Как сделать онлайн мероприятие

Обновлено: 02.07.2024

Для некоторых форматов мы просили оставить контактный номер в форме регистрации, чтобы сообщить детали или напомнить о мероприятии – это тоже хорошо работает.

Если говорить о Webinar, то тут необходимо предупредить всех студентов, чтобы они непосредственно провели тест-подключение – их браузер может попросту не потянуть.

Также, если вы в презентациях в Zoom используете видео, это может создать некоторые технические заминки и лаги. Мы заранее готовили ссылки на необходимые видеозаписи и в нужный момент высылали их в чат.

Включаем слушателей в работу

Скрытые угрозы и как их преодолеть

Изучаем новые возможности

Из-за карантина, который теперь точно продлится ближайшее время, тормозятся многие бизнес-процессы, отменяются и переносятся сотни тысяч мероприятий. Компания Codenrock рассказывает о том, зачем проводить онлайн-мероприятия, как продолжать решать задачи компании с помощью проведения подобных ивентов и о том, что нужно для их организации. В конце также даем полезные инструменты для организации таких мероприятий и делимся своими кейсами проведенных мероприятий.

1. Зачем проводить онлайн-мероприятия?

2. Плюсы перехода в онлайн

3. Этапы и полезные инструменты для организации

4. Кейсы проведенных мероприятий

Мировая пандемия, кроме бизнеса авиаперевозок, ресторанов и туризма, также ударила по event-индустрии. Как проводить мероприятия, когда все сидят на карантине? Многие терпят большие потери и убытки в это время. Мы несколько лет успешно проводили мероприятия в IT-сфере и тоже столкнулись с ситуацией, которая происходит в мире. Компанию, которая проводит офлайн события пришлось заморозить на неопределённый срок.

Сохраняется надежда на открытие сезона в начале лета, но пока нет ясности по тому, как будет развиваться ситуация, и непонятно, что может измениться в индустрии офлайн-мероприятий. Вернутся ли они в прежнее положение, будут ли нужны вообще в ближайшее время? Размышляя на тему, как же нам сохранить компанию и выстоять в условиях рынка, мы нашли решение в возможности перевести некоторые форматы мероприятий в онлайн.

Многие конференции, митапы и другие IT-мероприятия уже перестроились и начали проводиться в онлайн-формате. В современных условиях это кажется достаточно хорошей альтернативой, которая может решать те же самые цели и задачи.

Зачем проводить онлайн-мероприятия?

Чтобы разобраться в том, зачем необходимо проводить онлайн-мероприятия, надо понять, какие же форматы можно перевести в онлайн.

Конференции и митапы. Здесь все просто: послушать доклады и пообщаться собираются все заинтересованные в обозначенной теме.
Профессиональные конкурсы. Участники соревнуются в решении заданий из их профессионального поля деятельности, а жюри голосуют и выставляют оценки за представленные работы.
Чемпионаты, турниры, хакатоны. Проводятся компаниями для объединения талантливых участников, которые предлагают решения поставленных задач.
Мероприятия для поиска идей и проектов для бизнеса. Различные конкурсы проектов и акселераторы, которые направлены на сбор новых идей, решающих реальные проблемы бизнеса.
Квизы. Интересные тесты для профессионалов, желающих проверить свою квалификацию.
Бизнес-семинары. Нетворкинг с помощью видеоконференций.
Тренинги. Учимся чему-то новому и тренируем свои навыки.
Презентации продукта. Собираем большую аудиторию, которая заинтересована в продукте.
Выставки. Можно проводить с помощью создания нескольких виртуальных комнат, куда могут подключаться участники и смотреть, что же там происходит.

Имея представление о форматах мероприятий, можно поговорить о том, какие проблемы они могут решать и какие цели они помогут достичь.

Компания может быть заинтересована в продвижении и взаимодействии на рынке (внешние цели) и в поддержке, развитии и обучении сотрудников (внутренние цели).

Внешние мероприятия решают следующие задачи:

Изучение своих пользователей, покупателей, аудитории на рынке;
Продвижение и популяризация бренда компании;
Продажа услуг с помощью обучающих вебинаров с вовлекающими механиками;
Поиск идей и решений для бизнеса;
Рекрутинг талантов;
Взаимодействие со студентами путем найма на стажировки.

Внутренние мероприятия помогают в решении задач:

Обучения и развития собственных сотрудников;
Тимбилдинг, поддержание духа внутри компании;
Поиск идей и решений для бизнеса среди сотрудников компании;
Вовлечение сотрудников в рабочие процессы.

У компаний все равно остаются все эти цели, требующие достижения, единственное меняются способы и инструменты. Пока одни пережидают кризис, другие ищут новые ниши и конкурентные преимущества с помощью онлайн-мероприятий. Чтобы продолжать вести свою деятельность на рынке, необходимо продолжать его изучение с учетом появившейся специфики. Получение знаний в новой области поможет усилить свои компетенции и продвинуться вперед.

Многие компании продолжают проводить внутренние и внешние мероприятия, чтобы не переставать укреплять свой бренд, еще больше популяризировать свои услуги и не останавливать подбор персонала.

Плюсы перехода в онлайн

Теперь, когда вы уже знаете, какие проблемы помогают решать мероприятия, поговорим о плюсах проведения этих мероприятий в онлайн-формате.

Требуется меньший бюджет на проведение онлайн-мероприятия. Сокращение бюджета при использовании онлайн-формата обусловлено тем, что у вас сразу убираются строки в смете за аренду площадки, фото и видео, печать раздаточных материалов, изготовление мерч-продукции и организации питания участников.
Привлечение гораздо большего количества людей. Онлайн-формат позволяет пригласить очень много участников, поскольку вы не ограничены физическими параметрами площадки. К тому же, чем больше участников, тем больше интересных решений и проектов вы можете получить.
Возможность проводить международные мероприятия. Вы можете собрать людей со всего мира, привлечь коллег и спикеров из других стран, поскольку такой формат снимает сложности с организацией перелетов и размещения участников.
Повышение интеллектуального качества мероприятия. Когда участники находятся в комфортных и привычных для себя условиях, они могут гораздо лучше сконцентрироваться на задачах и выдавать более крутые решения.
Участие в мероприятиях без отрыва от своих дел. Можно участвовать в конкурсах, вебинарах и подключаться к эфиру, даже не выходя со своего рабочего места.
Заработок в кризис. Проводя мероприятия в онлайне, вы все так же можете зарабатывать деньги (хотя бы какие-то), пока другие просто ждут окончания ситуации.
Сокращение времени на подготовку ивента. Оффлайн-мероприятия требуют большого количества шагов и работы с подрядчиками: поиск и аренда подходящей площадки, трансфер, кейтеринг, устранение проблем всевозможных проблем (например, отключилось электричество, не вовремя приехал спикер и т.п.), тогда как онлайн-формат позволяет избежать всего этого.
Упрощение процесса сбора аудитории. Когда участнику никуда не нужно ехать, отказываться от других своих дел и планов, чтобы посетить мероприятие, а можно просто запустить трансляцию, то становится гораздо проще собрать аудиторию.
Привлечение к другим активностям. Чтобы привлечь участников к другим ивентам, стажировкам и вакансиям компании, можно просто включить их в рассылку и сделать специальные объявления на сайте мероприятия.
Приватность процесса. Не всем нравятся шумные незнакомые места, очереди и большие скопления людей, а удобство домашней обстановки и уюта мотивируют участников быть более общительными и раскрепощенными.

Этапы и полезные инструменты для организации

Этапы при организации онлайн-мероприятия перекликаются с организацией оффлайн-мероприятия, но количество все же меньше, поскольку не нужно обеспечивать расположение, питание, фото- и видеосъемку, мерч и др.

Если вы решили проводить онлайн-ивент, то следующие шаги помогут вам сориентироваться и ничего не упустить.

Какие инструменты могут помочь в осуществлении всех этих пунктов?

Бывает, конечно, что использовать все эти инструменты по отдельности довольно сложно, поскольку отсутствует взаимная интеграция. Информация может теряться, разные сервисы могут давать разные сбои, и держать все это в голове довольно сложно. Но чтобы не загружать ваше ментальное пространство и полностью нести ответственность за учет всех-всех пунктов, создаются платформы для проведения IT-ивентов.

Кейсы проведенных мероприятий

Чтобы проиллюстрировать все вышесказанное, предлагаем вам два кейса онлайн-мероприятий, проведенных нашей командой. Первый хакатон решал внешние задачи компании, а второй идеатон помог с решением внутренних задач компании.

1. Хакатон для международной компании Aramco Upstream Solutions Technathon 2019

Aramco Innovations — исследовательский центр национальной нефтяной компании Саудовской Аравии Saudi Aramco, мирового лидера в области энергетики и петрохимии. Московское подразделение центра занимается научными разработками в сферах искусственного интеллекта, больших данных, машинного обучения и наноматериалов.

Привлечь талантливых российских специалистов к разработке инновационных решений для нефтегазовой отрасли;
Найти потенциальных кандидатов, готовых присоединиться к команде Aramco Innovations.

Для достижения поставленных целей наша команда организовала трёхдневный технатон, в рамках которого командам было предложено разработать и представить проекты, которые бы решали конкретные задач компании с помощью технологий искусственного интеллекта, машинного обучения и интернета вещей.

Все этапы работы с командами были проведены на базе платформы Codenrock. Мы создали страницу технатона, на которой размещались анонс и баннер события, таймлайн, положение о мероприятии с правилами конкурса и форму регистрации. Участники объединялись в команды и назначали капитана, общались с командой в чате, загружали решения и голосовали за лучшие, по их мнению, проекты.

Дать возможность талантливым сотрудникам проявить себя;
Найти инновационные идеи для решения актуальных задач компании.

На Codenrock была создана отдельная страница мероприятия, на которой сотрудники компании, желающие принять участие в конкурсе, могли найти всю необходимую информацию и зарегистрироваться.

Было разработано шесть направлений конкурса для предложения проектов, подготовлены обучающие материалы по использованию платформы для загрузки идей, а также организована круглосуточная техническая поддержка для участников идеатона.

Во время конкурса все участники объединялись в команды, общались с организаторами и членами своей команды, загружали идеи и прорабатывали их, а потом голосовали за лучшие идеи и решения.

В итоге команды разработали 32 готовых проекта, которые в дальнейшем были использованы для оптимизации процессов на всех производственных площадках в отдельных подразделениях компании. Мероприятие способствовало сплочению коллектива и развитию кросс-функционального взаимодействия в разных городах присутствия.

Происходящие за окном события не должны быть поводом для отказа от мероприятий. Вы можете принести больше пользы вашей аудитории, клиентам и компании, если продолжите проводить и организовывать мероприятия, но уже в новом онлайн формате. Выжимайте возможности по максимуму, используя все преимущества и инструменты.

В век высоких технологий уже считается моветоном лететь на другой конец страны, чтобы обсудить что-то с коллегами из другого подразделения — это огромные затраты как денег, так и времени.

Отличной альтернативой выступают онлайн-конференции — вы за два клика сможете создать встречу и пригласить в неё коллег из разных уголков страны или даже мира. Использование видеосвязи во внутренней коммуникации компании существенно экономит ресурсы, и чем раньше вы начнёте, тем больше времени и денег сэкономите через год.

Что такое онлайн мероприятие

То есть, по сути, вебинары, онлайн-лекции и видеоконференцсвязь — конференции и их применение ограничивается только изобретательностью организатора.

Так же, в некоторых площадках, включая нашу, есть функции демонстрации экрана или опросов, что существенно повышает вариантивность применения.

Преимущества онлайн-мероприятий

Главным плюсом использования онлайн-мероприятий как приоритетного способа коммуникации с людьми является возможность проводить видеовстречу с любыми людьми откуда угодно.

Существенным плюсом также является то, что к звонку можно присоединить сколько угодно участников (до 300 одновременно активных участников и до 20 000 зрителей в случае Mind), чего нельзя сказать о, например, привычных звонках по телефону.

К тому же, добавляется эффект присутствия за счёт возможности подключения видео с веб-камеры. Если просто веб-камеры недостаточно, можно включить демонстрацию экрана, интерактивную доску, опросы и даже смотреть статистику мероприятия.

Качество связи зачастую лучше, если сравнивать с телефоном, ведь даже средняя гарнитура передаёт голос качественнее, заглушая фоновые шумы.

Все эти преимущества сильно экономят время на внутренней коммуникации — сотрудники общаются продуктивнее, а онлайн-обучение становится нагляднее и прозрачнее, если говорить о статистике.

Организация онлайн-мероприятий

Чтобы организовать видеоконференцию, зарегистрируйтесь в системе (это займёт не больше 1,5 минут), подтвердите регистрацию в письме на почте, которую вы указали и нажмите "Начать сейчас" в верхнем левом углу экрана.

Учтите, что виды мероприятий отличаются, мы писали об этом ранее. Нажмите на стрелочку рядом с кнопкой "Начать сейчас", чтобы выбрать подходящий сценарий работы. Если кратко, чем они отличаются:

Вебинар
Докладчики и организаторы передают аудио, видео и пользуются другими инструментами, а зрители могут пользоваться чатом.

Конференция
Все участники могут передавать аудио и видео, пользоваться доступными функциями.

Лекция
Организаторы и докладчики могут использовать любые функции, передавая видео и голос, использовать весь функционал, а рядовые участники — студенты — только общаться в голосовом и текстовом чате.

Это лишь предустановленные сценарии, которые можно менять по своему усмотрению, кастомизируя доступы к различным функциям в зависимости от типа прав участника.

Онлайн-мероприятия — это те же конференции, лекции, консультации, при которых взаимодействие между участниками происходит посредством видеосвязи.

Такой формат помогает компаниям поддерживать связь с постоянными клиентами и привлекать новых. Например, можно проводить тренинги или конференции с приглашенными спикерами, где каждый участник в конце получит сертификат.

Зачем уходить в онлайн?

Расширить географию мероприятий.
Увеличить охват.
Дать возможность участникам присоединиться к вам из любой точки земного шара.
Привлечь иногородних/иностранных спикеров и участников.
Повысить узнаваемость бренда.
Быть в ногу со временем.

Как провести онлайн-ивент: 6 шагов

Шаг 1. Определение цели и составление плана

Хотите провести полезный вебинар? Сделать мероприятие для своих сотрудников, чтобы повысить корпоративную культуру? Привлечь аудиторию для последующей продажи продуктов? В любом случае цель и задачи необходимо построить заранее. Только ставьте их честно, например: увеличить лояльность аудитории, собрать лиды или добиться определенного числа регистраций.

После этого составьте план мероприятия и подумайте над тем, сколько оно будет длиться. Продолжительность может быть любая, но запомните, что с каждым часом концентрация внимания слушателей будет снижаться. Если мероприятие длительное, позаботьтесь о перерывах.

Шаг 2. Выбор площадки

Skype;
Discord;
Hangouts;
Zoom;
ClickMeeting и т.д.

Если вы хотите провести только трансляцию (например, вы устраиваете лекцию, полезный вебинар или презентацию продукта), её можно запустить в социальных сетях — Instagram, Facebook, YouTube. Заранее подумайте о том, какой доступ будет к трансляции — открытый или закрытый. Имейте в виду, что закрытый доступ и предварительная регистрация послужит фильтром и вы получите аудиторию хоть и меньшую по количеству, но зато более заинтересованную.

Шаг 3. Позаботьтесь о технических моментах

Проверить сигнал Wi-Fi.
Отключить все ненужные устройства и попросить окружающих не перегружать сеть.
Закрыть на устройствах программы, которые могут повлиять на качество соединения.
Отключить уведомления на своих устройствах.
Перепроверить с другого устройства, как выглядит презентация.

Шаг 4. Расскажите о мероприятии

Не забудьте сделать анонс в социальных сетях и на своем сайте. Познакомьте аудиторию с экспертами, расскажите о программе, по возможности распространите публикацию в группах, которые может просматривать ваша целевая аудитория. Позаботьтесь о том, чтобы процесс регистрации не был сложным.

Если вы обладаете денежными и временными ресурсами, можно применить еще и таргет.

За день и за 1-2 часа до начала онлайн-мероприятия оповестите участников. Подготовьте инструкцию о том, как правильно подключиться и пришлите ссылку для входа. Если требуется взаимодействие, попросите заранее проверить работоспособность динамиков, наушников и микрофона.

Шаг 5. Вовлечение

Чтобы мероприятие не было монотонным, важно вовлекать аудиторию. Пользователи хотят ощущать, что участвуют в мероприятии или что их действия могут влиять на его ход. Самый простой способ — предложить задать вопросы. Для этого можно использовать специальные чаты или формы.

Также можно использовать сторителлинг и периодически включать в выступления юмор. Это разряжает обстановку и позволяет аудитории немного расслабиться. Для вовлечения можно присылать участникам дополнительные материалы в виде презентаций, графиков, чек-листов или дополнительных ссылок.

Шаг 6. За пару часов до эфира

Включите тестовый эфир хотя бы на несколько минут. Если обнаружатся какие-то неполадки, сразу же свяжитесь со службой технической поддержки сервиса, чтобы устранить проблему до начала мероприятия.

Здорово, если заранее вы соберете команду, которая будет отвечать за графику, звук, переходы и помогать участникам при возникновении трудностей. Это поможет избежать прерывания трансляции.

Конференции EdCrunch и Edutainment

Также не можем не упомянуть и шоу-конференцию Edutainment, с одним из основателей которой мы недавно провели интервью. Это конференция, где выступают эксперты и компании, которые внедряют игровые механики в электронное обучение. Ее участники делятся опытом и демонстрируют реальные кейсы. Само мероприятие, кстати, также проводится с применением геймификации и интерактивов.

Если вам интересна тема электронного обучения, подписывайтесь на наш Telegram-канал.

Благодарим за внимание и желаем, чтобы ваши онлайн-мероприятия всегда проходили успешно!

Читайте также: