Как сделать ретроспективный анализ

Добавил пользователь Владимир З.
Обновлено: 05.10.2024

Определение тенденций, диагностика проблем, факторный анализ

Ретроспективный Анализ - это статистическая обработка и экспертный анализ информации о работе персонала за длительные периоды времени (неделю, месяц, год и т.д.). Целями анализа являются:

Определение тенденций (трендов). Как сотрудники работали неделю назад, в прошлом месяце, два года назад, что изменилось?
Диагностика проблем. Что повлияло на ухудшение работы персонала, носят ли эти причины объективный характер?
Факторный анализ. Какие факторы в наибольшей степени влияют на эффективность работы персонала, характеризуемую KPI (Key Performance Indicators)?

Большинство HR-директоров, будучи гуманитариями, при решении таких задач часто полагаются только на интуицию. Хорошая интуиция - это важно, но лучше, если она подкреплена объективными данными. Такие данные могут предоставить, в частности, средства Ретроспективного Анализа.

С помощью средств Ретроспективного Анализа HR-директор сможет:

Планировать загрузку (численность) персонала. Если документооборот будет увеличиваться такими же темпами, то через сколько времени потребуется увеличивать численность персонала?
Оптимизировать затраты на персонал. Сколько мы сэкономим, если вместо приема новых сотрудников перераспределим обязанности между существующими (увеличив им компенсацию)?
Определять степень влияния на производительность труда различных факторов. Как производительность труда зависит, например, от времени суток, наличия кондиционеров, настроения начальника :) и т.п.?
Оценивать эффективность управленческих решений. Как изменилась эффективность (производительность) труда в отделе после внедрения гибкого графика, после прихода нового руководителя и т.п.?
Отделять настоящие "узкие места", от "узких мест", являющихся следствием плохой организации труда.

Ретроспективный Анализ - это работа с данными, характеризующими работу персонала. Такие данные представляются в виде метрик (значение-время), которые условно можно разделить на две категории:

Метрики, характеризующие результат труда (первая категория).
Метрики, характеризующие процесс труда (вторая категория).

К первой категории относятся, например, KPI. Ко второй категории, например, Относительное Время Продуктивной Работы с Компьютером (ОВПРК).

Ретроспективный Анализ позволяет, во-первых, контролировать динамику изменения всех метрик. Во-вторых, определять, как метрики, характеризующие процесс, влияют на метрики, характеризующие результат. В-третьих, сопоставлять работу сотрудников и/или подразделений (филиалов) друг с другом и т.п.

Ретроспективный Анализ "из коробки"

Как было сказано выше, Ретроспективный Анализ позволяет решать три важных задачи:

Сопоставлять метрики, характеризующие результат, с метриками, характеризующими процесс.
Определять тенденции (тренды) для метрик обеих категорий.
Сравнивать работу разных сотрудников и разных подразделений.

В методике измерения метрик первой и второй категории есть несколько различий. Если метрики второй категории вычисляются автоматически, то метрики первой категории, как правило, вручную. Метрики второй категории можно оценивать ежедневно, а метрики первой категории целесообразно оценивать не чаще одного раза в месяц или даже в квартал. Поэтому, для решения первой задачи, как правило, необходимо выполнить дополнительные работы: рассчитать значения KPI, импортировать значения KPI в консолидированную базу данных и т.д. В то время как для решения второй и третьей задач, в частности, когда речь идет только о метриках второй категории, никаких дополнительных работ делать не нужно. Поэтому Ретроспективный Анализ, решающий вторую задачу, можно назвать анализом "из коробки".

В рамках анализа "из коробки" обычно анализируются те же метрики, что и при проведении Оперативного Мониторинга. Наибольший интерес представляют метрики, характеризующие Относительное Время Продуктивной Работы с Компьютером (ОВПРК). Это доля рабочего времени, выраженная в процентах, в течение которого сотрудники выполняют определенные (разрешенные) бизнес-операции. ОВПРК рассчитывается экспертной системой на основе данных, полученных с помощью программы SelfTrace и/или импортированных из внешних систем (ERP, CRM и т.п.). При расчете ОВПРК учитывается эффективность использования рабочего времени, характеризуемая значениями BPI (Basic Performance Indicators). Методика расчета ОВПРК приведена в разделе Применение: Экспертиза Фактических Трудозатрат.

Наряду с ОВПРК, Ретроспективный Анализ "из коробки" позволяет также анализировать "сырые данные", т.е. метрики, на основании которых вычисляется ОВПРК. Это может быть, например, скорость работы офисного работника с клавиатурой и мышью, доля времени другой офисной работы (не связанной с компьютером), а также количественные метрики, импортируемые из внешних систем (ERP, CRM и т.п.). Например, сколько обработано документов, сколько сделано или принято телефонных звонков и т.п.

Оценка качества обслуживания и управление лояльностью клиентов

Тахометр Точки Продаж

Контролируйте попытки продажи и повышайте конверсию.

Мы давно знаем компанию ProLAN, как разработчика качественного программного обеспечения и надежного партнера".

Сегодня большинство команд не отрицает, что ретроспективы крайне полезны, но часто игнорируют ее, проводят неправильно или нерегулярно. В итоге команда вновь и вновь наступает на одни и те же грабли, а рабочий процесс не улучшается.

Когда и как не следует проводить ретроспективы

Команда не видит проблем, считает, что бизнес-процессы поставлены хорошо и не собирается их улучшать.

Проблемы отсутствуют только в том случае, если проект уже завершен или сорвался. Получите обратную связь от клиентов, и они откроют вам глаза на узкие места.

На совещании говорят только лидеры, а все остальные просто слушают. Идеи для улучшения поступают исключительно от них. Такие решения имеют мало шансов на успешную реализацию, так как в большинстве случаев навязываются.

Неправильный настрой и оценочные суждения. Одни участники воспринимают ретроспективу как разбор полетов, где ищут виноватого, которому влетает. Другие привыкли работать сами по себе и не согласовывать это с командой, поэтому ретроспективу считают бессмысленным действом. Третьи приходят просто посмотреть на шоу. Когда у участников такой настрой, они не смогут быть откровенными, выдавать дельные мысли, как что улучшить, а будут со всем соглашаться и думать только о том, чтобы побыстрее все это закончилось.

Форматы проведения

сбор информации
мозговой штурм
голосование и составление плана: определение конкретных действий или договоренностей

Существует множество форматов проведения ретроспектив и зависят они от типов рассматриваемых вопросов.

Расскажем про наиболее распространенный и наглядный способ.

Сбор информации

Каждый проект делается несколькими людьми и напрямую зависит от их работы. Скажем, вы планируете доставить мандарины на телеге. Вам нужны колеса, надо подумать о том, как фрукты будут фиксироваться, как поедут, чтобы быть доставленными в целости, сохранности и желательно к указанному сроку.

Если кто-то не доработает правые колеса, а другой перестарается с левой осью, у проекта будут проблемы. Именно после сбора информации о проделанной работе вам станет ясно, чего конкретно не хватило команде правой оси. Станет понятно, чему одни могут научить других, а это одна из гиперцелей ретроспективного анализа — обучение членов команды за счет собственных ресурсов этих же сотрудников.

Итак, первое, с чего необходимо начать, это выписать все положительные и отрицательные моменты.

Поделите лист бумаги или доски на 4 части. В первой колонке напишите, что шло хорошо в прошлой итерации, а во второй — с какими проблемами столкнулись.

Минусы и плюсы возникают не сами по себе, а на основе плана, составленного на предыдущей ретроспективе. Важно, чтобы команда сама определяла, что было сделано успешно, а что потерпело крах.

К примеру, задержка запуска рекламной кампании на первый взгляд — отрицательный момент. Но на самом деле специалист тщательно проработал рекламную кампанию и теперь у неё конверсия выше, чем могла бы быть.

Также необходимо, чтобы все участники высказались о плюсах и минусах прошедшей итерации.

Мозговой штурм

Создавайте интеллект-карты, совместно или индивидуально. Для развития идей мы используем ментальную карту Flowlu. На ней удобно структурировать мысли и расщеплять идеи на мелкие кусочки, конкретные действия. Записывать идеи на карте участники могут одновременно, совместно в системе.
Задавайте команде наводящие вопросы, например, чтобы вы сделали иначе, если б пришлось заново это реализовать?
Поощряйте каждого за идею

Предлагайте участникам поставить себя на место других и с этой позиции предлагать идеи
Находите примеры успеха других команд
Создавайте похожие идеи на основе лучших.

Важно не увлекаться глобальными предложениями, а делить их на конкретные действия.

Составление плана

После сбора идей от всех участников проводится голосование на самые лучшие. В план попадают только те предложения, с которыми согласны все. Не стоит раздувать план и ставить больше целей, чем реально выполнить. Сотрудников это только демотивирует и вселит мнение о том, что ретроспектива - бессмысленное мероприятие.

Итак, в четвертой колонке записываем план конкретных действий: что сделать, изменить, какого результата достичь, кому больше не давать подобные задачи, где подучиться.

Скажем, в этот раз у менеджера недостаточно хорошо проходили согласования проектов или дизайнер не смог вникнуть в определенную тематику. Это значит, что Василий Макаров больше не представляет проекты руководителю-женщине, потому что слишком много шутит, а версткой макетов для сайта женского белья больше не занимается Варвара – женщина хоть и стильная, но в белье, как выяснилось, понимающая мало.

После того как составлен план действий, необходимо назначить ответственных, наблюдателей, установить сроки и контролировать выполнение.

Все это удобно делать в таск-менеджере.

Еще раз отметим, что формат проведения ретроспективы может быть различным. От ретроспективы можно получить результат только в том случае, когда в процесс вовлекается каждый участник рабочего процесса, решения принимаются совместно, а совещания проводятся регулярно. По результатам таких собраний каждый раз создается конкретный план действий и он выполняется.

Если придерживаться этих простых правил, то можно создать благоприятные условия для развития самоорганизующейся команды.

Ретроспективный анализ основан на изучении рядов динамики. Анализ динамических рядов позволяет получить информацию о значимых изменениях в динамике экономических показателей. Кроме того, такой анализ позволяет определить моменты времени, в которые произошли эти изменения. Изменчивость хозяйственной деятельности определяется целым рядом взаимосвязанных и взаимозависимых факторов. Поэтому при изучении динамического ряда выделяют четыре уровня факторов.

1. Долговременные факторы, формирующие основную тенденцию развития признака, или тренд (Т).
2. Циклические факторы (С), которые формируют колебания анализируемого признака, обусловленные действием циклов экономической природы более одного года.
3. Сезонные факторы (S), которые определяют колебания в течение календарного года, и такие колебания повторяются из года в год. Сезонные колебания связываются с ежегодными циклами.
4. Случайные факторы (ε), появление которых невозможно предвидеть, а степень воздействия сложно измерить из-за их кратковременности. Этот компонент ряда времени связан с рисками, сопровождающими хозяйственную деятельность, и поэтому является непредсказуемым.

Совершенно не обязательно, чтобы в процессе формирования значений временного ряда участвовали одновременно факторы всех четырех типов. В одних случаях значения временного ряда могут формироваться под воздействием факторов (Т), (S) и (ε), в других – под воздействием факторов (Т), (С) и (ε).

В экономическом анализе более востребованной является модель, выраженная функцией

Взаимосвязь этих компонент выражается аддитивной (1) или мультипликативной (2) моделью:

Аддитивная модель используется тогда, когда сезонные колебания значений изучаемых показателей являются относительно постоянными за период наблюдения. Мультипликативная модель характеризуется постоянством колебаний только по отношению к тренду.

Рассмотрим методы моделирования компонентов динамического ряда.

Выделение тренда может быть произведено методами механического или аналитического сглаживания. Наиболее распространенным методом механического сглаживания является метод скользящей средней.

Сглаживание ряда динамики с помощью скользящих средних заключается в том, что вычисляется средний уровень из определенного числа первых по порядку уровней ряда, затем – средний уровень из такого же числа уровней ряда, начиная со второго, далее – с третьего и т.д. Период скользящей средней может быть четным и нечетным. Если принимается нечетный период, то скользящая относится к середине периода. Если для выравнивания ряда выбирается четный период, то дополнительно проводится центрирование, т.е. нахождение средней из средних для отнесения полученного уровня к определенной дате.

Так, скользящие средние с продолжительностью периода, равной трем, будут иметь вид:

и т.д.

Пример

Необходимо произвести сглаживание динамического ряда показателя объема продаж (млн руб.) методом скользящей средней.

Именно поэтому так важна ретроспектива, часто используемая в различных отраслях – от искусства до науки.

Что такое ретроспектива и как она работает

Термин сформировался в рамках латинского языка и дошел до современности практически в неизменном виде. Слово образовалось путем соединения двух понятийных маркеров:

ретроспектива – это своеобразный анализ, обзор прошлых достижений, обращенность к прошлому (ретроспекция) с целью извлечь уроки, обнаружить логическую цепочку, связывающую те или иные события.

Википедия при этом уточняет, что ретроспектива в искусстве означает демонстрацию произведений какой-либо творческой личности (художника, режиссера и т.п.) по принципу хронологической последовательности их создания.

Говоря упрощенно, любая ретроспекция – это своего рода исследование, последовательный разбор ранее имевших место явлений и/или событий.

Ну и нельзя забывать про рефлексию, ключевую черту достойного и самокритичного человека – успешного ученого, талантливого художника, неординарного писателя.

Умение анализировать ошибки, компилировать и воспроизводить достижения ценилось в любые времена, поэтому ретроспектива находит себе применение практически повсюду:

в науке – как метод исследования;
в искусстве – как художественный прием;
в программировании – как форма контроля и т.п.

Целые жанры выстраиваются вокруг попыток изучить пройденный путь! Это не всегда интересно, зато помогает отточить навыки, раскрывает ранее не очевидные связи.

Ретроспективный анализ

Человечество не способно увидеть будущее в хрустальном шаре, но предсказать его с помощью учебника истории – по силам даже дилетанту. В зависимости от поставленных задач и научной дисциплины специалисты применяют особый ретроспективный метод исследования данных:

в истории;
в экономике;
в кинематографе и т.д.

Благодаря ретроспективному методу, ученые на основе текущей ситуации постепенно разматывают клубок истории. Обладая знаниями о последующих событиях, историк может указать перечень событий, ставших причиной конкретной ситуации.

В данном контексте можно сформировать и сопутствующее определение к этому понятию:

Идеологии действуют по схожему принципу, стараясь взять у предков лучшее, одновременно избавляясь от факторов риска. Новые комбинации то и дело сбоят, сталкиваясь с реальностью, но это позволяет в будущем пополнить базу данных и в очередной раз немного углубить знания и улучшить представления людей о себе и о мире.

Ретроспективный подход особенно актуален для психологии, социологии, экономики – дисциплин, переживающих бурный рост на фоне постоянно изменяющейся действительности: на наших глазах информация о социальных взаимодействиях становится все более структурированной.

Несколько иной контекст наблюдается в творческой сфере. Художественная ретроспектива проявляется в трех ипостасях:

как жанр;
как обзор;
как прием.

С развитием цивилизации эволюционировало и искусство. Если раньше можно было заглянуть на персонализированную выставку, сегодня ценители предпочитают создавать ретроспективы (особенно актуальные для кинематографа).

Обычно это подборки произведений того или иного автора, с участием определенного актера или конкретного жанра в хронологическом порядке, которые помогают лучше увидеть развитие мастерства с течением времени.

Особенно полюбились флешбэки авторам ужасов и детективов, когда вновь открывшиеся обстоятельства помогают глубже зацепить аудиторию.

Рабочая технология

Для программистов есть особая ретроспектива, когда в уже работающем коде они пытаются выявить неточности.

С этой методикой можно не только устранять ошибки, но и улучшать производительность, повышая конкурентоспособность продукта. Впрочем, необязательно работать за компьютером, чтобы извлечь из концепции выгоду!

Художники не стесняются удалять и добавлять штрихи к уже завершенному изображению. Писатели выбрасывают целые главы, вымарывают черновики, переписывают самиздатовские тексты перед публикацией в издательстве.

Вместо заключения

В XXI веке постоянно рассказывают о возможностях и перспективах, даже детей пытаются заставить думать о будущем как можно раньше. Но без ретроспекции, без анализа ошибок и исследования достижений прошлого достичь успеха просто невозможно.

Читайте также: