Как сделать конвертацию трудовой книжки

Обновлено: 05.07.2024

Переход на новый вид трудовых книжек - электронные трудовые книжки взамен бумажных трудовых книжек регламентируется следующими нормативными правовыми актами:

установлена возможность учета сведений о трудовой деятельности наемных работников в электронном виде;

которым введена обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности наемных работников в электронном виде;

Переход с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки призван:

обеспечить постоянный и удобный доступ наемных работников к учитываемым Пенсионным фондом РФ сведениям об их трудовой деятельности,

а работодателям открывает новые возможности кадрового учета в электронном формате.

Переход к новому виду трудовой книжки - электронной трудовой книжке добровольный и позволяет сохранять бумажную трудовую книжку столько, сколько пожелает работник.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – это новый вид хорошо знакомой всем наемным работникам трудовой книжки на бумажном носителе, в которой хранятся все сведения о трудовой деятельности наемного работника.

Под трудовой деятельностью в трудовом законодательстве понимаются:

периоды замещения государственных и муниципальных должностей,

должностей государственной гражданской и муниципальной службы,

Электронная трудовая книжка (сведения о трудовой деятельности) — это новый вид трудовой книжки, которая не предполагает физического носителя и реализуется только в электронном формате. Все сведения о трудовой деятельности наемных работников теперь предоставляются работодателями в Пенсионный фонд РФ в цифровом виде.

С 2020 года все сведения о том, что наемного работника приняли на работу по трудовому договору, повысили или уволили с работы, стали передаваться работодателем в Пенсионный фонд РФ.

Обычная бумажная трудовая книжка теперь нужна только для того, чтобы подтвердить сведения о трудовой деятельности до 2020 года.

Новый электронный вид трудовой книжки обеспечивает постоянный и удобный доступ наемных работников к сведениям о своей трудовой деятельности, передаваемым работодателем после 2020 года для учета в системе обязательного пенсионного страхования в Пенсионном фонде РФ.

Пока что переход к новому виду трудовой книжки является для наемного работника добровольным, трудовое законодательство позволяет сохранять бумажную трудовую книжку столько, сколько это необходимо работнику. Бумажная трудовая книжка может понадобиться только для того, чтобы подтвердить сведения о работе до 2020 года.

теперь Пенсионным фондом РФ формируется база данных, из которой можно сформировать выписку со сведениями о трудовой деятельности на конкретного наемного работника;

эти сведения о трудовой деятельности и называют электронной трудовой книжкой.

Как уже отмечалось новый порядок действует с января 2020 года. С этого времени каждый наемный работник может отказаться от бумажной трудовой книжки, так как все сведения о его работе хранятся в Пенсионном фонде РФ в электронном виде.

Преимущества электронной трудовой книжки перед бумажной трудовой книжкой для наемного работника

Электронная трудовая книжка обладает целым рядом преимуществ для наемного работника перед бумажной трудовой книжкой:

высокий уровень безопасности и сохранности сведений о трудовой деятельности наемных работников, необходимых для назначения пенсии;

электронную трудовую книжку невозможно потерять;

удобный и быстрый доступ наемных работников к информации о их трудовой деятельности, возможность самостоятельного контроля корректности сведений о трудовой деятельности, переданных работодателем в Пенсионный фонд;

минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности работника;

дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства, требующего предоставления трудовой книжки;

снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;

использование данных электронной трудовой книжки без запроса дополнительных документов для получения различных государственных услуг.

Оформивший электронную трудовую книжку наемный работник всегда может посмотреть свой трудовой стаж, необходимый ему для получения страховой пенсии по старости. Для этого не нужно обращаться в отдел кадров и запрашивать копию трудовой книжки, также не потребуется представлять трудовую книжку при устройстве на работу.

Также с помощью электронной трудовой книжки страховую пенсию по старости можно оформить дистанционно без подтверждающих документов. Для этого потребуются только данные лицевого счета в Пенсионном фонде.

Кто и какие сведения вносит в электронную трудовую книжку наемного работника

Сведения, которые вносятся в электронную трудовую книжку, в основном повторяют информацию, содержащуюся в бумажной трудовой книжке.

На каждого наемного работника, застрахованного в системе обязательного пенсионного страхования, Пенсионным фондом РФ открывается индивидуальный лицевой счет, имеющий постоянный страховой номер.

место работы наемного работника:

наименование страхователя, сведения об изменении наименования страхователя, основание изменения его наименования (реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя);

регистрационный номер страхователя;

сведения о выполняемой работе и периодах работы наемного работника:

сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя, в которое принят работник;

трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);

сведения о переводах на другую постоянную работу;

сведения об увольнении, основаниях и о причинах прекращения трудовых отношений;

реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;

предусмотрено внесение в электронную трудовую книжку (в сведения о трудовой деятельности) сведений о кадровых мероприятиях, в том числе:

о переводе на другую постоянную работу,

об установлении второй и последующей профессии или иной квалификации,

отмене ранее произведенных мероприятий,

изменении наименования страхователя,

о лишении права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Порядок перехода наемного работника с бумажной трудовой книжки на электронную трудовую книжку

В соответствии с п. 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ каждый наемный работник по 31 декабря 2020 года включительно должен был подать работодателю письменное заявление:

В соответствии с Постановлением Правительства от 10 июля 2020 года № 1017 с 1 января 2021 года граждане могут устраиваться на наемную работу с электронной трудовой книжкой.

Для всех наемных работников, как уже отмечалось, переход на новый вид трудовой книжки добровольный и осуществляется только с согласия работника. Единственное исключение – работники, которые впервые устраиваются на работу с 2021 года. У таких работников все сведения о трудовой деятельности изначально будут вестись только в виде электронной трудовой книжки без оформления бумажной трудовой книжки.

Работники, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую книжку на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной трудовой книжкой.

Желательно сохранять бумажную трудовую книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронном виде трудовой книжки фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

Работники, не имевшие возможность до 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из указанных выше письменных заявлений относительно трудовой книжки, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление.

С 1 января 2021 года новые бумажные трудовые книжки работодатель заводит не будет. При устройстве на работу впервые с 2021 года работодатель сможет оформить только электронную трудовую книжку.

Как и где наемному работнику получить сведения о своей трудовой деятельности из электронной трудовой книжки

работники, имеющее трудовой стаж по трудовому договору, могут получать сведения о своей трудовой деятельности:

у работодателя по последнему месту работы за период работы у данного работодателя:

на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или

в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);

в территориальном отделении Пенсионного фонда РФ на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

с использованием единого портала Госуслуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или

в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя),

поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:

в период работы не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи этого заявления;

при увольнении работника в день прекращения трудового договора.

В случае выявления работником неверной или неполной информации в своей электронной трудовой книжке - сведениях о трудовой деятельности, представленных работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ:

представить их в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

Принятый недавно закон вступил в силу – он позволяет внести в электронную трудовую книжку информацию о работе до 2020 года. Но как будет подтверждаться стаж за периоды до 2002 года, пока неизвестно. И здесь у многих могут возникнуть вопросы.

Электронные трудовые книжки в 2021 году

С 1 января 2020 года Россия начала отказываться от одного из важнейших документов почти каждого гражданина – трудовой книжки. Бумажный документ, в котором фиксировались все данные о трудовой деятельности, приеме на работу и увольнении, а также о поощрениях и некоторые другие данные, стал необязательным.

На самом деле основная информация о том, когда и где работал гражданин, было известно Пенсионному фонду и раньше – с 2002 года в стране работает электронная система персонифицированного учета. Тем не менее, до 2020 года работодатели были обязаны вносить записи в трудовые книжки работников, хранить их и выдавать на руки в случае увольнения.

По сути, электронная трудовая книжка – это просто база данных с информацией о трудоустройстве, работе и увольнении работников, которую ведет Пенсионный фонд.

Но перейти только на такой формат государство побоялось. Поэтому начала прошлого года вступили в силу некоторые нововведения, и теперь для каждого работника доступен один из трех вариантов:

бумажная трудовая книжка осталась у тех работников, кто пожелал оставить ее в прежней форме, или вообще не сделал выбор в пользу одного варианта. Для таких работников работодатель ведет бумажный документ, и параллельно вносит все необходимые данные в систему Пенсионного фонда;
трудовая книжка в электронной форме по выбору гражданина будет вестись у тех, кто в течение 2020 года сделал такой выбор. Бумажный документ возвращается работнику, и работодатель его больше не ведет (а только вносит данные в систему ПФР);
исключительно в электронном виде трудовая книжка будет вестись у тех, кто впервые трудоустроился с 2021 года. Бумажного варианта у таких работников не будет в принципе.

Если работник выберет электронный формат трудовой книжки, он сможет в любой момент запросить выписку из базы данных со всей информацией о своей трудовой карьере. Получить документ можно через Госуслуги, электронный кабинет на сайте Пенсионного фонда России, в МФЦ или у работодателя. Такую выписку предоставляют бесплатно.

Кстати, бумажные трудовые книжки выбрали (или не сделали выбор вообще) около 60% работающих россиян. И для них Минтруд подготовил новшество – с 2023 года форма бумажных трудовых книжек будет новой. Как следует из нового проекта, работодатели будут обязаны вести этот документ на всех сотрудников, для которых данное место работы является основным. Кроме того, из текста документа следует, что работодатели все же будут заводить трудовые книжки для тех, кто начинает трудовую деятельность.

Как именно это будет работать – станет известно после того, как документ примут.

Как перенести стаж до 2020 и до 2002 года

Электронные трудовые книжки ввели в 2020 году, и стаж в них учитывается тоже только с 2020-го. При этом у Пенсионного фонда по всем работникам есть информация об их трудовой деятельности с 2002 года – когда произошел переход на систему персонифицированного учета. Но по умолчанию данные о периодах занятости с 2002 по 2019 годы в электронные трудовые книжки не вносятся.

Соответственно, даже если человек откажется от ведения бумажной трудовой книжки, ему придется ее хранить как минимум до пенсии – иначе он рискует потерять часть данных о стаже. Учитывая, что храниться документ будет уже не в сейфе работодателя, а дома, потерять его становится проще. И чтобы россияне не остались без части пенсий, недавно появилась процедура переноса информации из бумажных в электронные трудовые книжки.

На первый взгляд, работать это будет просто:

любой гражданин может обратиться в Пенсионный фонд с заявлением на включение в его индивидуальный лицевой счет информации о трудовой деятельности за периоды до 2020 года;
Пенсионный фонд сверяет информацию из трудовой книжки с тем, что есть в системе персонифицированного учета;
если информация расходится (например, в бумажной трудовой книжке есть информация о периоде работы, а в системе нет) – ПФР проведет дополнительную проверку.

Пока неизвестно, как и куда подавать такое заявление – но ранее заявлялось, что принимать их обяжут работодателей (и для передачи таких сведений ПФР даже подготовил специальную форму отчетности).

На данный момент в личном кабинете ПФР и на портале Госуслуги соответствующих разделов нет – там можно лишь заказать выписку из уже оформленной электронной трудовой книжки.

На первый взгляд, система должна быть простой и понятной – стаж с 2020 года будет формироваться в электронной трудовой книжке автоматически, а за период с 2002 по 2019 годы его будут сверять с данными системы персонифицированного учета. Но такой учет ведется с 2002 года, а стаж за периоды до этого момента обычно подтверждается самой трудовой книжкой или архивными справками.

Так, сотрудники ПФР при назначении пенсий обычно проверяют записи в трудовых книжках на предмет их достоверности – например, если печать выглядит смазанной, а текст неразборчивым, будущему пенсионеру придется собирать справки о работе (если речь идет о годах по 2001-й включительно). Если к записям претензий нет, стаж засчитывается на основании записей в трудовой книжке.

Но как будет переноситься информация по записям до 2001 года в электронные трудовые книжки – до сих пор неизвестно. Все официальные комментарии указывают на то, что за периоды с 2002-го будут учитываться данные системы персонифицированного учета – и то же самое говорится в принятом в феврале законе (федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ).

Если следовать логике, то возможны несколько вариантов:

Первый вариант будет самым сложным, но и самым понятным для будущих пенсионеров – так можно будет без лишней спешки подготовиться к выходу на пенсию, собрав информацию обо всех недостающих фрагментах трудового стажа.

Как именно будет обстоять дело на практике – пока неизвестно, закон вступил в силу только с 7 марта. Когда появятся первые отзывы и комментарии о процедуре переноса стажа, мы обязательно вернемся к этому вопросу.

В России второй год действуют электронные трудовые книжки и бухгалтеры сдают в ПФР отчёт СЗВ-ТД. С 1 января 2021 года завершился переходный период — все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить. Расскажем, как работать с электронными трудовыми книжками в 2021 году.

Что делать с бумажными трудовыми

Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД.

Можно ли поменять формат трудовой в 2021 году?

Сотрудник в 2020 году выбрал бумажную трудовую или не подал заявление — он может заменить бумажную книжку на электронную в любой момент.
Сотрудник в 2020 году выбрал электронную трудовую — нельзя снова начать вести бумажную книжку.
Сотрудник первый раз пошел работать в 2021 году — можно завести только электронную книжку, выбора у сотрудника нет.

Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.

Выбравшие электронную трудовую, с 7 марта 2021 года могут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2020 года из бумажной книжки в электронную. Если будут найдены несоответствия между данными фонда и данными в бумажной трудовой, фонд уточнит сведения у работодателя (Федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ). После того как ПФР занесет на лицевой счет сведения из бумажной книжки за периоды до 2020 года, можно будет пользоваться только формой СТД-ПФР и не переживать за хранение бумажной.

Когда в 2021 году к вам придёт устраиваться работник из другой компании, проверьте его бумажную трудовую. Если в ней нет записи о закрытии, то он решил сохранить именно бумажную версию, и вы должны продолжать её вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой — ведите только электронно.

Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году

Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи. Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня. Запись надо заверить подписью сотрудника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, или работодателя.

Образец записи в трудовой книжке о выборе электронной формы

С момента выдачи бумажной трудовой работодатель не отвечает за её заполнение и хранение.

Как работнику получить сведения о своем стаже

Работник, выбравший электронную трудовую книжку, сможет получить сведения о своем стаже следующими способами.

СТД-ПФР утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. В форме отражается информация о всей трудовой деятельности, в том числе, за периоды до 31.12.2019 (наименование работодателя, период работы).

У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р

Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде.

Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.

Форма СЗВ-ТД: как заполнять

Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о трудовой деятельности работников, сдается отчётность по форме СЗВ-ТД. Форма и порядок заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730П (ред. от 27.10.2020).

Заполнять форму нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников (в том числе совместителей), а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении и выбранном формате трудовой.

Требования к заполнению формы

Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.

Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.

В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера мероприятий должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.

Реквизиты работодателя

Сведения о работнике

Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника нужно заполнить русскими буквами в именительном падеже, без сокращений и инициалов. Кроме того, обязательно введите дату рождения и номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.

Сведения о поданном заявлении

Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.

Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.

Сведения о трудовой деятельности работника

Код	Как кадровое мероприятие обозначается в форме	Что стоит за этим обозначением
1	ПРИЕМ	Приём на работу (службу)
2	ПЕРЕВОД	Перевод на другую работу
3	ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ	Изменение наименования страхователя
4	УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)	Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.)
5	УВОЛЬНЕНИЕ	Увольнение с работы
6	ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ)	Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

В этой же графе указывается информация о совместительстве, если работник является совместителем. Также в этой графе можно разместить другие сведения (комментарий) о мероприятии.

первые четыре знака — код группы занятий из Общероссийского классификатора занятий.
последняя цифра — контрольное число, которое указывается в классификаторе рядом с кодом группы занятий.

Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году

На бумаге отчёт СЗВ-ТД могут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Важная новость

Правительство внесло в Госдуму проект с поправками к закону о персонифицированном учёте (Проект Федерального закона № 1115653-7).

Сведения по форме СЗВ-ТД надо будет представлять только в электронном виде, уже если у страхователя работает больше 10 человек. Планируют также закрепить, что форму имеет право подать не только лично страхователь, но и его представитель по электронной доверенности, подписанной УКЭП. Форму доверенности позже утвердит ПФР.

Подавать сведения нужно не на всех сотрудников, а только на тех, кто уволился, трудоустроился, перевёлся на другую постоянную работу или подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой (полный список кадровых событий см. в таблице выше). Нулевые отчёты сдавать не нужно.

Сроки сдачи зависят от причины представления отчёта:

Приём на работу и увольнение — форма представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений;
Перевод на другую постоянную работу, подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (если в 2020 году не подал по уважительной причине) либо о представлении сведений о трудовой деятельности — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия.

Ответственность за непредставление СЗВ-ТД

Если страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции. За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам грозит административная ответственность: предупреждение или наложение административного штрафа в размере от трехсот до пятисот рублей (ст. 15.33.2 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекцией.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Содержание

Трудоустройство в 2022 году со старой трудовой книжкой (в бумажном варианте)
Работник не отказался от бумажной трудовой книжки
Сотрудник на предыдущем месте работы перешел на электронный вариант трудовой
Оформление бумажной трудовой книжки в 2022 году на нового сотрудника
Кто обязан вести электронные трудовые книжки в 2022 г.
Возьмите это заявление у нового сотрудника, если вы не видели трудовую книжку
На каких работников заводить ЭТК в 2022 г.
Ответственный за ведение электронной трудовой книжки в 2022 году
Как составить ЭТК на работника в 2022 г.
Кто может перейти на ЭТК в 2022 г.
Как сделать запись о переходе на ЭТК в 2022 г.
Как заверить запись о переходе на ЭТК в 2022 г.
Образец записи в трудовой книжке при переходе на ЭТК
Как оформить переход на ЭТК в 2022 году
Образец заполнения СЗВ-ТД после перехода на ЭТК в 2022 г
Штрафы за нарушение правил ведения электронных трудовых книжек в 2022 г.

Расскажем, при приеме на работу в 2022 году нужна ли бумажная трудовая книжка, и брать ли заявление о выборе вида трудовой книжки от новых сотрудников.

Переход на электронные документы с записями о фактах трудовой деятельности завершен. До 2021 года сотрудники должны были решить, какую нанимателю вести для них трудовую книжку: электронную или бумажную. Если работник впервые выходит на работу после а января 2022 года, оформлять ему трудовую книжку не нужно. Сохраняйте документ только в электронном виде. У вас и у трудящегося уже нет возможности выбрать способ ведения книги. Вам также не нужно просить никаких заявлений.

Трудоустройство в 2022 году со старой трудовой книжкой (в бумажном варианте)

Многие спрашивают, когда нужна трудовая книжка для устройства на работу после 1 января 2022 года. Ответ на этот вопрос зависит от ситуации.

Работник не отказался от бумажной трудовой книжки

Если в документе, который сотрудник подает при приеме на работу, нет заключительной записи, значит, он решил сохранить бумажную версию своего документа. В этом случае вы должны:

принять трудовую книжку;
сделать в ней запись о приеме на новую работу;
вести записи по старым правилам;
хранить документ в организации.

То есть никаких изменений в этой схеме нет. Если работник на предыдущем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, новые работодатели продолжают вести этот документ по общим правилам.При этом работник вправе в любой момент перейти на электронную версию ( п. 5 ст. 2 Закона 439-ФЗ ). Если работник пишет заявление о переходе на ЭТК, сделайте закрывающую запись и выдайте бумажную книжку на руки. Свой выбор работник должен сделать в форме письменного заявления.

Сотрудник на предыдущем месте работы перешел на электронный вариант трудовой

Ответ на вопрос, нужна ли физическая книжка при приеме на работу, положительный. Дело в том, что при оформлении работника на работу нужно попросить у него:

Трудовую книжку с закрывающей записью. При этом документ остается у работника, вводить сведения не нужно.
Форму СТД-Р, полученную от предыдущего работодателя, или форму СТД-ПФР, выданную Пенсионным фондом.

Приложите документы к личному делу сотрудника. Бумажная трудовая книжка необходима при приеме на работу в 2022 году, чтобы убедиться, есть ли закрывающая запись, посмотреть предыдущий опыт работы и посчитать стаж для расчета выплат. Кстати, нужно объяснить сотрудникам, что все записи о стаже из бумажной трудовой книжки теперь можно перенести в индивидуальный лицевой счет. Это стало возможным благодаря внесению изменений в Федеральный закон от а апреля 1996 г. № 27-ФЗ .

Оформление бумажной трудовой книжки в 2022 году на нового сотрудника

Теперь разберемся, нужна ли бумажная трудовая книжка, если сотрудник принимается на работу в 2022 году впервые. В этом случае нужно немедленно завести такому сотруднику электронный документ. Информация о трудовой деятельности должна храниться только в электронном виде ( письмо Минтруда РФ от 10 февраля 2020 г. № 14-2/В-136 ). Не принимаются заявления о выборе формы книжки, в том числе электронной. Независимо от желания работника, здесь действует положение закона. При приеме на работу неопытного работника нужно:

Кто обязан вести электронные трудовые книжки в 2022 г.

К 2022 г полностью завершен переход на электронные трудовые книжки. Задержек больше нет. Все российские работодатели, независимо от их статуса и формы собственности, обязаны формировать информацию о трудовой жизни своих сотрудников в цифровом формате. Это означает переход всей России на ЭТК – электронные книжки нового поколения.

Обратите внимание , что никаких привилегий и льгот представителям малого и среднего бизнеса не предоставляется. Индивидуальные предприниматели, ООО и другие МСП обязаны вести учет трудовой деятельности наемного персонала в электронном виде.

Нет исключений, даже если работники решат продолжить ведение бумажных трудовых книжек в 2022 году. Это их законное право, которое никоим образом не отменяет обязанности работодателя своевременно предоставлять информацию в ПФР для формирования информации о страховом периоде в цифровом виде.

Работодатель не имеет права отказать в хранении ЭТК в пользу оформления бумажных документов. Регулирование предусмотрено ст. 66.1 ТК РФ .

Возьмите это заявление у нового сотрудника, если вы не видели трудовую книжку

При приеме на работу сотрудника требуйте трудовую книжку или информацию о его трудовой деятельности в форме СТД-Р или СТД-ПФР.

На каких работников заводить ЭТК в 2022 г.

Согласно действующим нормам, ЭТК необходимо заполнять отдельно на каждого работника, с которым заключен трудовой договор. Кроме того, срок действия контракта или продолжительность рабочего дня не имеют значения. Оформить работнику ЭТК нужно, даже если он работает по совместительству. Обязательно ведение информации о трудовой деятельности сотрудников, находящихся в отпуске по беременности и родам, а также в отпуске по уходу за ребенком. ЭТК также требуется для тех, кто взял отпуск по самозанятости, независимо от продолжительности. Так как трудовой договор на этот период не прекращается.

При приеме на работу работника без опыта работы в 2022 году оформить электронную трудовую книжку тоже нужно работодателю. Электронная трудовая книжка для впервые поступающих на предприятие граждан формируется в обязательном порядке, такой специалист не имеет права выбирать формат документа. Запрос от такого специалиста не требуется. Порядок предусмотрен ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ .

Формирование сведений о трудовой деятельности также является обязательным для совместителей, как внешних, так и внутренних. Заполнять бумажную трудовую книжку таким работникам не нужно; это делается только по желанию самого работника. А вот в статье 66.1 ТК РФ для электронных трудовых книжек таких оговорок нет.

Ответственный за ведение электронной трудовой книжки в 2022 году

Работодатель самостоятельно устанавливает ответственного работника, в функции которого будет входить ведение трудовых книжек и своевременное представление сведений по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Законодательством не предусмотрено уточнение того, кто должен заполнять ЭТК: бухгалтер или специалист отдела кадров.Руководитель может возложить обязанности по оформлению ЭТК на того же работника, который отвечает за выдачу бумажных трудовых книжек.

Если бизнес небольшой, то обязанности, скорее всего, будут возложены на главного бухгалтера. В микропредприятии, где нет кадровика и бухгалтера, ЭТК может заполнять сам директор. Обязательно закрепите в кадровых документах за ответственным специалистом обязанность по ведению электронных трудовых книжек и сдаче СЗВ-ТД в ПФР. В первую очередь, нужно внести изменения в трудовой договор и актуализировать должностные инструкции сотрудника. Затем утвердить приказ о назначении ответственного лица и под роспись ознакомить этого работника с приказом.

Важно! Только специалист может нести ответственность за ведение электронных трудовых книжек. Составление приказа о назначении на должность руководителя ЭТК в 2022 году осуществляется в произвольной форме. Либо можно использовать рекомендуемый образец, приведенный в п. 42 Приказа, утвержденного приказом Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н .

Как составить ЭТК на работника в 2022 г.

Внесите сведения о трудовом стаже наемного персонала в специализированную учетную программу. Отразите в ЭТК всю информацию, которая прописана в бумажной форме документа. При приеме на работу нового работника запросите у него сведения о его трудовой деятельности по форме СЗВ-Р или СЗВ-ПФР, если гражданин выбрал ЭТК у другого работодателя. Эта информация необходима для подтверждения сведений о стаже работы, опыте работы, наличии квалификационных знаний и навыков. Работник может получить выписку о трудовой деятельности:

Если работник принес бумажную трудовую книжку, на основании информации в бумажном документе заполните личную карточку на нового специалиста. Нельзя оставлять бумажную книгу на хранение; надо вернуть его работнику. А вот форму СЗВ-Р можно оставить в личном деле.

Обязательная отчетность СЗВ-ТД в Пенсионный фонд – электронная трудовая книжка в 2022 году. При приеме на работу или увольнении работника отчет подается не позднее следующего рабочего дня с момента заключения договора или прекращения работы. При составлении иных кадровых записей, которые будут отражены в ЭТК, отчет СЗВ-ТД представлять не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Кто может перейти на ЭТК в 2022 г.

Право перехода на ЭТК в 2022 г. предоставляется только работникам, сохранившим бумажный вариант ведения сведений о трудовой деятельности застрахованного лица. А также для людей, которые по каким-то причинам еще не воспользовались своим правом выбора способа ведения трудового и кадрового учета. Для впервые работающих в 2022 году выдаются только электронные трудовые книжки. Учтите, что заявление на бумажную трудовую книжку для таких людей бесполезно. Для сотрудников без опыта работы опция не предусмотрена, на них по умолчанию заводится ЭТК.

Следовательно, требовать бумажный документ о стаже в 2022 году подчиненные не имеют права. Если работник в 2020 или 202й году решил сохранить бумажный формат трудовой книжки, он может в любой момент перейти на ЭТК. Для этого достаточно подать работодателю соответствующее заявление. Рекомендуем использовать образец:

Важно! Если гражданин перешел на ЭТК у предыдущего работодателя, то при смене места работы вернуться к бумажному формату невозможно. Законодательством не предусмотрен обратный переход с ЭТК на бумажную трудовую книжку. При отказе подчиненного вести бумажную трудовую книжку работодатель уведомляет об этом ПФР. Данная информация отражается в индивидуальном личном кабинете застрахованного, это решение не может быть изменено. Следовательно, работник не может вновь вести бумажную книжку даже на новом месте работы.

Граждане, которые в силу определенных обстоятельств не могли воспользоваться своим правом выбора в части ведения учета трудовой деятельности, подать соответствующее заявление могут в любое время. Выбрать способ ведения трудовой книжки в 2022 году можно по основному месту работы или при последующем трудоустройстве. Например, если гражданин:

Длительное время не исполнял своих должностных обязанностей, но все это время сохранял свою работу. Это могут быть следующие кадровые ситуации: работник находился на длительном лечении; работник находился в отпуске по уходу за ребенком; подчиненный был отстранен от работы.
У вас есть трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2020 г., но вы не состояли в трудовых отношениях и не смогли воспользоваться своим правом выбора, переходить на ЭТК, или нет.

Как только работник подаст заявление о переходе на электронную трудовую книжку, необходимо вернуть ему бумажный документ. Перед сдачей книжки нужно сделать запись о получении заявления работника о переходе на электронный формат ведения в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ . Срок выдачи бумажной книжки на руки работнику – не позднее 3 дней со дня получения соответствующего заявления о переходе на ЭТК.

Как сделать запись о переходе на ЭТК в 2022 г.

Важно, чтобы работодатель соблюдал порядок внесения записи в личные документы работника при переводе на ЭТК, а также правила выдачи документа. За нарушения работодатель может быть оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ . Инструкция, как сделать запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку, пример:

Как заверить запись о переходе на ЭТК в 2022 г.

Последняя запись в трудовой книжке о переходе на ЭТК должна быть заверена. Мы рекомендуем вам следовать установленному порядку учета увольнений сотрудников. Инструкция о том, как заверить запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку:

Поставьте подпись работодателя или лица, на которое возложено ведение трудовых книжек в компании.
Ставите печать на документах, если ее использование предусмотрено нормативными правовыми актами.
Итоговая запись должна быть заверена самим работником.
Как только документ будет готов, выдачу бланка необходимо зафиксировать в графе 13 записи о движении трудовой книжки. Содержание записи следующее: «Выдается на основании письменного запроса (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности.

Важно! Запись в выдаче бумажной трудовой книжки должна быть заверена собственноручной подписью работника. С этого момента предприниматель не несет ответственности за ее содержание и хранение. Такие разъяснения дали специалисты Минтруда в письме от 12 февраля 2020 г. № 14-2-Б-150 .

Образец записи в трудовой книжке при переходе на ЭТК

Запись при выдаче бумажной трудовой книжки должна быть заверена собственноручной подписью работника. С этого момента предприниматель не несет ответственности за ее хранение.

Как оформить переход на ЭТК в 2022 году

При подаче подчиненным заявления об определении формата ведения трудовой книжки необходимо сообщить в ПФР, то есть подать форму СЗВ-ТД. Срок – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работник подал заявление.

Образец заполнения СЗВ-ТД после перехода на ЭТК в 2022 г

Штрафы за нарушение правил ведения электронных трудовых книжек в 2022 г.

Российским законодательством предусмотрены штрафные санкции для работодателей за следующие виды нарушений:

за утерю бумажной трудовой книжки работника;
за неведение бумажной или электронной трудовой книжки,
за отказ в выдаче бумажной книжки или выписки сведений в электронном виде.

За первое нарушение – штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП , для компаний это штраф от 30 000 до 50 000 рублей. За повторное нарушение – санкции по части 2 статьи 5.27 КоАП .

Более того,работодатель обязан компенсировать потерю дохода во всех случаях, когда работник был незаконно лишен возможности работать. В том числе, когда:

Читайте также: