Как сделать органиграмму

Обновлено: 05.07.2024

Органиграмма - это схема или таблица, служащая для графического изображения организационной структуры управления.

Без построения органиграмм невозможно подробно изучить функционирование организационной структуры управления даже мелкого предприятия, так как удержать в памяти (т.е. без отображения на бумаге или экране монитора компьютера) все проявления ОСУ (т.е. различные свойства и характеристики оргструктуры) способны лишь единицы. Такими проявлениям в практике современного менеджмента являются: [20, 127 с.]

- структурные элементы и подразделения предприятия;

- порядок их расположения по вертикали и по горизонтали, а также типы взаимосвязей между ними;

- различные данные о сотрудниках предприятия;

- структура распределения полномочий и ответственности между сотрудниками организации (структура децентрализации предприятия);

- порядок выполнения каких-либо операций для реализации конкретных функций и т.п.

Использование органиграмм получило большое распространение в менеджменте. Практически все отечественные и зарубежные авторы трудов по управлению использовали органиграммы для изображения организационных структур управления, не давая подробного описания технике, которой при этом пользовались. Способы отражения различных проявлений оргструктур с помощью органиграмм должны быть подробно описаны и систематизированы для того, чтобы их можно было использовать целенаправленным образом для отображения именно того, что необходимо в каждом конкретном случае.

Традиционные (или классические) органиграммы наиболее часто используются в отечественной и зарубежной литературе по менеджменту (рис. 1). В качестве основы, для изображения проявлений организационных структур управления в виде схем, удобнее всего использовать традиционные органиграммы, потому что у менеджеров, как правило, уже есть опыт их построения.

Рисунок 1 - Изображение фрагмента организационной структуры управления с помощью классической органиграммы

Классические органиграммы отображают иерархическое строение организации (пирамида или матрица), основные связи между линейными руководителями и подчиненными им структурами и функциональные связи между штабными подструктурами (штабами) и линейными руководителями, с которыми они сотрудничают.

Как правило, при их построении не используются дополнительные специальные средства, например, для отображения видов связей между структурными единицами, уровня децентрализации организации и пр.

Классические органиграммы используют для решения следующих задач:

- общее визуальное ознакомление с организационной структурой управления предприятием;

- поверхностная оценка соблюдения классических правил, нашедших отражения во многих трудах по менеджменту построения оргструктуры предприятия, таких как:

- единоначалие (за исключением проектных организационных структур);

- целостность скалярной цепи;

- сравнительный анализ организационной структуры данного предприятия с оргструктурой другого, функционирующего в схожих условиях;

- использование в качестве основы для проектирования новой, более эффективной, по мнению экспертов или руководства предприятия, организационной структуры управления.

Для того, чтобы определить, кто занимает тот или иной пост, в классическую органиграмму необходимо добавить список фамилий и инициалов, соответствующих изучаемым должностям лиц (рис. 2).

Рисунок 2 - Изображение фрагмента организационной структуры управления с помощью классической органиграммы с добавлением данных о лицах, занимающих ряд руководящих постов.

При составлении такой органиграммы, не имеет смысла переписывать всех сотрудников организации. Для наибольшего удобства восприятия схемы, рекомендуется отмечать только тех работников организации, кто является сотрудниками изучаемой части организационной структуры или представителями высшего руководства. Включение данных о распределении руководящих постов между сотрудниками фирмы позволяет:

- оценить и наиболее успешно распределить имеющиеся вакансии среди сотрудников предприятия;

- вовремя заметить возникшую потребность в новом персонале или избыток существующего;

- при внезапно возникшей критической ситуации (например, внезапный уход по каким-то причинам одного из менеджеров высшего звена) оперативное разрешение проблемы нехватки квалифицированного персонала (в приведенном примере может быть создан временный комитет, состоящий из заместителей ушедшего начальника, обладающий достаточными правами и компетенцией для его замены). [20, 134 с.]

Когда требуется отобразить информационные связи, имеющиеся между различными структурными элементами организационной структуры, то их нужно включить в классическую органиграмму (рис. 3).

Рисунок 3 - Изображение фрагмента организационной структуры управления с помощью классической органиграммы с добавлением информационных связей между различными структурными единицами и подразделениями.

Степень детализации такой схемы может различаться в зависимости от целей исследования. В данном случае приведена схема системы информационных связей на уровне топ менеджеров и штабных подразделений организации. Причем, не выделены отдельно прямые и обратные линейные и функциональные связи. Тем не менее, иногда это бывает необходимо, так как на практике подчиненный может получать прямые указания от одного руководителя, а отчитываться об их выполнении перед другим вышестоящим менеджером, т.е. прямые и обратные связи, в описываемом случае, не совпадают. В подобной ситуации необходимо более детально отобразить систему информационных связей, имеющих место на предприятии.

Классические органиграммы с добавлением информационных связей применяют для:

- изучения и оценки системы информационных связей, как внутри, так и вне предприятия;

- корректировки, проектирования и внедрения новой системы информационных связей в организации.

При необходимости, можно совместить включение в классическую органиграмму системы информационных связей с поименным списком лиц занимающих те или иные посты на фирме. Это позволит отслеживать и регулировать информационные связи, существующие между конкретными людьми.

Для отображения функций различных подразделений и структурных единиц, выполняющихся для достижения тех или иных целей организации, использование классической органиграммы не целесообразно, т.к. она будет слишком громоздкой и сложной для изучения. В данном случае рекомендуется применять функционально-целевую органиграмму.

Функционально-целевая органиграмма - отражает систему функций, распределенных между сотрудниками организации и служащих для выполнения тех или иных задач (рис. 4).

Приведенная схема отражает укрупненную систему функций, выполнение которых позволяет реализовывать задачу приема непрерывного потока заказов от клиентов на выполнение производственным подразделением тех или иных работ. Так как в органиграмме отражены структурные единицы, то имеется возможность добавления информационных связей между ними, что позволит оценить эффективность использования тех или иных информационных каналов. Для этого следует отобразить информационные связи на данной органиграмме по аналогии с классической.

Рисунок 4 - Изображение реализации приема заказов от клиентов и передачи их в производство с помощью функционально-целевой органиграммы

Функционально-целевая органиграмма позволяет определить наличие так называемых узких мест в производственных процессах организации и наметить наиболее эффективные пути их разрешения. Например, схема выполнения задачи приема заказов от клиентов и передачи их в производство, изображенная на рис. 4., может быть улучшена за счет того, что пакет заказов в производственное подразделение будет вместо Коммерческого директора передавать Руководитель отдела заказов, т.к. он уже имеет полный комплект заказов, а Коммерческий директор выполняет, в принципе, лишние действия. Но, прежде чем принимать подобное решение, необходимо учитывать влияние всех факторов на существующую систему работы. Например, Коммерческий директор может объединять пакет заказов с какой-либо другой информацией для производственного подразделения, или, обрабатывая его, передавать необходимую информацию вышестоящему руководству или в другое подразделение. В подобном случае, данная схема реализации задачи по передаче пакета заказов в производственное подразделение является наиболее оптимальной.

Органиграмма синергии - отражает взаимодействие систем целеполагания различных структурных элементов (или при необходимости структурных подразделений) между собой и со всей организацией в целом.

Ее можно использовать для отражения взаимодействия различных структурных единиц организации между собой (т.е. функционально-целевая органиграмма является частным случаем органиграммы синергии) и оценки уровня синергии на предприятии, что является незаменимым инструментом при координации системы целеполагания предприятия в целом, и деятельности его отдельных структурных единиц в частности.

Описанные способы изображения организационных структур управления с помощью органиграмм могут объединяться в различные сочетания и с успехом использоваться, как для изучения уже существующих организационных структур управления, так и для разработки новых, более совершенных.

Как мы знаем, организационная диаграмма лучше иллюстрирует взаимоотношения компании. Здесь я представляю способ создания организационной диаграммы, как показано ниже, в Word для вас.

Рекомендуемые инструменты повышения производительности для Word

Удивительный! Используйте эффективные вкладки в Word (Office), например Chrome, Firefox и New Internet Explorer!

Шаг 1. Поместите курсор в то место, куда вы хотите вставить диаграмму, и щелкните Вставить > SmartArt. Смотрите скриншот:

Шаг 2. Нажмите иерархия на левой панели и выберите нужный стиль из списка. Затем нажмите OK чтобы вставить SmartArt. Смотрите скриншот:

Шаг 4. Продолжайте заполнять остальные текстовые поля. Вы можете увидеть пример ниже.

Совет: если вам нужно всего два текстовых поля в этом ранге, вы можете выбрать текстовое поле и нажать Возврат на одну позицию ключ, чтобы удалить его. С другой стороны, вы также можете добавить новое текстовое поле, выбрав текстовое поле и щелкните правой кнопкой мыши > Добавить форму чтобы добавить новое текстовое поле. Смотрите скриншот:

Добавить форму после: Добавьте фигуру справа от выбранного поля, которая находится на том же уровне, что и выбранный прямоугольник.
Добавить форму до: Добавьте фигуру слева от выбранного поля, которая находится на том же уровне, что и выбранный прямоугольник.
Добавить форму сверху: Добавьте фигуру над выбранным блоком, которая находится на более высоком уровне по сравнению с выбранным блоком.
Добавить форму ниже: Добавьте фигуру под выбранным прямоугольником, которая находится в нижнем ранге выбранного поля.
Добавить помощника: Добавьте фигуру под выбранным блоком, и он будет работать в качестве административного секретаря для выбранного заголовка блока.

Шаг 6. Вы можете отформатировать и создать диаграмму по своему усмотрению из Дизайн и Формат вкладки. Смотрите скриншот:

Здесь я просто меняю цвет и стиль организационной диаграммы, и вижу результат:

Организационную структуру можно рассматривать под разными углами и с разных точек зрения. Наиболее привычным вариантом ее описания, конечно же, будет стандартная органиграмма: графическая схема организационной структуры, показывающая управленческую иерерхию и наименования организационных единиц (должностей и подразделений).

Рис. 1. Пример части схемы организационной структуры (базовый, наиболее распространенный вариант описания)

Однако такая схема будет отражать то, как организована работа на предприятии, очень грубо и приблизительно. Более адекватным действительности будет воспроизведение органиграммы с указанием основных зон ответственности (функций), связанных с каждой организационной единицей. В этом случае каждая организационная единица будет рассматриваться как центр ответственности.

Рис. 2. Часть схемы организационной структуры с указанием зон ответственности

Указанная схема будет востребована и полезна в статической ситуации, когда организация функционирует при практически неизменных и, в целом, благоприятных внешних условиях. Однако для динамичных условий, требующих регулярного пересмотра подходов к деятельности и быстрого реагирования на внешние события, потребуется другое представление об организации, говорящее не о том, кто и что сейчас делает, а о том, кто и что может делать будущем. В рамках соответствующего подхода каждая организационная единица будет рассматриваться, в первую очередь, а как центр компетенций.

Рис. 3. Часть схемы организационной структуры с указанием ключевых объектов управления

Также следует отметить, что в каждой организации существует более тонкое и детальное распределение полномочий и ответственности, которое затруднительно описать в рамках органиграммы.

С учетом вышеприведенных обстоятельств, под организационной структурой мы будем понимать установленное распределение полномочий и ответственности между организационными центрами компетенций. Данное определение, на наш взгляд, не противоречит, а развивает и дополняет классическое определение организационно-штатной структуры как иерерхически упорядоченного набора подразделений и должностей.

В соответствии с этим определением, организационная структура описывается как посредством графических схем организационной структуры (органиграмм), так и посредством регламентирующей документации.

Продолжаем разбирать инструменты, которые помогают навести порядок в управлении и существующих процессах. Один из таких инструментов - структура компании.

Структура компании — это иерархическая схема организации, отражающая отделы, обязанности и функции сотрудников и систему взаимодействий между ними. В статье подробно остановимся на том, как разработать оргструктуру компании.

От того, насколько точно и правильно составлена оргструктура компании, зависит эффективная реализация стратегических планов бизнеса. Каждый отдел в компании и каждая должность отвечает за определённые задачи, осуществление которых и приводит к воплощению миссии компании в целом.

При разработке оргструктуры компании необходимо распределить функции сотрудникам и отделам, чтобы понять, кто и за что отвечает, а также объединить эти функции, чтобы достичь поставленной цели самым оптимальным и эффективным способом.

I этап: разделение функций

Разработка структуры компании начинается с осознания того, какие функции выполняют ваши сотрудники, и какие должности необходимы для реализации тех или иных задач. Для этого:

Проанализируйте деятельность каждой рабочей единицы в компании. Определите зоны ответственности и распишите её функции. Может оказаться, что один сотрудник выполняет функцию и бухгалтера, и операционного директора, и менеджера по продажам. Это разные функции. И те функции, которые не соответствуют должности сотрудника, нужно распределить между соответствующими должностями или взять на функцию отдельного человека. Картина, когда один человек отвечает за многие задачи, как правило, наблюдается в стартапах и небольших бизнесах, но с расширением штата и ростом компании подобное положение может замедлять масштабирование и создавать коммуникационные трудности в команде. Необязательно моментально брать на должность отдельного сотрудника, но отразить данную функцию в структуре необходимо.

Когда функции разделены, для каждой из них прописывается результат её деятельности. Например, результатом деятельности маркетолога может быть реклама, которая приводит новых клиентов. Результат деятельности бухгалтера — вовремя и правильно сделанный годовой отчёт. Также за каждой функцией закрепляется конкретный сотрудник. Поэтому если у вас не хватает людей в штате, выделенные функции закрываются людьми, которые уже работают в вашей команде.

Далее для должностей прописываются KPI или ключевые показатели эффективности. Простыми словами, это то, в чём можно измерить работу конкретного сотрудника, и то, за что вы готовы платить зарплату. Если за увеличение KPI вы готовы увеличивать зарплату, то метрика выбрана правильно. Например, KPI маркетолога — 100 привлечённых клиентов, а не 10 красивых красочных баннеров (которые вовсе могут не привести клиентов).

II этап: создание отделов

Следующий этап разработки оргструктуры — это интеграция. Здесь начинается объединение смежных функций. В результате группировки получатся отделы, которые и составят основу структуры. Как показал опыт, независимо от деятельности, в оргструктуре успешной организации должны присутствовать следующие отделы:

Отдел руководителей.
Отдел персонала.
Отдел маркетинга.
Отдел продаж.
Финансовый отдел.
Отдел разработки или производство.
Отдел контроля качества.
Связи с общественностью.

Как видно, объединение в отделе происходит по выполнению тех или иных функций и реализации тех или иных задач. Именно поэтому так важно исключить ситуации, когда один сотрудник выполняет функции, относящиеся к разным отделам. Это нарушает иерархию и противоречит смыслу структуры компании, так как создает “бардак” в организации. Создание отделов по объединению функций позволяет сосредоточиться на конкретной задаче и специализироваться в конкретной области.

III этап: система взаимодействий

Основная суть разработки оргструктуры не только в том, чтобы создать красивую визуальную схему должностей и отделов, но и в том, чтобы отразить систему взаимодействий между ними. В правильно выстроенной структуре есть два пути взаимодействия между должностями.

Коммуникационный путь взаимодействия, когда сотрудники общаются друг с другом, минуя руководителя. Например, чтобы получить пачку бумаги, сотрудник обращается не к руководителю, а к завхозу. Если нужна консультация юриста — сотрудник может обратиться к нему напрямую.
Командный или иерархический путь взаимодействия определяет общение руководителей с подчинёнными. Если непосредственный руководитель игнорирует проблему или откладывает её решение на потом, сотрудник может обратиться к вышестоящему руководителю.

Прелесть оргструктуры в том, что на ней отображён каждый сотрудник компании, каждая должность, а также все взаимосвязи внутри организации. Так решать возникающие вопросы становится гораздо быстрее, а общение внутри команды происходит гораздо эффективнее.

Лайфхаки в создании структуры компании

Разместите на структуре компании описание продукта компании, то есть то, за что готов платить ваш клиент. Так каждый сотрудник компании, обращаясь к структуре, будет видеть цель, к которой стремится организация.

Сделайте первое описание структуры компании. Используйте для этого любой визуальный редактор или лист бумаги. Главное сделать первый драфт. Описание функций можно начать в простом блокноте. Также можно использовать Excel или другие сервисы. Например, в сервисе Platrum можно использовать готовый шаблон для создания оргструктуры компании, а имена новых сотрудников, находящихся на испытательном сроке, будут отображаться другим цветом.

Пересмотрите оргструктуру, если у одного сотрудника окажется два руководителя. Руководитель должен быть один. В качестве временной меры можно разделить выполнение функций по времени: пн, ср — с одним руководителем, вт, чт — с другим. В противном случае неизбежна путаница в приоритетах по задачам.

Сделайте оргструктуру в соответствии с потоком производства. Это поможет быстро выходить из кризиса, находить и закрывать узкие горлышки.

Поток производства состоит из сотрудников, офиса, рекламы, продаж, выручки, покупки материалов, производства продукции, найма и обучения новых сотрудников, контроля качества. Разрабатывая структуру компании таким образом, вы поймете, каких функций не хватает. Например, нет сотрудников по найму, нет маркетологов, пиарщиков, отдела контроля качества.

Просто начните прописывать структуру компании, и это поможет вам продвинуться дальше. А о том, как правильно внедрить структуру компании, читайте в нашей статье.

Читайте также: