Как сделать связанные формы в access
Обновлено: 07.07.2024
В процессе создания приложения СУБД Access или базы данных решаются две основные проблемы: первая – создание структуры БД (таблиц и связей между ними), вторая – организация интерфейса пользователя для работы с БД. Основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях СУБД Access являются формы, которые могут быть использованы для ввода, редактирования, вывода данных и других целей.
Если в одной форме требуется просматривать данные из нескольких таблиц или запросов, то для этой цели необходимо применить подчиненные формы. Подчиненная форма – это форма, вставленная в другую форму. Например, подчиненную форму можно использовать при просмотре информации о студентах факультета в группах на примере базы данных Training_students_VP.
Рис. 1.
Рис. 2.
Рис. 3.
Преобразуем полученную форму. Для этого в режиме конструктора в Главной форме удалим поле КодГруппы, слово "Название" заменим на "Группа" и изменим некоторые размеры формы. После проведенных изменений, автоформа (под имененм Podch_gr_st_a) будет иметь вид, представленный на Рис. 4.
Рис. 4.
Форма — объект базы данных, отображающий данные в виде, удобном для восприятия пользователя.
Источником данных для построения формы может быть таблица (однотабличная форма) или несколько таблиц. С помощью форм удобно вводить, просматривать и редактировать данные в таблицах.
Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается.
Работать с формами в Access можно в трех режимах:
1. Режим формы. Используется для просмотра и редактирования данных в таблицах.
2. Режим макета. В этом режиме удобно изменять размер (если размер поля не соответствует расположенным в нем данным) и положение элементов на форме (для лучшего восприятия данных).
3. Конструктор. Позволяет изменять те свойства формы, которые нельзя изменить в режиме макета — добавлять в форму дополнительные элементы, изменять размеры и оформление разделов формы.
В Access имеются различные инструменты для создания форм (пример 3.2). К ним относятся:
1. Форма. С помощью этого инструмента форма создается из существующего объекта БД и содержит все поля источника. После создания такая форма открывается в режиме макета. В окне формы одновременно отображается только одна запись (пример 3.3).
2. Пустая форма. В этом случае пользователь в режиме макета по своему усмотрению размещает на форме блоки названий полей и их значений.
3. Мастер форм (пример 3.4). Позволяет создавать формы, различные как по стилю, так и по содержанию.
4. Конструктор форм ( см. Приложение к главе 1). Предназначен для создания формы любой сложности.
В структуре любой формы можно выделить следующие основные разделы:
1. Заголовок. Располагается в верхней части формы. В области заголовка могут располагаться текст, графика и другие элементы управления. Для добавления или удаления области заголовка необходимо выбрать в контекстном меню , также можно воспользоваться кнопкой инструментов Конструктора форм.
2. Область данных. Определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Является обязательной. Может содержать элементы управления, а также неизменяемые данные, например надписи. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов Конструктора форм (см. Приложение к главе 1).
3. Примечание. Находится в нижней части формы. Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний. Чтобы скрыть примечание, нужно уменьшить его высоту до 0.
При конструировании однотабличной формы нужно выполнить ряд действий (пример 3.6):
- Определить таблицу, на основе которой создается форма (п. 2).
- Выбрать поля таблицы, которые должны быть представлены на форме (п. 3).
- Разместить выбранные поля на макете формы (п. 4).
- Добавить элементы оформления — текст заголовка, поясняющий текст, разделительные линии, фон, рисунки и др. (пример 3.6 п. 5, пример 3.8).
Для удаления элемента его нужно выделить и нажать Del.
После добавления поля на форму в области данных появляются связанные элементы Надпись и Поле (пример 3.7). Элемент Надпись содержит название поля, а элемент Поле — значение этого поля, которое меняется от записи к записи. При перемещении пара этих элементов движется синхронно. Для перемещения одного из них курсор необходимо подвести к маркеру элемента — серому квадратику, расположенному в верхнем левом углу рамки, и перетащить.
Высоту любого раздела формы можно изменять, перетаскивая границу раздела при помощи мыши. Для этого необходимо:
1. Подвести указатель мыши к нижней границе раздела. Он примет вид горизонтальной черты с двумя вертикальными стрелками.
2. Нажать левую кнопку мыши и перетащить границу раздела вверх для получения нужного размера.
Такие же действия необходимо выполнить для изменения размеров полей и надписей.
Таблицы баз данных глубоко скрыты от посторонних глаз, а формы — это средства, с помощью которых с базами данных работают пользователи. Поэтому к формам предъявляются повышенные требования по дизайну. Форматирование элементов формы выполняется инструментами конструктора форм, вкладка Формат (пример 3.8).
В процессе конструирования формы следует просматривать полученный результат в режиме формы и при необходимости корректировать свойства формы в режиме конструктора.
Изменение свойств формы и ее элементов в режиме конструктора может быть выполнено путем изменения их значений в Окне свойств (пример 3.9). Открыть окно свойств раздела или элемента формы можно с помощью двойного щелчка по области раздела или по элементу. Для открытия окна свойств также можно выбрать соответствующий пункт контекстного меню элемента или раздела.
В режиме формы после всех заполненных записей отображается пустая запись, которая предназначена для добавления новых записей в таблицу. К этой записи можно перейти, пролистав в форме все записи с помощью кнопок перехода по записям на панели навигации. При добавлении новой записи в таблицу с помощью формы необходимо, переместившись на пустую запись, заполнить поля этой формы (пример 3.10).
Пример 3.1. Режимы работы с формами.
Пример 3.2. Группа инструментов Формы вкладки Создание.
Пример 3.3. Создание формы с помощью инструмента Форма.
1. Выделить таблицу, которая будет являться источником данных.
2. Выбрать в группе Формы вкладки Создание.
3. При необходимости в режиме Макет изменить размеры полей. Для этого:
3.1. Выделить поле или группу полей, требующих изменения размеров.
3.2. Подвести курсор к границе выделенных полей и перетащить в необходимом направлении.
Пример 3.4. Создание формы с помощью Мастера форм.
1. Выбрать в группе Формы вкладки Создание.
2. На каждом шаге следовать инструкции.
3. Результат (был выбран ленточный вид отображения данных и исключено поле Код):
Пример 3.5. Структура формы.
Пример 3.6. Создание формы с помощью Конструктора форм.
1. Выбрать в группе Формы вкладки Создание.
В результате в рабочей области появится бланк пустой формы, которая не связана ни с каким источником данных.
2. Связать форму с источником данных (таблицей).
Для этого нажать на кнопку .
3. Поместить требуемые поля в область данных конструктора формы.
Для этого выполнить двойной щелчок по названию поля в списке полей или перетащить поля из списка полей в область данных.
4. При необходимости поменять положение и размеры полей в области данных (перетащить и выровнять).
5. Создать необходимый интерфейс формы с помощью инструментов конструктора форм (см. Приложение к главе 1) .
Добавить заголовок и ввести текст заголовка:
Для создания поясняющего текста добавить элемент Надпись .
Добавить на форму разделительные линии можно с помощью инструмента Линия .
Пример 3.7. Связанные элементы Надпись и Поле.
В режиме Конструктор форм:
Пример 3.8. Форматирование элементов формы.
1. Изменение параметров шрифта.
2. Изменение цвета фона .
3. Вставка фонового изображения .
Работа с базами данных — процесс, требующий определённых навыков и понимания некоторых нюансов. Разработанная компанией Microsoft программа Access даёт пользователям возможность быстро создавать и редактировать БД. Один из важнейших моментов, с которым обязательно нужно разобраться, при создании БД — связывание её элементов. В этой статье разберёмся с тем, как создать или удалить связи между таблицами в Access. Давайте же начнём. Поехали!
Теперь вы знаете как добавляются и удаляются связи при работе с БД в программе Microsoft Access. Обладая этими навыками, вы уже сможете создавать полноценные, функционирующие БД, однако, продолжайте развивать свои знания программы Access. Пишите в комментариях была ли полезной для вас эта статья и задавайте любые интересующие вопросы по рассмотренной теме.
Microsoft Access является полезным приложением, поскольку позволяет создавать и хранить данные во многих связанных таблицах, предлагая большую эффективность и стандартизацию, чем электронные таблицы. Таблицы являются основой базы данных. Но, в отличие от обычных таблиц Excel, где ввод данных - очень медленная и утомительная процедура, создание форм в Access-формах выполняется с использованием удобных многочисленных функций.
Простые формы доступа
Все формы основаны на одной или нескольких таблицах базы данных, поэтому перед созданием форм сначала необходимо создать первичную таблицу. Существует много способов создания формы в Access. Программа создает базовую форму всего за один клик, поэтому пользователь может получить полностью настроенную форму с нуля.
Разделенная форма фактически отображает данные из двух таблиц. Одна часть выглядит как электронная форма, расположенная ниже. Простая форма в Access показывает только одну запись, разделенная же имеет несколько строк, чтобы пользователи вводили много данных на экране. Этот тип формы полезен для ввода длинных списков, у которых столбцов не много.
Создание проекта с нуля
Существует много вариантов, которые можно реализовать с помощью создания форм MS Access. Можно создать два основных типа форм:
Связанные формы (Bound Forms) взаимодействуют с некоторыми базами данных, такими как оператор SQL, запрос или таблица. Этот вид используется для ввода или редактирования данных в базе.
Несвязанные формы (Unbound Forms) не зависят от источника данных. Они могут быть в форме диалоговых окон и коммутационных площадок, используемых для навигации с базой данных в целом. Существует много режимов создания форм в Access.
Типы связанных форм:
- Форма единого элемента, самая популярная, когда записи отображаются в одной записи единовременно.
- Несколько элементов, отображает ряд записей за один раз из связанного источника данных.
- Сплит-форма, разделяется на половину, горизонтально или вертикально. Одна отображает элемент или запись, а другая - предоставляет данные нескольких записей из базового источника данных.
База данных Access
Мастер приложения
Альтернативная форма доступа
Способы создания форм в Access позволяют сделать ввод данных более удобным для пользователей, используя бесплатные альтернативы. Microsoft Access — это сложный инструмент базы данных с трудным процессом обучения. Существуют более интуитивные альтернативы с аналогичными функциями. Прежде чем будет создана форма, пользователю придется импортировать базу данных. Набор информации:
Настраиваемые объекты дизайна
Большинство задач могут выполнятьсякак в представлении Design View, так и в Layout View, но есть некоторые свойства формы, которые могут быть изменены только в Design. Layout View предоставляет более визуальный макет для редактирования формы. Он имеет близкое сходство с фактической формой.
- Дизайн-изменение цветов и тем. Добавляет в форму кнопки, поля, метки и другие объекты.
- Упорядочить — меняет макет и выравнивает объекты в форме.
- Формат - изменение текста, фоновых изображений и фигур чертежа.
Инструмент быстрой разработки
Мастер Access Form Wizard — это полезный инструмент форм, который открывает возможности проектирования, предоставляя варианты для столбцов, строк, размеров таблиц, языков и тем. Можно использовать мастер создания форм Access, чтобы быстро решить, какой стиль формы подходит для базы данных и предпочтений пользователя. В зависимости от данных есть несколько других форматов, а также элементы управления дизайном, чтобы помочь пользователю в навигации:
Использование мастера открывает новые параметры, добавляет новые поля и убирает ненужные. Эта добавленная гибкость обеспечивает высокое качество управления и экономию времени. Вместо создания форм с нуля можно использовать Мастер форм и настроить его по своему усмотрению. Это экономит время и повышает эффективность, позволяя сразу начать работу. Удобный интерфейс позволяет создавать нужные поля двойным щелчком.
Формы четырех форматов
- Единая таблица — одна форма, соответствующая одной таблице базы данных. Она функциональная, базовая и может применяться для выполнения ряда задач.
- Форма одиночной таблицы с полем поиска: использует только одну единственную настройку базы данных, поиск позволяет отображать данные из другой таблицы или базы данных, или создавать обобщенные значения диапазона данных.
- Форма Master / Detail - одна основная форма направляет множество подформ.
- Форма Master / subform - дополнительными полями поиска в главном или подчиненном виде.
Блокировка разделов
Защита доступа к базе данных от других пользователей нужна тогда, когда владелец не хочет, чтобы кто-то вмешивался в тонко настраиваемую внутреннюю работу таблиц и запросов и особенно кодов VBA. Доступ предоставляет ряд способов предотвращения случайного изменения данных пользователями в формах. Один из вариантов — установить свойства управления Enable и Locked для предотвращения ввода данных. Например, при создании подчиненной формы Access, которая будет применяться для внесения изменений в адреса клиентов.
Порядок наложения запрета:
Командные кнопки Access
Создание кнопочной формы в Access используется для обеспечения доступа к функциям базы данных, таких как открытие связанных форм, сохранение или печать данных. Они также используюется для запуска одного действия или для нескольких, которые помогают другим функциям получить доступ к базе данных. Например, пользователь может создать кнопку команды в форме, чтобы открыть другую.
Чтобы запустить Command Button, пользователям необходимо написать процедуру или макрос события в свойстве On Click. Шаги для создания главной кнопочной формы Access следующие:
После того как пользователь решил создать новую кнопку, на экране автоматически появляется Мастер создания кнопочной формы в Access. Обычно кнопка может вызывать предустановленную функцию в форме и запускаться на Macro или через специальный код VBA.
MS Access поддерживает особый порядок создание формы. Удобный пользовательский интерфейс проектирования форм позволяет настроить базовую форму, нажав всего лишь на один значок. Встроенные менеджеры программы — отличный способ изменить дизайн форм вручную и настроить форму доступа с нуля.
Читайте также: