Как сделать расшифровку подписи
Обновлено: 08.07.2024
Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается.
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне:
Зам. директора по финансовым вопросам
Зам. директора по административным вопросам
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии:
Документ может быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указана на документе.
Подписание документа другим лицом с проставлением косой черты или надписи "за" недопустимо.
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Если работник организации приказом назначен исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется следующим образом:
И.о. генерального директора
Исполняющий обязанности генерального директора
При оформлении подписи наименование должности начинается от левого поля, а последняя буква фамилии оказывается на границе правого поля.
При наличии нескольких подписей по границе правого поля располагается самая длинная фамилия, а остальные выравниваются по инициалам.
Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
При наименовании должности, занимающем несколько строк, расшифровка подписи печатается на уровне нижней строки.
Откройте Надпись, сделайте в ней текст нужного размера, уберите с помощью Формата надписи рамочку и перетащите слово под линию.
Держи ШЫФТ и нажми кнопку, которая находится над буквами Х и З, потом нажми энтер, и кнопочку в ворде "ИКС в квадрате" и тогда напишется под строкой.
Нормальные люди это так делают.
После подписи нажми на Энтер, напечатай то, что должно быть под строчкой, выдели, уменьши размер и курсором передвинь под линию.
Мы постоянно добавляем новый функционал в основной интерфейс проекта. К сожалению, старые браузеры не в состоянии качественно работать с современными программными продуктами. Для корректной работы используйте последние версии браузеров Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Microsoft Edge или установите браузер Atom.
В настоящее время форме документов уделяется все больше внимания. Это не случайно: любому документу необходимо придать юридическую силу, что без обязательных реквизитов невозможно. Одним из обязательных реквизитов является подпись на документе. О правилах ее оформления расскажем в данной статье.
В настоящее время основным документом, регламентирующим состав обязательных реквизитов, придающих документу юридическую силу, является ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" . Данный Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. В том случае, если управленческая документация оформляется на машинных носителях, используется ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения".
Утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Анализ указанных ГОСТов позволяет выделить обязательные реквизиты, придающие документной записи юридическую силу:
- наименование организации - автора документа и ее код;
- наименование документа и его код;
- подпись лица, ответственного за правильность изготовления документа, или лица, утвердившего документ;
- местонахождение организации - автора документа или ее почтовый адрес.
на организационно-распорядительных документах
Термин "подпись" в различных словарях трактуется по-разному. Обобщим толкования: подпись - это фамилия автора, собственноручно написанная им под текстом документа или письма, которая при наличии всех других требуемых реквизитов придает силу документам и правовым актам. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" определяет подпись как реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную роспись лица, уполномоченного подписать соответствующий документ.
Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.
Внимание! Образец собственноручной подписи каждого гражданина содержится в документе, удостоверяющем личность (паспорте).
В силу п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита "Подпись" входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Заполнение данного реквизита зависит от вида документа, а также от носителя, на котором он составлен.
Если документ оформлен не на бланке организации, должность лица, подписавшего документ, должна приводиться полностью с указанием наименования организации.
│ООО "Сосновый бор" Стрелкова А.Р. Стрелкова│
Если документ оформляется на бланке организации, должность указывается сокращенно, то есть без наименования организации.
│Директор Печников М.В. Печников│
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
│ ЗАО "Партнер" Федоров Н.А. Федоров│
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В случае подписания документа несколькими должностными лицами, находящимися на разных ступенях управления, составные части реквизита "Подпись" располагаются одна под другой в последовательности, отражающей иерархию должностей.
│Директор Маркелов Л.И. Маркелов │
│Начальник отдела продаж Панкратов А.Д. Панкратов│
Если лица равны по должности, их подписи можно расположить на одном уровне.
│Начальник отдела продаж Начальник отдела кадров │
│Панкратов А.Д. Панкратов Прыгина Е.С. Прыгина│
В документах, составленных комиссией (например, в акте), указывают не должность лиц, подписывающих документ, а их роль в комиссии в соответствии с распределением.
│Председатель комиссии Шнитников В.Д. Шнитников │
│Члены комиссии Соколова А.Н. Соколова │
│ Заморин М.Л. Заморин │
│ Польских Е.Г. Польских │
Для удобства можно расположить фамилии (и подписи) членов комиссии в алфавитном порядке, но это не обязательное требование.
При оформлении протокола подписи на документе ставят председатель совещательного органа и секретарь, при этом наименование их должностей не указывается.
│Председатель Зорин Г.И. Зорин │
│Секретарь Лисова П.Д. Лисова│
Иногда в организациях уже заготовлены бланки с обозначением должности подписывающего документ. В отсутствие последнего подпись может поставить или замещающее его, или исполняющее его обязанности лицо. Многие в таком случае ставят косую черту перед наименованием должности или пишут предлог "за" - это недопустимо. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536, отмечено: . если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и. о.", "зам.").
Оформляем подпись в трудовой книжке
На титульном листе трудовой книжки предусмотрено место для подписи ее владельца и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Поскольку бланк трудовой книжки требует, чтобы подпись была проставлена разборчиво, рекомендуем специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, вместо личной подписи аккуратно писать свою фамилию.
Форма утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление N 225).
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника в силу п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225.
Руководители организаций, предприятий и учреждений крайне редко занимаются заполнением трудовых книжек. Чаще всего обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек исполняет лицо, уполномоченное на то приказом (распоряжением) работодателя. Обычно это кадровик (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или бухгалтер, на которого возложили дополнительную функцию по кадровому делопроизводству и работе с трудовыми книжками.
│ │ Дата │Сведения о приеме на │Наименование, дата │
│ ├─────┬─────┬─────┤работу, переводе на другую│и номер документа, │
│ │ │ │ │постоянную работу, │на основании │
│ N │ │ │ │квалификации, увольнении │которого внесена │
│записи│число│месяц│ год │(с указанием причин и │запись │
│ │ │ │ │ссылкой на статью, пункт │ │
│ │ │ │ │ Инспектор отдела кадров │ │
│ │ │ │ │ Смолина (Л.Е. Смолина) │ │
Если необходимо сделать запись о прекращении трудовых отношений в трудовой книжке во время отсутствия лица, ответственного за ее ведение (например, находится в отпуске или болеет), руководитель может самостоятельно оформить работнику трудовую книжку. Если руководитель по каким-то причинам не желает или не может этого сделать, ему следует издать приказ, где указать ответственного за ведение трудовых книжек на время отсутствия уполномоченного лица. Лучше всего назначить лиц, которые будут замещать работников, ответственных за хранение и ведение трудовых книжек, на время их отсутствия, в первоначальном приказе о назначении ответственных за ведение трудовых книжек.
А как заполнять реквизит "Подпись", если индивидуальный предприниматель самостоятельно вносит записи в трудовые книжки своих работников (ведь "индивидуальный предприниматель" - это не название должности)? Можно ли сократить наименование "индивидуальный предприниматель" до "ИП"? Ни Правила ведения и хранения трудовых книжек, ни Инструкция по их заполнению не содержат пояснений по данному поводу, но, поскольку нормативные акты все же требуют, чтобы записи в трудовую книжку вносились без сокращений, рекомендуем не сокращать наименование работодателя.
Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
Сведения о приеме на
работу, переводе на другую
постоянную работу,
квалификации, увольнении
(с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт
закона)
Наименование, дата
и номер документа,
на основании
которого внесена
запись
Индивидуальный
предприниматель
Занозина (И.Л. Занозина)
После того как кадровый работник заверил своей подписью данные, внесенные в трудовую книжку, работнику необходимо засвидетельствовать своей подписью, что он с этими записями ознакомлен. Вот здесь начинается неразбериха. Иногда кадровики просят, чтоб работник написал: "С записями ознакомлен" - и поставил свою подпись. По нашему мнению, хотя такая формулировка не предусмотрена ни одним нормативным актом, ее использование не будет ошибкой. Однако некоторые кадровики даже не требуют расшифровки подписи работника - это неправильно: подпись без расшифровки теряет смысл, поскольку не позволяет идентифицировать лицо, которое ее поставило. А если, допустим, увольняющийся работник изменил фамилию (например, женщина вышла замуж), без расшифровки никак не обойтись. По этим причинам расшифровка подписи нужна обязательно, причем с указанием инициалов.
Можно ли использовать факсимильную подпись?
Иногда кадровые работники в приказах и трудовых договорах ставят факсимильную подпись руководителя, мотивируя это его занятостью. Давайте разберемся, можно ли ставить такую подпись на документах.
Трудовой кодекс тоже ничего не говорит о факсимильной подписи - не разрешает ее использование, но и не запрещает, поэтому в случае возникновения спорных ситуаций между работником и работодателем и рассмотрения их в суде суд может не принять документы, подписанные таким образом, в качестве доказательств.
Если ставить факсимильные подписи все-таки хочется, необходимо издать приказ по организации (утвердить положение), определяющий порядок их использования. При этом при приеме работников нужно будет ознакомить их с данным локальным актом организации под роспись, чтоб получить их согласие.
Использование электронной цифровой подписи
В соответствии со ст. 2 Закона N 1-ФЗ электронно-цифровая подпись может использоваться при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством РФ случаях. Поскольку в Законе N 1-ФЗ нет исчерпывающего перечня случаев его применения, можно сказать, что он будет действовать всегда, когда речь идет об электронном документе, так как электронная цифровая подпись является обязательным реквизитом последнего. Расскажем об ЭЦП только вкратце: ее использование на документах, регламентирующих трудовую деятельность работника, практически исключено.
Закон N 1-ФЗ устанавливает: федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, могут использовать для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций. Порядок использования электронных цифровых подписей в корпоративной информационной системе определяется решением владельца корпоративной информационной системы или соглашением ее участников.
Для признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи необходимо соблюдение ряда условий:
- сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, свидетельствующих о моменте подписания;
- подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе подтверждена;
- электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Mozilla/5.0 (X11; Linux x86_64) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Chrome/34.0.1847.137 Safari/4E423F
Читайте также: