Как сделать свертку базы бгу

Добавил пользователь Дмитрий К.
Обновлено: 04.10.2024

Свертка базы данных — необходимая процедура, с которой сталкивается огромное количество пользователей ПО 1С. В процессе работы, база данных обрастает большим количеством документов, которые не представляют собой ценности в данный период времени. Для того чтобы исключить их из рабочего поля, но при этом сохранить для возможности обращения к ним в дальнейшем, их сворачивают. В данном материале мы дадим ответ на вопрос, что такое свертка и как правильно осуществляется данная операция.

Для чего нужна свертка?

Работа с информационными базами 1С во многих компаниях осуществляется на протяжении длительного количества времени, что в свою очередь приводит к увеличению размеров базы. Ее рост происходит еще быстрее в крупных организациях, осуществляющих большое количество операций. Кроме того, зачастую одна и та же база обслуживает несколько организаций. В данном случае ее размер может достигать больших значений. В некоторых случаях, база данных может достигать объема в 4-5 гигабайт, всего за несколько лет работы.

Такое положение дел приводит к некоторым сложностям, таким как:

  • Замедление скорости работы с программой;
  • Рост времени создания резервной копии базы данных;
  • Накопления большого количества старых документов, которые могут мешать пользователю при работе с программой.

Существует и критический объем базы данных, при котором и вовсе работа с ней становится невозможной, так как программа просто не откроется. Для файловой базы критический объем равен 12 гигабайтам.

Для того чтобы избежать всех перечисленных выше проблем необходимо свернуть базу 1с. Суть этой процедуры заключается в уменьшении рабочего объема, путем осуществления архивации и компоновки прошлых документов, а также удаления той информация, которая является ненужной.

Как осуществляется свертка?

Свертка базы 1с осуществляется в шесть ступеней:

  1. Создание резервной копии;
  2. Настройка операции;
  3. Формирование остатков;
  4. Просмотр операции;
  5. Проверка;
  6. Контроль старых документов.

Более детально рассмотрим каждый пункт по отдельности.

Создание резервной копии

Перед осуществлением любых операций над базой данных следует осуществлять резервное копирование, чтобы сохранить информацию в случае непредвиденных обстоятельств. Свертка информационной базы не является исключением, именно поэтому ее первым этапом является создание резервной копии.

Для того чтобы начать процедуру следует поставить флажок в соответствующем поле. Под ним находится два поля:

  • Администратор — имя пользователя ИТС;
  • Пароль для пользования услугами ИТС.

Ниже вам будет предложено выбрать каталог, в который будет сохранена резервная копия.

После этого, программа даст вам предупреждения, что для успешного резервного копирование следует перезапустить программу. Как итог, спустя некоторое время, длительность которого зависит от объема БД, резервная копия будет создана, пункт меню подсветится зеленым, и вам можно будет переходить к следующей операции.

Настройка


Данный этап является самым главным и определяющим, к нему следует подходить наиболее внимательно. Вам понадобится осуществить настройку осуществляемой процедуры. Она включает в себя определение следующих параметров:

  • Период, к началу которого свернуться остатки;
  • Количество и наименования организаций, по отношению к которым будет осуществлена свертка базы;
  • Дата запрета на изменение данных.

Рекомендуется осуществлять процедуру сразу для всех организаций, которые обслуживает данная БД. Тем не менее, если это недопустимо по каким-то причинам, можно свернуть базу 1с и для определенных организаций. В таком случае, при появлении необходимости, свертку для остальных организаций можно сделать отдельно впоследствии. Также рекомендуется делать свертку к началу прошлого года, это наиболее эффективный вариант.

Формирование остатков


Формирование остатков представляет собой операцию по детальной настройке планируемой операции. В данном меню вам при необходимости нужно определить те регистры, которые следует обрезать. Они группируются по трем категориям:

  • Бухгалтерские регистры;
  • Накопительные регистры;
  • Регистры сведения.

Для успешного осуществления процедуры рекомендуется не менять стандартные настройки в данном меню.

Просмотр операции

Данный пункт меню позволяет пользователю изучить подготовленные документы, чтобы в случае необходимости, можно было вернуть их назад до удаления. Кроме того, здесь имеется возможность открыть любой документ и внести в него изменения.

Проверка

Данный этап позволяет сделать отчеты по бухгалтерским, накопительным регистрам и регистрам сведения. Также можно получить всю информацию по бухгалтерскому и налоговому учетам. В правой части экрана находится кнопка, позволяющая осуществить настройку стандартного отчета.

Удаление старых документов


Название данного пункта говорит сам за себя. Здесь осуществляется удаление всех старых документов, которые вам более не нужны. В отличие от всей остальной информации, эти документы удаляются окончательно.

Чтобы избежать удаления документов, которые могут вам понадобиться в дальнейшем, на два предыдущих пункта следует обратить особое внимание

Заключение

Свертка базы — важнейшая процедура, которая в значительной степени упрощает работу в 1С программе. В данном материале мы подробно рассмотрели, как свернуть базу 1с. Процедура осуществляется в несколько этапов и не вызовет сложностей у подготовленного пользователя.

При выполнении свертки происходит формирование документов ввода остатков по регистрам на определенную дату (дату свертки) и удаление не используемых документов и движений по регистрам (сведений, накопления, бухгалтерии) до даты свертки включительно (сворачиваемый период). Основные цели свертки:

ВАЖНО. Перед выполнением свертки базы рекомендуется:
1. Произвести предварительное тестирование свертки на копии рабочей информационной базы.
2. Только по результатам успешного тестирования принимать решение о возможности использования для рабочей информационной базы.


На диске ИТС присутствует обработка для конфигурации 1.6 Бухгалтерия предприятия. Для версии 2.0 она не подходит, поскольку в 2.0 отсутствует документ "Корректировка записей регистров". Поэтому скачиваем обработку по ссылке: С К А Ч А Т Ь (для того чтобы ее скачать нужно зарегистрироваться).

1) Создадим резервную копию: заходим в базу через Конфигуратор, пункт меню Администрирование - Выгрузить информационную базу.

2) Заходим в базу через режим 1С:Предприятие. Нам нужно проверить на ту дату, по которую будем делать свертку базы, все ли документы сделаны по закрытию месяца (пункт меню Операции - Регламентные операции). Я буду делать по 31.03.2009 год. Значит документы по Закрытию месяца должны быть за март 2009 г.:

3) Сформируем отчет Оборотно-Сальдовая ведомость за тот период, который будем сворачивать ( пункт меню Отчеты - Оборотно-Сальдовая ведомость). Сохраним его для сверки после свертки базы.

Дата свертки. Под датой свертки понимается последняя секунда, входящая в сворачиваемый период. Так, для того чтобы свернуть в информационной базе данные за 1 квартал 2009 года, в качестве даты свертки требуется указать 31.03.2009 23:59:59.

Количество строк в документах ввода остатков. Данный параметр определяет максимально возможное количество строк в одном документе ввода остатков. Если параметр не заполнен (равен 0), то на каждый регистр/счет будет создано по одному документу без ограничения количества строк.

Очистить - удаляются все объекты, предшествующие дате свертки, при этом документы ввода остатков не создаются. Режим доступен только для регистров сведений.

Есть возможность заполнить состав сворачиваемых объектов и способ свертки по умолчанию с помощью кнопки "Заполнить настройки по умолчанию". При этом для сворачиваемых объектов будут назначены следующие настройки:

      1. Для всех документов устанавливается режим свертки "на дату".
      2. Для всех регистров накопления и бухгалтерии устанавливается режим свертки "на дату".
      3. Для всех периодических регистров сведений, для которых документ "Корректировка записей регистров" не является регистратором, устанавливается режим свертки "не обрабатывать", для всех остальных периодических регистров сведений режим "на дату".
      4. Для всех непериодических регистров сведений устанавливается режим свертки "не обрабатывать".

      Существует возможность сохранять и восстанавливать сделанные ранее настройки свертки, для этого предназначены кнопки "Выгрузить в XML" и "Загрузить из XML".

      Закладке "Документы ввода остатков": на этом этапе будут сформированы документы ввода остатков по регистрам накопления, сведений, бухгалтерии. Созданные документы будут расположены в следующей секунде за датой свертки, т.е. если дата свертки 31.03.2009 23:59:59, то документы будут созданы 01.04.2009 00:00:00.
      В качестве документов ввода остатков используются документы "Корректировка записей регистров" и "Операция (бухгалтерский и налоговый учет)".
      Документы ввода остатков создаются с отключенными движениями. Документы ввода остатков содержат комментарий, включающий в себя текст "[Сформирован обработкой свертки базы]".
      Для каждого регистра/счета создается отдельный документ ввода остатков. Количество документов ввода остатков для каждого регистра/счета определяется параметром "Количество строк в документе ввода остатков" (подробнее см. выше).

      Свернуть базу (кнопка "Свернуть базу" в нижней командной панели). На этом этапе производится удаление объектов за сворачиваемый период.


      Этот процесс может занимать продолжительное время. После выполнения свертки базы вносить какие-либо изменения или перепроводить документы в свернутом периоде категорически запрещается.
      Следует иметь в виду, что если на этом этапе происходили ошибки, которые привели к тому, что процедура удаления объектов была прервана и не завершилась полностью, то возможно возникновение следующей ситуации: по некоторым регистрам итоги останутся отключенными. Это приведет к невозможности получения итогов по некоторым регистрам. Список регистров, по которым отключены итоги, можно посмотреть на закладке "Регистры с отключенными итогами". На этой же закладке можно включить итоги, если это необходимо.

      Если работа с обработкой прерывалась, то список документов ввода остатков можно восстановить с помощью кнопки "Заполнить список" на закладке "Документы ввода остатков" .
      Для заполнения списка документов потребуется указать интервал дат, в котором находятся документы ввода остатков.

      В верхней части диалог содержит список обнаруженных в информационной базе объектов, помеченных на удаление. Любой из объектов можно открыть с помощью кнопки Открыть. С помощью пометок можно указать, какие объекты нужно проверить на возможность удаления. Для контроля наличия ссылок на удаляемые объекты нажмите кнопку Контроль:

      6) Сверяем Оборотно-Сальдовую ведомость получившуюся с той, которую сохраняли до свертки базы. Если сошелся отчет, то вы всё сделали правильно! Приятной работы.)

      Свертка базы 1С — действия, направленные на уменьшение объема базы данных путём компоновки и архивирования данных за прошлый период. Со временем размер базы данных, особенно в крупных организациях, существенно увеличивается.

      Предпосылки к уменьшению базы 1С

      Причин для свертки информационной базы 1С 8.3 может быть множество:

      Для того чтобы избавиться от старых данных и в тоже время не потерять текущие, необходимо произвести свертку базы данных 1С.

      Что такое свертка базы в 1С

      Свертка базы 1С — это регламентная операция, в которую входит удаление старых ненужных документов. Вместо документов, как правило, формируется 1 документ ввода остатков на определенный период. Тем самым мы обрезаем ведение учета в базе до определенного периода.

      Как свернуть базу 1С

      Процедура свертки производится обычно с помощью специализированных обработок от фирмы 1С, которые есть на диске ИТС как для 1С 7.7, так и для 1С версии 8. Однако, надо понимать, что свертка базы обработкой с диска ИТС может производиться только с типовой конфигурацией. В противном случае могут появиться ошибки, которые будут видны не сразу. Если у Вас не типовая конфигурация, для свертки базы Вам лучше обратиться к опытному программисту 1С.

      Если вы только начинаете программировать в 1С или просто хотите систематизировать свои знания - попробуйте Школу программирования 1С нашего друга Владимира Милькина. Пошаговые и понятные уроки даже для новичка с поддержкой учителя.
      Попробуйте бесплатно по ссылке >>

      Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

      Сами обработки свертки делают, по сути, следующие процедуры:

      Для примера: свертка базы 1С бухгалтерия 2.0 за 3 года занимает порядка 2-3 часов. 1С Бухгалтерия 3.0 за 2 года сворачивалась около часа.

      Другие статьи по 1С:

      Если Вы начинаете изучать 1С программирование, рекомендуем наш бесплатный курс (не забудьте подписаться на YouTube — регулярно выходят новые видео):

      Свертка информационной базы 1С — это обработка документов и регистров, позволяющая сформировать документы ввода остатков на определенную дату, удалив при этом все неиспользуемые документы до даты свертки включительно.

      Свертка базы 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

      В чем плюсы этой процедуры…

      Во первых, уменьшение объема информационной базы, соответственно программа 1С будет работать быстрее и меньше времени будет уходить на ее обновление и резервное копирование.

      Ну и еще одним плюсом, является то, что мы можем после данной процедуры подчистить нашу базу. Ведь в процессе работы, при накоплении большого объема документов могут быть какие то недочеты в остатках по счетам, например, самое распространенное — расхождения по договорам контрагентов, когда в документах по одному контрагенту ошибочно подбирают разные договора.

      Обработка Свертка информационной базы

      Обработка Свертка информационной базы в 1С находится в разделе меню Администрирование — Сервис .


      Данный процесс не обратимый. Поэтому на первом же этапе свертки предлагается создать резервную копию 1С, указав для нее каталог.



      На наш взгляд, более удобным вариантом является создание копии информационной базы на диске и добавление ее в список информационных баз 1С, задав другое название, например, Бухгалтерия 2017, Бухгалтерия 2018. В этом случае у пользователя есть возможность зайти и в старую базу (чтобы что-то посмотреть или распечатать документы), и работать с новой базой после ее свертки.

      Следующим шагом указываем на какую дату сформировать остатки. Здесь же можем установить дату запрета изменения данных, но в нашем примере мы эту галочку ставить не будем, чтобы после завершения процесса свертки при необходимости можно было подредактировать сформированные документы с остатками.


      Если в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 учет ведется по нескольким организациям, то можно будет выбрать, по каким необходимо производить свертку или же выполнить свертку по всем. В нашем примере сворачивается 1С: Бухгалтерия предприятия (базовая), учет ведется по одной организации, поэтому их выбора мы не видим.

      Далее следуем шагам помощника.


      Пройдясь по вкладкам, можно настроить какие регистры будем сворачивать, а какие не надо. В нашем примере мы оставим все настройки по умолчанию.


      Далее программа 1С 8.3 формирует документы Ввод остатков по регистрам , в которых отдельно отражаются свернутые остатки по счетам и другие данные.


      На следующем этапе формируется оборотно-сальдовая ведомость для проверки данных, где отражаются данные до свертки и после свертки. И тут мы видим, что с данными нам впоследствии придется поработать.


      Следующим шагом программа предупреждает о необратимости процесса и после нажатия кнопки Далее и подтверждения наших действий происходит процесс свертки информационной базы 1С 8.3.


      В процессе свертки программа устанавливает пометку на удаление на старые документы до даты свертки и формирует документы с остатками по счетам и данными регистров.


      Удаление свернутых документов и корректировка данных после свертки

      После окончании свертки, сделаем удаление помеченных объектов ( Администрирование — Удаление помеченных объектов ).


      И далее можно проверить и подкорректировать полученные документы, которые находятся в Журнале операций в разделе меню Операции — Бухгалтерский учет .


      Документы, сформированные сверткой, сохраняются в информационной базе датой 31 декабря, время 23.59.59, т.е. концом года предшествующего тому, который мы указали при свертке.


      Открыв операции, видим сформированные бухгалтерские проводки, аналогичные вводу остатков, в корреспонденции с вспомогательным нулевым счетом.


      Их можно просмотреть, и если встречаются расхождения красным/черным, +/-, то их можно удалить, если это не затронет итоговых данных. В примере видно, что расхождение возникло вследствие не заполнения субконто в каких-то операциях, а в других документах оно было заполнено. Программа 1С 8.3 сворачивает бухгалтерские итоги как есть, поэтому в остатках по регистрам бухгалтерии мы можем увидеть эти отклонения.


      Если по каким то счетам вышли остатки, а их быть не должно, то документы по ним можно удалить и откорректировать остатки по счетам. После этого проверить остатки, сформировав Оборотно-сальдовую ведомость в разделе меню Отчеты — Стандартные отчеты , на 1 января текущего года.


      Если вы давно ведете учет в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0, то таких серьезных отклонений быть не должно. Это может быть лишь на этапе начала работы с программой.

      Проверяем наши данные по счетам на начало года. Так же как при вводе остатков, основной показатель правильности данных — это отсутствие отклонения по счету 0 0 — вспомогательному. Если в оборотно-сальдовой ведомости есть остаток по счету нулевому — внимательней смотреть данные по остальным счетам.


      Свертка базы 1С 8.3 выполнена. В других программах 1С она практически не отличается от описанного выше. Но есть программы, в которых свертка делается с помощью внешней обработки, например, 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 1.0.

      • Как перенести 1С 8.3 на другой компьютер с сохранением лицензии
      • Как сделать копию базы 1С 8.3
      • Обновление 1С: как обновить конфигурацию самостоятельно
      • Как выгрузить базу 1С 8.3 на флешку
      • Обновление платформы 1С 8.3
      • Утилита chdbfl.exe для 8.3

      Помогла статья?

      Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

      Похожие публикации

        .Налоговый ­агент ошибочно перечислил в бюджет НДФЛ в сумме 1 228 521..У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ:Оформите коммерческую.

      Карточка публикации

      (4 оценок, среднее: 5,00 из 5)

      Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
      Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
      Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

      Вы можете задать еще вопросов

      Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

      Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
      регламентом БухЭксперт8.ру >>

      Читайте также: