Как сделать методические рекомендации в ворде

Обновлено: 05.07.2024

За последнее время в практике документирования произошли большие перемены. Усовершенствования в этой сфере привели к созданию новейших норм. Чтобы разобраться в правильности оформления документа, следует ознакомиться с изменившимся перечнем правил и требований, которые затронули и отступы в Ворде по ГОСТу.

Шрифт текста и параметры страницы
Поля и отступы
Межстрочный интервал
Оформление заголовка и подзаголовка
Нумерация листов
Составление документов по ГОСТу

Шрифт текста и параметры страницы

Для текстовой документации предусмотрены шрифты по ГОСТу для word. Отступать от норм недопустимо.

Times New Roman, размер не меньше 12;
Verdana, размеры 12 и 13;
Calibri, размер 12;
Arial, размеры 12 и 13;

При написании курсовой, дипломной работы и рефератов используют стандартный шрифт документа Word — Times New Roman 14. При использовании различной информации (формул, терминов), которую следует выделить, разрешено применение любого шрифта. Использование полужирного шрифта не допускается.

Перед началом работы нужно выставить параметры страницы по ГОСТу в Ворде.

Поля и отступы

Межгосударственным форматом предусмотрены стандартные поля в Word и отступы. Отступ в каждом абзаце должен равняться 1,27 сантиметрам. Размеры полей по ГОСТу в текстовых документах должны отвечать следующим параметрам: верхнее и нижнее — 2 сантиметра, правое — 1 сантиметр, левое — 3 сантиметра.

Межстрочный интервал

При печатании текстов необходимо придерживаться интервала 1−1,5. Указанная норма увеличивается до двух для документов, у которых при издании масштаб становится меньше. Пробел между словами — один. Разделяются буквы простым интервалом.

Оформление заголовка и подзаголовка

Все заголовки должны быть расположены в середине строки. Заголовки разделяют тройным интервалом сверху и снизу. ГОСТом рекомендовано каждую главу (раздел) начинать со следующей страницы. Также должны соблюдаться следующие условия:

Нумерование цифрами каждого раздела и подраздела по всему основному документу.
Разделы и подразделы всегда должны именоваться: недопустимо оставлять пустые строки.
Обозначаются подзаголовки таким образом: нумеруется заголовок по порядку, затем через точку пишется номер по порядку подзаголовка (после номера заголовка и подзаголовка точки не ставятся).
Подразделы и разделы начинаются с абзаца и с большой буквы (в конце точка не ставится).
Если раздел состоит из двух предложений, то между ними обязательно ставится точка.
Запрещено переносить слова.
Введение и заключение нумерации не подлежат.

Нумерация листов

Все страницы текстового документа должны быть пронумерованы в обязательном порядке. Нумерации подлежит и титульный лист, но сам номер на нем не ставится. Номер по порядку должен находиться посередине нижней части страницы без точки.

Пронумерованными должны быть картинки и рисунки. Нумерация осуществляется посредством цифр. Как правило, рисунки центрируют по горизонтали. Пропускается одна строка перед и после рисунков. При маленьком размере рисунка разрешено его нахождение справа от текста. При этом отступ от основного текста должен составлять 0,5 сантиметра.

Составление документов по ГОСТу

Необходимо рассмотреть параметры, какие используют при составлении того или иного документа, согласно ГОСТу по оформлению документов.

Относительно большинства предпринимательских документов ограничения в оформлении отсутствуют. Официальная или техдокументация должны соответствовать критериям ГОСТа.

При составлении служебной документации шрифт используется по ГОСТу не для основного документооборота. Тем не менее, следует учитывать определенные моменты, которые указаны в локальных актах организации.

Сфера применения отчетности также играет важную роль. Для работы с бухгалтерской документацией рекомендовано подбирать читаемый шрифт.

Для составления любой официальной документации лучше всего выбирать Times New Roman или Calibri. Также подходят шрифты Arial и Helvetica.

Определенные нормы при составлении служебных документов отсутствуют. ГОСТом предусмотрены параметры, максимально подходящие и допустимые в отношении всех символов.

В отношении параметра шрифта в документе указаны нормы предпочтительного характера (12 или 14). От выбранного варианта документа зависит шрифт. Допустимы и разновидности, близкие к указанным параметрам. При выборе опираться надо на читабельность текста, восприятие информации как с экрана, так и с листа, а также используемый формат бланка (А4, А5, А2).

При составлении государственной технической документации необходимо учитывать следующие действующие нормативно-правовые акты: ГОСТ 2 .105—95 и 7.32—2001. В указанных нормативах прописаны общие условия по отношению к формированию техдокументации.

Указания по поводу шрифта и размеров в таблицах не предусмотрены. Определяется только стиль и размер самой таблицы. Нумеруется она в рамках всего документа арабскими цифрами. Под таблицей обязательно указывается ее наименование. Располагается она под ссылкой в тексте. С заглавных букв начинаются заголовки столбцов и граф. Не допускается использовать кавычки при замене повторяющихся слов.

Правила составления документаций помогут грамотно и верно оформить необходимую документацию.

Главное правило оформления текста в Word

Каждый копирайтер украшает свою работу по-своему. Но все они (по крайней мере, серьезные специалисты) придерживаются этого правила.

Из текста нужно удалить лишние пробелы!

Размер шрифта, заголовки, стили – важно. Отсутствие двойных и тройных пробелов – необходимо. Это даже не признак профессионализма копирайтера. Это элементарное уважение по отношению к заказчику.

Как избавиться от лишних пробелов можно узнать из этой статьи, о которой упоминал выше, или из видео в самом конце поста.

Проблема с пробелами решена. Что дальше?

Подберите подходящий шрифт, который удобно читать и который хорошо смотрится. Думаю, невозможно создать красивое оформление текста в Word, используя стандартный шрифт Calibri.

Мне нравится Times New Roman. Некоторые издательства принимают тексты, написанные только этим шрифтом. Он читабельный, серьезный, привычный. Вот только…

Вот только есть вероятность, что некоторым заказчикам (да и копирайтерам) он слегка надоел. Есть другие читабельные шрифты, которые считаются эффективными – Arial, Tahoma, Verdana.

Важно! Не стоит быть слишком оригинальным и писать текст каким-то уникальным шрифтом, который вы отыскали в Интернете. Вряд ли такой шрифт будет установлен на компьютере заказчика. Microsoft Word просто заменит его на стандартный. Даже если его и увидит заказчик, текст может показаться слишком сложным для восприятия или произвести совершенно не то впечатление, на которое вы рассчитывали.

Теперь текст нужно правильно выровнять

По умолчанию ваш текст выравнивается по левому краю. Многие знатоки написания рекламных текстов советуют только такой вариант. Все дело в том, что выравнивать свои рекламные послания по левому краю советовал еще Огилви. Он опирался на серьезные исследования в этой области.

Все же не стоит забывать, что книги великого копирайтера написаны до изобретения Microsoft Word.

Использование стилей при правильном форматировании текста в Word

Многие райтеры вообще не используют стили. А зря. И вот почему.

На создание стилей, которые вам нравятся, можно потратить буквально несколько минут. Зато потом ими можно пользоваться сотни и тысячи раз.
Когда вы форматируете текст в Word 2010 c помощью стилей, его можно сразу копировать на сайт и не тратить время на оформление в админке. В скопированной статье уже будут все необходимые теги. При условии, что вы работаете с CMS WordPress или MODX. Возможно, форматирование Ворда сохраняют и другие системы управление сайтом. Не знаю. Больше всего я работал с WordPress и MODX. В них я уверен.
Это еще один плюс к вашему профессионализму. Не все заказчики оценят. Но найдутся те, кто заметит и скажет спасибо.

Интервалы до и после абзаца

Хорошо, когда текст на сайте – это не одна длинная сплошная колонка, а аккуратные абзацы, между которыми небольшое расстояние. Согласны? Статья так выглядит лучше и ее удобнее читать.

Следующий этап правильного оформления текста в Ворде – добавление картинок

Не забудьте создать шаблон

Просто сохраните документ, где уже выставлен красивый читабельный шрифт, выравнивание, интервалы и созданы стили. Когда будете работать над новым заказом, не создавайте новый документ, а набирайте текст в этом шаблоне. Это сохранит довольно значительное количество времени. Плюс все ваши работы будут оформлены по одному образцу.

Теперь все по порядку

Удалите из текста лишние пробелы.
Подберете подходящий шрифт.
Красиво выровняете написанное.
Оформите текст, используя стили.
Добавите интервалы между абзацами.
Украсите текст с помощью картинок.

Думаю, не стоит объяснять, что, когда у вас уже будет готовый шаблон, список манипуляций с текстом перед отправкой заказчику будет гораздо короче.

Пример того, как правильно оформлять текст (долгожданное видео)

Урок, который я обещал в самом начале статье. Все этапы оформления своей работы в текстовом редакторе. Рассказываю и показываю. Для тех, кто лучше воспринимает инструкции в видеоформате. Тем, кто хорошо разобрался во всем после прочтения статьи, тоже советую посмотреть. Видео во многом дополняет пост. Есть в нем и несколько нюансов, о которых не упомянул выше.

В жизни не раз приходится сталкиваться с ситуацией, когда требуется собрать текст из разных источников в один документ. При этом мы используем различные источники и по стилю и по форматированию текста. Это могут быть интернет странички, .pdf файлы, текстовые файлы. При такой работе требуется придать тексту единый стиль и отформатировать его по определенным требованиям.

В сегодняшней статье рассмотрим основные приемы форматирования текстов, собранных из разных источников, то есть научимся правильно оформлять текст в Word.

Задаем параметры страницы

Чтобы задать параметры страницы: размер полей, ориентацию страницы, размер страницы, нужно зайти на вкладку Разметка страницы и нажать стрелочку на кнопке Поля. В выпадающем меню выбрать самый последний пункт Настраиваемые поля.

В открывшемся окне настроить расстояние от верхнего, нижнего, правого и левого краев страницы до текста.

После ввода данных нужно выбрать параметр Применить: ко всему документу и нажать кнопку Ок.

Как очистить формат скопированного из разных источников текста

Очень часто при копировании текста исходный формат сохраняется. Особенно плохо отображается формат веб страниц в ворде. Иногда это выглядит как бледный текст, иногда вообще какие-то дополнительные символы появляются в тексте. В любом случае, прежде чем работать с текстом дальше, нужно очистить старый формат этого текста.

Для очистки формата выделенного текста нужно зайти на вкладку Главная, и нажать кнопку стрелочки вниз в разделе Стили. В выпадающем меню нужно выбрать пункт Очистить формат.

Если после очистки формата остались какие-то неудалившиеся стили в тексте, придется скопировать этот текст с удалением из содержимого страницы (Ctrl+x) и вставить этот текст в программу Блокнот. После этого снова копируем вставленный в Блокнот текст и вставляем его в страницу Word.

Задаем параметры абзаца

В рамках параметров абзаца можно задать выравнивание текста, межстрочный интервал, абзацные отступы, отступ первой строки (красная строка). Чтобы найти эти настройки надо найти на вкладке Главная раздел абзац и нажать значок маленькой стрелки, указывающей вправо-вниз. Здесь задаются такие параметры, как выравнивание, отступ первой строки (красная строка)

В открывшемся окне задайте нужные параметры согласно требованиям к документу и нажмите кнопку Ок.

Задаем параметры шрифта

Параметры шрифта задаются на вкладке Главная. В разделе Шрифт можно задать начертание (обычно для документов требуется Times New Roman), кегль (высоту букв), цвет текста и фона.

Здесь же есть кнопки для превращения выделенного текста в верхний или нижний индексы, для изменения букв на строчные или прописные.

Задаем стили для заголовков

Любой большой текст нужно разбивать на смысловые части, каждая из которых имеет свое название. Эти названия выделяют стилем заголовка. Чтобы задать стиль заголовка нужно на вкладке Главная в разделе Стили выбрать нужный стиль. При наведении курсора на любой из стилей появится его название. Например для заголовка первого уровня вложенности (названия глав, например) выбрать стиль Заголовок 1.

Если правильно задать стили заголовков, можно будет собрать автоматическое оглавление документа. Текстовый процессор Word позволяет сделать это быстро.

Задаем нумерацию страниц

Чтобы отображать в документе номера страниц, нужно нажать на вкладке Вставка кнопку Номер страницы.

В выпадающем меню выбрать подходящий формат отображения номера на странице и щелкнуть по нему левой кнопкой мышки. Чтобы на первой странице номер не проставлялся (актуально для документа с титульным листом) нужно в конструкторе колонтитула поставить галочку для пункта Особый колонтитул для первой страницы. Чтобы редактировать колонтитул (место, где отображается номер страницы), достаточно выполнить двойной щелчок по номеру страницы. При этом в верхнем меню процессора откроется Конструктор колонтитула.

Формируем автоматическое оглавление

Для создания автоматического оглавления стили заголовков уже должны быть заданы. После задания стилей заголовков зайдите на вкладку Ссылки и нажмите кнопку Оглавление. Выберите подходящий формат оглавления.

После того, как оглавление собрано, его можно редактировать. Для этого наведите курсор на любой из пунктов оглавления и щелкните по нему левой кнопкой мышки. Сверху оглавления появится дополнительное меню голубого цвета. Здесь можно изменить стиль оглавления или пересобрать его в тех случаях, когда в тексте что-то добавлялось или убиралось.

Что за кнопка непечатаемых символов и зачем она нужна?

При копировании текста из файлов .pdf часто в конце строк вставляется непечатаемый символ перевода строки. Этот символ просто так не увидеть, но его присутствие не позволяет правильно отформатировать скопированный текст. Например, некорректно может отображаться выравнивание по ширине.

Чтобы обнаружить подобные символы, достаточно нажать на кнопку знака абзаца , которая находится на вкладке Главная.

Если нажать эту кнопку, то станет видно, сколько лишних символов вы вставили в свой текст. Пробел обозначается точкой в центре высоты строки. Абзац обозначатеся уже знакомым символом. Перевод строки обозначается угловой стрелочкой.

Как перенести текст на новую страницу

Не забывайте после каждых вносимых в текст изменений пересобирать оглавление.

Каждый раз, когда вам потребуется правильно оформить текст в Word, выполните предложенную последовательность действий и у вас всегда будут качественные документы, пригодные для дальнейшего форматирования и редактирования.

Microsoft Word — это текстовой редактор, который может быть частью пакета Microsoft Office или программой, установленной на вашем компьютере отдельно. Программа может использоваться для записи писем и различных типов документов, которые могут включать в себя графику и изображения. В этом руководстве объясняется, как открыть Microsoft Word, запустить, создать и сохранить новый документ с использованием операционной системы Windows 7.

Не стоит бояться, что что-то может не получиться или пойти не так. Эта программа создавалась для пользователей, и она продумана до мелочей, чтобы вам было максимально удобно использовать ее. И конечно же в каждом деле главное тренировка, не бойтесь делать ошибок. Если вы случайно нажали не туда, в левом верхнем углу всегда есть изогнутая стрелка, которая позволяет отменить последнее действие. Сделать это можно также используя сочетание клавиш Ctrl и Z.

Последний совет перед началом подробных инструкций по использованию текстового редактора от Windows — не забывайте сохранять файл. Это особенно важно при работе с объемными текстами или серьезной документацией. Бывает всякое: могут отключить электричество, ноутбук может разрядиться и выключиться, да и от поломок никто не застрахован. Терять важные файлы и потом тратить часы на их восстановление — не самое приятное занятие. Все, что вам нужно — время от времени нажимать на дискету в левом верхнем углу.

Как создать документ

Навигация по программе

Шаг 1. Мигающий курсор (указатель мыши) в документе сообщает вам, где вы печатаете. Где бы ни находился мигающий курсор, буквы, которые вы вводите, будут вставлены в эту точку. Когда вы начинаете пустой документ, мигающий курсор будет в начале вашего документа, это значит, что он готов для начала ввода.

Как выбрать (выделить) текст

Выбор или выделение текста позволяет вам изменять выделенный фрагмент с точки зрения стиля, шрифта и/или цвета и даже заменять слова, если это необходимо. Следуйте этим пошаговым инструкциям, чтобы выбрать текст в документе.

Шаг 1. Для выбора текста используется мышь. При перемещении указатель будет меняться.

Шаг 2. Переместите указатель на начало необходимого фрагмента. Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. Выполняя это, переместите указатель туда, где необходимо остановить выбор. При перемещении мыши текст будет выделяться. Когда вы закончите свой выбор, отпустите левую кнопку мыши.

Выбранный текст теперь может быть отформатирован или изменен.

Меняем размер и шрифт

Следующие действия могут помочь сделать ваш текст более интересным и привлекательным. Текст может быть изменен по-разному.

Шаг 1. Для начала фрагмент текста нужно выделить, вы уже умеете это делать.
Шаг 2. Чтобы поменять вид шрифта, щелкните на стрелку рядом со стилем шрифта в панели инструментов.

Выравнивание текста

Иногда создаваемый документ может требовать разное расположение абзацев. По умолчанию текст выравнивается по левому краю. Однако текст может выравниваться и по правому краю и по центру.

На заметку! Выделить весь текст Ctrl + A.

Изменить выбранный текст можно, используя комбинацию сочетаний клавиш, что иногда бывает проще:

По центру — выделите текст, нажмите клавишу Ctrl + E.
По правому краю — Ctrl + R.
По ширине — Ctrl + J.
По левому краю — Ctrl + L.

Как выделить текст жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием

Возможность изменить стиль шрифта может сделать ваш документ более интересным. Различные стили текста, такие как полужирный или курсив, могут выделять его. Подчеркивание может быть полезно для заголовков.

полужирный — Ctrl + B;
курсив — Ctrl + I;
подчеркивание — Ctrl + U.

Копируем и вставляем

Говорить о важности этих двух функций не приходится. Они значительно экономят наше время, позволяют вставлять текст из сторонних источников, не перепечатывая его, как это было во времена печатных машинок.

Шаг 1. Выделите нужный вам фрагмент.
Шаг 2. Щелкните по значку копирования в левой части ленты форматирования. Текст тут же скопируется в буфер обмена вашего компьютера.

Сделать это можно и с помощью горячих клавиш. Все как и в прошлый раз: нажмите одновременно Ctrl и С, чтобы скопировать текст, и Ctrl и V, чтобы вставить.

Как создать нумерованный или маркированный список

Использование нумерованных или маркированных списков может помочь выделить элементы или показать важные шаги, иерархию или последовательность чего-либо.

Чтобы остановить добавление новых элементов и вернуться к стандартному тексту, щелкните значок нумерации еще раз в верхней части документа.

Есть еще один способ создания списка. Сначала пользователем вводятся все пункты списка, каждый обязательно с новой строки. Когда все пункты набраны выделите их все и нажмите либо на нумерацию, либо на маркеры, в зависимости от того какой именно список вам нужен.

У вас получится тот же результат. Это разные способы и здесь нет правильного или неправильного, главное, что цель достигнута. Используйте удобный вам способ.

Вставляем таблицу

Таблицы помогают структурировать информацию, подавать ее в более презентабельном виде. Без этого навыка не обойтись.

Эти основные знания должны сформировать у вас основные принципы работы с текстом. Выделим основные:

Видео — Word для начинающих

Понравилась статья?
Сохраните, чтобы не потерять!

Автор блога, занимаюсь программированием, делаю обзоры бытовой техники веду свой Youtube канал. Консультирую по вопросам IT

Читайте также: