Как сделать организационный план
Добавил пользователь Morpheus Обновлено: 04.10.2024
Под организационным планом понимается система управления проектом (projectmanagement). В итоге инициатор проекта должен представить себе – как и кем будет реализовываться инвестиционный проект до начала операционной деятельности. Это очень важный раздел проекта для сторонних участников – финансирующей стороны или партнеров. Дело в том, что финансирование проекта (если оно осуществляется не за счет собственных средств) предоставляется не только под конкретную бизнес-идею, но и под конкретную команду управления проектом.
В общем случае организационный план проекта должен включать в себя следующие разделы:
Организационный план проекта (организационная модель реализации проекта, участники проекта, их взаимодействие, организационная структура, которая будет осуществлять операционную деятельность)
Описание предприятия инициатора проекта (историческая справка, отрасль деятельности, перспективы развития, руководящие органы)
Группа управления проектом (кто, образование, опыт работы, квалификация)
Описание структуры и бизнес-процессов управляющей компании.
После разработки инвестиционного и операционного планов проекта производится расчет потребности в финансировании проекта (ПФ).
ПФ= Инвестиции + Оборотные средства.
Инвестиции формируются в инвестиционном плане. Оборотные средства рассчитываются автоматически в соответствии с условиями операционного плана.
Чтобы сделать бизнес-план начинающему предпринимателю, нужно подробно описать все аспекты проекта и привести финансовые расчёты. Такой документ даст полное представление о компании и о том, как её основатель планирует зарабатывать. Ответ на последний вопрос особенно заинтересует сотрудников банка или потенциального инвестора, если предприниматель захочет получить кредит.
Но если стартовый капитал уже есть (или он вовсе не требуется), бизнес-план всё равно нужно составить. Это поможет предпринимателю не только спрогнозировать риски для своего дела, но и при необходимости скорректировать продукт ещё до запуска.
При составлении бизнес-плана помните о логичности и точности изложения, не включайте в него нереалистичные идеи и фантазии. Избегайте предположений, абстрактных суждений. Используйте как можно больше проверенных фактов и цифр.
В разделе приводится информация, характеризующая организационную структуру фирмы, сведения о работающем персонале, а также другие организационные моменты, связанные с деятельностью фирмы.
Первая группа вопросов, требующая освещения в разделе, связана с рассмотрением организационной структуры, представляющей собой способ и форму объединения работников фирмы для достижения поставленных перед ней производственных, коммерческих и других целей.
Организационная структура фирм документально обычно фиксируется в графических схемах структуры, штатных расписаниях персонала, положениях о подразделениях аппарата управления фирмы, должностных инструкциях исполнителей.
Важнейшими характеристиками организационной структуры управления являются:
- • количество звеньев;
- • иерархичность: число ступеней или уровней;
- • характер распределения полномочий и ответственности по вертикали и горизонтали структуры системы управления.
При описании организационной структуры фирмы необходимо четко показать: каковы особенности системы управления фирмой, кто и чем будет заниматься, как все службы будут взаимодействовать между собой и как намечается координировать и контролировать их деятельность. Поскольку из-за организационной неразберихи нередко терпят крах даже самые многообещающие проекты, такого рода информация представляет значительный интерес для инвесторов и кредиторов.
При этом рекомендуется подчеркнуть достоинства организационной структуры фирмы и ее соответствие критериям рациональности, в качестве которых можно использовать:
• соответствие объема выполняемых управленческих работ числу их исполнителей;
- • сосредоточение на каждой ступени управления (звене) объективно необходимых функций и прав для их реализации;
- • отсутствие параллелизма и дублирования функций;
- • оптимальное сочетание централизации и децентрализации функций и прав;
- • соблюдение норм управляемости, т. е. числа исполнителей, выходящих на одного руководителя или координатора их деятельности;
- • степень надежности, оперативности, гибкости, адаптивности, экономичности и эффективности производства и управления.
Здесь же следует указать состав дочерних фирм и филиалов (если они есть) и их организационные взаимосвязи с головной организацией, а также партнеров по бизнесу (сбытовиков, рекламных агентств, консультационных фирм и т. д.).
Вторая часть раздела посвящена характеристике как административно-управленческого персонала, так и работников фирмы, не связанных с управлением.
Очень важным для работы фирмы является разработка системы подбора, расстановки и использования кадров.
При написании данного раздела необходимо представить расчет численности работников и фонда заработной платы.
Работники фирмы подразделяются: на персонал основной деятельности (работники производственной сферы) и вспомогательный (работники, обслуживающие основное производство).
Численность работников основной сферы рассчитывается исходя из норм выработки и производственной программы. При расчете численности проводятся сначала ориентировочные расчеты с учетом фонда рабочего времени и выполнения норм выработки.
Отдельно рассчитывается численность вспомогательных и подсобных рабочих, а также других категорий работающих.
Число инженерно-технических работников, служащих и других аналогичных категорий определяется по штатному расписанию.
Фонд заработной платы определяется как произведение доходов по всем видам деятельности предприятия на принятый норматив затрат заработной платы на 1 руб. доходов.
Заработная плата распределяется по тем же группам работников, по которым устанавливается численность персонала (табл. 15).
затраты на зарплату
начисления на зарплату
1. Рабочие основного производства
2. Рабочие вспомогательного производства
3. Специалисты и служащие и т. д.
В этом же разделе указываются и различные виды дополнительных льгот для сотрудников фирмы (страхование за счет фирмы, дотации на проезд и питание и т. д.) в сравнении с другими компаниями в том же географическом районе и в той же отрасли деятельности. Нередко эти дополнительные выплаты составляют ощутимую долю получаемой работником суммы, а количество их видов может достигать нескольких десятков. Так, например, в Японии система различных надбавок к заработной плате только на социальные нужды включает около 50 их видов.
Следует также указать, как фирма собирается заполучить специалистов — на постоянную работу, в качестве совместителей и т. д., а также отметить, будет ли фирма сама заниматься наймом или прибегнет к услугам специализированных организаций.
В том случае, если часть управленческого персонала уже нанята, предприниматель должен составить об основных своих сотрудниках краткие биографические справки, делая упор на имеющуюся квалификацию, прежний опыт работы и его полезность для фирмы. В частности, по должностным лицам фирмы (от руководителя фирмы до руководителя структурного подразделения включительно) рекомендуется указать:
- • возраст;
- • образование и квалификацию с указанием учреждения, выдавшего диплом;
- • предыдущие три должности и места работы, срок работы в каждой должности;
- • срок работы на данной фирме.
Очень важную роль в кадровой политике играет выбор метода и периодичности оценки работников. Рациональная система оценки и аттестации кадров позволяет решить целый ряд и других задач, в частности установление размеров оплаты труда, персональных надбавок, премий и т. п.
В данном разделе предпринимателю следует охарактеризовать действующую на фирме систему повышения квалификации и переподготовки специалистов. Большинство западных фирм ограничиваются при этом переподготовкой рядовых исполнителей. Что же касается менеджеров, то, как правило, фирма проводит для них 1—2 раза в год тренинги в течение нескольких дней, а решение вопросов масштабного повышения квалификации лежит на самих менеджерах.
Успеху проекта и его привлекательности для партнеров и инвесторов способствует наличие у фирмы государственной и муниципальной поддержки и льгот. К их числу можно отнести:
- • первоочередное выделение территории, помещений и т. п.;
- • предоставление длительной аренды, налоговые льготы;
- • протекционизм государства отечественным производителям и т. п.
График реализации проекта — необходимая часть бизнес-плана, отражающая профессионализм управленческой команды и ее готовность к реализации бизнес-идеи, — позволяет контролировать важнейшие работы и ключевые события ее реализации, предусмотреть возможные сбои и уменьшить риски.
На графике указываются все этапы работ от составления технического задания до завершения реализации бизнес-идеи.
Особое значение имеет установленная продолжительность каждой работы, а также их взаимосвязь. Различаются следующие типы связей:
Таким образом, данный раздел бизнес-плана должен осветить такие моменты, как система управления фирмой и ее кадровая политика.
Компетенция и опыт команды управления фирмой в немалой степени определяет будущий успех бизнеса. Это также осознают и потенциальные инвесторы. Поэтому этот факт должен учитываться при разработке организационной части бизнес-плана. Если целью бизнес-плана является получение кредита, организационный план будет содержать объективную информацию, раскрывающую профессиональные навыки менеджеров. В противном случае организационная часть должна способствовать более глубокому осмыслению целей, задач и методов организации предприятия.
Первичная информация организационной части бизнес-плана раскрывает главные особенности предприятия согласно формулировкам устава и учредительного документа:
- 1) юридическая форма регистрации предприятия;
- 2) имена и фамилии учредителей, их доли в уставном фонде предприятия;
- 3) форма управления предприятия и участие учредителей в управлении.
Определение целей организационного развития.
Основные цели развития компании определяет миссия организации. Таким образом, цели по отдельно взятым направлениям должны самым непосредственным образом вытекать из миссии, а отношения между миссией и целями фирмы соответствуют отношениям между стратегическими и оперативными решениями и планами и объединяют их на организационном уровне. При формулировке целей организационного развития предприятия должны быть представлены следующие характеристики:
- • задача организационного развития предприятия с учетом его основной сферы деятельности, особенностей рынка и технологии производства;
- • внешние условия работы организации, предъявляющие требования к принципам управления предприятием;
- • оценка рабочего климата и общего уровня культуры организации.
Формулирование целей предприятия содержит в себе лишь основное
направление организационного развития и раскрывает такие вопросы, как: 1) где находится предприятие, 2) где оно, по мнению руководства, должно находится в будущем и 3) какие необходимы усилия, чтобы предприятие переместилось из настоящего положения в лучшее в будущем.
Структура организации должна быть определена таким образом, чтобы обеспечить наиболее эффективное выполнение сформулированных миссии и основных задач предприятия. Эффективность фирмы должна определяться в терминах оптимального баланса между гибкостью в приспособлении к внешней среде и поддержкой внутренней активности предприятия. Внутренняя активность предприятия может быть определена через следующие параметры:
- 1) увеличение отношения выходного стоимостного потока системы к входному;
- 2) получение на выходе структуры реальных продуктов или услуг;
- 3) рациональную реализацию технических и административных задач;
- 4) постоянное инвестирование в организацию;
- 5) формирование культуры организации;
- 6) удовлетворение различных интересов людей;
- 7) оптимальное использование финансовых, людских и технических ресурсов предприятия.
Проектирование структуры организации имеет непосредственное отношение к бизнес-процессу организации и распределению функций принятия решений между менеджерами. Отсутствие формальной структуры делает процесс принятия решений максимально гибким, но не эффективным, так как структура предполагает заранее установленные и определенные функции и отношения, которые проистекают из процесса принятия решений. Поэтому в бизнес-плане необходимо привести предполагаемую структуру предприятия (а также и схему развития структуры организации в будущем), включая такие его составляющие.
Определение функций. Общая деятельность организации разбивается на малые последовательные действия. Функции на каждой должности определены заранее.
Департаментализация. Отдельные виды деятельности комбинируются и группируются в соответствии с функциями, которые должна осуществлять организация.
Управляемость. Отношения между руководителями и подчиненными в группах должны определяться заранее и определенным образом регламентироваться.
Делегирование полномочий. Ответственность за принимаемые решения и их реализацию распределена между работниками или группами.
Процесс принятия и реализации решений в организации раскрывается как распределение ответственности между различными подразделениями системы управления согласно учредительному договору или другим документам и решениям (совета директоров, правления, общего собрания акционеров). Разобраться с этим вопросом является важным, так как потенциальные инвесторы или кредиторы захотят знать, в чьих руках сосредоточена власть.
После выяснения вопроса о разделении ответственности между различными подразделениями необходимо определить основные схемы принятия решений. Это проще всего показать на схеме структуры организации.
Дополнительно в текстовой форме приводятся необходимые комментарии по структуре и по уровням ответственности за принимаемые решения, а данные об обязанностях и ответственности каждой должности приводится в виде таблицы, позволяющей более точно представить информацию о системе принятия решения (табл. 9.1).
Таблица составляется, прежде всего, для руководящего состава организации (а в случае малой организации — для всего персонала). Список можно сделать и более полным, для того чтобы аудитории было понятно, какая команда начнет бизнес. При этом в него вносится краткое описание (три-четыре предложения) основных моментов карьеры каждого человека, где отмечаются его способности и качества, которые будут содействовать успеху предприятия.
Полные анкетные сведения о руководителях можно включить в приложение к бизнес-плану. В сведениях необходимо отметить подготовку, опыт и достижения каждого человека при осуществлении функций, схожих с теми, которые отводятся ему в данной организации. О достижениях следует говорить в связи с производственной либо технологической деятельностью или способностями работать в рамках бюджета и строгого графика. Там, где это возможно, следует назвать тех лиц, кто может подтвердить успешную работу человека в прошлом, и упомянуть его поощрения (например, повышение зарплаты, продвижение по службе и т.д.).
Читайте также: