Как сделать официальный документ в ворде
Добавил пользователь Алексей Ф. Обновлено: 04.10.2024
Красиво и правильно оформленный документ Ворд не только приятен для восприятия, но и существенно облегчает работу с ним. Хорошо сверстанный структурированный текст легко читается и быстро корректируется. Однако, практически каждый пользователь компьютера сталкивался с неумело сверстанными документами, когда даже незначительные исправления в них существенно искажали структуру всего текста. А ведь для того, чтобы этого не произошло, достаточно придерживаться всего лишь нескольких правил оформления документов в Ворд. В этом нет ничего сложного. Достаточно правильно набрать один-два текста, и это станет простым и привычным.
Как назначить шрифт в Ворд
Как установить параметры страницы в Ворде
Как задать отступы и интервалы
Как убрать лишние пробелы в Ворде
Как оформить заголовки
Как вставить разрывы страниц
Как оформить списки в тексте
Как пронумеровать страницы в Ворде
Как сделать оглавление в Ворде
Порядок действий при оформлении документа
Как назначить шрифт в Ворд
При назначении шрифтов в набираемом тексте важно помнить простое правило: шрифт во всем документе должен быть один и тот же. Например, совершенно неприемлемо, когда начало документа напечатано шрифтом Arial, середина набрана шрифтом Calibri, а в заключительной части используется шрифт Verdana. Бывают исключения, когда нужно каким-то образом выделить фрагмент текста, но основная часть документа все равно в этом случае должна быть набрана одним и тем же шрифтом.
Как быть в ситуации, когда при копировании и вставке фрагмента текста из другого документа сохраняется исходное начертание шрифта? Для решения этой задачи существует несколько методов.
После этих манипуляций скопированный фрагмент текста будет вставлен в формате создаваемого документа.
Как установить параметры страницы в Ворде
Как задать отступы и интервалы
Как убрать лишние пробелы в Ворде
Форматирование текста при помощи пробелов – это наиболее часто встречающаяся ошибка при создании документов в Word. Делать красную строку вначале абзаца пробелами или центрировать заголовок при помощи пробелов категорически нельзя. Необходимо запомнить, что пробел используется только для отделения в тексте одного слова от другого.
Как оформить заголовки
При оформлении заголовков целесообразно использовать стили. Оформлять вручную каждый заголовок в длинном тексте долго и трудоемко, в то время как использование стилей позволяет решить эту задачу за несколько минут.
Как вставить разрывы страниц
Еще одна грубая и часто встречающаяся ошибка – разрыв страниц при помощи пустых строк. Например, вы закончили первую главу документа и вторую главу хотите начать с нового листа. Казалось бы, очень просто – несколько раз нажать на клавишу Enter до тех пор, пока курсор перейдет на новый лист. Но как только вы что-то поменяете в первой главе (например, добавите или удалите несколько строк), первая строка новой главы сместится вниз и будет уже не вверху листа, или, наоборот, переместится на предыдущую страницу. К сожалению, такое встречается очень часто у начинающих пользователей Word.
Как оформить списки в тексте
Если в тексте имеется несколько списков, рекомендуется сделать свой собственный стиль для оформления их, как это было описано выше для заголовков. Затем можно просто установить этот стиль двумя щелчками мыши для каждого списка в тексте.
Как пронумеровать страницы в Ворде
Как сделать оглавление в Ворде
После того, как будут проставлены номера на страницах документа, можно перейти к формированию оглавления. Большая ошибка – создавать оглавление вручную. Это не только долго, но трудоемко. При корректировке документа может поменяться расположение глав на страницах, и придется каждый раз вручную менять номера страниц в оглавлении. К счастью, в Ворд есть специальная функция, которая автоматически создает оглавление и меняет номера страниц при изменении расположения разделов. Кроме того, каждый раздел оглавления в этом случае является ссылкой, что позволяет быстро осуществлять переход в нужное место документа.
В созданном оглавлении можно поменять шрифт, величину отступов, маркеры и так далее. Для этого щелкните по оглавлению левой кнопкой мыши, тем самым выделив его. Затем вызовите контекстное меню, щелкнув по выделенной части правой кнопкой мыши.
Порядок действий при оформлении документа
Таким образом, для того, чтобы правильно и красиво оформить документ в Ворд, нужно выполнить следующую последовательность действий.
- Выбрать шрифт для текста создаваемого документа.
- Установить нужные параметры страниц.
- Задать отступы и интервалы для абзацев и строк документа.
- В уже набранном тексте документа удалить пустые строки и лишние знаки пробелов.
- Оформить заголовки при помощи стилей.
- Вставить разрывы страниц там, где это необходимо.
- Корректно оформить списки, таблицы, картинки.
- Проставить номера страниц.
- Сделать оглавление и список использованных источников, если это необходимо. Оформить приложения.
- Окончательно проверить корректность написания документа.
Соблюдение этих несложных рекомендаций позволяет легко и быстро вносить изменения в текст и обеспечивает отсутствие проблем при печати документа.
В заключение еще один совет. Храните на компьютере только важные копии документов Word. Если, конечно, они нужны. Все остальные дубликаты файлов следует регулярно удалять. Существует множество программ, которые сделают это автоматически и быстро. Удаление дубликатов файлов Word – это важное условие поддержания идеального порядка в ваших документах.
На фирменном бланке печатаются практически все документы компаний, и это придает им уникальный фирменный стиль. В верхней части листа, выше первой строки, находится отдельная область — верхний колонтитул. На фирменном бланке здесь обычно размещают логотип компании или ее название. В нижнем колонтитуле, который находится после нижней строки текста, чаще всего указывают контактную информацию — телефон, адрес и веб-сайт компании. Иногда при создании фирменных бланков также используются подложки — фоновые изображения.
Для создания фирменного бланка в программе Microsoft Office Word 2007 необходимо выполнить следующие действия.
Обычно дату вставляют в договоры, чтобы она автоматически менялась.
Иными документами можно пугать в темном переулке. Наверное, все встречали такие экземпляры. В действительности же создать документ, не вызывающий раздражения, совсем не трудно, важно соблюдать всего лишь несколько простых принципов.
А в чем проблема?
Чтобы такого не случилось, следует соблюдать несколько простых правил. Грамотная работа с текстовым редактором Microsoft Word (именно им пользуется подавляющее большинство людей) сделает документ эстетичным, а его редактура не будет стоить вам нервов.
Основные ошибки при работе с Word
Ниже опишем основные некорректные приемы, которые используются для редактирования текста, и расскажем, как добиться нужного результата правильно и быстро.
Ошибка 1. Лишние пробелы
Форматирование текста пробелами — одна из самых распространенных ошибок в работе с текстами. Просто не нужно этого делать. Пробел нужен только для отделения одного слова от другого, в остальных случаях (например, постановка красной строки) следует пользоваться специальными инструментами. Давайте разберем конкретные случаи.
Как сделать красную строку в Word. Чтобы попасть в нужный раздел меню, существует два способа.
Если вы хотите применить красную строку ко всем абзацам текста, предварительно нажмите Ctrl+A, чтобы выделить весь текст, или выделите нужный отрезок текста мышкой с зажатой левой кнопкой.
Как выровнять заголовок по центру в Word. Сделать это можно тремя способами.
Способ 2. Щелкнув левой кнопкой мыши по заголовку, нажать комбинацию клавиш Ctrl+E.
Ошибка 2. Ручная регулировка интервалов между абзацами
Способ 3. Выделить нужный фрагмент и выставить нужные параметры шрифта во всплывающем меню.
Способ 4. Выделить нужный фрагмент и воспользоваться горячими клавишами: для изменения шрифта — Ctrl + Shift + F, для изменения размера шрифта — Ctrl + Shift + P.
Ошибка 4. Разный межстрочный интервал
Ошибка 5. Списки оформлены вручную
Там можно выбрать тип и вид списка, определить первое значение и расположение на странице.
Ошибка 6. Висячие строки
Чтобы сверстанный нами документ выглядел эстетично, нужно избавиться от висячих строк.
Заключение
Итак, мы рассмотрели типичные ошибки, которые допускают пользователи, работая с текстовыми документами. Как видите, избежать этих недочетов совсем не сложно, если помнить, что для каждой конкретной задачи в программе Microsoft Word есть специальный инструмент, и нужно просто этими инструментами пользоваться.
Microsoft Word – текстовый редактор с широчайшими пожалуй возможностями, с которыми постепенно будем знакомиться на страницах нашего блога. В этой публикации мы рассмотрим базис работы с этой программой. Мы поговорим о том, как в Microsoft Word создать документ, как его сохранить, какие в текстовом редакторе есть основные возможности, на которые на первых порах знакомства с ним нужно обратить внимание новичкам. Работу редактора мы рассмотрим на примере его последней ритейл-версии Microsoft Word 2019, которая во многом с двумя другими версиями идентична из числа актуальных — Microsoft Word 2016 и 2013.
Создание документа
Работа с Microsoft Word начинается либо с открытия существующего документа, либо с создания, соответственно, нового. Создать новый документ можно прямо на главной вкладке приветственного окошка программы. Это будет у нас пустой документ, чистый лист формата А4.
Сохранение документа
Помимо настройки автосохранения, в процессе работы с текстовым редактором можем вручную сохранять документ. Для этого жмём кнопку в виде дискетки на панели быстрого доступа или клавиши Ctrl+S.
Основные функции в процессе набора текста
Непосредственно работу над пустым документом начинаем с выбора шрифта и его размера в главном меню программы.
Далее выбираем выравнивание текста – по правому/левому краю, посредине, по ширине. Можем выбрать другой, нежели предустановленный, междустрочный интервал. И при необходимости убрать или добавить интервалы до или после абзаца. Но можно и просто делать между абзацами отступы двойным отбитием клавиши Enter.
При наборе текста для удобства можно пользоваться функциями отмены ввода, если мы что-то удалили нужное и хотим вернуть это обратно. И также можно использовать повторение ввода – функцию, обратную отмене ввода. Их кнопки размещены на панели для быстрого доступа, и также эти функции можно всегда задействовать клавишами, соответственно, Ctrl+Z и Ctrl+Y.
По умолчанию в программе Microsoft Word включена проверка орфографии. Все грамматические ошибки отмечены красным подчёркиванием, пунктуационные и стилистические – синим. В контекстном же меню на подчёркнутых словах и фразах мы можем посмотреть, как, возможно, правильно пишется то или иное слово, либо как правильно нужно ставить знак препинания. Однако стоит иметь в виду, что автоматизированное средство для проверки правописания Microsoft Word ещё далеко от идеальной реализации, и сомнительные какие-то моменты всегда нужно перепроверять.
Форматирование текста
Программа Microsoft Word может предложить нам огромнейшие возможности в плане форматирования текста. К тексту можем применять различные шрифты, выделение жирным, курсивом, нижним подчёркиванием, цветным маркером и блоком. Можем буквы сделать любого цвета и стиля, в том числе объёмного. Все эти операции есть в главном меню программы. И также в нём есть коллекция из разнообразных стилей форматирования. Это стили, которые можно применять к определённому тексту – названиям, заголовкам, подзаголовкам, цитатам, а также акцентным выделениям и т.п. У каждого шаблона имеются разные стили форматирования, прямо в коллекции в главном меню у нас есть возможность эти стили редактировать на свой вкус и создавать новые.
Режимы отображения документа
У Microsoft Word есть несколько режимов отображения документа, их кнопки для переключения находятся внизу справа. Двое из режимов предназначены для набора текста – это режим обычного документа и режим веб-страницы. Между ними можно переключаться и выбирать, какой из них для какой ситуации нам больше подходит.
И есть ещё режим чтения, он предназначен для чтения книг и прочих текстовых материалов. Ну и, соответственно, его можно использовать для вычитки разных документов. В режиме чтения нельзя редактировать текст. Но данный режим у нас настраивается: можем выбрать тему, макет, ширину колонки.
Вот это только основные возможности Microsoft Word по созданию документов. Ну а все остальные возможности текстового редактора мы уже узконаправленно рассмотрим в других статьях блога.
Читайте также: