Как сделать процесс
Добавил пользователь Валентин П. Обновлено: 04.10.2024
Для выполнения каждой задачи в ходе процесса требуются некоторые исходные данные, например, дата и время встречи, ответственный за выполнение задачи, контактное лицо клиента и т. д. Вдобавок часто возникает необходимость обмена данными как между элементами одного и того же бизнес-процесса (например, при отправке email тому же контакту, который указан в настройках шага процесса “Встреча”), так и между разными процессами (например, при ветвлении процесса в зависимости от результата выполнения его подпроцесса).
В следующей таблице приведены распространенные бизнес-задачи с учетом особенностей выполнения процессов в Creatio.
Задача в Creatio
Запланировать задачу, чтобы ее можно было легко идентифицировать в календаре.
В разделе Активности добавить новую запись (встречу) с определенным значением в поле Заголовок .
Вручную ввести заголовок задачи, которую нужно задать в качестве значения параметра Что должно быть сделано? элемента процесса Выполнить задачу . Больше информации об установке статичного значения параметра доступно в статье
Назначить ответственным за выполнение задачи пользователя, который запустил процесс.
Поле Ответственный записи, добавленной в разделе Активности , должно быть заполнено контактом текущего пользователя.
Задать “Контакт текущего пользователя” в качестве переменного значения параметра Кто выполняет задачу элемента Выполнить задачу .
Создать новое письмо. Поле Кому заполнить email-адресом контакта, указанного в поле Контакт созданной ранее активности.
Пример. В Creatio Marketplace доступны бесплатные темплейты бизнес-процессов с примерами использования параметров процесса (Рис 1, Рис. 2, Рис. 3, Рис. 4, Рис. 5). Для загрузки темплейта перейдите по ссылке.
После установки темплейта в разделе Библиотека процессов появится два новых процесса: “Call a client” (звонок клиенту) и “CEO review” (собеседование с руководителем). Выберите процесс и по кнопке Открыть перейдите к его диаграмме. В этих процессах доступны упомянутые в статье примеры.
Рис. 2 — Пример установки системной переменной (контакт текущего пользователя) в качестве значения параметра
Для решения перечисленных задач процесса Creatio использует параметры.
Параметры процесса и параметры элементов
Параметры подобны полям на страницах записей Creatio: они могут быть заполнены значениями разных типов (текстовыми, числовыми, значениями справочников и т. д.). В Creatio параметры бизнес-процессов имеют следующие функции:
Отвечают за особенности (или “исходные условия”) выполнения элементов бизнес-процесса (например, как будет называться созданная по процессу активность и сколько она продлится, кто будет ответственным по ней и т. д.).
Являются средством обмена информацией между элементами процесса (например, какой был результат выполнения задачи, кто за нее отвечал и т. д.) или между подпроцессом и родительским процессом. Подробнее: Настроить передачу параметров между элементами бизнес-процесса и Передать параметры из одного бизнес-процесса в другой.
Поскольку параметры представляют состояние элемента процесса после его выполнения, их значения могут использоваться для ветвления процессов с помощью логических операторов и условных потоков.
Параметры есть и у бизнес-процесса, и у его элементов.
Важные параметры элемента отображаются на панели настройки его свойств, когда вы выбираете элемент на диаграмме процесса. Если панель настройки элемента не отображается, откройте ее, кликнув по элементу. Чтобы отобразить весь список параметров элемента, перейдите в расширенный режим (Рис. 7).
На заметку. Названия параметров в основном и развернутом режиме могут отличаться. Чтобы определить, какой параметр заполняется, введите произвольное значение для необходимого параметра в основном режиме, переключитесь в расширенный режим и найдите добавленное значение в списке параметров.
Параметры процесса доступны на вкладке Параметры панели настройки процесса (Рис. 8), которую можно отобразить по кнопке или кликнув курсором в рабочей области дизайнера процессов (если открыта панель настройки элемента).
Типы параметров
Тип параметра соответствует типу данных его значения. Типы параметров почти аналогичны типам колонок в разделах и справочниках Creatio.
В Creatio используются такие типы параметров:
Текст
Параметр, значением которого является строка текста. Может быть как постоянным значением, так и вычисляться в ходе процесса. Например, параметр Что нужно сделать? элемента Выполнить задачу .
Дробное число
Хранит десятичные числовые значения и обменивается ими. Например, параметр Результат функции элемента Читать данные .
Целое число
Хранит целые числовые значения и обменивается ими. Например, параметр Через сколько начать выполнение элемента Выполнить задачу .
Логическое
Хранит логические значения (“Да” или “Нет”). Например, параметр Обязательно должен быть выбран один из вариантов элемента Вопрос пользователю .
Справочник
Параметр, в котором хранится значение из справочника (например, ссылка на запись справочника). Например, параметр Кто заполняет страницу? элемента Открыть страницу редактирования можно заполнить значениями из справочника Контакт .
Дата/Время
Хранит определенные значения даты/времени. Например, параметр Дата и время начала элемента Стартовый таймер .
Валюта
Хранит значения мультивалютных полей. Подробнее: Работа с валютами.
Коллекции записей
Параметры-коллекции содержат сложные значения, каждое из которых представляет ряд записей. Например, это может быть список контактов с именем, адресом и телефонным номером каждого контакта. Этот тип параметра может использоваться разработчиками в скриптах.
Id (Уникальный идентификатор)
Хранит уникальный идентификатор записи. Например, параметр Id начального элемента Сигнал .
В зависимости от того, когда и как задается значение параметра, оно может быть входящим или исходящим.
Исходящие значения задаются во время выполнения процесса или элемента. Обычно эти значения представляют собой результат выполнения либо состояние процесса или элемента после выполнения.
В некоторых параметрах входящее значение можно заменить исходящим, например, если задача была связана с определенным контактом, но в ходе процесса появилась необходимость заменить такой контакт другим.
Заполнить входящие значения параметра
Есть несколько способов заполнения входящих значений параметра:
Ввести статичное значение параметра вручную. В таком случае значения параметров указываются прямо при построении процесса, они неизменны во всех экземплярах процесса. Например, название задачи (параметр Что нужно сделать? ) создано с помощью элемента Выполнить задачу . Больше информации о статичных и переменных значениях параметров доступно в статье
Выбрать “Системная настройка” (например, “Контакт получателя для тестовой отправки email”) или “Системная переменная” (например, текущие дата и время, контакт текущего пользователя, контрагент текущего пользователя и т. д.), значение которой будет передано в параметр. В этом случае значения параметров будут такими же, как значения соответствующих системных настроек или системных переменных на момент выполнения процесса. Например, если выбрать контакт текущего пользователя в качестве значения параметра Кто выполняет задачу? элемента Выполнить задачу , то соответствующая задача будет создана для пользователя, который запустил процесс. Больше информации о статичных и переменных значениях параметров доступно в статье
Использовать формулу. Несколько параметров можно объединить или преобразовать в параметры других типов с помощью синтаксиса формул. Например, можно скомбинировать текстовую строку со значением параметра. Подробнее:
Получить значение из другого параметра.
Этот способ позволяет получить значение параметра из другого параметра процесса.
Например, если новый контакт добавляется через элемент Открыть страницу редактирования , то в ходе процесса можно запланировать встречу с тем же контактом. В таком случае “исходное значение параметра” Идентификатор записи (где хранится Id записи контакта, созданного при выполнении элемента Открыть страницу редактирования ), должно быть передано в “целевой параметр” Контакт элемента Выполнить задачу .
На заметку. Убедитесь, что “исходный“ параметр корректно задан на момент получения его значения "целевым" параметром.
В большинстве случаев параметры могут получать значения только от других параметров того же типа. Однако некоторые параметры могут получать значения параметров, тип которых отличается:
Параметры [Дата/Время] могут хранить взаимозаменяемые значения: вы можете указать значение даты в параметре времени и наоборот.
Параметры [Целое число] и [Дробное число] могут хранить взаимозаменяемые значения. То есть вы можете указывать дробное значение в параметре [Целое число] и наоборот. Целое и дробное числа будут преобразованы в зависимости от параметра, в который они передаются.
Справочные параметры могут хранить уникальный идентификатор записи (Id). Например, укажите Id контакта в справочном параметре, значения которого могут быть выбраны из справочника Контакт .
Для получения значения параметра из другого параметра:
Выберите опцию “Параметр процесса“ в меню (Рис. 9). Откроется окно определения значения параметра (Рис. 10).
В окне определения значения параметра выберите “исходный“ параметр процесса или элемента (тот, значение которого должно быть передано в целевой параметр).
На вкладке Параметры элементов (Рис.10) окна выбора параметра отображается список элементов текущего процесса (1). Если выбрать элемент в левой части окна, то в правой части отобразится список параметров выбранного элемента (2). В списке представлены только те параметры, тип которых соответствует типу “целевого“ параметра. Дважды кликните по параметру в списке, чтобы передать его значение в “целевой” параметр.
На вкладке Параметры процесса (Рис. 11) отображаются все доступные параметры процесса. В списке представлены только те параметры, тип которых соответствует типу “целевого“ параметра. Дважды кликните по параметру в списке, чтобы передать его значение в “целевой” параметр.
Сегодня потребителями ценится скорость их обслуживания. В том числе этого хотят арендаторы бизнес- и торговых центров. И хотя ИТ-решения под эту задачу уже есть, УК не спешат их внедрять. Почему и что УК от этого теряют, знает Петр Ляпин (Wave Service)
Арендатору достаточно произвести всего несколько действий в мобильном приложении, и служба эксплуатации бизнес- или торгового центра уже реагирует на заявку. При этом управляющий всегда в курсе текущих и запланированных работ, а арендатор получает быстрое и качественное обслуживание. Так работают цифровые service desk системы. Они выводят профессиональное управление инфраструктурой недвижимости (facility management) на качественно новый уровень. Но не все так просто.
Не многие собственники и управляющие коммерческой недвижимостью знают о возможностях современных service desk систем, большинство управляющих БЦ и ТЦ осторожны в принятии решений об их внедрении.
Среди частых опасений:
- саботаж со стороны линейных сотрудников, которым проще вести дела по старинке, чем осваивать что-то новое;
- большие расходы на внедрение и поддержку ИT-решения;
- утечка данных в облаке.
В итоге большинство УК продолжают вести дела на бумаге, по телефону, email или в WhatsApp. При таком подходе одни заявки теряются, выполнение других затягивается, отсутствует ясность по ответственным лицам, согласование смет на дополнительные услуги иногда длится неделями. Все это снижает привлекательность БЦ и ТЦ для арендаторов и сказывается на их лояльности.
Рабочий процесс — это клей, связывающий воедино все компоненты, и именно благодаря ему задачи выполняются систематически, организованно и с минимумом ошибок.
Но в этом-то и загвоздка: рабочий процесс — это не та вещь, которую можно один раз настроить и забыть. Рабочие процессы необходимо постоянно оценивать, чтобы понять, что именно в них не работает, а затем использовать эту информацию для создания системы, более близкой к идеалу. Потому что постоянны только перемены, и рабочие процессы должны подчиняться этому же правилу.
Как вы собираетесь выявить свои рабочие процессы, а затем внести в них изменения? В этой статье есть все, о чем вам нужно знать.
Что такое рабочие процессы?
Если вы хотите свести это к более понятному объяснению, вот вариант попроще: рабочие процессы — это стандартные способы достижения важных целей.
Составляете ли вы отчет или запускаете новый продукт, у вас всегда будет систематизированный поток информации и стандартный набор задач, которые должна выполнить ваша команда.
Но почему эти процессы так важны? Они помогают согласовать работу участников команды, и благодаря им каждый знает, что ему нужно сделать и как его часть работы укладывается в общую картину.
Однако процессы не могут быть жесткими и неизменными — они должны меняться по мере того, как меняется ваша команда, поставленные перед ней цели и доступный набор ресурсов. Но прежде чем корректировать рабочие процессы, нужно выявить процессы, которыми вы пользуетесь сейчас.
Как выявить текущий рабочий процесс
Некоторые считают, что определить, как выполняется та или иная задача, очень легко. Но вы не представляете, какой объем информации остается невысказанным и не задокументированным, особенно если в команде есть сотрудники с большим опытом, знающие, как лучше выполнить ту или иную задачу, не заглядывая в инструкции.
Поэтому, чтобы пролить свет на ваши текущие процессы, потребуются определенные усилия. Давайте посмотрим, как это обычно делается.
1. Заручитесь поддержкой команды
Ваша главная цель — углубленное представление о методах выполнения задач и потоках информации в команде, а не поверхностный взгляд с начальственного места. А это значит, что вам нужно очень тесно взаимодействовать с участниками команды, чтобы понять, как именно они работают. Ведь это им изо дня в день приходится полностью погружаться в процессы.
2. Составьте блок-схему
Используя сведения, собранные на первом этапе, создайте визуальное представление рабочего процесса.
Так что не бойтесь проявить свои творческие способности и буквально нарисовать ваш процесс. Такое визуальное представление очень поможет вам на следующих этапах.
3. Найдите проблемные места
Помните, что ваша цель — не только понять ход рабочего процесса, но и его улучшить. То есть, кроме выявления рабочего процесса надо выявить места возникновения потенциальных проблем.
Два предыдущих этапа очень хорошо помогают находить возможные упущения и наличие участков, где работа идет не по плану.
Рассмотрев приведенный выше пример сбора денег, мы видим, что сотрудница, ответственная за использование этих средств для оплаты счетов, испытывает постоянные трудности с получением разрешения от сотрудника, собирающего деньги с клиентов. Ей приходится сталкиваться с этой проблемой месяц за месяцем, и это сильно замедляет ее работу.
Задокументируйте эту проблему (и все остальные проблемы, которые сможете выявить!), чтобы избавиться от нее при планировании нового процесса.
Создание более эффективного процесса
Теперь, когда вы получили представление о том, как выглядит ваш текущий рабочий процесс, и выявили все участки, нуждающиеся в улучшении, пора переходить к следующему этапу: созданию более успешного рабочего процесса и устранению операционных проблем, замедляющих работу команды.
1. Задавайте вопросы
Как и при выявлении текущего процесса, вашим первым шагом в проектировании нового рабочего процесса должно стать общение с участниками команды.
Поговорите с ними откровенно. Почему возникает то или иное препятствие? Есть ли что-то, что необходимо им для нормальной работы, но они этого до сих пор не получили? Что могло бы сделать их работу проще?
Поняв, в чем заключаются их проблемы, почему они возникают и как их можно решить, вы сможете спроектировать и внедрить новый процесс таким образом, чтобы действительно устранить источники проблем, а не создать видимость устранения.
2. Составьте новую блок-схему
Когда вы приступаете к планированию нового рабочего процесса, создание очередного визуального представления поможет вам убедиться, что проблемы, выявленные в ходе предварительного изучения, будут успешно разрешены.
Но не впадайте в заблуждение, считая, что этот процесс непременно должен быть очень сложным или тщательно оформленным. Если вам удалось перенести его на бумагу так, что он достаточно понятен для вас и для вашей команды, значит, вы все делаете правильно.
3. Двигайтесь в обратном направлении
Выстроить новый процесс с нуля может быть довольно сложно. Самый умный способ это сделать — двигаться в обратном направлении.
Допустим, вы расписываете процесс создания статьи для блога, над которой работает вся творческая группа. Вместо того, чтобы начинать с начала, начните с конечного результата: опубликованной статьи. Какой этап предшествует публикации? Включение этой статьи в график публикаций. А до этого? Поисковая оптимизация. А еще раньше? Добавление иллюстраций.
Продолжайте двигаться от более позднего этапа к более раннему, пока не доберетесь до начала — выбора идеи для статьи.
Когда черновик нового процесса будет готов, Клинган рекомендует проверить его и улучшить, обдумав три следующие ситуации:
- То, что должно было произойти, не произошло.
- Произошло то, чего не должно было произойти.
- Вы не знаете, что происходит.
4. Сократите объем
Даже если вы последовали всем вышеперечисленным рекомендациям, ваш процесс может получиться слишком объемным и сложным.
Совет. Ищите участки, где вы выполняете какую-то задачу, просто потому, что привыкли ее выполнять — возможно, от этой задачи можно и вовсе отказаться.
Совет. Ищите участки, где на каком-то этапе процесса задействовано слишком много исполнителей. Обычно, чем меньше людей привлечены к выполнению одной конкретной задачи, тем лучше.
Совет. Все время спрашивайте себя, нет ли лучшего способа сделать эту работу. Если работа выполнена, это вовсе не значит, что она была сделана наиболее удобным и эффективным методом. Проверки и обучение — это единственный способ улучшить ваши будущие процессы.
Упрощение перехода: как внедрить новый процесс?
Хотя новый процесс для того и создается, чтобы помочь участникам вашей команды работать успешнее и решить проблемы, с которыми они сталкиваются постоянно, вам придется преодолевать их сопротивление. Когда вы объявите команде о вводе нового улучшенного процесса, кто-то наверняка будет сомневаться, а кто-то останется недоволен.
Поэтому очень важно открыто обсудить с коллегами все нововведения и привлечь их к участию в разработке нового процесса, как было описано выше.
Прежде чем внедрять новые методы работы, организуйте совещание со всеми участниками команды, которым придется работать по-новому. Объясните им, в чем заключается необходимость перемен, убедите, что вы сможете решить все проблемы и устранить затруднения, которые смогли выявить, а затем предложите им задать вопросы о новом процессе и внести собственные предложения.
Чем лучше сотрудники будут понимать, для чего совершаются перемены и какая в них польза, тем скорее они пойдут вам навстречу и успешнее адаптируются к новым методам работы.
В заключение
Ваши рабочие процессы — это способы, с помощью которых команда достигает своих целей. Но их нельзя просто настроить и забыть, потому что в нашей работе постоянными могут быть только перемены.
Одни участники команды уходят, другие встают на их место. Одни инструменты и технологии устаревают, и им на смену внедряются новые. Цели и вовсе меняются постоянно. Неспособность адаптироваться и привести рабочие процессы в соответствие с изменениями может стать причиной разочарований, неорганизованности и споров.
Не надо надеяться, что участники команды как-нибудь приспособятся сами, и что процессы будут оптимизироваться сами собой по мере появления новых и новых изменений. Вы должны проактивно управлять изменениями, выявляя текущие процессы и разрабатывая новые, чтобы помочь команде выполнять свои задачи самым оптимальным и предсказуемым способом.
Чтобы подвести итог, напомним схему действий.
Используйте эту информацию для уточнения ваших текущих процессов и вносите все необходимые изменения, чтобы ваша команда смогла действовать эффективно и организованно, какие бы сложные задачи ей ни пришлось выполнять!
Об авторе.
Кэт Бугард (@kat_boogaard) — писательница со Среднего Запада, круг интересов которой включает в себя такие темы, как карьера, самостоятельное развитие и жизнь фрилансера. Она ведет колонку в Inc., пишет статьи для The Muse и для The Everygirl и живет активной жизнью в Интернете.
Эффективное обучение — это не зубрежка и не трата большего количества времени. Вы должны выстроить этот процесс с умом.
Чтобы улучшить способность воспринимать новый материал, нужно овладеть эффективными привычками для учебы. Нужно правильно относиться к учебе, выбрать правильную среду для обучения, минимизировать отвлекающие факторы, установить реалистичный график и использовать игры с памятью.
Эффективное обучение: 9 полезных лайфхаков
1. Как вы подходите к процессу обучения
Многие рассматривают учебу как необходимость, а не нечто, что доставляет удовольствие и расширяет кругозор. Очень важно, как вы подходите к тому, что вы делаете. Чтобы учиться эффективно, вам нужно правильное мышление.
Если вам трудно заставить себя настроиться на учебу, то постарайтесь просто отложить ее. Если в вашей жизни происходит что-то, что отвлекает вас, то для начала вам нужно разобраться с этим, а потом вы сможете все внимание посвятить получению знаний.
Способы, которые помогут вам принять правильное мышление:
• во время учебы старайтесь мыслить позитивно, напоминайте себе о своих навыках и способностях;
• избегайте катастрофического мышления: не думайте, что у вас все плохо и у вас никогда не хватит на что-то времени, примите тот факт, что у вас не так много времени, но вы все равно успеете выполнить большую часть запланированного;
• не сравнивайте себя с другими, ваши навыки уникальны и только вы сможете в полной мере их реализовать.
2. Выбирайте подходящее место
Вам нужно место, в котором вы сможете сконцентрироваться на поставленной задаче. Например, если вы занимаетесь в общежитии, то вы, возможно, постоянно будете отвлекаться на компьютер, телевизор или разговоры с соседом по комнате.
Эффективное обучение требует концентрации! Библиотека или тихая кофейня – хорошие места для учебы. Старайтесь разнообразить среду, выясните, где лучше всего вам удается сохранять концентрацию.
3. Берите с собой только необходимое, ничего лишнего
Например, некоторые люди берут с собой ноутбук, чтобы делать дополнительные заметки, однако это может сильно вас отвлекать. Компьютер слишком универсален: вы можете зайти в игру, проверить свои социальные сети, посмотреть видео – все это редко связано с процессом обучения. Спросите себя, действительно ли вам нужен ноутбук. Возможно, вам будет достаточно блокнота и ручки.
4. Конспектируйте и записывайте свои примечания
Когда вы читаете учебный материал, старайтесь его кратко конспектировать. Ваш конспект не должен состоять из вырезок текста, вам нужно записывать основные мысли и концепции своими словами.
Использование дополнительных чувств при изучении помогает вам усваивать информацию. Записывая что-то, вы включаете механическую память, также вы можете проговаривать свои заметки, чтобы подключить слух.
5. Используйте игры с памятью (мнемоника)
6. Практикуйтесь самостоятельно или с друзьями
Практика – важная часть обучения. Вы можете применять информацию самостоятельно или сгруппироваться со своими друзьями. Вы можете устроить себе экзамен или провести викторину. Если вы занимаетесь в группе, то она должна быть небольшой, максимум 4-5 человека.
7. Составьте график, которого вы сможете придерживаться
Не делайте из обучение нечто, чем вы будете заниматься, когда появится свободная минута. Создайте график, которому вы будете следовать. Вместо того, чтобы тратить по 5 минут в течение дня на учебу, отложите изучение на один 30-60-минутный промежуток времени. Вы начнете прогрессировать значительно быстрее. Это ключ к эффективному обучению.
8. Делайте перерывы и награждайте себя
Важно делать регулярные перерывы во время занятий. Разделяйте время обучения на сегменты, которые будут вам удобны. Также разделяйте учебные материалы на секции. Например, вы можете изучать по главе за раз, а после делать небольшой перерыв.
Если вы выполняете свои цели, то награждайте себя за это. Побалуйте себя чем-нибудь вкусным, выйдите на прогулку. Найдите ту награду, которая будет вас мотивировать.
9. Поддерживайте здоровье и сохраняйте баланс в жизни
Чем лучше в вашей жизни баланс, тем легче вам становится жить. Если вы большую часть своего времени тратите на отношения или игры, вы заметите, что выходите из равновесия. Вы теряете фокус, учиться становится сложнее. Ищите баланс в своей жизни и следите за своим здоровьем. Придерживайтесь правильного питания, регулярно занимайтесь спортом.
Не забывайте учиться всю жизнь
Учеба – это не просто сдача экзамена. Эффективное обучение – это процесс получения знаний, которые вы сможете в дальнейшем применить на практике. Помните: лишних знаний не бывает!
Читайте также: