Как сделать отчет в аксесс 2003

Обновлено: 03.07.2024

КАК РЕШИТЬ ЗАДАЧУ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ИСПОЛЬЗУЯ MS ACCESS 2003

Рисунки представлены в печатной версии журнала Секретарское дело.

В данной статье рассмотрим более сложную задачу – проектирование многотабличных баз данных с созданием главной и подчиненной формы.

Перед созданием БД необходимо выполнить постановку задачи, а именно:

Аccess предлагает три основных способа создания новой БД:

с помощью Мастера;
на базе Шаблона;
создание пустой БД.

Первые два способа предлагают тематические базы данных со специальными наборами объектов (таблиц, форм, запросов и т.д.), третий способ никаких объектов не содержит. И именно этим способом будем создавать базу.

щелкните гиперссылку Создать файл, внизу области задач Приступая к работе, или выберите команды меню Файл/Создать;
в появившейся области задач Создание файла (рис.1), в которой представлены все возможные варианты создания файла новой БД, щелкните ссылку Новая база данных;
в открывшемся диалоговом окне Файл новой БД введите имя БД – КИД (Контроль исполнения документов) и нажмите кнопку.

В результате откроется окно пустой БД, показанное на рис.2, из которого можно получить доступ ко всем объектам БД.

Создание таблиц базы данных

1. Для создания таблицы БД с именем Документ:

в окне База данных выберите объект Таблица и щелкните по кнопке , расположенной на панели инструментов БД, или задайте команду Вставка/Таблица;
в открывшемся диалоговом окне Новая таблица, приведенном на рис. 3, выберите режим Конструктор;
в результате выполнения указанных действий Access выводит на экран окно пустой таблицы в режиме конструктора;

для каждого поля таблицы задайте: имя поля, тип данных и краткое описание (см. рис. 4);
задайте первичный ключ щелкнуть по кнопке (Ключевое поле), расположенной на панели инструментов, или выполните команду Правка/Ключевое поле;
сохраните таблицу под именем – Документ.

Примечание. Поля Вид документ и, Кому (рис. 5) можно задать с помощью Мастера подстановки.

Самостоятельно. Создайте таблицу Исполнители и используйте её как список для подстановки. Таблица Исполнители в режиме Конструктор будет иметь вид, приведенный на рис.6.

Примечание. Обратите внимание, что Ключевое поле в таблице Исполнители не задано.

Введите данные в таблицу Исполнители (рис. 7).

Самостоятельно. Создайте таблицу Резолюция.

Сохраните таблицу под именем Резолюция, предварительно задав Ключевое поле (см. рис. 8).

Установление связи между таблицами

Для установления связи между таблицами выполните команду Сервис/Схема данных и с помощью диалогового окна Добавление таблицы, которое появляется на экране в результате запуска данной команды, осуществите добавление таблиц, т.е.:

выберите первую таблицу (Документ) и щелкните по кнопке ;
выберите вторую таблицу (Резолюция), с которой устанавливается связь и щелкните по кнопке ;
выберите третью таблицу Исполнитель и щелкните по кнопке .

Примечание. Если диалоговое окно Добавление таблицы не появляется автоматически, воспользуйтесь кнопкой (Отобразить таблицу), расположенной на панели инструментов.

При установлении связи необходимо помнить, что для подчиненной таблицы (Резолюция) должно быть определено поле вторичного ключа, тип данных и размер которого совпадают с полем первичного ключа главной таблицы (Документ). Для установления непосредственной связи между двумя таблицами:

щелкните в окне Схема данных по полю первичного ключа главной таблицы Документ и перетащите его на соответствующее ему поле подчиненной таблицы Резолюция. Access отобразит диалоговом окне Изменение связей, (рис. 11), которое содержит список выбранных для связи полей и предложит несколько опций Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей;
щелкните по кнопке .

В результате отношение между таблицами будет представлено в окне Схема данных в виде линии, нарисованной между двумя таблицами (рис. 12);для завершения определения связи закройте окно Схема данных и подтвердите сохранение внесенных изменений.

Для удаления связи между таблицами необходимо в окне Схема данных выделить соответствующую связь и нажать клавишу Delete либо вызвать контекстное меню связи и выбрать команду Удалить.

Ввод и редактирование данных

После создания (определения) таблиц работа с данными (добавление, удаление, корректировка записей) производится в основном с помощью форм, но можно работать и в режиме таблицы.

Для ввода данных в режиме таблицы активизируйте таблицу Документ и щелкните по кнопке Открыть, расположенной на панели инструментов БД, или дважды щелкните по имени выбранной таблицы. В результате таблица откроется в режиме просмотра таблицы. Имена полей располагаются в заголовках столбцов. Для перехода по полям используются клавиши Tab и Enter (рис. 13).

Внешний вид таблицы можно изменить с помощью команды Формат/Режим таблицы либо воспользоваться панелью инструментов. Для изменения режима отображения таблицы не обязательно закрывать таблицу; достаточно воспользоваться кнопками выбора режимов, расположенных на панели инструментов (Вид) или командами меню Вид.

Примечание. Так как таблицы Документ и Резолюция связаны, то вводить данные в режиме таблица нужно сначала в таблицу Документ, затем в таблицу Резолюция. Для появления таблицы Резолюция необходимо щелкнуть мышью по символу + (плюс), находящемуся левее данных поля вх_ном.

Удобно вводить данные с помощью форм, т.к. формы являются основным средством организации интерфейса пользователя. При создании форм преследуются следующие цели:

Для создания формы может быть применен один из следующих способов:

Рассмотрим создание формы с помощью Мастера Форм. Работа мастера форм построена на основе диалоговых окон, в которых задаются вопросы об источниках записей, полях, макете и т.п. С целью создания формы на базе одной таблицы выполните следующее:

в окне База данных активизируйте объект Форма;
щелкните по кнопке или задайте команду Вставка/Форма; в результате на экране появится окно Новая форма;
в окне Новая форма выберите режим Мастер форм и задайте имя таблицы, для которой будет создаваться форма; появится диалоговое окно Создание форм (рис. 14);
в появившемся новом окне Создание форм определите поля для выбранной таблицы, перенеся их в Выбранные поля (рис. 15, рис. 16), щелкните по кнопке;
в окне Создание форм выберите таблицу Резолюция и в ней определите поля, перенеся их в Выбранные поля (рис. 17), щелкните по кнопке;
в появившемся диалоговом окне выберите вид представления данных (рис. 18), щелкните по кнопке;
в появившемся диалоговом окне Создание формы выберите внешний вид формы, например, Табличный (рис. 19), щелкните по кнопке;
в новом диалоговом окне выберите стиль формы, например, Стандартный (рис. 20), щелкните по кнопке;
в новом диалоговом окне задайте имя формы (рис. 21) и щелкните кнопку.

В результате Вы получите форму ввода данных, приведенную на рис. 22. Самостоятельно. Введите данные во вторую запись (рис. 23). Обратите внимание, что в подчиненной форме Резолюция, номер проставляется автоматически, т.к. при описании этого поля выбран тип – счетчик.

Редактирование формы производится в режиме Конструктора форм.

База данных – это хранилище информации. Она может содержать записи в виде одной таблицы, а может содержать записи в виде нескольких связанных таблиц. Для поиска конкретной информации используются запросы, позволяющие отображать конкретные поля из записей одной или нескольких таблиц.

Запросы на выборку и фильтры являются основным инструментом извлечения данных из таблиц БД. Фильтры и запросы предназначены для сортировки и отбора данных по определенным критериям (условиям отбора). Однако фильтр отличается от запроса тем, что не отделим от объекта, для которого создан; с фильтром можно работать непосредственно только в одной открытой таблице.

Запрос является отдельным объектом базы данных и в отличие от фильтра:

запрос может включать поля из нескольких таблиц или запросов;
запрос не только отбирает записи из таблиц, но и помещает их в динамический набор данных, причем термин динамический означает, что внесение изменений в таблицу автоматически отражается в динамическом наборе данных и наоборот;
запрос позволяет делать не только выборку, но и модифицировать данные таблиц (изменять, удалять, объединять);
запрос можно сохранить и перезапускать после этого множество раз; фильтры же после закрытия таблицы не сохраняются;
запрос обладает большими возможностями, позволяя выполнять в таблице достаточно сложные вычисления, находить дублирующиеся записи и удалять их подмножество;
именно на основе запросов строятся выходные отчеты и формы.

Запросы могут быть представлены в двух режимах:

режим таблицы, в котором полученные в результате выполнения запроса данные отображаются в виде таблицы;
режим конструктора, позволяющий создавать и редактировать структуру запроса.

Для формирования запросов:

откройте окно базы данных и выберите объект Запрос;
щелкните по кнопке или воспользуйтесь кнопкой (Новый объект: запрос), расположенной на панели инструментов;
в диалоговом окне Новый запрос выберите режим Конструктор (рис.24);
в появившемся диалоговом окне Добавление таблицы (Рис. 25) укажите таблицы, для которой будет создаваться запрос, щелкнув по кнопкам ; если имена таблиц не выводятся, дайте команду Вид/Имена таблиц.
в результате выполненных действий появится окно конструктора запроса на выборку, показанное ниже (рис. 26).

Окно конструктора запроса содержит две панели. В верхней панели (панель таблиц) помещаются таблицы, на базе которых формируется запрос. Подробное описание окна конструктора запроса приведено в предыдущей статье.

Примечание. Для удаления таблицы требуется нажать клавишу Delete, предварительно выделив таблицу, или в контекстном меню таблицы выбрать команду Удалить таблицу.

Самостоятельно. Сформулируйте запрос на базе двух таблиц Документ и Резолюция. Используя сведения, приведенные в предыдущей статье. В качестве условия отбора используйте конкретное значение данных. Например, отобрать документы срок исполнения которых конкретная дата (18.02.2008 года). Вид запроса в режиме Конструктора приведен на Рис. 27. Получив результат выполнения запроса с помощью кнопки на панели инструментов (запуск), сохранить его, присвоив имя – Исполнение 18 февраля.

Результат выполнения запроса приведен на рис. 28.

Формирование отчетов

Отчеты являются наилучшим средством представления информации из базы данных в виде печатного документа, хотя вывести на печать можно таблицы и формы.

Отчеты обладают следующими преимуществами:

широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для наборов данных;
каждая группа данных и итоги по ней может быть представлена отдельно, при этом допускается задание до 10-ти уровней группировки, обеспечивающих иерархическое представление данных; для каждой из групп можно задать отдельные заголовки и примечания;
возможность производить сложные вычисления не только внутри группы, но также использовать в вычислениях данные нескольких групп;
возможность получать красиво оформленные счета, заказы, материалы для презентаций и другие выходные формы документов в интересах пользователей;
возможность задавать заголовок и примечание для всего отчета в дополнение к верхнему и нижнему колонтитулам, которые печатаются на каждой странице.

В СУБД Access можно использовать:

Кроме того, Access позволяет внедрять подчиненные отчеты, редактирование которых осуществляется непосредственно в режиме конструктора основного отчета.

Отчеты создаются на базе таблиц или запросов. Отчеты можно создавать как с помощью Мастера, так и в режиме Конструктора.

Будем создавать отчет с помощью Мастера. С целью создания отчета на базе таблицы в окне База данных (см. рис. 3) активизируйте объект Отчет и щелкните по кнопке или выберите команду Вставка/Отчет; в результате на экране появится окно Новый отчет, показанное на рис.29.

В диалоговом окне Новый отчет выберите режим Мастер отчетов и задайте имя таблицы, для которой будет создаваться отчет.

Примечание. Технология работы аналогична работе в режиме Мастера при создании формы).

Следует ответить на все вопросы Мастера, а именно:

задать поля, которые должны быть включены в отчет, причем допускается включение полей сначала из таблицы Документ, затем из таблицы Резолюция (рис.30);
определить уровни группировки, т.е. определить, требуется ли группировать данные по какому-либо из полей (рис. 31);
задать порядок представления данных в отчете (рис. 32);
выбрать порядок сортировки записей (рис. 33);
выбрать вид макета отчета (рис. 34);
определить стиль оформления отчета (рис.35);
задать имя заголовка отчета (рис. 36).

В результате получаем отчет в виде, приведенный на рис. 37. Изменение отчета (т.е. изменение размера полей, рисование линий и т.д.) производится в режиме Конструктор. Для перехода в режим Конструктор необходимо щелкнуть мышью по кнопке (Вид) на панели инструментов (рис. 38).

После заполнения базы данных осталось сделать запросы, отчёты и создать формы для ввода и редактирования данных. В моём примере я начал с запросов. Все запросы и отчёты я создавал в режиме конструктора, для этого в меню запросов в верхней части окна достаточно нажать кнопку "создать" и в следующем окне выбрать конструктор как инструмент создания. Изначально в моей базе данных появилось 4 запроса:

· "Список работников" - отражает полный список сотрудников, которые находятся в базе данных.

· "Сотрудники с учёной степенью" - содержит перечень сотрудников из базы, имеющих учёную степень, а так же показывает наименование учёной степени для каждого сотрудника.

· "Сотрудники с учёным званием" - по содержанию аналогичен предыдущему запросу, только показывает не учёные степени сотрудников, а их звания.

· "Место обучения и предыдущее место работы" - содержит сводную информацию о месте обучения и предыдущем место работы каждого сотрудника в базе данных.

Механизм создания этих запросов довольно прост и практически идентичен. Для создания запроса в режиме конструктора необходимо выбрать таблицы, поля которых будут использоваться в запросе, и перенести эти поля в область формирования запроса. При необходимости можно оставить или отменить опцию отображения определённого поля в итоговом виде запроса, и поставить условия отбора записей по определённому критерию.

Например, для создания запроса "Сотрудники с учёной степенью", я использовал поля из таблиц "Работник", "Научные достижения" и "Учёная степень". Из таблицы "Работник" Я использовал поля Name (Имя), Family (Фамилия) и Second (Отчество). Они служат для идентификации каждого сотрудника в удобной для восприятия форме в виде имени, фамилии и отчества (рис.18). Из таблицы "Научные достижения" используется поле DegreeYes, которое и позволяет отобрать именно тех сотрудников ВУЗа, которые имеют учёную степень.

Рис.18 Построение запроса

Для того чтобы запрос корректно работал, нужно чтобы в него попадали только те записи поля DegreeYes, значение которых соответствует истине, поэтому в условии отбора я написал слово "Истина", и снял галочку в пункте "Вывод на экран". Целевому пользователю совсем не обязательно видеть поле, в котором в каждой записи написано слово "да". И последнее поле, которое будет использовано в запросе - это поле Degree, содержащее в себе информацию о названии учёной степени, присвоенной сотруднику.

Подобным образом создавались все запросы моего программного комплекса, поэтому описывать создание остальных запросов не имеет смысла.

Создание отчётов

Создание отчётов происходит в два этапа. Сначала необходимо создать базовый запрос или таблицу, и только потом на их основе редактировать отчёт. В качестве примера можно взять отчёт "Перечень доцентов по кафедрам". Для начала я создал одноимённый запрос, в который вошли, соответственно, поля, содержащие информацию об имени, фамилии, отчестве сотрудника, а так же кафедре, на которой он работает и его учёном звании. Поскольку название запроса говорит само за себя, то необязательно отображать в отчёте поле с информацией о том, что данный сотрудник является доцентом, это и так очевидно. Но, тем не менее, это поле необходимо добавить в запрос для отбора данных, поэтому я сделал его невидимым, сняв галочку "Вывод на экран" (Рис. 19).

Рис. 19 Создание базового запроса для отчёта

Итак, базовый запрос готов, теперь достаточно просто создать на его основе в режиме конструктора отчёт, перенеся на область данных отчёта все поля запроса и отредактировав их местоположение относительно друг друга. При построении отчёта необходимо выбрать, на основе какого запроса или таблицы будет сформирован отчёт. Для построения отчёта в моём случае подходит только запрос, поскольку его можно сформировать из полей разных таблиц (Рис. 20).

Рис.20 создание отчёта на основе выбранного запроса.

По такому же алгоритму создаются все остальные отчёты в моей базе данных, вот их полный список:

MS Access представляет собой систему управления базами данных, которая поставляется в комплекте с распространяемым пакетом программ Microsoft Office. И хоть функционал у нее несколько ниже, чем у специализированных программ, многие пользуются приложением за простоту в работе. Создание отчетов в Access – необходимый процесс для осуществления работы. Отчеты являются способом выборки данных с готовой базой данных по одному или нескольким заданным параметрам.

Понятие и создание отчетов в Access

Вам будет интересно: Какой программой проверить жесткий диск: обзор и отзывы. Crystal Disk Mark. Victoria HDD

Отчет является форматированным представлением информации, которая входит в готовую базу данных. Именно отчеты выходят на печать, собирая комплект данных. При помощи функции в Microsoft Office Access можно получить практически любую выборку данных. Можно собрать нужную информацию, представить в удобочитаемом виде. Кроме того, можно провести анализ данных, а также обобщить различного рода показатели.

Если распечатывать данные напрямую, то есть в неструктурированном виде (таблицы либо запросы), то получится, что данные распечатываются в том виде, в котором они присутствуют в программе. Создание отчетов в Access позволяет обойти этот процесс и получить информацию в более привычном виде. Кроме того, при помощи отчетов можно упростить работу и чтение информации. Подробный репорт включает нужные показатели из базы данных. Однако его характерными особенностями являются разбитие на параграфы с наличием заголовка и верхних и нижних колонтитулов.

Вам будет интересно: Проверка данных в Excel: методы и особенности

Структура MS Access и создание отчетов

Для упрощения понимания информации в MS Access во время создания отчета можно добавить различные текстовые элементы. Кроме того, можно структурировать информацию из таблиц.

Такие компоненты включают в себя:

Заголовок.
Верхний и нижний колонтитулы.
Рабочую область.
Примечание.

Заголовок

Нужен для наименования отчета и при печати отображается в верхней части первой страницы репорта. Может быть применен для сохранения данных, особенно часто используют для вывода информации, содержащей часть базы данных, которую потребуется распечатать однажды и в начальном участке отчета. Чтобы добавить в структуру репорта заголовок нужно воспользоваться разделом "Вид", командой "Заголовок" либо "Примечание отчета".

Верхний колонтитул

Представляет собой приблизительно то же самое что и в MS Word. Однако в Access его используют для создания различных наименований столбцов с данными. Кроме того, колонтитулы как верхний, так и нижний можно использовать для добавление номеров страниц. По умолчания в Microsoft Access создается одновременно два колонтитула – верхний и нижний. Чтобы создать только один нужно перейти в раздел "Вид", затем нажать на кнопку колонтитулы. Для удаления одного из них из рабочей области нужно воспользоваться свойствами. В параметр "Высота колонтитула" нужно вписать значение "ноль".

Рабочая область

Размещается между верхним и нижним колонтитулом. В нее помещается основные данные из репорта. Создание форм и отчетов в Access обычно начинается с этой части. В табличной форме представлена информация, которая требуется для печати. Печать проводится на основании запроса либо конкретной таблицы базы данных. Чтобы добавлять или удалять информацию, можно воспользоваться списком полей и специальной панелью. Скрывается эта панель при помощи параметра. Для того чтобы она не отображалась на экране, нужно задать свойство высоты равное нулю.

Нижний колонтитул

Расположен в нижней части страницы при печати. Может использоваться для вывода результатов, даты работы либо нумерации страницы. Печатается на каждой странице. Можно обеспечить печать сразу нескольких видов данных.

Примечание

Является одиночным текстовым блоком. Располагается на последней странице отчета, в рабочей области прямо над нижним колонтитулом. Используется для печати данных, которые нужно распечатать единожды. К ним относят отчеты, итоговые данные либо поле для подписи. Чтобы добавить примечание в MS Access нужно перейти в раздел "Вид", выбрать функцию "Заголовок/примечание отчета". При этом программа осуществляет создание заголовка и примечания сразу.

Способы создания отчетов

Во время разработки всех продуктов от Microsoft планировалось дать несколько возможностей для работы над отчетами и запросами. В Microsoft Access создание отчетов можно осуществить несколькими способами. К ним относят:

Встроенный конструктор.
Мастера автоматических репортов.
Автоотчет в столбик либо в ленту.
Диаграммы.

Как создать отчет

Наиболее простым способом является мастер автоматических отчетов. В его функционал входит возможность поместить выбранные строки и столбцы из различных баз данных в рабочую область и при этом имеет несколько стилей оформления. После окончания автоматической работы можно дополнительно добавлять либо изменять данные при помощи конструктора.

Кроме того, можно воспользоваться функционалом по созданию автоматических отчетов, чтобы получить репорт быстро. Затем после выполнения можно в режиме конструктора внести поправки.

Создание простого отчета в MS Access проводится таким способом:

Печать

Создание запросов и отчетов в Access завершается печатью. После того как завершены все действия по созданию отчета, и нужно распечатать его, стоит воспользоваться следующими командами:

До начала запуска на печать нужно еще раз убедиться в правильности готового отчета. Чтобы убедиться в том, что данные не сдвинулись и введены корректно, нужно перейти в раздел предварительного просмотра во вкладке "Вид".

При наличии предпоследней пустой страницы проблемы чаще всего связаны с неправильным размещением примечаний. Нужно проверить высоту и в случае необходимости выставить параметр высоты на уровень 0.

Если попадаются пустые страницы – скорее всего ширина полей отчета превышает ширину бумаги. Попробуйте распечатать в альбомной ориентации либо измените ширину в полях. Во время работы не допускайте, чтобы ширина полей превышала общие размеры рабочей области + левого и правого пустого поля.

Если вам нужно поделиться информацией из своей базы данных с кем-то, но не хотите, чтобы этот человек действительно работал с вашей базой данных, подумайте о создании отчета . Отчеты позволяют организовывать и представлять ваши данные в удобном для читателя, визуально привлекательном формате. Access 2010 упрощает создание и настройку отчета с использованием данных из любого запроса или таблицы в вашей базе данных.

В этом уроке вы узнаете, как создавать, изменять и печатать отчеты.

Создание отчетов

Отчеты дают вам возможность представить компоненты вашей базы данных в удобном для чтения формате для печати. Access 2010 позволяет создавать отчеты из таблиц и запросов.

Чтобы создать отчет:

Повторяйте с дополнительными полями, пока все ваши поля не подойдут.

Подобно таблицам и запросам, отчеты можно сортировать и фильтровать. Просто щелкните правой кнопкой мыши поле, которое вы хотите сортировать или фильтровать, затем выберите нужную функцию сортировки или фильтрации.

Удаление полей

Вы можете обнаружить, что ваш отчет содержит некоторые поля, которые вам действительно не нужны. Например, наш отчет содержит поле Zip Code, которое не обязательно в этом списке заказов. К счастью, вы можете удалять поля в отчетах, не затрагивая таблицу или запрос, где вы вытащили ваши данные.

Чтобы удалить поле в отчете:

Печать и сохранение отчетов в режиме предварительного просмотра

Хотя вы можете печатать отчеты с помощью команд в представлении Backstage, вы также можете использовать Предварительный просмотр. Предварительный просмотр показывает, как ваш отчет будет отображаться на распечатанной странице. Он также позволяет вам изменять способ отображения отчета, распечатывать его и даже сохранять его как другой тип файла.

Чтобы распечатать отчет:

Сохранение отчетов

Вы можете сохранять отчеты в других форматах, чтобы они могли отображаться вне Access. Это называется экспорт файла, и он позволяет просматривать и даже изменять отчеты в других форматах и программах.

Access предлагает варианты сохранения отчета в виде файла Excel, текстового файла, PDF, файла XPS, вложения электронной почты, текстового файла или HTML-документа . Поэкспериментируйте с различными вариантами экспорта, чтобы найти тот, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям.

Чтобы экспортировать отчет:

Если вы сохраняете отчет как файл PDF или XPS:

Если вы сохраняете отчет как любой другой тип файла:

Вы здесь: Главная Избранные HTML Создание базы данных с помощью MS Access 2003

Создание базы данных с помощью MS Access 2003

Создание простейшей, но полнофункциональной базы в MS Access 2003

Создание баз данных с помощью приложения MS Access 2003 - задача довольно распространенная по причине включения самого приложения в пакет MS Office, но когда начинаешь читать учебники и руководства по MS Access 2003, то становится малость не по себе от обилия возможных вариантов создания баз данных, с помощью этого приложения. Данная инструкция по созданию базы данных, была написана автором чисто для себя (во время изучения MS Access), в качестве подручного материала по созданию базы данных и использует только какой то один вариант в каждом конкретном случае, не углубляясь в теорию

Создание базы данных начинается с ее планирования, а потом уже создаются остальные части задуманного, согласно разработанного плана действий.

Адрес - (таблица адресов мест хранения)
поля - КодАдреса(Счетчик), Адрес, Примечание.
Помещение - (таблица с перечнем помещений для хранения)
поля - КодПомещения(Счетчик), помещение, примечание.
Шкаф - (таблица с перечнем шкафов (ящиков)в помещениях)
поля - КодШкафа(счетчик), шкаф, примечание.
Полка - (таблица с перечнем полок (секций) в шкафу.)
поля - КодПолки (счетчик), полка, примечание.
Папка - (таблица с перечнем папок для хранения документов)
поля - КодПапки (счетчик), папка, примечание.
Документ - (таблица содержащая список документов ( с разбивкой - по вышеприведенным признакам))
поля - КодДокумента (счетчик), адрес, помещение, шкаф, полка, папка, документ, дата открытия, дата закрытия, аннотация, актуальность (текущая), примечание.
Книга - (таблица содержащая список книг (с разбивкой - по вышеприведенным признакам))
поля - КодКниги (счетчик), адрес, помещение, шкаф, полка, книга, автор, название книги, год издания, номер издания, место издания, формат издания (повесть, роман и т.д.), аннотация, примечание.

Создаем таблицы с соответствующими полями (7шт)с использованием нескольких кнопок

Таблицы, Создание таблиц в режиме конструктора, Конструктор, Открыть.

***поля счетчиков - обязательно ключевые и их заполнение идет автоматически, следует заметить что в MS Access обнуление счетчиков (при необходимости), вопрос решаемый, но достаточно хлопотный.

Продолжаем создание таблиц, используя этот шаблон (последовательность).
И тогда конечный вид для таблицы Документ, будет иметь вид

а для таблицы Книги

Продолжаем создание таблиц, используя этот шаблон(последовательность).И тогда конечный вид для таблицы Книги, будет иметь вид

и здесь продолжаем

Здесь из выпадающих списков выбираем соответствующие поля и нажимаем Далее

Здесь просто нажимаем Далее

Здесь нажимаем Готово

Выполняем перечисленные для Подстановки процедуры с полями Помещение, Шкаф, Полка в таблице Книги и с полями Адрес, Помещение, Шкаф, Полка, Папка в таблице Документы Для поля Актуальность в таблице Документы создадим отдельную таблицу.
* При этом тип данных в этих полях автоматически поменяется с текстовый на числовой.
Просмотрим схему данных базы, после выполненных процедур.

Если сейчас открыть вкладку Подстановка в таблице Книги, то там можно увидеть такую картину“

Т.е. таблицы входящие в базу связаны между собой, база работоспособна и ее таблицы можно наполнять данными.

Но MS Access обладает еще целым рядом расширенных функций для облегчения работы пользователя и их подключением мы сейчас и займемся.
Создадим формы для чтения и заполнения таблиц данными.

Вот такая форма у нас получилась.

Повторяем создание форм для всех таблиц используя приведенный шаблон.

Создаем запросы на выборку данных из базы

Выбираем нужные для формирования запроса поля и нажимаем Далее

Вот такой бланк запроса у нас получился

Повторяем создание запросов для таблицы Книги, для других таблиц есть смысл создавать запросы тогда когда в них будет количество полей более 25 (это только мое мнение - можно в принципе создавать поиск и в таблице с 2-3 полями).И вот такая форма запроса для таблицы Книги.

Поля формы (ширину колонок)можно изменить простым перетаскиванием границ при нажатой правой кнопке мыши

Так же сформируем отчеты для нашей базы данных

Ну вот и все - простейшая база создана и ею можно пользоваться. То что база простейшая отнюдь не означает, что она не может работать полнофункционально, все функции в наличии. Усложнения возможны за счет формирования более сложных отчетов, создания сложных запросов, более красивого оформления форм, добавления в таблицы, каких то не достающих полей. По большому счету можно модифицировать и эту базу под свои нужды и вкусы, а можно и создать новую базу, взяв за основу эту базу.
Удачи в творчестве.

Читайте также: