Как сделать резервную копию 1с управление торговлей

Добавил пользователь Дмитрий К.
Обновлено: 05.10.2024

Давайте представим себе такую ситуацию. Вы месяц готовили итоговую отчетность: вносили данные по договорам, накладным и выправляли ошибки. В один момент решили отойти, а по возвращению видите, что система зависла и не реагирует на клики мышки. Сдавать отчетность нужно уже завтра, что делать?

В мире, где главной ценностью компании считаются данные, не заботиться о сохранении информации — значит осознанно ставить свой бизнес под удар. К сожалению, большинство узнаёт о резервном копировании, когда уже поздно и утерянного не вернуть. Однако есть и другие варианты.

Зачем нужно резервное копирование?

Давайте рассмотрим несколько ситуаций, которые могут произойти абсолютно в любой компании.

Вторая ситуация – это, когда хранение данных в компании организуется на одном из рабочих компьютеров, то есть выделяется своего рода файловый сервер. Казалось бы, какие риски несёт в себе подобная схема работы? Главное отличие здесь в том, что процесс резервного копирования данных в таком случае у вас не настроен в принципе. Согласитесь, мало кто станет ежедневно копировать содержимое своего компьютера на внешний диск или флешку вручную. При этом стоит ли рассуждать, насколько велики риски того, что однажды компьютер сотрудника может не включиться? Например, из-за сбоев материнской платы или блока питания. Или, к примеру, на адрес электронной почты сотрудника пришло письмо, содержащее вирус-шифровальщик и сотрудник открыл его. Антивирусные программы не всегда блокируют вредоносные письма, которые лишат вас доступа ко всем документам.

Третий случай – это покупка небольшого сетевого хранилища домашнего уровня. Да, использование 2-х параллельно работающих жестких диска, дублирующих данные позволяет надежно защитить себя от потери информации. Но, даже такое простое хранилище нуждается в правильной настройке. Как правило, в нем существует возможность создать массив для обеспечения отказоустойчивости. То есть в случае выхода из строя одного из жестких дисков информация не теряется, нужно просто заменить диск. Однако, как узнать, что один из дисков вышел из строя? Если у вас есть системный администратор, то, скорее всего, у вас настроена система автоматических оповещений о событиях, происходящих с хранилищем. В противном случае вы можете получить отказ вначале одного диска, а потом и второго.

Опять же, если у вас есть системный администратор, то скорее всего, чтобы обеспечить полную сохранность информации, он уже настроил автоматическое создание резервных копий баз данных 1С.

Что же делать, если системного администратора в штате нет? Сделайте это самостоятельно. Для большинства рядовых пользователей эта задача кажется просто нереальной. Поиск, подбор и настройка специализированного программного обеспечения может вогнать в ступор любого! Однако, продукты компании 1С являются таким же программным обеспечением, как и любое другое. А значит, настроить автоматическое создание резервной копии можно в несколько простых шагов. Сделать это не трудно, займет максимум 10 минут, но существенно облегчит жизнь в трудной ситуации.

Как настроить автоматическое создание резервной копии в конфигурации 1С:Бухгалтерия

Если вам трудно разобраться с резервным копированием самостоятельно, тогда стоит обратиться за помощью к специалистам 1С.

Теперь рассмотрим подробно как настроить автоматическое создание резервной копии в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0.

Автоматическое создание резервной копии в 1С

Существует два варианта копирования:

в установленное пользователем время;
после завершения работы с программой.

Разберем оба варианта по отдельности.

Настроим 1С под ваши нужды прямо сейчас!

Любые настройки, отчеты в 1С, обмены 1С
Выезд специалиста на следующий день
24/7 принимаем ваши заявки

Автоматическое резервное копирование данных в установленное время

Существует несколько моментов, поддающихся регулированию.

Закладки с параметрами:

Общие;
Дневное;
Недельное;
Месячное.

Данный вариант удобен при наличии нескольких пользователей программой. В таком случае не будет ситуации, когда кто-то забыл осуществить действия по сохранению информации. Создание резервной копии произойдёт автоматически с учетом заданных параметров.

Резервное копирование информации в 1С после каждого завершения работы

В данном случае создание резервной копии существующей информации будет происходить после каждого завершения работы с программой. На экране будет всплывать напоминание.

После выбора подходящего способа необходимо определиться и указать папку, где будут храниться копия подлинной информации. В обоих случаях это может быть любое удобное, подходящее для пользователя место. После чего устанавливается период хранения и количество копий.

Действие 6. Необходимо нажать на всплывшее окно, которое появится в правом нижнем углу экрана. Оно призывает к завершению работы и выполнению дополнительных действий.

Во время процедуры не нужно выключать компьютер. Данное действие может привести к неполадкам в программе.

Действие 9. Необходимо подождать, когда завершится процесс.

Затем на экране отобразится процедура сжатия файла информационной базы.

После окончания процесса нужно проверить результат, что цель достигнута. Необходимо посмотреть наличие файла в папке с установленным названием, сверив дату и время его создания. Он будет иметь архивное значение с окончанием *.zip. В дальнейшем при необходимости из этого файла восстанавливаются все данные.

Нужно учитывать, что резервные копии также занимают определённое место на компьютере. Для этого стоит заранее позаботиться о его наличии. Чтобы освободить место, можно периодически чистить базу данных от старых файлов.

Процесс восстановления информации в 1С

Такая процедура потребуется в случае потери всех данных при сбое программы без возможности дальнейшего её восстановления. Например, произошло перепроведение документов за несколько лет и потом обнаружилось, что изменились данные о налогах, остатках, которые уменьшились или увеличились. Отменить процедуру невозможно. Единственный способ – восстановление резервной копии. При возникновении сомнений лучше обратиться к специалисту.

Пошаговый процесс восстановления информационной базы

Далее происходит загрузка, окончание которой нужно дождаться.

Это может занять некоторое количество времени.

Остались вопросы или нужна помощь в настройке резервного копирования в 1С? Закажите консультацию наших специалистов!

Система резервного копирования позволяет избежать ситуаций, когда из-за технических неполадок происходит невосполнимая потеря ресурсов, а именно:

внесенных данных,
кропотливого труда бухгалтера,
рабочего времени сотрудников,
нервных клеток руководства.

Чтобы не пришлось устранять последствия: перепроверять все документы, вносить их повторно и тратить ценное время на корректировки, — рекомендуем заранее настроить создание резервных копий (бекап).

Бекап поможет пользователям оперативно восстановить все данные и минимизировать потери сил и времени.

Самое важное о резервном копировании в облаке 1С

Резервное копирование в облаке есть.
Нет временных ограничений по хранению копий.
Вы можете самостоятельно настроить расписание, по которому будут создаваться резервные копии.
Файл с бекапом сохраняется на вашем компьютере.
Резервную копию можно использовать для загрузки в новый сервис или для работы в локальной версии приложения.

Подключите облачные сервисы 1С:Фреш бесплатно на 30 дней

Виды резервного копирования

Все виды резервного копирования реализованы для всех приложений 1С, включая их облачную версию 1С:Фреш.

Резервные копии хранятся на серверах провайдера сервиса в зашифрованном виде и надежно защищены от несанкционированного доступа.

Для успешного резервного копирования необходимо выполнение двух условий:

у пользователя должны быть права на запуск и администрирование сервиса;
во время создания копии в приложении не должно быть других активных пользователей.

Для обеспечения сохранности данных предусмотрены четыре независимых вида резервного копирования.

1. Системное резервное копирование

Оно выполняется автоматически раз в сутки для всех приложений.

Созданные копии сохраняются в специально отведенном хранилище в дата-центре компании 1С. Они используются для восстановления данных в форс-мажорных ситуациях (например, при поломке оборудования и пр.). Пользователи не имеют доступа к управлению данными копиями.

2. Резервное копирование по расписанию

Периодичность создания копий настраивается пользователем в личном кабинете.

В тестовом режиме резервное копирование по расписанию может быть ограничено.

3. Резервное копирование по требованию (по запросу)

В любой момент времени пользователь может вручную инициировать создание резервной копии в через личный кабинет. Это особенно актуально перед масштабным вводом новых данных, после формирования регламентированной отчетности и т.д.

4. Выгрузка данных приложения в виде zip-архива с XML-файлами на компьютер пользователя

Это сохранение базы данных из приложения на свой персональный компьютер.

Для выгрузки доступны копии, созданные при резервном копировании по расписанию и по требованию.

Файлы с сохраненными данными пользователь может использовать:

для дальнейшей работы в локальной версии сервиса,
для создания нового приложения на основании данных резервной копии,
в качестве бекапа.

Сводная таблица по всем видам резервного копирования

Алгоритм создания резервной копии

Для создания резервной копии выполняем следующие действия:

1. Заходим в личный кабинет.

2. Выводим карточку приложения.

3. В меню находим кнопку “Резервное копирование” — из открывшегося списка выбираем “Создать резервную копию”.

4. В появившемся окне “Создание резервной копии” указываем дату и время, после чего нажимаем “ОК”.

5. Для просмотра всех созданных копий в меню “Резервное копирование” выбираем из списка пункт “Архивные копии приложений”.

Настройка резервного копирования по расписанию

Чтобы установить расписание создания резервных копий, также заходим в личный кабинет и выводим карточку приложения.

В меню “Резервное копирование” из раскрывающегося списка выбираем нижнюю строчку — “Настройки резервного копирования”.

В открывшемся окне “Настройка резервного копирования приложения” укажите временной интервал, периодичность и другие параметры, в соответствии с которыми будет производиться резервное копирование данных.

Если вы используете несколько сервисов, зайдите в соответствующие карточки приложений и аналогичным образом произведите необходимые настройки.

Чтобы обезопасить себя от частичной или полной потери данных, перед тем как производить какие то действия с вашей информационной базой, возникает необходимость резервного копирования данных в 1С. С помощью резервной копии вы сможете вернуть базу в то состояние, в котором она была на момент копирования.

Создание резервной копии 1С вручную

Запускаем 1С и выбираем режим конфигуратор для вашей информационной базы:

После того как зашли в конфигуратор, заходим в меню Администрирование и выбираем пункт “Выгрузить информационную базу”

Появляется окно, в котором нужно указать папку для сохранения резервных копий (в моем случае она называется Архивные копии 1С, вы можете назвать ее как угодно), имя файла резервной копии (в моем случае БП20082012, первые две буквы это обозначение названия информационной базы,далее дата сохранения, т.е 20 августа 2012 года) и нажать кнопку сохранить.

Ждем пока программа выполнить сохранение файла. Выполнение этой операции можно наблюдать в левом нижнем углу окна конфигуратора:

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Резервная копия создана.

О том как восстановить базу из резервной копии рассказано в другой статье.

Настройка автоматического резервного копирования в 1С по расписанию

Помимо этих настроек нужно указать также каталог для хранения копий (лучше всего использовать Google Drive или Яндекс Диск) и какое количество резервных копий хранить:

Копирование базы желательно делать один раз в день или хотя бы один раз в неделю. Создание резервной копии – в ваших же интересах, ведь в случае любого форс-мажора от потопа до пожара благодаря резервному копированию можно будет восстановить вашу базу и работать дальше, как будто ничего и не было.

Существует три простых и эффективных способа резервного копирования.

Способ № 1. Обычное копирование.

Стоит учитывать, что перед тем, как выполнить копирование этим способом, необходимо убедиться, что все пользователи вышли из базы и сейчас в ней никто не работает.

Это самый легкий способ, не требующих особых знаний. Если конфигурация хранится на вашем компьютере, то для того, чтобы сделать резервную копию, достаточно скопировать всю папку с вашей базой в другое место жесткого диска или на отдельный носитель (например, на флешку). Для удобства я рекомендую в названии папки указать дату, на которую была сделана копия базы.

Способ № 2. Выгрузка информационной базы.

Способ № 3. Автоматическое резервное копирование.

Помимо этих настроек нужно указать также каталог для хранения копий и какое количество резервных копий хранить.

Не забываем: самое важное в обновлении – это сделать архивную копию. После этого можно приступать к обновлениям.

Абсолютно каждый пользователь может самостоятельно обновить типовую базу, не имея при этом особых навыков и знаний, а просто по инструкции, одним из двух указанных ниже способов.

Способ № 1. Обновление через Интернет.

Способ № 2. Обновления с помощью конфигуратора.

Со временем в базу вносится все больше и больше различных данных, ее размер постоянно растет – особенно если ваша организация большая или вы ведете в базе несколько организаций. В итоге база может вырасти до 5 Гб, в связи с чем программа начнет работать медленнее. Если ваша база приблизилась к максимально критической отметке по объему, то она может вообще и не открыться.

Чтобы не возникало подобной проблемы, уменьшаем размер базы путем компоновки и архивирования данных за прошлые периоды – для этого и нужна свертка базы.

Откроется форма свертки. Свертка проводится в последовательно в несколько этапов, по завершению каждого этапа он обозначается зеленым цветом.

Первый этап – создание резервной копии.

Перед сверткой базы, как и перед обновлением базы, всегда нужно делать резервную копию базы.

На этом этапе мы создаем резервную копию, установив флажок, далее вводим пароль пользователя (если он есть) и выбираем папку куда будет сохранена копия базы.

Второй этап – настройка.

На этом этапе нужно выбрать период, на начало которого будут свернуты остатки организации, у которой будет происходит свертка, и установить дату запрета на изменения данных.

Свертку лучше всего делать на начало предыдущего года (например, если мы проводим свертку в начале этого года, то сворачивать все данные нужно на начало предыдущего года). Свертку лучше всего производить по всем организациям, если у нас в базе ведется учет по нескольким организациям. Но можно делать отдельно, повторяя процедуру для каждой организации.

Третий этап – формирование остатков.

Четвертый этап – самостоятельная проверка.

Проверяем сформированные документы до того, как мы удалим старые, чтобы в случае ошибки откатиться назад. На этом этапе можно открыть документы, отредактировать или ввести новые.

Пятый этап – автоматическая проверка.

Шестой этап – удаляем старые документы.

Данная процедура является необратимой, так что сначала стоит все хорошо проверить на предыдущих этапах. После завершения процесса удаления обработка скажет, что свертка прошла успешно.

Читайте также: