Как сделать мероприятие ярким

Обновлено: 04.07.2024

Концерты, конференции, выставки или спортивные праздники – ответственная работа и незабываемый опыт. За организацией таких мероприятий стоит немало задач, которые нужно тщательно контролировать. Не допускайте ситуаций, когда что-то нужно решать в последний момент.

Независимо от типа события, есть ряд конкретных вещей, о которых важно помнить и о которых мы расскажем в статье.

1. Площадка

После выбора темы мероприятия проанализируйте, кто ваша аудитория, оцените ее масштабы и приступайте к решению одной из задач — выбор площадки для проведения. Выбирать площадку нужно не при помощи интуиции, а опираясь на опыт (свой или других организаторов).

Недостаточно посмотреть фотографии объекта. Если площадка не знакома, то заранее оцените ее “вживую”, во избежание недоразумений. Необходимо позаботиться о том, чтобы место проведения было удобным и практичным для спикеров и зрителей. Заранее уточните наличие указателей, чтобы никто не заблудился перед началом. Иначе вместо отслеживания плана программы, вы будете тратить время на координирование “потеряшек”.

Оставьте несколько вариантов на выбор. Затем вы без проблем решите, какая больше всего подходит. Если площадка открытая, то в случае изменения погодных условий, следует заранее установить навесы. Не забудьте заключить подробный договор с площадкой, прописав все до мельчайших нюансов.

2. Техническое оснащение

Ни одно масштабное мероприятие не проходит без специального оборудования. Вам не обойтись без хорошо поставленного света и звука. В случае оренды профессиональной аппаратуры проконтролируйте предоставление разрешительных и согласованных документов на установку и монтаж.

Установка технического оснащения — только часть работы. Ведь без постоянной подачи электричества ничего работать не будет. Продумайте бесперебойное подключение приборов, чтобы избежать энергетической перегрузки. Некоторое оборудование требует согласований на городском уровне. Учитывайте данные требования при подборе техники, особенно это правило касается использования спецэффектов.

Помните, организатор решает технические и бытовые вопросы. Не забудьте заключить договор и подключить к работе кейтеринговую службу, которая займется обслуживанием зоны отдыха и питания, а клининговую службу для поддержания чистоты и комфорта во время и после ивента.

3. Программа и спикеры

На этом этапе вы уже знаете, кто будет главным гостем мероприятия, как и его программу. Всегда поддерживайте связь с выступающими и спикерами. Если организацией занимается несколько человек, то у вас не должна разниться информация о дате, месте, времени и продолжительности ивента.

Заблаговременно до начала события составьте четкую программу по минутам (тайминг), чтобы не возникло непредвиденных сдвигов. Ознакомьтесь с презентациями выступающих или концертной программой музыкантов, и убедитесь, что отведенного времени хватит. Учитывайте перерывы. Зрители устают от насыщенного расписания – это тоже необходимо учесть.

Если мероприятие требует регистрации или купленного билета, продумайте заранее механизм проверки участников. Наконец, назначьте ответственных и отрепетируйте все до мелочей. Выбиваться из графика нельзя.

4. Создание сайта/страницы события

На дворе 21 век. Время раздачи бумажных приглашений и листовок давно прошло. Пора браться за современную артиллерию в виде сайтов, лендингов, страниц в соц.сетях и т.д.

Создать такую страницу (лендинг) проще всего с помощью специальных конструкторов. Они не требуют навыков программирования, работать с ними может каждый. Для примера возьмем специализированный сервис Nethouse.События. Он заточен под организаторов. Сервис разрешает создавать страницы ивентов с регистрацией, или без, продажей билетов онлайн и т.д.

За полчаса с помощью удобного редактора вы самостоятельно создадите страницу мероприятия, управляя настройками и блоками: обложка, описание, спикеры, партнеры, программа, фото и видео, контакты, отзывы и т.д. Тему (дизайн) можно изменить в любой момент в пару кликов мыши. В результате вы получите адаптивную страницу, которая одинаково отображается на компьютерах, смартфонах и планшетах.

Прямо с созданной страницы можно поделиться ссылкой на мероприятия во всех популярных социальных сетях. Продвижение играет важную роль в успехе события, поэтому мы посвятили этому отдельный раздел статьи.

5. Создание визуального образа

Мало вещей, за исключением яркой мелодии, запоминаются быстрее, чем сильный визуальный образ. Лого уникален в том смысле, что он производит впечатление на людей, будь-то в электронном письме или плакате на улице.

Такое изображение сопровождает вас и организованный ивент на всем пути — с веб-сайта до сумок и футболок. Он станет образом, которые делегаты будут ассоциировать с мероприятием или конференцией.

Люди посещают их по разным причинам, но чаще они хотят повеселиться, узнать новую информацию и вдохновиться. Он должен одновременно вдохновлять людей и придавать им месседж ивента. Потратьте пару минут и создайте визуальный образ мероприятия с помощью онлайн-сервиса, например, Logaster. Создав лого самостоятельно, вы вложите в него частичку себя. Люди это обязательно оценят.

6. Продажа билетов и закрывающие документы

Часто сложности в организации начинаются именно здесь. Например, для подключения продажи билетов приходится идти в банк и проводить “идентификационный” платеж. Или самостоятельно заниматься подготовкой закрывающих документов для корпоративных клиентов. Или несколько дней ожидать вывода средств, и отдать комиссию до 15% за вывод. Сервис Nethouse.События постарался учесть все эти негативные моменты и снять часть головной боли с организаторов.

7. Продвижение

Рекламируйте ивент всеми доступными способами. Начните с простого — расскажите о нем на страницах в социальных сетях. В случае если вы уже организововали подобное мероприятие, сделайте рассылку по его участникам. Попробуйте разные виды платного трафика: в поиске и рекламных сетях Яндекс и Google, в лентах ВКонтакте, Facebook и Instagram. Не забудьте периодечески оценивать эффективность рекламных каналов с помощью Яндекс.Метрики и Google Analytics. Для этого маркируйте все ссылки UTM-метками и настройте цели на регистрацию или покупку билета, в зависимости от специфики ивента. Отсекайте все, что не работает на вас.

8. Партнёры и спонсоры

Они способны не только увеличить охват аудитории, но и привлечь дополнительные средства и активности (розыгрыш призов, фотограф, развлекательная программа в перерывах и тд.). К тому же, привлечение влиятельных партнеров способно поднять статус ивента и привлечь больше аудитории.

Партнеры взамен получают рекламу бренда. Как правило, выделяется специальная зона, на которой располагаются их стенды.

В заключение

Организация события – сложный процесс, поэтому очень важно все распланировать. Составьте чек-лист и разбейте его на блоки, например, “Привлечение участников”, “Запуск лендинга”, “Площадка”, “Спикеры”. Если вы организуете мероприятие не один, назначьте ответственного за каждый блок. Также не забудьте заключить договоры с спонсорами и контрагентами. Помните, что чем больше вы будете проводить мероприятий, тем лучше будет получаться и меньше времени будет уходить на подготовку. Удачи!

Быть фотографом на деловых мероприятиях непросто. Один день приходится снимать на концерте с ярким освещением и невероятной энергетикой, другой - на конференции по страховому бизнесу в тускло освещенном зале отеля, ожидая, пока спикер пошутит и люди наконец-то улыбнутся.

Ваша задача - быть готовым к худшему освещению, неловким людям, скучным выступлениям, и все-таки получить интересные фотографии. Предлагаем несколько советов для съемок в сложных условиях.

Подготовьтесь заранее

Чем лучше вы будете подготовлены перед началом работы, тем спокойнее пройдет день фотосессии. Все начинается с общения с заказчиком. Убедитесь, что вы понимаете все детали мероприятия и того, что от вас потребуется. Объясните, какой результат вы предоставите клиенту. Чем лучше будет предварительное общение при съемке бизнес-мероприятий, тем меньше неожиданностей может быть в течение этого дня.

Предоставьте заказчику официальное ценовое предложение в формате PDF на фирменном бланке (это приятный штрих) и обязательно используйте контракт. Создайте стандартный контракт, который можно легко изменить для каждого заказа, и шаг станет очень быстрым и не обременительным.

Оцените свою работу достойно. Проведите небольшое исследование услуг фотографов, занимающихся съемками мероприятий в вашем городе и составьте свой лист на услуги. Учитывайте свои накладные расходы, время в пути, время съемки и время монтажа. Кроме того, примите во внимание время, которое вы тратите на маркетинг, чтобы получить эту работу, и другие бизнес-расходы. Если вы занижаете цену, вы сможете немного заработать, но быстро вылетите из бизнеса. Помните, что свою работу нужно ценить.

Обязательно возьмите с собой на съемку дополнительное запасное фотооборудование. Не забудьте дополнительную камеру, объектив, вспышку, батареи и флеш-карты с хорошим запасом. Чем больше вы будете подготовлены, тем меньше будет ошибок.

1/30s; f/2.8, ISO 3200

Наконец, продумайте свой внешний вид и одежду. Этот совет переходит к следующей теме о том, как сделать съемку людей более комфортной для них. Люди будут смотреть на вас, ведь человек с фотоаппаратом выделяется среди всех. И как бы не хотелось фотографировать откровенные моменты, все-таки фотограф будет на виду и привлекать к себе внимание участников мероприятия. Важно производить правильное впечатление. Хоть этот совет может показаться неважным, но чем лучше вы одеваетесь, тем больше людей посчитают, что вы делаете свою работу хорошо. Ведь чаще всего они не разговаривают с вами, просто видят вас перед собой. Совет простой, но он работает.

Сделайте так, чтобы люди чувствовали себя комфортно

Ваша задача как фотографа - снимать людей, которые выглядят счастливыми и не напряженными. Первый шаг к этому - заставить самого себя выглядеть естественно. Чем более естественно и приятно вы выглядите, тем более расслабленными будут чувствовать себя окружающие, поэтому напоминайте самому себе про улыбку.

1/160s; f/4.5, ISO 6400

По мере того как мероприятие будет продолжаться, люди позабудут про вас, и вам несложно будет делать свою работу.

Выбор фотооборудования

Большинство бизнес-мероприятий проходит в местах с плохим освещением, поэтому необходимо иметь подходящее фотооборудование. Вам понадобится светосильный объектив (с диафрагмой f/2,8 или даже больше), вспышка и камера, которая может хорошо снимать при высоких значениях ISO, по крайней мере, ISO 3200. Вот, например, объективы Canon 24-70 f2.8 и Canon 70-200 f2.8.

Подойдет для съемок от общих планов помещения, групповых снимков до подробных фотографий выступающих.

Если у вас ограниченный бюджет, обратите внимание на объектив 50 мм f1.8 - хороший и доступный объектив для съемки событий (однако его основное фокусное расстояние вызовет некоторые существенные ограничения).

Для фотографирования деловых мероприятий в затемненном помещении поднимайте ISO до 1600, и даже до 3200. Если камера может выдерживать этот уровень ISO, то это позволит снимать с объективами f2.8.

Даже если вам нужно иметь возможность снимать при f/2,8, когда этого требует освещение, это не значит, что так всегда нужно делать. Часто требуется большая глубина резкости, чтобы показать четкость всего объекта или нескольких.

В частности, когда фотографируете группы людей, старайтесь использовать диафрагму f/4 по крайней мере, когда это возможно. При съемке группы на f/2,8 человек, находящийся в центре, часто будет резким на фото, в то время как стоящие по краям люди будут довольно размытыми.

1/125s; f/6.3, ISO 1600

Наконец, вам нужна надежная вспышка. Это позволит выделить объекты на фоне и хорошо их осветить. Но при съемках презентаций стоит избегать использования вспышки и вместо этого придерживаться высоких значений ISO, чтобы не раздражать присутствующих людей, которые пытаются сосредоточиться. Для съемки коктейлей в помещении и других неформальных встреч уже можно использовать и вспышку.

Сбалансируйте свет в комнате и вспышку

1/40s; F3.2, ISO 3200

Всякий раз, когда нужно использовать вспышку, стоит сначала настроить камеру так, чтобы правильно экспонировать комнату без использования вспышки.

Увеличивайте ISO и уменьшайте значение диафрагмы до тех пор, пока комната не будет выглядеть хорошо, следя за тем, чтобы скорость затвора не была слишком медленной.

После этого включайте вспышку и используйте настройку TTL (через объектив), чтобы она правильно экспонировала сцену. TTL дает камере возможность считывать свет в помещении и отрегулировать световой поток от вспышки.

Часто этого бывает достаточно, и вы сможете сосредоточить больше внимания на самом событии.

Отразите вспышку с помощью диффузора

1/80s; f/2.8, ISO 2000

При использовании вспышки не забывайте, что свет от нее, прямо направленный на людей, будет слепить и сделает лица неестественными.

Хорошо также использовать для вспышки диффузор типа "колпачок", который расширяет и рассеивает поток света. Он также будет направлять часть света вперед, когда вспышка направлена вверх, что значительно помогает правильно осветить сцену.

Используйте диффузоры с меньшим колпачком, а не с более крупным, так как большие будут загораться как яркая лампочка и ослеплять всех, кто находится рядом с вами - это может помешать мероприятию.

Ловите момент

1/125s; f/3.5, ISO 1600

Ожидание - ключ к хорошей фотосъемке событий. Не прогуливайтесь по залу, вместо этого найдите хорошую точку обзора и дождитесь подходящего момента.

Кстати, для конференций и длинных выступлений главное - дождаться, пока кто-нибудь пошутит. Обычно это единственный способ заставить публику улыбнуться во время этих серьезных событий.

Уделите особое внимание началу каждого выступления - обычно спикеры шутят в начале своей речи.

Эффективно редактируйте фотографии

1/200s; f/2.8, ISO 1600

Выбор нужных кадров из 600-1000 снимков мероприятия и постобработка может быть непростым делом, особенно для начинающих. В таких ситуациях необходим эффективный рабочий процесс.

Старайтесь уложиться с работой максимум в неделю, чтобы сохранить актуальность фото для заказчика. И отправляйте ему уже через день после начала работы хотя бы небольшую часть лучших фотографий.

1/160s; F6.3, ISO 1600

Видеоканал Фотогора

много лет никуда не вызывают и не приглашают.Однажды на 45 летие школы приперся в зимних дутиках.Все гости в лакированых туфлях ,фотограф в синих дутиках.Нелегко мне пришлось,выглядел клоуном.С тех пор хожу только в костюме с галстуком

Иногда возникает вопрос как и чем развлечь гостей на празднике, будь то день рождения, юбилей, новый год и прочее. На самом деле все просто, секретный ингредиент любого мероприятия — его развлекательная программа. Интересные спикеры, удобное расписание и слаженная работа персонала уходят на второй план, если посетители вдруг заскучают. Хорошая развлекательная программа повышает уровень вовлеченности гостей, тем самым, усиливая интерес к мероприятию, в целом.

О том, как спланировать ваши развлечения, и какие идеи наиболее востребованы, читайте в нашей статье.

Чем развлечь гостей на мероприятии

Квесты. Почему бы не использовать модное на сегодняшний день развлечение с пользой? Вы можете адаптировать квест под тематику собственного мероприятия, способствуя тем самым к налаживанию взаимодействия среди гостей и налаживанию новых контактов. Это отличный вариант чем развлечь гостей!
Элемент игры. В основную программу также можно добавить элемент интерактива, это вносит элемент игры, разряжая атмосферу и вовлекая участников в процесс. Это могут быть как и настольные игры, так и более активные и подвижные.
Конкурсы. Эстафеты, викторины, фотоконкурсы и множество других идей, в основе которых лежит соревновательный дух, помогут внести разнообразие в привычный ход события.
Тимбилдинг. Можно устроить несколько конкурсов на командообразование и улучшение взаимодействия. Можно разбить всех на несколько команд или проходить всем вместе.
Виртуальная реальность. Это крутой способ заинтересовать публику. На сегодняшний день ВР является мощнейшим маркетинговым инструментом: музеи и выставочные галереи создают виртуальные экскурсии, туристические агентства предлагают 3D-туры по отелям и курортам, в образовании ВР применяется, как способ понаблюдать за некоторыми процессами в режиме реального времени и так далее. В контексте мероприятия ВР можно использовать как дополнение к сессионной программе или как способ развлечь публику во время перерыва.
Живое выступление. Выступление артистов или музыкальных коллективов — классическое решение для любого корпоративного мероприятия. Кроме того, если бюджет ограничен, всегда можно пригласить местный коллектив или предложить талантливым гостям поучаствовать в выступлении.
Караоке. Караоке, особенно, если гости собираются командой и демонстрируют публике выступление импровизированной группы — это всегда веселое времяпрепровождение. В итоге, заряд положительных эмоций получат и выступающие, и зрители.
Животные на праздник. Общение с братьями нашими меньшими — один из самых лучших способов снять стресс. Последние несколько лет данный прием активно используется в event-индустрии. Организаторы сотрудничают с приютами и благотворительными фондами, создавая на мероприятиях живые уголки, где гости могут в расслабленной атмосфере поиграть с щенками или котятами, а при желании приютить их впоследствии у себя дома.
Сафари. Для того, чтобы организовать мини-сафари, не обязательно выезжать далеко за пределы страны. Вы можете воспользоваться услугами местных зоопарков и ферм. Данное развлечение уместно для мероприятий на открытом воздухе.
Художники. Присутствие на мероприятии художника достаточно оригинальный способ произвести впечатление на посетителей. В зависимости от тематики и формата мероприятия это может быть карикатурист, портретист, граффити-художник. Публика получить удовольствие, наблюдая за творческим процессом в режиме реального времени.
Мастер-класс по приготовлению коктейлей. Организуйте мастер-класс по миксологии. Под руководством опытного бармена гости научатся смешивать любимые напитки, попутно дегустируя получившиеся коктейли и общаясь. Данный вид развлечения является одновременно тимбилдингом, способом научиться чему-то новому и отличным релаксантом.
Кулинарный мастер-класс. Пригласите шеф-повара, организовав настоящий кулинарный мастер-класс. Гости оценят возможность прокачать свои навыки в искусстве готовки и насладятся общением друг с другом.
Файер-шоу. Разнообразные трюки с огнем выглядят весьма эффектно, особенно в ночное время.
Пиротехническое шоу. Праздничное феерическое шоу. Невероятно красочные шоу-программа! Салюты и фейерверки, такая программа не оставит ни одного равнодушного.
Танцевальные шоу. Отличная идея сблизить и раскрепостить коллектив. Можно частично пригласить аниматоров и артистов, затем устроить совместный интерактив.
Цирковое шоу. Смешные клоуны, грациозные гимнасты, отважные укротители зверей, невероятные глотатели шпаг и огня без особых усилий придадут празднованию самый высокий уровень, подарят всем приглашённым сказочные впечатления, море веселья, восхищения и невообразимые воспоминания после мероприятия.
Светящиеся роботы. Светящиеся роботы на вашем мероприятии – что может быть более захватывающим и эффектным? Их появление станет гвоздём программа на танцевальной вечеринке, свадьбе, гала-ужине или любом другой вечернем мероприятии. Их появление произведет настоящий фурор.
Двойники звезд. Интересное решение практически для любого мероприятия, будь то корпоративная вечеринка или масштабная конференция. Особенно уместно пригласить двойника знаменитости, которая, так или иначе, связана с тематикой события. К примеру, на вечеринке в стиле Вегаса весьма кстати будет двойник Элвиса Пресли.
Фотозона. Это беспроигрышный вариант для любого мероприятия. Можно нанять живого фотографа и предлагать посетителям фотосет, можно поставить будку для моментальных фотографий, использовать реквизит, пригласить дизайнера для оформления эксклюзивного фона и множество других интересных идей, ограничивающихся лишь вашей фантазией и бюджетом.
Фокусник. Поможет приблизиться к разгадке тайн. К тому же он не только удивит и рассмешит гостей, а и позволит им поучаствовать в его шоу. Это всегда увлекательно и захватывающе!
Чайная церемония. Это уникальный мир, в котором в полной мере наслаждаются вкусом и ароматом чая. Это искусство зародилось в среде буддийских монахов в далекой древности, традиции сохранились и до нашего времени В каждой детали церемонии присутствует утонченность, эстетика и красота. Это возможность сделать паузу в быстром ритме современной жизни, чтобы отдохнуть и расслабиться, насладиться вкусом и ароматом лучших сортов чая, ощутить гармонию с собой и с окружающим миром.

Полезные советы при планировании развлекательной программы

Вовлеченность, то есть эффект погружения, становится основным трендом в event-индустрии(иммерсивность). Людям уже недостаточно быть сторонними наблюдателями, они хотят стать частью процесса. Отсюда набрали популярность всевозможные квесты, pop-up акции, иммерсивный театр и другие развлечения, позволяющие публике погрузиться в новую для себя реальность. Подумайте, что из перечисленных активностей больше всего подойдет тематике и целевой аудитории мероприятия и не бойтесь экспериментировать.
Местный колорит. При планировании мероприятия обратите внимание на место его проведения. Оно может стать отправной точкой при выборе развлечений. Подумайте, чем славится город. Возможно, стоит пригласить местных знаменитостей, музыкантов, артистов или шеф-повара самого известного в городе ресторана.
Создание атмосферы. Все состоит из мелочей — помните об этом, планируя развлечения для очередного мероприятия. Такие приятные детали, как пианист в коктейльной зоне, художник-портретист в холле, мим, официант в тематическом костюме — все это создаст настроение вечера. Это отличная подсказка в том чем развлечь гостей, если суметь вовлечь всех гостей, можно сделать мероприятие более успешным.
Планирование бюджета. Качественные развлечения — дорогое удовольствие. При планировании бюджета не забывайте о дополнительных тратах. Например, если в качестве развлекательной программы вы выбрали выступление музыкальной группы, обязательно включите в смету затраты на аренду сцены, светотехники, качественного звукового оборудования и других сопутствующих элементов, без которых организация хорошего концерта просто невозможна.
Определение цели. Работая над развлекательным элементом, легко увлечься, поддавшись последним веяниям моды. Вместе с тем, модно не значит хорошо. Прежде всего подумайте о целях вашего мероприятия. Все, что вы делаете, начиная от выбора спикеров и заканчивая подбором закусок для фуршета, должно соответствовать концепции мероприятия. То же самое касается и выбора развлекательной программы — она должна быть не модной, а подходящей.
Потребности аудитории. Прежде чем придумывать концепцию развлекательной программы, проведите анализ аудитории. Что вы можете сказать о людях, планирующих посетить ваше мероприятия: какие у них интересы, возраст, привычки? Ответы на эти вопросы помогут сделать правильный выбор.Кроме того, помните о специфике программы. Если это многочасовые сессии, то целесообразно разнообразить их активностями на открытом воздухе, заставить гостей подвигаться. Если же речь идет об интенсивном двигательном тренинге, то отличной идеей будет устроить концерт — в этот момент у посетителей появится возможность спокойно передохнуть, устроившись в уютном зрительной кресле.

Мы надеемся что этот текст был полезен вам и мы ответили вам на вопрос чем развлечь гостей!

wikiHow работает по принципу вики, а это значит, что многие наши статьи написаны несколькими авторами. При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали авторы-волонтеры.

Сделать свою жизнь насыщеннее и ярче — значит прилагать усилия для того, чтобы ваша жизнь стала максимально наполненной смыслом, радостью и приносила вам удовлетворение. Хотя не существует волшебного средства, позволяющего мгновенно изменить жизнь, вы можете сделать это постепенно, шаг за шагом, обогащая свою жизнь новым опытом и знаниями и научившись ценить то, что уже имеете. Если вы научитесь быть благодарным за все хорошее, что есть в вашей жизни, то сможете двигаться вперед и сделать свою жизнь еще более удивительной.

Читайте также: