Как сделать отчет в пфр в программе пфр

Добавил пользователь Евгений Кузнецов
Обновлено: 05.10.2024

Для введения данных, формирования отчета и выгрузки данных на магнитный носитель вам понадобится программа Spu_orb последней версии, которую можно бесплатно скачать и использовать, не боясь проверок контролирующих органов.

Spu_orb — это официальная программа от Пенсионного Фонда РФ. Распространяется бесплатно. Предназначена для заполнения форм отчетности в ПФР. Позволяет заполнить формы: ДСВ-1, ДСВ-3, АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3, АДВ-8, АДВ-9, АДВ-10, АДВ-11, РСВ-1, РСВ-2, РВ-3, СПВ-1, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-1, СЗВ-3, СЗВ 4-1, СЗВ 4-2, СЗВ-К. Программу пишет и поддерживает Оренбургское отделение ПФР.

Работа "Spu_orb" показана на простом примере оформления отчетности за год для индивидуального предпринимателя без наемных работников.

1. Установка последней версии "Spu_orb"

Скачайте, распакуйте и установите последнюю версию Spu_orb (Если она у Вас уже установлена, увидеть версию программы можно в самой верхней строчке окна либо в верхнем меню - "Справка" - "О программе"). При установке Вы сможете выбрать версию устанавливаемого КЛАДРа — выберите КЛАДР для все России. Запустите программу.

2. Ввод реквизитов.

Теперь нужно ввести свои реквизиты (или чьи-то еще, если Вы собираетесь сдавать отчетность по нескольким индивидуальным предпринимателям или организациям). Для этого в верхнем меню нажмите "Настройки" и "Реквизиты предприятия".

На первой вкладке произведите следующие действия:

Отметьте, что Вы "индивидуальный предприниматель".

Введите свой регистрационный номер в ПФР (его можно найти в Уведомлении о регистрации физического лица в территориальном органе Пенсионного фонда РФ по месту жительства — Вам его выдали при регистрации ИП в регистрирущей налоговой инспекции либо в ПФР)

Введите свои ФИО

Введите свой страховой номер (СНИЛС)

Введите свой год рождения

Введите свой ИНН

Введите свой регистрационный номер в ТФОМС (его можно узнать в Свидетельстве о регистрации страхователя в территориальном фонде обязательного медицинского страхования при обязательном медицинском страховании - Вам его выдали при регистрации ИП в регистрирующей налоговой инспекции либо в ТФОМС).

Введите свой номер ОГРНИП (его можно узнать в Свидетельстве о регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя — Вы его получили при регистрации ИП в регистрирующей налоговой).

Введите свои коды по ОКАТО, ОКПО, ОКОПФ, ОКФС (их можно узнать в Уведомлении о присвоении кодов статистики, которое Вы получили при регистрации ИП в регистрирующей налоговой либо в Росстате) и основной ОКВЭД — он есть в Выписке из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей, которую Вы получили при регистрации ИП)

Введите свою организационно-правовую форму и контактный телефон

Введите основную категория налогоплательщика: ИП

Перейдите на вкладку "Должностные лица"

В строке "Должность" напишите "ИП" (или "индивидуальный предприниматель"), в строке "Фамилия и инициалы" - свою фамилию и инициалы.

Перейдите на вкладку "Адрес предприятия".

Заполните строку "Индекс" и "Страна". Чтобы заполнить строки "Регион", "Район", "Город", "Населенный пункт" и "Улица" - нужно нажать на кнопку с тремя точками и выбрать нужный вариант (а не писать все вручную). Заполните строки "Дом", "Корпус" и «"Квартира".

3. Ввод данных для СЗВ-6

В верхнем меню нажмите "Ввод данных", затем "Индивидуальные сведения", затем "Формы СЗВ-6".

В открывшемся окне нажмите кнопку "Добавить".

В открывшемся окне ввода анкетных данных нажмите на кнопку "Перенос данных из реквизитов предприятия для ИП". При этом перенесутся данные страхового номера и ФИО. Заполните оставшиеся строки (ИНН, Пол, Дата рождения, Населенный пункт, Район, Регион, Телефон).

Теперь нажмите кнопку "Добавить", которая находится в середине левого меню.

В открывшемся окне в строке "Календарный год" выберите год, за который отчитываетесь, в строке "Отчетный период" - свой отчетный период ("0 — год 2010"), строке "Категория плательщика" выберите "ФЛ".

Перейдите на вкладку "Основной и льготный стаж" и нажмите на верхнюю кнопку "Добавить".

В появившемся окошке введите нужные даты (напр. с 01.01.2010 по 31.12.2010), нажмите "Принять".

4. Выгрузка данных и печать СЗВ-6-1, АДВ-6-2, АДВ-6-3 и списка застрахованных лиц.

В верхнем меню выберите пункт "Выгрузка", "Выгрузка индивидуальных сведений", "Выгрузка СЗВ-6".

В открывшемся окне в строке "Календарный год" выберите отчетный год (2010), в строке "Отчетный период" выберите "0", в строке "Тип сведений" - "ВСЕ". Нажмите на кнопку "Сформировать пачки".В области "Список пачек" отметьте "СЗВ-6-1" и "АДВ-6-2", нажмите "Запись пачек в файлы" и сохраните файлы на жесткий диск, флэшку или дискету. Далее нажмите на кнопку "Печать пачек документов". После завершения — кнопка "Выход" в правом нижнем углу

5. Ввод данных для РСВ-2

В верхнем меню выберите "Ввод данных", затем "Расчет страховых взносов", затем "Формы РСВ-2".

В появившемся окне нажмите кнопку "Формирование РСВ-2 из ИС".

В открывшемся окошке выберите "Календарный год" и в строке "Тип документов ИС" поставьте "СЗВ-6", нажмите кнопку "Сформировать".

У Вас появилась строчка с РСВ-2 — выделите ее и нажмите кнопку "Изменить" в левом меню. В открывшемся окне введите свои ФИО в строчках "Фамилия плательщика/представителя", "Имя плательщика/представителя" и "Отчество плательщика/представителя".

6. Выгрузка данных и печать РСВ-2

В верхнем меню выберите "Выгрузка", далее "Выгрузка расчета страховых взносов" и нажмите на "Выгрузка РСВ-2".

В последние несколько лет в России большинство отчетности сдается в электронном виде. Большинство людей видят в этом только положительные моменты в этом, но некоторые против использовании электронного документооборота. В данной статье мы постарались подробно описать, кому нужен электронный документооборот, а кому нет и как его подключить. А также в чем плюсы и минусы сдачи отчетности через интернет.

Что такое электронный документооборот с ПФР

Электронный документооборот с Пенсионным фондом – это механизм сдачи отчетности и предоставления пояснений через интернет. Установив специальную программу и купив электронную подпись, компания может направлять любые документы в ПФР и получить ответ в течение 2-3 часов.

Такая программа облегчает труд специалиста отдела кадров, ведь ему не нужно постоянно заполнять одни и те же данные (название предприятия, ИНН/КПП, ФИО работников, коды фирмы и другие). Кроме этого, в программе электронной отчетности всегда располагаются актуальные формы документов.

Для чего это нужно

Еще не так давно – до 2015 года – в Пенсионный фонд нужно было сдавать лишь один вид отчетности для большинства предприятий. Но за последние 2-3 года видов отчетности стало намного больше, причем прибавились не только ежегодные отчеты, но и ежемесячные.

А с 2020 года все организации и индивидуальные предприниматели с наемными работниками должны сдавать в ПФР отчетность при любых кадровых мероприятиях (прием на работу, переводы внутри фирмы, увольнения). А также отчет по пенсионерам и предпенсионерам.

В связи с многочисленными отчетами, многие компании, даже те, которые могут сдавать отчетность на бумаге, с 2020 года перешли на электронный документооборот с ПФР. Такой способ передачи отчетов намного проще и быстрее. Еще удобно то, что отчет поступает в ПФР в течение нескольких часов и уже можно точно сказать, правильно ли была сдана отчетность или нет.

Стоит отметить, что с 2024 года планируется обязать все организации сдавать отчетность во все фонды только в электронном виде. В настоящее время малый бизнес и микропредпрития все еще могут сдавать некоторые виды отчетности на бумаге.

Как подключить электронный документооборот

Для подключения системы электронной отчетности необходимо обратиться в одну из организаций, предоставляющих подобные услуги. После этого, выбирается необходимый тариф в зависимости от применяемого режима налогообложения, количества ведомств, куда будет сдавать отчетность и количества предприятий (одна фирма или консолидированная группа).

В среднем стоимость минимального комплекта системы электронной отчетности равна примерно 5-6 тысячам рублей в год.

Для использования системы электронной отчетности на имя генерального директора оформляется электронная подпись, которой он заверяет все сданные отчеты. Причем не важно, кто в фирме является ответственным лицом за составление отчетности: бухгалтер или главный специалист отдела кадров. Отчетность в обязательном порядке подписывается генеральным директором.

Единственное исключение: если в компании есть другое ответственное лицо. Например, директор компании уехал в отпуск. Правом подписи был наделен исполнительный директор. В этом случае ему оформляется дополнительная личная электронная подпись.

Для подключения системы электронной отчетности понадобятся следующие документы:

выписка ЕГРЮЛ;
решение об учреждении юридического лица;
решение о назначении лица на должность генерального директора;
приказ о вступлении в должность генерального директора;
паспорт генерального директора
другие (по требованию).

Дополнительно, если в компании есть лицо, которое исполняет обязанности генерального директора в периоды его отсутствия, то на него можно также оформить ЭЦП. Для этого необходимо предоставить ксерокопию его паспорта и документы, наделяющие другое ответственное лицо правом подписи.

Также, для электронного документооборота рекомендуется заключить соглашение с территориальным органом ПФР. Образец документа вы можете скачать с нашего сайта:

Плюсы сдачи отчетности в ПФР через интернет

В любой программе есть свои плюсы и минусы, и электронный документооборот – не исключение.

К плюсам можно отнести:

быстроту отправки отчетов;
возможность исправления;
удобства предоставления отчета;
отсутствие бумажных архивов.

Направляя отчет в ПФР, уже через несколько минут он будет принят системой регистрации – то есть, организациям не приходится заранее отправлять отчеты. Кроме этого, отчет будет проверен в течение 2-3 часов и от Пенсионного фонда придет ответ: положительный или отрицательный протокол. Следовательно, используя электронный документооборот, компания выигрывает в скорости обработки и принятия документов.

Второй положительный момент – это возможность быстрого исправления допущенных ошибок. Если организация обнаружит недостоверную информацию в отчете, то, несмотря на его принятие Пенсионным фондом, можно сразу же вести корректировку. Причем отредактировать отчет можно неограниченное число раз.

Получив от ПФР отрицательный протокол о принятии отчета можно предоставить уточненный расчет в течение получаса. То есть, не надо будет ждать несколько дней для получения ответа от Пенсионного фонда и факта подтверждения по уточненному отчету.

Никто не станет отрицать, что сдавать отчеты проще через интернет. Например, если у организации подключена онлайн-версия электронной отчетности, то специалист может зайти в программу с любого компьютера, заполнив логин и пароль: как с рабочего места, так и из дома (если сотрудник находится на больничном или работает на удаленке).

Также не стоит забывать и о том, что большинство компаний просит задерживаться на работе своих бухгалтеров в период отчетности, особенно годовой. При наличии возможности составлять отчеты из любого места, бухгалтер может работать из дома, а не задерживаться на рабочем месте.

Ну и конечно же, при сдаче отчетности через интернет, не надо будет стоять в очередях в отделении Пенсионного фонда или на Почте России, что тоже экономит время.

С этой точки зрения электронный документооборот с ПФР намного выгоднее, чем бумажный. Все отчеты можно хранить на жестком диске или на сервере, что занимает меньше места.

Есть еще один очевидный положительный момент, который не все замечают. Подключить электронную отчетность намного дешевле, чем сдавать отчеты другим способом. К примеру, в год компания представляет в ПФР как минимум 12 отчетов. К этому количеству можно прибавить еще около 5 отчетов, так как на предприятии периодически производятся кадровые перестановки. То есть 17 отчетов. Цена отправки одного заказного письма с уведомлением примерно 130 рублей, а если направлять отчет ценным письмом с описью вложения и уведомлением (как положено), то это будет стоить не менее 250 рублей.

Следовательно, только на сдачу отчетности в ПФР организация заплатит от 2 000 до 4 000 рублей. И это если не брать в расчет отчетность в другие ведомства. А стоимость программы электронной отчетности – от 5 000 рублей в год.

Да, можно отвозить отчеты в ПФР самостоятельно, но на это уйдет много времени, да и стоимость проезда тоже надо оплачивать.

Какие есть минусы?

К отрицательным моментам можно отнести:

зависимость от доступа в интернет;
обязательность технического оборудования и программного обеспечения;
электронный формат.

В большинстве случаев все компании скажут, что вышеперечисленные негативные моменты минимальны. Но все же они присутствуют.

Также нельзя не отметить и тот факт, что установить программу электронной отчетности на устаревшем программном обеспечении практически невозможно. Точнее саму программу установить можно (или войти в личный кабинет), но вот плагины могут не пропустить электронную подпись. То есть программное обеспечение будет периодически обновляться в соответствии с новым ГОСТами, и со временем придется покупать новый компьютер или новое дорогое программное обеспечение.

Ну и конечно же – документы существуют только в электронном виде. Сотрудник компании на свое усмотрение может распечатывать все отчеты и протоколы принятия, но это не обязательно. В настоящее время большинство документов перешли в формат электронных, но страх перед тем, что документы могут потеряться, например, из-за сбоя, никто не отменяет.

Так как российское законодательство пока разрешает некоторым компаниям направлять отчеты в ПФР на бумаге, то руководители могут выбирать, использовать электронный документооборот или нет. Но если у нас в стране введут обязанность, то независимо от желания и предубеждений, организациям все равно придется переходить на новый формат работы с Пенсионным фондом.

Как происходит отправка отчетов в Пенсионный Фонд через систему СБИС

Отправка электронных документов происходит через личный кабинет пользователя системы. Предварительно требуется обязательно заключить соглашение между вашей компанией и Пенсионным фондом об ЭДО. Для начала документацию потребуется сформировать, затем установить носитель с ЭП на компьютер.

Алгоритм отправки отчета в ПФР будет следующим:

Как сформировать в СБИС документ для отправки в ПФР: пошаговая инструкция

Программа постоянно обновляется, и учитывает любые изменения в формах отчетности всех государственных ведомств. Поэтому не может возникнуть ситуации, когда вы направите отчет по старой форме. Вся документация формируется по определенному алгоритму. Для подготовки отчета в Пенсионный Фонд воспользуйтесь следующей инструкцией:

Как сформировать

Отчет будет принят, когда пенсионный фонд пришлет положительный протокол.

По закону отчитываться перед Пенсионным фоном в электронном виде должны организации и предприниматели, у которых работает 25 и более человек. Другие могут делать это по собственной инициативе. По данным Пенсионного фонда уже более 80% компаний и ИП направляют персонифицированные сведения по интернету. Соглашение об электронном документообороте с ПФР нужно тем, кто будет отчитываться по телекоммуникационным каналам связи. Расскажем, как подключиться к электронному документообороту.

Что нужно для электронного документооборота

Чтобы обмениваться с Пенсионным фондом электронными документами, страхователю понадобится:

Внимание!

Как заключить соглашение с Пенсионным фондом об электронном документообороте

Что нужно сделать, чтобы ПФР мог принимать у страхователя отчетность, направленную по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)? Существует два основных варианта действий.

Первый вариант — оформить два бумажных документа: заявление и соглашение об электронном документообороте с ПФР. Заявление заполняют в одном экземпляре и подают в региональное отделение фонда. Соглашение — в двух экземплярах и подают в территориальное управление ПФР по месту регистрации. Передать бумаги нужно при личном посещении подразделения фонда.

Заявление о подключении к электронному документообороту ПФР

Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом утвержден постановлением Правления ПФР от 11.03.20 № 178п. В нем говорится, что страхователь должен составить заявление на подключение .

В заявлении, в числе прочего, нужно указать следующую информацию:

сведения о страхователе: регистрационный номер и наименование (либо ФИО); страховой номер индивидуального лицевого счета; ИНН и КПП; данные о представителе (если он будет сдавать отчеты);
сведения об операторе ЭДО: регистрационный номер и наименование; адрес; телефон и email.

В течение двух рабочих дней фонд пришлет страхователю уведомление об удовлетворении заявления (или об отказе, если указаны неполные или ошибочные данные).

Важно

Прежде чем сдать отчетность по ТКС, страхователь должен сделать еще один шаг. А именно передать в фонд регистрационную информацию (сертификат для подписи документов в ПФР, код управления Пенсионного фонда и проч.). Система запомнит данные и станет сверять их с теми, что указаны в отчетах.

Особенности составления соглашения на ЭДО

Как мы упоминали выше, соглашение оформляется в бумажном виде. Оно необходимо, когда заявление на подключение тоже подано на бумаге. Если заявление направлено по ТКС, заполнять соглашение не нужно.

Чья подпись должна стоять на соглашении? Человека, который вправе подписывать отчетность в Пенсионный фонд, и на чье имя выпущен сертификат УКЭП. Чаще всего это руководитель компании. Иногда отчеты подписывает по доверенности другой сотрудник, например, главбух. В этом случае доверенность следует приложить к соглашению на ЭДО.

Добавим, что в некоторых регионах введены свои особенности. Иногда нужно заключить допсоглашение, либо использовать бланк, разработанный специально для данного субъекта РФ, могут попросить заполнить несколько экземпляров соглашения и проч.

Плюсы сдачи отчетности в ПФР через интернет

Перечислим основные преимущества:

Как видим, заключить соглашение об электронном документообороте с Пенсионным фондом нужно не только тем, у кого численность застрахованных лиц составляет 25 и более человек. Организации и ИП с меньшим штатом сотрудников тоже выиграют благодаря ЭДО. Ведь они смогут дистанционно, без лишних хлопот, отправлять в фонд все необходимые отчеты. В частности, СЗВ-ТД, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

Читайте также: