Как сделать рассылку в 1с

Добавил пользователь Валентин П.
Обновлено: 04.10.2024

0:23 создание шаблонов рассылки
1:20 создание документа рассылки электронных писем
1:55 как использовать шаблоны
2:09 как подставить в рассылку имя получателя?
2:23 как добавить получателей?
2:45 составление отчетов
6:41 формирование писем, как посмотреть черновики
8:18 неотправленные письма

Данный инструмент находится в разделе CRM – Рассылка электронных писем.

Прежде чем воспользоваться этим инструментом, создаем несколько шаблонов для email-рассылки.

На самом деле, использование почтового клиента в 1С не требует специальной подготовки и присутствия обученных специалистов 1С. Настройка и использование этого функционала элементарна, доступна обычному пользователю.

Настрою вашу 1С. Опыт с 2004 года. Подробнее →

Ранее в своих статьях я уже писала о том, как выполнить настройку электронной почты, повторяться не буду, смотрите, как это делается здесь Настройка электронной почты в 1с (на примере УТ 11)

В этой статье мы рассмотрим настройку автоматической рассылки отчетов 1С УТ 11.

Для начала работы перейдем в раздел НСИ и администрирование → Печатный формы, отчеты и обработки → Рассылки отчетов 1С. Перед вами откроется список всех рассылок отчетов 1С, которые настроены в системе.

Одна рассылка отчетов 1С УТ может объединять несколько отчетов, несколько получателей. Например, одна рассылка для администрации предприятия, другая для сотрудников отделов, третья для контрагентов.

Представим ситуацию, с крупным поставщиком достигнуто соглашение о том, что ежемесячно ему персонально на электронную почту будет предоставляться информация об остатках в организации возвратной тары полученной от этого поставщика и отчет за прошлый месяц о проведенных взаиморасчетах.

Приступаем к созданию такой рассылки отчетов 1С.

Для начала заполняем наименование и кому отправлять, а затем переходим к заполнению отдельных закладок.

После того как отчеты будут выбраны они отобразятся в списке. Далее необходимо установить отборы.

Сначала для отчета Ведомость расчетов с поставщиками. Здесь надо указать период, за который предоставляются данные. Мы будем отправлять отчеты первого числа с данными за прошлый месяц, тогда период указываем Прошлый месяц, а так же ставим отбор по поставщику, чтобы в отчет не попадали все поставщики.

Далее устанавливаем отборы для отчета Принятая возвратная тара. Дата здесь не нужна, т.к. в отчете анализируется остаток на текущую дату, и так же ставим отбор по поставщику.

Просмотреть результат можно нажав Предварительный просмотр.

Если адресату нужен видоизмененный отчет, например, в типовом отчете требуется скрыть или добавить данные, вы можете предварительно выполнить и сохранить новый вариант настройки отчета, а затем выбрать в окне подбора этот вариант.

Здесь все элементарно, надо указать периодичность осуществления рассылки, для удобства можете использовать функцию Заполнить по шаблону. Нам подойдет вариант В первый день месяца и время, допустим 15:00.

Закладка Доставка (эл. почта).

Здесь надо указать получателя, т.е. выбрать поставщика и обязательно проверить, заполнено ли в его карточке поле Электронная почта (именно на этот адрес будут направляться ваши письма).

Если выбран вариант отправки отчетов указанным получателям, то появляется возможность сохранить отправляемые отчеты, потребуется включить опцию Публиковать и указать куда.

Далее надо выбрать с какой учетной записи будет осуществляться рассылка отчетов УТ.

Тема письма заполняется автоматически и содержит наименование рассылки и дату ее осуществления, при необходимости ее можно изменить. Ниже представлены параметры генерации текста в письме, их так же можно изменить, используя доступные параметры. Формат письма так же можно настроить, используя вариант HTML.

Устанавливаем формат отчетов по умолчанию, пусть это будет Лист Microsoft Excel 2007 (.xlsx). Этот формат будет автоматически назначен всем отчетам этой рассылки, ниже можно внести персональные настройки, например, для отчета Принятая возвратная тара вместо Excel выбрать Adobe PDF.

Галочку Архивировать в ZIP уберем, т.к. эти файлы будут небольшого объема. На этой закладке можно установить получателей копии этих рассылок отчетов 1С, а при необходимости сделать их скрытыми.

В дополнительных параметрах так же есть поле Группа, т.е. рассылки отчетов УТ можно сгруппировать, например, отдельно группировать рассылки партнерам, отдельно сотрудникам организации и т.п.

Вот и все, рассылка отчетов 1С УТ настроена, устанавливаем галочку Подготовлена. Проверить, была ли она осуществлена рассылка в заданное время, можно используя кнопку События рассылки, при этом откроется журнал регистраций.

Данный вариант вариант настройки отправки электронных писем можно использовать в типовой конфигурации "Бухгалтерия предприятия" редакция 3.0, как в локальной версии, установленной на компьютере пользователя, так и в облачной версии 1С:Бухгалтерии.

Как настроить отправку электронных писем из 1С:Бухгалтерии

Для возможности отправки документов по электронной почте непосредственно из программы 1С:Бухгалтерия необходимо настроить учетную запись электронной почты. Для этого в разделе "Администрирование" выберите пункт "Органайзер".

В программе может использоваться несколько учетных записей: системная учетная запись и дополнительные записи электронной почты.

Если планируется использовать только один адрес электронной почты для отправки всех документов и для всех пользователей, то достаточно настроить только системную учетную запись, если же необходимо использовать разные электронные адреса для отправки разных документов или различными пользователями, то также необходимо будет настроить дополнительные учетные записи (например, чтобы отдел продаж для отправки счетов клиентов будет использовать свой специально выделенный для этого email).

Если планируем только отправлять письма из 1С:Бухгалтерии, а получение писем будет в обычной почтовой программе, то устанавливаем галку только напротив "Для отправки писем" и на закладке "Отправка писем" заполняем необходимые поля:

В поле "Имя пользователя" вводим адрес электронной почты
В поле "Пароль" - пароль от почтового ящика.

Флаг "Отправлять скрытые копии писем на этот адрес" рекомендуется устанавливать при отсутствии штатных возможностей для хранения отправленных писем на почтовом сервере.

Если у вас используется другая почта (mail, gmail или yandex), то значения настроек указываемые в полях "Cервер" и "Порт" могут отличаться и их необходимо будет уточнить в технической поддержке вашего почтового ящика или у вашего системного администратора.

В самом низу окна настройки можете указать, кто будет использовать данную учетную запись для отправки электронных писем из "1С:Бухгалтерии". Можно выбрать один из двух вариантов: "Для всех" или "Только для:" и выбрать из списка конкретного пользователя.

Если для всех отправки всех писем всеми пользователями будет использоваться только одна учетная запись, то этого достаточно.

Если же необходимо настроить отправку электронной почты разными отделами или пользователями с отдельных электронных адресов, то необходимо настроить дополнительные учетные записи.

Для этого необходимо вернуться к разделу "Администрирование" > "Органайзер" и выбрать пункт "Учетные записи электронной почты".

Если вы пока ввели только одну системную учетную запись, то в списке будет отображаться только она. Нажимаем кнопку "Создать".

Для отправки счетов от отдела продаж мы решили добавить отдельный электронный адрес (в примере "zakaz-buh@mail.ru").

Если планируется использовать данный адрес только для отправки электронной почты, то ставим флаг напротив "Для отправки почты"

Для данной учетной также можно указать, кто сможет ее использовать для отправки электронных писем из "1С:Бухгалтерии". Можно выбрать один из двух вариантов: "Для всех" или "Только для меня".

В поле "Имя отправителя" указываем "Отдел продаж "Онлайн-Консалтинг" для его автоматического указания в отправляемых электронных письмах

Сначала рекомендуем выполнить автоматическую настройку, выбрав пункт "Определить параметры подключения автоматически (рекомендуется)".

Если возникнут какие-то проблемы с автоматическим подключением, то программа предложит настроить параметры подключения вручную.

Если опять возникнут проблемы, то рекомендуем проверить правильность указанного электронного адреса и пароля.

Если все параметры и настройки были указаны правильно и проверка будет пройдена успешно, то программа сообщит о создании новой учетной записи, которая появится в списке.

Если у вас будет использоваться несколько учетных записей со статусом "Для всех", то каждого пользователя можно указать электронный адрес, который будет использоваться по умолчанию при отправке электронных писем из "1С:Бухгалтерии". Для этого в разделе "Главное" выберите "Персональные настройки".

Тут можно выбрать основной адрес электронной почты, который будет использоваться для данного пользователя по умолчанию, задать адрес электронной почты для отправки копий исходящих писем, а также в поле "Подпись" отредактировать текст подписи (при необходимости отформатировать, изменить шрифт и цвет подписи, вставить ссылки на сайт и т.д).

Особенности настройки почты GMAIL по протоколу IMAP

Необходимо использовать специальный пароль приложения из 16 символов, который генерируется системой безопасности GMAIL.

Получить данный пароль приложения из 16 символов можно в разделе Безопасность настроек Управления аккаунтом Google.

Если данная статья была для Вас полезной, то Вы можете поддержать авторов нашего сайта, оставив свой отзыв. Если у Вас установлен Яндекс.Браузер, то в правом верхнем углу браузера нажмите на кнопку отзывов.

Вы можете оценить сайт по пятибальной шкале, выбрав соответствующее количество звезд, а при желании написать несколько слов со своим мнением о данной статье.

Для начала нужно подготовить среду для работы отправки. Для этого добавляем (или используем существующую) учетную запись электронной почты в одноименный справочник. От имени этой учетной записи будет производиться рассылка документов.

Рис. 1 Учетная запись электронной почты

Для контрагентов, по которым будет производиться отправка документов, указываем адрес электронной почты. Это можно сделать в карточке контрагента:

Не забываем разрешить программе 1С выход в интернет, если такие ограничения имелись в системе. На этом подготовка завершена. Переходим к разработке.

Следующим шагом – создадим возможность удобно зарегистрировать документы на отправку.

Это можно сделать либо в специальной обработке, либо в списке документов добавить новую команду.

Имеет смысл в форме добавить две команды:

Получаем простой инструмент по контролю групповой рассылки документов.

Групповая рассылка счетов: разработка регламентного задания

Алгоритм регламентного задания следующий:

Разберем более подробно 2-й этап.

Вас могут заинтересовать следующие статьи:

94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) --> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) -->

Вас могут заинтересовать следующие вебинары:

Программа ЗУП предоставляет возможность автоматически рассылать сотрудникам расчетные листки. Для этого необходимо выполнить определенные действия.

Настройка учетной записи электронной почты отправителя (организации)

В разделе Использовать учетную запись укажите, для каких целей будет использоваться учетная запись: для отправки почты и для получения почты (по умолчанию установлены оба флажка).

В разделе Для кого учетная запись:

• в поле Имя отправителя укажите имя владельца учетной записи, которое будет указываться в корреспонденции, при этом оно может отличаться от имени пользователя в программе.

Далее производится определение параметров подключения к почтовому ящику отправителя (организации). В большинстве случаев параметры определяются автоматически (переключатель Определить параметры подключения автоматически (рекомендуется) установлен по умолчанию).

Настройка сервера исходящей почты

При необходимости установите флаг Безопасная проверка пароля.

Установите флаг Использовать безопасное соединение (SSL).

При необходимости установите флаг Требуется авторизация на сервере входящей почты перед отправкой.

Настройка сервера входящей почты

При необходимости введите Пароль учетной записи (если он не введен, программа запросит его для получения писем).

При необходимости установите флаг Безопасная проверка пароля.

Выберите Протокол сервера входящей почты: POP или IMAP.

Укажите Порт компьютера для получения входящей почты, например, 993.

Установите флаг Защищенное соединение (SSL).

Дополнительные настройки

Введите наименование учетной записи, чтобы оно кратко характеризовало учетную запись, отражало назначение данной учетной записи и ее владельца. Именно наименование будет появляться в различных списках

Укажите длительность ожидания сервера – например, 30 сек.

Проверка параметров учетной записи

Ввод адресов электронной почты получателям (сотрудникам)

Для возможности автоматической рассылки расчетных листков получателям (сотрудникам) следует ввести адрес электронной почты. Он вводится в карточке сотрудника (Кадры – Сотрудники – Личные данные) или физического лица (Кадры – Физические лица – Адреса, телефоны) в поле Email.

Попутно вы сразу можете вывести столбец e-mail в справочник через Еще – Изменить форму.

Теперь после внесения в карточку физического лица сведений об электронной почте вы увидите эту информацию и в общем списке физлиц

Таким же образом вы можете вывести в этот список номера телефонов и.т.д.

Настройка рассылки расчетных листков

Предусмотренная в программе возможность создания рассылки отчетов предназначена для их автоматического формирования и доставки получателям. Рассылка позволяет автоматизировать процесс получения отчетов так, что не открывая программу, можно получить в нужное время готовый отчет на электронную почту или в определенный каталог в виде файла.

Настройка рассылки производится следующим образом:

В поле наименование введите наименование рассылки.

Флаг Подготовлена обозначает готовность рассылки к выполнению. Включение флажка активизирует дополнительные проверки заполнения реквизитов.

Укажите вид рассылки (ее цель) в поле Отправлять:

Отчеты указанным получателям (установлено по умолчанию) – одинаковые отчеты отправляются одновременно всем получателям, указанным в поле Получатели (выберите тип получателей: Пользователи или Физические лица). Для этого вида рассылки отчетов предусмотрена не только отправка по электронной почте, но и возможность публикации сформированных отчетов в папке файлов программы, в сетевом каталоге или на сайте FTP.

Свой отчет для каждого получателя (в нашем примере выберите данный вариант рассылки) – используется, если нужно персонализировать содержимое отправляемых отчетов по каждому получателю. Тип получателей (Пользователи или Физические лица) выберите в поле Получатели (в нашем примере – Физические лица). В настройках отборов отчетов появляется возможность указать получателя рассылки. Таким образом, для каждого получателя будет сформирован собственный отчет с отбором по этому получателю

Только мне (личная рассылка автора) – отчеты получает только пользователь, создавший эту рассылку (автор), по почте, указанной в поле Почтовый адрес (автоматически проставляется адрес электронной почты текущего пользователя). Личные рассылки видны только автору.

(в заголовке отображается количество отчетов, входящих в рассылку):

в табличной части для рассылки можно выбрать один или несколько отчетов из списка. В дальнейшем по завершении настройки рассылки по кнопке Просмотр можно будет предварительно сформировать выбранный отчет

в разделе Настройки отчета выводятся возможные настройки выбранного отчета. С помощью флажков можно выбрать нужные настройки и указать значения, по которым будет выведен отчет. В нашем примере сделайте отбор по сотрудникам, получающим рассылку. Для этого установите флаг в строке Сотрудник, затем не убирая курсор, нажмите на кнопку Указать получателя рассылки. Такая настройка позволит формировать для каждого получателя свой отчет с показателями, доступными только для него. Также можно сделать другие настройки отчета, например, в строке Период изменить период формирования расчетных листков (по умолчанию – прошлый месяц).

Для регулярной автоматической рассылки установите флаг Выполнять по расписанию.

Есть возможность автоматического составления расписания по кнопке Заполнить по шаблону. В результате из предложенного списка можно выбрать нужное расписание, например, в первый день месяца. Расписание при этом заполнится автоматически.

Предусмотрена возможность самостоятельного выбора периодичности расписания (частотности срабатывания рассылки). Рассылка может выполняться:

• Ежедневно – с заданной частотой в днях. Период повтора выбирается в одноименном поле.

• Еженедельно – по выбранным дням недели. Выбор устанавливается с помощью флажков.

• Ежемесячно – по выбранным месяцам в требуемый день месяца. Выбор месяцев устанавливается с помощью флажков, номер дня с начала или с конца месяца, в который будет производиться рассылка – в соответствующих полях.

• Произвольное – позволяет детально настроить каждый параметр расписания. В открывшемся окне Расписание настраивается детальная разработка своего расписания. При этом необязательно заполнять его сразу, после закрытия окна становится доступна кнопка Изменить. по которой можно вернуться к настройке расписания в любое время.

Время начала запуска рассылки укажите в одноименном поле. При выборе произвольной настройки расписания время начала настраивается в окне Расписание.

В поле Ответственный выберите пользователя – автора рассылки (по умолчанию – текущий пользователь). При запуске по расписанию рассылка будет выполняться от имени указанного пользователя.

В заголовке отображается, посредством чего осуществляется доставка.

Описываются все возможные способы доставки настраиваемой рассылки. Содержимое закладки может меняться в зависимости от выбранного вида рассылки в поле Отправлять.

Только мне (личная рассылка автора) – доставка выполняется только по электронной почте по единственному адресу, который указывается в поле Почтовый адрес.

Отчеты указанным получателям – кроме доставки по почте появляется возможность сохранить (опубликовать) готовые отчеты. Для этого установите флаг Публиковать (признак необходимости публикации рассылки). Выберите соответствующее значение:

• В сетевой каталог – отчеты будут сохранены в выбранный сетевой каталог. Запись производится с сервера, поэтому рекомендуется указывать сетевой путь в формате UNC, например, \\serer\folder\. Укажите адрес этого каталога в поле Windows или Linux, в зависимости от того, под управлением какой операционной системы происходит работа на компьютере.

• На FTP ресурс – отчеты будут сохранены на ftp-сервере. Заполните необходимые параметры.

По кнопке Проверить можно выполнить проверку публикации путем записи и удаления тестового файла. Тест считается успешным, если ошибок не возникло. Установленный флаг Отправлять по электронной почте является признаком использования электронной почты для отправки отчетов (или уведомлений).

По ссылке укажите получателей рассылки – подбором из справочника Физические лица. Можно из списка получателей рассылки исключить конкретное лицо, установив напротив него флаг в колонке Исключен. Для рассылки расчетных листков в качестве получателей удобнее использовать заранее созданную группу физических лиц в одноименном справочнике. При выборе группы все ее члены будут получать рассылку. Для исключения из рассылки физическое лицо следует извлечь из этой группы.

В поле От из выпадающего списка выберите учетную запись организации для отправки отчета (поле является обязательным для заполнения).

По умолчанию шаблон письма (тема и текст письма) формируется автоматически с использование некоторых параметров. При необходимости содержание письма можно изменить. Добавление параметра в тему письма осуществляется правой кнопкой мыши в одноименном поле по команде Параметр, в текст письма – по кнопке Параметр (или правой кнопкой мыши в поле текста по команде Параметр). Для выбора доступны следующие параметры

• Дата рассылки – дата рассылки

• Автор – пользователь, запустивший рассылку

• Получатель – представление получателя рассылки. Доступен только для вида рассылки Свой отчет для каждого получателя

• Наименование рассылки – наименование рассылки

• Сформированные отчеты – список отчетов и форматов, в которые они были сохранены

• Заголовок системы – заголовок информационной базы (может быть задан в разделе Администрирование – Общие настройки)

• Способ доставки – представление ресурса, на котором был опубликован отчет

Для просмотра готового варианта темы и текста письма выберите Предварительный просмотр.

По умолчанию установлен формат письма HTML, можно изменить его на обычный текст. В формате HTML доступны стандартные команды форматирования текста (часть из них размещена в виде кнопок, остальные можно найти, нажав на кнопку Еще).

Дополнительные настройки рассылки.

В поле Форматы сохранения отчетов (по умолчанию) определите форматы, в которых по умолчанию будут сохранены отчеты. Выбранные с помощью флажков форматы будут общие для всех отчетов. Можно выбрать несколько форматов.

В табличной части для каждого отчета можно задать свой набор форматов в колонке Форматы. В колонке Отправлять пустой установите флаг для отправки сформированного отчета, даже если он пустой (по умолчанию флаг снят). Отчеты с графикой всегда считаются не пустыми.

Установите флаг Архивировать в ZIP, чтобы архивировать сформированные отчеты в формате *.zip. Если отчеты отправляются по электронной почте, рекомендуется включать архивацию для снижения объема вложений. В результате становятся доступными:

поле для ввода наименования архива (формируется автоматически по указанному в поле шаблону). Если нажать правой кнопкой мыши по этому полю, с помощью команды Параметр можно изменить шаблон наименования (для изменения доступны параметры: Дата рассылки и Наименование рассылки);

поле Пароль, которое заполняется при необходимости.

В поле Адрес ответа укажите адрес электронной почты, на который будут высылаться ответы на рассылку.

Установите флаг Отправлять письма через скрытые копии, чтобы получатели не знали, кто еще получает отчеты из данной рассылки.

Рассылки можно группировать по различным признакам. Чтобы поместить данную рассылку в определенную группу, выберите ее из списка в поле Группа.

Далее нажмите на кнопку Записать объект.

Выполнение рассылки расчетных листков

Перед запуском этой обработки создайте резервную копию базы. Это можно сделать прямо в папке базы (путь к которой указан в стартовом меню), либо через Администрирование – Обслуживание – Резервные копии и восстановление.

По кнопке События рассылки. можно открыть журнал регистрации, предварительно отфильтровав его по событиям рассылки со времени последнего запуска.

Читайте также: