Как сделать несекретную выписку из секретного документа

Добавил пользователь Morpheus
Обновлено: 05.10.2024

1.1. Настоящий порядок определяет обязательные для всех исполнителей требования но учету, размножению, хранению, использованию, отбору для архивного хранения и уничтожению документов, содержащих коммерческую тайну-

1.2. Организация и ведение делопроизводство документов, содержащих коммерческую тайну, возлагается на специальное подразделение к составе Службы безопасности или на специально назначенных работников предприятия (далее по тексту спецподразделение).

1.3. Структура, штаты и численность спецподразделения определяется руководством предприятия в зависимости от объема документооборота.

1.4. Для всех работников спецподразделения необходимо разработать должностные инструкции с указанием их прав, обязанностей и ответственности.

II. Размещение спецподразделения

2.1. Спецподразделение должно быть, расположено и отдельных, изолированных помещениях, несанкционированный доступ в которые должен быть исключен.

2.2. Документы. содержащие коммерческие секреты, следует хранить, в металлических шкафах, сейфах или на металлических закрывающихся стеллажах, либо в помещениях секретного подразделения, либо, с разрешения руководства предприятия, в других подразделениях при обеспечении условий их гарантированной сохранности.

В любом случае необходимо обеспечить раздельное хранение документов, содержащих коммерческую тайну, от других документов (отдельные сейфы, шкафы, стеллажи).

III. Учет документов, содержащих коммерческие секреты

3.1 Все документы с грифом " коммерческая тайна " подлежат учету в спецподразделении.

3.2 Учет документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от содержащих гостайну и несекретных документов.

3.3 С целью сохранности документов, облегчение справочной работы и обеспечения контроля исполнения рекомендуется вести следующие виды учета:

- учет и регистрация входящих документов;

- учет и регистрация исходящих документов ;

- номенклатура дел, журналов и карточек

3.4. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов, содержащих коммерческую тайну:

а) прием и регистрация поступивших на предприятие документов. Содержащих коммерческую тайну :

б) при поступлении всей получаемой корреспонденции а также при получении корреспонденции в нерабочее время дежурным по предприятию пакеты с грифом " Коммерческая тайна " не вскрываются а передаются в спецподразделение:

в) в случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений ) с грифом " коммерческая тайна " составляется соответствующий акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю;

г) регистрация поступивших документов проводится на карточках или в журналах, которые должны иметь аналогичные грифы;

д) картотеки или журналы учета входящих документов учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются;

ж) па нервом листе каждого приложения к входящему документу проставляется штамп (делается отметка) с указанием номера входящего документа, приложением к которому является данный документ и количество листов данного приложения;

3.5 Печатание и учет подготовленных на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну :

а) печатание документов производится в спецподразделении По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии соблюдения требований конфиденциальности ;

б) на последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа проставляется количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, печатавшего документ и дата исполнения.

в) отпечатанный документ, в также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении, регистрируются в спецподразделении на соответствующих карточках или в журналах, имеющих соответствующие графы.

Картотеки или журналы учета подготовленных документов учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров ;

г) все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы должны быть сданы в спецподразделение для уничтожения (при использовании персональных компьютеров для подготовки документов создается спецархив для магнитных носителей информации и организуется строгий порядок их учета, хранения, копирования и уничтожения, исключающий возможность утечки закрытой информации) ;

3.6. Инвентарный учет документов, содержащих коммерческие секреты :

а) инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других предприятий документы, не подлежащие подшивке в дела. Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации но входящему учету и рассмотрения соответствующими исполнителями;

б) на инвентарный учет не берутся документы, присланные на согласование и во временное пользование ;

к) при необходимости инвентарный учет может вестись раздельно (по отдельным картотекам, в отдельных журналах) по наименованиям и видом документов, а также по видам производства ;

г) инвентарный учет ведется по соответствующим карточкам или журналам, имеющим аналогичные грифы. Картотеки или журналы учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются;

д) на документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с указанием инвентарного номера и даты регистрации.

3.7. Учет дел, журналов, карточек. Формирование дел с грифом "коммерческая тайна":

а) дела, журналы, картотеки учитываются по общей номенклатуре дел предприятия. При этом под индексом, присвоенным данному делу, журналу, картотеке, проставляется гриф " коммерческая тайна", после графы "Заголовок дела" вводится графа "Фамилии исполнителей, которым предоставлено право пользования делом";

б) документы с грифом "коммерческая тайна " подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой после их исполнения. Все дела с грифом "коммерческая тайна" независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела ;

в) листы дело нумеруются, после закрытия дела прошиваются и опечатываются. Заверительный лист подписывается сотрудниками спецподразделения.

IV. Отправка документов с грифом "коммерческая тайна"

4.1 Отправка документов с грифом " коммерческая тайна " во внешние организации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соответсвующие полномочия руководителем предпритяия.

4.2 Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. По согласованию с соответствующими органами желательно использовать каналы специальной связи.

4.3 При отправке документов заказными или ценными отправлениями не следует проставлять на пакетах гриф " коммерческая тайна ", что может спровоцировать хищение документа и привести к утечке информации. В таких случаях рекомендуется использовать двойной конверт, с указанием на внутреннем конверте грифа " коммерческая тайна " и номера документа, а на внешнем адреса получателя.

4.5 После отправки документа в карточке (журнале учета), по которому зарегестрирован отправляемый документ, является отметка об отправке заверяемая подписью лица, производившего отправку.

4.6 При необходимости документы с грифом "коммерческая тайна" могут доставляться адресату нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.

V Размножение документов с грифом " коммерческая тайна "

5.2 Размножение документов и снятие копий производится по письменному опредлению лиц, определенных руководителем подразделения. Дополнительно размноженные экземпляры документов уничтожаются спецподразделением за номерами подлинников.

5.3 Выписки из документов с грифом " Коммерческая тайна " производится по разрешению соответсвующих руководителей и учитываются за новым номером по карточкам (журналам) учета подготовленных документов. На самом документе, из которого производилась выписка, делается отметка, заверенная подписью лица, производившего выписку.

VI . Уничтожение документов с грифом "коммерческая тайна."

6.1. Уничтожение документов с грифом "коммерческая тайна", в том числе черновиков, бракованных листов и испорченных копий, должно производится спецподразделением с обязательной простановкой отметок об уничтожении в соответствующих учетных документах.

6.2. Порядок уничтожения черновиков, испорченных листов, неподписанных проектов документов с грифом "коммерческая тайна "

а) сданные в спецподразделение черновики документов, испорченные листы:, варианты и неподписанные проекты документов надрываются и помещаются в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель). В учетных данных документа (карточке, журнале) делается отметка об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением подписи сотрудника спецподразделения и даты;

б) по мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля) изымается работниками спецподразделения и уничтожается. Периодичность изъятия может устанавливаться начальником спецподразделения в зависимости от количества документов и условий уничтожения;

в) уничтожение документов с грифом "коммерческая тайна" производится установленным порядком в соответствии со сроками хранения

г) разрешение на уничтожение дает руководитель подразделения, к деятельности которого относится документ, путем проставления в учетной карточке (журнале) резолюции "Уничтожить", своей подписи и даты;

д) при проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное состояние, отбор документов на уничтожение производит экспертная комиссия;

е) отобранные для уничтожения документы и дела с грифом "коммерческая тайна" вносятся в акт установленной формы, сверяются перед уничтожением работниками спецподразделения с учетными данными н уничтожаются. ;

ж) после уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием номера акта, даты уничтожения и подписи сотрудников, производивших уничтожение.

з) уничтожение документов и дел с грифом "коммерческая тайна" должно производится путем их сожжения или измельчения или другим путем исключающим восстановление текста документов.

VII. Проверка наличия документов с грифом " коммерческая тайна"

7.1. В ходе проверок устанавливается соответствие наличия документов учетных данных, правильность ведения учетов, проверяется порядок обращения с документами, рассматриваются вопросы снятия грифа.

7.2. Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в комиссию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом "коммерческая тайна".

7.4. Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с грифом " коммерческая тайна " .

7.5. Проверки наличия документов проводятся также при смене руководителя спецподразделения или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.

7.6. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.

VIII Порядок хранения и обращения с документами с грифом " коммерческая тайна "

81. Документы с грифом " коммерческая тайна " в нерабочее время должны хранится в помещениях спецподразделения. Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается с разрешения руководства предприятия при наличии условий , обеспечивающих их сохранность.

8.2 Выдача документов с грифом " коммерческая тайна " сотрудниками предприятий, а также сотрудникам других предприятий и учреждений производится только по разрешению должностных лиц в соответствии с действующей на предпритии разрешительной системой под роспись в соответствующей карточке учета выдачи документа или дела или в учетной карточке документа.

8.3. Передача документов с грифом "коммерческая тайна" между сотрудниками предприятия может осуществляться только под расписку и в пределах круга лиц, допущенных к данному документу в соответствии с деист куницей на предприятии разрешительной системой.

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ
В ПРИКАЗ ГЕНЕРАЛЬНОГО ПРОКУРОРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ОТ 15.02.2011 N 33 "ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОКУРОРСКОГО НАДЗОРА
ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ЗАКОНОВ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ
ОПЕРАТИВНО-РОЗЫСКНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ"

В связи с изданием указов Президента Российской Федерации от 05.04.2016 N 156 и N 157 об упразднении Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков и Федеральной миграционной службы, а также об образовании Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, руководствуясь пунктом 1 статьи 17 Федерального закона "О прокуратуре Российской Федерации", приказываю:

1. Внести в приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 15.02.2011 N 33 "Об организации прокурорского надзора за исполнением законов при осуществлении оперативно-розыскной деятельности" следующие изменения:

2) подпункт "к" пункта 6 после слов "оперативно-розыскных мероприятий," дополнить словами "включая получение компьютерной информации,";

3) признать утратившим силу абзац четвертый пункта 13;

4) дополнить приказ пунктом 13.1 следующего содержания:

"Утвердить и ввести в действие Инструкцию об организации делопроизводства в органах прокуратуры по документам органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность (приложение N 3).";

5) из абзаца второго пункта 15 слова "ФСКН России," исключить;

6) из абзаца третьего пункта 15 слова "ФСКН России," исключить;

7) из абзаца второго пункта 20 слова "Федеральную службу Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков," исключить.

2. Приказ опубликовать в журнале "Законность" и разместить на официальном сайте Генеральной прокуратуры Российской Федерации.

Генеральный прокурор
Российской Федерации
действительный государственный
советник юстиции
Ю.Я.ЧАЙКА

Приложение N 3
к приказу Генерального прокурора
Российской Федерации
от 15.02.2011 N 33

ИНСТРУКЦИЯ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ
ПО ДОКУМЕНТАМ ОРГАНОВ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИХ
ОПЕРАТИВНО-РОЗЫСКНУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему ведения делопроизводства в Генеральной прокуратуре Российской Федерации, прокуратурах субъектов Российской Федерации, городов и районов, военных, транспортных и иных специализированных прокуратурах по документам оперативно-розыскной деятельности, содержащим сведения, составляющие государственную тайну (далее - секретные документы).

1.2. Ведение секретного делопроизводства по документам оперативно-розыскной деятельности в подразделениях Генеральной прокуратуры Российской Федерации возлагается на работников Первого отдела и его уполномоченных соответствующего структурного подразделения; в прокуратурах субъектов Российской Федерации - на работников отдела общего и особого делопроизводства, допущенных к сведениям, составляющим государственную тайну; в прокуратурах городов, районов и иных специализированных прокуратурах - на работников, на которых согласно решению руководителя прокуратуры возлагается ведение делопроизводства по документам оперативно-розыскной деятельности.

Работники прокуратуры, имеющие непосредственное отношение к работе с документами оперативно-розыскной деятельности, должны иметь допуск к государственной тайне не ниже второй формы.

1.3. Документы, относящиеся к оперативно-розыскной деятельности, не подлежат разглашению. Работа с ними допускается в отдельных служебных кабинетах, отвечающих требованиям, предъявляемым к режимным помещениям, установленным Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 N 3-1 (далее - Инструкция N 3-1), и соответствующими Типовыми нормами и правилами проектирования помещений для хранения носителей сведений, составляющих государственную тайну, и работы с ними, утвержденными решением Межведомственной комиссии по защите государственной тайны от 21.11.2011 N 199.

1.4. Ответственность за состояние делопроизводства по документам органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, в структурных подразделениях Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокуратурах субъектов Российской Федерации, городов и районов, военных, транспортных и иных специализированных прокуратурах несут их руководители и работники, ответственные за ведение делопроизводства по документам, относящимся к оперативно-розыскной деятельности.

2. Прием, регистрация, прохождение документов

2.1. Секретная корреспонденция доставляется адресатам подразделениями фельдсвязи и спецсвязи. Передача секретной корреспонденции осуществляется по реестрам отправки, разносным книгам. Документы, в том числе доставленные непосредственно работниками органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, принимаются в Генеральной прокуратуре Российской Федерации работниками Первого отдела; в прокуратурах субъектов Российской Федерации - работниками отдела общего и особого делопроизводства; в прокуратурах городов, районов и иных специализированных прокуратурах - работниками, на которых согласно решению руководителя прокуратуры возложено ведение секретного делопроизводства.

2.3. Учет входящих секретных документов, подготовленных секретных документов (внутренних секретных документов), отпечатанных и исходящих секретных документов производится в книгах и журналах (карточках) учета. При получении корреспонденции проверяются целостность упаковки и оттисков печатей, при вскрытии пакетов - соответствие указанных на них учетных номеров номерам, присвоенным документам, количество листов в приложении, количество экземпляров.

3. Разработка, оформление документов, формирование их
в дела и надзорные производства

3.1. При составлении документов необходимо ограничиваться минимальными, действительно необходимыми секретными сведениями. Запрещается использовать секретную информацию в несекретной служебной переписке.

Засекречивание сведений, составляющих государственную тайну, осуществляется на основании развернутых и отдельных перечней сведений, подлежащих засекречиванию (перечни министерств и ведомств, руководители которых распоряжением Президента Российской Федерации от 16.04.2005 N 151-рп наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне).

3.2. Гриф секретности документов и иных носителей сведений, составляющих государственную тайну, отражает степень секретности содержащихся в них сведений и имеет обозначения "совершенно секретно", "секретно". Гриф секретности присваивается документу его исполнителем на основании тщательной оценки степени секретности сведений, содержащихся в этом документе, и проставляется на первом (титульном) листе в верхнем правом углу. При необходимости проставляется пометка "Лично". Ниже грифа секретности под чертой указывается номер пункта развернутого или отдельного перечня сведений, подлежащих засекречиванию, и сокращенное название ведомства, на основании которых он установлен.

Гриф секретности выписок из документов устанавливается в соответствии со степенью секретности содержащихся в них сведений.

В случае, если носитель сведений, составляющих государственную тайну, полученный из другой организации, подлежит засекречиванию или гриф секретности ему присвоен неверно, исполнитель должен незамедлительно сообщить об этом отправителю с обоснованием необходимости засекречивания или изменения грифа секретности указанного носителя сведений. Отправитель после незамедлительного рассмотрения вопроса о степени секретности сведений, содержащихся в носителе, принимает соответствующее решение и в случае изменения грифа секретности уведомляет об этом организации, которым носитель был разослан.

3.3. Ответственность за правильное присвоение грифа секретности документам несут исполнители и руководители, подписывающие или утверждающие эти документы.

3.4. При необходимости рассекречивания сведений, содержащихся в материалах, отражающих результаты оперативно-розыскной деятельности, руководителем органа, осуществляющего оперативно-розыскную деятельность (начальником или его заместителем), выносится постановление о рассекречивании сведений, составляющих государственную тайну, и их носителей.

Документы, находящиеся в производстве органов прокуратуры, подлежат рассекречиванию только на основании указанного постановления.

3.5. Документы, относящиеся к оперативно-розыскной деятельности, группируются в надзорных производствах и номенклатурных делах. По одному и тому же делу (вопросу) заводится одно надзорное производство, номенклатурное дело (приложение).

3.6. Надзорное производство (дело) ведется и учитывается по правилам ведения секретного делопроизводства, предусмотренным Инструкцией N 3-1.

3.7. Для ведения записей, содержащих секретные сведения, Первым отделом Генеральной прокуратуры Российской Федерации, отделами общего и особого делопроизводства прокуратур субъектов Российской Федерации и приравненных к ним военных или иных специализированных прокуратур исполнителям выдаются учтенные рабочие тетради.

3.8. Печатание производится непосредственно исполнителями документа либо поручается специально выделенному работнику (машинистке), имеющему соответствующий допуск к государственной тайне. Печатание секретных документов производится в помещениях, предназначенных для обработки секретной информации. Использование средств вычислительной техники допускается после выполнения в отношении их требований по обеспечению информационной безопасности. Использование автоматизированного рабочего места (далее - АРМ), имеющего выход в открытые коммуникационные сети, запрещается.

Ответственность за обеспечение защиты секретной информации возлагается на работника, производящего ее обработку с использованием АРМ.

4. Обеспечение сохранности документов. Основные
требования по обращению с документами в командировках

4.1. Для исполнения поручений руководителей прокуратуры номенклатурные дела, надзорные производства могут выдаваться исполнителю на срок исполнения. Выданные документы, рабочие тетради, книги учета работы прокурора по надзору за исполнением законов об оперативно-розыскной деятельности хранятся в опечатываемых сейфах исполнителей.

4.2. Лицам, командируемым в другие организации, запрещается иметь при себе в пути следования секретные документы. Доставка секретной корреспонденции за пределы населенного пункта на ведомственном транспорте, а также в самолетах, поездах и на судах (отдельных купе, каютах) разрешается в исключительных случаях по письменному разрешению руководителя соответствующего подразделения Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокурора субъекта Российской Федерации и осуществляется в сопровождении вооруженной охраны.

4.3. При необходимости с разрешения соответствующего руководителя подразделения Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокурора субъекта Российской Федерации, руководителя прокуратуры города, района, военной, транспортной и иной специализированной прокуратуры секретные документы в пределах одного населенного пункта могут доставляться на ведомственном автотранспорте работниками прокуратуры, имеющими допуск к сведениям, составляющим государственную тайну, в рабочих папках (спецпортфелях), опечатанных печатью режимно-секретного подразделения прокуратуры.

Упаковывать секретные документы в ранее использованные пакеты, а также в пакеты, изготовленные из глянцевой, лощеной, пергаментной и прозрачной бумаги, запрещается.

4.4. Доступ граждан к сведениям, составляющим государственную тайну, в организациях, в которые они командируются, осуществляется после предъявления ими предписаний на выполнение задания, документов, удостоверяющих личность, и справок о допуске по соответствующей форме.

Предписание на выполнение задания выдается для посещения только одной организации, оформляется на бланке прокуратуры. В предписании указываются фамилия, имя, отчество, должность уполномоченного прокурора, основание для командирования, при необходимости другие сведения, предусмотренные в ведомственных нормативных документах.

В Генеральной прокуратуре Российской Федерации предписание на выполнение задания подписывается Генеральным прокурором Российской Федерации, заместителями Генерального прокурора Российской Федерации, руководителями главных управлений (управлений) и заверяется печатью прокуратуры.

В прокуратурах субъектов Российской Федерации, приравненных к ним военных и иных специализированных прокуратурах предписание подписывается прокурором или его заместителями и заверяется печатью прокуратуры.

В прокуратурах городов и районов, других территориальных, военных и иных специализированных прокуратурах предписание подписывается прокурором и заверяется печатью прокуратуры. Если уполномоченным прокурором назначен прокурор города или района, иной территориальный, военный или специализированный прокурор, предписание подписывается прокурором субъекта Российской Федерации, приравненным к нему военным или иным специализированным прокурором или их заместителями и заверяется печатью прокуратуры.

4.5. Справка о допуске по соответствующей форме подписывается начальником Первого отдела Генеральной прокуратуры Российской Федерации, начальником отдела общего и особого делопроизводства прокуратуры субъекта Российской Федерации и заверяется печатью этих подразделений.

4.6. Предписания, справки регистрируются в журналах учета выдачи предписаний на выполнение задания и выдачи справок, которые хранятся в Генеральной прокуратуре Российской Федерации - в Первом отделе, в прокуратурах субъектов Российской Федерации - в режимно-секретном подразделении. Журналы учета хранятся не менее 5 лет.

4.7. Работники должны выполнять требования режима секретности, установленные в организации по месту их командирования.

4.8. Командированные работники допускаются к работе и ознакомлению с секретными документами в присутствии работников, отвечающих за сохранность секретных сведений, и работников, ответственных за прием командированных лиц.

4.9. По окончании командировки все носители сведений, составляющих государственную тайну, включая рабочие тетради, сдаются в режимно-секретное подразделение организации по месту командирования, которое при необходимости пересылает их по месту работы командированного работника. Возможность пересылки указанных носителей сведений, составляющих государственную тайну, относящихся к деятельности посещаемой организации, определяется руководителями соответствующих структурных подразделений этой организации по согласованию с режимно-секретным подразделением.

4.10. Срок хранения надзорных производств и номенклатурных дел устанавливается в соответствии со сроками хранения уголовных дел и материалов, по которым производились оперативно-розыскные мероприятия.

Уничтожение документов, дел и книг учета производится экспертной комиссией с составлением соответствующего акта. После его подписания все документы уничтожаются путем сожжения либо с помощью специально предназначенных для этого технических средств, исключающих возможность восстановления и прочтения текстов или их фрагментов.

Приложение N 1
к Инструкции об организации
делопроизводства в органах
прокуратуры по документам органов,
осуществляющих оперативно-розыскную
деятельность, утвержденной приказом
Генерального прокурора
Российской Федерации
от 20.01.2017 N 13

Дата проведения проверки, тематика, номер дела, в которое списана справка о результатах проверки с предлагающимися материалами

Выписка из приказа — это официальный документ, включающий фрагмент распоряжения, который касается конкретного сотрудника. В ней указывают реквизиты компании и обязательно заверяют по установленным правилам.

Кто и для чего просит выписки

Любое изменение (трудоустройство, расторжение договора, перевод на другую должность, премирование, взыскание и др.) закрепляют в распорядительных документах компании. Зачастую содержащиеся в них сведения необходимы сотруднику, чтобы подтвердить период рабочей занятости, назначение на должность, увольнение и др. Это требуется, если другим способом доказать эти события нельзя, например при утере трудовой книжки. Чаще всего не копируют распоряжение полностью, а выдают справку, выписывая из распоряжений необходимую информацию. Выдают ее работнику, запросившему эти данные, на основании ст. 62 ТК РФ.

Иногда такие выдержки выдают по запросу государственных ведомств. Часто их просят следующие организации:

отделение соцзащиты населения;
Пенсионный фонд;
банки и кредитные учреждения;
судебные органы;
проверяющие и надзорные структуры;
Государственная инспекция труда.

Некоторые посольства (например ОАЭ) запрашивают выписки из приказа о зачислении в вузы, чтобы подтвердить подлинность диплома. Такая необходимость возникает, например, когда людям приходится легализовать диплом для трудоустройства за рубежом.

Иногда достаточно снять копию документа, но есть ситуации, когда это невозможно или нецелесообразно:

если распоряжение содержит коммерческую, государственную тайну или другие секретные сведения;
его содержание размещено не на одной, а на большом количестве страниц;
акт, находящийся в архиве, поврежден;
сведения, указанные в документе, касаются не только одного человека, в нем содержатся личные данные других людей.

Это касается, например, случаев, когда общим распоряжением утверждают награждение целой группы сотрудников с указанием их имен, фамилий, перечислением размеров окладов, других выплат и т. д.

Если документ касается только одного трудящегося, который запросил данные, то его просто копируют. Но если в документе есть конфиденциальная информация, то стоит запрет на снятие копий. В этом случае понадобится выдержка той части, которую не запрещено разглашать.

Если сотрудник написал заявление на получение справки, его запрос обязаны удовлетворить в течение 3 рабочих дней.

Чем выписка отличается от копии

На практике используют и один, и другой вариант. Но чтобы решить, когда выдавать тот или иной документ, разберемся, в чем отличия. Копия — это полное дублирование всей информации, содержащейся в оригинале. А вот определение, что такое выписка из приказа, — это воспроизведение только отрывка, касающегося определенного человека. В остальном оба варианта равноценны с юридической точки зрения. Их требуется заверить, чтобы они имели законную силу.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как получить выписку из Единого государственного реестра недвижимости. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как сделать выписку из распоряжения

Если сотрудник напишет заявление на получение справки, работодатель не вправе ему отказать. В запросе указывают, из какого документа требуется выдержка и для чего она понадобилась. Затем у кадровика есть всего несколько дней, чтобы ее составить.

Единых шаблонов для этой справки не существует. Но есть общепринятые требования к такого рода документации. Укажите все реквизиты, которые есть в распоряжении, включая:

название компании;
адрес;
номера телефонов;
коды ИНН, КПП, ОГРН;
номер регистрации и дату.

Оформлять справку кадровики вправе и на листе А4, но солиднее и логично выдать ее на официальном бланке, особенно если она требуется в госорганы.

Вот подробная инструкция, как правильно оформить выписку из приказа для работника:

Информация в выдержке из распоряжения о трудовой деятельности пишется полностью без сокращений, затем ее необходимо заверить и выдать бесплатно (п. 1 ст. 62 ТК РФ).

Образец

Допустимо делать выдержку сразу из нескольких распорядительных документов. Например, в ситуации, если в компанию пришел гражданин, который работал здесь ранее, потерявший трудовую книжку. Ему потребуется выписать сведения из всех основных распоряжений — о трудоустройстве, переводах, увольнении. Составляют справку в виде единого документа по всем распоряжениям по порядку.

Возьмите за основу бланк, который поможет правильно составить документ.

Наименование предприятия и реквизиты

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

от __________ город ____

В целях ______________________________________________________________________

Руководитель организации _______________________

(предприятия) (инициалы, фамилия)

Секретарь _________ _______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

А это пример выдержки из распоряжения о трудоустройстве сотрудника в 2021 году.

До 1990-х годов большинство партийных документов имело гриф секретности, и доступ к ним был ограничен. Сейчас же одна из приоритетных задач Главархива Москвы - обеспечить открытость и доступность архивных документов. Горожане, чьи родные жили, работали и вступили в партию в Москве или Московской области, могут обратиться в Архивное ведомство для рассекречивания данных о своих предках. Например, родственники могли состоять в Московском городском и областном комитетах ВКП(б)-КПСС и ВЛКСМ, районных и городских комитетах партии и комсомола, а также первичных парторганизациях.

Для того, чтобы выяснить сведения о родных, нужно точно знать их имена, фамилии, отчества и даты рождения. Кроме того, желательно понимать, когда примерно и на каком из предприятий или учреждений они работали.

Так как документы содержат персональные данные, в том числе сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, то для доступа к ним потребуется подтвердить факт родства с помощью документов. Их нужно будет приложить к письму. Если же с момента создания документов прошло больше 75 лет (то есть это документы до 1945 года), то подтверждать родство не нужно, достаточно просто сделать запрос.

Процесс рассекречивания занимает до трех месяцев. После того, как документы будут рассекречены, на электронную почту или Почтой России придет информация об этом.

Настоящее Положение определяет порядок рассмотрения на предмет рассекречивания (далее – рассекречивание) документов, созданных в процессе деятельности высших и центральных органов КПСС, находящихся на хранении в федеральных государственных архивах (далее – государственные архивы), ведомственных архивах органов государственной власти (далее ведомственные архивы), а также в архивных учреждениях субъектов Российской Федерации (далее – архивные учреждения).

К документам КПСС (далее – документы) в настоящем Положении относятся архивные документы:

высших и центральных органов РКП(б)-ВКП(б)-КПСС и ВЛКСМ, их коллективных органов, структурных подразделений и учреждений;

Коминтерна, иных международных партийных организаций;

другие материалы, отложившиеся в процессе деятельности высших и центральных партийных органов.

Под рассекречиванием документов понимается снятие ранее присвоенных им грифов секретности и введенных ограничений на доступ к ним, если они не содержат сведений, составляющих государственную тайну, а также в связи с изменением объективных обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита, содержащихся в них сведений, является нецелесообразной.

3.1. Работа по рассекречиванию документов ведется с соблюдением требований нормативных правовых актов по защите государственной тайны. Лица, привлекаемые к этой работе, должны иметь допуск к государственной тайне по форме, соответствующей степени секретности рассматриваемых документов.

3.3. Незаконное распространение в Российской Федерации или за ее пределами сведений, составляющих государственную тайну, не является основанием для рассекречивания документов, содержащих эти сведения.

Объектом рассекречивания является документ (дело) [1] .

4.1. Представленные для рассекречивания документы (дела) рассматриваются полистно, в полном объеме.

4.2. Рассекречивание документа может быть полным или частичным.

4.3. Под полным рассекречиванием документа (дела) понимается рассекречивание, при котором документ (дело) становится несекретным в полном объеме.

4.4. Под частичным рассекречиванием документа (дела) понимается рассекречивание, при котором несекретной становится его определенная часть, но в целом документ (дело) остается секретным.

4.5. Организационно-распорядительные документы (постановления, решения, распоряжения и др.) рассекречиваются одновременно с имеющимися подготовительными материалами (проектами, справками, заключениями и т.п.).

Рассекречивание документов организует и осуществляет Межведомственная комиссия по защите государственной тайны (далее – Межведомственная комиссия).

5.1. Организационно-техническое и методическое обеспечение деятельности Межведомственной комиссии, связанное с рассекречиванием документов, осуществляет центральный аппарат Гостехкомиссии России.

5.2. Межведомственная комиссия проводит работу по рассекречиванию документов в плановом порядке, а также во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, обращений Руководителей (заместителей руководителей) Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Аппаратов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации.

План работы Межведомственной комиссии по рассекречиванию документов (далее – план) разрабатывается на основании предложений, представляемых ежегодно до 10 ноября Росархивом и Администрацией Президента Российской Федерации в Гостехкомиссию России.

6.1. Предложения в план по рассекречиванию документов, находящихся на хранении в государственных и ведомственных архивах, архивных учреждениях, формируются Росархивом с учетом обращений органов государственной власти, предприятий, учреждений, организаций и граждан.

6.2. План рассматривается Межведомственной комиссией и утверждается ее решением.

В целях организации рассекречивания документов Росархив и Администрация Президента Российской Федерации представляют в Гостехкомиссию России информацию о документах, подлежащих рассекречиванию (перечни, справки, обзоры), а также (при необходимости) копии документов, оформленные в установленном порядке.

7.1. Перечни документов (справки или обзоры), отобранных для рассекречивания, подготавливаются и заверяются руководителями соответствующих архивов. При рассмотрении документов, отложившихся в нескольких архивах, Росархивом совместно с Гостехкомиссией России формируется общий перечень документов, подлежащих рассекречиванию.

Для проведения экспертизы и изучения документов, председателем (заместителем председателя) или ответственным секретарем Межведомственной комиссии по согласованию с заинтересованными органами государственной власти создаются межведомственные экспертные группы (далее – экспертные группы), состав которых определяется в каждом конкретном случае в зависимости от тематической направленности документов.

8.1. В состав экспертных групп в обязательном порядке включаются представители органов государственной власти, наделенных полномочиями по распоряжению сведениями, содержащимися в рассматриваемых документах, а также ФСБ России, центрального аппарата Гостехкомиссии России и архива, представляющего документы. В необходимых случаях в состав экспертных групп включаются представители Росархива.

8.2. Персональный состав экспертных групп пересматривается по мере необходимости замены (ротации) ее членов.

8.3. Для обеспечения деятельности экспертных групп (при необходимости) по запросам Гостехкомиссии России органами государственной власти, наделенными полномочиями по распоряжению сведениями, отнесенными к государственной тайне, выделяются специалисты по отдельным направлениям работ (далее – специалисты).

8.4. Работу экспертных групп организует ответственный секретарь Межведомственной комиссии. Работой экспертных групп руководят сотрудники центрального аппарата Гостехкомиссии России.

Руководители архивов, в соответствии с перечнем документов (дел), отобранных для рассекречивания, представляют экспертам и специалистам документы (дела) по месту их хранения или копии документов, оформленные в установленном порядке, а также выделяют для работы экспертных групп необходимые помещения, оргтехнику и расходные материалы.

Члены экспертных групп (далее – эксперты) и специалисты осуществляют работу по исследованию документов, оценивают содержащиеся в них сведения и подготавливают по ним экспертные заключения (Приложение).

10.1. В экспертном заключении в обязательном порядке приводятся перечень исследованных документов (дел) и выводы о возможности их рассекречивания (полного, частичного) или нецелесообразности рассекречивания с мотивированной аргументацией, а также указываются документы (дела), по которым требуется дополнительная экспертиза соответствующих органов государственной власти.

Результаты работы (экспертные заключения или заключения органов государственной власти, представляемые по итогам работы специалистов) и предложения в проект решения по рассекречиванию документов рассматриваются на заседании экспертной группы и оформляются протоколом. Проект решения с протоколом заседания экспертной группы представляется на согласование членам Межведомственной комиссии.

11.1. При необходимости оперативного рассекречивания документов экспертные заключения утверждаются членами Межведомственной комиссии или руководителями (по их решению заместителями руководителей) органов государственной власти, наделенных полномочиями по распоряжению сведениями, содержащимися в рассекречиваемых документах, представляются в Гостехкомиссию России и рассматриваются на заседании экспертной группы. По результатам заседания экспертной группы оформляется протокол.

11.2. В случае рассмотрения единичного или незначительного количества документов (по определенной тематике), представленных к рассекречиванию, экспертная группа не создается. Копии таких документов направляются на экспертизу в органы государственной власти, наделенные полномочиями по распоряжению содержащимися в них сведениями, и ФСБ России, которые представляют в Гостехкомиссию России мотивированные заключения о возможности или нецелесообразности их рассекречивания.

По результатам работы экспертных групп и на основании заключений (согласований) органов государственной власти принимаются решения Межведомственной комиссии, которые подписываются Председателем Межведомственной комиссии или его заместителем, а также ответственным секретарем Межведомственной комиссии.

Решения Межведомственной комиссии о рассекречивании документов направляются в Росархив и Администрацию Президента Российской Федерации и доводятся (по необходимости) до сведения органов государственной власти, учреждений, организаций и граждан.

Сведения о рассекреченных документах КПСС публикуются в Архивно-информационном бюллетене, издаваемом Росархивом.

[1] Под документами понимаются текстовые и графические материалы, выполненные любым способом, кино-фото-фономатериалы и другие материальные объекты, содержащие сведения, отнесенные к государственной тайне.

Читайте также: