Как сделать поиск по документу в консультанте
Обновлено: 06.07.2024
поиск документа, если известны его реквизиты;
поиск документа по приблизительным сведениям, в том числе по контексту;
составление подборки документов;
поиск информации по конкретному правовому вопросу;
поиск справочной информации;
ознакомление с обзорами правовой информации и новостями законодательства.
Одно из центральных новшеств Технологии ПРОФ — Быстрый поиск , который представлен в виде единой поисковой строки (как в Интернете) сразу в стартовом окне системы. Достаточно ввести в единую поисковую строку известную информацию о документе или описать своими словами интересующий вопрос.
Поиск документов можно осуществлять несколькими способами.
Карточка поиска и ее элементы
Карточка поиска позволяет осуществлять поиск документов по их реквизитам, по контексту (по словам и словосочетаниям, входящим в текст документа), а также в соответствии с их тематической направленностью.
Карточка поиска представляет собой таблицу с поисковыми полями (рис. 4.4 ). Для каждого поискового поля в системе предусмотрен словарь, автоматически заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в ЕИМ.
При вводе в систему нового документа его реквизиты заносятся в соответствующий словарь. Таким образом, каждому элементу любого словаря соответствует хотя бы один документ из Единого информационного массива. Поэтому в словари входят все имеющиеся реквизиты, и нет ни одного лишнего.
При заполнении любого поля Карточки поиска в нижней части окна немедленно актуализируется информация о том, сколько документов в каждом из доступных в данный момент для поиска информационных банков соответствует составленному запросу, а также указывается, с использованием каких полей Карточки поиска будет осуществляться поиск документов.
Поиск конкретных документов с известными реквизитами
Если набрано значение, которого нет в словаре, то оно в строке поиска изменит цвет на красный.
Если название документа известно только приблизительно, указывайте те слова, которые отражают его суть и точно в нем присутствуют.
По умолчанию введенные слова будут найдены во всех формах согласно правилам русского языка, например, по введенному слову налог будут найдены документы с текстом налоги , налоговый , о налогах и т.д.
Слова для поиска следует вводить полностью, например: недвижимое имущество ; основные средства и т.п.
Существенное отличие состоит в следующем: если задать несколько слов через пробел, то будут найдены документы, в текстах которых встречаются все заданные слова , но на ограниченном расстоянии друг от друга (оно определяется оптимальным образом самой системой в рамках алгоритма основного поиска). Т.е. пробел имеет смысл логического оператора РЯДОМ .
Поскольку система отбирает документы, в текстах которых встречаются все заданные таким образом слова, то при построении поисковых выражений следует выбирать те слова, которые наверняка должны содержаться в тексте. Следует избегать длинных фраз: в этом случае увеличивается вероятность того, что одно из слов такой фразы может отсутствовать в тексте документа.
Слова для поиска следует вводить полностью, например: учебный отпуск ; авансовые платежи и т.п.
Вместо полных названий терминов можно задавать их общепринятые сокращения и аббревиатуры, например, бухучет , вуз . Система найдет документы, в тексте которых встречаются как полные названия соответствующих терминов, так и их сокращения или аббревиатуры.
При составлении запроса часто приходится использовать другие (отличные от пробела) логические операторы (задающие соответствующие логические условия), в первую очередь, оператор ИЛИ . С его помощью можно учесть возможные синонимы, которые могли использовать авторы документа для того или иного термина: например, налог на добавленную стоимость ИЛИ ндс; автомобили ИЛИ транспортные средства, ипотека ИЛИ залог недвижимости и т.д.
Логические операторы можно использовать как в основном, так и в расширенном поиске.
Самый распространенный оператор — символ пробела . Как уже было сказано, несколько набранных в запросе слов, разделенных пробелами, означают, что все они должны встречаться в данном документе, причем на ограниченном расстоянии друг от друга. Расстояние либо автоматически определяется системой (основной поиск), либо задается пользователем (расширенный поиск). Слова, связанные пробелом, образуют группу слов. Оператор РЯДОМ (+) аналогичен символу пробела.
Как отдельные слова, так и группы слов могут быть связаны другими логическими операторами.
Оператор ИЛИ (|) позволяет искать документы, в которых встречается или одно слово (группа слов), или другое слово (группа слов). Этот оператор полезно использовать, если нет уверенности, какое из выражений-синонимов употребляется в тексте документов. Более сло жный запрос с использованием оператора ИЛИ может быть, например, таким: место реализации (НДС ИЛИ налог на добавленную стоимость). Или таким: (место реализации НДС) ИЛИ (место реализации налог на добавленную стоимость). С точки зрения поиска оба этих запроса абсолютно одинаковы, т.е. списки найденных документов будут совпадать.
Оператор КРОМЕ (!) позволяет отсекать при поиске документы, содержащие указанное слово (группу слов). При поиске по тексту документа этот оператор используется редко.
Из Стартового окна и из Карточки поиска можно перейти в различные часто используемые разделы: Кодексы, Правой навигатор, Справочная информация, Пресса и книги .
Расширенный поиск позволяет более точно формулировать запрос, указывая порядок слов, словосочетания и т.п.
Перечислите и охарактеризуйте основные возможности поиска документа по известным реквизитам, а также в случае, когда реквизиты документа неизвестны или известны лишь приблизительно.
- Быстрый поиск, который позволяет быстро находить информацию в системе,
- Карточка поиска применяется, если необходимо использовать сразу несколько условий поиска одновременно,
- Правовой навигатор позволяет получить основные документы по правовой проблеме,
- вкладка Справочная информация позволяет получить информацию справочного характера или заполнить стандартную форму,
- вкладка Кодексы используется, если необходимо обратиться к одному из кодексов,
- вкладка Обзоры законодательства позволяет быстро получить обзоры законодательства,
- Пресса и книги – если требуется найти статьи, опубликованные в конкретном номере бухгалтерского или юридического издания, или книгу определенного издательства,
- вкладка Последние пополнения – если требуется посмотреть документы последних пополнений системы,
- вкладка Закладки позволяет напрямую, без поиска, обратиться к документам, в которых были поставлены закладки,
- Вкладка Последние просмотренные документы дает возможность быстро повторить поиск документов, сделанный ранее.
Выделяют три распространенных способа поиска документов в системе:
- поиск по реквизитам документов,
- поиск по специализированным классификаторам (по тематическому классификатору, по ключевым словам).
Для получения нужных документов из системы требуется заполнить карточку запроса - Карточку реквизитов.
Карточка реквизитов - основное средство поиска документов в системе. Она представляет собой таблицу с несколькими поисковыми полями. Для каждого поискового поля в системе предусмотрен словарь, автоматически заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в информационный банк. При вводе в систему каждого нового документа его реквизиты заносятся в соответствующий словарь.
Для поиска требуемого документа необходимо сформировать запрос, т.е. - заполнить поля Карточки реквизитов. Система ищет документы, одновременно удовлетворяющие всем заполненным полям Карточки реквизитов. Если же какое-то поле Карточки реквизитов не заполнено, система считает, что пользователя устраивают документы с любым способом его заполнения. Для поиска любого документа достаточно правильно заполнить два-три поля (номера документа в большинстве случаев достаточно).
Поиск документов в системе основан на принципе последовательного сужения круга соответствующих запросу документов. При заполнении полей Карточки реквизитов следует обращать внимание на информационную строку внизу Карточки реквизитов. В ней содержится информация о количестве документов из информационного банка, удовлетворяющих запросу. После заполнения очередного поля количество документов, удовлетворяющих запросу, будет уменьшаться, о чем сообщит информационная строка.
Поиск документов по контексту осуществляется посредствам Быстрого поиска и Карточки поиска.
Карточка поиска эффективна в двух случаях:
- во-первых, когда необходимо воспользоваться возможностями расширенного поиска по названию и тексту документа. Кроме того, Карточка поиска незаменима, в случае если для поиска по названию надо задать одни слова, а для поиска по тексту – другие;
- во-вторых, когда надо заранее ограничить область поиска, например:
а) искать только внутри определенного типа информации;
б) искать в определенном временном интервале;
в) искать только среди документов определенного вида или принявшего органа;
г) и так далее.
Карточка поиска незаменима и в случае, когда надо совместить несколько таких условий поиска одновременно.
В КонсультантПлюс реализованы все современные возможности для поиска и работы с правовой информацией. Основные инструменты поиска в системе - Быстрый поиск (работает по аналогии с поисковой строкой в интернет-поисковиках), Карточка поиска (возможен расширенный поиск по реквизитам), Правовой навигатор (поиск по ключевым словам). Поиск в СПС адаптирован под поиск именно правовой информации и учитывает профессиональную лексику (например, упрощенка) и распространенные сокращения (НДФЛ, ККТ). К основным поисковым инструментам и к наиболее востребованной информации доступ реализован прямо из Стартового окна системы. Поиск в самом документе можно осуществлять по оглавлению или по тексту. Важная информация к документу размещена на правой панели рядом с текстом.
Карточка реквизитов - основное средство для поиска документов в информационном банке. Для поиска документов надо заполнить карточку реквизитов, которая представляет собой некоторое количество поименованных полей (реквизитов документа). Затем система просматривает все имеющиеся в информационном банке документы. Если содержимое всех заполненных полей из карточки реквизитов совпадает с реквизитами документа, то документ считается найденным и заносится в список. Сформированный список обладает следующим свойством - содержимое всех заполненных полей карточки реквизитов идентично соответствующим реквизитам каждого документа из списка. Если какое-либо поле не заполнено, то система считает, что Вас интересуют документы с любым способом его заполнения. Поэтому поиск по пустой карточке реквизитов приведет к формированию списка документов, полностью дублирующего весь информационный банк. После заполнения любого поля карточки реквизитов система сообщает о количестве документов, удовлетворяющих Вашему запросу.
Поиск по реквизитам - поиск записей (документов), реквизиты которых удовлетворяют условиям поискового запроса. Основное средство поиска документов в информационной базе (ИБ) - карточка реквизитов. Она представляет собой таблицу с некоторым количеством поисковых полей. Для каждого поискового поля в системах часто предусмотрен свой словарь, автоматически заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в ИБ. При вводе в систему каждого нового документа его реквизиты заносятся в словарь, соответствующий определенному поисковому полю. Как правило, в карточку реквизитов, по которым осуществляется поиск, включен более широкий набор полей: орган, принявший документ, вид документа, название документа, дата принятия, номер, номер и дата регистрации в Министерстве юстиции. Для поиска любого документа достаточно заполнить лишь два-три поля. Если точно знать, например, номер документа, то этой информации в большинстве случаев будет вполне достаточно. Удобство и простота этого способа не вызывает сомнений, но использование этого вида поиска возможно только при условии наличия точных реквизитов конкретного документа.
Полнотекстовый поиск - автоматизированный документальный поиск, при котором в качестве поискового образа документа используется его полный текст или существенные части текста. В СПС полнотекстовый поиск - это программно реализованный поиск слов или комбинаций символов непосредственно в тексте документов БД. Этот вид поиска осуществляется при отсутствии точных данных о документе. Для увеличения скорости процесса используется информация индексного словаря. Возможность данного вида поиска основана на полнотекстовом автоматизированном индексировании документов, при котором все слова, встречающиеся в текстах, автоматически заносятся в словарь с указанием номера документа, где встретилось данное слово. Такой словарь структурирован в алфавитном порядке, но отличается от алфавитного указателя тем, что в него автоматически включаются все слова из текстов, а не специально отбираемые правовые термины.
Полнотекстовый поиск по словам и словосочетаниям в СПС - это автоматический поиск, основанный на использовании словаря данного типа.
Автоматическая методика отбора документов требует от библиографа и пользователя интеллектуального подхода при формировании поискового запроса, наличия нескольких вариантов запросов с использованием различных синонимичных терминов и определений.
Консультант Плюс — это компьютерная справочно-правовая программа, которая содержит свыше 7млн. документов федерального и регионального законодательства, а также судебных решений, финансовых консультаций, комментариев к законодательству и другой информации. Программа предназначена для качественного оперативного снабжения правовой информацией юристов, бухгалтеров, а также других лиц, использующих в своей работе нормативно-правовую документацию. В основе Консультант Плюс лежат современные программные технологии, которые постоянно совершенствуются.
Информация, включённая в систему, структурирована по следующим разделам:
финансовые и кадровые консультации;
консультации для бюджетных организаций;
международные правовые акты;
правовые акты по здравоохранению;
технические нормы и правила.
Каждый раздел состоит из информационных банков, которые являются подмножествами раздела.
Ещё система Консультант Плюс содержит справочную информацию: календарь бухгалтера, формы учета и отчётности, ставки налогов и других обязательных платежей, курсы валют и другие полезные материалы; обзоры законодательства, ежедневные мониторинги новых документов.
Возможности Консультант Плюс:
Добывание, хранение и систематизация вышедших и выходящих документов;
Быстрый поиск нужного документа в нужный момент времени;
Получение новых документов, внесение изменений и дополнений в старые.
Найти информацию в системе КонсультантПлюс можно с помощью использования нижеперечисленных инструментов поиска:
Быстрый поиск
Новый простой, а главное быстрый способ поиска документов в системе КонсультантПлюс.
Стартовое окно
Из стартового окна можно перейти ко всем основным возможностям системы КонсультантПлюс.
Правая панель в тексте документа
На правой панели представлены :
Справка об источнике публикации и порядке действия документа.
Дополнительная информация к документу. Переходя по этой ссылке, можно получить документы, которые упоминают этот документ, а также те, которые упоминаются в нем.
Обзор документа. Система представит информацию об изменениях, внесенных в документ.
Улучшенная навигация
В системе КонсультантПлюс обновлено пиктографическое меню в верхней части рабочего окна, где можно в любой момент обратиться к нужным инструментам.
Умные ссылки
Cсылки на отдельные документы или списки документов, которые имел в виду законодатель, реквизиты которых отсутствуют в документе. Например, "в соответствии с законодательством", "определяется федеральным законом", "в установленном порядке" и т.п.
В Консультант Плюс есть несколько видов поиска документов:
1. Поиск документов по известным реквизитам
В данном случаем используем раздел "Карточка поиска". Доступна уже со стартовой страницы и обладает широкими возможностями для поиска информации. Она позволяет искать документы по известным реквизитам (номер, вид, принявший орган, дата принятия).
2. Поиск документа, если реквизиты неизвестны
Если реквизиты неизвестны, можно воспользоваться одним из трех вариантов:
1. Используем строку быстрого поиска
2. Поиск по Правовому навигатору
3. Поиск по Карточке поиска, по полю "Текст документа"
Строка быстрого поиска. Быстрый поиск обеспечивает эффективный поиск как отдельных документов, так и подборок документов, необходимых для решения конкретных проблем.
Поиск по Правовому навигатору. Правовой навигатор используется для поиска информации по конкретному правовому вопросу. Правовой навигатор состоит из ключевых понятий, объединенных в группы.
3. Поиск справочной информации.
содержит справочные материалы, которые часто используются в работе.
разбита по рубрикам.
Документы содержат ссылки на нормативные акты, в которые при необходимости можно перейти.
Поиск по кодексам .
В этом разделе содержится большое количество кодексов, которые доступны уже со стартовой страницы.
Поиск и заполнение необходимой формы документа
Читайте также: