Как сделать платежный календарь в 1с
Добавил пользователь Алексей Ф. Обновлено: 04.10.2024
При ведении деятельности иногда возникает кассовый разрыв - ситуация, когда денег не хватает на покрытие текущих расходов. Она связана в том числе и с тем, что в организации не планируются затраты с учетом сроков и объемов поступления доходов. Для исключения кассового разрыва целесообразно составлять специальный платежный календарь, с помощью которого можно планировать наличие денежных средств и их движение за определенный промежуток времени. Какие типовые конфигурации поддерживают платежный календарь в 1С расскажем в конце статьи.
Необходимость планирования
Чтобы в компании всегда были в наличии денежные средства (при условии, что ее деятельность имеет положительные результаты), необходимо планировать входящие и исходящие потоки финансов. В противном случае может возникнуть кассовый разрыв, при котором ресурсов не хватит на покрытие текущей задолженности.
При планировании нужно учитывать, что платежи могут быть двух видов: срочные и отложенные. В первом случае они обязательно должны быть перечислены не позже срока, установленного договором или законодательством. Во втором случае их можно отложить на некоторое время, например, на несколько дней. Срочность или отложенность учитывается при составлении платежного календаря, поскольку отложенные платежи можно передвигать на ранний или поздний срок, а срочные - нельзя.
Если не соблюдать сроки платежей, то компания понесет финансовую ответственность:
- штраф - мера материальной ответственности за несоблюдение условий договора или законодательства. Он устанавливается в процентном отношении к сумме договора или декларации. Например, если установлен штраф в размере 10%, то при задолженности в 100 000 руб. штраф составит:
100 000 * 10% = 10 000 руб.;
- пеня - мера материальной ответственности за просрочку платежа. Она устанавливается в процентном отношении к задолженности и рассчитывается за каждый день. Например, если пеня составляет 0,1% и устанавливается на сумму долга без учета дня оплаты, задолженность равна 100 000 руб., компания оплатила 50% на второй день по окончании срока и еще 50% на четвертый день, то пеня рассчитывается так:
1 день = 100 000 * 0,1% = 100 руб.
2 день = 50 000 * 0,1% = 50 руб.
3 день = 50 000 * 0,1% = 50 руб.
Итого сумма пени будет равна 200 руб.
Нужно учитывать, что при просрочке платежа компания несет не только финансовую, но и нематериальную ответственность. К примеру, при постоянных задержках платежей ее деловая репутация может снизиться, и контрагенты не захотят с ней работать. Кроме того, налоговая инспекция также будет учитывать, что организация часто пропускает сроки оплаты налогов и взносов, а трудовая инспекция - что работодатель задерживает выплату зарплаты.
Чтобы исключить такую ответственность, нужно разработать платежный календарь, который поможет совершать платежи своевременно и тем самым исключить риск дополнительных финансовых расходов.
Что такое платежный календарь
Платежный календарь представляет собой внутренний план компании или, как его еще называют, план денежного оборота организации. Он отражает реальные денежные потоки, формируемые как по приходу, так и по расходу, а также содержит информацию о наличии свободных денежных средств на начало и конец дня.
При формировании платежного календаря решаются следующие задачи:
- организуется контроль предстоящих расходов с учетом планируемых поступлений;
- формируется информационная база о движении денежных средств;
- производится ежедневный учет изменений, происходящих в информационной базе;
- анализируется вероятность наступления кассового разрыва;
- осуществляется поиск дополнительных источников финансирования для покрытия кассового разрыва;
- рассчитывается потребность в краткосрочном кредитовании при временном несовпадении приходных и расходных денежных потоков;
- анализируется финансовое положение компании на конкретную дату.
Платежный календарь составляется, как правило, на короткий промежуток времени - неделю, декаду, полмесяца, месяц. Срок устанавливается в зависимости от особенностей деятельности организации и периодичности входящих и исходящих денежных потоков. В календаре нужно учитывать деньги как в наличной, так и безналичной форме.
Особенности составления платежного календаря
Платежный календарь состоит из двух частей:
Между этими планами должно быть такое соотношение, чтобы хотя бы обеспечивалось их равенство. Однако намного лучше, если доходная часть будет превышать расходную, что позволит аккумулировать денежные средства про запас.
Если расходная часть будет превышать доходную, то у компании будет наблюдаться кассовый разрыв, то есть она не сможет покрывать текущие расходы. В этом случае нужно скорректировать платежный календарь, а именно перенести некоторые платежи на другой период, когда будут деньги, или же принять меры по скорейшему получению денег от покупателей или поиску дополнительных источников финансирования.
Механизм составления платежного календаря можно представить в таком виде:
Алгоритм составления платежного календаря
При составлении платежного календаря нужно осуществить несколько этапов:
- составить прогноз поступления денег от покупателей, для чего формируется план продаж;
| 01.10 | 02.10 | 03.10 | 04.10 | 05.10 | Итог |
| Компания А | 50 000р | 30 000р. | 80 000р. | ||
| Компания Б | 70 000р. | 20 000р. | 90 000р. | ||
| Итог | 50 000р. | 70 000р. | 30 000р. | 20 000р. | 170 000р. |
- распределить платежи с учетом поступления денег от покупателей;
| 01.10 | 02.10 | 03.10 | 04.10 | 05.10 | |
| Остаток на начало | 20 000р. | 40 000р. | 110 000р. | 20 000р. | 20 000р. |
| Приход | 50 000р. | 70 000р. | 30 000р. | 20 000р. | |
| Расход | 30 000р. (аренда) | 90 000р. (зарплата) | 30 000р. (налоги) | 30 000р. (материалы) | |
| Остаток на конец | 40 000р. | 110 000р. | 20 000р. | 20 000р. | 10 000р. |
* Если заплатить налоги 2 октября, то денег на начало следующего дня не хватит на выплату зарплаты;
- проанализировать календарь на предмет наличия свободных денег на начало каждого дня. Информация в календаре должна корректироваться с учетом изменения условий функционирования компании.
Корректировать платежный календарь нужно обязательно, но желательно делать это не каждый день. Конечно, в начале его использования может возникнуть множество вопросов и вынужденных правок. Однако со временем такая ситуация должна исчезнуть, если разобраться, как правильно составлять календарь, на что обращать внимание и как учитывать особенности деятельности компании.
Платежный календарь в 1С
Вручную составлять календарь и вносить в него правки очень неудобно, потому можно настроить платежный календарь в 1С. Ее целесообразно настроить таким образом, чтобы она автоматически формировала платежный календарь с максимальной ориентацией на сроки и объемы перечисления платежей.
Возможность вести платежный календарь в 1С есть в нескольких конфигурациях:
Кассовый разрыв – это ситуация, когда у предприятия возникает недостаток денежных средств, необходимых для своевременной и полной оплаты произведенных расходов.
В верхней шапке отчета расположены отборы:
- Вид – навигация отчета.
- Дней планирования – количество дней, на которые происходит планирование, начало периода отчета строится от текущей даты.
- Организации – указываем организацию, по которой необходимо сформировать отчет.
- Валюта.
- Отбор по конкретным счетам / кассам нужной нам организации.
Рассмотрим Вид календаря:
В левой части отчета выводится информация о заявках на расходование денежных средств.
- Остатки денежных средств на счетах организации;
- Ожидаемые поступления денежных средств;
- Планируемые расходы денежных средств.
- Остатках денежных средств на счетах организации;
- Ожидаемых поступлениях денежных средств;
- Планируемых расходах денежных средств.
Если напротив банковского счета / кассы присутствует отрицательный остаток – это отражение кассового разрыва, который уже присуствует на момент формирования отчета, в начальном остатке (в нижней части отчета) видно, по каким документам происходила закупка у поставщика и образовались обязательства долга и просрочка перед ним.
Душамбаева Марина,
Тел. (473) 202-20-10
При цитировании статей или заметок ссылка на сайт автора обязательна
Накопились вопросы и нужна помощь?
С удовольствием на них ответим и поможем все настроить! Обращайтесь по тел.
Платежный календарь в УНФ. Создание, настройка и ведение
Как и большинство настроек в 1С, нужно начать с выставления флажка.
Для включения данной функции необходимо в разделе Деньги, в подразделе Еще больше возможностей, выставить флаг напротив соответствующей строки.
Планирование поступлений.
Планирование оплат.
Расходные накладные, планирование оплат и поступления средств компании(наличных, безналичных) отображаются в одном документе- Платежный календарь.
Хранится документ в разделе Деньги- подраздел Планирование- Платежный календарь.
Он формируется на основании запланированных поступлений и расходов за определенный период. Будущие оплаты по заказам покупателей, заказам поставщикам и оплаты других счетов компании будут включены в календарь, если в них установлен флаг Запланировать оплату.
Дополнительно отображается планирование по следующим документам:
заявка на расход денег.
Для примера создадим основные документы, используемые при планировании финансового состояния компании.
Заявка на расход. Размещена в разделе Деньги- подраздел Планирование- Заявки на расход денег- Создать.
Поля, которые необходимо заполнить:
уточнить, Откуда будет произведена оплата(со счета, из кассы);
указать необходимую информацию в разделе Кому- контрагент и договор.
Есть возможность установить статус заявки: утвержден или не утвержден. Статус устанавливается, если заявки утверждаются ответственным( главным бухгалтером или руководителем).
Из Заявки кнопкой Создать на основании можно сформировать следующие документы:
Расход из кассы (со счета);
Расход со счета;
Расход из кассы.
Поступление денег(план) используют для планирования поступлений денежных средств.
Размещен в разделе Деньги- подраздел Планирование- Поступление денег(план)- Создать.
В шапке документа следует указать сумму и статью, по которой будет проведено поступление средств. Далее выбрать форму получения средств ( в кассу или на счет), Контрагента и договор, согласно которого получаем оплату.
На основании документа Поступление денег( план) можно создать Поступление в кассу (на счет).
Документ Перемещение денег(план) используется при планировании перемещений средств. Например, из кассы на расчетный счет.
Для создания Перемещения открываем поочередно раздел Деньги- подраздел Планирование- Перемещение средств(план)- Создать.
В шапке документа указываем сумму, организацию, флагами отмечаем откуда( из кассы, со счета) и куда( в кассу , на счет) переводим средства
Из документа Перемещение средств можно по кнопке Создать на основании сформировать такие документы:
Ввести фактический платеж(двумя платежами);
Расход из кассы;
Расход со счета.
На практике используется также журнал Документы планирования денег. В нем для комфорта пользователя разным цветом отмечены расходы, поступления и перемещения. Кроме того, можно фильтровать документы по периоду, контрагентам,типу операции, автору, счету, организации.
Читайте также: