Как сделать открытое письмо

Добавил пользователь Дмитрий К.
Обновлено: 05.10.2024

Электронная почта прочно заняла свое место в корпоративном мире, и, несмотря на бурное развитие мессенджеров, по-прежнему остается каналом номер один в деловой переписке. И хотя мы пользуемся ей уже больше 20 лет, все равно постоянно приходится объяснять многим сотрудникам важные правила, нарушая которые они выводят коллег и клиентов из себя и тормозят бизнес-процессы.

Впрочем, в личной переписке некоторые из этих правил тоже важны.

Правило первое: тема письма.

Тема должна соответствовать содержанию и присутствовать в каждом письме. В том числе в каждом письме ветки, посвященной этой теме.

Я хочу сразу понимать, о чем речь в письме, которое получаю, а не выискивать смыслы, продираясь через мутные формулировки, длинные вступления и приветствия.

Если я не понимаю о чем письмо, а отправитель мне неизвестен, высока вероятность, что я отправлю такое письмо в корзину.

И еще я хочу легко находить нужные мне письма, вбивая в почтовый поисковик тему письма.

Правило второе: файлы правильно подписаны.

Каждому из нас на рабочую почту приходит большое количество писем. Если читать всё, не хватит времени на работу. Поэтому мы читаем в первую очередь письма от людей, которых знаем, и из остального только внятно оформленные письма

Правило третье: сократите вводную часть письма.

Всем некогда. И не надо думать, что сразу переходя к делу, вы проявляете невежливость по отношению к адресату. Ровно наоборот!

Я очень благодарен авторам писем, которые сразу берут быка за рога, а не тратят мое время на долгие подводки и расшаркивания.

Пишите сразу суть, потом аргументируйте и в конце дайте четкий вывод: что от меня конкретно нужно.

И я буду открывать ваши письма первыми.

Правило четвертое: максимум в теле письма.

Открывать прикрепленные файлы многие не любят. Во-первых, это дополнительное время. Во-вторых, там могут быть вирусы.

Поэтому если вы отправляете пресс-релиз, какую-то важную информацию, с большим количеством пунктов или что-то еще, я все равно предпочту пусть длинное письмо, но в теле, чем копаться в прикрепленных файлах. Можете прикрепить файлы, но важные данные надо вставить в тело письмо и упомянуть, что более подробная информация в прикрепленном файле.

Получив письмо, адресат должен сразу понимать от кого оно, на какую тему и что от него хотят. Иначе письмо полетит в корзину.

Правило пятое: не отправляйте просто файлы.

Если вы пересылаете какой-то документ, обязательно в теле письма напишите, что это за документ и зачем вы его отправляете. Ну и не забудьте поприветствовать адресата и подписаться.

Правил деловой переписки намного больше, но если вы будете строго соблюдать хотя бы эти пять, то открываемость ваших писем сильно повысится, как и ваш авторитет среди коллег и клиентов.

А если вам нравятся мои статьи, подпишитесь на мой канал , чтобы не пропустить новые публикации на эту и другие интересные темы.

В огромных СМИ не все релизы отправляются в мусор, иногда их читают. Дело в том, что релизы могут стать инфоповодом или источником ценной для читателей информации. Это помогает привлекать трафик.

Так как же пиарщику или маркетологу написать письмо, чтобы в редакции его открыли, прочитали и разместили релиз? Предлагаю разобрать типичные ошибки на реальных примерах и вывести формулу хорошего письма для СМИ.

Оформление письма

Часть писем отправляется в топку уже из-за темы.

И да, НЕ НАДО ПИСАТЬ ТЕМУ КАПСОМ. Заметнее вас это не сделает, а вот общее впечатление может подпортить.

Ну и старайтесь без опечаток.

Прехедер / первое предложение

Даже если тема письма вызвала у редактора интерес, это еще не значит, что он его откроет. В почте, помимо темы, отображается прехедер – кусочек первой фразы письма. И он может все испортить.

Хотя и здесь есть нюансы.

Содержание письма

В основной части письма пиарщики делают следующие классические ошибки:

пишут не по адресу;
пишут, не изучив предварительно сайт;
приписывают редакции какие-то свои проблемы, интересы или ожидания.

Иногда все вместе.

Ситуация 1

Как-то раз пришло письмо, которое начиналось так:

Ну что тут сказать. Разумеется, в каждом общественно-политическом, лайфстайловом, желтом, женском – В ЛЮБОМ СМИ есть человек, который пишет об ответственном недропользовании. Специальный, ага. Так и вижу, как его собеседуют:

– Скажите, а вы пишете об ответственном недропользовании?

– Нет, только о безответственном.

– Извините, вы нам не подходите.

А если без шуток, то подобное разделение по темам есть только в отраслевых СМИ. В медиа широкой тематики обычно работают авторы-многостаночники. И даже если за ними закреплены определенные тематики, в них так не углубляются, потому что широкому читателю это не интересно, он этого не поймет.

Если у организации, которую вы представляете, узкая специализация, лучше пишите в тематические / отраслевые СМИ. Либо расширяйте тему.

Но письмо, естественно, на ответственном недропользовании не закончилось:

То, что кажется важным вам, необязательно покажется важным и редактору. И не потому, что он вредный и упрямый, а потому, что тема неинтересна аудитории. Прежде чем предлагать какую-либо информацию и фактуру, обязательно посмотрите, какие тематики освещает сайт.

Ситуация 2

Немного лучше – когда пиарщик изучил сайт, понял, о чем он, и объяснил, какую пользу может принести. Но и тут очень часто что-то идет не так:

Неплохое начало. Здесь есть:

А еще в редакции могут обидеться, увидев ссылки на материалы конкурентов.

Ситуация 3

Такая вот новость:

Вбейте ключевики релиза в поиск на сайте. Если увидите всего одну-две более или менее релевантных публикации, значит, у СМИ другая тематика и оно вам не подходит.

На сайтах СМИ, как правило, есть медиакиты. В них можно найти информацию об аудитории сайта, в том числе демографию и интересы. Если медиакита нет, минимальную информацию об аудитории можно найти на том же SimilarWeb.

Золотые правила пресс-релиза

Хороший материал от пиарщика:

Написан на актуальную тему.
Оперативен.
Учитывает масштаб (релиз о встрече рестораторов Кавминвод не подойдет для федеральных медиа).
Совпадает с тематикой сайта.

Шаблон удачного письма

Тема: Исследование /рейтинг / данные соцопроса / комментарий к публикации на сайте

Прехедер: Здравствуйте, коллеги! Вы ранее писали об N, вот ссылка. Мы поговорили с экспертами / провели опрос / . и выяснили, что.

Содержание:

Публикация на сайте, инфоповод

Содержание релиза

Минздрав назвал самые опасные виды рака

Врач-онколог объяснил, как обнаружить / защитить себя / кто находится в зоне риска / .

Стали известны самые угоняемые машины

Как защитить машину от угона

Плюшки: Предлагаем эксклюзивные фото.

Советы пиарщикам

Р.S. И никогда, никогда (!) не делайте так:

Если вы хотите, чтобы все письма компании были в полном порядке, обращайтесь к нам. Поможем составить для ЦА письма, которые точно откроют.

Политзаключенные — это?

Мы считаем, что письма защищают заключенных. Если человеку пишут, значит, про него помнят, за его судьбой следят. Поток писем видят сотрудники колонии — для них это сигнал о том, что человека нельзя покалечить или убить. Если с заключенным что-то произойдет, на воле быстро это заметят и отреагируют. А еще письма — это поддержка.

Для человека, находящегося в СИЗО, где мало что происходит, а каждый день похож на предыдущий, письма оказываются важной связью с миром. У многих узников есть потребность не только получить письмо, но и написать самим. Бывает, что я получаю письма от людей, кому еще не написал сам. Или отправляю открытку, написанную на одном из благотворительных вечеров в Сахаровском центре, а в ответ приходит письмо на несколько страниц.

Хорошо, а о чем писать?

Если вы хотите, чтобы вам ответили, стоит задать вопросы, чтобы завязать дискуссию и узнать собеседника получше.

Чтобы понимать уровень развлечений в колонии, один из политзаключенных недавно мне рассказывал про трехдневную охоту на жуков в камере. На два листа. Это было интересно, правда.
Тяжелее всего написать первое письмо. Начинайте с того, что вы делаете в обычной жизни, — представьтесь, расскажите о себе. Расскажите о просмотренном фильме или о солнечном утре, о стае голубей, нахохлившихся у метро, или о том, как вы заблудились в чужом районе. Для вас это может быть обыденность, но представьте, что люди в колонии НИЧЕГО из этого не чувствуют, не видят. Только стены, бараки, формы и звучный шансон.

Некоторые вещи не надо писать

О чем писать точно не стоит, так это об обстоятельствах уголовного дела. Этим можно навредить. Помните, что письма могут оказаться у следователя.

Ваше письмо обязательно прочтет цензор. Не используйте матерные слова, неизвестные аббревиатуры, не пишите на иностранном языке. Цензор закрасит, вырежет какие-то части или вообще не отдаcт письмо, если ему что-то не понравится. Например, однажды наш коллега Гриша Дурново отправил анархисту Кольченко текст песни Ten long years — так нельзя, к сожалению.

Явно выраженной политической цензуры в СИЗО и колониях нет — во всяком случае это не является общим правилом. Так что писать о происходящем в стране и мире и своем к этому отношению можно.

Электронное письмо, как современные люди

Письмо от руки

Другая причина, по которой люди не обращаются к власти – они не знают как правильно написать письмо Президенту. При этом благодаря современному развитию информационных технологий, сделать это сегодня может кто угодно. И даже множеством способов. Эта статья и этот сайт созданы для того, чтобы помочь вам в этом.

Итак, способ первый:

Сайт Президента РФ. Написать письмо.

Если создание или использование почты вызывает у вас затруднения, обратитесь к страницам помощи. На сервисе "Яндекс Почта" ссылка на инструкции работы с почтой находится внизу страницы.

Рекомендуем указывать свои настоящие имя, фамилию и отчество, а так же привязать номер мобильного телефона к адресу почты, это убережёт вашу почту от взлома.

Почта так же понадобится вам, чтобы получить ответ на ваше письмо. Туда же будут приходить уведомления о ходе рассмотрения вашего обращения.

Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" говорит о том, что ваше письмо будет рассмотрено в течение тридцати дней. В течение этого срока официальный ответ придет на электронную почту, которую вы указали при отправке. Также ответ отправят в письменной форме Почтой России, если вы выбрали этот способ при отправке и правильно указали свой почтовый адрес.

Скажем прямо, вероятность, что Президент лично прочитает ваше обращение и ответит на него, очень невелика. Ежедневно в адрес главы государства поступают тысячи писем, и рассмотреть все их лично он не может физически. Рассмотрением таких обращений занимается специальная служба. Если вопрос в письме находится в компетенции других органов власти или управления, письмо перенаправляется, о чём отправителю приходит уведомление.

Но что же делать, если на ваше обращение вы не получили или не надеетесь получить адекватный ответ? Другим способом общения граждан с властью является Открытое письмо Президенту.

Открытое письмо Президенту РФ

Письмо, которое вы отправляете через официальный сайт, прочитают лишь те должностные лица, которые занимаются рассмотрением соответствующих обращений. Однако вы можете разместить текст вашего обращения в общем доступе, чтобы другие люди могли прочитать и поддержать вас. Это называется Открытое письмо. Известны случаи когда поднявшаяся волна общественного мнения заставляет власти обратить внимание на те или иные проблемы и принять соответствующее решение.

Условия отправки похожи на те, которые вы видели на сайте Президента России. Если вы отправили письмо там, можете просто скопировать текст сюда. Учтите, что в тексте нельзя указывать точные почтовые адреса, номера телефонов и другие личные данные.

Образец письма Президенту РФ

Почтовый адрес для писем Президенту РФ

Читайте также: