Как сделать общий доступ к файлу excel в яндекс диске

Добавил пользователь Дмитрий К.
Обновлено: 04.10.2024

Кто это может сделать? Человек, имеющий статус главного пользователя. Одним словом, что нужно сделать для того, чтобы совместная работа с документом стала не просто возможной, но и эффективной?

Особенности работы с общим файлом Excel

Работа с общим файлом в Excel имеет свои особенности. Так, некоторые действия недоступны для пользователей:

Создание таблиц.
Управление сценариями, включая их просматривание.
Удаление листов.
Пользователи не имеют возможности соединять несколько ячеек или наоборот, разбивать ранее объединенные.
Любые операции с XML данными.

Как можно обойти эти ограничения? Необходимо просто снять общий доступ, а потом его вернуть, когда появится такая необходимость.

Вот еще таблица с некоторыми задачами, которые возможно или невозможно выполнить, если вы работаете вместе с несколькими людьми над одной таблицей.

Как сделать совместный доступ к файлу Excel

Сначала нужно понять, какой файл необходимо сделать доступным для редактирования сразу несколькими людьми. Это может быть как новый файл, так и уже существующий.

Настройка параметров

Всплывет окно, в котором есть две вкладки. Нас интересует первая, которая открывается автоматически. Нам нужно поставить флажок возле пункта, отмеченного на скриншоте красным прямоугольником. С его помощью мы даем возможность нескольким пользователям управлять документом.

После того, как мы открыли доступ для редактирования, нам нужно его настроить. Для этого открываем вторую вкладку.

После этого нужно сохранить файл на компьютере.

Важно! Формат должен быть таким, чтобы файл мог открыть каждый пользователь со своей версии электронных таблиц.

Открытие общего файла

При этом недопустимо использование веб-сервера, чтобы сохранить общий файл.

Как открыть книгу Excel с совместным доступом

В левой части появившегося окна будет возможность выбрать категорию настроек, но нас интересует самая первая, где приводятся самые общие параметры.

После выполнения этих операций появляется возможность отредактировать информацию в документе или же добавлять какие-то данные. Не забудьте сохранить изменения после их внесения.

При этом могут иногда при сохранении появляться проблемы. Например, общий доступ открывается только для первого открытия, и при попытке открыть документ во второй раз программа выдает ошибку. Это может происходить по следующим причинам:

Если в одной и той же ячейке вносят данные сразу несколько участников. Или любую другую часть.
Формирование журнала изменений, из-за которого книга увеличивается в размере. Это приводит к неполадкам.
Пользователь был удален из совместного доступа. В таком случае сохранить изменения не получится только на его компьютере.
Сетевой ресурс перегружен.

Удалить журнал изменений или стереть с него лишнюю информацию.
Убрать лишнюю информацию внутри самого документа.
Перезапустить совместный доступ.
Открыть документ Excel в другом офисном редакторе, а потом снова сохранить его в формате xls.

Правда, в последних версиях эта ошибка случается не так часто, как в старых.

Как посмотреть действия участников

В ходе совместной работы нужно постоянно следить, чтобы какой-то из участников чего-то не испортил. Поэтому нужно научиться понимать, какие действия были совершены кем-то из них. Для этого надо выполнить следующие действия.

Также можно вносить и другие изменения, выставив соответствующие галочки в нужных местах.

Список изменений не лежит мертвым грузом. Главный пользователь может рецензировать правки других участников, подтверждая или отклоняя их. Как это сделать?

Теперь нужные коррективы были оставлены, а лишние – удалены.

Как удалить пользователя из файла Excel

Время от времени появляется необходимость убирать пользователей из совместного редактирования. Причин может быть огромное количество: им было дано другое задание, участник начал вносить правки с другого компьютера и так далее. Реализовать эту задачу в Excel вовсе несложно.

Как ограничить использование общей книги

Самый лучший способ ограничить использование общей книги – это удалить пользователя. Если это не подходит, можно выставлять право на просмотр или редактирование книги конкретным участником.

При этом важно помнить, что некоторые ограничения встроены в совместное использование по умолчанию. Они были описаны выше. Давайте их вспомним, поскольку повторение – мать учения.

Запрещено создание умных таблиц, которые автоматически обновляют данные и имеют множество других возможностей.
Нельзя управлять сценариями.
Есть встроенное ограничение на удаление листов, соединение или разъединение ячеек.
Выполнение всех операций с XML-данными. Простыми словами, есть ограничения на структурирование большого количества данных, в том числе, и редактирования их массивов. XML – это один из самых непонятных типов файлов для начинающих пользователей, но на самом деле, это все просто. С помощью файлов этого типа можно передавать данные, внося пакетные изменения в документ.

Проще говоря, совместное редактирование дает возможность осуществлять стандартные операции с документом, но более профессиональные опции доступны лишь для одного человека. Это объясняется тем, что те же макросы или пакетные изменения с помощью XML несколько сложнее откатить.

Чтобы сделать это, необходимо выполнить следующие действия.

Все, теперь совместный доступ отключен.

Таким образом, в Excel настроить совместное редактирование довольно легко. Конечно, есть некоторые ограничения, которые не дают использовать документ в полной мере. Но решаются они довольно просто, достаточно на время отключить совместный доступ, а потом его включить, когда нужные правки были внесены.

Создание сайта. Продвижение сайта. Заработок на сайте.

Вы можете открыть доступ к папкам на Диске для знакомых или коллег. Получив доступ, приглашенные вами люди увидят копию общей папки на своем Диске. Изменения, которые вы сделаете в общей папке (например, переименуете или добавите файл), будут видны всем участникам.

Полный доступ к папке позволит участникам изменять ваши файлы и загружать новые. Таким образом вы сможете работать над одними и теми же данными вместе.

Предоставление доступа к папке

Чтобы открыть доступ к папке:

на странице сервиса — выберите нужную папку и нажмите кнопку Сделать папку общей.

Рассылка приглашений

Ограничение. Чтобы получить доступ к вашей папке, приглашенный должен будет иметь аккаунт на Яндексе. Если у него нет аккаунта, мы предложим ему зарегистрироваться.

В окне настройки доступа к папке вы можете выбрать знакомых, введя их электронные адреса.

Чтобы найти нужного человека среди почтовых адресатов и друзей на Facebook, нажмите кнопку Выбрать из списка контактов . В открывшемся окне перечислены ваши почтовые адресаты. Загрузите список ваших контактов на Facebook, нажав на его логотип.

Папки, к которым нельзя открыть доступ

Папка, которой вы не владеете.
Папка, которая содержит общую папку.
Папка, которая находится внутри общей папки (доступ к которой уже открыт).

Права доступа

Открывая доступ к папке, вы можете предоставить участнику следующие права:

Только просмотр — разрешение просматривать и скачивать файлы из общей папки.

Доступ к отдельным файлам и папкам внутри общей папки не настраивается. Участники папки теряют доступ к файлу в общей папке, только если ее владелец или участник с полным доступом удалит файл либо переместит его в закрытую папку.

Принятие приглашения

После того как приглашение будет принято, на Диске приглашенного будет создана копия вашей папки. Если свободного места для копии будет недостаточно, принять приглашение не получится.

Примечание. Если со временем общая папка разрастется и займет все свободное место на вашем Диске, вы не сможете загружать новые файлы на свой Диск. При этом доступ к общей папке у вас останется.

Список папок, к которым вы открыли или получили доступ, можно увидеть на странице Общие папки.

Почему чужие папки занимают место у меня на Диске?

Когда вы принимаете приглашение на доступ к папке, сервис полностью копирует эту папку на ваш Диск (вне зависимости от прав доступа). Таким образом, если объем вашего Диска — 10 ГБ, вы не сможете принять приглашение в папку большего размера.

Общая папка перестанет занимать место на вашем Диске только после того, как вы откажетесь от доступа к ней — удалите всю папку целиком.

Зачем это нужно?

Общие папки занимают место на Диске каждого участника, чтобы один пользователь не мог бесконечно увеличивать доступное ему место. В противном случае можно было бы просто регистрировать новые аккаунты и открывать самому себе доступ к папкам этих аккаунтов.

Операции над общими папками

Все участники могут переименовывать и перемещать общую папку на своем Диске. На выданные или полученные права доступа это никак не влияет.
Каждый участник может отказаться от доступа к общей папке, удалив ее копию со своего Диска.
Если владелец общей папки удалит ее, все участники потеряют права доступа к папке.

Изменение доступа к папке

Выберите папку и в панели справа нажмите кнопку Настроить доступ .

В открывшемся окне вы можете изменить индивидуальные права доступа или отказать в доступе участникам (копия вашей папки будет удалена с их Дисков).

Примечание. Новые права доступа будут автоматически применены к участнику общей папки сразу же после их изменения.

Чтобы настроить Яндекс Диск для командной работы в первую очередь необходимо завести почту на Яндексе, если таковой еще нет. Далее переходим по ссылке - Яндекс Диск . Вы сразу увидите предложение скачать Яндекс Диск на компьютер, но об этом чуть позже, поэтому закрываем и видим набор стандартных папок. У меня их уже больше.

Теперь о приложении. Яндекс Диск можно установить на компьютер и он будет виден как обычная папка, т.е. для работы не надо будет открывать браузер – просто копируем туда нужные файлы и все. Одно но, если заливать туда большие объемы, то папка сильно разрастается, фактически получается, что одну и ту же информацию вы храните дважды на жестком диске (в рабочей папке и папке Яндекс Диска на системном диске по умолчанию).

В прошлый раз я вам показала, как легко и быстро установить Яндекс облако и скачать его на ваш ПК (компьютер), статья находится здесь.

Сегодня продолжим тему работы на Yandex диск. Вы получите ответы на вопросы: как пользоваться Яндекс диском (ЯД), добавлять файлы и папки, как настроить доступ к файлам другим пользователям и некоторые другие фишки.

Перейдем сразу к практике. Итак, у вас уже есть почтовый ящик на Yandex и установлен Яндекс диск. Что же делать дальше?

Как начать пользоваться Яндекс Диском (Yandex облаком)?

Я рассказывала в прошлой статье, зачем он нужен, не буду повторяться, скажу лишь коротко: диск используется для хранения каких-либо ваших данных (файлов, фотографий и прочее).

Начать использовать его по назначению вы можете сразу же после его установки на компьютер или же непосредственно через интернет.

Вы можете настроить автоматическую загрузку фотографий с вашего телефона и социальных сетей, можете вручную добавлять на хранение любую информацию.

Как на Яндекс диск загрузить файл, папку, картинку?

Для добавления любого файла на Яндекс облако, нужно просто нажать на ЗАГРУЗИТЬ в верхней части экрана.

Далее вам откроется окно, в котором нужно выбрать файл с вашего компьютера, который вы планируете добавить и нажать ОТКРЫТЬ.

Таким образом можно добавлять (загружать) любые файлы.

По умолчанию они будут доступны только вам, если вы хотите открыть доступ какому-то человеку к вашей картинке, тогда уже берете ссылку на файл и посылаете ее пользователю.

Доступ можно сделать на просмотр и на редактирование, об этом читайте ниже.

Как на Яндекс диске создать новую папку, электронный документ, добавить новый альбом?

В верхней части экрана находится меню, нажав на кнопку СОЗДАТЬ, можно добавить новую папку, электронный документ (текстовый, таблицу или презентацию), а также альбом для картинок и фотографий.

Для примера покажу, как сделать новую папку для хранения.

Нажмите СОЗДАТЬ—ПАПКУ. Далее вы можете поменять название, просто нажав один раз на имя папки (по умолчанию будет название НОВАЯ ПАПКА).

Тут же вы можете сразу настроить степень доступа к данной папке.

Как на Яндекс диске настроить доступ к папке (файлу) другому пользователю?

Для начала коротко скажу для чего это нужно.

Допустим, вы хотите создать какую-то таблицу, в которую будете заносить общие данные с другим человеком, или же текстовый документ (который напоминает ворд), тогда на помощь придет настройка доступа к файлу или папке. Вы сможете настроить доступ на редактирование, полный доступ или же просто на просмотр.

Для этого нужно нажать на надпись ОБЩИЙ ДОСТУП (смотрите скриншот выше).

Откроется окошко, где вам нужно будет ввести имя пользователя (если он есть у вас в адресной книге яндекс почты), или же просто электронный ящик человека на Яндексе.

Выберите уровень доступа:полный доступ (редактирование, удаление) или же только просмотр. И нажмите кнопку ПРИГЛАСИТЬ.

После этого введенный пользователь будет отображаться в списке людей, кто получил доступ к папке или файлу.

А самому пользователю придет на его электронную почту письмо о том, что вы ему открыли доступ к файлу и ссылка на сам файл для просмотра или редактирования.

В любой момент вы можете нажать на пользователя из вашего списка и поменять настройки доступа, или даже удалить возможность просматривать файл, нажав на НЕТ ДОСТУПА или же, в случае отключения доступа всем людям, нажать ЗАКРЫТЬ ДОСТУП ВСЕМ.

Допустим, вы загрузили что-то на диск и хотите поделиться этим файлом с вашим знакомым или партнером.

Для этого, вам нужно нажать на нужный файл,справа появится меню, в котором будет надпись ПОДЕЛИТЬСЯ ССЫЛКОЙ, переключите бегунок на ВКЛ.

Если вы хотите поделиться файлом в социальных сетях и сразу с большим количеством людей, тогда вы можете нажать на любую соц.сеть (смотрите скриншот ниже) и вас перекинет в нее, где уже будет отображаться ссылка на данный файл. А вам нужно будет всего лишь дописать какой-нибудь текст для понимания людей, что это за ссылка.

Таким образом, люди получат доступ на просмотр и скачивание вашего файла. Удалить или редактировать файл другие пользователи не смогут, если конечно, вы не дали им на это доступ, о чем я писала выше.

Если у вас остались вопросы по использованию функций Яндекс диска, пишите — всегда готова к диалогу!

В следующей статье этой серии я поделюсь с вами, как быстро и просто убрать показ рекламы с вашей яндекс почты.

На этом я буду завершать эту небольшую статью. Если вы еще не успели, не забудьте подписаться на обновления блога.

А в комментариях напишите, используете ли вы Яндекс Диск и как?

С уважением, Любовь Зубарева

Читайте также: