Как сделать отчет по маркам и конвертам
Обновлено: 07.07.2024
Несмотря на многообразие современных видов переписки, традиционный способ отправки почтовой корреспонденции по-прежнему актуален.
Для того чтобы бумажное письмо дошло до адресата, его надо упаковать в почтовый конверт с адресом получателя и наклеить на него марку соответствующей номинальной стоимости (в случае если марка не нанесена на конверт типографским способом).
От того маркированы почтовые конверты или нет, зависит порядок их списания с учета бюджетной организации.
Выдача и списание маркированных почтовых конвертов
| Содержание операций | Дебет | Кредит |
| Списана на расходы по бюджету стоимость маркированных конвертов, использованных кассиром | 200, 202 | 132 |
| Списана на затраты по внебюджетной деятельности стоимость маркированных конвертов, использованных кассиром | 211 (080 и др.) | 132 |
Выдачу из кассы почтовых маркированных конвертов под отчет лицам, ответственным за отправку почтовой корреспонденции, рекомендуем отражать следующей записью:
| Содержание операций | Дебет | Кредит |
| Выданы маркированные конверты под отчет лицу, ответственному за отправку почтовой корреспонденции | 160 | 132 |
| Содержание операций | Дебет | Кредит |
| Списана на расходы по бюджету задолженность лица, ответственного за отправку почтовой корреспонденции | 200, 202 | 160 |
| Списана на затраты по внебюджетной деятельности задолженность лица, ответственного за отправку почтовой корреспонденции | 211 (080 и др.) | 160 |
Внимание!
Основанием для списания стоимости почтовых конвертов с подотчета служат первичные учетные документы, которые организация может разработать и утвердить самостоятельно (например, акты об использовании денежных документов, ведомости выдачи ценностей и т.п.).
В этом случае при выдаче и списании почтовых конвертов в бухучете будут производиться следующие проводки:
| Содержание операций | Дебет | Кредит |
| Выданы из кассы почтовые маркированные конверты под отчет лицу, ответственному за отправку почтовой корреспонденции | 132-2 | 132-1 |
| Списана на расходы по бюджету стоимость использованных конвертов | 200, 202 | 132-2 |
| Списана на расходы по внебюджетной деятельности стоимость использованных почтовых конвертов | 211 (080 и др.) | 132-2 |
Бюджетные организации могут закрепить в учетной политике наиболее приемлемый для себя способ учета выданных под отчет почтовых маркированных конвертов .
Выдача и списание немаркированных почтовых конвертов
В общем случае немаркированные почтовые конверты представляют собой плоскую прямоугольную оболочку из бумаги (или иного подобного материала), закрываемую с одной из сторон липким или самоклеящимся клапаном. На такие конверты почтовые марки наклеиваются дополнительно.
По общему правилу бюджетные организации вправе списывать канцелярские принадлежности в расходы (затраты) по мере их выдачи работникам на нужды организации . Однако, поскольку немаркированные конверты, учитываемые на субсчете 063, используются вместе с почтовыми марками, учет которых производится на субсчете 132, рекомендуем относить стоимость конвертов на затратные субсчета не по факту их выдачи в пользование, а по мере использования. При этом в бухучете производятся записи:
| Содержание операций | Дебет | Кредит |
| Списывается стоимость использованных немаркированных почтовых конвертов (расходы предусмотрены бюджетной сметой) | 200, 202 | 063 |
| Списывается стоимость использованных немаркированных почтовых конвертов (расходы предусмотрены внебюджетной сметой) | 211 (080 и др.) | 063 |
Если почтовые конверты используются для хранения документов, то в этом случае выдача в пользование конвертов по ведомости выдачи материалов на нужды учреждения (иному ПУД) отражается записями :
| Содержание операций | Дебет | Кредит |
| Выданы в пользование немаркированные конверты (расходы предусмотрены бюджетной сметой) | 200, 202 | 063 |
| Выданы в пользование немаркированные конверты (расходы предусмотрены внебюджетной сметой) | 211 (080 и др.) | 063 |
Денежные документы характеризуются тем, что фирма их уже приобрела, но услуги по ним еще не получила. Они оплачены, имеют денежную оценку и к ним относят: конверты с марками, почтовые и марки государственной пошлины, талоны на бензин и питание, оплаченные ж/д и авиабилеты, проездные, единые и прочие перевозочные билеты, путевки на лечение и отдых, сертификаты и т.д. Их учет ведут на одноименном счете 50.03 в сумме фактических затрат на их приобретение, а хранят они в кассе предприятия, когда между моментом их приобретения и моментом использования имеется временной интервал.
Обратите внимание, что базовая версия программы 1С:Бухгалтерия позволяет вести учет Денежных документов только по одной организации. Если у вас несколько компаний и вы хотите вести по ним учет в одной базе, узнайте стоимость 1С:Бухгалтерия ПРОФ на нашем сайте или обратитесь к нашим специалистам.
Порядок отражения поступления
Рис.2 Поступление денежных документов
В документе предусмотрены следующие виды операций-поступлений:
- От поставщика;
- От подотчетного лица;
- Прочее.
Рис.4 Виды операций-поступлений
Зачастую билеты приобретаются организацией непосредственно у перевозчика или у агентства-посредника, с оформлением оплаты путем перечисления безналичных денежных средств, а не самим работником, из тех денег, что он получил на командировочные в подотчет.
Рассмотрим пример оформления операций с денежными документами – покупка и передача перевозочных билетов работнику, направляемому в командировку.
Рис.5 Пример оформления операций с денежными документами
Рис.6 Номенклатура денежных документов
Рис.7 Поступление денежных документов (создание)
Рис.8 Приходный ордер
Рис.9 Реестр документов
Рис.10 Реестр документов
Рис.11 Проводки и другие движения
Порядок отражения выдачи
Рис.12 Выдача денежных документов
Рис.13 Выдача денежных документов
Документом предусмотрено несколько видов операций:
- Возврат денежных документов поставщику;
- Выдача подотчетному лицу;
- Прочая выдача оформляется при выбытии рассматриваемых документов из кассы, например, порча, недостача и т.п.
Рис.14 Виды операций
Отразим выдачу наших билетов подотчетнику. Заполняем все реквизиты, на второй закладке указывая наши авиабилеты.
Рис.15 Отражение выдачи
Рис.16 Расходный ордер
Рис.17 Проводки и другие движения документа
Обратим внимание, что денежные документы, между хранением и использованием которых отсутствует временной интервал, например, использованный билет, приобретенный сотрудником в кассе транспортного предприятия, не отражается на счете 50.03, а сразу включаются в авансовый отчет.
Поступление через подотчетного сотрудника
Рис.18 Поступление через подотчетного сотрудника
Рис.19 Поступление через подотчетного сотрудника
Рис.20 Проводки
Выдача маркированных конвертов подотчетнику происходит на основании служебной записки, в которой указывают их количество, а также информацию о задолженности по выданным ранее конвертам.
Рис.21 Выдача конвертов
Рис.22 Выдача маркированных конвертов
Учетной политикой устанавливается срок выдачи денежных документов – обычно в пределах месяца.
Рис.23 Авансовый отчет
Рис.24 Указываем необходимые данные и счет отнесения затрат
Аналогично подотчетный сотрудник отчитывается и за другие виды денежных документов.
Отчеты по движению денежных документов
Рис.25 Оборотно-сальдовая ведомость по счету
26 Настройки счета 50.03
Так, сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету 50.03, мы видим, что в кассе числятся оставшиеся билеты, которые мы еще не выдали подотчетному лицу и остаток конвертов.
Рис.27 Остатки
Рис.28 Анализ субконто
Рис.29 Карточка счета
То есть, открыв конверты, мы видим операцию по поступлению в кассу и выдачу их подотчетному лицу.
Если у вас остались вопросы по работе с Денежными документами, обратитесь к нашим специалистам за консультацией в рамках обслуживания 1С. Мы с радостью вам поможем!
Л.В. Сологубова,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях
ВОПРОС
Хотим приобрести конверты по статье "Услуги связи" 221. Какие необходимо сделать проводки? Как учитывать и списывать эти конверты?
ОТВЕТ
ОБОСНОВАНИЕ
- 1.поступили в кассу конверты Д 201 35 000 К 302 21 000
- 2.поступили от подотчетника Д 201 35 510 К 208 21 667
- 3.выданы подотчетникам конверты Д 208 21 567 К 201 35 610
- 4.представлен авансовый отчет об использовании конвертов Д 109 Х0 000 К 208 21 000.
На базе авансового отчета осуществляется списание конвертов.
Л.В. Сологубова,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях
Бухучет, налогообложение, ФСБУ, отчетность за 2021 год
Поможем не забыть сделать главное
Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.
Читайте также: