Как сделать поиск в аутлуке по фамилии

Обновлено: 07.07.2024

Строка поиска в Microsoft Outlook 2013 очень неинформативна. Это просто строка, в которой, по мнению неподготовленных пользователей, просто пишется слово и фраза, которую надо найти в письмах. Проблема в том, что такой поиск не может быть точным - находится слишком много писем.

В более старых версиях Outlook поиск осуществлялся из специального окна, в котором можно было настроить критерии поиска:

Найти его было несложно, но дизайнеры интерфейса Microsoft Outlook 2013 решили спрятать его куда подальше. Теперь оно скрывается за кнопкой, расположенной так: вкладка "Поиск", выпадающий список "Параметры" (опционально), выпадающий список "Средства поиска", пункт "Расширенный поиск". Причем, это меню появится только после того, как пользователь поставит курсор в строку поиска:

Согласен, выглядит жутко. Вместо этого кнопкотыканья вызвать окно поиска можно и с клавиатуры, путем нажатия Ctrl+Shift+F.

Не все знают, что в Microsoft Outlook 2013 есть встроенный язык запросов, который работает непосредственно в строке поиска:

Синтаксис поискового запроса, в общем виде, имеет простую форму:

[ключевоеслово:]критерий_поиска ОПЕРАТОР [ключевоеслово:]критерий_поиска

Где критерий поиска - это либо одно слово, либо строка, заключенная в кавычки, либо критерий, написанный в специальном синтаксисе.

Для уточнения критериев поиска можно использовать логические операторы И, НЕ, ИЛИ, , = и т. д , что отмечено в нижеприведенной таблице. Логические операторы должны обязательно вводиться прописными (т. е. большими) буквами.

В запросах можно использовать круглые скобки ( ) для группировки условий и для определения границ условий. Указывать границы условий нужно в том случае, если запись с кавычками приводит к точному поиску фразы, а нужно найти слова в любом порядке. Другими словами, нижеприведенные запросы работают по-разному:

(откого:Вася Иванов) кукарямба

- запрос найдет письма от Васи Иванова и Иванова Васи, в которых будет слово "кукарямба". Причем, Иванов Вася будет найден не потому, что в поле "от кого" есть и "Вася" и "Иванов", а потому, что в поле "от кого" есть "Вася", а "Иванов" встречается в каком-то (любом) поле письма, в данном случае - в поле "от кого".

откого:"Вася Иванов" кукарямба

- запрос найдет письма только от Васи Иванова, в которых будет слово "кукарямба".

Вот сама таблица с синтаксисом запросов Outlook:

Элементы, содержащие ivan , IVAN , IvAn или любое другое сочетание строчных и прописных букв. Мгновенный поиск работает без учета регистра.

Элементы, содержащие оба слова ( ivan и voronkov ), но не обязательно в указанном порядке.

По-умолчанию считается, что если вводить слова через пробел, то на самом деле между ними будет логический оператор И.

ivan И voronkov

Элементы, содержащие оба слова ( ivan и voronkov ), но не обязательно в указанном порядке. Обратите внимание: логические операторы, такие как И, НЕ и ИЛИ, следует вводить прописными буквами.

ivan НЕ voronkov

Элементы, содержащие ivan , но не voronkov .

ivan ИЛИ voronkov

Элементы, содержащие ivan , voronkov или оба слова.

Элементы, содержащие точную фразу ivan voronkov . Обратите внимание на использование двойных кавычек: результаты поиска будут точно соответствовать фразе в кавычках.

Элементы, отправленные пользователем ivan voronkov . Обратите внимание на использование двойных кавычек: результаты поиска будут точно соответствовать фразе в кавычках.

откого:"ivan voronkov" содержимое:"отчет о состоянии"

Элементы, отправленные пользователем ivan voronkov и содержащие фразу отчет о состоянии в строке темы, тексте письма или вложениях. Обратите внимание на использование двойных кавычек: результаты поиска будут точно соответствовать фразе в кавычках.

Элементы, имеющие вложения. Те же результаты можно получить, используя запрос "свложениями:истина".

Элементы, имеющие вложения с именем презентация.pptx или вложения, которые содержат фразу презентация.pptx .

Элементы, в теме которых содержится фраза ivan voronkov .

Элементы, которые содержат слово ivan в строке темы и слово voronkov в любом другом месте.

Элементы, которые содержат отображаемое имя ivan voronkov в строке "Копия".

Элементы, содержащие адрес электронной почты ivanvoronkov@contoso.com в строке "Копия".

Элементы, содержащие имя ivan в строке "СК".

Элементы, размер которых меньше 10 КБ. Обратите внимание на использование оператора сравнения "меньше" (

Элементы, размер которых превышает 5 МБ. Обратите внимание на использование оператора сравнения "больше" (>).

Элементы, полученные 01.01.2006 г. Обратите внимание на использование оператора сравнения "равно" (=).

Элементы, полученные вчера. Функция "Мгновенный поиск" также распознает следующие значения дат:

Относительные даты: например, сегодня , завтра , вчера ;
Относительные даты из нескольких слов: например, эта неделя , следующий месяц , прошлая неделя , прошлый месяц , следующий год ;
Дни: понедельник, вторник. воскресенье ;
Месяцы: январь, февраль. декабрь .

Элементы, полученные на прошлой неделе. Обратите внимание: если выполнить этот запрос еще раз через месяц, результаты будут другими, так как используется относительное значение времени.

Элементы, помеченные к исполнению с датой выполнения на прошлой неделе.

Элементы, размер которых меньше 10 КБ.

Элементы, размер которых составляет от 10 до 25 КБ.

Элементы, размер которых составляет от 25 до 100 КБ.

Элементы, размер которых составляет от 100 до 500 КБ.

Элементы, размер которых составляет от 500 КБ до 1 МБ.

Элементы, помеченные к исполнению.

Элементы, размер которых превышает 5 МБ.

Элементы, помеченные к исполнению.

откого:ivan (получено: 07.01.2005 ИЛИ получено: 08.01.2005)

Элементы, полученные от пользователя ivan 07.01.2005 г. или 08.01.2005 г. Обратите внимание на использование скобок для группировки дат.

получено:>=01.10.2006 И получено:

Элементы, полученные с 01.10.2006 по 05.10.2006.

получено:>01.10.2006 И получено:

Элементы, полученные позже 01.10.2006, но раньше 05.10.2006.

Элементы, отправленные вами вчера.

Элементы, которые вы отправили пользователю ivan (если поиск выполняется в папке Отправленные ).

Элементы, которые не были прочитаны. Те же результаты можно получить, используя запрос "прочитано:ложь".

Элементы, полученные от любых пользователей в мае (любого года) и содержащие слово состояние в строке темы.

начало:на следующей неделе тема:состояние

Элементы календаря, относящиеся к следующей неделе и содержащие слово состояние в строке темы.

Повторяющиеся элементы календаря.

Элементы календаря, для которых организатором является ivan .

Элементы, которые относятся к категории Бизнес .

Контакты, которые содержат слово ivan в поле "Имя".

Контакты, которые содержат слово voronkov в поле "Фамилия".

Контакты, которые содержат слово ivan в поле "Псевдоним".

Контакты, которые содержат слово терапевт в поле "Должность".

Контакты, которые содержат 555-01-00 в поле "Пейджер".

Контакты, которые содержат 555-01-00 в поле "Служебный телефон".

Контакты, которые содержат 555-01-00 в поле "Домашний телефон".

Контакты, которые содержат 555-01-00 в поле "Мобильный телефон".

Контакты, которые содержат 555-01-00 в поле "Телефон в машине".

Контакты, которые содержат 555-01-00 в поле "Факс".

Контакты, которые содержат 555-01-00 в поле "Факс дом."

работа,адрес:(ул. Вишневая, д. 345, Воронеж, Россия, 123456)

Контакты, которые содержат адрес ул. Вишневая, д. 345, Воронеж, Россия, 123456 в поле "Рабочий адрес". Обратите внимание на то, что адрес заключен в скобки.

дом,адрес:(ул. Вишневая, д. 345, Воронеж, Россия, 123456)

Контакты, которые содержат адрес ул. Вишневая, д. 345, Воронеж, Россия, 123456 в поле "Домашний адрес". Обратите внимание на то, что адрес заключен в скобки.

Контакты, которые содержат слово воронеж в поле "Город (раб. адрес)".

Контакты, которые содержат 123456 в поле "Индекс (раб. адрес)".

улица:(ул. Вишневая, д. 345)

Контакты, которые содержат строку "ул. Вишневая, д. 345" в поле "Улица (раб. адрес)". Обратите внимание на то, что адрес заключен в скобки.

дом,улица:(ул. Вишневая, д. 345)

Контакты, которые содержат строку "ул. Вишневая, д. 345" в поле "Улица (дом. адрес)". Обратите внимание на то, что адрес заключен в скобки.

14.01.2022

itpro

Exchange, Microsoft 365, Outlook, Windows 10, Windows 11

комментариев 20

Если у вас наблюдаются проблемы с поиском по письмам и другим элементам в Outlook (поиск ничего не находит, выдает неполные результаты, не ищет по всем подключенным файлам личных папок *.pst и т.д), рекомендации из этой статьи должны помочь вам решить проблему поиска в Outlook (рекомендации применимы ко всем текущим версиям Outlook для Microsoft 365).

Проверка состояния поискового индекса Outlook

Поиск в Outlook работает на базе службы индексирования Windows. Чтобы выполнить поиск, служба Windows Search должна просканировать содержимое ящика и подключенных PST файлов, и построить индекс всех имеющихся элементов Outlook. Поэтому в первую очередь необходимо проверить состояние индекса Outlook.

Для этого, перейдите на вкладку Поиск и в разделе Средства поиска выберите элемент Состояния индексирования.

Если с поисковым индексом Outlook все в порядке, в появившемся окне должен отобразится статус:

Однако, если у вас имеются проблемы с поиском, скорее всего статус будет другой:

Перестроение поискового индекса Outlook может выполнятся при добавлении нового почтового ящика или файла личных папок (pst), переносе писем между папками и т.д. Если вы выполняли эти действия относительно недавно (до 3-4 часов назад), нужно дождаться окончания индексирования. Если же существенные изменения в конфигурацию не вносились давно, а индексирование до сих пор выполняется – налицо явная проблема с индексом Outlook.

Включить индексирование содержимого Outlook службой поиска Windows

Для решения проблемы нужно временно исключить Outlook из числа элементов, которые сканируются службой индексирования Windows. Для этого:

В свойствах OST и PST файлов проверьте, что разрешена их индексация (это стоит сделать несмотря на то, что их индексирование уже разрешено в параметрах службы поиска Windows). Для этого

Откройте консоль PowerShell с правами администратора и перезапустите службу WSearch:

Restart-Service -Name wsearch –verbose

Теперь нужно в настройках параметров поиска разрешить индексирование Outlook, отключенное ранее. В параметрах индексирования поставьте галку у пункта Microsoft Outlook и сохраните изменения.

Дайте Outlook некоторое время на выполнение полного индексирования (в зависимости от количества, размера ящиков и подключенных PST файлов). Проверьте состояние индекса Outlook как показано выше и попробуйте выполнить поиск.

Сброс/пересоздание поискового индекса Microsoft Outlook

Если поиск так и не заработал, рекомендуется попробовать полностью сбросить индекс службы поиска Windows. Для этого:

Совет. В некоторых случаях работу службы Windows Search полезно оптимизировать по следующей инструкции Проблема роста индексного файла Windows.edb.

Проверьте PST файлы на наличие ошибок

В некоторых случаях служба индексирования не может проиндексировать файлы личных папок (PST) из-за наличия в них логических ошибок или повреждения структуры. Рекомендуется выполнить проверку PST файлов с помощью утилиты scanpst.exe.

Outlook и режим кэширования Exchange

В этом разделе рассмотрим особенности работы поиска в Outlook, если ваш почтовый ящик находится на сервере Exchange или Exchange Online (Microsoft 365). Если в Outlook включен режим кэширования Exchange, то для поиска элементов используется локальный индекс на вашем компьютере. Если режим кэширования Exchange отключен, то для поиска в ящике используется индекс на стороне почтового сервера (обслуживается службой Microsoft Exchange Search Indexer).

Служба поиска MSExchangeSearch выполняет индексацию письма сразу, когда оно попало в почтовую базу на сервере. Если при использовании поискового индекса Exchange ваш Outlook не ищет элементы в ящике, скорее всего есть какие-то проблемы на стороне почтового сервера Exchange. Для диагностики проблем со службой поиска Exchange используется командлет Test-ExchangeSearch.

Чаще всего проблема в том, что закончилось место на дисках (недостаточно места для увеличения размера поискового индекса), либо текущий индексный файл был поврежден и нужно его перестроить. Для сброса поискового индекса в Exchange можно использовать встроенный PowerShell скрипт %PROGRAMFILES%\Microsoft\Exchange Server\V14\Scripts\ResetSearchIndex.ps1

Чтобы сбросить поисковый индекс для конкретной базы, используйте команду:

Также проверьте, включено ли индексирование для проблемной базы почтовых ящиков:

Get-MailboxDatabase mailbox_db_name | Format-Table Name,IndexEnabled

Не работает поиск Outlook в общих ящиках Exchange

В on-prem версиях Exchange Server, начиная с Exchange 2016, используется функция быстрого поиска (Fast Search). В некоторых случаях быстрый поиск Exchange некорректно работает в общих ящиках Exchange, подключенных в Outlook. В этом случае при поиске писем в общих ящиках Outlook вы увидите ошибку:

При получении результатов от сервера возникла проблема. Некоторые элементы могут не отображаться в результатах поиска.

Вы можете запретить Outlook использовать поиск на стороне Exchange. Для этого нужно создать DWORD параметр реестра DisableServerAssistedSearch = 1 в ветке HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search (для Outlook 2016 и Outlook 2019).

New-ItemProperty -path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search" -Name DisableServerAssistedSearch -PropertyType "DWORD" -Value "1"

Для ящиков в Exchange Online (Microsoft 365) этот параметр не применим, т.к. для поиска вместо FAST используется Microsoft Search.

Не работает поиск Outlook после установки обновлений в Windows 10 и 11

После установки обновлений в Windows 10 и 11 в декабре 2021 года, в Outlook перестал работать поиск по последним письмам. Проблема наблюдается как с ящиками Exchange, так и в Microsoft 365.

Проблема появилась после установки следующие обновлений:

Windows 10 21H2 и 21H1 — KB5008212
Windows 11 — KB5008215

Microsoft частично исправила этот баг в обновлении KB5009543 для Windows 10 и KB5008215 для (2022-01). Однако этот патч помогает не всегда.

Для восстановления поиска можно временно удалить последнее обновление:

wusa /uninstall /kb:5008212

Или по рекомендации Microsoft вы можете временно отключить использование службы индексирования Windows Desktop Search в Outlook. Для этого создайте в реестре параметр PreventIndexingOutlook со значением 1.

New-ItemProperty -path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search" -Name DisableServerAssistedSearch -PropertyType "DWORD" -Value "1"

После перезагрузки компьютера Outlook будет использовать для поиска в ящиках и PST файлов собственный поиск. При поиске в Outlook будет появляться предупреждение:

Основной недостаток – поиск в Outlook будет работать гораздо медленнее. Поэтому исправления этого бага в одном из следующих обновлений, нужно удалить этот параметр реестра.

Что еще проверить, если не работает поиск в Outlook?

Что можно еще проверить, если поиск в Outlook не выполняется или возвращает не полные результаты?

В меню Outlook выберите Средства поиска ->Расположения для поиска. Убедитесь, чтоб для поиска выбраны все ящики и PST файлы;
Убедитесь, что в ветке реестра “HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows\Windows Search” отсутствует параметр PreventIndexingOutlook = 1. Данный параметр отключает индексирование Outlook службой Windows Search. Он соответствует политике Prevent indexing Microsoft Office Outlook в разделе GPO Computer Configuration -> Administrative Templates -> Windows Components -> Search;

Если у вас используются специальные административные шаблоны GPO для Office, проверьте что в параметрах этих политик не изменены стандартные настройки поиска Outlook.

По умолчанию во всех современных версиях Microsoft Outlook средства поиска представлены вот этим инструментом (рис.1):

И не то, чтобы он был плох – что-то им действительно можно найти, но часто в поисковой выдаче содержится много не нужного материала и приходится тратить время на сортировку и анализ.

Если быстрый поиск ничего не дал, или пользоваться им не хочется, можно воспользоваться более продвинутым инструментом – расширенный поиск. Чтобы не искать в меню, где он находится, запоминайте сочетание клавиш – Ctrl + Shift + F. Нажатие вызывает вот такое окно (рис. 2)

Лично для меня мой Outlook 2007 — огромная утечка. Это место, где тоннаж электронной почты вливается, и Outlook обнимает их без жалоб. Но с таким большим количеством электронных писем, погружающихся в бездонную яму, иногда Outlook оказывается очень похожим на Бермудский треугольник. Иногда то, что входит, получается не так легко, и мне приходится ловить рыбу с некоторым усилием.

Освоение любого поискового инструктажа практически стало тем, что нужно для выживания в цифровых джунглях. Поэтому я думаю, что это никому не принесет вреда, если мы более тщательно рассмотрим, как найти потерянное письмо в беспорядке нашего почтового ящика.

Нашим инструментом поиска будет функция мгновенного поиска в Outlook 2007. Обратите внимание, что она может быть не установлена по умолчанию в вашем клиенте.

В этом случае, это всего лишь 5,8 МБ для бесплатной загрузки с веб-сайта Microsoft. Это часть поиска Windows .

Поиск писем с мгновенным поиском

Чтобы расширить поиск по электронной почте, вы можете нажать на Все элементы почты . Это включает в себя все папки (личные и архивные) в поиске.

Поиск по ключевым словам

Поле поиска допускает использование ключевых слов с определенными синтаксисами. Синтаксис ключевого слова: обычно следуют вашему значению критерия поиска, где ключевое слово может быть чем угодно , from, subject, cc, bcc и т. Д. Например, при поиске с использованием : Saikat будут отображаться все электронные письма, отправленные в Saikat.

Поиски могут быть дополнительно сужены с использованием таких операторов, как AND, OR, и т. Д., Аналогично поиску в Интернете. Но здесь все операторы должны быть в верхнем регистре.

В официальной справке и справке Outlook 2007 описаны различные ключевые слова, которые можно использовать для быстрого поиска.

Поиск с помощью построителя запросов

Поля критериев построителя запросов можно объединять в поиске, чтобы сузить результаты. Значения и критерии, используемые в построителе запросов, также отображаются в виде синтаксиса поискового запроса — именно того соглашения, которое вы пытались достичь с помощью поиска по электронной почте по ключевым словам.

Поиск с использованием расширенного поиска

Третья вкладка предназначена для опытных пользователей и содержит огромное количество критериев, которые можно определить, чтобы найти даже гальку в океане.

Использование более простых функций поиска должно быть достаточным, если ваши личные папки упорядочены, а ненужные электронные письма удалены. Но если и первое, и второе игнорируются, в Outlook достаточно инструментов, которые помогут вам преодолеть эти вредные привычки, связанные с электронной почтой.

Вам нужно часто искать старые письма? Как бы вы оценили поисковые возможности Outlook?

Читайте также: