Как сделать список дел
Обновлено: 06.07.2024
Бретт Блюменталь написала несколько бестселлеров о здоровом образе жизни. В новой книге она рассказывает, как укрепить здоровье, развивая мозг. Одно небольшое, но важное изменение каждую неделю позволит развить музыкальный слух, научит потреблять полезную пищу и т. д.
Маленькие изменения работают. В своей практичной книге Бретт Блюменталь, автор бестселлеров по здоровому образу жизни, рассказывает, как можно укрепить здоровье и благополучие, развивая мозг. Автор предлагает делать по одному небольшому, но важному изменению в неделю – от развития музыкального слуха до потребления полезной для мозга пищи и отказа от мультизадачности.
Вместе эти небольшие изменения приведут к большим результатам – вы сможете улучшить память, повысить продуктивность, меньше нервничать и стать счастливее.
Перемена этой недели может показаться чересчур простой. Но составление списков дел, которые вы собираетесь завершить сегодня, на этой неделе, в этом году, чрезвычайно полезно, чтобы избежать стресса, повысить производительность и ощутить счастье.
Составление и выполнение списков дел дает нам видимую картину того, что необходимо сделать. При этом мы получаем возможность рассортировать и структурировать кажущуюся неподъемной гору стоящих перед нами задач. При использовании списков мы можем не брать на себя ответственность за одновременное решение нескольких задач (из следующей главы вы узнаете, что попытки выполнять одновременно несколько задач могут негативно влиять на производительность), сосредоточиться на самой актуальной из них и добиться максимальной эффективности. Если мы еще и грамотно распределяем свои задачи по времени, то можем сосредоточиться на первоочередных проблемах.
Когда мы завершаем дело и вычеркиваем его из списка как выполненное, то испытываем чувство вознаграждения. Мы ощущаем себя успешными, способными и компетентными, и это поднимает нашу уверенность в себе и повышает самооценку. И все это приносит нам ощущение счастья.
Путь к успеху: составляем список дел
Список дел похож на внешний жесткий диск, поддерживающий вашу память. Он позволяет полностью сосредоточиться на самих делах, а не удержании их названий в памяти. То, что казалось ужасно трудным, становится выполнимым. Но когда такие списки используются неправильно, они могут стать дополнительными источниками стресса. Рекомендую следовать простым правилам.
Выбирайте подходящий вам формат списков
Если вы привыкли к письменному фиксированию своих планов и дел, то для вас естественным будет использование блокнотов или дневника. Если же вам больше нравится работа с современной техникой, воспользуйтесь мобильным телефоном и другими портативными устройствами. При этом вы можете получить определенные преимущества: синхронизировать ваш список с календарем, составить заметки-напоминания на важные даты и легко обновлять эту информацию. Есть различные приложения и онлайн-ресурсы, значительно упрощающие работу по планированию ваших дел и контролю их выполнения. Помните, что списки должны облегчать вам жизнь, а не наоборот. Так что выбирайте любой формат, который больше всего соответствует вашему ритму жизни и характеру.
Пусть списки будут простыми и выполнимыми
Чем более сложными окажутся списки ваших дел, тем с меньшей вероятностью вы будете строго придерживаться их и тем труднее вам покажутся задачи. Усложнение и перегрузка списков ненужной информацией обернутся дополнительной стрессовой нагрузкой и даже могут помешать выполнению задач. Дополнительным стрессом может стать и попытка достижения слишком большой цели. Пункты списка должны быть простыми и понятными. Вместо того чтобы пытаться одним махом решить огромную задачу, попробуйте разбить ее на мелкие части и решайте их по очереди. По мере продвижения у вас будет сохраняться мотивация к тому, чтобы добиться и поставленной вами большой цели.
Систематизируйте списки по времени достижения целей
Систематизируйте списки по целям
Систематизируйте списки целей по сферам жизни
Расставляйте дела в ваших списках по их приоритетности
Каждый день просматривайте свои списки дел и расставляйте в них приоритеты, используя буквы алфавита (А, Б, В и т. д., в порядке убывания срочности и важности). Литерой А обозначайте самые важные дела, Б – следующие в очереди, а В – те, которые могут подождать.
Искореняйте в себе медлительность
Они проявляются в следующих ситуациях:
- когда мы не испытываем острой необходимости в выполнении этого пункта плана или считаем его не слишком важным;
- если поставленная нами задача слишком трудна;
- когда пункт важен, но мы настолько не заинтересованы в решении этой задачи, что готовы смириться с негативными результатами от ее невыполнения, чем что-то сделать, чтобы вычеркнуть ее из списка.
Если решение задачи откладывается по первой причине, то ее и не нужно упоминать среди первоочередных. Если действует вторая причина, то вам могут помочь время, совет со стороны или даже участие кого-то из вашего окружения в ее решении. Если же вы имеете дело с третьей причиной, попросите помощи, чтобы облегчить задачу. Можно поместить ее в категорию первоочередных. Это будет означать, что только после ее решения вы можете перейти к другим, более приятным делам. Если при этом вам удастся закончить дело, то вы получите большое моральное удовлетворение.
Анализируйте ход выполнения дел и вознаграждайте себя
В конце каждого дня просматривайте список дел, чтобы увидеть, чего вам удалось достичь. Если остались невыполненные пункты, то при составлении списка на следующий день внесите их первыми. Если вы увидите, что в этот день вам удалось решить особенно сложные или трудозатратные задачи, потратьте несколько минут на то, чтобы вспомнить ваше достижение. Наградите себя за него небольшим отдыхом или чем-то приятным.
В работе со списками будьте реалистичны, гибки и понимайте ситуацию
Помните, что порой тщательно разработанные планы рушатся по непредвиденным причинам: вы на несколько часов застреваете на телефонных переговорах; вас вызывают на незапланированное совещание; ваш ребенок заболевает, и вам необходимо забрать его из школы; у вашей машины спустило колесо, в результате срывается важная служебная поездка и т. д. Всего предусмотреть нельзя. Поэтому старайтесь всегда, когда по объективным причинам не удается завершить дела из вашего списка в данный конкретный день, сохранять здравый взгляд, гибкость и понимание ситуации. Придерживайтесь приоритетов, расставленных в ваших списках. Если вы не успеваете сделать всё, попытайтесь выполнить хотя бы первоочередные пункты. И помните: завтра будет новый день!
Немного о том, что не входит в списки ваших дел
Разумеется, всем нам нужны перерывы на отдых в течение рабочего дня. Но между продуктивным отдыхом и непродуктивными тратами времени есть очень расплывчатая грань. Если вы почувствуете, что в ходе рабочего дня неэффективно тратите время, проследите, сколько вы теряете. Отметьте для себя, сколько времени уходит на личные звонки, блуждание в интернете, социальных сетях, просмотр телепрограмм или не вызванные служебной необходимостью встречи с коллегами. Потом решите для себя, сколько такого времени вы готовы отдать на увеличение производительности и сколько вам необходимо для отдыха. Затем попытайтесь планировать перерывы так, чтобы они не были случайными, а подчинялись системе, где четко определено время их начала и окончания. Все это поможет вам сократить непроизводственные временные потери.
wikiHow работает по принципу вики, а это значит, что многие наши статьи написаны несколькими авторами. При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали, в том числе анонимно, 31 человек(а).
Хотите сделать список текущих дел для ваших детей, супруга или даже для себя? Прочтите эту статью и узнайте, как это делать правильно!
Продумайте все, что вы/они должны сделать. Сформулируйте это четко и грамотно. Вместо того, чтобы писать “продуктовый магазин”, напишите “Сходить в магазин за мороженым”.
Сделайте список заметным. Пишите ярким цветом или положите на видное место, потому что вряд ли написанное будет выполнено, если его никто не увидит!
Напишите дату или день недели. Это весьма действенно, если известно, до какого времени поручение должно быть выполнено, таким образом можно даже опережать график.
Упорядоченность списка поможет ускорить его выполнение. Если это рождественский список, сгруппируйте пункты по магазинам или торговым центрам. Потом упорядочьте его так, чтобы минимизировать расстояние переходов между магазинами. Можно сэкономить массу времени, если все спланировано должным образом.
Расставьте приоритеты и поставьте на первое место самые важные задания. Если это список того, что нужно отремонтировать (в доме), запишите наиболее важные проблемы первыми. Если список получился большим, разбейте его на реально выполнимые части или пошаговый план со сроком выполнения в одну неделю или один день.
Более 40% дел в списках задач, так и остаются невыполненными, подсчитала компания iDoneThis. Представьте, сколько денег вы потеряете, если не перезвоните 40-ка процентам своих клиентов или не отправите им КП? Мы разберем, как избежать таких потерь благодаря методике от бизнес-гуру Стивена Кови, а также расскажем, как CRM-системы помогают вести списки дел.
Содержание:
Почему ваши списки дел не работают
- Отвлекающие факторы уводят внимание от главных целей и не дают сконцентрироваться;
- Люди сомневаются, что справятся со сложными задачами, поэтому откладывают их выполнение и испытывают стресс;
- При пересмотре списка дел выясняется, что нужны серьезные изменения в жизни. Появляется огромный список задач, который пугает и парализует.
Есть и другие причины, причем, от них никто не защищен — ни прокрастинаторы, ни перфекционисты.
Дарья Игнатович, консультант по тайм-менеджменту и личной эффективности:
— Чаще всего to-do лист состоит из срочных задач, которые нужно было решить ещё вчера. Но так как пунктов слишком много, чтобы успеть их выполнить, мы выбираем самые простые и понятные задачи и отодвигаем сложные и важные. Другая проблема — слишком категоричный подход к работе со списком дел. Мы думаем, что молодцы, если успеем выполнить все пункты. И ругаем себя, если сделали только треть или половину. В результате мы попадаем в негативную спираль: не успели сделать все задачи — расстроились и испытали чувство вины — потеряли веру, что следующий список нам поможет — снова расстроились — отказались от списков.
Как вести список дел правильно
Чтобы to-do списки работали, задачи в них необходимо распределить в порядке значимости. Эффективную методику расстановки приоритетов предлагает американский консультант по управлению и руководству Стивен Кови. В основе методики лежит матрица Эйзенхауэра: все задачи распределяются по четырем квадратам в соответствии с их важностью и срочностью.
Квадрат I со срочными и важными делами требует немедленного внимания. Если не выполнить их в ближайшее время, возникнут серьезные проблемы. Этими делами нужно заниматься в первую очередь. Но ограничиваться ими нельзя, иначе аврал никогда не закончится.
Чтобы срочных важных задач с каждым днем становилось все меньше, Стивен Кови рекомендует максимум усилий посвятить делам из квадрата II. Это важные, но пока несрочные задачи. Вначале для этого придется использовать время, отведенное на квадраты III и IV, а потом квадрат I разгрузится, и появится больше свободных часов.
Как составить список дел на неделю: методика планирования
Разбив задачи на квадраты и поставив в приоритет важное срочное и важное несрочное, можно переходить к составлению списков дел — на день, неделю, месяц, квартал или даже год. Стивен Кови советует организовывать свою деятельность на основе недельного планирования. Это позволяет не просто упорядочить аврал в рамках одного дня, а продумывать перспективу.
Итак, сначала надо внести в календарь крупные события, даты которых известны заранее: деловые встречи, командировки, конференции и т.д. Затем определите нескольких боле или менее крупных целей на эти 7 дней: составляйте цели по принципу SMART и при необходимости делите их на этапы, привязанные к конкретным дням.
Пример, как оформить список дел:
Цель: за рабочую неделю обучить нового администратора фитнес-центра, чтобы со следующей недели он смог приступить к выполнению своих обязанностей.
| Понедельник | Познакомить сотрудника с коллективом, показать рабочее место, дать ему доступ в корпоративную CRM-систему и другие используемые сервисы, создать корпоративную почту, объяснить ежедневные обязанности. |
| Вторник | Утром дать сотруднику материалы для изучения, а после обеда обсудить появившиеся у него вопросы. |
| Среда | Утром дать сотруднику материалы для изучения, а после обеда обсудить появившиеся у него вопросы. |
| Четверг | Утром поручить новичку понаблюдать за работой нынешнего администратора, а после обеда поработать самому под его контролем. |
| Пятница | Провести аудит работы нового сотрудника: проверить знание теории, понаблюдать за его работой на практике. |
Читать по теме
после того как вы распределили все задачи на неделю, нужно распланировать каждый день. В отдельной статье мы рассказали, как составить список дел на день.
CRM-системы для управления временем
Даже научившись составлять списки задач, вы можете что-то упустить: потеряете стикер с напоминанием, увлечетесь важным процессом, просто забудете о своем списке дел.
Теперь вы знаете, как правильно вести список дел. Попробуйте использовать для рабочих задач программу SalesapCRM, и вы забудете о сорванных дедлайнах.
Ничего не успеваете? Дел много, а времени категорически не хватает? В такие моменты многие вспоминают, что в теории сэкономить и рационально использовать самый ценный и невосполнимый ресурс помогает составление списков дел. Они способствуют тому, чтобы мы как вовремя выполняли рабочие задачи, так и с успехом разбирались с домашними делами. Однако для того чтобы такой список действительно работал в вашу пользу, его нужно не просто составить, а составить правильно, ведь в противном случае вы вряд ли будете ему следовать, и он будет просто лежать перед вами немым укором. Остановимся подробнее на том, как правильно составить список дел м что такое матрица приоритетов Эйзенхауэра.
Какой список вам нужен?
Список дел рационала – матрица приоритетов Эйзенхауэра
Рационалу важно, чтобы все было разложено по полочкам, структурировано. Они часто составляют разные списки на разные случаи жизни: для работы, для семьи и т.д. Как правило, рационалам подойдет способ составления списка дел, основанный на матрице приоритетов Д. Д. Эйзенхауэра, 34-го президента США. Его главный принцип можно выразить следующим образом: не все срочные дела важные, не все важные дела срочные.
Таким образом, чтобы выстроить дела согласно матрице Эйзенхауэра, нужно разделить все дела на четыре группы:
- важные срочные;
- важные несрочные;
- срочные неважные;
- несрочные неважные.
1. К первому пункту матрицы Эйзенхауэра обычно относят так называемый форс-мажор, поэтому при правильной организации работы таких дел должно быть очень немного, а в идеале появляться они там должны действительно только в случае экстраординарных обстоятельств.
2. Важные несрочные дела – самые значимые в списке, именно им нужно уделить особое внимание.
Как составить список дел иррационалу
Иррационалам приведенный выше способ составления списка дел противопоказан. Матрица Эйзенхауэра, скорее всего, не вызовет ничего, кроме скуки и желания забросить самые важные дела еще дальше. И все же даже иррационалу список дел не повредит, но такой, который учитывает особенности характера. Самый простой вариант в данном случае — просто запишите все, что вам нужно сделать, и работайте над теми задачами, эффективность по которым, по вашему мнению, в данный момент у вас будет максимальна. Практика показывает, что порой эффективнее всего люди с таким типом характера работают, когда занимаются тем, чем хочется, и столько, сколько хочется, поскольку разложенный по полочкам день и строгая последовательность действий на на иррационалов зачастую действуют угнетающе.
Представителям такого типа личности важно заниматься каким-либо делом (и, по возможности, не отрываться от него), пока они максимально эффективны. Когда эффективность начинает падать (то есть когда наступает скука, текущее дело начинает надоедать), имеет смысл снова пробежаться по составленному списку дел и выбрать новую задачу – ту, что на этот раз найдет наибольший эмоциональный отклик. При этом даже иррационалам важно уметь противостоять тайм-киллерам. Как правило, именно они выглядят наиболее привлекательными, но совершенно не способствуют уменьшению количества дел в списке. Среди интересных и даже парадоксальных советов — если вам вообще ничего не хочется делать, займитесь чем-нибудь рутинным, таким, к чему настояние вряд ли когда-либо появится, но что делать все равно придется. Это может быть уборка в комнате, стирка и т.д.
А из нашей следующей статьи вы узнаете несколько полезных советов по составлению списка дел.
Читайте также: