Как сделать служебную записку

Обновлено: 07.07.2024

Часть 1. Нормативная информация и настройка служебной записки на выдачу бухгалтерской доверенности

Служебные записки используются во многих компаниях и являются официальной формой обращения сотрудников внутри организации.

Сроки хранения служебных записок (как бумажных, так и электронных) приведены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016)

регистрационный номер и дата;
вид документа;
содержание;
автор документа;
адресат.

Движение документов этого вида в организации не всегда одинаковое: одни служебные записки требуют рассмотрения руководителем, другие могут сразу отправляться на исполнение. Виды служебных записок, их содержание, правила обработки должны быть описаны в Положении о документообороте вашей организации.

Перейдем к практической части нашей статьи.

Для ведения учета любого документа в программе 1С: Документооборот необходимо настроить:

вид документа и нумератор;
шаблон карточки документа;
права доступа сотрудников;
шаблон файла (печатной формы) (при необходимости);
шаблон процесса обработки документа.

Так как программа 1С:Документооборот является очень гибкой, то нет единственной правильной настройки. Это своего рода конструктор, в котором можно подобрать детали (настройки), которые подойдут конкретной организации.

Служебная записка на выдачу бухгалтерской доверенности;
Служебная записка на оплату счета;
Служебная записка на предоставление транспорта;
Служебная записка на командировку;
Служебная записка (свободной формы) и другие.

Для каждого подвида служебных записок настроим отдельный вид документа, шаблон документа, шаблон процесса обработки.

Для служебной записки на выписку бухгалтерской доверенности характерно наличие следующих дополнительных реквизитов:

выписать доверенность на имя;
начало действия доверенности;
на получение от;
документ оплаты;
ТМЦ к получению;
дата и номер оформленной доверенности.

Для дополнительных реквизитов указываем тип значения, условие видимости, доступности и обязательности заполнения.

Настроим шаблон процесса обработки:

После регистрации документа пользователем автоматически стартует процесс исполнения по шаблону:

В задаче исполнения бухгалтер материального стола должен заполнить номер и дату доверенности в карточке документа. Для контроля заполненности этих реквизитов настроена проверка исполнения:

Для возможности регистрации всеми пользователями служебных записок в 1С:Документооборот сделаны следующие настройки:

Настройки остальных видов служебных записок смотрите во второй части данной статьи.

Чем служебная записка отличается от докладной и объяснительной? Какие реквизиты должны быть в служебной записке? Как их регистрировать? Каков порядок передачи (по электронным каналам связи, лично, через секретаря и пр.)? Сколько нужно их хранить? В статье даны ответы на самые необходимые вопросы, которые могут возникнуть у отдела кадров.

С лужебные записки являются незаменимым средством внутренней коммуникации в организации. Причем они отличаются от докладных и объяснительных записок. В статье дан классический пореквизитный анализ документа: какие реквизиты оформлять и как это делать. Прокомментируем ситуацию с отсутствием / наличием на служебных записках наименования организации и заголовка к тексту. Объясним, как их можно регистрировать и как доставлять адресатам. Расскажем о сроках хранения.

Функционирование любой организации, независимо от сферы деятельности и формы собственности, невозможно без осуществления коммуникации между ее сотрудниками. В большинстве случаев она реализуется устно. Однако в ряде случаев (особенно когда речь идет о кадровом делопроизводстве) возникает потребность в документировании обмена информацией. Одним из основных видов документов, с помощью которых осуществляется коммуникация внутри организации, является служебная записка.

Другими словами, это документ, составленный руководителем или работником одного структурного подразделения и адресованный руководителю или работнику другого структурного подразделения. При этом следует обратить внимание, что, как правило, коммуникация посредством служебных записок осуществляется между работниками, имеющими одинаковый должностной статус. Данный вид документа обеспечивает взаимодействие работников по горизонтали, что позволяет оперативно решать вопросы, входящие в их компетенцию, без вовлечения вышестоящих должностных лиц. Это и является основным отличием служебной записки от другого вида документа, имеющего похожее наименование, – докладной записки.

Но на практике порой в организациях служебные и докладные записки не разграничиваются из-за схожести назначения – используется какой-то один вид документа для обеих целей: коммуникации по горизонтали и вертикали.

Служебные записки могут составляться по самым разнообразным вопросам, касающимся работы структурного подразделения или должностного лица: организационным, кадровым, материально-технического и информационного обеспечения и др.

. приказом Университета . Основные требования к оформлению служебных записок Служебные записки , формы которых установлены локальными нормативными актами . подчинении у автора служебной записки. 3.5.2. П осле подписания служебной записки возможно дополнительное согласование визирование . Служебные записки визируются руководителями Университета . локальными нормативными актами Университета. Оперативное х ранение служебных записок Служебные записки являются документами временного 5 лет срока хранения .

. поездке работника, то смета к служебной записке о командировании не заполняется . Бланк служебной записки и сметы размещены на корпоративном портале . и в разделе Справочник сотрудника в о вкл а дке Командировк а . В служебную записку вносится информация о необходимости и целесообразности направления работника в командировку . места. 3.3. Установленный руководителем с рок пребывания работника в служебной командировке указывается в служебной записке о командировке и в приказе о напра влении работника .

. СДОУ с использованием документопотока Служебная записка . Проект служебного задания с Приложением 1 в СДОУ прикрепляется к служебной записке. Служебная записка должна содержать п . росьб у подтвердить возможность записи видеокурса в сроки, указанные в Приложении 1 к служебному . адрес директора по онлайн обучению служебную записку с обоснованием необходимости бронирования дополнительного .

. на основании заявки, оформленной в виде служебной записки за подписью руководителя структурного подразделения НИУ ВШЭ . документооборота в адрес начальника юридического отдела . Служебная записка должна содержать цель и основание требования подлинников . , за их повреждение, уничтожение, утрату. Форма служебной записки указана в приложение 3 к Регламенту. Персональную ответственность . Пермь , от имени которого поступила служебная записка с заявкой на получение подлинников учредительных документов .

. структурного подразделения . Обязательным приложением к приказу или служебной записке на проведение научного онлайн мероприятия является предварительная . начала мероприятия в управление маркетинговых коммуникаций служебная записка об информационном сопровождении мероприятия , служебная записка на поддержку трансляции мероприятия в . на техническое сопровождение мероприятия в планово экономический отдел служебная записка о реализации закупочных процедур в управление образовательных программ .

. или департамента загружает с лужебную записку в СЭД и контролирует процесс согласования. Служебную записку в СЭД согласовывают директор . направляет согласованную директором НИУ ВШЭ Санкт Петербург с лужебную записку з аявителю в течение 2 дней с момента подписания . директором НИУ ВШЭ Санкт Петербург с лужебной записки з аявитель производит оплату за публика цию . его в бухгалтерию с приложением оригиналов документов с лужебная записка , подписанная директором НИУ ВШЭ Санкт Петербург в ыписка .

. , НИУ ВШЭ и устанавливает порядок оформления и согласования служебного задания для работников профессорско преподавательского состава НИУ ВШЭ . служебную записку с просьбой подтвердить возможность записи видеокурса . Проект служебного задания / задания к договору ГПХ в СДОУ прикрепляется к служебной записке. В случае согласования служебной записки . подразделения направляет в адрес директора по онлайн обучению служебную записку с обоснованием необходимости бронирования дополнительного времени и .

. . Затем инициатор в СДОУ создает служебную записку Создать Служебная записка Выбра ть вид документа По основной деятельности . . Затем инициатор в СДОУ создает служебную записку Создать Служебная записка Выбра ть вид документа По основной деятельности . . Затем инициатор в СДОУ создает служебную записку Создать Служебная записка Выбра ть вид документа По основной деятельности . . Затем инициатор в СДОУ создает служебную записку Создать Служебная записка Выбра ть вид документа По основной деятельности .

. имя к оординиру ющего руководителя служебную записку о расторжении трудового договора. На основании служебной записки У правление персонала издает приказ . Вариант 1 Наименование подразделения Директору по персоналу _________________________ СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА ____________ 201 _ ______________ О заключении трудового договора . работы. Наименование подразделения Директору по персоналу _________________________ СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА ____________ 201 _ ______________ О направлении дистанционного работника .

Служебная записка — это внутренний документ учреждения, цель которого — донести до руководства и других сотрудников важную информацию и побудить к принятию определенных решений. Это способствует усовершенствованию процесса управления ресурсами организации, эффективности ее работы.

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Важные особенности и формулировки

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

Сотрудник создает служебку.
Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

Аллюрова А.А., 10-А класс.
Галопов Г.Г., 9-Б класс.
Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

Преподаватель верховой езды

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Читайте также: