Как сделать заявку на компьютер на работе

Обновлено: 04.07.2024

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Для чего составляют

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
название документа;
текст — что необходимо сообщить руководству;
дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

05.04.2019 № 4

г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Письмо об отзыве из отпуска

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Что такое служебная записка

Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.

Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.

Виды служебных записок

Можно выделить следующие разновидности служебных записок.

Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.

Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной

Правила составления служебных записок

Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.

Как написать служебную записку

И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

При указании даты цифрами, разделенными точками, первые два реквизита всегда содержат 2 цифры (т.е. 5 января надо указать как 05.01), а буква г. после указания года не проставляется. Если же дата указывается словесно-цифровым способом, то цифра 0 перед днем не используется (т.е. пишется 5 января, а не 05 января), а после указания года проставляется буква г.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Правила составления

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

Пример служебной записки

Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:

Как подавать в электронном виде

На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

Образец документа

Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.

Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника

Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.

Образец объяснительной

Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.

Как правильно написать служебную записку, образец

Срок хранения

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.

БУХУЧЕТ КАРДИНАЛЬНО ПОМЕНЯЛСЯ! ВЫ ГОТОВЫ?

Как правильно внедрить в работу сразу 5 новых ФСБУ? Когда и какие сделать проводки?

Windows

⚠️ За эти несколько дней пользователи завалили меня вопросами как сделать быстро и просто подключение сотрудников к офису пока идет паника с коронавирус и всех отправили на домашний удаленный режим работы.

Небольшое отступление, хочу выразить большую благодарность руководству нашей страны, что все делается максимально быстро и оперативно и вывод большинства людей на удаленку максимально тормозит распространение пандемии коронавируса в России!

Ну а теперь приступим к нашей статье!

⛔️Для того что бы организовать удаленную работу с офисом я предложу три варианта, а вы уже сами выбирайте какой вам по душе)

1 Вариант — удаленное подключение по VPN

✅ Самый надежный и лучший способ работы удаленно из дома с сетевыми папками и 1с будет через vpn

VPN / ВПН (Virtual Private Network) — это технология которая создает защищенный (зашифрованный) канал между вашим компьютером и серверов и дает возможность работать с сетевыми ресурсами вашей внутренней сети офиса.

то есть вы сидя дома и подключившись через впн соединение к своему офису работаете с сетевыми папками или подключаетесь к 1с и по факту это дает представление как будо вы работаете в самом офисе, единственное ограничение которое может доставлять неудобство это скорость вашего интернета и оборудование которое строит в офисе (при большом кол-ве подключений могут быть тормоза).

✅ Данная технология распространена во всех компаниях в которых есть удаленные сотрудники или офисы.

⚠️ VPN или ВПН как его настроить?

🔥 Для того что бы внедрить эту технологию Вам нужно поднять VPN сервер на шлюзе который стоит у вас в офисе, а дома на компьютере или ноутбуке запустить настройку VPN клиента которая есть по умолчанию во всех версиях Windows.

💥 Но как бы это страшно не звучало — VPN сервер, это всего лишь служба которая есть практически на всех более менее новых роутерах, а если в вашем офисе стоит как шлюз Linux сервер, то можно на нем поднять VPN сервер на дефолтных настройках который так же будет хорошо работать и обеспечивать необходимую безопасность!

Но в средних офисах в 100% случаях стоят обычные роутеры которые можно настроить на доступ к сети и если у Вас нет опыта настройки или нужна консультация, пишите мне заявку и я вам на Бесплатной основе помогу все это настроить (тем более времени сейчас вагон):

Если Вам нужна помощь в настройки удаленного доступа и организации удаленной работы ваших сотрудников из дома, оставляйте свою заявку!

✅ 2 Вариант — Teamviewer

💥 Teamviewer — это программный продукт который дает возможность подключиться к удаленному компьютеру или серверу не делая никаких настроек, что позволяет использовать эту программу не только для ИТ инженеров, но и обычным пользователям которые могут организовать удаленный доступ к своему компьютеру или помощи семье или родителям на расстоянии.

Единственный минус данного способа это то, что компьютер в офисе должен постоянно работать, а это не есть хорошо! Если ваш компьютер перезагрузится, то вы потеряете к нему доступ! Можно конечно установить тимвьювер и сделать постоянный пароль, но это так небезопасно!

Для работы через тимвьювер необходимо запустить на компьютер на котором вы хотите работать и записать данные которые выдаст программа — ID и пароль (как показано выше на картинке), а когда вам нужно будет подключиться, то вы запускаете на своем компьютере такую жу программу и в поле id партнера указываете ID какой записали когда запускали teamviewer в офисном компьютере и нажимаете подключиться и вводите пароль. Все вы можете работать на своем компьютере (вот инструкция по работе с teamviewer)

⛔️ 3 Вариант — проброс портов

Это самый распространенный способ который раньше все использовали, но ввиду того, что он не очень безопасный я бы рекомендовал его использовать только в самых крайних случаях.

Суть данного способа заключается в том, что мы пробрасываем извне порт на наш сервер на котором будем работать.

🔥 1 пример — у вас есть сотрудник который должен удаленно работать только в 1с — мы пробрасываем порт наружу допустим 4444 (на том же роутере или сервере-шлюзе) и когда на вашем домашнем компьютере создаем подключение RPD то указываем ему ваш внешний IP адрес удаленного офиса (его должен знать каждый сисадмин или сотрудник который отвечает за компьютеры в офисе) и ставим порт к которому подключаемся в нашем случае 4444
в нашем примере 82.111.74.77 это внешний ип адрес офиса , а вот 4444 и есть тот порт соединяясь на который мы подключимся к нашей 1с.
2 пример — у вас есть терминальный сервер и люди могут подсоединяться к нему и могут видеть рабочий стол одновременно работая с 1с, это даст больше возможности работать не только конкретно в одной программе, но и с сетевыми ресурсами такие как сетевые папки и документы.

Вывод

🔥 Ну вот вкратце и все! Если Вам нужна помощь или бесплатная консультация по вопросу как организовать удаленную работу сотрудников, пишите мне заявку и мы с вами все обсудим и я подскажу как можно все организовать или даже сам вам все сделаю (времени пока много)

И очень прошу, сидите дома и постарайтесь никуда не выходить и не контактировать с другими людьми! Мы сами усугубляем ситуацию в нашем городе и стране!

Читайте также: