Как сделать телефонограмму для суда

Обновлено: 05.07.2024

Вопрос: В каком порядке должна быть направлена и каким требованиям соответствовать телефонограмма, предусмотренная ст. 113 ГПК РФ и ст. 121 АПК РФ, чтобы лицо, участвовавшее в деле, считалось надлежащим образом извещенным?

Ответ: Телефонограмма отправляется по телефонной связи по последнему известному телефонному номеру адресата. Она должна содержать все сведения, установленные для судебного извещения. На копии переданного текста, остающейся в суде, указываются фамилия лица, передавшего этот текст, дата и время его передачи, а также фамилия лица, его принявшего.

Обоснование: В соответствии с абз. 1 ч. 1 ст. 121 АПК РФ лица, участвующие в деле, и иные участники арбитражного процесса извещаются арбитражным судом о времени и месте судебного заседания или проведения отдельного процессуального действия путем направления копии судебного акта. Акт направляется не позднее чем за пятнадцать дней до начала судебного заседания, если иное не предусмотрено АПК РФ.

Судебный акт, которым извещаются или вызываются участники арбитражного процесса, должен содержать сведения, предусмотренные ч. 2 ст. 121 АПК РФ.

О времени и месте предварительного судебного заседания, судебного разбирательства стороны и другие заинтересованные лица извещаются секретарем судебного заседания. Последний направляет копии соответствующих определений заказными почтовыми отправлениями с уведомлениями о вручении (абз. 1 п. 3.18 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях), утв. Приказом ВАС РФ от 25.03.2004 N 27).

Согласно ч. 3 ст. 121 АПК РФ в случаях, не терпящих отлагательства, арбитражный суд может известить или вызвать лиц, участвующих в деле, и иных участников арбитражного процесса, в частности, телефонограммой.

Определение телефонограммы, ее содержание в АПК РФ не раскрываются.

Например, в абз. 7 раздела 3.3.5.5 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, указано, что телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

В приложении N 1 к п. 1.3 Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, утв. Приказом Генпрокуратуры РФ от 05.06.2008 N 107, указано, что телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов оперативного характера, выделяемых в связи с особым способом передачи текста. Телефонограмма передается по телефону и записывается получателем.

В силу ч. 4 ст. 121 АПК РФ извещения могут быть направлены арбитражным судом:

по адресу, указанному лицом, участвующим в деле;
по месту нахождения юридического лица (или филиала, представительства юридического лица, если иск возник из их деятельности);
по месту жительства гражданина (в т.ч. индивидуального предпринимателя);
по месту нахождения представителя.

В п. 2 Постановления Пленума ВАС РФ от 02.06.2004 N 10 "О некоторых вопросах, возникших в судебной практике при рассмотрении дел об административных правонарушениях" указано, что при извещении с использованием средств связи, указанных в ч. 3 ст. 121 АПК РФ, адресату должны быть сообщены все сведения, предусмотренные ч. 2 ст. 121 АПК РФ.

В случае если копия судебного акта направляется адресату телефонограммой, на копии переданного текста, остающейся в арбитражном суде, указываются:

фамилия лица, передавшего этот текст,
дата и время его передачи,
фамилия лица, его принявшего (ч. 3 ст. 122 АПК РФ).

Положения данной статьи подтверждаются материалами судебной практики. Так, суд отменил определение о принятии апелляционной жалобы к производству и назначении судебного заседания, направленное по факсу в режиме автоматического приема без подтверждения его принятия (см. Постановление Президиума ВАС РФ от 10.10.2006 N 7830/06).

ГПК РФ в ч. 1 ст. 113 ГПК РФ также говорит о возможности извещения и вызова в суд лиц, участвующих в деле, а также свидетелей, экспертов, специалистов и переводчиков, в частности, телефонограммой, которая фиксирует судебное извещение или вызов и его вручение адресату.

Согласно ч. 1 ст. 114 ГПК РФ в судебных повестках и иных судебных извещениях должны содержаться:

наименование и адрес суда;
указание времени и места судебного заседания;
наименование адресата - лица, извещаемого или вызываемого в суд;
указание, в качестве кого извещается или вызывается адресат;
наименование дела, по которому извещается или вызывается адресат.

Телефонограмма – это что такое?

Кто должен ставить подпись?

При составлении телефонограммы сотрудником передающей организации в документе полностью указываются реквизиты для простановки трех подписей:

Телефонограмма

При регистрации телефонограмм также следует руководствоваться правилами, утвержденными типовой инструкцией по делопроизводству организации. Если же порядок присвоения номера данному виду документа не регламентирован, возможны следующие варианты:

Самый доступный и распространенный способ – регистрировать полученные телефонограммы в общем журнале входящей корреспонденции. Допускается вместе с порядковым регистрационным номером присвоение буквенного индекса, указывающего на этот тип корреспонденции.
Завести в организации отдельный журнал, в котором регистрация телефонограмм будет проводиться отдельно.

в ближайшем отделении электросвязи
продиктовать по телефону
в ближайшем отделении почтовой связи

с доставкой на художественном бланке
с доставкой на музыкальном бланке
с уведомлением о вручении
с доставкой в срок, указанный отправителем

Еще, многих пользователей интересует возможность отправки телеграммы через интернет онлайн. Тут нам придется вас огорчить, так как подобной возможности не существует и вам придется воспользоваться одним из вышеперечисленных способов.

Что касается международных телеграмм, то их отправляют на разрешенных языках с помощью букв латинского алфавита.

Требования к оформлению

В практике делопроизводства сложился способ оформления телефонограмм, который несколько варьируется в разных ведомствах и организациях. Жестких требований нет. На общефедеральном уровне есть только рекомендации. Поэтому если ваша организация / группа компаний / ведомство активно используют телефонограммы, то регламентация такой работы во внутренних документах становится необходимой.

В качестве примера можем привести методические рекомендации ВНИИДАДа.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Поступающая в организацию телефонограмма записывается принимающим на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.

За последние год-два принят целый ряд документов, утверждающих формуляры и журналы учета телефонограмм (обычно в составе ведомственных инструкций по делопроизводству). Например, см. приказ Роспотребнадзора от 27.08.2012 № 871, приказ Росстата от 05.03.2012 № 55 (в ред. от 24.05.2012), приказ Ростехнадзора от 30.06.2011 № 340, приказ ФТС РФ от 18.10.2004 № 160 и др.

3.5.3.1. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется работником службы делопроизводства устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

3.5.3.2. Текст телефонограммы (не более 50 слов) составляется отправителем как документ на бумажном носителе в одном экземпляре и подписывается начальником подразделения или ответственным исполнителем, передается по телефону и записывается получателем. В телефонограмме следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

3.5.3.3. Отправляемые телефонограммы исполняются на чистом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, подпись лица, от имени которого передается телефонограмма.

3.5.3.4. Отправляемые телефонограммы записываются по следующей форме: должность, фамилия должностного лица, передавшего телефонограмму, и номер его телефона; должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; подпись лица, принявшего телефонограмму, и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

3.5.3.5. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен указатель рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть принята.

3.5.3.6. Поступившие телефонограммы записываются (печатаются) получателями на специальном бланке (Приложение № 47) или записываются в журнале со следующими реквизитами: должность, фамилия работника, принявшего телефонограмму, номер его телефона; должность, фамилия работника, передавшего телефонограмму, номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время приема; текст телефонограммы, должность и фамилия лица, от имени которого принята. Поступившие телефонограммы оперативно передаются руководителям, которым они адресованы.

3.5.3.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки или с помощью звукозаписывающей аппаратуры, или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана.

3.5.3.8. Поступившие телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем незамедлительно передаются на рассмотрение в соответствии с установленным порядком.

3.5.3.9. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

(Левая сторона разворота Журнала)

(Правая сторона разворота Журнала)

Как принять?

При отправке важных юридических документов необходимо заполнить два одинаковых бланка и заверить их у оператора, чтобы в случае необходимости доказать корректность первоначального текста, если при передаче будет допущена ошибка.

Способы оплаты

Оплатить услугу телеграммы клиент может в отделении почты наличными или банковской картой. В случае с онлайн-заказом, банковские карты также являются одним из способов, они дополнены мобильным платежом. То есть, средства за отправку могут списать со счета мобильного телефона, но это потребует уплаты комиссии 2-4%, в зависимости от мобильного оператора.

Как быстро доставят телеграмму

Преимущества телеграммы

Такое отправление, как телеграмма, имеет свои плюсы, которые связаны с самим форматом:

Даем ход поступившей телефонограмме

Нормативные документы не содержат требований к регистрации телефонограмм. Значит, нужно обратиться к правилам, утвержденным в вашей организации. Если и там ничего нет на этот счет, то для вас это повод задуматься и регламентировать данный момент (или инициировать принятие и оформление такого решения).

Какую информацию можно передать телефонограммой?

Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:

Информация о назначении, отмене, переносе времени и даты мероприятия. К данной категории относится уведомление о месте и времени судебного заседания, предусмотренное процессуальными нормами.
Запросы на срочное предоставление сведений, отчетности и прочее.
Приглашения на мероприятия: совещания, конференции, методические объединения и прочее.

Просьбы и предложения делегировать представителей организации в командировки, на выездную работу.
Краткие отчеты, результаты исследований, опросов и прочее.

Отправка телеграммы

Наиболее удобным является первый вариант, поскольку существенно экономит время. Вы просто по телефону надиктуете всё, что нужно, и ехать никуда не придётся, тем более — томиться в очередях.

Телеграммы за рубеж можно отправлять на любом разрешённом для этого языке (можно уточнить у провайдера). Сам текст телеграммы будет печататься исключительно латинскими символами, то есть иероглифы или арабская вязь не будут переданы.

В придачу отправки собственно телеграммы Ростелеком может предоставить и дополнительные услуги:

Можно заказать копию телеграммы на свой адрес (копия будет заверена компанией).
Уточнить адрес отправителя.
Заказать уведомление о доставке телеграммы (вручении адресату).

Уточнение и дополнительную информацию по услуге отправки телеграммы можно получить по номеру 076 или же 88003001076 .

Далее вы перейдете на официальный сайт провайдера, где вам необходимо будет сделать следующее:

После всех выполненных действий на указанный номер вам перезвонит оператор Ростелекома и подтвердит прием телеграммы. У оператора уточните стоимость и сроки доставки.

Как я могу подать атайство в суд о переносе заседания телефонограммой?

1.1. Имеете право подать телеграмму в суд, факс, электронной почте, по почте. Удачи Вам в решении вашего вопроса.

1.2. Алексей! Как показывает практика, телефонограмма — самое ненадёжное средство! И её следов, как правило, вообще не остаётся. Попробуйте послать в суд телеграмму, а лучше — ходатайство заказным письмом с уведомлением, если до дня слушания есть время. Обязательно при этом укажите уважительную причину своей неявки в суд.

3.2. Заявите в ходе судебного заседание ходатайство о предоставлении Вам времени и возможности ознакомления с материалами дела в связи с поздним извещением о дате слушания — это Ваше право! Поскольку если Вы заявите ходатайство об отложении слушания дела по апелляционной жалобе без оснований (не успел подготовиться) то вариант отказа в удовлетворении велик!

4.1. Возможно. Но вы не указали из-за чего и при каких обстоятельствах получили побои. От этого зависит точность ответа на Ваш вопрос.

5.1. Вас и вызывают как свидетеля того, что Вы видели какие телесные повреждения были именно на определенную дату, и именно в определенное время. Кроме того, Вы как человек могли слышать то, что говорил потерпевший в первые минуты, после происшествия, иногда это является очень необходимо для доказательной базы.

6.1. Перерыв это не отложение, о нем не извещают. Ст. 169, 157 гпк рф. При подаче апелляционной жалобы на решение вправе оспаривать обоснованность перерыва, а не отложения и нарушение права быть извещенным ст. 330 гпк рф.

7.1. Уважаемая Надежда, в данном случае в своей апелляционной жалобе вы как раз и можете указать все эти моменты, которые вы написали нам.

7.2. Если не давали разрешения об уведомлении по этому номеру телефона, то заявите это как довод в свою пользу. Если в повестке нет Вашей подписи, то это также довод. Подавайте апелляционную жалобу.

8.1. К сожалению вы ни чего не можете сделать, раз судья приостановил дело, срок исковой давности 3 года, поэтому заседание всё равно состоится, так долго затягивать он не сможет.

В соответствии с частью 2 ст. 107 Семейного кодекса

2. Алименты присуждаются с момента обращения в суд.

Таким образом неважно сколько он тянет время, все равно алименты будет платить с момента Вашего обращения в суд. Напишите ходатайство в суд для продолжения процесса!

9.1. Да, это является надлежащим извещением статья 113 гражданско-процессуального кодекса. С уважением, А.А. Саранчук.

Читать еще: Сотрясение мозга какой вред здоровью

9.2. Уведомление о дате и времени судебного заседания телефонограммой, является уведомлением, выполненным надлежащим образом. Удачи и добра!

канцелярские принадлежности, номера телефонов получателей, журнал исходящей корреспонденции, телефонная связь

Оформите телефонограмму на бумажном носителе по правилам оформления письма руководителя. Таким образом, документу с текстом должны быть присвоены реквизиты: уникальный номер и дата составления. Телефонограмма подписывается лицом, от имени которого она будет передана.

Зарегистрируйте телефонограмму в журнале исходящей корреспонденции. Если телефонограмма – редкое явление в вашем документообороте, для регистрации воспользуйтесь общим журналом. В том случае, если вы регулярно прибегаете к такому способу передачи информации, заведите для телефонограмм отдельный журнал, так вам будет удобнее ориентироваться.

Дозвонитесь адресату и попросите принять телефонограмму. Узнайте и зафиксируйте должность, фамилию, имя, отчество лица, принимающего телефонограмму.

Сообщите абоненту:
- должность, фамилию, имя, отчество лица, от имени которого направляется телефонограмма;
- свою должность, фамилию, имя, отчество и номер телефона.
Продиктуйте текст телефонограммы. После того как вы передали текст, попросите абонента перечитать телефонограмму, чтобы проверить правильность ее записи.

Что это такое?

Какую информацию можно передать телефонограммой?

Информация о назначении, отмене, переносе времени и даты мероприятия. К данной категории относится уведомление о месте и времени судебного заседания, предусмотренное процессуальными нормами.
Запросы на срочное предоставление сведений, отчетности и прочее.
Приглашения на мероприятия: совещания, конференции, методические объединения и прочее.

Просьбы и предложения делегировать представителей организации в командировки, на выездную работу.
Краткие отчеты, результаты исследований, опросов и прочее.

Как принять?

Общие требования к оформлению

Кто должен ставить подпись?

При этом подписывают документ только должностные лица организации, передающей телефонограмму. Получатель составляет свой экземпляр аналогичным образом, но подписывает его только принявший сотрудник.

Самый доступный и распространенный способ – регистрировать полученные телефонограммы в общем журнале входящей корреспонденции. Допускается вместе с порядковым регистрационным номером присвоение буквенного индекса, указывающего на этот тип корреспонденции.
Завести в организации отдельный журнал, в котором регистрация телефонограмм будет проводиться отдельно.

Как и сколько хранятся телефонограммы?

Согласно существующим на сегодняшний день перечням, регламентирующим порядок и сроки хранения архивных документов, журнал для регистрации исходящих или входящих телефонограмм обаятельно должен храниться в архиве организации 3 года. Для самих телефонограмм четкого порядка хранения не установлено. Поэтому руководство организации имеет право самостоятельно определить, каким образом сдавать завершенные телефонограммы в архивное хранение. Допустимо, например, подшивать документ к делам, относящимся к теме передаваемой информации, и в дальнейшем сдавать в архив в порядке, применимом для хранения дел такого типа.

Хранение телефонограмм

Что касается журналов регистрации входящих телефонограмм, то ПТУД рекомендует хранить их в течение 3 лет (ст. 258).

Таблица 1. Краткий перечень того, что следует и чего не следует делать, когда на вашем столе звонит телефон

Концентрировать внимание на одной беседе, внимательно слушать
5. Оставлять телефон без присмотра хотя бы ненадолго и занимать его
5

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. 3-е изд., дополненное. М., 2001. С. 320.

По подсчетам специалистов, телефонные переговоры занимают значительную часть рабочего времени секретаря, так как около 75% ежедневных вопросов он решает по телефону.

В должностные обязанности секретаря руководителя входят:

прием всех телефонных вызовов и их систематизация;
ответы абонентам;
фильтрация вызовов;
соединение руководителя с абонентом в случае необходимости.

Главная задача секретаря в работе с телефоном — освободить руководителя от вызовов, не адресованных ему. В лице секретаря руководитель обретает своеобразную защиту от ненужных звонков, так как они нарушают нормальный режим работы и разбивают рабочий день руководителя на короткие обрезки времени. Такая дробность рабочего времени мешает руководителю сосредоточиться

Не согласованные заранее звонки и непредсказуемые темы для обсуждения вынуждают руководителя резко переключать внимание на решение возникающих задач

Следовательно, помощь секретаря в организации служебных разговоров (переговоров) по телефону способствует рациональной организации работы руководителя.

В регламенте совместной работы с руководителем по предварительной договоренности можно оговорить определенные отрезки времени, когда:

все телефонные вызовы руководитель принимает сам;
телефонные вызовы принимает секретарь, их систематизирует и только самые важные подключает к аппарату руководителя.

Секретарь должен знать круг лиц и организаций, с которыми следует соединять руководителя в любое время.

Организация и ведение телефонных переговоров относятся к административным функциям секретаря, бездокументному обслуживанию руководителя.

Однако практика показывает, что в процессе подготовки, приема и ведения телефонных переговоров образуются документы, без которых работа секретаря не была бы эффективной, а переданная руководителю информация — полной, достоверной и своевременной.

Рассмотрим основные виды бланков, образующихся в процессе подготовки, приема и ведения телефонных переговоров:

— телефонный бланк секретаря;

— трафаретный бланк входящих звонков;

— бланк исходящих телефонных разговоров.

Анализу подлежит также такой вид информационно-справочного документа, как телефонограмма.

Автор обращает также внимание на учетные формы (журналы):

— журнал (блокнот) входящих телефонных переговоров;

— журнал входящих телефонограмм;

— журнал исходящих телефонограмм.

Для удобства систематизации телефонных звонков по указанию руководителя у секретаря, как правило, имеется телефонный бланк с критериями, согласно которым входящие разговоры должны быть:

отклонены;
перенесены (повторный звонок);
пропущены к руководителю.

Может быть использован и другой вариант телефонного бланка секретаря (см. табл. 2).

Пример и образец оформления телефонограммы

В них передается информация о:

решении текущих вопросах;
указаниях руководства;
событиях в будущем, планируемых мероприятиях.

При составлении можно ориентироваться на такой образец.

В таком случае целесообразно записать телефонный разговор с помощью диктофона, предварительно уведомив об этом собеседника. Строго утвержденной формы телефонограммы нет, поэтому составить ее можно в произвольном виде.

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка. Рекомендуем по теме 13.12.2017 26.08.2017 14.01.2018 18.07.2017 29.11.2018 28.09.2017 Добавить комментарий Популярные статьи

Телефонограмма

Информация о назначении, отмене, переносе времени и даты мероприятия.

Как составить телефонограмму образец. Телефонограмма – это что такое

В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия.

Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.71, оформление телеграмм, телекса, факсаТелеграмма — документ, отличающийся от других письменных документов способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования.Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. № 1108 (с изм. от 14 января 2002 г.).Телеграммы бывают следующих категорий: обычная, телеграмма-письмо, срочная, правительственная и др.

Применяются такие разновидности телеграммы: телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др.Адрес телеграммы часто является условным (например: РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ).

При необходимости используются сокращения типа: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая и другие. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью.

Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение.

Информационные докладные записки о

Организация и документирование телефонных переговоров

Массовые коммуникации являются процессом оперирования информацией, в который вовлечено значительное количество людей. Благодаря использованию технических средств передачи информации человеческая коммуникация становится массовой и предоставляет возможность одновременно включать в процесс коммуникации разнообразные социальные, религиозные, этнические группы и общности.

В современном мире к массовым коммуникациям относят:

действия, включающие в себя огромные общности людей (религиозные, политические собрания, художественные выставки, форумы и т.д.);
технические средства и сети, такие как телефон, телефакс, компьютер.

Процесс коммуникации — диалог между людьми, при этом многие дискуссии по сути своей являются переговорами, хотя таковыми и не называются. Следовательно, даже не подозревая, каждый из нас становится участником личных или деловых переговоров.

Переговоры по телефону имеют свои преимущества:

многократно повышается оперативность решения вопросов и проблем;
отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другие города, учреждения в пределах одного города для выполнения каких-либо обстоятельств дела;
по телефону можно также изложить просьбу, отдать распоряжение (совершить управленческое действие) и т.д.

Вместе с тем переговоры по телефону имеют свои недостатки:

лимит времени (особенно в междугородних и международных звонках);
ограниченные возможности восприятия информации только на слух.

Современный толковый словарь русского языка. С.-Петербург: Норинт, 2005. С. 954.

Следовательно, профессиональная этика секретаря при проведении телефонных переговоров предполагает:

вежливость (употребление вежливых форм общения, доброжелательный тон);
краткость (говорить о самом главном, по существу, без лишних подробностей);
логичность (последовательность в изложении материала);
средний темп речи, четкость произношения, особенно фамилий и чисел (в случае необходимости — по слогам или буквам);
сдержанность (умение вести разговор спокойно, без лишних эмоций, терпеливо).

Начинающий свою деятельность секретарь может использовать также специальный перечень (см. табл. 1).

Как пишется телефонограмма образец. Какую информацию можно передать телефонограммой? Оформление служебных писем

Передача-прием и оформление телефонограмм

Как правило, телефонограмму составляет, оформляет и передает секретарь руководителя или другой работник медицинского учреждения, например, администратор или ресепшионист по поручению руководства.

Оформить телефонограмму можно на:

— общем бланке учреждения здравоохранения;— специальном бланке телефонограммы (Дополнение 1);— трафаретном бланке (Дополнение 2);

— чистых листах бумаги формата А5 в одном экземпляре с обязательным воспроизведением таких реквизитов:

Название учреждения здравоохранения;. название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);. дата документа (датой телефонограммы является дата ее передачи);. регистрационный индекс документа;. адресат;. текст документа;. подпись;

. фамилия и номер телефона исполнителя (человека, который передал документ).

Кроме того, в телефонограмме также указывают фамилию и номер телефона получателя (человека, который принял документ). Подписывает телефонограмму руководитель учреждения здравоохранения или ответственный исполнитель. Если телефонограмму с одинаковым текстом передают нескольким адресатам, то к ней составляют отдельный список адресатов с указанием номеров их телефонов.

Дополнение 1

Срочно сообщите о результатах исследований, полученных Вами в командировке.

Текст телеграммы должен быть лаконичным, четким, сжатым. При этом желательно, чтобы объем текста не превышал 50 слов.

Кроме того, составляя телефонограмму, необходимо избегать слов, которые редко употребляются или сложно произносятся. Буквы в фамилиях, которые плохо воспринимаются на слух, нужно передавать словами.

Дополнение 2

Главный врач (личная подпись) В.Ф. Савельев

Передавая телефонограмму, следует придерживаться такой последовательности:

Представиться и назвать номер своего служебного телефона;. назвать вид документа;. продиктовать текст телефонограммы (и убедиться в правильности записи его абонентом);. назвать должность и фамилию человека, который подписал телефонограмму;

. записать название должности, фамилию человека, который принял телефонограмму, номер его служебного телефона, время передачи-приема.

О передаче-приеме телефонограммы делают соответствующую запись в журнале регистрации телефонограмм, а бланк с текстом телефонограммы подшивают в соответствующее дело. В учреждении здравоохранения с небольшим объемом документооборота телефонограммы не печатают на отдельном бланке или листе бумаги, а сразу записывают от руки в специально заведенном для телефонограмм журнале.

Человек, который принимает телефонограмму, должен полностью повторить (зачитать) ее текст для подтверждения правильности записи. Принятая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и напечатана.

Сразу после оформления принятой телефонограммы ее передают на ознакомление должностному лицу, на имя которого она адресована (как правило, руководителю учреждения здравоохранения или одному из его заместителей).

Рассмотренные руководством телефонограммы подаются согласно резолюциям в соответствующие структурные подразделения на выполнение.

Особенности оформления и передачи факсограмм

Статью в полном объеме читайте в № 4 2011 г. журнала ” Медична практика: організаційні та правові аспекти “

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной (см. рис. 3.11).

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Оформление телеграмм, телефонограмм, факсов

Недостатком телефонограмм является техническое обеспечение процесса передачи (качество телефонной связи).

Копии официальных документов организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы делопроизводства.

После этого документ возвращается в подразделение с отметкой о дате передачи и подписью передавшего его лица.

Более обширные вопросы целесообразно решать в ходе личных встреч, сели, конечно, этому не препятствуют некие особые обстоятельства, расстояние или нехватка времени; если плохая связь, необходимо предупредить собеседника о повторной связи, Б случае произвольного разъединения на линии перезванивает тот, кто звонил.

Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. Эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а также может быть просто принята к сведению. . Сразу после оформления принятой телефонограммы ее передают на ознакомление должностному лицу, на имя которого она адресована (как правило, руководителю учреждения здравоохранения или одному из его заместителей).

В случае необходимости телефонограмму заверяют подписью. При передаче указывают должность и фамилию передавшего телефонограмму, номер его телефона и время передачи, а так же должность и фамилию принявшего телефонограмму, номер телефона последнего и время приема……..

Документы, которые также вас могут заинтересовать

Согласие работника на обработку персональных данных
Заказ на выдачу дел
Лист фонда
Номенклатура дел структурного подразделения организации
Форма 7-п. Адресный ярлык на посылку
Отчет о командировке
Итоговая запись к номенклатуре дел организации
Лист ознакомления с локальными нормативными актами
Авианакладная
Отказ от подтверждения денежных обязательств, подлежащих исполнению за счет средств бюджета города Климовска Московской области
Отказ от подтверждения денежных обязательств Люберецкого финансового управления Министерства финансов Московской области
Отказ на обращение о возможности примыкания к существующему железнодорожному пути
Отказ Министерства финансов Московской области от постановки на учет или санкционирования оплаты в случае непринятия на учет бюджетного обязательства по основаниям, установленным законодательством Российской Федерации и Московской области, а также в случае представления документов, не соответствующих требованиям
Отказ заказчика от договора подряда с требованием вернуть предоплату и возместить причиненные убытки (в случае, когда подрядчику была уплачена предоплата, а работы не проводились)
Отказ гражданина от проведения медицинского вмешательства
Отказ в согласовании документов территориального планирования, документации по планировке территории, архитектурно-строительной проектной документации, разрабатываемой для исторических поселений Московской области, и градостроительных регламентов, устанавливаемых в пределах территорий зон охраны объектов культурного наследия, включаемых в правила землепользования и застройки муниципальных образований
Отказ в рассмотрении жалобы в Федеральной антимонопольной службе по рассмотрению дел по признакам нарушения законодательства Российской Федерации о рекламе (образец)
Отказ в рассмотрении жалобы Федеральной антимонопольной службой России по исполнению государственной функции по осуществлению контроля за деятельностью администратора торговой системы оптового рынка электрической энергии (мощности) (образец)
Отказ в приеме информации, содержащейся в заявлении о включении молодежного (детского) общественного объединения в Федеральный реестр молодежных и детских общественных объединений, пользующихся государственной поддержкой (образец)
Отказ в приеме документов о передаче прав и обязанностей по договору водопользования другому лицу (образец)

учета входящих и исходящих телеграмм, телефонограмм

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

Журнал учета входящих документов в аппарате (управлениях, отделах) Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации
Журнал учета входящих документов администрации городского поселения Сычево Волоколамского муниципального района Московской области
Журнал учета входящих документов в администрации городского округа Рошаля Московской области
Журнал учета входящих документов Миграционной службы г. Москвы
Журнал учета входящей корреспонденции. Форма N 1
Журнал учета входящих документов, связанных с осуществлением деятельности по ведению реестра владельцев инвестиционных паев фонда
Журнал учета входящих документов, поступивших в адрес Госадмтехнадзора Московской области
Журнал учета входящей корреспонденции, подлежащей регистрации. Форма N 1
Журнал учета входящих несекретных документов в МВД России
Журнал учета входного контроля материалов и конструкций

Как и сколько хранятся телефонограммы?

Читайте также: