Как сделать отчет по продажам

Обновлено: 07.07.2024

Валентина Евтюхина, специалист по digital-коммуникациям City Life и автор Телеграм-канала Digital Eva, написала для блога Нетологии колонку о том, как правильно оформить отчет, чтобы тот был без проблем понятен клиенту.

С регулярными отчетами для клиентов знакомы специалисты на фрилансе и в агентствах — если вы работаете над проектом клиента или занимаетесь маркетингом внутри компании, отчеты — неотъемлемая часть операционных дел.

Зачем нужны отчеты

Отчет формирует общую картину за период работы. Некоторые специалисты ограничиваются письмами с повесткой дня или итогами месяца, но этого недостаточно. Например, прошел месяц, вы занимались продвижением в социальных сетях или работой с сайтом, и вам кажется, что работы проделано много, и она выполнена хорошо. Но люди со стороны, например, клиенты или директор, видят это совсем иначе. Для них эффективность измеряется показателями, которые лежат на поверхности — клики, показы, переходы.

Данные, которые доступны вам, часто остаются недосягаемыми для остальных участников проекта.

И тут на помощь приходят отчеты, которые не только собирают воедино результат работы, но и показывают, как происходил процесс решения поставленных задач и какие маркетинговые инструменты были задействованы.

Почему отчеты — это сложно

Составление показательных отчетов — сложный процесс, потому что нет единого сервиса для работы с аналитикой: для каждой задачи приходится выгружать данные из разных систем, будь то рекламный кабинет Яндекс.Директа, отчеты в Яндекс.Метрике или Google Analytics. При этом в каждой системе перед выгрузкой данных надо задействовать правильные фильтры, сделать скриншоты, проработать таблицы в Excel и адаптировать их таким образом, чтобы было клиенту с первого взгляда было понятно, где искать нужные показатели и на какие столбцы обращать особое внимание.

Подобная работа требует от нескольких часов до нескольких дней. Если мы говорим о масштабных проектах, то ручной сбор информации может занимать львиную долю рабочего времени, которое лучше потратить на сам проект.

С другой стороны, современные технологии, например, BI, позволяют внедрять автоматизированные системы веб-аналитики в работу любого отдела или целого проекта. Проблема в том, что на их написание, тестирование и релиз уходит большое количество времени и человекоресурсов. Например, в этой статье можно почитать, как целая команда за 5 месяцев (!) создала BI-продукт для Netpeak. В его возможности входила аналитика исключительно контекстной рекламы, когда на деле клиенту чаще всего требуется отчетность по всем источникам и рекламным кампаниям, и контекстная реклама является лишь сотой долей от общего объема работ.

Как оформлять и отправлять отчет клиентам и руководству

Хуже неструктурированного отчета может быть только красивый отчет без пояснительных блоков.

Часто у клиентов нет возможности вникать в подробности или нет времени посмотреть отчет именно сейчас, а это может сказаться на оплате счета и дальнейшем сотрудничестве. Поэтому рекомендую добавлять к отчету текстовые блоки с пояснением графиков и цифр, которые помогут клиенту быстро сориентироваться в ситуации.

В пояснения обычно входят описания метрик или иных показателей, а также краткие комментарии по каждому или нескольким блокам.

Пример разбора метрик в отчете

Также не поленитесь составить сопроводительное письмо к отчету, в котором кратко изложите методы, инструменты, цели и результаты за период. Тогда клиент еще до детального знакомства с отчетом поймет, что все в порядке — команда работает и результаты есть.

За основу для сопроводительного письма можно взять выводы из отчета и самые важные комментарии к блокам. Но заменять отчет письмом все же не стоит, даже если ваши отчеты не читают, их все равно хранят: например, маркетолог может отчитываться перед руководством на основании ваших отчетов.

Пять полезных рекомендаций для создания отчетов

1. Используйте специальные программы для презентаций

Самая популярная программа — PowerPoint. Она позволяет создавать серии слайдов с текстовыми и визуальными блоками, добавлять логотип компании, использовать различные шрифты и цветовые решения.

Google Презентации — самый популярный из облачных сервисов, доступен на любом устройстве, прост и удобен в использовании. Есть возможность совместной работы над презентацией в онлайн-режиме; большой выбор шаблонов и фирменные шрифты.

Для пользователей iOS-устройств есть Keynote — приложение для создания презентаций в заранее выбранном шаблоне. Можно выбрать фон, нестандартное расположение объектов, использовать собственные шаблоны, сохранять презентации в формате PDF или pptx.

2. Работайте с шаблонами

В Keynote есть масса встроенных шаблонов: для магазинов, дизайнеров, выставок, редакций, музыкантов и технологичных компаний.

3. Внимательно проверяйте тексты на ошибки

Готовя отчет для клиента, убедитесь, что не допустили ошибок не только в расчетах, но и в тексте. Грамотная письменная речь — показатель профессионализма и серьезного отношения к делу. Будет неприятно, если клиент заметит элементарные ошибки в словах: это покажет ваше халатное отношение к составлению отчета и работе в целом. В случае если нет возможности нанять корректора, пользуйтесь сервисами, которые могут его заменить.

Главред помогает сделать текст максимально информативным и понятным.

4. Используйте все возможности Excel

Если отчет требует добавления выгрузки в Excel, постарайтесь максимально снизить уровень ручной обработки данных в таблицах, доверив это формулам. Используйте функцию автоматического выделения цветом большого объема цифр, чтобы клиенту визуально было удобно ориентироваться в данных. Вот тут подробно описано, как создать диаграмму Ганта в Google Таблицах, которая позволит визуализировать количество затраченных ресурсов на проект или отдельный процесс в рамках проекта. А вот в этом видео подробно показано создание круговых диаграмм на основе данных из таблицы.

5. Собирайте данные с помощью сервисов

Маркетологи используют множество сервисов для анализа и прогнозирования, поэтому во время составления отчета им приходится собирать данные вручную из каждой рекламной системы и форматировать их под единый стиль презентации. Чтобы ускорить этот процесс, рекомендуем пользоваться сервисами, собирающими аналитику из разных систем — рекламных кабинетов в социальных сетях, Google Analytics и Яндекс.Метрики. Подключив системы к одному сайту, вы получаете единый отчет нажатием одной кнопки.

reportkey — сервис для маркетологов, smm-менеджеров и seo-специалистов, который собирает данные из рекламных кабинетов социальных сетей, счетчиков аналитики и сторонних систем в удобные отчеты. Доступна интеграция с Яндекс.Метрикой и Google Analytics, выгрузка данных из рекламных кабинетов ВКонтакте и Facebook, а также из Instagram (если реклама запущена через кабинет Facebook), SEOlib, Allpositions и Топвизора.

Improvado — сервис для сбора данных из пятидесяти различных аналитических платформ и социальных сетей, с визуализацией и возможностью адаптировать сервис под себя.

ReportGarden — сервис для составления отчетов с интеграцией самых разных платформ, включая почтовый сервис MailChimp, данные Google Analytics и выгрузки статистики из социальных сетей.

Google data studio — простой инструмент для работы со сквозной аналитикой, который позволяет решать простейшие задачи по анализу и визуализации данных.

Работает только с шестью источниками информации: AdWords API, Attribution 360, BigQuery, Google Analytics, Google Sheets, YouTube Analytics.

Помните, что основная задача отчета — не запутать клиента, а понятно донести суть работы, обозначить контрольные точки и предложить новые решения на основе данных.

Мало кто сомневается в том, как важна правильно составленная отчетность в отделе продаж. При этом можно с уверенностью утверждать, что не существует универсальной отчетности, которая подойдет всем компаниям, но есть принципы, по которым необходимо эту отчетность формировать. Я хочу рассказать об основных из них, а также показать примеры готовых отчетов. Сразу скажу, что это не исчерпывающий список, а именно база, с которой необходимо начинать и которая должна быть обязательно, если вы занимаетесь В2В-продажами.

Итак, отчетность в отделе продаж делится на три части:

ежедневная
еженедельная
ежемесячная

Каждый вид отчетности фокусирует внимание руководителя на разных элементах работы отдела продаж. Все эти элементы важны, и с ними нужно уметь правильно работать.

Ежедневная отчетность

Этот вид отчетности фокусирует внимание руководителя на ежедневных ключевых действиях команды продаж, то есть на шагах, которые необходимы команде продаж для заключения сделки.

Если вы занимаетесь В2В-продажами, то такими ключевыми действиями являются:

звонки
встречи
коммерческое предложение

Для того, чтобы руководитель отдела продаж понимал, насколько активно его команда движется к цели, ему необходимо выполнить простейшие расчеты.

Определить желаемый объем продаж. Для примера возьмем 10 000 000 рублей
Определить средний чек. Допустим, это 250 000 рублей
Рассчитать необходимое количество сделок. Оно будет равным 40 (делим 10 000 000 на 250 000)

Далее необходимо определить конверсию из звонка во встречу, затем из встречи в коммерческое предложение и из КП в сделку. Предположим, конверсия из звонка во встречу составляет 30%, из встречи в КП — 50%, а из КП в сделку — 30%. В итоге, мы можем рассчитать нормативы, то есть определить, сколько необходимо совершать звонков, проводить встреч и выставлять КП ежедневно, чтобы совершить желаемый объем продаж.

В нашем примере мы получим 40 звонков в день, 12 встреч и 6 выставленных коммерческих предложений.

Зная нормативы, руководитель отдела продаж может ежедневно отслеживать факт их выполнения. Для этого достаточно вести расчетную таблицу:

Неделя 1
Пн		Вт		Ср		Чт		Пт
план	факт	план	факт	план	факт	план	факт	план	факт
до обеда	звонки
встречи
КП
после обеда	звонки
встречи
КП

Таким образом можно проактивно управлять процессом продаж. Если команда на ежедневной основе отклоняется от нормативов, это станет сигналом о том, что выполнение плана продаж под угрозой и нужно срочно вносить изменения в работу отдела.

Еженедельная отчетность

Еженедельная отчетность помогает отслеживать прогноз продаж — определенный вид анализа сделок, которые находятся в воронке продаж. На основе прогноза выдвигается предположение, какой объем продаж ожидает компанию в ближайшие 2-3 месяца.

Вот так может выглядеть таблица для ведения прогноза продаж:

Этап сделки	Описание этапа
10%	Установлен контакт с лицом, принимающим решения
20%	Определен перечень работ
40%	Выставлено коммерческое предложение
60%	Коммерческое предложение согласовано
80%	Договор на подписании
100%	Счет выставлен

Итоговый отчет

Отчетный период	Компания	Планируемая дата сделки	Сумма	Вероятность	Взвешенная сумма	Способ оплаты
Январь	Неделя 1
Неделя 2
Неделя 3
Неделя 4
Итого:	0,00р.	0,00р.
Февраль	Неделя 1
Неделя 2
Неделя 3
Неделя 4
Итого:	0,00р.	0,00р.

Таким образом, если мы учтем все сделки в воронке продаж на всех этапах и умножим сумму сделки на соответствующую ее этапу вероятность, мы получим такой показатель, как взвешенная сумма. Это и есть наш прогноз продаж.

Ежемесячная отчетность

Январь
Менеджер	План	Неделя1	Неделя2	Неделя3	Неделя4	Факт	Разница	% выполнения
Менеджер 1	1 050 000	0	-1 050 000	0,00%
Менеджер 2	1 050 000	0	-1 050 000	0,00%
Менеджер 3	500 000	0	-500 000	0,00%
Менеджер 4	700 000	0	-700 000	0,00%
Менеджер 5	700 000	0	-700 000	0,00%
Итого	4 000 000	0	-4 000 000	0,00%

Регулярно ведя такой отчет, вы будете накапливать статистику, к которой всегда будет полезно вернуться. В том числе, этот отчет поможет вам при планировании продаж будущих периодов. Также по результатам такого отчета рассчитывается зарплата команды продаж.

Итак, мы разобрали основные вопросы по работе с отчетностью в отделе продаж. Если вы будете использовать эти отчеты в вашей компании, вы сможете значительно повысить эффективность управления продажами и, как следствие, увеличить объем продаж.

Дата публикации 09.11.2020

Использован релиз 3.0.84

Для анализа продаж по периодам (месяцам, кварталам, годам) используйте отчеты из раздела Руководителю "Сравнение продаж" и "Продажи":

"Сравнение продаж по контрагентам";
"Сравнение продаж по номенклатуре";
"Продажи по контрагентам";
"Продажи по контрагентам (по оплате)";
"Продажи по номенклатуре";
"Продажи по номенклатурным группам".

В отчете "Сравнение продаж" отражаются данные о продажах в разрезе номенклатурных групп, номенклатуры или контрагентов в сравнении за аналогичные месяцы (или кварталы) разных лет либо в целом по годам.

Раздел: Руководителю – Сравнение продаж по контрагентам (или Сравнение продаж по номенклатуре) (рис. 1).
Укажите период, в рамках которого сравниваются данные, и организацию.
В поле "Сравнивать" выберите интервал сравнения – "По Месяцам", "По кварталам" или "По годам".
В поле "Диаграмма" можно выбрать вариант дополнительного отображения данных в виде гистограммы или графика.
По кнопке "Показать настройки" укажите параметры формирования отчета. На закладке "Группировка" можно добавить разрезы аналитики, по которым будет сформирован отчет, на закладке "Отбор" установить показатели для отбора данных в отчет.
Кнопка "Сформировать".

В отчете "Продажи" отражаются данные о продажах в разрезе номенклатурных групп, номенклатуры или контрагентов по выбранным интервалам (день, месяц, квартал, полугодие, год) в рамках выбранного периода.

Раздел Руководителю – Продажи по контрагентам (или Продажи по номенклатуре, или Продажи по номенклатурным группам) (рис. 2).
Укажите период, за который выводятся данные, и организацию.
По кнопке "Показать настройки" укажите параметры формирования отчета. На закладке "Группировка" в поле "Интервал" выберите интервал вывода данных в рамках выбранного периода (день, месяц, квартал, полугодие, год), при необходимости добавьте разрезы аналитики, по которым будет сформирован отчет. На закладке "Отбор" установите показатели для отбора данных в отчет.
Кнопка "Сформировать".

Смотрите также

Невозможно достичь результатов без контроля и анализа показателей. Выделяют большое количество показателей работы отдела продаж, которые необходимо фиксировать ежедневно. Собранные данные позволяют проводить корректировки в лучшую сторону.

Важно настроить хотя бы минимальные отчеты, которые можно в будущем дополнять и расширять.

Отчеты по воронке продаж:

новые клиенты компании. Этот срез воронки отслеживает и измеряет конверсию;
текущие клиенты. Полная информация о текущих клиентах и покупках помогает вовремя делать повторные продажи;
продукты. Постоянно актуализируйте линейку продуктов компании. Отслеживайте, какие из них нужны клиентам больше всего, а какие менее, и корректируйте закупки и производство;
каналы, с помощью которых привлекаются клиенты. Этот срез направлен на выявление каналов лидогенерации, которые работаю эффективно. На их развитии нужно сосредоточиться;
целевая аудитория, разделенная на сегменты (пол, возраст, семейное положение, род занятий). Знание целевой аудитории увеличивает продажи;
результаты менеджеров. Данный срез воронки продаж показывает пробелы в знаниях и трудности в работе персонала и позволяет их вовремя отработать;
продажи по регионам. Отслеживание этого среза дает возможность корректировать маркетинговую политику по регионам.

Отчеты по работе каждого менеджера за день:

Планируемые оплаты на ближайшие 7 дней;
Поступившие суммы за текущий день;
Планируемые платежи на завтра.

Сводка по результатам менеджеров на конкретный день.

Собрания и совещания проводите по плану. Например:

ежедневные собрания в начале дня;
2−3 пятиминутки по ходу рабочего дня — желательно в 11, 14 и 16 часов.

Благодаря частым и коротким планеркам РОП получает возможность своевременно корректировать действия продажников.

Для того, чтобы менеджеры работали эффективно, сегментируйте клиентскую базу.

Как это сделать?

Проведите ABCXYZ-анализ, чтобы разделить покупателей по двум параметрам: объем покупок (группа ABC) и частоту покупок каждого клиента (группа XYZ).

ABC:
A — приобретает большой объем продукта / услуги
B — покупает средний объем
C — покупает маленький объем

XYZ:
X — приобретает с регулярной периодичностью
Y — покупает не регулярно
Z — купил только однажды

Зачем нужна подобная сегментация?

Она необходима для эффективной организации работы продажников. Зная, к какому сегменту относится клиент, менеджер правильно построит план взаимодействия с ним.

Дело в том, что А - группа (до 20% объема клиентской базы) приносит до 70% прибыли. На них оптимально тратить максимум времени. По остальным группам делаем следующие рекомендации:

В дальнейшем фиксируйте перемещение клиентов по категориям. Вам нужна информация о количестве покупателей в категориях A, B, C и как они перераспределены. А также, как они перемещаются между категориями X, Y и Z. Перемещение контрагентов можно отслеживать по продуктам и по продающим менеджерам.

Если дать менеджерам необходимую информацию и инструменты продаж, то постоянно вмешиваться в их работу вам не придется.

Читайте также: