Как сделать списание материалов в 1с erp
Добавил пользователь Владимир З. Обновлено: 04.10.2024
Сегментом особого внимания особенно в крупных производственных и промышленных организациях является учет спецодежды и спецоснастки с необходимостью оперативного получения информации об их наличии и состоянии не только в суммовом, но и в количественном выражении.
Беря во внимание количество подразделений и входящих в них сотрудников, производство или закупка спецодежды составляют немалую статью расходов. Соответственно, некорректный учет негативно сказывается на финансовом состоянии компании.
В типовом функционале ERP существует ряд ограничений:
Отсутствуют инструменты по инвентаризации ТМЦ в эксплуатации, что для крупных компаний является обязательной процедурой.
В системе в принципе нет возможности сформировать документы для проведения инвентаризации ТМЦ в эксплуатации. Из-за этого бухгалтеру приходится формировать ведомости в xls, из-за чего растет вероятность ошибок, а также увеличивается время на подготовку необходимой информации.
Нет единого отчета, который бы аккумулировал в себе все сводные данные по учету спецодежды.
Количественные и суммовые данные разбросаны по нескольким отчетам. Например, чтобы получить информацию о количестве и стоимости ТМЦ в эксплуатации, нужно сформировать ОСВ (оборотно-сальдовую ведомость) по счету и типовой отчет "ТМЦ в эксплуатации", а затем сопоставить данные отчета в единый. При больших объемах данных такой процесс, естественно, усложняет работу пользователям и влияет на рост количества ошибок.
Кроме того, в типовом отчете "ТМЦ в эксплуатации" не отражаются те ТМЦ, по которым срок службы закончился, но сам ТМЦ еще не списан, что в свою очередь влияет на полноту отражения данных по учету.
Не отражается движение спецодежды по счетам МЦ и 10.11 в рамках одного месяца, если она была передана в эксплуатацию в этом же месяце.
В ведении учета есть своя специфика. Представим, что в апреле была передана в эксплуатацию спецодежда. Работник несколько дней ей попользовался и передал другому. Либо другая часто встречающаяся ситуация - в одежде обнаружился брак и ее нужно было списать. И все это произошло в рамках одного месяца.
Ограничение типового функционала 1С:ERP заключается в данном случае в том, что по счетам МЦ и 10.11 не будет отображаться движение спецодежды в том же месяце, в котором произошла передача и было сделано списание или перемещение. Пользователи не смогут получить полные сведения по эксплуатации одежды в апреле, в котором она и была передана, данные будут отображены только в мае. Такой формат противоречит полноте отображения данных.
Расчет остаточной стоимости ТМЦ, стоимость которых была погашена при передаче в эксплуатацию.
Помимо недостающей информации для корректного учета многие компании сталкиваются с необходимостью определения остаточной стоимости, которая возникает при списании ТМЦ из эксплуатации при реализации или другим причинам.
Сейчас в типовой системе 1С:ERP вся спецодежда и спецоснастка (согласно ФСБУ 5), которая передается в эксплуатацию, списывается на расходы сразу, независимо от срока службы. Проблема заключается в том, что при полном списании, когда не учитывается реальный срок службы спецодежды (в учете 2021 в системе не заложены такие документы), нельзя автоматически рассчитать остаточную стоимость, которая важна для формирования возврата средств за спецодежду и финансового результата при реализации.
Может ли автоматизация процессов в 1С решить насущные проблемы учета?
В нашей работе мы сталкиваемся с абсолютно разными отраслями, масштабами организаций, отношением сотрудников к внедрению новых механизмов и правил. Но 90% компаний схожи в двух моментах: бухгалтерии нужны максимальное удобство и экономия времени при аврале задач, а руководству - полная и прозрачная финансовая картина по процессам производства и контроль состояния активов.
Рассматривая данные цели в разрезе учета спецодежды в 1С:ERP, для их достижения необходима автоматизация учета ТМЦ. Для решения вопроса оперативности, полноты и достоверности данных о ТМЦ в эксплуатации был разработан отчет "ТМЦ в эксплуатации" на базе типового отчета 1С:ERP.
Данный отчет позволяет:
- увидеть суммовые и количественные показатели в одном отчете, в разрезе всей необходимой аналитики;
- работать без ограничений по отражению ТМЦ, срок службы у которых закончился. В отчете отражаются все ТМЦ, числящиеся в учете, но с помощью настроек пользователь может сам установить отбор, показывать ему такие ТМЦ или нет;
- увидеть суммовые показатели по перемещениям и списаниям ТМЦ в том периоде, в котором они отражены по документам, независимо от даты передачи их в эксплуатацию;
- работать с полной детализацией до первичного документа, что позволяет открывать документы сразу из отчёта и вносить в него при необходимости корректировки.
Важный момент: отчет подключается к 1С как внешний инструмент и не рушит текущие процессы системы, в которой работает компания.
Разбираемся с инвентаризацией
Чуть выше мы говорили о том, что 1С:ERP в принципе нет документов по инвентаризации. Но данный процесс нельзя обходить стороной. Удачной альтернативой ручному труду будет является проведение доработки самой системы 1С, учитывая нюансы самой компании, так как тут все индивидуально.
В нашей практики в рамках процесса автоматизации учета была доработана система, где мы создали документы, которые отражают инвентаризацию, что облегчило ввод данных и исключило ошибки, которые появляются при ручном вмешательстве.
Документ “Инвентаризационная ведомость для ТМЦ в эксплуатации” заполняется автоматически по данным забалансового счета МЦ по сумме и количеству с учетом данных оперативного контура, что позволяет получать актуальные данные после проведения документов перемещения и списания, независимо от формирования проводок в БУ. При этом в документе есть возможность формирования печатных форм ИНВ-3 и ИНВЕ-19.
Автоматическое заполнение реквизитов в документах по учету ТМЦ в эксплуатации
В рамках разработки отчета были доработаны механизмы, позволяющие автоматизировать:
- заполнение стоимости ТМЦ при возврате из эксплуатации, если на момент возврата не вышел срок службы или в принципе есть остаточная стоимость на счете 10.11;
- заполнение реквизитов “Физическое лицо получатель” при перемещении.
Разумеется, можно рассматривать альтернативные решения автоматизации. Например, если компания будет формировать оборотку, а затем загружать заполненный excel-файл в свою систему. Но учитывая объемы работ, с уверенностью можно сказать, что такой способ повлияет на рост количества ошибок.
В данном случае автоматизация учета ТМЦ станет действенным методом, который убережет компанию от ошибок, влияющих на финансовое состояние организации, а также поможет оперативно принимать взвешенные управленческие решения, основанные на корректной и актуальной информации по учету спецодежды и спецоснастки.
Заинтересованы в новом функционале? Оставляйте заявку на сайте, наши специалисты с вами свяжутся!
В любой производственной строительной или другой организации, где есть статья материальных затрат, бухгалтер сталкивается с операцией списания материалов. Для того чтобы грамотно оформить все документы и не допустить нарушений при совершении записи таких хозяйственных операций необходимо предусмотреть в учетной политике метод списания. Законодательством по бухгалтерскому учету допускается учет 4-мя способами:
- По стоимости одной единицы;
- По средней себестоимости;
- Метод ЛИФО;
- Метод ФИФО.
Налоговый учет допускает списание только по 2-м из перечисленных способов, а именно по средней себестоимости или методом ФИФО. Для того, чтобы максимально приблизить бухгалтерский и налоговый учет рекомендуется использование 1-го из способов, так как фиксирование отклонений бухгалтерского и налогового учета процесс достаточно трудоемкий.
Списание материалов по требованию-накладной
В открывшимся документе выбираем закладку запасы и способ списания из списка в соответствии с локальным нормативным актом.
Когда метод для списания установлен программа будет автоматически рассчитывать стоимость отпущенных в производство материалов.
Отражается списание материалов в 1С документом требование-накладная, который можно открыть двумя способами:
Все выбранные материалы переносятся в требование-накладную нажатием кнопки «Перенести в документ.
- Счет: основное производство, вспомогательное, общехозяйственные нужды;
- Подразделение;
- Номенклатурную группу;
- Статью затрат.
Все параметры можно выбрать из выпадающего списка.
- Произвольная форма требования-накладной (без указания цены и стоимости);
- Унифицированная форма М-11.
Важно: для отражения передачи материалов в производство в некоторых отраслях, где материальные затраты списываются в соответствии с нормативами, недостаточно одного документа требования-накладной, например, в строительстве необходимо составить форму М-29.
Списание материалов с длительным циклом использования
Кнопка открывает список введенных документов, где их можно редактировать или создать новый.
- Спецодежда;
- Спецоснастка;
- Инвентарь и хозяйственные принадлежности.
После добавления позиции в документ обязательно указание следующих параметров:
- Физическое лицо;
- Назначение использования;
- Счета учета.
Каждый из параметров можно выбрать из открывающегося списка. Назначение использования заполняется в соответствии с утвержденной учетной политикой организации. Этот параметр можно редактировать или создать новый. При этом обязательно указывается:
- Номенклатурная позиция, для которой устанавливается параметр;
- Наименование, код;
- Количество по норме выдачи;
- Способ погашения стоимости;
- Срок полезного использования;
- Способ отражения расходов.
Погашение стоимости будет происходить в зависимости от выбранного способа:
- Путем начисления амортизации линейным методом;
- Путем единовременного погашения в момент передачи в эксплуатацию;
- Пропорционально объему выпущенной продукции.
Указание способа отражения расходов необходимо для правильного отражения на счетах бухгалтерского учета.
Важно: если параметр не будет указан, не произойдет автоматическое выполнение некоторых регламентных операций.
- Унифицированная форма М-11;
- Ведомость учета выдачи по форме МБ-7.
Данный документ позволяет вывести на печать унифицированную форму МБ-8.
Читайте также: