Как сделать копию книжки

Обновлено: 07.07.2024

В ряде случаев гражданам может потребоваться копия трудовой книжки. Такой документ может быть принят в некоторых ведомствах и учреждениях только при условии, что он правильно оформлен. Как правильно сделать копию трудовой книжки? На протяжении какого срока она имеет юридическую силу? Ответы на эти и другие вопросы — в нашем материале.

В каких случаях может понадобиться копия трудовой книжки

Копия трудовой может потребоваться в различных ситуациях, например:

для получения кредита в банке,
для оформления социальных выплат,
для оформления пенсии,
для получения визы и т.д.

Если у гражданина есть на руках заверенный вариант копии трудовой книжки, значительно упростится процесс восстановления утерянного ранее документа. Из нашей статьи вы узнаете, как правильно оформить копию трудовой книжки, образец будет представлен далее.

Где можно заверить копию

Как оформить копию трудовой книжки, чтобы к ней не было претензий у сотрудников разных ведомств и банковских учреждений? Гражданин может сделать это двумя способами:

обратившись в организацию, в которой он в данный момент работает;
обратившись к нотариусу (этот вариант применяется, если человек нигде не работает официально, либо организация ликвидирована, и книжка имеется у него на руках).

Заверять копии имеют право уполномоченные сотрудники, в т.ч. руководитель, главный бухгалтер, сотрудники отдела кадров. Трудовые книжки граждан, работающих у индивидуального предпринимателя, должны быть заверены самим ИП.

Как сделать копию трудовой книжки? Обязанность подготавливать копии трудовых книжек обычно возлагается на кадровую службу. Это же подразделение отвечает и за их ведение.

Последовательность действий работника

Чтобы получить копию своей трудовой, сотруднику необходимо выполнить ряд действий:

Руководство организации не имеет права отказать сотруднику в оформлении копии ни при каких обстоятельствах.

Срок действия копии документа

Если же в трудовую книжку после ее копирования будут добавлены новые записи, копия автоматически становится недействительной независимо от того, сколько времени прошло с даты заверения, и представлять ее куда-либо уже не следует.

Как правильно делать копию трудовой книжки

Копия создается при помощи технических средств (ксерокса) со страниц оригинала. Она представляет собой сшитые или не скрепленные между собой листы формата А4 с копией одного разворота книжки на каждом листе.

Сотрудники отдела кадров должны ответственно подходить к этому процессу, так как неправильно оформленную копию не примут в том учреждении, куда планирует обратиться работник организации.

Как делается копия трудовой книжки работодателем:

Обратите внимание, что с 01.07.2018 г. вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, дополнивший порядок внесении отметки о заверении (п. 5.26) новым требованием. Теперь, если копия делается для представления в другую организацию, стандартную заверяющую надпись нужно дополнить фразой о месте хранения подлинника документа. Вот как это может выглядеть на примере:

Особенности оформления копии для банка

Как делать копию трудовой книжки, если целью работника является получение кредита в банке? Согласно вышеприведенным правилам. При этом записи документа должны подтверждать, что заемщик по-прежнему работает на определенной должности. При заверении следует учитывать такие нюансы:

копия должна быть подготовлена в соответствии со всеми требованиями законодательства, а конкретные требования по оформлению следует уточнить в банковском учреждении;
если последняя запись в трудовой книжке расположена в самом низу страницы — необходимо сделать ксерокопию следующей за ней пустой страницы; это станет подтверждением того, что гражданин не уволен и не переведен на другую должность.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, - образец 2021 года вы найдете далее - может потребоваться работнику в любой момент: для получения кредита, оформления загранпаспорта или визы, да мало ли для чего еще. Объяснять вам свою просьбу он не обязан. А вот вы выдать ему заверенную копию трудовой книжки должны. Расскажем, как это сделать по всем правилам, которые, кстати, не так давно изменились.

Копия трудовой книжки: срок и порядок выдачи

Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек.

ВАЖНО! Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, по его запросу работодатель обязан оформить сведения о работе сотрудника по форме СТД-Р.

Как правильно заполнить СТД-Р, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.

Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:

для должностного лица — предупреждение или штраф 1000–5000 руб.;
организации — штраф 30 000–50 000 руб.;
ИП — штраф 1000–5000 руб.

Если нарушение повторится, суммы возрастут:

для должностного лица — штраф 10 000–20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до трех;
организации — штраф 50 000–70 000 руб.;
ИП — штраф 10 000–20 000 руб.

Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу

Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.

Должность Подпись Расшифровка

Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:

Сколько действительна копия трудовой книжки

Закон срок годности копий документов не регламентирует. Однако нужно иметь в виду, что копия трудовой книжки может строго соответствовать подлиннику только на момент ее оформления. Это документ, который в любое время может быть дополнен новой записью (о переводе, например). И тогда копия уже не будет актуальной. Если к этому моменту потребность работника в копии еще не удовлетворена, придется делать новый вариант.

Кроме того, срок действия копии трудовой книжки может быть установлен той организацией, куда ее будут представлять. Например, банки для кредита берут копии не старше одного месяца.

Образец выписки из трудовой книжки вы найдете здесь.

Итоги

По запросу сотрудника работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки. Если работник отказался от бумажной трудовой и выбрал электронный вариант, работодатель должен выдать форму СТД-Р.

Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?

Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.

Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.

Зачем может понадобиться копия трудовой

Документ, свидетельствующий о последовательной официальной занятости человека, может понадобиться ему не только при трудоустройстве на основное место работы. Перечень причин необходимости получить копию может быть весьма обширным:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Закон не ограничивает ситуации, в которых то или иное учреждение может потребовать у человека копию его трудовой. Все зависит от конкретной ситуации и цели.

Кто вправе заверять трудовую книжку

Далеко не любое должностное лицо имеет право производить эту процедуру. Ответственность за хранение и выдачу трудовой книжки законодательно лежит на работодателе, поэтому без его подписи и официальной печати, проставленных на каждой странице, копия не будет действительной. На некоторых предприятиях эти полномочия могут быть делегированы главному бухгалтеру или специально уполномоченному руководителем кадровому сотруднику.

Алгоритм заверения трудовой: шаг за шагом

Чтобы произвести процедуру заверения копии трудовой, не отклоняясь от требований Трудового Кодекса РФ, а также, чтобы копия была гарантированно принята в нужной инстанции, необходимо соблюдать ряд важных нюансов.

Обращение за заверением. Закон не предусматривает письменной просьбы – заявления о предоставлении требуемой копии. Достаточно устного обращения в отдел кадров, в бухгалтерию или прямо к руководству. Но в крупных компаниях с разветвленной структурой может быть принят порядок письменного обращения. В этом случае его нужно адресовать на имя начальника отдела кадров либо же генерального директора. Копию должны выдать не позже, чем в трехдневный срок.
Подготовка копии. Не имеет значения, каким образом будет снята копия с документа. Чаще всего используется ксерокс, но можно применить сканер, фотографию или распечатать текст из книжки на компьютере. Последний способ особенно удобен тогда, когда записи в книжке сделаны не вполне разборчивым почерком или не получается качественный ксерокс. Разрешается даже сделать выписку от руки.

ВНИМАНИЕ! Не всегда нужно копировать каждую страницу книжки, ведь иногда требуется информация лишь об определенном периоде трудоустройства. Тем не менее копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна во всех случаях.

ВАЖНО! Получив на руки копию, сотрудник должен убедиться в правильности заверения (наличии отметки, подписи и печати на каждой странице либо наличие шнуровки и нумерации страниц), чтобы при необходимости своевременно внести корректировки. Несмотря на максимально отведенный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копии трудовой прямо при работнике.

Отказ работодателя предоставить заверенную копию или допущенные отклонения от формы являются законодательными нарушениями.

Альтернативный способ заверения копии

Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом. Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован. На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица (печать должна затрагивать и часть листа копии), а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов.

Для такого варианта заверения копию нужно выполнить на листах формата А4, причем каждая страница оригинала должна занимать отдельный лист.

К СВЕДЕНИЮ! В некоторых организациях, например, в банках, может существовать свой порядок, требуемый для удостоверения подлинности дубликатов. Рекомендуем сначала обратиться за инструкциями и образцом в учреждение, куда будет предоставляться копия документа.

Где заверить копию трудовой неработающим

у последнего нанимателя, если тот согласен (в конце копии уполномоченное лицо укажет причину, по которой человек больше не является сотрудником данной организации);
у любого нотариуса (они уполномочены удостоверять копии любых документов при наличии оригинала, содержание при этом не проверяется).

Не допускайте этих ошибок

Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:

ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариально заверенная копия – ее срок действия неограничен.

Независимо от того, хотите ли вы создать брошюру для мероприятия или распечатать книгу, рассмотрите возможность использования встроенных параметров страницы для брошюр, в которые входит Word. Макет "Брошюра" поможет вам автоматически распечатать документ так, как требуется для их сложения и переплета.

Для достижения наилучших результатов измените макет документа перед тем, как приступать к его написанию. Так вам не придется выполнять лишние действия, если окажется, что таблицы или другие объекты в документе расположены неправильно.

Создание книги или брошюры

Перейдите в окно Макет и выберите значок запуска диалогового окно "Настройка страницы" в правом нижнем углу.

На вкладке Поля измените для параметра Несколько страниц параметр Брошюра. Ориентация автоматически изменится на Альбомная.

Совет: Если документ длинный, может потребоваться разделить его на несколько брошюр, а затем соединить их в одну книгу. В разделе число страниц в брошюре выберите нужное количество страниц в каждой брошюре.

Вы можете выбрать и увеличить значение переплета, чтобы зарезервировать место во внутренней сгиб для переплета.

Перейдите на вкладку Бумага и выберите размер бумаги. Конечный размер брошюры — половина размера бумаги.

Совет: Вы можете оформить свою брошюру, используя различные средства. Например, чтобы добавить границы к каждой странице, на вкладке Макет окна Параметры страницы нажмите кнопку Границы.

Параметры печати брошюр

При печати брошюры проверьте параметры печати, чтобы убедиться, что вы печатаете на обеих сторонах листа, а листы переворачиваются, как нужно.

Щелкните Файл > Печать.

Если ваш принтер поддерживает автоматическую печать на обеих сторонах, измените Печататьодностороннюю на Печать на обеих сторонах. Выберите параметр Переворачивать страницы относительно короткого края, чтобы текст на обратной стороне не был перевернут.

Если ваш принтер не поддерживает автоматическую двустороннюю печать, выберите Печать вручную на обеих сторонах и вставляйте страницы в принтер при появлении соответствующего запроса. Чтобы страницы печатались правильно, переворачивайте их относительно короткого края бумаги согласно инструкциям принтера.

Совет: Чтобы документ выглядел профессионально, вы можете добавить номера страниц в верхний или нижний колонтитул. Дополнительные сведения см. в добавлении номеров страниц.

См. также

Создание книги или брошюры

Перейдите в >макета поля >настраиваемые поля.

Измените параметр для параметра Несколько страниц наБрошюра. Ориентация автоматически изменится на Альбомная.

Чтобы оставить место для переплета, увеличьте значение параметра Переплет.

Вы можете оформить свою брошюру, используя различные средства. Например, чтобы добавить границы к каждой странице, на вкладке Макет окна Настраиваемые поля выберите Границы.

Если в документе уже есть содержимое, текст будет отформатирован автоматически, но вам может потребоваться вручную настроить такие объекты, как изображения и таблицы.

Перейдите в >страницы и проверьте размер бумаги. Помните, что конечный размер брошюры — половина размера бумаги. Убедитесь в том, что в принтер загружена бумага необходимого размера.

Параметры печати брошюр

При печати брошюры проверьте параметры печати, чтобы убедиться, что вы печатаете на обеих сторонах листа, а листы переворачиваются, как нужно. Если принтер поддерживает автоматическую печать на обеих сторонах, выполните указанные здесь действия.

На вкладке Файл выберите пункт Печать.

В области Двунабнаявыберите Брошюра.

Примечание: Если ваш принтер не поддерживает автоматическую печать на обеих сторонах, необходимо напечатать каждую страницу вручную.

Результат печати справочника

В сегодняшних реалиях гаджеты повально вытесняют обычную книгу, ведь так удобно держать множество любимых изданий или целую библиотеку для обучения в небольшом устройстве — электронная книга.

Электронная книга, планшет, либо смартфон сильно упрощают жизнь, например тому же школьнику, когда ученикам начальных классов не нужно носить с собой увесистый рюкзак, который выглядит больше самого ребенка.

На первый взгляд преимущества электронных устройств очевидны и бесспорны, однако книга и бумажные издания продолжают жить и сегодня. Банально обычную книгу приятнее читать, тактильные ощущения, бумага, печать, кому-то нравится запах новой книги, газеты, журнала.

Методические издания и справочники, где есть возможность делать заметки, либо выполнять какие-то задания. Делать такие коррекции в электронной книге возможно, но на мой взгляд не удобно.

Но мы вернемся к теме публикации — изготовление книги дома.

Для начала определимся зачем печатать и тратить время на что-либо, когда это можно купить, к тому же дешевле и качественнее.

Нам предстоит печать двух материалов, первый — это небольшой сборник по Физике, который купить у нас просто невозможно, т.к. это издание другой страны.

Вторая, уже действительно книга по количеству страниц, но ее я напечатал случайно, после печати сборника по Физике. Я не посмотрел на количество листов и просто отправил все на печать, ну не выбрасывать же:)

По моему мнению лучше использовать газетную бумагу, она более тонкая чем обычная офисная бумага, благодаря чему удобно листается да и толщина книги будет немного меньше, к тому же имеет приятный для чтения желтый цвет.

Сам же буду печатать на обычной офисной бумаге, т.к. оперативно найти газетную бумагу рядом мне не удалось.

Печать будет цветная на струйном принтере Canon Pixma c СНПЧ установкой, что позволяет сделать стоимость самой печати очень дешевой.

Чтобы распечатать ту или иную книгу, необходимо понимать как мы ее будем сшивать. Для методички используем опцию буклет, где программа распределит по две страницы источника на листе с каждой стороны и в таком порядке, чтобы стопку бумаг можно было сложить пополам и сшить при помощи скоб.

В обычном Adobe Acrobat Reader есть такая опция при выводе на печать — Booklet

Печать буклета из Adobe Acrobat Reader

Чтобы контролировать результат, можно печать не все сразу, а партиями, для этого указываем какие листы печатать. Я делал партии по 10 листов.

Например здесь мы будем печатать 5 и 6 листы нашего справочника, а это конкретные 8 страниц из издания в сумме, их можно видеть на предпросмотре справа внизу

Печать конкретного листа

Первая сторона листа распечатана

Первая сторона методички Первая сторона методички

Печать проходит в два этапа, сначала печатается одна сторона, после программа объясняет как перевернуть бумагу правильно так, чтобы распечатать вторую сторону буклета, для каждого принтера схема может отличаться в зависимости от принципа печати

Как правильно перевернуть бумагу

Соответственно необходимо просто достать распечатанное и положить в лоток загрузки белой стороной к себе

Позиционирование бумаги для печати со второй стороны Позиционирование бумаги для печати со второй стороны

После печати с обоих сторон, обязательно проверяем последовательность страниц, будет мучительно больно если после сборки выяснится, что сортировка оказалась ошибочна.

Проверяем сортировку

Обложку я делаю из не очень плотного картона и на нем же делаю распечатку первого листа

Обложка на белом картоне

Чтобы получить красивую, глянцевую обложку лучше сделать ламинирование в копи-центре, но я просто наклеил самоклейку для книг. Получилось не очень эстетично, зато дешево, надежно и практично(с)

Клеим самоклейку на лицевую часть справочника Клеим самоклейку на лицевую часть справочника

При помощи линейки размечаем середину верхнего листа

Отмечаем середину листа

Либо просто сгибаем его пополам

Собираем все листы в правильном порядке, ровняем их и крепим канцелярскими зажимами

Фиксируем листы при помощи зажимов

Пробиваем отверстия шилом в зависимости от размера наших скоб

Пробиваем отверстия шилом

Вставляем скобы и загибаем их, чтобы загиб получился красивый и в нужном месте придерживаем ножом скобу

Загибаем скобки Скобы загнуты

Если скоб нет, можно использовать нитку и прошить змейкой сначала в одну сторону, потому в другую по тем же отверстиям, но скобами быстрее и проще.

Придерживая линейкой центр листа, сгибаем всю методичку пополам

Сгибаем методичку пополам

При необходимости обрезаем получившийся на краях “домик” канцелярским ножом. Обязательно используем новое лезвие, либо отламываем использованное

Обрезаем край тетрадки

Теперь фиксируем переплет при помощи тех же зажимов и оставляем на несколько дней чтобы полученный буклет слежался и не раскрывался сам

Фиксируем переплет зажимами Результат печати справочника

Теперь по второму изделию, действительно близкому к книге. Здесь уже не получится выполнить прошивку типа тетрадь или буклет и скрепить скобами. Да, можно было сделать несколько тетрадей и сшить их между собой, но выполнить хоть сколько-то красивую обрезку краев в домашних условиях будет сложно, да и весь процесс изготовления сначала тетрадей с прошивкой ниткой, а после “шнурками” между собой достаточно трудоемкое занятие.

Печатаем книгу как буклет и теперь разрезаем ее пополам, у нас уже видно, что по стороне переплета бумага загнута, не было времени заниматься сшиванием, а пользоваться надо было и я скрепил листы зажимами

А4 листы разрезанные пополам

Ровняем листы и сжимаем их двумя плоскостями, а фиксируем при помощи струбцины, либо тисками и авто-зажимом как я

Фиксируем листы

Если нечем фиксировать, то просто придавить чем-то тяжелым, хотя работать будет сложнее

Делаем пропилы обычным ножовочным полотном, кстати, сжатая плотно бумага пилится достаточно тяжело

Делаем пропилы полотном

Для изготовление переплета используем следующий набор — клей ПВА, нитки, вода, какая-то бумага с кухни, марля.

Отмечу сразу, нет цели сделать красивую книгу с обложкой, форзацем и прочей красотой, это возможно, но это отнимает очень много времени, а здесь цель просто сшить.

Материал для изготовления переплета

Клей разбавляем водой исходя из густоты самого ПВА клея, он не должен быть очень густым, но и не быть водичкой

Разбавляем клей ПВА

Нитки пропитываем клеем, вставляем в пропилы и снова пропитываем клеем

Вставляем и проклеиваем нитки

Обильно, но без фанатизма промакиваем будущий переплет

Отрезаем марлю по длине переплета и бумагу, хотя бумагу мне не удалось приклеить:)

Отрезаем марлю и бумагу

Теперь укладываем марлю и так же вымакиваем в несколько слоев на мокрую, с паузами 5-10 минут между слоями

Проклеиваем марлю

Я хотел облагородить переплет упаковочной бумагой, но от клея ее покоробило, потому я использовал бумагу как способ прижать марлю к бумаге и убрал ее после

Неправильная бумага

Теперь оставляем сохнуть на несколько часов, а лучше на сутки забыть про книгу.

Готовый переплет

Читайте также: