Как сделать численность сотрудников

Добавил пользователь Валентин П.
Обновлено: 18.09.2024

Как заполнить сведения об изменении численности, а также неполной занятости работников в связи с распространением коронавирусной инфекции:

Зачем нужен оперативный мониторинг занятости

Введение карантина и самоизоляции в условиях тяжелой эпидемиологической ситуации из-за распространения коронавируса привело к резкому оттоку клиентов у предприятий и вызвало нехватку средств на выдачу зарплаты. Если в начале карантина работников переводили на удаленный режим, объявляли простой с сохранением средней оплаты, то после продления самоизоляции все чаще работодатели отправляют сотрудников в неоплачиваемые отпуска или увольняют. Уровень занятости россиян резко упал, увеличилось количество безработных.

Для анализа сложившейся ситуации на рынке труда и возможного оказания помощи работодателям Минтруд обязал службы занятости собирать и передавать сведения об изменении численности работников во время коронавируса в Федеральную службу по труду, особенное внимание уделяя компаниям, входящим в перечень системообразующих организаций российской экономики. Информация о принятии необходимых мер для снижения напряженности на рынке труда размещена в письме Минтруда №16-2/10/В-2328 от 25.03.2020. Новый отчет о сотрудниках с апреля 2020 вводится приказом №152 от 24.03.2020.

Кто сдает и какие сведения

Для осуществления оперативного контроля за рынком труда Минтруд обязал службы занятости наладить информационное взаимодействие со всеми работодателями, которые сокращают численность сотрудников, переводят в режим неполной занятости, дистанционной и т.п.

Прежде чем разбираться, как подать сведения о количестве сотрудников работающих и неработающих, перечислим данные об изменении в количестве работников. Нужно проинформировать о сотрудниках:

на неполном рабочем дне;
в отпуске без сохранения заработной платы;
уволенных с введением карантина;
в простое;
переведенных на дистанционный режим;
планируемых к увольнению;
если есть задолженность по зарплате.

Инструкция по работе с сервисом сбора информации о численности сотрудников для работодателей

Необходимо предварительно зарегистрироваться на портале госуслуг, если у вас нет аккаунта.

5. Выбрать роль → Владелец → Сохранить.

Личный кабинет создан.

Далее заполняйте все поля открывшейся формы.

В форме обязательны для заполнения все поля, кроме отчества. Сначала выбирайте регион, если у предприятия имеются филиалы, заполняйте данные по каждому отдельно.

1. Общие сведения о юрлице:

название;
форма собственности;
код ОКВЭД;
организационная форма;
ОГРН, ИНН.

3. Данные заявителя:

4. Заполните информацию об изменении численности и задолженности по зарплате.

5. Подать сведения.

Данные вносятся на постоянной основе, при изменении актуализируются.

Ответственность

Работодатели привыкли, что любое нарушение сдачи отчетности грозит санкциями, и спрашивают, обязателен ли для заполнения новый отчет в Минтруд по порталу Работа в России. Пока таких решений нет. Ответственность за оперативный сбор и передачу сведений Минтруд возложил на региональные службы занятости. Они обязаны:

Особое внимание требуется обратить на ситуацию с занятостью в системообразующих организациях российской экономики (по прилагаемому перечню), они обязаны формировать отчет в Роструд в 2020 году ежедневно.

Письмом от 17.06.2021 № БС-4-11/8511 ФНС России довела до сведения нижестоящих ИФНС позицию Минфина России из письма от 26.02.2021 № 03-15-07/13523. В документе шла речь об отражении в расчете по страховым взносам вновь созданной организации, осуществляющей деятельность в ИТ-отрасли, сведений о среднесписочной численности работников. Это важно для правомерного применения пониженных тарифов по страховым взносам.

Изложенная в письме № 03-15-07/13523 информация касается российских компаний, которые (подп. 3, 18 п. 1 ст. 427 НК РФ):

осуществляют деятельность в области ИТ;

разрабатывают и реализуют разработанные ими программы для ЭВМ, базы данных на материальном носителе или в форме электронного документа по каналам связи независимо от вида договора и (или)

оказывают услуги (выполняют работы) по разработке, адаптации, модификации программ для ЭВМ, баз данных (программных средств и информационных продуктов вычислительной техники);

устанавливают, тестируют и сопровождают программы для ЭВМ, базы данных (далее – первая группа страхователей);

осуществляют деятельность по проектированию и разработке изделий электронной компонентной базы и электронной (радиоэлектронной) продукции (далее – вторая группа страхователей).

При этом экономические субъекты из первой группы должны иметь:

документ о государственной аккредитации организации, осуществляющей деятельность в области ИT;

свидетельство о регистрации в качестве резидента технико-внедренческой или промышленно-производственной особой экономической зоны.

Субъекты из второй группы должны быть включены в реестр организаций, оказывающих услуги (выполняющих работы) по проектированию и разработке изделий электронной компонентной базы, электронной (радиоэлектронной) продукции.

Перечисленные страхователи в текущем году могут использовать пониженные тарифы страховых взносов. Совокупный размер взносов составляет 7,6 % (подп. 1.1, 8 п. 2 ст. 427 НК РФ), в том числе 6,0 % – это взносы на ОПС, 1,5 % – на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, 0,1% – на ОМС. Чтобы воспользоваться пониженными тарифами, показатели по численности работающих сотрудников и доле доходов таких организаций должны соответствовать:

у первой группы страхователей – значениям, приведенным в пункте 5 статьи 427 НК РФ;

у второй группы страхователей – значениям, приведенным в пункте 14 статьи 427 НК РФ.

При этом показатели по численности работников определяются по-разному для субъектов:

которые вновь образовались в текущем расчетном периоде по страховым взносам и

которые функционировали до 1 января 2021 года.

Для вновь созданных в расчетном периоде страхователей среднесписочная численность работников за расчетный (отчетный) период должна составлять не менее 7 человек.

Для работающих на начало текущего года страхователей показателем является средняя численность работников за девять месяцев года, предшествующего году перехода организации на уплату страховых взносов по пониженным тарифам, предусмотренным:

подпунктом 3 пункта 2 статьи 427 НК РФ (для первой группы страхователей);

подпунктом 8 пункта 2 статьи 427 НК РФ (для второй группы страхователей).

И значение среднесписочной численности должно было быть в этот момент также не менее 7 человек.

Средняя численность работников организации представляет собой совокупность:

среднесписочной численности работников;

средней численности внешних совместителей;

средней численности лиц, выполнявших работы по договорам ГПХ.

Средняя численность:

внешних совместителей исчисляется в соответствии с порядком определения средней численности лиц, работавших неполное рабочее время;

лиц (включая иностранных граждан, лиц без гражданства), выполнявших работу по договорам ГПХ, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг, за месяц исчисляется по методологии определения среднесписочной численности. Эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия этого договора независимо от срока выплаты вознаграждения. За выходной или праздничный (нерабочий) день принимается численность работников за предшествующий рабочий день (Указания по заполнению форм федерального статистического наблюдения, утв. приказом Росстата от 27.11.19 № 711).

Среднесписочная численность работников рассчитывается на основании списочной численности, которая приводится на последнее число отчетного периода.

Среднесписочную численность работников рассчитывают на основании ежедневного учета списочной численности работников, которая должна уточняться на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении действия трудового договора (контракта). Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, явившихся и не явившихся на работу.

В списочную численность работников включают наемных работников, работавших по трудовому договору и выполнявших постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавших собственников организаций, получавших заработную плату в данной организации.

включаются в списочную численность, приведен в пункте 77 указаний;

не учитываются в списочной численности, – в пункте 78 указаний.

Рассчитанная согласно указаниям Росстата среднесписочная численность страхователя за июль составила 5 чел. (4,96 чел. (14 чел. х 11 дн: 31 дн.)).

Лица, работавшие неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором, штатным расписанием или переведенные с письменного согласия работника на работу на неполное рабочее время, при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени.

Среднесписочная численность работников:

за квартал определяется как частное от деления совокупности среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации в квартале на 3. При этом согласно указаниям в знаменателе всегда будет 3 независимо от того, работал ли субъект все три месяца квартала или же неполный квартал;

за период с начала года по отчетный месяц включительно – как частное от деления совокупности среднесписочной численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, на общее число месяцев этого периода. Опять же указания требуют использовать в знаменателе общее число месяцев периода, за который определяется рассматриваемый показатель, независимо от того, все ли месяцы работал страхователь в этом периоде или только часть из них.

Уточним условие примера. Те же 14 человек исполняли свои трудовые функции на рабочем месте в августе и сентябре. У страхователя не было лиц, отсутствующих на рабочем месте, но указанных в перечне по их включению в списочную численность.

Среднесписочная численность страхователя за август и сентябрь – 14 чел. ((14 чел. х 31 дн: 31 дн.) = (14 чел. х 30 дн: 30 дн.), где 31 и 30 – количество календарных дней в августе и сентябре).

Среднесписочная численность работников за год определяется как частное от деления совокупности среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года на 12. При этом в знаменателе всегда будет 12 независимо от того, работал ли страхователь все месяцы года или же неполный год.

Уточним, что в октябре, ноябре и декабре у страхователя работали все те же 14 человек. Лиц, отсутствующих на рабочем месте, у страхователя не было.

Среднесписочная численность страхователя за октябрь, ноябрь и декабрь – 14 чел. ((14 чел. х 31 дн: 31 дн.) = (14 чел. х 30 дн: 30 дн.) = (14 чел. х 31 дн: 31 дн.), где 31, 30 и 31 – количество календарных дней в октябре, ноябре и декабре).

С учетом этого значение среднесписочной численности страхователя за 2021 год составит 6 чел. (6,25 чел. (5 чел. + 14 чел/мес. х 5 мес.): 12).

Из примера 1 видно, что вновь образованная в июле 2021 года организация, в которой с момента ее регистрации и до конца календарного года работало 14 человек, при следовании указанию Росстата по определению среднесписочной численности работников не могла бы воспользоваться пониженными тарифами страховых взносов, поскольку среднесписочная численность работников за отчетный период 9 месяцев 2021 года и расчетный период 2021 год составляла менее 7 человек (4 7, 13> 7), страхователь может воспользоваться приведенными выше пониженными тарифами страховых взносов при условии одновременного выполнения еще двух условий, о которых было сказано ранее.

Для вновь образованных страхователей логично было бы уточнить также алгоритм определения среднесписочной численности работников за период с момента государственной регистрации до конца месяца регистрации, ведь не исключена вероятность, что использование положений указаний не позволит страхователю воспользоваться пониженными тарифами страховых взносов.

Среднесписочная численность страхователя за июль равна 3 чел. (2,84 чел. (8 чел. х 11 дн. : 31 дн.)), за август и сентябрь – 8 чел. ((8 чел. х 31 дн. : 31 дн.) = (8 чел. х 30 дн. : 30 дн.), где 31 и 30 – количество календарных дней в августе и сентябре).

Среднесписочная численность страхователя за 9 месяцев 2021 года составит 6 чел. (6,33 чел. (3 чел. + 8 чел. + 8 чел.) : 3). И это не позволит страхователю воспользоваться пониженными тарифами страховых взносов при выполнении двух оставшихся необходимых условий.

Среднесписочная численность

В среднесписочную численность (ССЧ) включают только тех работников, которые оформлены по трудовым договорам.

Так в расчет ССЧ попадает постоянный персонал, сезонные и временные работники, а также собственники предприятия, которые получают зарплату.

Внешних совместителей в ССЧ не включают.

Чтобы подсчитать ССЧ за нужный период (например: квартал, полугодие), сначала рассчитывают ССЧ за каждый месяц.

ССЧ за месяц рассчитывают так:

суммируют численность персонала за каждый день месяца (включая выходные, праздники и нерабочие дни);
делят полученный результат на количество календарных дней в месяце.

Количество работников в выходные (праздничные, нерабочие) дни считается равным списочной численности в предшествующий рабочий день.

Если работник уволился в пятницу, то его исключают из подсчета численности со следующего дня.

Данные для расчета списочной численности берут из табелей учета рабочего времени.

В списочную численность не включают (п. 79.1 Указаний):

работников, которые находятся в неоплачиваемом отпуске в связи с прохождением обучения;
женщин, которые находятся в отпуске по беременности и родам, уходу за ребенком (кроме тех, кто продолжает работать на условиях неполного дня).

В списочную численность включают работников , которые находятся на больничном, в командировке, в отпуске.

Важно: внутренний совместитель учитывается в списочной численности один раз по месту основной работы.

Тех, кто трудится неполное рабочее время, тоже нужно подсчитать (п. 77 Указаний). Расчет выполняют отдельно, а затем суммируют полученный результат с величиной ССЧ по работникам на полном дне.

Среднюю численность работников на неполном графике рассчитывают пропорционально отработанному времени.

1. Сначала считают количество отработанных дней каждым сотрудником.

Для этого количество отработанных часов сотрудником за месяц делят на количество часов в рабочем дне (например: 8 часов). Если сотрудник в рабочие дни был в отпуске (болел и т. д.), то количество отработанных часов в эти дни ставят такое же, как в предыдущий рабочий день.

2. Затем считают ССЧ работников на неполном графике за месяц.

Для этого суммируют количество отработанных дней каждым сотрудником и делят результат на количество рабочих дней в месяце.

ССЧ измеряют в целых единицах, поэтому полученный результат всегда округляют до целого числа.

Пример:

Внешние совместители в расчете не участвуют.

ССЧ сотрудников с полным рабочим днем составит:

10 человек * 31 день / 31 день = 10 человек.

ССЧ сотрудников с неполным рабочим днем:

1. Каждый работник отработал в октябре: 4 часа * 21 рабочий день = 84 часа в месяц.

Количество отработанных дней каждым сотрудником составит: 84 часа в месяц / 8 часов в день = 10,5 рабочих дней

2. ССЧ сотрудников на неполном дне:

(10,5 рабочих дней * 3 человека) / 21 рабочий день = 1,5 человек.

ССЧ по предприятию за месяц:

10 человек + 1,5 человека = 11,5 человек = 12 человек.

Средняя численность

Понятие средняя численность (СЧ) более широкое. Так, согласно п. 75 Указаний средняя численность включает:

ССЧ сотрудников по трудовым договорам;
среднюю численность внешних совместителей;
среднюю численность исполнителей по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

Важно! В состав средней численности исполнителей по договорам ГПХ не включают: самозанятых, ИП, а также лиц, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав (п. 81 Указаний).

Среднюю численность внешних совместителей рассчитывают так же, как и ССЧ работников на неполном дне — пропорционально отработанному времени.

Среднюю численность исполнителей по договорах ГПХ рассчитывают так же, как и ССЧ работников на полном дне. То есть исполнитель учитывается за целую единицу каждый день, пока действует его договор. В выходные (праздничные, нерабочие) дни численность исполнителей по ГПД определяют по предшествующему рабочему дню.

Когда нужна среднесписочная численность

Во-первых, показатель ССЧ входит в ряд отчетов, которые сдают предприятия в контролирующие органы. Например, ССЧ отражается в расчете по страховым взносам, расчете 4-ФСС, некоторых формах отчетности в Росстат (П-4, П-5 и т. д.)

Во-вторых, на основе величины ССЧ бухгалтер определяет способ подачи отчетности в госорганы.

Так согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налогоплательщик обязан сдать декларацию электронно, если его ССЧ за предшествующий год больше 100 человек.

А расчет 4-ФСС в Соцстрах сдают электронно, если ССЧ за предшествующий расчетный период больше 25 человек (ст. 24 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Важно: способ подачи некоторых форм отчетности определяется иным способом.

Так, форма 6-НДФЛ и расчет по страховым взносам сдаются электронно, если количество получателей доходов в отчетном (расчетном) периоде превысило 10 человек (п. 10 ст. 431 НК РФ, п. 6.1. приказа ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@).

Аналогичным образом определяется способ подачи отчетности в ПФР: электронно отчитываются страхователи, которые выплачивали в отчетном периоде вознаграждения 25 и более застрахованным лицам (п. 2 ст. 8 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Важен показатель ССЧ и для применения некоторых льгот.

Так, вновь созданные IT-компании вправе претендовать на льготу по страховым взносам, если их ССЧ не меньше 7 человек (ст. 427 НК РФ).

А предприятия, на которых трудятся инвалиды, могут получить освобождение от НДС, если ССЧ инвалидов среди работников не меньше 50% (письмо Минфина № 03-01-11/82904 от 22.09.2020).

Когда нужна средняя численность

Средняя численность важна для организаций и ИП, которые применяют спецрежимы.

Так, компания (ИП) потеряет право на применение УСН, если по итогам отчетного (налогового) периода ССЧ превысит 130 человек. А лимит ССЧ для применения патента предпринимателем — не более 15 человек.