Как сделать список участников общества
Добавил пользователь Алексей Ф. Обновлено: 04.10.2024
В соответствии ч. 2 ст. 13.25 КоАП, при отсутствии списка участников, на организацию может быть наложен штраф до трехсот тысяч рублей. Но наказание в виде штрафа накладывается на организацию в редких случаях. Но это не отрицает факта, что при отсутствии списка или недостоверных сведениях, проверяющие органы не используют законную возможность.
Содержание:
Какие сведения должны быть внесены в список
В документе указывается информация об участниках, их доля в УК организации. Стоит учитывать, что в документе должна быть представлена информация, которая указана в ЕГРЮЛ.
При изменении каких-либо данных, которые присутствуют в списке, участники общества должны сообщать руководителю организации о произошедших изменениях. Такие действия регламентируются п. 3 ст. 31 Закона об ООО. В законодательстве не указано конкретных сроков, когда участник общества должен сообщить информацию. По желанию участников общества, сроки предоставления информации об изменениях можно предусмотреть в уставе.
Пример
О формулировке в уставе уведомлять общество об изменениях в определенный срок.
Участник общества в течение трехдневного срока обязан уведомить организацию об изменении сведений, включенных в список участников.
Уведомление направляется участником руководству организации в письменном виде письмом с описью вложения и уведомлением о вручении письма адресату, либо передается непосредственно руководителю общества.
При возникновении споров, в соответствии с п. 5 ст. 31.1 Закона об ООО, отдается информации из ЕГРЮЛ.
Как ведется список
За ведение списка отвечает руководитель организации. Все данные, поступившие от участников, он вносит в документ. Дополнительно он вносит сведения, присутствующие в ЕГРЮЛ. Участники общества своим решение могут внести поправки в устав организации и доверить ведение списка участников другому органу управления.
Если после предоставления изменений будет обнаружено, что директор не внес соответствующие изменения, участник вправе обратится в судебные органы с исковым заявлением и суд обяжет руководителя внести необходимые изменения.
Согласно абз. 3 п. 1 ст. 31. 1 Закона об ООО, участники могут доверить ведение списка нотариусу. В этом случае руководитель организации и участники общества будут сообщать об изменениях нотариусу.
При изменении существующих данных необходимо составить список на дату, когда они представлены. После оформления нового списка рекомендуем сохранить старый вариант. Это может пригодиться на случай возникновения спора или обнаружения расхождений в представленных данных.
Пример
Как ведется список участников общества
Рассмотрим простую ситуацию. Общество было создано 20 мая 2015 года. При его создании был сформирован список участников. После начала деятельности различные партнеры или иные структуры запрашивали список участников. Организация составляла новый список на актуальную дату, но сведения не менялись, и представленная информация соответствовала сведениям, указанным в списке от 20 мая 2015 года.
15 мая 2018 года один из участников общества решил продать свою долю третьему лицу. О своем решении он сообщил обществу. После завершения сделки был составлен новый список. В обновленном варианте списка присутствуют два прежних участника и один новый, который приобрел долю. В списке обязательно должна присутствовать информация о проведенной сделке. Необходимо указать реквизиты договора, на основании которого была передана доля новому участнику общества. После оформления нового списка, он подшивается к старому варианту.
Все новые документы, относящиеся к списку участников общества, подшиваются в хронологическом порядке. После предоставления новых данных участником, составляется новый список на текущую дату, и он подшивается к старым вариантам. В качестве основания внесения изменений указывается уведомление от участника.
Вопрос
Как осуществляется процедура передачи ведение списка нотариусу?
Ответ
На общем собрании участники принимают решение о передаче полномочий в нотариальную систему. Если в организации один учредитель, то достаточное го письменного решения.
После принятия решения, руководитель или участник направляется к нотариусу и передает список. Передача может осуществляться представителем, но для подтверждения полномочий должна присутствовать доверенность.
После получения списка, нотариус вносит список в единую систему, которая отслеживает все нотариальные действия. Стоимость услуги внесения сведений составляет шестьсот рублей.
Вопрос
Как вносятся сведения, если ведение списка закреплено за нотариусом?
Ответ
Внесение новых сведений относительно организации нотариусу представляет руководитель или его представитель по доверенности.
Если изменения касаются участника, то сведения представляет сам участник или его представитель.
Для внесения новых сведений требуется подтверждающие документы. Например, если произошла смена имени или фамилии участника, необходимо представить новый паспорт. Иногда нотариус может попросить другие документы. Перед внесением новых данных рекомендуем проконсультироваться у нотариуса, какие документы могут потребоваться.
Вопрос
Как можно получить сведения из списка. Если ведение закреплено за нотариусом?
Ответ
Если потребовались сведения из списка, то обратиться к нотариусу могут директор организации, участники общества или их представители. Согласно действующему законодательству, директор обязан предоставлять сведения из реестра по требованию участников иди органа управления.
Если директор, получив запрос о созыве внеочередного собрания, но в течение пяти суток не принял соответствующее решение или отказал в проведении, то инициаторы созыва могут самостоятельно созвать собрание. В этом случае директор обязан предоставить данные из списка с указанными адресами участников и необходимыми сведениями.
Согласно законодательству, список участников предприятия в полном его составе вне зависимости от периода формирования ООО и числа учредителей должен существовать в обязательном порядке.
Что такое список участников ООО
Это перечень участвующих в деятельности предприятия лиц, на текущий момент. Важно: данный список является реестром всех существующих на данный момент в жизни предприятия лиц, а не учредителей, которые являются его основателями.
Функции перечня могут быть самыми необычными, начиная от оповещения работников о собраниях до распределения прибыли между ними.
Кроме этого реестр является носителем данных относительно входа/выхода участников, размера их вклада в уставной капитал, размера долей, принадлежащих обществу.
Регулируется процесс формирования списка посредством ст. 3.1 ФЗ о деятельности ООО.
Как составить список акционеров и участников ООО вы можете узнать тут:
Многие предприятия для регулирования процесса формирования акта утверждают локальные внутренние акты, в которых подробно описывается принцип создания списка.
Происходит такая ситуация вследствие отсутствия в законодательных актах четкой регламентации относительно процесса формирования документа, существует только регулирование его содержания.
В силу того что список является носителем информации относительно долей участников и прочей внутренней информации его применение необходимо в случае обращения в банк, предоставления информации для аудиторов или в нотариальную контору.
Как выглядит список
Согласно требованиям закона структура списка должна быть следующей:
- Шапка документа:
- Название бумаги;
- Наименование и реквизиты организации. Как правильно выбрать название для своей компании вы можете узнать здесь;
- Дата составления.
- Основная часть:
- Полное и сокращенное наименование ООО;
- Дата государственной регистрации; ;
- Информация об уставном капитале и переменах с ним связанных;
- Сведения о количестве участников за весь период существования организации – существующие и выбывшие лица;
- Сведения о долях, принадлежащих обществу.
Важно: все реквизиты в документе следует указывать в полном соответствии с учредительскими документами.
Ее формирование легче выполнить в форме таблицы, в которой существуют графы:
- Статус участника – физ или юр лицо;
- ФИО или наименование предприятия;
- Идентифицирующие данные – паспортные или свидетельства о регистрации;
- Место нахождения согласно документам;
- Контактные сведения;
- Размер доли в уставном капитале – процентное соотношение к основному капиталу;
- Данные об отчуждении доли третьим лицам.
- Заключительная часть
- Также формируется в качестве таблицы с указанием на размер долей принадлежащих обществу и их движение;
- Подпись руководителя организации. Тут вы узнаете, как получить электронную подпись для физического лица.
Правила составления документа
Формируется документ на основании договора по переходу долей, а также выписки из ЕГРЮЛ.
Вести и формировать список должен кто-то из участников общества или же наемный работник, например, ассистент, секретарь.
В любом случае данный человек должен иметь представление о формировании списка, умело использовать информацию из госреестра и иметь доступ к учредительским бумагам.
Для составления списка доступно использовать лист формата А4 или фирменный бланк предприятия с логотипом.
Информацию в бланк доступно вносить от руки или распечатав на компьютере. Важно: подпись на бланке руководителя должна быть живой. Использование печати требуется только при наличии данного правила в организации.
Составляется документ в одном экземпляре, но при необходимости можно распечатать копии.
Данные о составлении списка регистрируются в журнале, а при необходимости предоставлять его вне предприятия необходимо зарегистрировать в журнале исходящей документации.
Согласно нормативным документам ООО участник должен предоставить свои персональные данные в ограниченный период для внесения информации в базу данных.
Также указывается вариант предоставления подобной документации. Если же учредитель один, то таких требований нет кроме подготовки формы выписки.
Формируется документ от начала основания организации и до полного прекращения ее деятельности, для организаций, начавших работу ранее 2009 года, когда вышел законопроект, формировать его следовало в обязательном порядке с момента введения закона в силу.
Кроме этого список может иметься на предприятии в бумажном и электронном виде или же только в бумажном.
Хранение реестра и ответственность за его отсутствие
Храниться реестр должен подобно прочим локальным актам. Если внесение информации предполагается в электронный формат необходимо после каждой корректировки документа распечатывать новую версию на листе и заверять подписью директора.
В случае формирования списка из нескольких листов, необходима их прошивка в соответствии с требованиями к данной процедуре:
- С обратной стороны на нить накладывается квадрат чистой бумаги и приклеивается;
- На нем указывается количество пронумерованных и прошнурованных листов, ставиться дата и подпись генерального директора, оттиск печати.
Важно: хранятся все листы реестра до полной ликвидации ООО. Согласно требованиям к хранению архивной документации, реестр сохраняется:
- На постоянной основе в качестве электронного бланка в информационной базе ООО;
- В сейфе с учредительной и регистрационной документацией организации в бумажном варианте.
Если перечень отсутствует или при его формировании допущены ошибки, согласно законодательству предусмотрена административная ответственность – штраф в размере 200 000 – 300 000 рублей для предприятия и в размере 2 500 – 5 000 рублей для должностного лица.
Образец заполнения выписки из списка участников.
Выписка из списка участников
Данный документ может заменить копию реестра по запросу одного из участников или государственного органа.
Документ является полной копией списка и составляется в такой же форме. Он должен содержать данные об:
- Участнике, как о полном составе подобно основному документу, так и об избранном;
- Размер доли в процентном соотношении;
- Сведение об оплате доли;
- Сведения о размере доли, принадлежащей ООО.
Выписка подобно основному документу должна удостоверяться подписью генерального директора и оттиском печати.
В отличие от справки выписка является подтверждением наличия имущества в акционерном обществе у ее предъявителя на дату формирования документа и может понадобиться для следующих действий:
- Для совершения нотариального действия;
- В кредитное упреждение для взятия кредита;
- С целью оформления потенциальной сделки по отчуждению акций.
Заключение
Список участников ООО является обязательным документом, который должен вестись и храниться на предприятии согласно законодательным актам, при этом каких-либо обязательных требований к его составлению нет, главное – соблюдение правил внесения информации в тело документа.
Порядок составления списка аффилированных лиц рассмотрен в этом видео:
Бланк подходит для любого числа участников, просто добавьте нужное количество строк в таблице.
Как составить список участников
Список участников общества готовится в Сервисе Документовед при регистрации ООО.
Выписка из списка участников будет сформирована в комплектах по внесению изменений в случае оформления входа участников или увеличения уставного капитала.
Инструкция по самостоятельному формированию списка участников ООО
Отсутствие данного документа повлечёт наложение штрафа на директора (как ответственного за ведение списка), так и на саму организацию. Размеры штрафов указаны в статье 13.25 Кодекса об административных правонарушениях:
- на руководителя — в сумме от 2, 5 до 5 тысяч рублей;
- на организацию —от 200 до 300 тысяч рублей.
Оформление списка участников
В документе нужно указать следующее:
- данные организации (ее наименование, адрес и основные реквизиты);
- информация об уставном капитале компании (размер, сведения об изменении);
- сведения о количестве существующих и бывших учредителей;
- информация о долях, принадлежащих обществу.
Ниже, обычно в форме таблицы, перечисляются данные об участниках, а именно:
- для физических лиц — ФИО полностью, паспортные данные, адрес регистрации, телефон для связи и размер доли в уставном капитале;
- для юридических лиц — наименование, ОГРН, ИНН, сведения о представителе, полный юридический адрес, контактная информация и размер доли.
Сведения указываются обо всех участниках организации за весь период существования компании и на текущий момент.
Также отдельной табличкой нужно обозначить сведения о размере доли, которая принадлежит самому обществу, и моменте ее перехода к ООО.
Список участников общества с ограниченной ответственностью должен быть оформлен на бумажном носителе и подписан руководителем организации. Информацию в документе нужно поддерживать в актуальном состоянии. Директор лично несёт ответственность за соответствие сведений, даже если составление списка поручено другому сотруднику.
Учредители обязаны сообщать в организацию об изменении сведений о себе в отношении тех данных, которые приведены в выписке. Если они обновленные сведения не предоставили, общество не несет ответственность за причиненные из-за этого убытки.
Выписка из списка участников
По требованию учредителя и некоторых иных лиц, общество обязано предоставить выписку из списка. Самый распространенный случай — предоставление выписки при совершении нотариальных действий, также этот документ могут запросить в банковских, аудиторских и иных организациях.
В зависимости от того, кому и для каких целей предоставляется данный документ, формируется его полная копия (будут указаны все участники), либо только часть списка, содержащая информацию по определенным лицам (в отношении которых поступил запрос).
Первоначальный список участников ООО формируется на основании договора об учреждении ООО. Впоследствии директор вносит в него изменения на основании сведений, полученных от участников ООО и нотариусов, а также сведений, полученных из ЕГРЮЛ.
Рекомендуем вести и хранить список участников ООО в электронном и бумажном виде.
Решением общего собрания участников ООО ведение и хранение списка участников может быть передано Федеральной нотариальной палате.
За отсутствие списка участников общество может быть оштрафовано на сумму от 200 тыс. до 300 тыс. руб.
Как составить список участников ООО
Обязательной формы списка участников ООО и порядка его заполнения нет, поэтому его форма может быть любой. Рекомендуем вести список участников ООО в бумажном и электронном виде, это позволит в случае утраты одного из списков быстро восстановить всю информацию с момента создания ООО.
Составлять список нужно с момента госрегистрации общества. Ответственность за исполнение данной обязанности по ведению и хранению списка лежит на директоре, если иной орган не предусмотрен уставом общества (п. п. 1, 2 ст. 31.1 Закона об ООО).
Сведения, которые должен содержать список участников ООО, установлены в п. 1 ст. 31.1 Закона об ООО. Включите в список сведения:
- об участниках общества. В зависимости от того, кем является участник – физлицом или юрлицом, укажите отдельно в отношении каждого из них:
- для физлица – Ф.И.О., дату рождения, гражданство, место жительства, реквизиты документа, удостоверяющего личность, адреса для направления корреспонденции;
- для юрлица – наименование, ОГРН, ИНН и дату государственной регистрации, орган, осуществивший регистрацию, место нахождения, адрес в пределах места нахождения, сведения о директоре (ином лице, выполняющем функции единоличного исполнительного органа), адреса для направления корреспонденции;
- о размере долей в уставном капитале общества, принадлежащих каждому участнику, а также о дате и основании приобретения ими долей;
- об оплате долей каждым участником, в том числе о дате оплаты доли;
- о размере долей, принадлежащих обществу, датах их перехода к обществу или приобретения обществом.
Кроме того, рекомендуем отражать в списке участников информацию об обременении долей участников (принадлежащих обществу), наличии между участниками заключенного договора об осуществлении прав участников, а также о наличии (отсутствии) у отдельных участников дополнительных прав или обязанностей.
Как внести изменения в список участников ООО
Порядок внесения изменений в список участников ООО не установлен.
Внесите изменения в список участников как можно быстрее после получения информации об изменении сведений, содержащихся в списке.
По общему правилу каждый участник общества обязан своевременно информировать общество об изменении сведений о своем имени или наименовании, месте жительства или месте нахождения, а также сведений о принадлежащих ему долях в уставном капитале общества (п. 3 ст. 31.1 Закона об ООО). Но в ряде случаев изменения в список участников ООО могут вноситься на основании иных данных, например:
- при переходе доли от одного лица к другому – на основании копии заявления, полученного от нотариуса, удостоверившего договор по отчуждению доли;
- при залоге доли – на основании копии заявления, полученного от нотариуса, удостоверившего договор залога доли;
- при исключении участника из общества – на основании решения суда об исключении участника, вступившего в законную силу;
- при выходе участника из ООО – на основании нотариально удостоверенного заявления о выходе.
Рекомендуем при внесении изменений в список участников ООО в связи с переходом прав на долю, в том числе при выходе (исключении) участника, не удалять из списка запись о выбывшем участнике, а вносить запись об отсутствии у такого лица прав на долю в уставном капитале ООО.
Как передать ФНП ведение и хранение списка участников ООО
Для этого примите на общем собрании участников решение о передаче Федеральной нотариальной палате ведения и хранения списка участников общества и обратитесь к нотариусу. Если в ООО один участник, то он просто письменно оформляет свое решение (п. 1 ст. 31.1, ст. 39 Закона об ООО).
Для принятия общим собранием решения о передаче ведения и хранения списка участников ФНП:
- созовите общее собрание участников в соответствии с требованиями законодательства и устава общества;
- проведите собрание и примите решение по вопросу передачи Федеральной нотариальной палате полномочий по ведению и хранению списка участников ООО.
Решение принимается простым большинством голосов от общего количества голосов участников ООО, если большее количество голосов не предусмотрено уставом общества или Законом (п. 8 ст. 37 Закона об ООО);
- оформите решение в виде протокола и подпишите его у председателя собрания и секретаря. Не забудьте, что очные решения общего собрания участников необходимо удостоверить (п. 3 ст. 67.1, п. 3 ст. 181.2 ГК РФ).
Как предоставить нотариусу информацию для внесения сведений в реестр списков участников ООО
После того как решение принято, обратитесь к любому нотариусу, для того чтобы он внес сведения в ЕИС (единую информационную систему нотариата) – реестр списков участников обществ с ограниченной ответственностью. Обратиться к нотариусу может директор ООО или иной орган, уполномоченный уставом (ч. 1 ст. 34.3, п. 31 ч. 1 ст. 35, ст. ст. 40, 103.11 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).
При обращении к нотариусу вам потребуется решение собрания о передаче ФНП полномочий по ведению и хранению списка участников. О необходимости представления иных документов рекомендуем уточнить у нотариуса, к которому вы планируете обратиться, так как в реестр в соответствии с п. 54.3 Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата вносится достаточно большое количество сведений.
Как предоставить нотариусу информацию об изменении сведений в реестре списков участников ООО
Подайте любому нотариусу документы, подтверждающие изменение сведений, содержащихся в реестре списков участников ООО (ч. 1 ст. 34.3, п. 31 ч. 1 ст. 35, ст. ст. 40, 103.11 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).
Подать документы (информацию) должен участник или директор (иное лицо, предусмотренное уставом), в зависимости от того, о каких изменениях сообщается нотариусу.
Директор (иное лицо, предусмотренное уставом) подает документы (информацию) об изменении сведений об участниках общества и о принадлежащих им долях или частях долей в уставном капитале общества, о долях или частях долей, принадлежащих обществу (п. 6 ст. 31.1 Закона об ООО).
Также он может подать документы (информацию) и об изменении иных сведений, в том числе и об изменении имени или наименования участника общества, о месте жительства или месте нахождения участника общества (ст. 103.11 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).
Участник подает документы (информацию) только об изменении сведений о своем имени или наименовании, месте жительства или месте нахождения (п. 6 ст. 31.1 Закона об ООО, ст. 103.11 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).
Срок подачи документов (информации) законодательством не установлен (в законе указано, что сделать это нужно своевременно). Рекомендуем обращаться к нотариусу сразу после получения информации об изменении сведений, содержащихся в списке участников ООО (п. 6 ст. 31.1 Закона об ООО).
Плата за внесение сведений в реестр списков участников составляет 600 руб. (ст. 22.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).
Как получить выписку из списка участников ООО
Для того чтобы получить выписку из списка участников ООО, обратитесь к тому, кто ведет список участников ООО – директору (иному лицу, предусмотренному уставом) или нотариусу (п. п. 1, 2 ст. 31.1 Закона об ООО, ст. 103.12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).
Если список участников ООО ведет само общество, то обращайтесь к его директору. При этом руководствуйтесь общим порядком получения документов, установленным ст. 50 Закона об ООО, то есть подайте требование о предоставлении вам выписки из списка участников, указав в нем:
- сведения, которые вам необходимы. Например, вы можете запросить всю информацию из списка участников или только информацию на определенную дату;
- способ ее получения.
В течение пяти рабочих дней со дня предъявления требования общество обязано предоставить выписку.
Учтите, общество может потребовать от вас оплаты расходов на ее изготовление, а также оплаты расходов на ее направление почтой, если вы выбрали такой способ получения (п. 3 ст. 50 Закона об ООО).
Если список участников ООО ведет нотариус, руководствуйтесь ст. 103.12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате и п. п. 58.1, 58.2 Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата (утв. Приказом Минюста России от 17.06.2014 N 129).
Получить выписку у нотариуса может только само общество в лице директора или участник общества, а также их представители при наличии соответствующей доверенности (п. 58.2 Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата, утвержденного Приказом Минюста России от 17.06.2014 N 129).
Плата за выдачу сведений составляет (ст. 22.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате):
- 40 руб. за каждую страницу выписки в пределах с 1 по 10-ю страницу включительно;
- 20 руб. – с 11-й страницы.
Как составить выписку из списка участников ООО
Порядок составления выписки из списка участников предусмотрен только для нотариусов. В частности, выписка из реестра списков участников ООО ЕИС может содержать (п. 58.1 Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата, утвержденного Приказом Минюста России от 17.06.2014 N 129):
- все сведения, внесенные в отношении общества;
- сведения, актуальные на дату формирования выписки и находящиеся в реестре списков участников ООО ЕИС, в отношении всех участников общества;
- сведения, актуальные на дату формирования выписки и находящиеся в реестре списков участников ООО ЕИС, в отношении одного из участников общества.
Рекомендуем обществу руководствоваться теми же правилами, что предусмотрены для нотариусов, и составлять выписку в зависимости от того, какую информацию из списка затребовал участник ООО. А в случае если участник не конкретизировал сведения, которые ему нужны из списка участников, то рекомендуем включать в выписку все сведения, внесенные в список участников с момента госрегистрации общества.
Образец выписки из списка участников ООО
Выписка из списка участников
Общества с ограниченной ответственностью “ПРОГРЕСС”
| г. Москва | “01” августа 2007 г. |
| N | Наименование участника | Сведения об участнике | Размер доли | Номинальная стоимость (руб.) | Данные об оплате доли | Дата и основания приобретения доли | Обременения доли | Дополнительные права и/или обязанности участника | Сведения о наличии договора об осуществлении прав участников |
| 1 | ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ “РАЗВИТИЕ” | ОГРН: 1071690413848 ИНН: 7760239406 Дата регистрации: 07.12.2005 Регистрирующий орган: МИ ИФНС России N 46 по г. Москве Место нахождения и адрес: г. Москва, Ореховый бульвар, д. 21, кв. 87 Директор: Петров Николай Иванович Адрес для направления корреспонденции – аналогичен адресу в пределах места нахождения | 25% | 10 000,10 | оплачена | 01.08.2007, Договор об учреждении ООО “ПРОГРЕСС” от 16.07.2007 | нет | нет | нет |