Как сделать облако в аутлуке
Обновлено: 05.07.2024
Мы упростили и упростили управление этими вложениями электронной почты. Когда вы получаете электронное письмо с вложением или группой вложений — документами, изображениями, музыкой или видео — теперь вы можете сохранить их в OneDrive всего одним щелчком мыши.
Возможность сохранять вложения электронной почты в облаке не означает, что у вас больше нет возможности сохранять файлы на локальном диске. Оба доступны.
Введение. Для чего нужна архивация?
Дорогие друзья, прежде чем узнать, как архивировать письма или создать архив почты Outlook 2010, давайте разберёмся для чего это в принципе нужно. Может быть, что вы передумаете это делать. Или же вы, вообще, искали совершенно не это. Поэтому не стоит умалять значение некой теории, потому что так можно избежать лишней работы.
Иногда вам может понадобится архивировать свою почту, чтобы перенести её на внешний накопитель
Для чего же может пригодиться знание о том, как заархивировать письма в outlook 2010?
Архивируем вручную
Если нет потребности автоматически упаковывать всю корреспонденцию, создать архив можно вручную. Для этого перейдите в меню Файл / Средства очистки / Архивировать.
В открывшемся меню Архивации установите необходимые параметры и нажмите Ok.
В результате обоих описанных способов архивации данных Outlook, почтовым клиентом будет создан файл с архивом данных, который можно импортировать обратно в случае необходимости, а также можно перенести архив на любой другой компьютер.
Как создать архив писем?
Итак, давайте перейдём к тому, как заархивировать письма в почте outlook 2010:
Как настроить архивацию outlook
Переходим в параметры
Вот основные настройки, позволяющие организовать автоматическую архивацию outlook:
- Архивировать каждые > количество дней по истечении которых будет запускаться новое задание
- Архивировать или удалять старые элементы > ниже задаете срок, я поставил 12 месяцев
- Куда перемещать, по умолчанию это будет файл archive1.pst и будет он лежать рядом с основным файлом почты, но есть возможность и навсегда удалять элементы, для этого выберите соответствующую опцию.
- Очистить почтовый ящик
- Удалять старые элементы
Как видите все настройки очень простые, главное знать и помнить, где они находятся, не забывайте выполнять данную процедуру и держать ваш почтовый ящик в чистоте и рабочем состоянии.
Специальные инструменты для электронной почты Outlook Архива
- электронная почта Outlook, архивирование в СОЛ, MSG, HTML-, форматы TXT.
- Дополнительная опция генерировать суд дружественный PDF файлы.
- Архивирование календаря Outlook,, примечания, контакты и другие предметы.
- Архивирование настроек учетной записи электронной почты, включая пароли Outlook,
Где хранятся файлы данных Outlook
Место хранения файлов с данными Outlook зависит от версии программы. Outlook 2007 и 2010 по умолчанию сохраняет PST
и
OST
файлы в папку
AppData
:
C:\Users\Имя Пользователя
\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Начиная с Outlook 2013 место расположения PST файла изменилось, и теперь они стали храниться в папке Документы. Так, Outlook 2013 и 2016 сохраняет PST
файлы в следующей папке:
C:\Users\Имя Пользователя
\Documents\Файлы Outlook
Увидеть папку хранения PST
или
OST
файла конкретного аккаунта можно также с помощью самого Outlook. Для этого перейдите в меню
Файл
/
Настройка учётных записей
.
В окне Настроек аккаунта
Outlook откроет окно проводника и покажет папку в которой хранится PST
файл (или
OST
файл, если данным аккаунтом используется такой).
Перемещение в сетевой архив
На компьютере в Аутлук заархивировать письма можно следующим образом: заходим в любую содержащую письма папку, выбираем искомую корреспонденцию, далее в контекстном меню кликаем Переместить — нужная папка. Клавишами Ctrl и Shift процесс немного автоматизируется: с зажатой кнопкой Shift выделяются все письма (выбираем письмо, зажимаем Shift и нажимаем на последний элемент нужного выделения), с Ctrl — каждое следующее письмо прибавляется к выделению. Впрочем, это стандартные горячие клавиши для многих программ.
Отправка больших файлов по почте
Сохранение вложений из нескольких писем
Некоторые полученные письма могут содержать в себе вложения: файлы, картинки, видеоролики и т. п. Можно сохранять вложения каждого письма по очереди, но есть другой вариант:
Указываем, куда сохранить вложения
Как выделить письма
Если вам нужно выделить большое количество писем сразу, то выделите первое письмо, а потом зажмите на клавиатуре клавишу Shift и выделите последнее письмо, не отпуска клавишу. Все письма, находящиеся между первым и последним письмом, окажутся выделенными.
Выделяем несколько писем сразу
Чтобы выделить все письма сразу, отметьте одно письмо и зажмите комбинацию клавиш Ctrl+A, тогда все письма, находящиеся в той же папке, что и выделенное письмо, окажутся выделенными.
Некоторые проблемы с письмами Outlook и их решение
В процессе работы с письмами могут возникать те или иные ошибки или проблемы. Для их устранения требуется выполнить определённые действия.
Непрочитанные письма прочитываются самостоятельно
Если пришедшие вам на почту письма автоматически о, хотя вы их не открывали, то дело в том, что у вас включена функцию, которая показывает, что вы прочитали письмо, если у вас открыта вкладка с ним в течение нескольких секунд. Чтобы отключить эту функцию, необходимо выполнить следующие действия:
Заходим в параметры приложения
Переходим к дополнительным параметрам Outlook
Не отображаются старые письма
Загрузка и восстановление писем из архива и файла в формате pst
Если у вас есть архив или другой файл с письмами в формате pst, то вы можете быстро выгрузить все данные из него в программу. То есть с помощью PST файла вы можете восстановить утерянные данные или добавить новые, взятые с другого компьютера:
Указываем путь до файла в формате pst
Видео: перенос базы Microsoft Outlook 2010
Автоматическая архивация старых элементов
Вы можете указать частоту выполнения автоархивации, место сохранения архивированных элементов и время хранения элементов до их архивации.
Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.
В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.
Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.
Выберите любые другие параметры, например, не архивирование, а удаление старых элементов.
Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.
Дополнительные сведения о параметрах автоархивации см. в разделе Параметры автоархивации.
Изменение параметров автоархивации для отдельной папки
В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую требуется изменить, и в контекстном меню выберите команду Свойства.
На вкладке Автоархивация выберите нужные параметры.
Автоархивация в Outlook включена по умолчанию и выполняется каждые 14 дней. Вы можете изменить частоту автоархивации, указать файл данных Outlook (PST-файл), используемый для хранения архивированных элементов, и задать условия, при которых элементы в папках Outlook должны архивироваться.
Выберите Сервис > Параметры и откройте вкладку Другие.
Выберите параметр Автоархивация.
Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.
Выберите нужные параметры.
Архивировать или удалять старые элементы: необходимо выбрать этот параметр, если вы хотите, чтобы при автоархивации удалялись все или некоторые элементы, срок хранения которых истек. Этот параметр активирует другие параметры, позволяющие определить, какие из таких элементов нужно архивировать, а какие — удалять. Затем выберите дополнительные параметры, которые будут применяться как к архивации, так и к удалению.
В данной статье мы рассмотрим, как сохранить и обезопасить данные Outlook путём их архивирования или создания резервной копии, а также способы восстановления файлов данных Outlook (.pst или .ost) из резервной копии или архива.
Панель управления почтой
Для начала, давайте рассмотрим панель управления и настройки почты Outlook, с помощью которой можно настроить почтовый клиент в Windows. Чтобы открыть её перейдите в Панель управления компьютера и выберите раздел Почта.
В открывшемся окне Настройка почты доступны три раздела: Учётные записи, Файлы данных, Конфигурации.
Выбирая первые два пункта открывается одно и то же окно Настроек учетных записей электронной почты, только с разными закладками, в котором можно добавить учётную запись, увидеть место хранения данных каждого почтового аккаунта, восстанавливать или вносить в них изменения.
Чтобы добавить учётную запись в Outlook нажмите кнопку Учётные записи, и в закладке Электронная почта нажмите Создать.
Если вам необходимо произвести те или иные действия с данными определённого почтового аккаунта, то для этого перейдите в закладку Файлы данных в которой можно сделать следующее:
Файлы данных Outlook (*.pst и *.ost)
Чаще всего, пользователю нет необходимости знать о том, где почтовый клиент Outlook хранит свои данные. Но в случае необходимости создания резервной копии данных почтового клиента или переноса их на другой диск с целью экономии или освобождения свободного пространства жесткого диска компьютера, необходимо знать его место размещения.
Если вы уже какое-то время используете Outlook, то наверняка слышали о файлах PST. Каждый ящик электронной почты в Outlook имеет собственное хранилище данных в виде файла формата PST, в котором сохранены все письма и переписки, отметки календаря и напоминания. Данные файла PST могут быть сжаты и зашифрованы или нет, в зависимости от осуществлённых настроек.
Где хранятся файлы данных Outlook
Место хранения файлов с данными Outlook зависит от версии программы. Outlook 2007 и 2010 по умолчанию сохраняет PST и OST файлы в папку AppData:
C:\Users\Имя Пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Начиная с Outlook 2013 место расположения PST файла изменилось, и теперь они стали храниться в папке Документы. Так, Outlook 2013 и 2016 сохраняет PST файлы в следующей папке:
C:\Users\Имя Пользователя\Documents\Файлы Outlook
Увидеть папку хранения PST или OST файла конкретного аккаунта можно также с помощью самого Outlook. Для этого перейдите в меню Файл / Настройка учётных записей.
Outlook откроет окно проводника и покажет папку в которой хранится PST файл (или OST файл, если данным аккаунтом используется такой).
Архивация данных Outlook
Основным файлом данных с которым работает Outlook является файл с названием учётной записи. Из этого файла также можно создать архив или его резервную копию. Сделать это можно настроив автоматическую архивацию данных или архивировать данные вручную.
Автоматическая архивация данных
Чтобы настроить автоматическую архивацию данных Outlook, откройте приложение и перейдите в вкладку Файл. Выберите из всплывающего меню необходимую учётную запись (если их несколько).
После нажатия кнопки Автоархивация, Outlook заархивирует установленные папки почтового ящика. Чтобы изменить настройки параметров автоархивации достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на одной из папок почтового ящика Outlook и выбрать Свойства / Архивация / Автоархивация.
Кликнув кнопку Настройки архива по умолчанию, можно установить архивацию элементов папки с настройками по умолчанию.
Архивация данных Outlook вручную
Если нет необходимости настраивать автоматическую архивацию почты, то это можно осуществлять вручную. Для этого перейдите в меню Файл / Средства очистки / Архивировать.
В открывшемся меню Архивация установите необходимые параметры и нажмите Ok.
В результате обоих описанных способов архивации данных Outlook, почтовым клиентом будет создан файл с архивом данных, который можно импортировать обратно в случае необходимости.
Создание резервной копии и восстановление файла данных Outlook
Также, с целью обеспечения сохранности данных почтового клиента, можно создать резервную копию файла данных Outlook. Достаточно просто скопировать .pst или .ost файл вашей учётной записи на другой диск или в облачное хранилище. Для этого, откройте расположение нужного файла PST и скопируйте его.
Чтобы восстановить скопированный таким образом файл данных, откройте Outlook и перейдите в Файл / Открыть и экспортировать / Открыть файл данных Outlook, и выберите необходимый файл данных.
Как правило, почтовый клиент сразу же открывает папку с файлами данных.
После этого в Outlook отобразятся все данный из выбранного файла PST, и вы сможете пользоваться почтой в обычном режиме. В случае, если необходимости в использовании данной резервной копии файла данных больше не будет, эти данные можно удалить из почтового клиента.
Примечание. Как можно увидеть в мастере импорта и экспорта данных, файлов и параметров Outlook, импорт данных возможно осуществить только из файла PST. Т.е., в том случае, если вашим почтовым аккаунтом используется файл данных OST, он не сможет его импортировать в таком виде. Для этого необходимо будет конвертировать OST файл в PST формат. С помощью встроенных в Outlook инструментов осуществление такой конвертации не предусмотрено, для этого воспользуйтесь сторонним программным обеспечением.
Как изменить установленную по умолчанию папку хранения файла данных Outlook (*.pst или *.ost)
Если вам нужно переместить ваши файлы Outlook из диска С или просто в более удобное место, то это также можно сделать. Только нельзя данный файл просто скопировать, удерживая левой кнопкой мышки. Если сделать так, то Outlook создаст новый файл в папке, которая установлена по умолчанию для PST файла и в результате будет утеряна часть информации почтового ящика. Чтобы переместить файл данных, необходимо изменить установленное по умолчанию место хранения файлов Outlook с помощью реестра и только после этого перемещать файл.
Внимание. Редактор реестра – это инструмент, в результате осуществления неправильных действий с которым можно повредить операционную систему, после чего её работа станет нестабильной. Поэтому, будьте осторожны осуществляя какие-либо действия с Редактором реестра, а лучше создайте его резервную копию прежде чем вносить какие-то изменения.
Закройте Outlook и откройте Редактор реестра.
В левой части Редактора реестра перейдите по следующему пути:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\
где 16.0 – версия вашего Outlook.
Закройте Редактор реестра. После этого Outlook должен создать новый PST файл в указанной новой папке, а также теперь можно перенести старый PST файл в новую папку. После открытия, Outlook должен работать, как и прежде.
Автор: Vladimir Mareev, Технический писатель
Владимир Мареев - автор и переводчик технических текстов в компании Hetman Software. Имеет тринадцатилетний опыт в области разработки программного обеспечения для восстановления данных, который помогает ему создавать понятные статьи для блога компании. Спектр публикаций довольно широк и не ограничивается только лишь темой программирования. Статьи включают также разнообразные обзоры новинок рынка компьютерных устройств, популярных операционных систем, руководства по использованию распространенных и специфических программ, примеры решений возникающих системных или аппаратных проблем и многие другие виды публикаций. Подробнее
Как сделать резервную копию в Microsoft Outlook
Сделать резервную копию в Microsoft Outlook очень просто. Резервные копии хранятся в файлах PST (Personal Storage Table), которые можно открывать непосредственно в Outlook. Вот как его создать.
Используйте функцию резервного копирования как внешнюю резервную копию, чтобы освободить место в вашей учетной записи IMAP или переместить электронную почту в другую учетную запись или Microsoft Outlook на другом устройстве.
Как восстановить резервную копию в Microsoft Outlook
Теперь, когда у вас есть файл PST, вам нужно иметь возможность импортировать данные в нем обратно в Microsoft Outlook, что так же просто, как экспортировать файл.
Выберите папку, которую вы хотите импортировать, или весь почтовый ящик, если это то, что вы экспортировали, и выберите, следует ли импортировать файлы в текущую папку, в которой вы находитесь, или в папки с тем же именем, что и вы экспортировали.
Читайте также: