со всеми торговыми площадками. Это так, но на текущий момент:

не все торговые площадки отказались от использования объектных идентификаторов (OID) для доступа к функциональности площадки;
площадки, отказавшиеся от OID, с сертификатом УЦ ФНС предоставляют ограниченный доступ. Для того чтобы принять участие в закупках, пользователю требуется платно зарегистрировать сертификат на площадке и приобрести дополнительные тарифы. Такие услуги для сертификатов УЦ ФНС будут оказывать в том числе и аккредитованные удостоверяющие центры.

Подробнее со схемами работы с торговыми площадками по новым правилам вы можете ознакомиться в нашей статье.

Астрал Отчет 4.5

Когда будет реализована работа с МЧД?

Ориентируемся к дате старта работы МЧД — 1 марта 2022 года.

Астрал Отчет 5.0

Как будет работать облачная подпись в Астрал Отчет 5.0?

Подписи, выданные в 2021 году, продолжат работу до конца срока действия сертификата, но не позднее 31.12.2022. Новые облачные подписи с 01.01.2022 временно выдаваться не будут.

Оформление ЭЦП при смене директора: пошаговая инструкция по новым правилам

Пошаговая инструкция получения ЭЦП на нового управленца

По новым правилам необходимо совершить следующие действия:

Шаг 1. Подготовьте документы для налоговой инспекции:

приказ о назначении или коллегиальное решение;
форма Р13014 для ФНС, которую заверяют у нотариуса (бланк утвержден приказом ФНС № ЕД-7-14/617@ от 31.08.2020).

Шаг 2. Обратитесь в ФНС и внесите изменения в ЕГРЮЛ.
Шаг 3. Определитесь с областью применения нового сертификата (для сдачи отчетности, участия в тендерах и т. п.).
Шаг 4. Подайте заявку на изготовление цифровой подписи в ФНС или в аккредитованный удостоверяющий центр. По новым правилам с ЭЦП физлица можно электронно подать заявление на смену директора. С 01.01.2022 допускается подписание рабочей документации личной ЭП физлица, но только при наличии специальной электронной доверенности. С 01.07.2021 ФНС и доверенные организации предоставляют КЭП для юрлиц, ИП и нотариусов бесплатно.
Шаг 5. Подготовьте пакет документов для оформления сертификата в соответствии с требованиями центра:

паспорт, ИНН и СНИЛС управленца;
документы, которые подтверждают его полномочия, — устав, приказ о назначении (решение или протокол);
выписку из ЕГРЮЛ;
заявление на оформление сертификата.
Шаг 6.Получите КЭП на нового руководителя на съемном носителе. При смене лица, обладающего правом подписи от имени организации, использовать КЭП предыдущего руководителя запрещено. Для дальнейшей работы придется оформить новую ЭЦП. По новым правилам:

за первой подписью в ФНС руководитель приезжает сам (это необходимо для удостоверения его личности);
представитель по доверенности не вправе получить первую КЭП для руководства;
для последующих ЭП разрешено дистанционное удостоверение личности — через действующую ЭП или по биометрическим данным (п. 25 приказа ФНС № ВД-7-24/982@ от 30.12.2020);
для получения первой КЭП руководителю необходимо взять в ИФНС:

паспорт;
СНИЛС;
защищенный носитель с сопроводительной документацией на него.

Помните! Уведомить ИФНС о смене директора, необходимо в течение 3 рабочих дней.

Действия с ЭП в зависимости от ситуации

ЭП нового директора еще не оформлена, но необходимо срочно утверждать документы:

определите, кто должен подписывать ЭЦП при смене директора;
используйте для подписи документов сертификат сотрудника, который наделен правом второй подписи (например, зам. директора);
оформите ЭП по срочному тарифу УЦ, аккредитованного по новым правилам.
Если в организации директор умер, то необходимо подать заявление об отзыве ЭЦП, указав причину такой процедуры. Затем следует назначить сотрудника, который обладает временным правом подписания документов (пока не назначат нового руководителя), и оформить ему ЭП физлица.

Напоминаем, что с 01.01.2022 сотрудники и уполномоченные лица используют личную подпись, как для рабочих, так и для личных документов (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ от 27.12.2019).

Возможные риски использования старой ЭЦП при смене директора

Банковские риски. В случае списания денежных средств со счета организации (ООО) с помощью ЭЦП бывшего гендиректора убытки компания возместить не сможет. Согласно закону об электронной подписи, и исходя из типовых договоров с банками, риски, связанные с нарушением конфиденциальности ЭП, несет клиент.
Участие в госзакупках. Если подписать госконтракт ЭП бывшего руководителя, то по факту получится подписание контракта неуполномоченным лицом. Компания может попасть в реестр недобросовестных поставщиков.
Взаимодействие с налоговой. Декларации, подписанные неуполномоченным лицом, ИФНС может не признать. А отсюда последуют штрафы, пени, налоговые санкции.
Компрометация ЭП. Подпись должна быть отозвана и заблокирована в день снятия полномочий не только в интересах компании, но и для безопасности бывшего гендиректора. Совершенные с такой ЭП действия могут быть признанными мошенническими.

И это, к сожалению, не все негативные последствия, которые могут ожидать организацию.

Мария Вергаскина Вергаскина 2021-11-27T05:23:15+00:00 27 ноября, 2021 | Комментарии к записи Оформление ЭЦП при смене директора: пошаговая инструкция по новым правилам отключены

Читайте также: