Как сделать матрицу эйзенхауэра в excel

Добавил пользователь Евгений Кузнецов
Обновлено: 05.10.2024

Кто придумал матрицу и зачем она нужна

Генерал, а затем и президент США Дуайт Эйзенхауэр разработал для себя систему, которая помогала ему приоритизировать дела государственной важности. Стивен Кови, автор семи навыков, обратил на неё внимание и популяризировал в своей книге.

Цель матрицы заключается в том, чтобы разделить дела на более и менее важные. Так получается четыре квадрата, для каждого из которых разработаны рекомендации по планированию.

Как работать с матрицей

Квадрат А

Наиболее срочные и важные дела.

К первому квадрату относятся:

форс-мажоры,
запланированные на это время дела,
а также те задачи, которые оптимально решить в заданное время.

Если у вас в бизнес-центре отключили электричество, то все остальные дела отходят на второй план, — вы восстанавливаете связь и файлы. На форс-мажоры следует закладывать время в среднесрочный период. По примеру заложенных в цену потерь супермаркета.

Дела, поставленные в график, такие как встречи, конференции и прочее следует выполнять согласно календарю. Иногда их можно передвинуть при появлении более срочных и важных дел.

Моя сестра считает время с 5:30 до 7:00 утра наилучшим, так как с собакой ещё можно не гулять, все спят, пространство принадлежит только ей. Несмотря на то, что впереди весь день, важно и срочно сделать наиболее сложное дело в этот период. Потом возможности в покое заняться чем-то творческим или требующим полного погружения не представится. Конечно, работа ранним утром требует саморегуляции, о которой я писал в посте об эмоциональном интеллекте.

Безусловно, в контексте дедлайна, все задачи к нему относящиеся, так же ставятся в квадрат А. Но не следует забывать и о возможностях. Например, прямо сейчас вы успеете переговорить с начальником, он как раз освободился и не занят, — важно и срочно, квадрат А! Так герой фильма успевал ловить мгновение и строить связи по ходу решения своих задач.

А теперь попрактикуемся. Если заполнить матрицу из задач в примерах, то получится примерно так:

Квадрат B

Менее срочные, наиболее важные дела.

Со срочностью всё более-менее понятно. Большой вопрос однако, — ваши критерии для определения важности. Задумайтесь о них, возможно, это потенциальная финансовая выгода или жизненная гармония. Но для дальнейшей работы над матрицей такие критерии нужно понимать. Это ваше видение.

Быть успешным в XXI веке — значит постоянно развивать человеческий капитал: связи, образование, исследования, прогоны, новые идеи, развитие, улучшение условий жизни. То есть делать то, что вам стратегически важно.

Ко второму квадрату приоритетов также необходимо отнести собственно планирование, восстановление сил и улучшение условий своей жизни. Чем больше вы находитесь в квадрате B, тем более быстры и точны на своём пути. Хороший пример квадрата B, — найти хорошего наставника или ментора.

Бэклог второго квадрата необходимо постоянно наращивать, изучая посты профессионалов на фейсбуке, читая новые книги, посещая конференции и форумы. Быть проактивным означает ещё и действовать в зоне влияния, то есть только там, где вы можете получить ощутимый эффект. Возможно, для вас это просто изучать истории успеха, похожие на желаемую.

Вернёмся к нашей матрице и заполним квадрат B задачами, которые стратегически важны для вашего развития, например:

Квадрат C

Срочные и менее важные дела.

Такие дела, как проверка документов и контактов, подготовительная работа и всё то, что могут за вас сделать другие, стоит делегировать. Это примеры из третьего квадрата матрицы Эйзенхауэра. Также в это поле попадают все отвлекающие факторы, о борьбе с которыми я писал в посте о прокрастинации.

Иногда стоит умело избежать помощи или отложить её, перенести встречу для обсуждения второстепенных вопросов или спросить супервайзера о его приоритетах и согласен ли он своей просьбой снизить приоритет того, чем вы занимаетесь прямо сейчас. Избежать ненужных конфликтов в таких ситуациях поможет мой пост о конфликтологии.

Любопытный пример из кинофильма: герой не вешал трубку и не пил воду из кулера, чтобы быстрее успеть обзвонить клиентскую базу и завершить рабочий день за шесть часов вместо восьми.

Относясь ко времени как к ресурсу, нужно задумываться не только о том, во что выгодно вложить время (квадраты А и B), но и об оптимизации. Задумайтесь о том, что поглощает ваше время, на чём можно сэкономить.

В нашей матрице оказались такие задачки: покупка нового чехла на телефон, поздравление секретаря и оформление презентации. Часть из них можно смело делегировать или убрать из своего ToDo-листа — например, поздравление:

Квадрат D

Менее срочные и менее важные дела.

Вопрос: находит ли гуру приоритезации время для соцсетей, забавных роликов и приятных мелочей? – Да. Стивен Кови сравнивает такие пустяки с маленькими камнями и песчинками, которые заполняют сосуд времени нашей жизни до полного объема.

Но! Только если сперва сложить первые большие камни из других квадратов матрицы Эйзенхауэра. Если же всегда сперва заполнять день не срочными и не важными делами, то для главного — места не останется. А сразу необходимо делать главное!

Из маленьких приятных моментов и состоит наша жизнь. Главное, держать курс на свою цель, по пути и в перерывах успевая ею насладиться. Помните, даже отдых должен быть эффективным, если он подпитывает ваше движение к целям.

Так, в квадрате D могут оказаться такие задачки:

Подробнее о soft skills и других темах можно узнать на моём YouTube-канале. В следующий раз расскажу о техниках мотивации.

Хотите вывести управленческие скилы на новый уровень, сделав их важной частью своей работы? Тогда приглашаем вас на факультет проджект-менеджмента GeekBrains, где преподаёт автор этой статьи.

Кто придумал матрицу и зачем она нужна

Как работать с матрицей

Квадрат А

Наиболее срочные и важные дела.

К первому квадрату относятся:

форс-мажоры,
запланированные на это время дела,
а также те задачи, которые оптимально решить в заданное время.

А теперь попрактикуемся. Если заполнить матрицу из задач в примерах, то получится примерно так:

Квадрат B

Менее срочные, наиболее важные дела.

Квадрат C

Срочные и менее важные дела.

Квадрат D

Менее срочные и менее важные дела.

Так, в квадрате D могут оказаться такие задачки:

В этой статье хочу поговорить о проблеме перегруженного списка задач, с которой встречается почти каждый современный человек. В чем это проявляется? В том, что мы планируем выполнить много всяких разных задач в течение дня или в течение недели, а в конце этого периода понимаем, что ничего не успели.

Почему же так получается? Почему мы перегружены и не успеваем сделать то, что запланировали?

Чаще всего это связано с тем, что наше планирование нереалистично. Мы перегружаем свой список задач, из него надо что-то вычеркнуть, но возникает вопрос “Как из него что-то вычеркнуть, если мы в него вписываем только необходимые дела?”

Специальные техники определения приоритетов могут помочь нам определить то, что должно быть выполнено в первую очередь, а что мы можем отложить, а что не выполнять вовсе.

Постоянная занятость — это форма лени, ленивого мышления и неизбирательного действия.
Тим Феррис

В основе матрицы Эйзенхауэра лежит принцип Парето, согласно которого 20% наших усилий дают 80% результата. Эйзенхауэр усовершенствовал этот принцип.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный двумя пересекающимися осями на 4 сектора или квадранта.
Вертикальная ось — “важность”, горизонтальная — “срочность”.
Таким образом, получаем 4 сектора:
сектор А — “срочно и важно”
сектор В — “не срочно, но важно”
сектор С — “срочно, но неважно”
сектор D — “не срочно, не важно”

Сектор А: важно, срочно

Объединяет дела, которые необходимо выполнять в первую очередь. Они не терпят отлагательств, выполнить из завтра — будет уже поздно. Регулярное появление таких дел в нашем списке задач является, как правило, следствием плохого планирования, неорганизованности, откладывания на потом и т.д Идеальным планированием является ситуация пустого квадранта А.

Примеры дел квадранта А:

оплата кредита
внеплановый визит к врачу, когда уже сильно что-то болит
вызов сантехника для ремонта протекающей трубы
ремонт ноутбука

Сектор В: важно, не срочно

Этот сектор объединяет дела, которые напрямую влияют на вашу личную эффективность. Главное отличие этих дел от дел квадранта А — отсутствие срочности. Это позволяет подойти к решению таких задач более обдуманно, что позволяет достигнуть больших результатов и эффективности. Из задач сектора В должен в основном состоять наш список дел на день. Также нужно помнить, что дела сектора В, если им не уделять своевременно внимание и время, могут перейти в сектор А.

Примеры дел квадранта В:

обучение, повышение квалификации, курсы и семинары, тренинги
плановый отчет
занятия спортом
качественный отдых
плановый визит к врачу (диспансеризация, профилактические осмотры)

Сектор С: не важно, срочно

Дела, которые не приближают вас к цели,но делать их необходимо. Главной ошибкой при работе с матрицей является не перепутать дела сектора А и С, иначе возникнет ситуация, что вы крутитесь как белка в колесе, но выполненные задачи не приближают вас к намеченной цели, а важные задачи остаются нерешенными.

Примеры дел сектора С:

проверка электронной почты
текущие звонки
совещания
домашние рутинные дела(уборка дома)
навязанные кем-то встречи

Сектор D: не важно, не срочно

Сектор объединяет дела, которые тратят наше время впустую, не приносят нам совсем никакой пользы. Иными словами — поглотили времени. Но эти задачи имеют для нас большую привлекательность, они просты для выполнения, позволяют хорошо провести время и отдохнуть. Поэтому противостоять им очень трудно, но делать это необходимо.

посидеть в соцсетях
просмотр телевизора
треп с коллегами

Чем может быть полезна матрица на практике? Возможно два направления применения матрицы Эйзенхауэра:

для планирования
Часто мы выполняем все срочное, но неважные дела, а важные и несрочные откладываем все дальше и дальше. Если мы займемся планированием своего времени и задач по матрице Эйзенхауэра, то сможем уделить больше времени на важные дела, которые приблизят нас к цели, и устраним задачи, которые занимают время, силы, энергию и редко приводят к цели. Как использовать матрицу для планирования читайте в этой статье ниже.
для оценки своей эффективности
Матрица Эйзенхауэра наглядно показывает какие задачи вы выполняете. Такой анализ можно проводить в конце недели или месяца. Регулярный анализ задач, выполнением которых вы были заняты в течение определенного периода, повысит вашу личную эффективность.

Как это выглядит?

Выпишите на лист дела, которые вы выполнили в течение дня.
Распределите сделанное по четырем секторам с указанием затраченного времени.
Подсчитайте, как распределилось время и количество задач по секторам.
Интерпретация результата:
сектор А
Если сектор А разросся, значит вы не управляете своей жизнью. вы не занимаетесь стратегическим планированием, не умеете распределить нагрузку по сотрудникам и делегировать обязанности.
сектор В
Если сектор В наиболее заполнен делами, то вы достаточно уделяете время достижениям своих целей, умеете концентрироваться на главном.
сектор С
Увеличение дел сектора С показывает отсутствие у вас намеченных целей, планов. вы тратите свое время на неважные задачи.
сектор D
Возникает вопрос “За что вам платят зарплату?”, да и в личном плане вы тратите время “впустую”.

Основная трудность применения матрицы Эйзенхауэра является сложность определения важности задачи. Часто нам кажутся все задачи важными. как определить в чем истинная важность задачи. как из всех задач выделить действительно важные задачи?

Здесь пригодится “метод Франклина”: важное — это то, что соответствует главным целям моей жизни.

Основная идея состоит в том, что до того, как расставлять приоритеты, необходимо четко определиться со своими целями на определенный период.
После этого дополним матрицу Эйзенхауэра, помещая в ее центр наши цели. Что теперь происходит? Теперь оценка важности всех задач на день будет осуществляться относительно поставленной цели.

Важность задачи отличает ответ на 3 вопроса:

Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?
Может кто-то это сделать вместо меня?
Важна ли эта задача для достижения поставленной цели?

Например, ваша цель “погасить все кредиты и долги в течение года”. Важность каждой задачи матрицы оцениваем именно с позиции, поможет ли она достигнуть поставленной цели.

Практическая реализация. Алгоритм применения матрицы для ежедневного планирования

Определите цели. Посмотрите, соответствуют ли ваши цели принципам SMART. Из списка ваших целей выберите 1-3 цели, более приоритетные на данный период. Именно эти цели будут являться для вас маяком, на который вам нужно ориентироваться при классификации задач по секторам.
Составьте список всех задач на текущий момент (день, неделя, месяц). Профессионалы в области тайм-менеджмента советуют планировать также и отдых.
Разбейте объемные задачи на подзадачи.
Оценка приоритетов. Распределить задачи по секторам, определяя важность задачи исходя из поставленных целей. Расчертите лист на 4 квадранта и заполните матрицу задачами. Если вас не вдохновляет мысль чертить каждый день квадранты, можно отмечать приоритеты буквами: А, В, С и D. Отметки вносим в ваш список напротив каждой задачи.
Можно использовать для приоритетов три цвета светофора: красный (квадрант А), зеленый (квадрант В) и желтый (квадрант С).
Исполнение поставленных задач:

в первую очередь выполняются дела важные и срочные. С этих дел должен начинаться день.
после этого переходим к делам важным, но не срочным. Основное наше время и внимание должны быть сосредоточены на делах этого сектора
только потом к остальным делам.

Прежде чем приступить к выполнению любой задачи, сначала задайте себе вопрос “Это должен сделать я?, “Может это сделать кто-то другой?”.
Задачи квадранта С, как правило, рутинного характера, не продвигающие вас к поставленной цели, рекомендуется делегировать или не делать совсем.

6. Контроль исполнения плана
На этом этапе выполните анализ исполнения намеченного плана. Подсчитайте в каждом квадранте матрицы какое количество задач выполнено за день и сколько времени потрачено на их исполнение. Оцените свою эффективность.

Чем больше времени вы уделяете задачам квадранта В, тем эффективнее вы становитесь и быстрее добиваетесь поставленных целей.

Невыполненные задачи перенесите в список на следующий день. Если вы отложили выполнение задачи более трех раз, задумайтесь о том, следует ли ее вообще выполнять? Скорее всего, вы прекрасно обойдетесь и без нее! Вычеркивайте такие дела из списка или выполните немедленно.

Как видите, матрица Эйзенхауэра — простой рабочий инструмент, который облегчает планирование и помогает текущему контролю и анализу вашей деятельности. Оставьте свой e-mail в форме в конце статьи и скачайте шаблон ежедневного планирования по матрице Эйзенхауэра. Шаблон создан в двух форматах: в таблице эксель и в виде шаблона заметки для Evernote.

Как только вы научитесь правильно распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, у вас появится немалое количество дополнительного времени и самое главное, вы быстрее придете к поставленной цели.

Наполняйте каждый свой день смыслом и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

Матрица Эйзенхауэра пользуется огромной популярностью во всем мире не просто так – это действительно отличный инструмент управления временем и задачами. Многие из нас пользуются техникой, даже не подозревая о ее существовании! Пора заполнить пробелы – читайте о принципе, которым пользовался президент США. Кстати, вы уже видели нашу подборку книг по тайм-менеджменту.

Немного истории

Затем началась Вторая мировая – тогда он стал полковником и начальником одного из штабов, после чего получил массу лестных отзывов от генералов, с которыми служил. После – занял пост начальника отдела военного планирования, командовал американскими силами в Британии. Стал знаменит именно на конференции, проходившей по этому поводу.

Полковник сделал очень много для победы над нацистами, непосредственно участвовал в процедуре подписания акта о капитуляции Германии. В чине генерала он вышел в отставку и стал президентом Колумбийского университета. Далее было создание американской ассамблеи, командование объединенными вооруженными силами НАТО и американскими военными силами в Европе во время Корейской войны, что подтолкнуло Дуайта к политике.

Этот путь привел к тому, что 20 января 1953 года прошла инаугурация и бывший военный стал 34-м президентом в истории США, набрав на выбора 55,2% голосов избирателей. Свое кресло он занимал до 1961 года.

К чему эта небольшая историческая справка? Она лишь доказывает, что матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов действительно работает – вряд ли человек, достигший таких впечатляющих успехов, мог пользоваться бесполезным, не работающим методом.

Суть принципа

Человек, достигший высот в военной карьере, ставший президентом огромной страны, явно умел быстро принимать решения, расставлять приоритеты правильно и ориентироваться в огромном потоке дел, событий и задач. Именно поэтому матрица приоритетов Эйзенхауэра работает – сейчас она доступна совершенно любому человеку. Более того, ее эффективность и удобство оценили многие. Даже спустя несколько десятков лет метод пользуется популярностью в работе и повседневной жизни.

Существует много различных мобильных приложений для тайм-менеджмента. Мы сделали обзор самых функциональных, читайте здесь.

В чем же суть? Представьте четыре квадранта – на каждом из них последовательно напишите одну фразу:

Срочно и важно;
Важно, но не срочно;
Не важно, но срочно;
Не важно и не срочно.

На этих четырёх квадрантах базируется целая матрица распределения задач Эйзенхауэра. Общую суть можно уловить уже сейчас: по четырём направлениям вам придётся распределить текущие дела и задачи – это даст толчок к желанной продуктивности.

Слышали о проблемах с целеполаганием? Вы наверняка сталкивались с подобными трудностями, если вам знакомо следующее описание:

Вы постоянно трудитесь и почти не чувствуете ног от усталости;
Количество дел никак не уменьшается, хотя вы практически не отвлекаетесь от списка задач;
Никакого удовлетворения от процесса и результата вы не получаете, вы будто белка в колесе. В конце дня вас ждёт лишь усталость, а в дальнейшем – выгорание.

Матрица Эйзенхауэра как инструмент тайм-менеджмента поможет решить проблему сизифова труда. Вспоминайте древнегреческий миф, в котором Сизиф катил камень по склону горы вверх, но за несколько сантиметров до конца тот срывался назад – и все повторялось снова.

Вам нужно научиться расставлять приоритеты и правильно ставить цели – тогда вы перестанете винить себя за плохо сделанную работу и будете получать удовольствие от каждого дня. Сколько начнёте успевать – сейчас даже сложно представить.

Заполняем матрицу

Распределение дел по матрице Эйзенхауэра занимает четыре квадранта – как правило, по вертикальной оси оценивают важность задачи, а по горизонтальной – срочность выполнения. Это не строгое правило, вы можете руководствоваться другими соображениями и менять квадранты местами.

По матрице Эйзенхауэра, важное и срочное лежит в квадранте А, далее В – не срочно, важно, затем С (не важно, но срочно) и D – не срочно и не важно. Вы не можете просто произвольно вносить любые дела в четыре квадрата таблицы! Стоит придерживаться определенного принципа.

Самый большой квадрант в матрице Эйзенхауэра – это сектор В. Именно здесь стоит сосредоточить основное количество дел, задачи в других секторах рекомендуется сводить к минимуму.

Пройдёмся по каждому квадранту, чтобы понять, какие задачи стоит вписывать.

Выполнение или невыполнение может повлиять на здоровье и жизнь (собственные или окружающих);
Невыполнение может поставить под угрозу достижение цели;
Имеют жёсткие сроки и грозят серьёзными проблемами в будущем (в случае неисполнения).

Планирование по матрице Эйзенхауэра подразумевает, что этот квадрант лучше оставлять пустым. Реальность такова, что в секторе будут появляться задачки – но их стоит свести к минимуму.

Стратегическая часть матрицы включает в себя важные задачи, которые мы можем делать без спешки. Уделите им максимум своего внимания, выполняйте максимально эффективно и увидите, как работает матрица времени Эйзенхауэра. Отсутствие срочности не означает отсутствия дедлайна!

В эту часть попадают задачки, которые можно делегировать другим людям. По сути, они лишь отвлекают от достижения поставленной цели, могут возникать внезапно и мешают сосредоточиться.

Простой пример – это телефонные звонки или рутинные электронные письма. Очень легко спутать с вопросами сектора А, поэтому стоит быть особенно внимательным. Без проблем отдавайте их другим, ведь личного присутствия дела не требуют.

Хорошая новость – отказываться от отдыха не нужно. Плохая новость – все развлечения придётся отложить, пока не будут закрыты важные или рабочие вопросы. Начинайте бороться с прокрастинацией!

Вот что еще нужно знать о том, как пользоваться матрицей Эйзенхауэра: присвойте каждому квадранту цвет. Красный для срочных дел, Б-сектор можно выделить жёлтым, С – зеленым, а последний квадрант – серым или синим.

Хотим посоветовать хорошее приложение Notion. В нём удобно вести дела и записывать идеи.

Давайте посмотрим на простой пример матрицы Эйзенхауэра. Приводим лишь несколько базовых дел и распределяем их по секторам:

А – запись на приём к врачу;
B – подготовка рабочего проекта, чтение рабочих писем;
C – вызов сантехника;
D – поход в кино, выбор подарка на день рождения другу.

Уже на примере распределения дел в матрице Эйзенхауэра видно, что воспользоваться этим простым инструментом может каждый – обычный человек или руководитель крупной компании… Не имеет значения! Вы научитесь быстро распределять задачи по спискам, а значит – повысите эффективность, поймёте основы планирования и избавитесь от ступора, когда не понимаете, с чего вообще начать штурм огромной горы дел.

Мы рекомендуем вам скачать шаблон матрицы Эйзенхауэра здесь и потренироваться – сначала может быть сложно, но стоит начать! Все обязательно получится.

Как определить важность задачи

Мало понимать, в чем заключается суть матрицы Эйзенхауэра – нужно научиться бегло оценивать дела и распределять их по спискам. Мы же не хотим бесконечно сидеть над квадрантами, лучше сосредоточиться на выполнении?

Задайте себе вопросы:

Если я отложу задачу, она потеряет актуальность?
У меня возникнут проблемы или я упущу возможность?

Так определяется срочность. А теперь такие вопросы:

Насколько это соответствует моей цели?
Это важно для меня?

Теперь мы узнали и важность. Переходим к приоритетности:

Могу ли я отложить дело?
Насколько этот пункт важен для меня, моих целей и ценностей?

Готово – ваш проект отправляется в нужный квадрант!

В один сектор лучше не добавлять более восьми пунктов. По мере выполнения можно пополнить квадрант, но делать это не желательно. По крайней мере, в начале.

Достоинства и недостатки

По сути, для приложений для матрицы Эйзенхауэра масса – это любой планировщик задач, например, Trello или Todoist. Вам подойдёт сервис, в основе которого лежит система канбан.

Просто создайте четыре доски, озаглавьте их соответственно названиям квадрантов и заполняйте задачами. Рекомендуем отдельно оставить список входящих дел, чтобы не возникали трудности с сортировкой.

А теперь несколько слов о недостатках этой системы:

Чрезмерная упрощённость. Разумеется, в жизни существуют и другие градации, степени измерения важности и срочности (не только четыре квадранта). Можно забыть о множестве оттенков и начать упрощать все дела – даже в частной жизни;
Не учитываются другие факторы. Не всегда важность и срочность являются определяющими – здесь стоит полагаться на собственную интуицию;
Слишком много отдано на откуп интуиции. Человеку со слаборазвитым аналитическим мышлением будет трудно быстро и грамотно распределить дела. Отсюда может возникать путаница;
Бывает тяжело . Первыми придётся выполнять дела срочные, важные, они не всегда приятны нам – отсюда следует нежелание работать вообще. Потребуется психологическая устойчивость.

Вы же хотите знать плюсы и минусы матрицы Эйзенхауэра? О недостатках поговорили, переходим к достоинствам:

Универсальность и простота. Легко использовать, можно применять во всех жизненных сферах;
Не придётся долго настраивать . Достаточно потратить несколько минут на составление списка повседневных задач. Дополнительные инструменты также не нужны;
Помогает быстро выявить правильную стратегию развития. По тайм-менеджменту матрица Эйзенхауэра буквально не имеет себе равных. Уже через несколько дней вы заметите, какие задачки занимают больше всего времени и сможете перераспределить дела;
Приносит результат максимально быстро. О других достоинствах вы уже знаете из текста, приведённого выше.

Рассказали все, что знали о матрице Эйзенхауэра или как правильно расставить приоритеты. Если вы начнёте строго придерживаться приведённых принципов, увидите значительный рост эффективности очень скоро. Ещё рекомендуем метод помидора в тайм-менеджменте. Желаем успехов!

На мой взгляд в той статье не хватило некоторых акцентов, о которых я постараюсь рассказать здесь.

Дуайт Эйзенхауэр прожил очень насыщенную жизнь. Мало кому из нас придется пережить, то с чем столкнулся этот человек.

Эйзенхауэр был 34-м Президентом США, дважды побеждая в выборах, он проработал на этом посту с 1953 по 1961 годы.

Будучи президентом он запустил огромное количество инфраструктурных и научных проектов, оказавших огромное влияние на развитие США.

По его инициативе были запущены программы, в результате которых появились такие явления как система федеральных дорог США (Interstate Highway System), интернет (проект DARPA), исследование космоса (NASA) и альтернативная энергетика (в частности, использование атомной энергетики в мирных целях).

Прежде чем стать президентом Эйзенхауэр был генералом армии, руководившим американскими войсками в Европе во время Второй Мировой Войны, кроме того, он принимал участие в разработке и оперативном управлении наступлениями в Северной Африке, Франции и Германии.

Кроме того, он являлся президентом Колумбийского Университета, был главнокомандующим НАТО, находя время на любимые занятия: гольф и рисование.

Эйзенхауэр поражал своих коллег и современником высочайшим уровнем производительности. Он на протяжении многих лет сохранял высокий темп работы. Не случайно, что его методику тайм-менеджмент и управления задачами взяли на вооружение множество людей.

Матрица дел Эйзенхауэра: как эффективно использовать рабочее время

Принцип матрицы Эйзенхауэра достаточно прост: все дела вы распределяете по четырем группам, а затем, в зависимости от того, в какой квадрант было распределено задание, принимается решение.

Итак существует 4 группы:

Важные и срочные дела (задачи, которые требуют немедленного решения).
Важные, но несрочные дела (задачи, которые должны быть выполнены обязательно, но позднее).
Неважные, но срочные дела (задачи, которые требуют немедленного решения, но могут быть делегированы, поскольку не являются критичными).
Неважные и несрочные дела (дела, которые могут быть проигнорированы и не выполнены).

Огромным преимуществом данного способа планирования своего времени является тот факт, что он эффективен как при долгосрочном , так и при краткосрочном планировании.

NB! Если необходимо скачать шаблон матрицы Эйзенхауэра (хоть он и очень простой), то он во вложении .

В чем различия между категорией Срочных дел и категорией Важных дел?

К Срочным задачам относятся вещи, на которые необходимо реагировать немедленно: это электронная почта, телефонные звонки, вопросы руководителей, клиентов и подчиненных. Зачастую причинами тех или иных вопросов является нежелание искать информацию самостоятельно.
Таким образом, линейно решая какую-либо задачу и не имея желания искать ответ самостоятельно, ваш коллега просто звонит вам и спрашивает, отвлекая вас от решения текущих задач.

В то время как к Важным задачам относятся явления, которые надолго определяют наши цели, мероприятия и стремления.
Матрица Эйзенхауэра позволяет эту проблему преодолеть.

Попробуйте не делать то, что не надо делать

У программистов есть выражение: самый быстрый код — это отсутствие кода.

Другими словами, самый быстрый способ что-то сделать, это вообще не тратить время на выполнение задания.
Естественно, речь не идет о том, чтобы все бросить и ничего не делать, речь идет о том, что большинство людей тратят значительное количество времени на выполнение работы, которая не окажет влияние на их жизнь. Соответственно, для них эта работа является НЕВАЖНОЙ и НЕСРОЧНОЙ. Эти дела попросту необходимо УДАЛЯТЬ.
Разговоры, которые мешают решению важных задач — не вести, письма и телефонные звонки, которые могут заставить вас тратить время впустую — игнорировать.

Запомните: потратив впустую 10 минут рабочего времени, вы вынуждены будете позднее потерять 10 минут вашего ЛИЧНОГО времени.

Известный американский инвестор Тимоти Феррис (Timothy Ferriss) сказал:

Таким образом, матрица Эйзенхауэра предлагает еще до того, как вы начали планирование, определить те дела, которые вам делать не требуется.

Читайте также: