Как сделать пресс конференцию

Обновлено: 04.07.2024

Лучшие дни: вторник, среда, четверг.

Лучшее время — вторая половина дня. Только не слишком поздно. Ваша пресс-конференция только для Вас — событие. Для журналиста же — повседневная работа. Вы очень радуетесь, когда Вам приходится задерживаться на работе допоздна, или работать в выходные?

Прежде, чем назначить день, убедитесь, что в этот день не запланировано событие большее, чем Ваше, по масштабу. Обижайтесь — не обижайтесь, но журналистов на всех не хватает. Они, по-видимому, будут там, где происходит что-нибудь покрупнее.

Если даже день и время выбраны удачно, на количество журналистов в зале может повлиять выбранное вами место проведения. Оно должно быть в таком месте, куда репортеры без проблем смогут добраться на общественном транспорте.

При выборе места помните: зеркала мешают телеоператорам, колонны мешают входящим и выходящим, шум из окон мешает всем.

Составьте программу. Она может выглядеть так:

15.45 — выступление

16.15 — вопросы и ответы

Шаг второй: приглашаем средства массовой информации

Для начала, Вам потребуются имена людей, с которыми вы будете общаться. Если у Вас нет постоянного контакта с прессой, лучше начать с базы данных. Составьте анкету из следующих вопросов:

Название издания (канала)
Адрес (фактический)
Номер телефона, факса, e-mail
Дни выхода (для ТВ — время выхода)
Фамилия, имя, отчество главного редактора (генерального директора)
Контактные лица

Шаг третий: составляем пресс-релиз

Девять правил при подготовке пресс-релиза:

Заголовок должен привлекать внимание. Его следует писать, когда материал готов. Скажу больше, он должен быть с материалом связан. Не пожалейте времени на него. Часто именно интересный заголовок определяет успех всего материала.

Постарайтесь ограничить каждое предложение в вашем пресс-релизе двадцатью словами. Пишите предложения коротко и просто, опускайте цветистые прилагательные и многословные определения, но никогда не жертвуйте фактами. Абзацы тоже должны быть как можно короче. Весь пресс-релиз должен быть на одном листе.

Шаг четвертый: принимаем гостей

поприветствовать пришедшего
попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных
выдать комплект раздаточных материалов и сувениры
представить (при необходимости) директору предприятия, или ответственному за проведение пресс-конференции
указать дорогу (или проводить, если дело совсем плохо) в конференц-зал

Шаг пятый: встречаем ньюсмейкеров

Если до пресс-конференции не дойдут несколько журналистов, будет досадно, но не смертельно. Если ее не найдет ньюсмейкер — дело дрянь. Встретьте его у входа в здание. Предусмотрите помещение, где он мог бы присесть перед началом, выпить чашку кофе, поговорить с организаторами. Необходимо четко прояснить продолжительность вступительной речи (речей), последовательность выступлений, количество времени, отводимого на вопросы-ответы. Такая прелюдия помогает снять напряжение, установить первичный раппорт между ньюсмейкером и ведущим, настроиться на нужную волну.

Сколько человек сажать в президиум?

Чем меньше, тем лучше, чтобы не было похоже на торжественное заседание. Идеальный вариант – 2 человека + ведущий.

Распределение ролей на пресс-конференции

Ньюсмейкер и ведущий. Первая роль предполагает ответственность за информацию, как таковую. Вторая за процедуру ведения пресс-конференции. Ведущий приветствует собравшихся, представляет участников, регулирует поступление вопросов, следит за регламентом, и, наконец, прерывает деловую часть, чтобы пригласить всех на фуршет.

Можно ли затягивать открытие пресс-конференции? Да, отступление от объявленного времени на 5-10 мин допустимо и даже желательно. За этот период подтянутся опоздавшие. Однако разрыв продолжительностью более 15 минут чреват осложнениями: аудитория начинает раздражаться.

Как долго проводить пресс-конференцию? Планируемая продолжительность — 30-60 минут.

Шаг шестой: начинаем говорить

Помещение для выступления

Можно ли читать по бумажке?

Можно. Но это уже не модно. И не современно. И даже смешно. Так что — нельзя.

Шаг седьмой: мониторинг СМИ.

Эффективность проведения вашей пресс-конференции определяет количество пришедших на неё журналистов и, как следствие, количество вышедших в эфир/печать позитивных материалов.

15 контрольных вопросов, задаваемых заранее себе самому, если ньюсмейкер — Вы сами:

Каков состав и размер аудитории?
Какова Ваша компетентность в вопросе?
Какова продолжительность моего выступления?
Кто будет руководить пресс-конференцией?
Кто и каким образом представит меня?
Требуется ли от меня использование видеоматериалов, слайдов?
В каком помещении состоится встреча?
Нужен ли мне микрофон?
Буду я выступать из-за стола, кафедры, или со сцены?
Буду ли я говорить по написанному плану, или воспроизводить по памяти?
Как я могу с самого начала вызвать интерес к своему выступлению?
Репетировал ли я свое выступление?
Могу ли я сократить длинные фразы?
Могу ли записать свое выступление для последующего анализа?
Что мне надеть?

Типовые ошибки при проведении пресс-конференции

Как уже говорилось, пресс-конференция должна быть, прежде всего, информационным поводом, о котором журналисты расскажут читателям, слушателям, зрителям. К этому нужно стремиться ее организаторам. Чтобы создать такой информационный повод, следует избегать ошибок, которые часто допускаются специалистами PR в различного рода фирмах при подготовке и проведении пресс-конференций.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 1 — непонятная, незначительная для журналистов, в качестве информационного повода, тема пресс-конференции.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 3 — злоупотребление терминологией и профессиональным сленгом, понятным далеко не всем журналистам, пишущим даже на узкоспециализированные темы.

Примечание. Журналисты обычно молчат, сталкиваясь с незнакомой терминологией, даже если просьба задавать вопросы прозвучала 50 раз. Поймите их правильно, они хорошо к Вам относятся, но боятся задать вопрос, который может показаться глупым.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 4 — приглашение журналистов на пресс-конференцию накануне мероприятия, не учитывая других значимых мероприятий, проходящих в это же время.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 5 — отсутствие табличек в президиуме и бэджей на пиджаках организаторов пресс-конференции.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 6 — несерьезное отношение, игнорирование пресс-релизов до пресс-конференции, во время ее проведения и после ее окончания.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 7 — отсутствие ведущего пресс-конференции, особенно если на вопросы будет отвечать группа людей.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 8 — делать акцент на непрофессионализме журналистов.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 9 — не учитывать тем, которые ведут журналисты на страницах своих газет или на радио и телевидении, а так же не учитывать их личные симпатии и антипатии.

И, последнее: перечитайте все еще раз. Просто для удовольствия. Не сомневаюсь, что Вы проведете блестящую пресс-конференцию, и мы еще о Вас услышим. Удачи!

Пресс-конференции – это важный компонент PR-деятельности любой компании. Благодаря им СМИ и заинтересованная общественность могут получить актуальную информацию буквально из первых рук от официальных представителей той или иной организации, а руководство компаний изложить свою позицию по наиболее значимым для них вопросам. Но для того чтобы пресс-конференция принесла действительно хорошие результаты, она должна быть правильно организована.

Как организовать пресс-конференцию
Как оформить интервью
Как подготовить и провести конференцию

Если вам поручено организовать и провести пресс-конференцию, в первую очередь, определите, какой цели вы хотите достичь: рассказать о каком-либо успехе вашей компании, привлечь внимание общественности к какой-то проблеме, представить в выигрышном свете некую публичную персону и т.п. Затем выберите место и время проведения пресс-конференции. Имейте в виду, что подобные мероприятия лучше всего проводить в середине рабочей недели (вторник-среда-четверг) в первой или второй половине дня, но не позднее 16 часов.

Место для проведения пресс-конференции выбирайте, исходя из организационных возможностей вашей компании и количества планируемых приглашенных лиц. Обратите внимание, что для представителей прессы необходимо достаточное количество посадочных мест. Заранее позаботьтесь о наличии в зале микрофонов, проекционных экранов (при необходимости) и свободного пространства для установки телекамер.

Составьте список СМИ и организаций, чьих представителей вы хотели бы видеть на своем мероприятии. Подготовьте и разошлите пресс-релизы и приглашения не менее чем за две недели до назначенного события. Желательно после рассылки приглашений лично обзвонить адресатов и узнать об их решении присутствовать или не присутствовать на пресс-конференции. Таким образом, вы не только уточните количество будущих гостей, но и дополнительно напомните о вашем мероприятии, если люди забыли о нем или не получили вашего пресс-релиза.

Подготовьте необходимые презентационные материалы для всех будущих участников пресс-конференции. В комплект участника обычно включают экземпляр пресс-релиза, перечень выступающих на пресс-конференции официальных лиц с указанием полных имен и должностей, повестку дня (порядок и темы выступлений), рекламные и промо-материалы. Значительно лучше выглядит, если все презентационные материалы для каждого участника оформлены в виде единого комплекта в фирменной папке с логотипом организации.

Если вы планируете введение аккредитации для участников, заранее проинформируйте их об этом и сообщите, какие данные вам требуются для нее (ФИО, должность, паспортные данные и т.п.). Заранее подготовьте именные бейджики для всех участников и расставляемые на столах карточки с указанием ФИО и должности для выступающих лиц. Если пресс-конференция планируется на достаточно длительное время, позаботьтесь о комфортных условиях для ее участников: буфете с напитками и легкими закусками, курительной и туалетной комнатах, назначьте время для перерывов на отдых.

После проведения пресс-конференции обязательно свяжитесь с редакциями присутствовавших СМИ и поинтересуйтесь сделанными по ее итогам материалами. Попросите предоставить вам экземпляры публикаций, если это не было оговорено ранее.

Медиарилейшнз и PR: подготовка пресс-конференции

Стоит приглашать ограниченное количество журналистов из тематически непересекающихся изданий. В таком случае сотрудников редакций не будут смущать мысли о возможной публикации тех же новостей, что и у конкурентов. Эксклюзивность предпочтительна.

На разные пресс-конференции одной компании лучше приглашать представителей разных же СМИ. В таком случае название фирмы не будет мелькать перед читателями одного издания и перед редактором слишком часто. А за счет публикации в других газетах и журналах увеличится общий охват читателей. Это же можно сказать и о радио, и о телевидении.

В приглашении обозначается главная тема пресс-конференции, перечень выступающих, место и время проведения. Если предусматривается прямая интернет-, радио- или теле- трансляция, это также указывается.

Тема описывается в достаточной степени, чтобы вызвать интерес. Вместе с тем в приглашении не приводятся подробности. Их журналисты смогут узнать, прибыв по указанному адресу в указанное время.

Не стоит указывать в приглашении дресс-код. Хотя сотрудники компании и выступающие будут в деловых костюмах, заставить надеть их журналистов очень тяжело. И не стоит наставать.

Обычно приглашение рассылается традиционной или курьерской почтой. В экстренных случаях журналисты обзваниваются по телефону или используется электронная почта, требующая мало времени на подготовку и рассылку приглашения и обеспечивающая легкость и оперативность обратной связи. Также о пресс-конференции можно объявить через информационные агентства.

Не стоит дополнительно к разосланному приглашению обзванивать журналистов и уточнять придут ли, прикрываясь вопросом о том, не нуждаются ли они в дополнительной информации. Это раздражает журналистов. Даже, если журналист прямо подтвердит свое участие, это не значит, что он обязательно придет. Часто представители СМИ просто не знают, чего ждать от завтрашнего дня. К тому же нередко к ним поступает несколько приглашений на одно и то же время и решение, что выбрать, принимается в последний момент.

Заранее никогда нельзя сказать, сколько журналистов примут приглашение и посетят пресс-конференцию. Конечно, если в большом зале перед высшими руководителями компании окажется несколько незначительных журналистов – это будет очень неприятно. Цель пресс-конференции будет не только не достигнута, но при этом может пострадать и имидж компании.

Чтобы зал, где будет проводиться пресс-конференции, был заполнен, нужно приглашать, как можно больше журналистов. Считается хорошим результатом, когда на пресс-конференцию приходит 15-30% приглашенных журналистов. На результат в более, чем 50% обычно рассчитывать не приходиться. Если приходить менее 5%, то это указатель на то, что что-то было упущено в организации пресс-конференции. Чаще всего причина малой явки журналистов – это плохой информационный повод. Также могут иметь значение ошибки при подготовке и рассылке приглашений.

Если есть хороший информационный повод, то можно сказать, что полдела по организации пресс-конфер е нции сделано. Журналисты наверняка проявят интерес. Существенно же повысить количество откликнувшихся на приглашение представителей СМИ могут:

Время проведения конференции в медиарилейшнз и PR

Как уже говорилось, чтобы журналисты смогли спланировать посещение мероприятия, приглашение им рассылается заранее. В нем указывается точное время начала пресс-конференции. Желательно, чтобы ее дата не совпадала с датой проведения какого-либо другого крупного мероприятия, посещение которого журналисты могут предпочесть. Лучше избегать предпраздничных и праздничных дней.

Место проведения конференции в медиарилейшнз и PR

Место проведения пресс-конференции должно быть удобным. Удобным как с точки зрения подъезда или подхода (в центре города, рядом со станцией метро и т.д.), так и с точки зрения комфортабельности (просторное, с хорошей акустикой, с подходящим интерьером и т.д.).

Если пресс-конференция проводится в неудобном для проезда месте, то возможно стоит организовать доставку журналистов специальным транспортом.

Достаточно часто пресс-конференции проводятся в специальных пресс-центрах, которые хорошо известны всем журналистам.

Журналисты всегда положительно реагируют на необычное место проведения информационного мероприятия. Поэтому пресс-конференцию можно проводить не только в традиционном месте ( в пресс-центре), но и в самых неожиданных местах: в парке, на крыше небоскреба, на подходящей по теме выставке и т.д.

Пресс-конфренции, которым нужна солидность, проводятся в конференц-залах дорогих гостиниц и бизнес-центров. Мероприятия, связанные с искусством или творчеством, могут быть проведены и в обшарпанном подвальчике. Шарм бывает эффективнее роскоши.

Место проведения должно быть очень четко обозначено, а проезд или проход к нему внятно объяснены. Журналист не должен блуждать с приглашением, как с плохой картой, проклиная все и вся.

Место для выступающих должно находиться на возвышении, чтобы его было видно из любого ряда зала.

На столах участников пресс-конференции обязательно должны стоять таблички с указанием полного имени фамилии и отчества, а также точной должности. Однако, на табличках не нужно перечислять все регалии ( звание, научная степень, награды и и т.д.). Им место в пресс-релизе.

За спинами выступающих стоит разместить логотип компании. Тогда он будет опубликован вместе с фотографиями ораторов.

На столах у выступающих должны быть минеральная вода и стаканы, бумага и ручки для записи.

Мест для журналистов необходимо иметь в достаточном количестве. Но стульев не должно быть слишком много, чтобы не оставалось незаполненных мест. Лучше часть стульев иметь под рукой в другой комнате, чем выставить их все сразу, создавая пустынные островки.

Журналистам не должно быть тесно. Стулья должны быть комфортабельными. Лучшие те, которые имеют откидные столики, которые нужны журналистам для работы с блокнотом или компьютером.

Стоит предусмотреть отдельные места для тележурналистов и фотографов, чтобы они не мешали остальным участникам.

Следует предусмотреть доступ журналистов к электропитанию и линиям связи.

Для некоторых журналистов требуется время для настройки аппаратуры, поэтому они должны получить доступ в помещение за несколько часов до начала пресс-конференции.

Персоны выступающих на конференции в медиарилейшнз и PR

Если на пресс-конференции не будет яркой личности, то эффективность мероприятия может оказаться недостаточно высокой даже при наличии интересного информационного повода.

Выступающих лучше подбирать не по должности, а по ораторским способностям. Тот, кто будет говорить достаточно много, должен делать это интересно, четко, логично, так, чтобы журналисты могли качественно воспринимать информацию.

Высшим руководителям, не имеющим ораторских способностей, будет достаточно сказать несколько приветственных фраз и затем передать слово более способным в устной речи. Однако, после своего выступления представителям верхушки компании следует остаться в помещении, чтобы не снизить значимость мероприятия, и чтобы журналисты имели возможность подойти к ним для интервью после окончания официальной части.

Людей, сидящих на возвышении, не должно быть слишком много. Только выступающие и ведущий пресс-конференцию.

Выступающие, также как и журналисты, должны знать где и во сколько проходит пресс-конференция.

Видеоверсия лекции " Медиарилейшнз и PR: подготовка пресс-конференции

(готовится к публикации)

Более подробную информацию на эту тему можно найти в книге А. Назайкина "Медиарилейшнз на 100%"

Пресс-конференция — это несколько устаревший, но все еще живой способ общения с журналистами. Она медленно, но верно вытесняется пресс-завтраками, пресс-турами, встречами с блогерами. На региональном уровне, где журналисты не избалованы перегруженной новостной повесткой, пресс-конференции и поныне работают отлично. Но и в обеих столицах пресс-конференция — это не архаизм.

Все это верно только тогда, когда пресс-конференция проводится не в пустом зале. Поэтому первая задача пиарщика — обеспечить явку прессы. Разберемся, как это сделать.

Как подать информационный повод

Когда тема пресс-конференции не слишком привлекательна, а ее главный участник не покойный Майкл Джексон, восставший из могилы, пиарщик обязан сформулировать вопрос, зачем к нему придут журналисты. Важно дать журналисту информацию, на основе которой он сможет написать статью. Если оборот вашей компании менее 5 миллиардов рублей, то вы не заинтересуете деловую прессу даже по чисто формальным показателям. Поэтому финансовые результаты года и даже пятилетки не смогут стать информационным поводом.

Формулируя тему пресс-конференции, пиарщик обязан сочинить газетные заголовки к материалам в соответствующих СМИ. Если он может представить себе ЭТОТ заголовок в ЭТОМ издании в реальности, а не в сладком наркотическом сне, то тема пресс-конференции подана правильно.

Как заинтересовать топовые СМИ

Как выбрать площадку и время

Идеальное время для пресс-конференции: от 11 до 13 часов дня во вторник и среду. Если у вас есть возможность планировать, то выбирайте эти сроки.

Зарегистрируйтесь или войдите для продолжения чтения.

Зачем регистрироваться?
Коллеги, просим вас рассказать о себе, чтобы понимать, кто нас читает, и делать материалы специально для вас. Заполните короткую форму, станьте нашим подписчиком и читайте все статьи на PRexplore бесплатно и без других ограничений.

Читайте также: