Как сделать приказ на отпуск

Обновлено: 06.07.2024

Любой вид отпуска подразумевает обязательное составление перечня документов, которые послужат официальным основанием для отдыха. Отпуск для каждого сотрудника определяет график, который составляют в конце каждого года. Обязательным документом на любом предприятии является приказ на отпуск, образец 2022 года которого можно найти и скачать в данной статье.

Оформление

В случае, когда сотрудник планирует уйти в оплачиваемый отпуск согласно заранее установленному графику, то писать ему заявление нет необходимости. Если же отпуск оказался нужен случайным образом или появилась в нем срочная потребность, то без написания заявления не обойтись. Но, несмотря на то, каким образом сотруднику предоставляется возможность отдохнуть, составлять приказ на отпуск — это обязательная процедура для любой компании. Форма приказа утверждена законом.

Отпуск по графику

График отпусков — особый документ, который согласовывают с работниками, профсоюзным органом, специалистами кадрового отдела и руководителем. Это распорядительный документ, который должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до наступления нового года. На каждом предприятии существует свой распорядок ухода работников на отдых. Поскольку большинство людей предпочитает отдыхать в летние месяцы, всем желающим предоставить такую возможность, как правило, нельзя. Составляя приказ на отпуск, бланк которого можно увидеть ниже, необходимо руководствоваться существующим графиком.

Работник, который уходит в отпуск, должен быть предупрежден об этом не позднее, чем за две недели. При этом его подпись в извещении обязательна.

При заполнении форм первичной учетной документации все данные должны быть внесены в личную карточку рабочего. Основанием для этого служит приказ.

Как составить приказ о предоставлении работнику отпуска

Приказ служит распорядительным документом, на основании которого работник уходит в оплачиваемый отпуск. Он распространяется не только на ежегодный отпуск, но и на отпуск по беременности, декретный, а для учащихся — связанный с сессией. Любой из этих отпусков требует документального оформления, при этом обычно используют форму приказа на отпуск – Т-6.

Перед написанием приказа необходимо сделать несколько шагов.

Ознакомиться с графиком, датой начала и окончания отпуска конкретного работника.
При необходимости получить основание для приказа — заявление от работника.
Произвести расчеты отпускных выплат, пособий.

Когда составляют приказ о предоставлении отпуска для одного работника, используют форму Т-6. Если же необходимо оформить отпуск для целой группы работников, применяют форму Т-6а. Она уместна для крупных предприятий, где одновременно в отпуск могут уходить несколько работников. Такой приказ считается комплексным. В нем прописан целый перечень отпускников. Тем не менее, уведомить вовремя необходимо каждого из них.

Заполнение должно быть правильным. Необходимо указать:

Ф.И.О. отпускника;
его должность или профессию;
тип отпуска;
период и количество дней (дату начала и окончания отпуска).

Существует универсальная форма приказа о предоставлении отпуска работнику, которую удобнее всего использовать на любом предприятии. Ее заполнением обычно занимается кадровый работник. Руководитель организации обязан одобрить и подписать данный документ. Там должна стоять и подпись работника, уходящего в отпуск. Она будет свидетельствовать о том, что он извещен и согласен.

Стандартный приказ на отпуск образца 2022 года

Оформление отпуска директора

Если есть необходимость составить приказ на отпуск генерального директора, образец которого представлен ниже, то можно увидеть, что он ничем не отличается от обычного приказа на рядовых работников. Единственной особенностью такого документа является тот факт, что приказ о своем отпуске руководитель подписывает самостоятельно.

С одной стороны, такая ситуация выглядит абсурдно. Но специалисты полагают, что директор является таким же сотрудником, как и прочий персонал компании. Для оформления отдыха директору необходимо урегулировать вопрос о количестве отпускных дней и размере отпускных. Руководство должно также решить вопрос замещения: выбрать того сотрудника компании, который возложит на себя все обязанности на время отпуска директора.

Примечательно, что отпуск директора фиксируют в предварительном графике наравне с отпусками остальных работников.

Отдел кадров обязан уведомить директора о скором отпуске: не позднее, чем за 14 дней до его начала. Если вам необходимо знать, как оформить приказ на отпуск директора, образец показан ниже. Форма Т-6 для работников и директора едина.

Возвращение из отпуска

Когда сотрудник выходит на работу из отпуска, это должно быть отражено в графе 7 расписания отпусков. Пока он отсутствовал, такие же отметки проставляют в табеле учета рабочего времени.

По возвращении из отпуска никаких документов оформлять не нужно. Поскольку в приказе стоит дата выхода на работу, она и является свидетельством окончания отпуска.

Как оформить заявление и приказ на предоставление отпуска без сохранения заработной платы? Как отразить его в личной карточке и в табеле учета рабочего времени? Только грамотное оформление этих документов поможет доказать, что работник по собственному желанию ушел в такой отпуск. Это избавит организацию от необходимости выплаты ему среднего заработка за время отдыха как за время вынужденного прогула (либо оплаты простоя) и компенсации морального вреда.

Н езависимо от того, является ли предоставление отпуска без сохранения заработной платы обязательным для работодателя либо компания дает согласие на отпуск сотрудника при наличии у него семейных и иных уважительных причин, основанием для всех последующих действий всегда будет личное заявление работника.

Заявление работника

в одних компаниях практикуют заполнение работником специально разработанного для таких случаев бланка (в том числе утвержденного в составе локального нормативного акта организации – Правил внутреннего трудового распорядка, Положения о персонале и т.п.);
в других заявление пишется от руки (в том числе с использованием образца для правильного написания текста).

С точки зрения защиты от рисков оспаривания работником в суде добровольности подачи такого заявления, целесообразно использовать второй из перечисленных способов, так как он с большей достоверностью подтверждает волю работника отдохнуть за свой счет. Очевидно, что заставить работника просто подписать заранее распечатанный бланк (либо подделать на нем подпись работника) несравненно легче, чем вынуждать его написать весь текст собственноручно да еще и без ошибок.

Далее остановимся на ключевых моментах содержания заявления. В зависимости от ситуации в нем рекомендуется указывать:

либо семейные и другие уважительные причины, которые побудили сотрудника обратиться с просьбой об отпуске (см. Пример 1);
либо ссылку на обстоятельства, которые в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами и/или коллективным договором обязывают работодателя предоставить отпуск (см. Пример 2).

Пример 1. Заявление на отпуск за свой счет по семейным обстоятельствам, написанное от руки работником и согласованное у непосредственного руководителя, с положительной резолюцией

Пример 2. Заявление на отпуск за свой счет со ссылкой на нормативный правовой акт, который обязывает работодателя предоставить такой отпуск (с положительной резолюцией руководителя)

При наличии документов, подтверждающих соответствующие основания предоставления отпуска, будет лучше приложить их копии к заявлению. При оформлении документов в последующем в заявлении можно написать, что их копии будут предоставлены заявителем после получения подлинников.

Кроме того, целесообразно указывать в заявлении продолжительность отпуска (с какой даты сотрудник просит его предоставить и сколько он составит). Продолжительность определяется с учетом рамок, которые установлены ТК РФ, иными федеральными законами и/или коллективным договором. Отсутствие сведений о периоде отпуска может в дальнейшем вызвать споры между работником и организацией.

Пример 3. из судебной практики

Ф. обратился в суд и выиграл дело: было принято решение признать увольнение Ф. по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ незаконным, восстановить его на работе, взыскать с работодателя средний заработок за время вынужденного прогула в размере 45 977,52 руб., компенсацию морального вреда в размере 3000 руб. (остальные требования Ф. суд оставил без удовлетворения).

В кассационной жалобе работодатель просил отменить решение суда первой инстанции, считая, что оно основывалось на неправильном толковании статьи 128 ТК РФ, определяющей правовое регулирование отпусков без сохранения заработной платы. Но при рассмотрении этого дела во второй раз было отмечено: во-первых, Ф. отсутствовал на работе 08.11.2010 по уважительной причине, заблаговременно предупредив об этом работодателя заявлением; во-вторых, уважительность причины была работодателем признана; в-третьих, по общему правилу отпуск предоставляется в календарных днях (предоставление отпуска в часах трудовым законодательством не предусмотрено) и, обращаясь к работодателю, Ф. просил о дне отпуска, а не о часах. Таким образом, увольнение Ф. было опять признано необоснованным (кассационное определение Пермского краевого суда от 16.05.2011 по делу № 33-4431).

Наконец, в заявлении в обязательном порядке указывается дата его составления, заявление должно быть подписано работником лично (поручить подписать данный документ представителю по доверенности нельзя).

Приказ, личная карточка и табель

На основании заявления сотрудника в случае согласования отпуска либо в ситуации, когда предоставление отпуска работнику по его заявлению является обязательным, организация издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по унифицированной форме № Т-6 1 , с которым сотрудника знакомят под личную подпись. Образец оформления приказа приведен в Примере 4. Если же в отпуск уходят сразу несколько человек, то на всех них можно издать общий приказ по форме № Т-6а.

Как и любой другой, данный отпуск следует отразить в личной карточке работника, которая ведется по унифицированной форме № Т-2 (или № Т-2ГС(МС)), утвержденной Постановлением Госкомстата (см. заполненный фрагмент этого документа в Примере 6).

Отметим значение отражения сведений о предоставленном отпуске в табеле учета рабочего времени (должен вестись в каждой организации по унифицированной форме № Т-12 (или № Т-13), утвержденной Постановлением Госкомстата): в случае судебного разбирательства по спору с работником факт отражения отпуска в табеле будет одним из доказательств согласия работника на его предоставление и отсутствия со стороны сотрудника прогула. Образец правильного отражения сведений об отпуске без сохранения заработка вы найдете в Примере 5.

Отсутствие оформления любого из перечисленных документов само по себе может повлечь привлечение работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Наличие же правильно составленных документов поможет отстоять свою правоту в суде в споре с нерадивым сотрудником.

Пример 4. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6

Пример 5. Табель учета рабочего времени по форме № Т-13

Пример 6. Фрагмент личной карточки работника по форме № Т-2

Учет отпуска

Продолжительность времени неоплачиваемого отпуска важна не только для фиксирования явки на работу в табеле. От нее зависит стаж, исчисляемый в целях предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков. В соответствии с ч. 1 ст. 121 ТК РФ в такой стаж включается только время предоставления по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. Рассмотрим порядок учета отпуска за свой счет на конкретном примере.

Отпуск авансом — в каких ситуациях его дают и как оформить приказ на такой отпуск? Об этом — в нашем материале.

Когда возникает отпуск, предоставляемый авансом?

Ежегодный отпуск, предоставляемый авансом, может стать необходимым в любой период работы сотрудника у конкретного работодателя.

Это утверждение является справедливым, несмотря на наличие в ст. 122 ТК РФ правила о том, что право на первый отпуск возникает у работника лишь по истечении полугода с даты трудоустройства.

Ведь до завершения первого полугода работы предоставление отпуска возможно:

лицам с правом выбора времени отдыха по своему усмотрению, — им работодатель при наличии такой просьбы обязан дать отпуск досрочно;
любому иному работнику — при условии, что работодатель не имеет на это возражений.

Кроме того, получить отпуск по истечении полугода обязательной отработки можно в полном объеме (никаких оговорок на этот счет ТК РФ не содержит), а это означает включение в него дней, используемых авансом.

В отношении же всех последующих лет работы ежегодный отпуск не привязывается к периоду обязательной отработки, т. е. его тоже можно получить досрочно (ст. 122 ТК РФ).

Исключением здесь будет ежегодный дополнительный отпуск за работу во вредных/опасных условиях, право на который возникает лишь по факту работы в соответствующих условиях (ст. 121 ТК РФ).

Образец приказа на отпуск авансом

Процедура оформления отпуска авансом не отличается от стандартной:

работник подает заявление на отпуск;
руководитель работодателя ставит на нем свою положительную резолюцию;
на основании этой резолюции издается приказ об отпуске.

Для создания приказа используется либо унифицированный бланк формы Т-6 (утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), либо бланк, самостоятельно разработанный работодателем. Обязательные реквизиты такого документа:

его номер и дата оформления;
сведения о работодателе (наименование, код ОКПО);
данные работника (Ф. И. О., табельный номер, подразделение, являющееся местом работы, и должность);
сведения о предоставляемом отпуске (период, за который он дается, количество его дней и даты начала-окончания);
подписи руководителя работодателя и работника, ознакомленного с приказом (с указанием даты ознакомления).

Период, за который отпуск предоставляется авансом, в таком приказе приводится в полном его объеме без учета тех периодов, которые могут повлиять на его продолжительность, и никак не делится на относящийся к уже отработанному и еще не отработанному времени.

Количество дней отпуска, используемого авансом, также дается одной общей цифрой без разделения на относящиеся к уже отработанному и еще не отработанному периодам.

Все возникшие после использования отпуска моменты, отражающиеся на количестве отпускных дней, будут учтены в личной карточке работника и приведут к сокращению общего числа дней отдыха, полагающихся ему. Но сам факт этого сокращения для работника приобретет значение лишь в момент увольнения.

Образец приказа на отпуск, предоставляемый авансом:

Подводим итоги

Отпуск авансом может быть оформлен в любой из периодов времени работы у конкретного работодателя, несмотря на наличие в законодательстве оговорки о возникновении права на отпуск лишь по истечении полугода с момента трудоустройства. Вопрос о его предоставлении, как правило, решается по согласованию с работодателем. Исключение составляет ситуация, когда о досрочном отпуске до завершения первого полугода работы просит лицо, имеющее право на свободный выбор времени отдыха.
Процедура оформления отпуска авансом не отличается от стандартной: заявление работника, согласие работодателя, приказ на отпуск. В самом приказе не требуется разделять ни период, за который дается отпуск, ни число его дней на относящиеся к уже отработанному и еще не отработанному времени. Период, за который предоставляется отпуск, указывается в полном его объеме без учета возможных в последующем отклонений, влияющих на его протяженность.

От бухгалтеров требуют управленку: что делать?

Научитесь всему: от настройки аналитики доходов и расходов до работы с финансовым анализом и внедрением всего в 1С. Записаться на курс можно тут.

Старт потока — 15 февраля, успейте записаться уже сейчас, программу курса смотрите здесь.

На предприятиях с большим количеством сотрудников должностной функционал распределен в соответствии с типовыми (либо доработанными) ролями, определяющими права доступа к тем или иным документам. Так, ответственным за кадровое делопроизводство, в том числе за прием сотрудника на работу, выступает сотрудник с ролью Кадровик.

В малых организациях данный должностной функционал может быть возложен на бухгалтера в единственном числе.

Особенностью и отличием приказа на отпуск в ЗУП 3 от ЗУП 2.5 является то, что в ЗУП 3 приказ на отпуск является сразу и кадровым документом и расчетным.

Если права пользователя ограничены ролью Кадровик, то такой сотрудник видит только всю информацию, носящую кадровый характер.

В свою очередь расчетчик (пользователь с правами Расчетчик) заходит в созданный кадровиком документ, пересчитывает его, утверждает и после этого может провести документ и проверить его расчет.

Рассмотрим алгоритм оформления приказа:

1. Приказ на отпуск можно создать из раздела Кадры

Также приказ на отпуск можно создать из раздела Зарплата

Помимо вышеназванных способов, оформить приказ на отпуск можно и из карточки сотрудника по специальной кнопке.

Выбранный способ создания приказа не влияет на результат.

2. По кнопке Создать создаем приказ на отпуск и оформляем его

В шапке документа указывается организация, дата документа, сотрудник и месяц начисления. Месяц начисления в ЗУП — месяц, в зарплатные отчеты за который, попадут начисления (в нашем примере отпуск попадет в своды, расчетные листки и другие зарплатные отчеты за Декабрь).

На вкладке Основной отпуск заполняется информация о периоде основного отпуска, здесь же можно назначить денежную компенсацию вместо дней отпуска.

При выбранной настройке Освободить ставку на период отсутствия, освободится позиция штатного расписания, с возможностью оформления на нее другого сотрудника.

При необходимости анализа среднемесячного заработка с МРОТ и доначислении необходимой суммы — указывается соответствующая настройка.

Для отпусков, которые начинаются в начале календарного месяца (до момента расчета зарплаты за предыдущий) есть возможность рассчитать и выплатить зарплату вместе с отпуском (путем выбора соответствующей настройки).

На вкладке Дополнительные отпуска сотруднику назначаются дополнительные отпуска. При включенной в программе настройке — ведется учет Отгулов, в данной вкладке также появляется возможность ввести сотруднику отгул.

На вкладке Начислено можно просмотреть подробности расчета начисления, если нажать кнопку, выделенную на рисунке 6.

Совокупно вся информация о сумме начислений по всем указанным в документе отпускам, информация об удержаниях, а также подробности расчета среднего заработка, выводятся на вкладке Основной отпуск в нижней части.

Здесь при необходимости можно отредактировать исчисленную сумму НДФЛ, сумму прочих удержаний, а также значений, использованных при расчете среднего заработка.

Редактирование возможно по нажатию на карандаш.

Если средний заработок в документе исчислен неверно, рекомендуется сначала Перечитать данные соответствующей кнопкой в форме среднего заработка

Проверить рассчитанные данные и суммы к выплате можно, распечатав расчет среднего заработка по кнопке Печать в верхней части документа.

По этой же кнопке на печать можно вывести Приказ на отпуск унифицированной формы Т-6, Записку-расчет о предоставлении отпуска унифицированной формы Т-60 и подробный расчет начислений.

3. В программе предусмотрено 3 момента выплаты начисления — с зарплатой, с авансом или в межрасчетный период. При выборе настройки в межрасчетный период, ведомость на выплату отпуска можно создать непосредственно из этого этого, нажав в верхней части кнопку Выплатить. После этого программа предложит создать и провести ведомость на этот документ.

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска оформляется приказом. Несмотря на то, что унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, сейчас не являются обязательными, большинство работодателей продолжают их использовать для целей бухгалтерского и кадрового учета. Указанным постановлением предусмотрены две формы приказа о предоставлении отпуска: N Т-6 и N Т-6а. Форма N Т-6 применяется для оформления отпуска одному работнику, а форма N Т-6а списочная.

В строке приказа "за период работы с " "________ 20__ г. по " "__________ 20__ г." указывается рабочий год, за который предоставляется отпуск (письмо Роструда от 14.06.2012 N 854-6-1).

Отпуска обычно предоставляются в течение того рабочего года, за который они положены. В такой ситуации фиксируются фактическая дата начала рабочего года и предполагаемая дата его окончания.

Если отпуск по соглашению сторон разделен на части, при предоставлении каждой части отпуска в приказе в качестве периода работы указывается рабочий год целиком (один и тот же для всех частей одного отпуска).

При предоставлении работнику подряд отпусков, относящихся к разным рабочим годам, следует оформить отдельный приказ на каждый такой отпуск.

Пример

С 13 февраля 2017 года работнику предоставляется 28 дней ежегодного оплачиваемого отпуска: 14 дней за первый рабочий год (с 23 апреля 2015 года по 22 апреля 2016 года) и 14 за второй (с 23 апреля 2016 года по 22 апреля 2017 года). Работодателю нужно издать 2 приказа: один о предоставлении с 13 по 27 февраля 2017 года отпуска на 14 дней за период работы с 23 апреля 2015 года по 22 апреля 2016 года и второй - о предоставлении с 28 февраля по 14 марта 2017 года отпуска на 14 дней за период работы с 23 апреля 2016 года по 22 апреля 2017 года.

В разделе "А" указывается информация только о ежегодном основном оплачиваемом отпуске. Дополнительные отпуска фиксируются в разделе "Б". Общее количество предоставляемых работнику дней отпуска указывается в разделе "В".

Если ежегодный оплачиваемый отпуск работника состоит только из основного, раздел "Б" не заполняется, а в разделе "В" повторяется информация из раздела "А".

Читайте также: