Как сделать программку мероприятия
Обновлено: 06.07.2024
В тот период, когда во всем мире началась пандемия коронавирусной инфекции, а массовые мероприятия были отменены, многие учреждения культуры пересмотрели свою работу в формате онлайн. Появился целый спектр новых мероприятий и креативных проектов, некоторые из которых до сих пор существуют и вызывают интерес у аудитории социальных сетей.
Переход в онлайн-формат заставил учреждения не только перезагрузить свою работу, но и пересмотреть локальные нормативные акты по учету онлайн-мероприятий.
Отслеживайте онлайн-деятельность учреждения, чтобы оценивать эффективность дистанционных мероприятий, планировать контент, распределять бюджет и корректировать формат новых проектов.
Профессиональное сообщество прогнозирует, что изменения в статистической отчетности могут появиться в ближайшее время. Онлайн-деятельность будет регламентирована, появятся нормативно-правовые акты и понятийный аппарат.
Онлайн-мероприятия можно учитывать в форме 7-НК, только если учреждение культуры вело документальный учет данных мероприятий, например, в журнале учета. Без документального оформления участников мероприятия учитывать нельзя.
Этой теме посвящен очередной лайфхак от Объединения центров развития культуры Тульской области. Обращаем внимание, что эта информация носит только рекомендательный характер. Каждое учреждение или его учредитель вправе самостоятельно определить порядок учета онлайн-мероприятий, разработав собственный локальный нормативный акт.
Что? Где? Когда? Основные понятия онлайн-формата
Онлайн-площадка – электронная платформа для размещения контента (социальная сеть, Интернет-портал, сайт, сервис).
Аккаунт учреждения в сети Интернет – учетная запись учреждения на онлайн-площадке.
Онлайн-мероприятие – мероприятие, которое доступно в сети Интернет на онлайн-площадке с использованием цифровых приемов и размещением текстового, фото- или видеоконтента.
Участники онлайн-мероприятия – интернет-пользователи, организующие онлайн-мероприятие на электронных платформах или участвующие в производстве контента для этих платформ, а также интернет-пользователи, принявшие активное участие в онлайн-мероприятии.
Онлайн-аудитория – подписчики и пользователи социальных сетей, интернет-сервисов и иных онлайн-площадок, которые выступают конечными потребителями контента.
Просмотр онлайн-мероприятия – показатель ознакомления онлайн-посетителя с цифровым контентом, размещенным на электронных платформах. Отражается автоматически или с использованием специальных сервисов для метрики и аналитики активности посетителей электронных платформ.
Онлайн-трансляция (прямая трансляция) – процесс передачи аудиовизуального изображения в режиме реального времени с использованием современных цифровых сервисов, приемов, оборудования. Предполагает возможность прямого общения с аудиторией.
Ретрансляция мероприятия – размещение и воспроизведение на онлайн-площадке ранее записанного аудио- или видеоизображения, имитирующего прямую трансляцию. Не имеет возможности прямого взаимодействия с аудиторией в режиме реального времени.
Видеозапись – записанное видеоизображение, размещаемое на онлайн-площадке.
Какие виды онлайн-мероприятий могут быть?
Под онлайн-мероприятием следует понимать деятельность учреждения или его отдельного подразделения на онлайн-площадках в сети Интернет (сайт, соцсети, электронные сервисы и т.д.).
Онлайн-мероприятия подразделяются на:
Культурно-досуговые онлайн-мероприятия – онлайн-фестиваль, онлайн-концерт, онлайн-конкурс, онлайн-акция, онлайн-викторина, онлайн-игровая программа, онлайн-выставка, онлайн-спектакль, онлайн-экскурсия;
Информационно-просветительские онлайн-мероприятия – литературная и музыкальная гостиные в режиме онлайн, творческая встреча в режиме онлайн, онлайн-форум, онлайн-конференция, онлайн-круглый стол, онлайн-мастер-класс, онлайн-лекция, онлайн-презентация, вебинар, видеолекторий.
Онлайн-мероприятие также может проходить на разных онлайн-площадках одновременно или в течение определенного положением периода. При этом оно также считается как одно мероприятие.
Готовим план онлайн-мероприятия
Для проведения онлайн-мероприятий необходимо тщательно спланировать его организацию и подготовку:
- Подготовительный этап
- Составление плана работы, определение хода и содержание онлайн-мероприятия;
- Определение формата онлайн-мероприятия (вебинар, онлайн-мастер-класс, онлайн-акция, онлайн-конкурс, онлайн-концерт, виртуальная выставка и тд.);
- Разработка сценария, положения, программы;
- Определение участников и онлайн-аудитории на которую рассчитано мероприятие;
- Коррекционный этап
- Подготовка и проверка оборудования и технических средств;
- Выбор онлайн-площадки;
- Определение времени трансляций и публикаций онлайн-мероприятия;
- Информационное продвижение (афиша, анонс, в том числе создание уникальных хештегов);
- Основной этап
- Оформление площадки и установка оборудования, технических средств;
- Проведение онлайн-мероприятия;
- Подготовка необходимой документации (отчета).
Что учитывать? Количество участников или количество посетителей?
Например, при проведении онлайн мастер-классов, видео-уроков, виртуальных экскурсий и др. необходимо учитывать только тех специалистов, которые готовили мероприятие: видеооператор, режиссёр, сценарист, мастер, экскурсовод и др. Здесь, как правило, будет от 3-х до 10-ти участников. Количество посещений такого мероприятия будет равно количеству его участников. Учитывая онлайн-концерт, следует учесть режиссера, ведущего, оператора, участников творческих коллективов и т.д.
Но! Если мероприятие предполагает сбор заявок от участников, например, на вебинары, онлайн-форумы, онлайн-конференции, тогда в этом случае количеством участников можно считать и тех, кто готовил мероприятие и тех, кто прислал заявки и был слушателем того же онлайн-вебинара.
Считаем просмотры
Какими документами регламентировать онлайн-мероприятия?*
Процесс подготовки мероприятия в онлайне по структуре похож с очным ивентом и включает в себя 6 шагов:
1. Брифинг. Описание задач мероприятия, формата, целевой аудитории.
2. Составление концепции мероприятия, подготовка сценария.
3. Организации технической части.
4. Создание контента: видеоролики, презентации, графика, поиск спикеров и перформеров.
5. Тестовые прогоны.
6. Проведение мероприятия.
Многие начинают с организации технической части, поскольку она вызывает наибольшие сложности: перевод оффлайн активностей в онлайн формат, выбор подходящей платформы для трансляции, выбор подрядчика и прочие вопросы. Но такой подход ограничивает креатив и вынуждает идти на компромиссы. Поэтому, чтобы не лишать себя возможности организовать мероприятие, которое максимально удовлетворит запрос вашей аудитории, начните с брифинга.
Время прочтения: 2 минуты.
1 этап: встреча, консалтинг, бриф
На этапе брифинга важно обозначить рамки и задать правильный вектор, чтобы дальнейший креатив вёл вас в нужную сторону. Для этого важно ответьте себе на следующие вопросы:
Важно понимать, что бриф нужен независимо от того, собираетесь вы привлекать подрядчиков или будете организовывать мероприятие своими силами. Бриф — это скелет, на основе которого вы будете выстраивать структуру дальнейших действий.
2 этап: креативная концепция
На основе брифа приступайте к креативной части подготовки. В креативе важно создать как можно больше идей.
Но на первом этапе забудьте о критике — это следующий шаг. Для начала важно выписать на бумагу всё, что касается вашего видения мероприятия. Даже если некоторые идеи будут казаться странными или трудновоплотимыми.
Начните издалека — с идеи и главного посыла мероприятия. А после переходите к самому сценарию: выступления спикеров, элементы шоу, интерактивные части и тд.
На что важно обратить внимание при создании сценария онлайн-мероприятия?
1. Продолжительность каждого блока программы. Внимание аудитории в онлайне теряется по щелчку пальцев и если на очных мероприятиях спикер способен работать с аудиторией на протяжении нескольких часов, то в онлайне необходима частая смена происходящих на экране действий. Если спикер будет говорить долго, разбавьте его выступление стильной презентацией, видеороликами и взаимодействием с аудиторией.
2. Наличие интерактивных элементов. Интерактив — это всё, что подразумевает активное взаимодействие с контентом, либо другими людьми. По сути это то, что отличает вовлекающее онлайн-мероприятие от просмотра трансляции. Интерактив дарит людям сильные эмоции и остается в памяти.
Какой интерактив проводить на мероприятии? Здесь всё зависит от аудитории и количества участников мероприятия. Если в ивенте участвует 20-30 человек, то организатор может уделить время каждому участнику: вплоть до личного общения. Если же речь о 1000-2000 человек, то задача усложняется. Простейший пример интерактивной механики — проведение опросов. Это организуется либо с помощью специальных сервисов, либо на площадке для общения участников (чат в Телеграм).
Вариант посложнее — когда участники выполняют задания спикера. Например, создают что-то своими руками (делают коктейль, рисуют картину и пр.). Ориентироваться следует на предпочтения конкретно вашей аудитории и формат самого мероприятия.
По итогу второго пункта у вас появиться подробное описанием того, что будет происходить на мероприятии.
3 этап: организация технической части мероприятия
Теперь, когда вы понимаете, ЧТО будет происходить на мероприятии, задайтесь вопросом КАК это реализовать. Глобально, есть две стратегии: делать самим, либо обратиться к опытному техническому подрядчику. Первый вариант сложнее и рискованнее, если опыта проведения мероприятий в онлайне нет.
Учитывая большое количество нюансов, лучше обратиться к опытным техническим командам. Работая с гуру, вы получите опыт и сможете организовать следующие мероприятия самостоятельно.
Рассмотрим порядок действий в организации тех. части:
1. Определитесь с платформой.
Существует два подхода: первый — проведение трансляции без взаимодействия с аудиторией, второй — организация мероприятия, которое подразумевает взаимодействие с участниками.
В случае, если вы решили делать трансляцию, потребуется организовать студию и выбрать платформу, на которой будет проходить мероприятие (YouTube, VK live или аналогичные сервисы).
Если же мероприятие подразумевает взаимодействие с аудиторией, задача усложняется. Здесь главный критерий выбора платформа — реализация интерактивных механик. Большинство таких мероприятий сейчас проводят в Zoom. Эта платформа разрешает, например, выводить на экран других участников мероприятия, делать опросы и общаться во внутреннем чате. Функционал Zoom регулярно расширяется и, если вы решите использовать её, то следует проконсультироваться у знатоков.
В целом, если перед вами не стоит суперспецифичных задач, то в 99% случае смело выбирайте Zoom.
По итогу выбора платформы скорректируйте сам сценарий с учётом того, как будут воплощаться интерактивные механики.
2. Пропишите путь участника.
Начните стоит с того, кто и как оповестит участников о мероприятии: будет это рассылка, пост в социальных сетях, либо альтернативные способы. Также вам потребуется канал коммуникации, с помощью которого вы сможете оперативно доносить актуальную информацию до участников: где будет проходить мероприятие, как участникам подготовиться и др. Отдельно продумайте, как вы будете отправлять участникам ссылку на вход в трансляцию, а также контакты тех.поддержки в случае, если у них возникнут сложности.
Если среди платформ вы выбрали Zoom, то подумайте о том, чтобы составить инструкцию по скачиванию приложения и, что важно, настройке звука и камеры. Не стоит надеяться на то, что все справятся самостоятельно: позаботьтесь о людях. Также, в случае, если кроме Zoom участникам потребуется вступить в чат участников, прикрепите ссылку.
3. Организуйте тех. поддержку.
Проблемы со входом на мероприятие, а также с настройкой звука и видео есть всегда. Организуйте техническую поддержку для пользователей и не забудьте оповестить их о том, куда обращаться в случае проблем.
4 этап: создание контента
Теперь, когда сценарий и техническая база мероприятия готовы, настало время заняться контентом. В соответствии со сценарием займитесь продакшном видео, графикой, презентациями, музыкой, а также всем необходимое для проведения интерактивной части ивента.
Визуальные материалы и музыка в том числе задают атмосферу, поэтому контент делать нужно специально под мероприятие в едином стиле, соответствующем формату мероприятия.
Если формат подразумевает наличие материалов от спикеров — запросите их заранее и храните на облаке, чтобы ответственные за трансляцию имели оперативный доступ к материалам.
5 этап: тестовые прогоны
На данном пункте заострите особое внимание.
Независимо от того, проводите вы мероприятие собственными силами или при участии подрядчика, важно сделать 2-3 тестовых прогона, в зависимости от сложности мероприятия. Чем больше команда, участвующая в организации, тем более слаженным должно быть взаимодействие между её членами, и тем больше прогонов придётся организовать.
Перед проведение тестового прогона создайте сводную таблицу, доступ к которой будет у всех организаторов. Документ должен содержать следующие пункты:
До начала прогона наладьте канал связи между организаторами, т.к. в течение трансляции вам понадобится оперативно поддерживать связь. Можете использовать приложение Discord, позволяющее наладить аудиосвязь между организаторами в режиме рации.
Когда сводная таблица готова, а связь между участниками налажена, приступайте к прогонам.
Во время тестов выполняются следующие задачи:
1. Налаживается взаимодействие между всеми, кто задействован в организации.
2. Тестируется техническая сторона организации, проведение интерактивных практик.
3. Обкатывается сценарий, в том числе тайминг каждого блока мероприятия.
Все возникающие сложности фиксируйте для того, чтобы после прогона устроить разбор полётов и на следующем тесте не повторять ошибок.
6 этап: проведение мероприятия
В день мероприятия:
1. Напомните участникам о том, что мероприятие пройдёт уже сегодня. Если не выслали ссылку, то отправьте.
2. Свяжитесь со спикерами и каждым членом команды, чтобы убедиться, что все на связи.
3. Проверьте работу тех. поддержки.
4. До начала мероприятия проверьте качество звука и изображения трансляции.
5. Проверьте контент.
6. Финально протестируйте работу Discord.
7. Собрать организаторов следует заранее, примерно за час до начала мероприятия.
На этом подготовительный процесс завершён и всё, что вам остаётся — провести мероприятие и получить наслаждение от проделанной работы.
Помните, что качественный препродакшн — это 90% успеха вашего мероприятия. Если вы в чём-то не уверены, обратитесь к профессионалам.
Для того чтобы провести яркий и запоминающийся праздник, важно заблаговременно составить план мероприятий. Проанализируем те нюансы, которые необходимо учитывать в работе педагогу. Приведем пример составления плана работы детского летнего лагеря дневного пребывания.
Теоретические моменты
Что такое план проведения мероприятия? Это документ, в котором указаны цели, задачи, алгоритм действий, отмечены лица, которые отвечают за осуществление определенных действий, направленных на достижение поставленной задачи.
Вам будет интересно: 3 важнейшие войны 18 века: конфликты и итоги
Полезные советы
Как составлять план мероприятия? Его можно составить для какого-то конкретного события, к примеру для празднования Нового года. Помимо разовых планов существуют также и длительные, рассчитанные на четверть, полугодие, год.
Как написать
Любой план предполагает несколько аналогичных пунктов. Как написать план мероприятий для детей? Сначала нужно определить цель его проведения, то есть продумать результат. План детского мероприятия предполагает постановку достижимой, четкой, понятной цели. Обязательно включается в содержание ожидаемый результат, то есть то, что ждет педагог от создаваемого мероприятия. Успешность задуманного праздника должна оцениваться определенными цифрами.
Вам будет интересно: Стилистические нормы русского языка: культура речи, стилистические ошибки и их типы
Также в плане указываются сроки его реализации. К примеру, если составляется план новогоднего мероприятия, следовательно, срок его проведения – декабрь.
Ресурсы – это те элементы, которые необходимы для выполнения мероприятия. Осуществление любой цели зависит от множества элементов.
Поэтому, продумывая, как составлять план мероприятия, необходимо поручать каждый этап отдельному сотруднику.
Вариант школьного праздника
Как должен выглядеть план мероприятия? Пример праздника, посвященного Дню знаний, предлагаем в виде таблицы. Помимо цели, задач, сроков, ресурсов, которые потребуются для реализации задуманного, в плане также указываются лица, которые отвечают за отдельные этапы его подготовки и проведения.
Вам будет интересно: Подводные лодки Первой мировой войны: описание, история и интересные факты
Многие event-менеджеры сегодня ведут одновременно несколько мероприятий. Упростить работу в таком случае помогут многофункциональные платформы и приложения (multi-event app), которых уже существует довольно много. Предлагаем познакомиться с некоторыми из них и выбрать максимально удобные для вас программы, использование которых поможет сэкономить столь ценное время и избежать лишних затрат.
1. Eventum
Приложение от event-организаторов Eventum Premo доступно для устройств на базе iOS (iPhone, iPad и iPod touch) и Android. Множество возможностей и более 20-ти функций: от подбора сценария и площадки до расчета меню и количества обслуживающего персонала. Удобная русскоязычная программа с довольно продуманными функциями поможет в организации любых мероприятий.
.slider__item' data-cycle-timeout='0' data-cycle-speed='300' data-cycle-swipe='true' data-cycle-swipe-fx='scrollHorz' data-cycle-fx='fade' data-cycle-pause-on-hover='.slider__item' data-cycle-caption='.slider__count-21' data-cycle-caption-template='<> / >' data-cycle-prev='.slider__prev-21' data-cycle-next='.slider__next-21, .slide-21'>
2. Timepad
Простая русскоязычная программа, которая позволит быстро создать страницу мероприятия, продавать билеты, привлечь нужную аудиторию и т.д.
.slider__item' data-cycle-timeout='0' data-cycle-speed='300' data-cycle-swipe='true' data-cycle-swipe-fx='scrollHorz' data-cycle-fx='fade' data-cycle-pause-on-hover='.slider__item' data-cycle-caption='.slider__count-22' data-cycle-caption-template='<> / >' data-cycle-prev='.slider__prev-22' data-cycle-next='.slider__next-22, .slide-22'>
3. QuickMobile
.slider__item' data-cycle-timeout='0' data-cycle-speed='300' data-cycle-swipe='true' data-cycle-swipe-fx='scrollHorz' data-cycle-fx='fade' data-cycle-pause-on-hover='.slider__item' data-cycle-caption='.slider__count-23' data-cycle-caption-template='<> / >' data-cycle-prev='.slider__prev-23' data-cycle-next='.slider__next-23, .slide-23'>
4. DoubleDutch
Интерактивное приложение DoubleDutch Event App позволяет контролировать ход подготовки одновременно нескольких мероприятий. В рамках сервиса доступно много полезных функций: поддержка связи с сотрудниками, быстрый обмен графическими и текстовыми данными, создание опросов, организация сетей для посетителей, сканирование QR-кодов с бейджей посетителей и моментальная передача данных на страницу приложения и т.д.
.slider__item' data-cycle-timeout='0' data-cycle-speed='300' data-cycle-swipe='true' data-cycle-swipe-fx='scrollHorz' data-cycle-fx='fade' data-cycle-pause-on-hover='.slider__item' data-cycle-caption='.slider__count-24' data-cycle-caption-template='<> / >' data-cycle-prev='.slider__prev-24' data-cycle-next='.slider__next-24, .slide-24'>
5. EventMobi
.slider__item' data-cycle-timeout='0' data-cycle-speed='300' data-cycle-swipe='true' data-cycle-swipe-fx='scrollHorz' data-cycle-fx='fade' data-cycle-pause-on-hover='.slider__item' data-cycle-caption='.slider__count-25' data-cycle-caption-template='<> / >' data-cycle-prev='.slider__prev-25' data-cycle-next='.slider__next-25, .slide-25'>
Читайте также: