Как сделать сопроводительное письмо к документам

Обновлено: 07.07.2024

Грамотно написанное сопроводительное письмо к резюме станет доказательством вашей заинтересованности в конкретной вакансии, обеспечит дополнительное внимание рекрутера к вашей кандидатуре, повысит вероятность получения должности. Поэтому не стоит пренебрегать его составлением при поиске работы.

Мы расскажем, как написать сопроводительное письмо, на что обратить особое внимание, какие могут быть ошибки при составлении.

Что такое сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо – это документ, который является дополнительной частью резюме. Его можно назвать мотивационным, т. к. его цель доказать, что именно вы подходите на вакантную должность, какая будет от вас выгода компании.

В нем отражаются не просто умения и навыки соискателя (для этого есть резюме), а его индивидуальные преимущественные возможности.

Цели составления письма

Для чего составляется сопроводительное письмо к резюме:

Показать компании, что вы заинтересованы в работе именно у них, а не просто рассылаете резюме по вакантным должностям.
Для того, чтобы доказать, что вы можете принести пользу компании. Какой опыт, полученный на местах предыдущих работ, вы сможете применить на новом месте.
Чтобы ваше резюме отличалось от других. Оно должно быть подробным и качественным, это увеличит шанс на отклик.
Для выполнения требований работодателя. Некоторые рекрутеры применяют различные способы проверить внимание соискателя, например, просят написать в сопроводительном письме определенное кодовое слово или фразу.

Сопроводительные письма широко распространены за рубежом, поэтому, если вы отправляете резюме в иностранную компанию, его потребуется составить в обязательном порядке. Также сопроводительные письма увеличат ваши шансы при отправлении резюме в отечественные крупные компании, если у вас нет опыта работы в этой сфере деятельности или вы бывший студент без трудового стажа.

Требования к документу

Точно установленных требований к порядку составления письма нет.

Что может быть в нем быть отражено:

обращение к работодателю;
на какую должность вы претендуете;
ваш опыт работы, который может иметь значение на новом месте;
ваши личностные качества, навыки, которые будут способствовать выполнению служебных обязанностей;
преимущественные особенности;
ваша заинтересованность в работе в компании;
выражение готовности к сотрудничеству, ответам на вопросы;
имя соискателя, можно добавить телефон, электронную почту;
при необходимости в текст вставляется кодовое слово или фраза.

Структура сопроводительного письма к резюме

Письмо должно подчиняться установленной для таких документов структуре:

Информация в резюме и сопроводительном письме не должна повторяться. В таблице мы на примере показаны отличия.

Резюме

Сопроводительное письмо

Высшее экономическое образование

На мой взгляд, я имею достаточный опыт, чтобы претендовать на должность, т. к. имею 10-летний стаж работы в продажах, в том числе, технически сложных продуктов

Владение языками: английский

Свободно разговариваю по-английски, могу вести деловую переписку

Готов к собеседованию

В случае вашей заинтересованности, буду рад в рамках собеседования рассказать о своем опыте работы, профессиональных навыках, компетенциях, а также реализованных мною проектах в компаниях ХХХ, ООО.

Если у вас отсутствуют необходимые навыки или опыт, напишите об этом прямо, указав при этом, что готовы обучаться:

Требования

Описание

Требуется опыт системным администратором в банке

У меня нет опыта работы системным администратором в банке, но я уверен, что справлюсь с обязанностями, т. к. работал 2 года в должности системный администратор в страховой компании.

Опыт в разработке юридических документов

Самостоятельно я не разрабатывал юридические документы, но я умею хорошо ориентироваться в юридических документах, знаю требования по делопроизводству, поэтому смогу выполнять эту обязанность.

Свободное владение английским языком

На английском свободно пишу, но для свободной разговорной речи требуется практикум. Готов пройти обучающие курсы.

Важные параметры

При составлении письма важно учитывать размер и стиль документа.

Размер

Письмо должно вызвать интерес, но не быть расплывчатым, без конкретной информации и с множеством эпитетов.

Размер должен быть таким, сколько потребуется, чтобы подробно описать ваши навыки и профессиональный опыт. Стандартно основная часть занимает до 5–6 небольших абзацев, максимально пол-листа формата А4.

Обратите внимание на шрифт, он должен быть легко читаемый, с выделением обращений.

Стиль

Любое письмо в компанию подчиняется деловому этикету. Лучше не применять сложные структуры, неформальные выражения и т.д. Текст излагается простым и понятным языком. Отсутствие грамматических ошибок является обязательным требованием при написании.

Если вы претендуете на творческую вакансию, возможно применение вольного стиля написания, как подтверждения индивидуальности, но с чувством меры.

Шаблон сопроводительного письма

Мы составили стандартный шаблон, по которому вы сможете быстро составить сопроводительное письмо к резюме.

Предлагаю вашему вниманию свое резюме на должность ….

Мне хорошо знакомы все процессы и особенности работы, которые мне потребуется выполнять. Я уверен, что справлюсь с обязанностями, и буду вам полезен, т. к. имею практический опыт в сфере . навыки в направлениях….

Имею большое желание работать в вашей компании, развиваться в сегменте….

Меня заинтересовала ваша вакансия, т. к. ….

Буду рад пройти собеседование онлайн или приехать на личную встречу в указанное вами место и время.

Спасибо, что прочитали письмо и уделили мне время.

Возможные ошибки и пути их решения

Написан шаблонный текст, не раскрывающий индивидуальных особенностей соискателя.

Обязательно указывайте, где конкретно работали, круг обязанностей, опишите, почему для вас важна именно эта вакансия.

В письме не должно быть лирических отступлений, уводящих от сути, поэтому перед отправкой прочитайте документ и оставьте только основную информацию.

Ошибки в тексте.

Это не допустимо, обязательно проверьте, можно воспользоваться специальными сервисами.

Письмо дублирует резюме.

Повторять сведения из резюме в письме не следует, в нем предоставляется дополнительная информация.

Несоблюдение правил деловой этики.

Деловой стиль включает в обязательном порядке приветствие, указание на то, кто составил документ. Не допускается бесцеремонность, фамильярность, бестактность.

Слишком угоднический стиль больше вызывает чувство недоумения, чем ведет к возникновению заинтересованности

Не верный тон письма.

Если в письме в творческую-студию возможно некоторое панибратство, то при отклике на вакансию в государственные организации, крупные компании, обязателен только строго деловой стиль.

Почему важно писать сопроводительное письмо

Основной задачей составления документа является то, что им вы привлекаете внимание рекрутера к резюме. Хорошее письмо поможет вам выделиться на фоне остальных кандидатов, если претендентов с одинаковым опытом на вакансию много, или, когда у вас нет практического опыта, оно поможет заинтересовать работодателя.

Вы сможете показать, что заинтересованы в вакансии, дадите общее представление о себе, как о человеке и специалисте.

Примеры писем

Примеры коротких сопроводительных писем:

Добрый день, Сергей Александрович!

Буду признателен, если рассмотрите мое резюме.

С уважением Михаил, тел….

Меня зовут Иван Буклин. Претендую на должность начальника отдела кадров в вашей компании. Вакансия размещена на сайте…

Готов пройти собеседование в любое время.

Сергей. Электронная почта….

Благодарю за уделенное внимание.

Буду рада ответить на ваши вопросы при собеседовании.

Мне интересна эта вакансия из-за соответствия требований моему коммерческому опыту и возможности улучшать свои навыки Node.js разработчика.

Бужу ждать обратную связь.

Более развернутые письма несут больше информации, поэтому вероятность того, что работодатель заинтересуется кандидатурой будет выше.

Мой практический опыт составляет 5 лет, т. к. 1,5 года я находилась в декретном отпуске.

Работа в Вашей компании привлекает меня возможностью карьерного роста, я смогу применить свой опыт и знания в перспективных проектах, в масштабе более крупного бизнеса.

Буду рада ответить на ваши вопросы при собеседовании.

Отклик на вакансию старшего менеджера по маркетингу.

меня заинтересовала Ваша вакансия на должность старшего менеджера по маркетингу.

В рамках проектов я отвечал за следующие задачи:

· Управление работой проектной команды.

· Реализация новых каналов продаж.

· Контекстная и баннерная реклама.

· Выполнение плана доходов.

· Миграция региональных интернет-ресурсов на федеральную площадку.

Мой опыт и профессиональные знания помогут в развитии Вашего бизнеса.

Я заинтересован работать именно в вашей команде, т. к. меня привлекают крупные проекты, которые дают возможность личностного роста и развития.

На собеседовании готов поделиться практическим опытом и знаниями.

Благодарю за внимание.

· Опыт в продажах 12 лет.

· Владею навыками эффективного управления командой торговых представителей.

· Имею телекоммуникационные навыки: проводил треннинги, организовывал деловые переговоры с партнерами компании.

Более подробная информация в резюме.

Работа в вашей компании привлекает меня возможностью применить свой опыт и знания в масштабах более крупного бизнеса.

Буду рад, если вы рассмотрите мою кандидатуру.

Александр, адрес электронной почты, телефон.

Как написать письмо студенту без опыта

В сопроводительных письмах нуждаются не только резюме опытных специалистов, но и бывших студентов, только закончивших ВУЗ и не имеющих практического опыта.

Здесь лучше будет акцентировать внимание на том, что есть профильное образование и стремление развиваться в этой области.

Пример основной части:

В 2021 г получил диплом по специальности (название) в (названии ВУЗа), со средним баллом 4,8. Практику проходил в должности … в (название компании), занимался…(круг обязанностей). Оценка за практикум 5.

В марте 2021г участвовал в конференции с докладом …, посещал дополнительные обучающие курсы…

Мне интересно это направление деятельности, готов в нем развиваться и совершенствоваться, работая в вашей компании. Уверен, что сотрудничество будет взаимовыгодным, т. к. я активен, дисциплинирован, коммуникабелен, целеустремлен.

Буду рад, если вы дадите мне шанс приобрести практический опыт в … именно в вашей компании, т. к….

Вводная и заключительная части резюме могут быть написаны стандартно.

Что еще важно учесть

Обращайте внимание на следующие моменты:

Составляйте письмо адресно. У работодателя не должно создаться ощущение, что вы рассылаете одно и то же письмо всем компаниям, в которых есть похожие должности.
Заранее узнайте о компании, куда вы собираетесь устроиться на работу, тогда вы сможете письме указывать больше конкретных данных.
Не следует рассказывать про свои жизненные интересы, если они не касаются деятельности в компании. Например, что вы чемпион по шахматам или увлекаетесь конным спортом.
Не дублируйте в сопроводительном письме резюме или его части.
Не задавайте вопросы, например, об уровне заработной платы и рабочем графике. Подобные вещи обсуждают на собеседовании.
Письмо может объяснять моменты, которые не вошли в резюме. Например, ваш общий трудовой стаж составляет 6 лет, однако практический опыт 3 года, т. к. 3 года вы находились в декретном отпуске.
Вставляйте в документ точные цифры, например, опыт работы не несколько лет, а 5,5 лет, участие не в более 10 проектах, а в 11 проектах и т. д.
Постарайтесь уделить внимание каждому требованию, которое предъявляется к соискателю. Например, требуется внимательность, укажите, что на предыдущей работе не допускали ошибок (при этом будет хорошо, если ваши слова подтвердит рекомендательное письмо бывшего работодателя).

Как смотрит письма рекрутер

В зависимости от того, в какую компанию вы подаете резюме, сколько претендентов на должность, ваше письмо могут изучать внимательно, пробегут по нему глазами, делая акцент только на главных мыслях, или вообще не прочитают. В любом случае письмо следует писать с надеждой, что оно будет рассмотрено.

На что рекруты обращают особое внимание:

Почему кандидат заинтересован работать именно в их компании.
Чем соискатель на должность может быть полезен для компании.
Есть ли у него профессиональные достижения.
Практический опыт.
Сильные и слабые стороны.

Обратите внимание, доминирующие позиции занимают две верхние основные мотивации (более 80 и 50% соответственно). Работодателей больше всего интересует, почему кандидат выбрал их компанию и будет ли он полезен. Практический опыт необходим только в 17% случаев.

Что не следует писать в сопроводительном письме?

Нужно ли писать в письме, почему нет трудовой книжки?

В письме не стоит расписывать вашу жизненную ситуацию, наличие или отсутствие документов. Если у вас есть подтверждающие документы, которые свидетельствуют о наличии профессионального опыта, просто приложите к резюме в качестве портфолио. Про трудовую книжку успеете сказать на собеседовании.

Есть ли какие-то приемы для привлечения внимания работодателя?

Практика показывает, что заинтересованность работодателя может вызвать отдельный абзац в сопроводительном письме, выделенный в постскриптум.

Пример:

Вывод

Сопроводительное письмо к резюме является доказательством того, что вы хотите получить должность именно в этой компании.

Оно не должно дублировать резюме, а раскрывать дополнительную информацию о соискателе.

Если вы хотите привлечь дополнительное внимание рекрутера к своему резюме, произвести на него хорошее впечатление и увеличить шанс получить job offer, вам необходимо составить грамотное сопроводительное письмо.

Муртазина Татьяна

Сопроводительное письмо при отклике на вакансию желательно писать всегда, но в некоторых случаях это просто необходимо.

В каких случаях наличие сопроводительного письма обязательно?

— Если в требованиях к вакансии работодатель пишет о необходимости сопроводительного письма при отклике на вакансию. Некоторые рекрутеры идут на различные ухищрения. Например, иногда они хотят убедиться, что соискатель внимательно прочитал требования к вакансии. В этом случае они могут попросить написать в сопроводительном письме определенное кодовое слово или фразу.

Если вы откликаетесь на вакансию иностранной компании.
В случае если вы хотите изменить сферу деятельности.

Сопроводительное письмо должно отражать:

вашу мотивацию;
релевантный опыт работы;
навыки и личностные качества, необходимые для успешной работы на данной позиции;
другие ваши преимущества как кандидата.

Размер сопроводительного письма

Четких рекомендаций, касающихся размера сопроводительного письма, не существует. Оно может быть как коротким, так и длинным. Главное, чтобы оно содержало конкретную информацию, совпадающую с требованиями к вакансии.

Стиль сопроводительного письма

В подавляющем большинстве случаев сопроводительное письмо должно быть написано в официально-деловом стиле. Отступления от правил возможны, если вы претендуете на творческую работу. В этом случае юмор и креатив будут вполне уместны. Но и здесь необходимо чувство меры.

Структура и содержание сопроводительного письма

Перво-наперво нужно запомнить, что универсального шаблона для написания сопроводительного письма не существует. Любое сопроводительное письмо требует индивидуального подхода. Поэтому его создание отчасти можно назвать творческим процессом.

Перед написанием сопроводительного письма внимательно прочитайте текст вакансии и попытайтесь представить идеального кандидата для работы на данной позиции. Сопоставьте требования вакансии со своим опытом и сделайте акцент на релевантных компетенциях в письме.

Чтобы облегчить восприятие текста, сопроводительное письмо должно иметь четкую структуру.

Структура сопроводительного письма может быть следующей:

Поприветствуйте рекрутера.
Напишите, на какую вакансию вы претендуете.
Объясните, почему вас заинтересовала эта вакансия.
Опишите релевантный опыт, а в случае его отсутствия расскажите о навыках и личностных качествах, необходимых для успешной работы на данной позиции. Укажите другую информацию, которая может заинтересовать работодателя и убедить его остановить свой выбор на вас. Обоснуйте, почему ваш опыт и компетенции позволят вам успешно работать.
Поблагодарите за уделенное внимание.
Оставьте подпись и укажите контактные данные, по которым с вами можно связаться.
Если в требованиях вакансии работодатель пишет о необходимости портфолио, дополните сопроводительное письмо примечанием со ссылками на ваши работы.

Если релевантный опыт отсутствует, подумайте, какие навыки и личностные качества могут показать вас с максимально выигрышной стороны и убедить рекрутера в том, что вы подходите для работы на этой должности.

Итак, мы разобрались с необходимыми составляющими сопроводительного письма. Теперь рассмотрим другие важные моменты.