Как сделать чтобы outlook не скачивал все письма с сервера

Добавил пользователь Евгений Кузнецов
Обновлено: 18.09.2024

При работе с почтовыми клиентами по протоколу POP3 нужно учитывать тот факт, что большинство из них имеют свойство удалять письма с сервера после их получения. Это грозит тем, что при работе с одним и тем же адресом электронной почты на разных компьютерах можно обнаружить отсутствие писем во входящих. Поэтому, существует необходимость оставлять письма на сервере. Для этого нужно настроить клиент электронной почты определенным образом. Одним из таких клиентов является Microsoft Outlook 2010 входящий в состав пакета Microsoft Office 2010.

Как перестать сохранять отправленные электронные письма

Чтобы запретить Microsoft Outlook сохранять копии отправленных писем, откройте Файл> Параметры.

Если вы просто хотите, чтобы Outlook перестал сохранять отправленные электронные письма, это все, что вам нужно сделать.

Если вы хотите, чтобы почтовый клиент сохранял отправленные вами электронные письма в другую папку, вам необходимо создать правило, которое сообщит ему об этом.

Как сохранить отправленные электронные письма в другую папку

В Microsoft Outlook щелкните Главная> Правила> Управление правилами и предупреждениями.

Напоминаю у сотрудника установлен MS Outlook 2013, и вот как это выглядит в нем.

Первым делом я полез разбирать логи Windows, так как если есть ошибка, то она там записывается. Мне не удалось там, что либо обнаружить. Начинаем проверять настройки самого аутлук.

Проверяем профиль на предмет повреждения или ошибок в нем, как это делать читайте по ссылке слева. Если после исправления ошибок, проблема сохранилась, то пробуем следующий метод.
Проверка индексации Outlook, во многих случаях, проблема кроется в этом.

Если вам не помогли данные манипуляции и ваш аутлук, все так же пытается получить кучу старых писем, то попробуйте сделать вот что. У вас в большинстве случаев настроен POP3 протокол и ваши письма сохраняются, как копии на сервере, вот там то мы их и перенесем в архив. У меня почтовый сервер Zimbra. Переходим в папку входящие или в ту, куда у вас сыпятся письма. Обратите внимание у вас есть папка архив.

С помощью сочетания горячих клавиш CTRL+SHIFT+A вы выделяете все письма и нажимаете кнопку "Архив"

Все начинается процесс переноса, после чего ваш аутлук перестанет загружать старый мусор.

MS Outlook 2016: загрузка всех писем общего ящика

Если необходимо найти (отобразить) письмо более ранней даты (возрастом более года), то в настройках ящика нужно задать соответствующий параметр.

Для этого нужно выполнить следующие действия:

В программе MS Outlook необходимо перейти по кнопке "Файл" — на странице "Сведения об учетной записи" нажать кнопку "Настройка учетных записей" и выбрать пункт "Настройка учетных записей…":

В открывшемся окне будет отображен список всех ящиков, подключенных в программе Outlook.
Здесь нужно выбрать строку с адресом своей корпоративной почты и нажать кнопку "Изменить":

Затем нажать кнопку "Далее" и "Готово".
Теперь нужно полностью закрыть программу MS Outlook и снова ее открыть.

При установке специализированного ПО на компьютер потребуется определенный набор действий по инсталляции и настройке почтового клиента. Данные, хранящиеся на сервере локального почтового клиента, доступны в режиме офлайн в любое время, в том числе по сети эзернет.

Исторически наиболее популярными и известными почтовыми клиентами являются приложения The Bat! и Microsoft Outlook. Продукт компании Майкрософт редко используется в частных целях, получив наибольшее распространение при решении задач построения корпоративной IT-инфраструктуры. В то же время настройка MS Outlook для индивидуального использования не представляет особой сложности.

Модификации Outlook и альтернативные почтовые клиенты

Локальные почтовые сервисы обладают широким набором дополнительных функций с возможностью практически неограниченной настройки, а также взаимодействуют с пакетом сторонних приложений. Бесплатная почта, размещенная на стороннем сервере, предоставляет большую свободу клиенту, но в то же время снижает ответственность провайдера услуги. Известно немало случаев, когда злоумышленники получали доступ к персональным данным огромного количества email-аккаунтов, находящихся на серверах известных почтовых веб-регистраторов. Локализация базы данных на собственном оборудовании дает возможность индивидуальной настройки внутренней и внешней политики безопасности, а также обеспечивает практически стопроцентную гарантию от взлома.

Наиболее популярными почтовыми программами для Windows являются:

Opera Mail;
Mozilla Thunderbird;
Koma-Mail;
SeaMonkey;
The Bat!

С января 1997 года в составе приложений MS Office поставляется почтовый клиент под названием Outlook. Существует несколько вариантов почтовых продуктов, которые не следует путать между собой: Outlook, Outlook Express, Windows Live Mail и Почта.

Для почтового сервера Microsoft Exchange Server приложение Outlook может использоваться как отдельно, так и выступать в роли клиента. Данный функционал расширяет возможности корпоративного использования, позволяет создавать общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планировать и резервировать время общих встреч, согласовывать документы. Интеграция приложений служит платформой для организации сложного документооборота и программирования дополнительных функций при помощи пользовательских плагинов и скриптов.

Личный опыт. Пользоваться MS Outlook я начал более 15 лет назад. Вначале установил его как почтовый клиент взамен неплохого, но менее функционального приложения The Bat!. Программа с годами совершенствовалась и стала незаменимым помощником в решении многопользовательских управленческих задач. В день приходилось обрабатывать несколько сотен входящих писем от клиентов, партнеров и сотрудников, находясь в постоянных поездках. Количество одновременно подключенных почтовых аккаунтов достигло двух десятков. Синхронизация с мобильным устройством позволяла ничего не забывать, где бы я ни находился. Несколько раз я восстанавливал годами наработанные контакты, переписку и остальную информацию, предусмотрительно сохраненную в виде архивных файлов на сторонних носителях. Могу твердо сказать, что среди всех программных продуктов Microsoft приложение ассистентского уровня Outlook является одним из наиболее удачных.

Настройка подключения бесплатных почтовых сервисов в Outlook

Рассмотрим на практических примерах последовательность действий по подключению к MS Outlook существующих электронных ящиков, созданных в наиболее популярных почтовых сервисах. Вне зависимости от релиза Аутлук и выбора почтового сервиса, существуют общие требования, которые следует учесть перед началом настройки:

На последние параметры следует обратить особое внимание. Протокол SMTP используется для отправки почты. Варианты выбора настройки TCP\IP-соединения для получения корреспонденции имеют существенные отличия. Подключение по протоколу POP3 создает безусловную синхронизацию, при которой все письма автоматически перенаправляются в локальное хранилище на вашем компьютере, на сервере же они помечаются как прочитанные либо удаляются. Протокол IMAP позволяет управлять входящей почтой прямо на сервере – с его помощью можно отметить письмо как прочитанное и произвести другие действия. При этом по протоколу IMAP письма будут всегда оставаться на сервере и каждый раз загружаться заново как неполученные.

В случае индивидуального использования почтового сервиса более подойдет POP3. Если к ящику имеют доступ несколько пользователей, то лучше выбирать IMAP-протокол.

Личные данные в виде названия почтового ящика и пароля вы создаете самостоятельно при регистрации. Настройки протоколов IMAP/POP и SMTP предоставляются провайдером. На сайтах почтовых сервисов они доступны в соответствующих справочных разделах.

Настройка работы с Яндекс.Почтой в Microsoft Outlook

Если вы выбрали IMAP, определите способ авторизации:

портальный пароль — ваш пароль на Яндексе;
пароль приложения — более надежный пароль, требующий дополнительной аутентифик ации.

В следующем окне настройки выбираем протокол IMAP или POP3, исходя из индивидуальных задач по обработке входящей почты. Смотрим на сайте параметры – для Яндекса они записываются так:

Вот так можно подключить к Outlook несколько почтовых аккаунтов путем создания новых учетных записей.

Особенности настроек Outlook и почтовых сервисов

Общий принцип последовательности действий при подключении альтернативных аккаунтов онлайн-почты принципиально не зависит от версий программы Аутлук. В релизах разного года выпуска могут присутствовать отличающиеся названия в параметрах настройки и немного другой интерфейс.

Подключение к Outlook почты Gmail

Далее последовательность действий такая же, как при подключении почты Яндекс. Параметры для настройки IMAP-соединения указаны на сайте Гугл.

Если вы удачно подключили почту Яндекс или Гугл к Outlook, то настроить синхронизацию с Мэйл.ру не составит труда. Для понимания альтернативных возможностей воспользуемся протоколом POP3 вместо IMAP.

Создаем новую учетную запись электронной почты в Outlook. После введения адреса и пароля не забываем выбрать ручную настройку.

Возвращаемся в окно настроек, проверяем правильность введенных данных. Устраняем неточности записей, после чего проверка дает положительный результат.

Поздравляем! Еще один виртуальный почтовый ящик локализован на вашем компьютере и доступен для дальнейшего использования в приложении MS Outlook.

Обзор дополнительных возможностей Outlook

Храните важные дела в Задачах, добавляйте в поле записей ссылки на файлы, текстовые фрагменты, картинки, url-адреса сайтов и многое другое.

Синхронизируйте Outlook с мобильным устройством – все запланированные встречи всегда будут под рукой, а контакты сохранятся как на ПК, так и смартфоне. Скачайте приложение для смартфона и пользуйтесь возможностями сервиса в любом месте.

Существенным отличием программного почтового клиента от виртуальных сервисов является расположение самого ПО и динамической базы данных на локальном компьютере или сервере. Каждая учетная запись Outlook создает файл личных папок с расширением .pst, который по умолчанию находится по пути C:\Users\UserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Это позволяет легко копировать и бэкапить информацию любым доступным способом. В случае необходимости файл с данными может быть подключен к вновь созданной учетной записи в любой версии Outlook, в том числе установленной на стороннем компьютере. Вся информация и настройки приложений на последнюю дату записи будут сохранены.

В самой программе предусмотрена возможность создания архивов базы данных, в том числе в автоматическом режиме.

Даже в случае глобальной аварийной ситуации, когда могут быть уничтожены данные на компьютере или утерян доступ к виртуальному email, достаточно запустить Outlook и восстановить подключение учетной записи к зарезервированному файлу .pst. Вся переписка, данные календаря и контакты снова будут доступны.

Новые функции Outlook 2019

Компания Microsoft постоянно совершенствует свой продукт, добавляет к нему новые пользовательские функции. В последнем релизе MS Outlook 2019 доступны новые возможности:

Не помните, в каком именно послании находится важная информация? Нет проблем, ведь Outlook имеет многоуровневую систему поиска по всем мыслимым параметрам, в том числе и по содержанию вложений к письмам.

Хотите узнать прогноз погоды? Встроенный метеоцентр покажет погоду на несколько дней вперед.

Заключение

Интеграция со встроенными и внешними приложениями Windows позволяет быстро переносить и обрабатывать отдельные файлы, созданные в различных программах. При отсутствии подключения к интернету сохраняется возможность работать с письмами, в том числе исходящими, которым назначается отложенная отправка. Как только произойдет соединение с виртуальным почтовым сервером, автоматически начнется обмен входящей и исходящей корреспонденцией.

Получение почты по протоколу IMAP сохраняет письма на сервере. Это удобно при коллективном использовании общего корпоративного почтового аккаунта несколькими сотрудниками компании. Письма можно получать при подключении к серверу одним пользователем на разных устройствах.

Полный функционал MS Outlook востребован для построения сложных информационных систем корпоративного уровня. Но и при частном использовании Outlook значительно облегчит процесс обработки корреспонденции, предоставит дополнительные возможности организации и планирования личного времени. Согласитесь, намного удобнее один раз запустить приложение и получить доступ ко всем возможным почтовым сервисам. Нет необходимости открывать браузер, авторизовываться в отдельных вкладках на каждом сайте, где есть личный аккаунт, изучать и производить настройки в зависимости от правил виртуального почтового сервиса. Даже в режиме офлайн остаются доступными Календарь, Задачи и Контакты.

Возможность установить бесплатное приложение MS Outlook на мобильное устройство еще более упрощает использование данного приложения в личных целях. При этом политика Майкрософт в этом плане довольно толерантна – к приложению можно подключить не только учетную запись MS, но и аккаунты Google, Яндекс и т.д.

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Примечание: Вы можете проверить, используете ли вы учетную запись IMAP, выбрав Параметры учетной записи " файл _Гт_" _Гт_ настройки учетной записи.

Выберите Файл > Параметры > Почта.

На вкладке Файл выберите Настройка учетных записей > Настройка учетных записей.

Выделите учетную запись IMAP и нажмите кнопку Изменить.

Выберите Файл > Параметры > Почта.

На вкладке Файл выберите Настройка учетных записей > Настройка учетных записей.

Выберите учетную запись, не являющуюся учетной записью Exchange, а затем нажмите кнопку Изменить.

В диалоговом окне Настройки электронной почты Интернета откройте вкладку Отправленные.

Щелкните Сохранять отправленные элементы в следующей папке на сервере, разверните список папок, а затем выберите папку.

Чтобы выбрать пользовательскую папку для сохранения отправленных элементов, щелкните Сохранять отправленные элементы в следующей папке на сервере, а затем выберите Новая папка или Дополнительные папки.

В меню Сервис выберите пункт Параметры, откройте вкладку Настройки и нажмите кнопку Параметры почты.

В меню Сервис выберите команду Настройка учетных записей.

Выберите учетную запись, не являющуюся учетной записью Exchange, а затем нажмите кнопку Изменить.

В диалоговом окне Настройки электронной почты Интернета откройте вкладку Папки.

1. Чтобы выбрать папку для сохранения отправленных элементов, выберите вариант Выбрать существующую папку или создать новую папку для сохранения отправленных элементов этой учетной записи.

2. Щелкните папку, в которой следует сохранять отправленные элементы, или нажмите кнопку Создать папку.

Выберите вариант Выбрать существующую папку или создать новую папку для сохранения отправленных элементов этой учетной записи, разверните список папок и щелкните нужную папку. Обычно используется папка Отправленные в файле данных для выбранной учетной записи.

Примечание: Сначала необходимо убедиться, что вы подписались на папку Отправленные , чтобы она отображалась в диалоговом окне Параметры электронной почты Интернета , как описано в шаге 4. Сведения о том, как подписаться на папки учетной записи IMAP, можно найти в разделе Ознакомьтесь с разделом.

Недавно я настроил Outlook 2007 для использования с IMAP. Я проверил вариант сохранения отправленной почты, но я заметил, что отправленное письмо не сохраняется. Любые идеи, почему это может быть или как включить его?

EDIT: У меня есть дополнительная информация. Я нашел отправленные письма. Они сидят на локальной машине в папке "Личные папки" в папке "Отправленные". Итак, вопрос должен быть следующим: Как изменить Отправленные элементы из хранилища в этой папке для хранения в папке с папкой IMAP?

ИЗМЕНИТЬ 2: Я задал правильный вопрос здесь: Как переключить по умолчанию файл IMAP?

3 ответа

Инструменты – & Настройки учетной записи – > (ваша учетная запись IMAP) – > Дополнительные параметры- > Folders- > (выберите предпочтительную папку)

Я недавно настроить Outlook 2007 для использования с IMAP. Я проверил возможность сохранения отправленной почты, но я заметил, что отправленная почта не сохраняется. Любые идеи, почему это может быть или как его включить?

EDIT: у меня есть больше информации. Я нашел отправленные письма. Они находятся на локальном компьютере в личных папках в папке "Отправленные". Таким образом, вопрос должен быть: как изменить отправленные элементы, хранящиеся в этой папке, на хранение в отправленном IMAP расположение папки?

в Инструменты > Настройки учетной записи (я думаю, но у меня есть 2010 сейчас так не 100% уверен, на 2007 место прямо сейчас), проверьте вкладку файлы данных для различных магазинов в использовании, выберите "IMAP" (Exchange?) один и установить по умолчанию usgin кнопку для этого.

Инструменты->Настройки->Аккаунт(учетную запись IMAP)->дополнительные настройки->папки->(выбрать папку)

его возможно, что его сохранение исходящей почты в папке "Отправленные" на сервере IMAP в отличие от локальной папки отправленные в outlook.

Читайте также: