Как сделать оцифровку бизнеса

Добавил пользователь Morpheus
Обновлено: 04.10.2024

Приветствую! Меня зовут Вертков Алексей, я представляю компанию sol.digital. В этой статье я буду рад представить Вам несколько аналитических решений для отдела продаж на amoCRM, построенных с помощью myBI Connect.

В результате мероприятий по внедрению набора отчетов клиент получил практически полный контроль над отделом продаж, а вместе с этим — рост выручки на 24% за первый месяц после внедрения. К сожалению, с самим клиентом я вас познакомить не могу, он пожелал остаться в тени, и даже сферу свою попросил не раскрывать;)

Клиент обратился к нашей компании с проблемой организации работыотдела продаж – она была разбита на отдельные процессы, которыепроходили в разных системах. Продажи велись в два этапа: привлечениехолодных лидов, а далее – их закрытие и осуществление сделок. Холодныелиды велись в amoCRM, а их закрытие – в отдельной отраслевой системе.Такая организация рабочих процессов сказывалась на результатахдеятельности компании: ввиду отсутствия полноценных инструментовконтроля продаж, динамика выручки была отрицательная.

Внедрение общей учетной системы для всех сотрудников
Контроль качества ведения CRM менеджерами
Оперативный мониторинг текущих продаж за день/неделю
Ввод соревновательных лидерских механик в отделе продаж
Автоматизация выбора приоритетных компании для проработки менеджерами
Мониторинг дебиторской задолженности
Расширенная аналитическая отчетность для ТОП-менеджмента и мониторинг основных показателей для владельцев.

Аудит бизнес-процессов и текущих учетных систем;
Корректировка работы текущих систем;
Подготовка выгрузки данных;
Создание конечных решений в виде отчетов в Power BI

Рассмотрим детально все перечисленные этапы – их реализацию ирезультаты.Аудит бизнес-процессов и текущих учетных систем

Начинаем со сбора информации о том, как движется заявка, начиная ее попадания в CRM, заканчивая повторной продажей или же звонком менеджера из отдела качества.

Какие воронки вообще нужны
Из каких этапов воронка должна состоять
Как будет вести себя заявка на каждом из этапов воронки
Какие дополнительные поля необходимы для комплексногоотслеживания всего процесса

Данный этап помогает охарактеризовать всю схему бизнес-процесса продажи, понять, какие конечные цели преследует компания.Корректировка работы текущих систем

Следующим шагом является корректировка центрального компонента всех рабочих процессов отдела продаж, а именно – CRM-системы.

Отдел холодных продаж
Отдел горячих продаж
Отдел качества

Далее переходим к детальным на шагам по этим воронкам — тут главное не сделать лишнего. После недолгих обсуждений было решено не распыляться на большое количество шагов и сделать максимально компактную и комфортную среду для работы менеджеров.

Далее углубляемся в возможности самой amoCRM и на созданных шагах выстраиваем автоматическое создание задач и переход сделок между воронками. За счет дополнительных возможностей amoCRM мы максимально автоматизируем процессы создания сущностей и заполнения данных. В завершении создаем нужные поля в каждой из 3-х сущностей (сделки, контакты, компании).Подготовка выгрузки данных

Залог качественной отчетности – актуальные и верные исходные данные. На этом этапе решается вопрос о том, какие именно данные из учетных систем попадут в итоговую систему отчетности. В нашем случае это amoCRM и Google Sheets.

В целом, весь этот этап полностью выполняет платформа myBI Connect. После подключения и настройки выгрузки мы получаем хранилище, данные в котором лежат в удобных представлениях и обновляются ежедневно. Кстати, можно и чаще. Это дает нам возможность быстро перейти к следующему шагу — построению аналитических решений.Визуализация данных — создание решений

Эта самая интересная и приятная часть внедрения. Далее мы работаем над тем, чтобы данные превратились в конечные решения, которые должны четко отвечать на поставленные вопросы и вести компанию к росту выручки. Тут важно заранее зафиксировать, на что мы в результате хотим повлиять и, исходя из этого, выбирать необходимые отчеты и их структуру.

Далее будут приведены конкретные реализованные решения, внедрение которых привело к достижению целей клиентов, а именно – росту выручки.

Инструмент контроля качества ведения CRM менеджерами

Он представляет из себя два отчета. Первый отчет висит на общем экране в отделе продаж и используется РОПом:

Этот отчет позволяет увидеть все “косяки”, которые могут допустить менеджеры при работе с CRM. Это могут быть: незаполненные поля, сделки без задач, сделки без компаний, компании без квалификации и прочие прочие. Все эти проблемы автоматически выявляются и отображаются на едином экране.

В результате мы пришли к тому, что постепенно все менеджеры исправили проблемы отсутствия данных, в CRM перестала вестись хаотично, а мы получили более “чистые” данные для наших следующих отчетов.

Оперативный мониторинг текущий продаж

Отчет отражает текущие продажи: план, факт и разницу между ними за текущий день и за текущую неделю по каждому менеджеру. Этот отчет постоянно отображается на экране в отделе продаж.

План по продажам задается РОПом в отдельной табличке:

Такой инструмент помогает РОПу контролировать текущую ситуацию и делать оперативные корректировки. Кроме этого работа приобретает соревновательный характер, что может дополнительно мотивировать сотрудников к более эффективной работе.

Отчет “Лучший работник месяца”

Выводя суммарные результаты за текущий месяц, это решение формирует атмосферу здоровой конкуренции. Победитель, разумеется, получает награду. Отчет также выводится на экран отдела продаж. Лидерство формируется по сумме маржи за месяц.

Все перечисленные отчеты отображаются на экране с определенным интервалом ротации.

Аналитический отчет для руководителя отдела продаж

Данный отчет позволяет РОПу “покрутить” данные в различных срезах. Не зря же мы ранее вводили дополнительные поля для каждой сущности. Теперь мы имеем возможность превратить каждое из этих полей в параметр внутри отчета и рассмотреть продаж с любым набором параметров.

Тут стоит отметить, что мы используем единую связанную модель и нужные нам интерактивные свойства Power BI, что позволяет объединить очень много данных в рамках одного экрана. Ниже приведена статическая картинка, но в реальности при клике на любую из визуализаций все цифры будут пересчитаны в зависимости от нашего выбора. Такой отчет, как правило, создается индивидуально под особенности каждого клиента, может отслеживать разное количество дополнительных полей/срезов.

Данное решение позволяет руководителю отдела продаж выявить закономерности, которые характерны конкретно для его отдела. Конечный объем продаж всегда можно разбить на составляющие — продажи по менеджерам, продажи по типам клиентов, продажи по типу продуктов. Такое структурирование данных позволяет понять, какие составляющие продаж, а также их пересечение, обладают наибольшей или наименьшей эффективностью. Этот отчет помогает выявить 20% действий, которые приносят 80% прибыли (принцип Парето).

Инструмент приоритизации обзвона текущих клиентов

Данный отчет отвечает на простой вопрос менеджера — в каком порядке проводить коммуникацию с клиентами? Когда теплые заявки заканчиваются, грамотный менеджер начинает работу со своими старыми клиентами заново. В данном отчете присутствует таблица, которая показывает клиентов с наименьшим количеством сделок за последние 3 месяца. При этом в отчете отражаются только те компании, с которыми менеджеры компании общались мало. Таким образом, мы получаем список малоактивных компаний с небольшим количеством сделок. На них менеджерам стоит обратить особое внимание, ведь возможно, что такие компании обладают немалым потенциалом.

Отслеживание дебиторской задолженности

Этот отчет вас, скорее всего, не удивит, как и то, что нужно стремиться вовремя получать оплату за свои услуги;). В данном случае мы настроили процесс работы с амо таким образом, чтобы в ней отражались все данные о сроке и факте оплаты. Это, в свою очередь, позволяет формировать отчет о сделках, оплата по которым не поступила вовремя. Такой отчет помогает выявить компании с максимальной суммой задолженности и максимальной просрочкой оплаты. В отчете также присутствуют ссылки на конкретные карточки клиентов в amoCRM.

Мобильный Dashboard для владельца или CEO

Ну и не обошлось без желанного всеми топами отчета в мобильном приложении.

Наша версия включает даже push-уведомления на мобильный телефон владельца при выполнении дневного или недельного плана больше чем на 80%.Итог

Благодаря своевременному вмешательству и оцифровке рабочего процесса, практически “на глазах” начала расти выручка. Стагнирующая ситуация стабилизировалась и падающая кривая поползла вверх. По сути, появились 3 новых системы, а именно системы контроля и самоконтроля по косякам и продажам и система сквозной аналитики отдела продаж.Наш клиент утверждает, что ситуация в компании начала меняться уже в процессе внедрения изменений: в отделе продаж сформировалась атмосфера здоровой конкуренции, у сотрудников появилась мотивация к достижению поставленных перед ним целей. Рост валовой прибыли в первый месяц после внедрения наших решений составил 24% по отношению к предыдущему периоду. На наш взгляд это отличный результат столь короткий срок. Что касается внедрения, то могу с уверенностью сказать следующее: имея опыт работы с данными, понимание процессов конкретной компании, навыки настройки amoCRM и наличие инструментов PowerBI и myBI Connect — перед тобой открываются безграничные возможности в решении практически любых бизнес-задач.

Мы будем рады помочь реализовать подобные решения для Вашей компании с учетом отраслевых особенностей и желаемых результатов. Пожалуйста, заполните наш Бриф.

После ответа на вопросы о цели и желаемом результате вам нужно описать процесс, который вы хотите оцифровать. В данном случае вам нужно указать:

— какие этапы (стадии) в данном процессе;

— кто и что делает на каждом этапе;

— виды входящих и исходящих ресурсов (материалы, данные, продукция, просмотры, заказы, деньги, что-то иное) для каждого этапа;

— условия начала и завершения этапа, если есть различные варианты, их надо описать;

— технические параметры и виды переменных для каждого этапа, например, конверсии или кпд;

— структуру и оценку иных параметров, если они нужны (например, затрат);

И вот с этими данными можно начинать оцифровку. Не страшно, если их будет мало. Главное, чтобы было понимание желаемого результата и ключевых параметров, влияющих на результат. Этого хватит для старта. А детализация и шлифовка уже может происходить постепенно.

Разработка модели, как я её вижу и как осуществляю работу в данном направлении, — процесс итерационный. Т.е. происходит постепенно отдельными шагами: сначала формируем скелет будущей модели, затем постепенно начинаем его наращивать, наполнять цифрами, тестируем, оцениваем адекватность, дорабатываем.

Например, ваша цель – прогнозировать выручку и понимать, какие показатели эффективности менеджеров по продажам должны быть, чтобы вы получили нужный вам объем доходов. В этом случае вам нужна модель, в которой будут собрано максимальное число параметров (переменных), влияющих на выручку.

Прогнозная модель позволяет строить различные сценарии развития событий, возможные при том или ином значении переменных.

Эти параметры вы должны будете указать тому, кто будет разрабатывать модель для вас.

В рассматриваемом примере от вас нужна будет информация по ассортименту, источникам и способам получения доходов, этапам сделки (т.е. нужна воронка продаж) и участникам процесса, конверсиям, ценам или ценовым группам, прочим параметрам. И вот уже на основе этой информации ваша модель будет собираться.

В 1С:CRM предустановлено 23 показателя. Они накапливают данные: как работают менеджеры, какие этапы сделок пропускают, а что удаётся хорошо.

Чтобы 1С:CRM стала собирать показатели работы сотрудников, запустите Регламентное задание. По умолчанию оно не запущено, и данные не накапливаются.

Показатели делятся на три группы: коммуникации, качество работы и продажи.

Коммуникации

Качество работы

Продажи

Рекомендуем накапливать показатели в течение одного-трёх месяцев. Данные в отчёте получатся релевантные, и руководитель легко поймёт, кто из сотрудников вовремя выполняет этапы сделки и много коммуницирует с клиентами, а кто – нет.

Шаг 2: Анализируем данные наблюдений

Точные цифры помогают лучше увидеть, что происходит в продажах. Руководитель сможет улучшать общий процесс продаж, а также выстроить стратегию работы с сотрудниками.

У разных менеджеров бывают разные проблемные места в работе. Например, один сотрудник забывает выполнять задачи, другой — не высылает коммерческие предложения, у третьего — маленький средний чек. Когда слабые места видны, можно проработать их индивидуально с каждым — это положительно скажется на продажах.

В 1С:CRM наглядно видны сильные и слабые стороны менеджеров

В остальном лучше оставить сотрудникам свободу. Это принципиально важно: человек на месте сориентируется лучше, нежели будет действовать по оторванным от реальности инструкциям.

Шаг 4: Продолжаем собирать показатели

На этом этапе процесс продажи стал прозрачнее, но его можно ещё улучшить.

Продажа начинается от первичного контакта и заканчивается удовлетворением потребности. И первичный контакт (через сайт, мессенджеры, входящие обращения), и удовлетворение потребности клиента — это вопрос взаимодействия внутри компании. Поэтому в процесс продажи стоит подключать других сотрудников — юристов, службы закупки, производства, сервисного обслуживания — и снимать показатели их работы.

Шаг 5: Повторяем шаги 1—4

Алгоритм оцифровки процесса продажи

––––––
В видео рассказываем больше про оцифровку продаж и отвечаем на каверзные вопросы.